第一篇：oa協同辦公系統簡介
協同辦公系統OA
協同辦公系統說明書
一、總體介紹........................................................ 1
二、系統特點........................................................ 1
三、系統原理及體系架構.............................................. 2
3.2系統原理..................................................... 2 3.2.體系架構 .................................................... 3
四、系統安全機制.................................................... 3
五、環境要求........................................................ 4
六、主要功能........................................................ 4
6.1 工作流管理 .................................................. 4
6.1.1公文管理 ............................................... 5 6.1.2文件檔案 ............................................... 6 6.1.3 公共信息.............................................. 6 6.1.4日常辦公 ............................................... 6 6.1.5電子郵件 ............................................... 7 6..1.6電子論壇 .............................................. 7 6.1.7常用工具 ............................................... 8 6.1.8系統管理 ............................................... 9 6.2、增強功能介紹 ............................................... 9
6.2.1資源管理 ............................................... 9 6.2.2總務管理 .............................................. 10
一、總體介紹
協同辦公系統(OA)是深圳國信通信技術有限公司推出的針對廣大企事業單位及政府機關用戶的網絡辦公系統產品解決方案。
我公司對幾百家客戶需求進行合理歸納總結，提取標準模型組件，采用模型組件與WEB技術結合的方式，全面提升了系統的廣泛適用性及功能擴展可能。
我們的產品具有高度穩定性、安全性、易用性，還具有可裝配性、靈活擴展性。
我們的產品憑借其先進管理思想、領先的產品技術以及客戶至上的服務理念成為新時期下廣大用戶單位網絡辦公解決方案的最佳選擇。
二、系統特點
? 技術先進性：
全面采用模型組件+WEB技術方式實現，模型組件全部為公司自有技術產品。全面采用業界先進的。NET技術標準，支持XML標準，支持多種后臺數據庫。支持多種靈活自定義設置、支持在線實時通信、真正支持遠程移動辦公。 ? 安全性：
全面嚴格的標準數據權限范圍控制技術，支持多級授權體系。關鍵數據采用領先的加密存儲技術?？蓴U展CA數字認證，可支持遠程安全身份校驗。 ? 易用性：
全部操作頁面符合標準WEB頁面操作風格，標準WINDOWS文件編輯風格，WINDOWS標準風格幫助文件。 ? 定義擴展性：
自定義組織機構、自定義數據屬性、自定義數據表單格式、自定義流程管理、自定義數據訪問權限、自定義統計等多項的自定義選項設置，充分滿足客戶功能個性化調整。支持多種復合信息格式。標準功能裝配接口，支持客戶自定義功能裝配。
? 產品裝配化：
標準化產品安裝過程，標準化功能裝配設置，安裝過程方便快捷。 ? 易維護性：
全B/S結構產品，實現真正意義上的單點維護，全面升級。
三、系統原理及體系架構
3.2系統原理
2 3.2.體系架構
四、系統安全機制
? 操作權限管理機制
基于多層授權搭建，同時對于數據范圍權限進行了嚴格的控制，可以有效解決在系統管理中經常遇到的功能及數據范圍控制問題。詳盡的操作日志自動記錄功能，可以準確反映所有用戶的操作軌跡，最大程度滿足用戶對于系統權限的設置要求。
? 安全身份管理機制
用戶數據加密存儲，同時可根據用戶要求擴展基于硬件手段的安全身份認證模塊，有效解決了由于口令外泄所帶來的安全隱患問題。 ? 數據加密存儲機制
由數據庫底層入手解決數據安全問題，通過對系統后臺數據整體進行加密設計實現，對于關鍵信息內容采用嚴格加密算法保存，徹底避免了由于數據服務器控制方面帶來的信息外泄問題。 ? 數據備份恢復機制
所提供的高效數據備份恢復功能，使系統備份數據在物理上分散保存,即使硬件系統遭受毀滅性打擊，也可在最短時間內恢復軟件系統正常運行，真正做到萬無一失。
五、環境要求
? 應用服務器：
CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高
內存：512M以上(推薦1G)
硬盤：1G以上的可用磁盤空間
? 操作系統：
WINDOWS2000及以上操作系統(Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003)
推薦：Windows 2000 Server WWW服務：Microsoft IIS5.0以上 數據服務器(對于較小規模用戶為了降低投資，可采用數據服務器與應用服務器合并方式)：
CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高
內存：512M以上(推薦1G)
硬盤：1G以上的可用空間
? 終端用戶機：
CPU：Intel Pentium (奔騰)Ⅲ1G 或更高
RAM：256M以上(推薦512M) 瀏覽器：IE6.0以上
操作系統：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003
六、主要功能
6.1 工作流管理
對于政府或企業來說，絕大部分日常工作屬于流程式活動，如申請審批、公文辦理、合同審核、請假報銷等。流程式工作的最大特點在于根據處理信息內容的性質不同，流程結構將發生變化，各流程節點的具體處理方式根據節點的特性各有不同，同時由于日常工作中的不確定因素， 流程本身應具備相當的彈性設置。通過工作流管理的應用，可以保持單位工作流程的清晰、規范、高效，最大程度提升工作效率。
通過應用中的工作流管理功能， 用戶可以輕松實現工作流程、表單數據、處理模式、監控提示、角色權限等方面的個性化定制。從而實現各類流程活動信息的規范化、電子化、自動化。通過此功能用戶可實現項目審批、請假報銷、合同審核等各類流程式操作。
? 主要功能：
表單定義、
流程定義、
跟蹤監控、
查詢統計。 ? 功能特點：
* 支持表單數據信息自定義
*
支持多種信息格式(圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等)
* 支持處理流程自定義
* 支持流轉條件自定義
* 支持自動代理條件設置
* 支持數據范圍權限自定義
* 支持流程文件自動歸檔
* 支持查詢統計自定義
* 支持與其他功能的動態裝配
6.1.1公文管理
公文管理是用戶單位日常辦公活動中的重要組成部分，用于處理單位內外部的各種公文信息，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的標準化、流程化處理。
公文管理模塊完全按照國家有關公文標準管理規范進行設計實現，相對于傳統公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行，同時大大降低了公文管理人員的日常工作強度，使枯燥的公文管理變的輕松高效。
? 功能包括：
* 發文管理
* 收文登記
* 公文辦理
* 催辦督辦
* 文件歸檔
* 統計查詢 ? 功能特點：
* 收發文文件格式自定義設置
* 支持處理流程自定義設置
* 支持文件模版自定義設置
* 支持修改痕跡保留功能
* 支持正文副本管理
* 支持移交代理、跳轉辦理
* 支持公章管理
* 支持手寫批注功能
* 支持手寫簽名
* 支持自定義查詢統計格式
5 6.1.2文件檔案
文檔管理是對用戶中的各類文書檔案進行登記、保存、調閱等相應的管理功能，實現單位內部檔案信息的數字化管理。在文檔管理中，管理人員通過對文檔、案卷的權限設置，對各類型檔案信息實現授權范圍下的在線調閱。 ? 功能包括：
* 文件登記
* 案卷管理(建卷、封卷、拆卷)
* 瀏覽使用
* 統計查詢等 ? 功能特點：
* 支持自定義設置編號規則
* 支持自定義多維權限管理
* 自定義查詢統計格式
* 支持組卷、封卷、拆卷、移卷
* 支持密級管理規范
* 支持在線授權調閱
* 支持瀏覽日志管理
6.1.3 公共信息
信息中心是通過計算機網絡進行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺。同時還包括了通知公告、調查問卷、內部通訊錄等眾多的實用功能。
? 功能包括：
* 信息中心
* 通知公告
* 調查問卷
* 內部通訊錄 ? 功能特點：
* 支持信息欄目自定義
* 支持信息模版自定義
* 支持多種信息格式(WORD、EXCEL、
GIF、POWERPOINT等)
* 支持公告回復自定義設置
* 支持調查問卷全面自定義
* 支持欄目布局設置自定義
6.1.4日常辦公
日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能。通過此
6 功能用戶可以及時了解需要本人辦理的各項事務，訂閱各類更新信息提示，進行有關工作日程安排，實現在線互動協同工作，進行個人檔案夾管理等。
? 功能包括：
* 工作提示
* 日程管理
* 協作管理
* 工作組管理
* 個人檔案夾 ? 功能特點：
* 個性化自定義工作提示設置
* 支持雙向式代理日程安排設置
* 支持部門級日程統一管理
* 支持成員在線互動協同工作
* 支持個性化定義工作組群
6.1.5電子郵件
電子郵件管理模塊是系統自身內置的一個小型電子郵件系統。通過電子郵件管理模塊可以在系統內部用戶之間發送、接收電子郵件， 同時也可以收發系統外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。
? 功能包括：
* 內部郵件收發管理
* 外部郵箱設置
* 收發Internet郵件
* 郵件夾 ? 功能特點：
* 個性化郵件簽名信息設置
* 內部成員點擊發送
* 內部郵件快捷、安全
* 個性化黑名單管理
6..1.6電子論壇
使用電子論壇功能，可以實現用戶單位內部信息交互討論，通過欄目設置可實現討論組成員范圍控制，根據需要確定論壇欄目采用實名或匿名方式，設置欄目管理員及欄目圖標等個性化設置。同時支持內容檢索及精華信息的收藏。
? 功能包括：
* 欄目管理
* 論壇瀏覽
* 用戶管理 ? 功能特點：
* 個性化自定義欄目設置
* 支持欄目成員范圍管理
* 支持內容變更信息訂閱
* 支持實名或匿名發表方式
* 支持自定義內容檢索
6.1.7常用工具
主要提供用戶日常工作活動中經常遇到的各類工具類功能。
? 功能包括：
* 在線通信
* 個人便簽
* 口令修改
* 萬年歷 * 郵編區號 ? 功能特點：
* 在線情況準確瀏覽
* 支持P2P信息及文件傳送
* 支持留言提取功能
* 支持重要信息臨時存放
* 支持公歷農歷及節假日瀏覽查詢
* 支持全國范圍郵編區號瀏覽查詢
* 支持個性化登陸ID及口令設置
6.1.8系統管理
系統管理是為系統的正常運行提供管理設置功能，首次安裝完系統后，首先要通過系統管理模塊中的組織機構管理功能建立起用戶單位管理體系結構及系統用戶信息。同時支持系統登陸界面設置、頁面風格設置等管理功能。
? 功能包括：
* 組織機構
* 用戶管理
* 系統日志
* 數據管理 ? 功能特點：
* 組織機構體系自定義
* 職位級別自定義
* 體現模塊權限分級授權機制
* 實現操作日志及數據日志綜合管理
* 可進行個性化登陸頁面設置
6.2、增強功能介紹
6.2.1資源管理
? 人事檔案
人事機構是對組織中的人員信息進行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的
調動分配、人員信息查詢統計等。 功能包括：
* 人事檔案信息管理
* 統計查詢
? 用品管理
用品管理為針對用戶單位需要進行采購、領用、庫存統計的各類用品信息進行綜合管理。 功能包括：
* 用品管理
* 采購管理
* 領用管理
* 統計查詢 ? 車輛管理
車輛管理對機構內部的車輛進行統一管理，可以實現車輛的基本信息、使用信息、維修信
息、年檢信息等的綜合管理功能。
9 功能包括：
* 車輛檔案
* 用車管理
* 維修管理
* 年檢管理
6.2.2總務管理
?
會議管理
會議管理主要實現是對用戶單位相關會議安排、會議通知以及會議紀要信息進行標準化統 一登記管理功能。 功能包括：
* 會議安排
* 會議通知
* 紀要管理
* 會議查詢
* 會議室預約
?
值班管理
值班管理是對單位值班信息進行綜合管理。 功能包括：
* 值班安排
* 值班通知
* 值班查詢
?. 接待管理
接待管理主要實現對于用戶單位的各類交流接待活動有關信息的登記管理。
功能包括：
* 接待登記
* 住宿管理
* 用餐管理
* 統計查詢
第二篇：OA協同辦公系統
辦公自動化 (OA-Office Automation) 是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。通過網絡，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作。通過 OA 系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大的擴展了辦公手段，實現了辦公的高效率。
隨著技術的發展和使用人員的辦公方式和習慣、管理思想和變化，對于 OA 很明確的定義也不斷的變化著，在技術發展過程中的每一個階段，也賦予給 OA 不同的內容和新的想象，而且，不同行業、不同層次的人員對 OA 的看法和理解也各有不同。
功能方面：廣義而言， OA 應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現;
對于企業高層領導而言， OA 是決策支持系統 (DSS) 。 OA 運用科學的數學模型，結合企業內部 / 外部的信息為條件，為企業領導提供決策參考和依據;
對于中層管理者而言： OA 是信息管理系統 (IMS) ， OA 利用業務各環節提供的基礎 " 數據 " ，提煉出有用的管理 " 信息 " ，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率;
對于普通員工而言： OA 是事務 / 業務處理系統。 OA 為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效，愉快的工作。
協同 OA 解決方案協同之道
協同之道
泛微協同辦公系統在統一的企業信息平臺上實現了對公文，銷售，人事，資產，客戶，采購等方面的管理，它以消除企業內部的各類信息孤島，實現企業各部門、各人員之間的信息共享和協同工作為目的，創建了一個集成的、統一的、協調運作的協同辦公平臺以提高企業管理水平和運營效率。
與一般的辦公自動化系統相比，泛微的 " 協同辦公 " 體現在以下幾個方面：
1) 超越傳統 OA 的深化應用
不僅包含傳統 OA 的所有內容，更在橫向上進行了擴充，縱向上進行了深化，涉足企業經營管理的幾乎所有的方面，應用完全集成，無需企業重復購置。
2) 基于 WEB 的
無需購置復雜的設施既可實現系統的運作。企業可以選擇在局域網或廣域網上架構辦公平臺，對于客戶端來說，只需要一個瀏覽器便可。支持企業遠程辦公和不間斷服務，從而改變了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，用戶可
在任何時間，在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公。
3) 基于流程的
建立一個動態的、規范的、平滑的和高效的流程體系，并通過對企業現有流程進行重新整合實現企業的規范化和高效運作。以流程帶動信息、物資和資金在企業內部無障礙地流轉，并通過與后臺數據庫的鏈接實現相關數據的更新。
4) 基于知識的
適應知識經濟時代對企業的知識創新和積累的要求，提供知識管理所需的完整的 IT 工具、知識存儲庫和知識交流場所，并提供基于知識的評估體系以支持企業對知識管理的分析和決策。
5) 基于個性化的
與企業信息門戶結合的辦公系統打開了一個通向企業資源的窗口。所有的企業資源都被整合在統一的平臺上，并個性化地展示給不同的用戶群組和個體，使他們可以獲得與自己最相關及最感興趣的應用和信息。信息門戶意味著更高效的運作、更體貼的服務和更人性化的管理。
6) 基于動態的
強大的可定制性滿足不同企業對辦公自動化的不同需求。企業的組織結構、人員結構、業務流程等千差萬別、即使同一個企業，也會在發展過程中對各種因素作出調整，而系統提供的是一個開放的、靈活的、強適應性的辦公自動化環境，企業無需二次開發即可以少許設置完成對系統的重定義以滿足企業的狀況。
7) 基于嚴密安全控制的
整個辦公自動化環境不僅是一個靈活的、開放的環境，同時也是一個安全的控制。系統提供多種安全機制保證數據的機密性及完整性，保障企業業務的正常運轉。包括身份認證、角色分配、用戶操作監控、日志報告、信息安全級別設定等。并支持多重級別、多個層次的安全性定義。
8) 基于協同的
泛微協同辦公系統，其實現的協同是信息的協同和各部門 / 各人員之間工作的協同：
基于企業信息網狀管理體系建立，所有的信息和應用在系統中都不是孤立，而是強相關聯的，用戶可以通過某個信息點到達與其相關的任意一個信息點或提取整張信息網，而無論信息的來源、結構和存儲方式;實現了應用的集成化，例如人事管理、文檔管理、資產管理等都是完全結合在一起的整體，這樣用戶只需要在統一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺、數據庫和應用系統之間切換;實現了各部門 / 各人員之間的協同工作，跨部門、多人員、多任務的工作可以在統一規劃、統一調度和高效共享及交流下完成。
OA 到底是管理什么?
在傳統的認知和了解中， OA 僅僅是諸如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理等，面向的用戶群也知識機關辦公室或企業的文秘部門，在今天， OA 具有更豐富的內容和層面，更廣泛的用戶群。
泛微認為 " 辦公 " 的范疇不僅僅是 " 行政辦公 " 層面，對于一個企業而言：· 銷售人員的辦公是什么?是對整個銷售過程的管理;
· 項目人員的辦公是什么?是對整個項目周期的控制;
· 技術人員的辦公是什么?是對整個產品研發過程的管理;
· 客服人員的辦公是什么?是對整個客戶服務跟蹤過程管理;
· 公司管理層的辦公是什么?是對整個公司運營的監控;
綜上所述，泛微理解的 OA 應該是整個企業協同運作的平臺，企業內部不同的角色獲取不同的信息，以企業人員為核心，以工作流程帶動企業的業務運轉。
目前市場上 OA 的分類
根據目前市場上 OA 的功能，泛微將 OA 分為廣義的辦公自動化和狹義的辦公自動化兩類：
廣義辦公自動化 ( 新一代 OA) ：
以人力資源為中心和工作流程為血脈，在統一的企業信息平臺上實現跨部門和跨業務的公文 / 銷售 / 人事 / 資產 / 客戶 / 項目等處理，最大的特色是消除了企業內部的各類信息孤島，并讓所有員工在統一平臺上協同工作。
狹義辦公自動化 ( 傳統 OA) ：
主要是以公文處理、檔案管理為中心的行政管理辦公系統，很難與業務系統對接，對企業協同運作的效用不大。
企業需要怎樣的 OA 系統?
OA 系統的出現是應市場需求而產生的，市場需求的不斷變化推動 OA 系統的不斷發展和創新。對于一個企業而言，企業員工是它生存的根本，不同角色的人員具有不同的職權，處理不同的事務。相應的，他們所關心的問題是因人而異的。一套好的 OA 系統能夠為不同的人員、隨時、隨地的提供其所需的信息 ( 也就是我們所說的 WWW ： WHOWHEREWHAT) ，為企業員工提供一個協同工作的系統平臺，實現企業降低成本提升效率的最終目的。
對于企業管理層而言 ―― 需要一個能夠有效監控企業運作，協調各種企業資源，分析企業運營狀況，協助我做出正確分析和決策的 OA 系統;
對于企業知識管理者而言 ―― 需要建立一個內部員工和外部伙伴完成知識積累、共享和創新的知識，以滿足知識經濟時代對企業的要求的 OA 系統;
對于項目經理而言 ―― 需要一個能夠幫助我分解項目、調控和管理項目的資金、人力、物料、進度，并對項目做出各角度分析以幫助項目小組更好地完成項目的 OA 系統;
對于銷售代表而言 ―― 需要一個能夠有效分析銷售機會，跟蹤和判別客戶，隨時記錄客戶聯系情況，保持與客戶的高效溝通的 OA 系統;
對于普通員工而言 ―― 需要一個個性化的個人工作界面，可以共享知識信息，與企業其它各部門人員保持溝通，共同完成各種事務，并協助我有效制訂個人工作計劃的 OA 系統;
對于 IT 部經理而言 ―― 需要一個可擴展、可高度定制、功能縱深、應用集成，有效解決 " 孤島 " 難題，企業無需重復投資，方便使用和管理的 OA 系統;…………
什么是協同?協同就是打破資源(人、財、物、信息、流程)之間的各種壁壘和邊界，使它們為共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成一致的目標。
泛微對協同理念的理解包括如下三方面：即 “ 信息網狀 ” 、 “ 業務關聯 ” 和 “ 隨需而應 ” 三大思想。
“ 信息網狀思想 ” 在于建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環境，無論信息的來源、結構是什么，都可以得到統一的管理;同時協同平臺為這些信息節點之間提供了立體化的 “ 網狀 ” 關聯通道，從任何一個信息節點都可以到達任意的相關信息節點，極大的方便企業獲取完整的、真實的信息。
“ 業務關聯思想 ” 則是提供對各個業務環節進行整合的方案，使得協同平臺可以面向整個業務過程來進行管理。表面上看在協同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業務環節的要求，但隨之這個應用可以自動啟動其他的關聯應用，并完成相關數據的更新，使得企業無需在不同應用平臺之間切換便可以完成對業務鏈的管理。
“ 隨需而應思想 ” 是將企業的 “ 人 ” 、 “ 財 ” 、 “ 物 ” 、 “ 信息 ” 和 “ 流程 ” 進行充分的整合。在協同平臺中，這些資源可以實現各種關聯，當企業由于某個目的觸發一個應用的時候，相關的資源可以隨之被調動并被自動加入統一管理和協同工作的環境中，從而進行緊密的協調和運作。
第三篇：政府協同辦公OA系統方案
政務信息化，就是運用信息技術實現黨政機關內部事務處理、業務管理職能實施和公眾服務提供三大工作內容的自動化。政務信息化是對傳統機關辦公自動化的一個發展和延伸。從功能領域方面看，它在傳統的公文、檔案、信息、督查、應急處理這些政府內部事務自動化處理基礎上，又增加了管理職能實施和公眾服務提供兩大內容;從系統特征方面看，它強調應用系統的智能化、個性化、構件化;從技術手段方面看，它要求信息資源的統一管理和系統標準的一致以實現總集成。
“政府行政管理信息網絡化是一場深刻的革命，勢在必行。各級政府、各個部門都要充分認識加快政府管理信息網絡化建設的重要性和緊迫性，要自覺地從思想觀念、管理方式等方面適應加快信息網絡化發展的要求，采取切實有力的措施，積極利用網絡技術、數字技術，加快行政管理信息化、現代化步伐，以適應改革開放現代化建設新形勢的需要。”朱鎔基同志的這段話很好地詮釋了政務信息化的重要意義。
現在提倡無紙化辦公，政府部門如果應用一套辦公OA會從多方面給單位辦事效率增強，省時，省力，高效，在耗材的節約上來說，原來的公文發放需要紙張，承辦單需要紙張，通知、領導工作安排、工作計劃等等都需要紙張。如果按公文平均每份需要20張，承辦單、，通知、領導工作安排、工作計劃等等每個需要1張來說，算一天25張，1年，去掉節假日230天，5750張，在分給100個人來算，需要575000，按每張2角錢來算，則需要1150000元。
在單位辦事效率、省時、省力、高效來說，使用辦公OA可以節省很多時間，在公文流轉上，收文可以在OA上，登記、批辦、擬辦、傳閱，網上辦公省去了不必要的麻煩;發文在OA上草擬、審核、批辦、簽發、會簽、登記，對于會簽的發文，不用在到另外單位，省去了來回的路費，節省了時間，在要在網上輕松省事。
另外其它的應用系統都可以集成到OA系統做接口，包括網站，在OA系統中發布就可以到網站中顯示;點選辦公OA中的文件的歸檔即可將文件自動轉入檔案管理系統，同時還可以通過全宗號等查看歸檔的文件，并且可設置權限來控制可閱讀讀者，對于政府招標信息，在OA模塊里填寫即可發布到招標系統。
辦公OA同時具有的功能就是協同辦公，一些非正式文件可以通過此處進行交流。在通知版快直接發放通知，省去了電話費。
辦公OA可設置用戶的權限，有權限才可查看某些版塊，省去了文件保密的煩惱。
辦公OA還有信息報送的模塊，信息報送單位通過辦公OA實時報送政務信息，上級單位接收信息報送單位報送的各類信息進行處理，信息采編人員通過本系統進行信息采集、處理，完成刊物采編、發行、發布等過程。系統可以自動對各類信息的采用情況進行匯總與統計。
綜上所述，一套辦公OA的應用是必要的，在節省耗材和提高工作效率上有很大的幫助。
第四篇：OA協同辦公系統應用細則
江蘇愛康太陽能科技有限公司OA系統應用細則
OA協同辦公系統應用細則：
1、 總則：近期公司引入OA協同辦公系統，旨在支持整個集團內總公司和各級分公司之間
協同辦公，變手工審批為電子審批，降低行政成本;優化和規范流程、提高辦公效率，提升管理的執行力。
2、 適用范圍：集團所有辦公人員。
3、 日常應用細則：
a) 關于工作周報：
? 每周六之前在我的知識-新建文檔-工作計劃與總結中提交本周工作周報及下...............
周工作計劃;
? 工作周報默認會提交給用戶的直接上級、總經辦主任及總經理，用戶也可以共
享給其他人查看;
? 在個人工作門戶中的最新文檔中或我的知識-文檔目錄-工作計劃與總結中查.......................
看下級提交的工作周報;
? 每天下班前在我的知識-我的文檔中更新本周工作進展情況; ........
b) 關于日程：
? 每天將自己的工作安排錄入到我的日程中，方便自己和上司查看;注意維護日....
程的狀態，在日程完成時在我的日程中點擊日程結束按鈕; ....
用戶也可以在我的日程中給下級安排工作或與同事進行工作協作; ....
用戶也可以將自己的日程共享給其他同事查看。 ..? ?
c) 關于行政類流程：
? 辦公用品領用：用戶通過我的流程-新建流程-辦公用品領用流程發起辦公用品、................
IT設備和特殊用品的領用審批流程，用戶注意選擇正確的物料類型(低值易
耗品、其他辦公用品和特殊用品)，不同的物料類型會走不同的審批流程;辦
公用品管理員確認領用的辦公用品類型是否正確。若領用物品時發現辦公用品
目錄中無領用的物品，請聯系辦公用品管理員添加該辦公用品。
? 辦公用品請購：辦公用品管理員根據庫存和領用情況通過我的流程-新建流程-........
辦公用品請購流程進行辦公用品、后勤用品、IT設備和特殊用品的請購審批........
流程，注意選擇正確的預算科目，系統根據是否有可用預算走不同的審批流程。
? 辦公用品入庫：辦公用品管理員通過我的流程-新建流程-辦公用品入庫流程辦................
理物品入庫，并通知相關領用人領用。
-1-
? 派車流程：用戶通過我的流程-新建流程-派車流程發起派車審批流程，注意選............
擇“華士江陰張家港、其他地區”，華士江陰張家港部門經理審批，其他地區需要條線負責人審批，部門經理和條線負責人審批通過后需要行政部確認和安排，行政部審核后用戶可打印該派車單用于派車。
? 訂餐流程：用戶通過我的流程-新建流程-訂餐流程發起訂餐審批流程，注意選............
擇用餐類型(商務、便飯、工作餐)，工作餐部門經理審批，部門經理審批通過后打印訂餐申請單到食堂就餐;商務餐和便飯需要條線負責人審批，審批通過后需要后勤主任確認和安排包廂，后勤主任確認后申請人可打印訂餐申請單到小食堂就餐，就餐結束后申請人簽字，后勤主任填寫實際消費金額。
? 酒店住宿申請：用戶通過我的流程-新建流程-酒店住宿申請流程發起酒店住宿................
申請審批流程，酒店住宿申請均需條線負責人審批，條線負責人審批通過后需要總經辦主任審核，用戶在報銷酒店住宿費用時需在相關流程中關聯酒店住宿申請單作為財務審核依據。
? 話費補貼申請：用戶通過我的流程-新建流程-話費補貼申請流程發起話費補貼................
申請審批流程，填寫電話號碼、歸屬地、申請金額和申請理由，行政部經理審批時確定是否制度內，若為制度外需總經理審批。
? 會議室使用申請：用戶通過我的流程-新建流程-會議室使用申請流程發起會議.................
室使用申請流程，申請時可以圖形化查看會議室使用情況。
? 聯絡票：用戶通過我的流程-新建流程-聯絡票流程發起工作聯系，受入部門反.............
饋聯絡情況，歸檔在發起部門、受入部門和行政部。
? 內部郵件：用戶通過我的流程-新建流程-內部郵件發起公司內部留言，通過我.............
的流程-我的請求-內部郵件的流程狀態關注哪些人已經看過留言。 ...............
d) 關于總經辦流程：
? 收文流程：總經辦相關人員接收外部單位公文，通過我的流程-新建流程-收文..........
流程記錄公文，并對收文進行編號，總經辦主任填寫擬辦意見并確認是否需總..
經理審批，并抄送相關人員會簽，會簽的相關人員在個人工作門戶的待辦請求....中查看并反饋辦理情況。
? 發文流程：發文部門經理通過我的流程-新建流程-發文流程進行擬稿，條線負............
責人審核;若發文與其它條線有關，需要相關條線負責人會簽;再由總經辦主任審核，若為紅頭文件還需總經理審核;審核通過后由檔案管理員編號和套紅，并分發給相關部門;相關人員在待辦請求中查看發文。 ....
? 辦公會議管理流程：總經辦主任通過我的流程-新建流程-辦公會議管理流程發................
起公司級辦公管理會議，由總經理審核;與會人員會在個人工作門戶的待辦請...求中查看到會議通知并可進行反饋或請假;會議結束后，由總經辦主任整理會.
議紀要，與會人員和抄送人員在個人工作門戶的待辦請求中收到查看會議紀要....
提醒;總經辦主任督辦并反饋相關議題辦理情況。
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? 用印申請：用戶通過用印申請流程發起用印申請審批流程。 ......印章、證件外借申請：相關用戶通過印章、證件外借申請流程發起印章、證件...........
外借審批流程。
e) 關于人力資源相關流程：
? 請假申請：用戶通過我的流程-新建流程-請假申請流程發起請假申請，用戶提..............
交請假期間和請假事由，并填寫請假天數，根據請假天數走不同的審批流程(兩天以下部門經理審批，四天以下條線負責人，其他需人力資源總監審批)，部門經理審核請假天數。
? 銷假流程：用戶通過我的流程-新建流程-銷假流程發起銷假申請，用戶填寫原............
請假期間和現銷假期間，由考勤專員和用人部門經理審核確認。
? 招聘申請流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-招聘申請流程填寫《人..............
力需求申請表》發起招聘申請流程。
? 普工錄用審批流程：用人部門負責人通過我的流程-新建流程-普工面試流程發..............
起普工錄用審批流程。
? 管理人員錄用審批流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-管理人員面試..............
流程發起管理人員錄用審批流程。 ..
? 培訓申請流程：用戶通過我的流程-新建流程-培訓申請流程填寫《培訓申請表》..............
發起培訓申請審批流程，培訓專員審核并選擇相關課程和是否在培訓計劃內。
? 培訓計劃：年底時各部門經理通過我的流程-新建流程-培訓計劃流程發起..............
培訓計劃上報流程。
? 離職流程：用戶通過我的流程-新建流程-離職流程填寫《離職申請表》發起離............
職申請流程。
? 辭退流程：用人部門經理通過我的流程-新建流程-辭退流程填寫《辭退申請表》............
發起辭退申請流程。
? 人員調動流程：用戶通過我的流程-新建流程-人員調動申請流程填寫《人員調................
動審批表》發起人員調動審批流程，發起人需填寫員工意見，并由轉出部門、人力資源部經理和轉入部門經理會簽。
? 普工轉正流程：人資部相關人員通過我的流程-新建流程-轉正流程(普通員工)..................
發起普通員工轉正流程。
? 管理人員轉正流程：人資部相關人員通過我的流程-新建流程-轉正流程(管理...............
人員)發起管理人員轉正流程。 ...
? 加班流程：用戶通過我的流程-新建流程-加班申請流程填寫《加班申請單》發..............
起加班申請審批流程。
f) 關于銷售相關流程：
? 客戶審核流程：銷售人員通過在我的流程-新建流程-客戶審核流程填寫《客戶..............
審核申請單》發起客戶審核流程，需要發起人填寫客戶代碼及注意事項，由銷售部長審核通過后，由品質中心牽頭各相關部門對客戶審核事項進行預審和相關準備，最后由品保部匯總各部門完成情況，品質總監審核。
? 技術評審流程：由銷售人員通過技術評審流程填寫《技術評審單》發起技術評......
審流程，填寫相關事項，由技術部門牽頭和各相關部門就評審內容進行會簽，會簽后由銷售員與客戶進行確認。
? 樣品申請及試制流程：由銷售人員通過樣品申請及試制流程填寫《樣品申請單》.........
發起樣品申請流程，由發起人直接上級審核，其中免費樣品需銷售部長審批;由技術部牽頭各相關部門開會反饋業務員交期，業務員與客戶確認交期;交期確定后由各相關部門在各自期限內反映完成情況，樣品試制完成后，由業務員同客戶確認樣品使用情況。
? 長期合同評審流程：由銷售人員通過長期合同評審流程填寫《長期合同評審單》........
發起長期合同評審流程，由區域經理、銷售部長、銷售總監審批后，需經過風控會簽和總經理審批。
? 銷售報價流程：由銷售人員通過銷售報價流程《銷售報價單》發起銷售報價流......
程，因各分廠產品差異比較大，具體的銷售報價信息以附件形式上傳，由區域經理、銷售部長、財務成本主管(或分廠廠長)和財務總監審批，財務總監最終確定報價標準，若低于標準由營銷總監審批。
? 銷售訂單評審流程：由銷售人員通過銷售訂單評審流程填寫《訂單評審表》發........
起銷售訂單評審流程，由區域經理和銷售部長審批，若提前期小于21天，需要生產計劃部經理審批。
? 銷售訂單取消流程：由銷售人員通過銷售訂單取消流程填寫《銷售訂單取消申........
請表》發起銷售訂單取消流程，業務員提交取消數量等相關信息，由采購計劃部統計庫存，分廠生產部統計生產費用，由財務部核算損失，營銷總監和運營總監會簽，若預計損失大于一定標準，需總經理審批。
? 月度銷售預測：由各級銷售人員通過月度銷售預測流程填寫《銷售預測表》，........
由區域經理、銷售部長和營銷總監審批。
? 延期付款客戶發貨申請流程：用戶通過延期付款客戶發貨申請流程填寫《延期............
付款客戶發貨申請表》發起延期付款客戶發貨申請流程，業務員填寫客戶代碼、延期期間和延期付款金額，根據延期期間和延期付款金額的不同有不同的審批流程。
? 工程變更控制流程：由工程變更部門相關人通過工程變更控制流程填寫《工程........
變更申請單》發起工程變更控制流程，直接上級審批后，由分廠技術部組織評審會，技術部和相關部門會簽形成會議決議，由業務員與客戶溝通并反饋客戶
意見，相關人員落實并由申請人最終驗證。
g) 關于客服流程：
? 客戶投訴處理流程：由銷售人員通過我的流程-新建流程-客戶投訴處理流程填................
寫《客戶投訴處理申請表》，注明客戶信息及投訴相關信息，并選擇對應的客服工程師，客服工程師填寫處理意見，客戶質量部經理審核，由品質總監、銷售部長和營銷總監會簽;若需要退貨，通知物流部經理處理;退貨后由生產計劃部經理安排相關事宜，若需返工由分廠相關部門填寫退貨處理結果。
h) 關于財務相關流程：
? 差旅申請流程：用戶通過我的流程-新建流程-差旅申請流程填寫《差旅申請單》，..............
注明出差類型、出差時間、出差事由、往返交通方式、費用承擔部門和工作代理人等信息，并選擇是否需要訂票及是否需要借款。若需要訂票，填寫訂票詳細信息，審批通過后行政部會接收到訂票信息;若需要借款，填寫借款明細。由部門經理和條線負責人審批，若涉及借款，由費用報銷會計審核，財務總監審批;若借款超限或條線負責人出差，需總經理審批，審批通過后出納通知申請人領取借款。
? 備用金申請流程：用戶通過備用金申請流程填寫《備用金申請單》申請備用金，.......
由部門經理和條線負責人審批，費用報銷會計審核，財務總監審批，若借款超限或條線負責人借款，需總經理審批。
? 出差費用報銷流程：用戶通過出差費用報銷流程填寫《出差費用報銷申請單》........
發起出差報銷申請流程，填寫相關信息，并關聯出差申請流程，若與項目相關，選擇相關項目;由部門經理和條線負責人審批;用戶將發票粘貼在發票粘貼單上遞交到財務費用報銷會計處，費用報銷會計對報銷明細進行審核，財務總監審批;若出差費用超限或條線負責人報銷，需總經理審批;審批通過后，出納通知報銷人報銷。
? 其他費用報銷流程：用戶通過其他費用報銷流程填寫《其他費用報銷申請單》........
發起除出差費用報銷外的其他費用報銷流程，若與項目相關，選擇相關項目;由部門經理和條線負責人審批，用戶將發票粘貼在發票粘貼單上遞交到財務費用報銷會計處，費用報銷會計對報銷明細進行審核，財務總監審批;若報銷費用超限或條線負責人報銷，需總經理審批;審批通過后，出納通知報銷人報銷。 ? 資金計劃：各條線負責人通過資金計劃流程填寫《部門資金使用計劃表》提交......
本部門的月度資金使用計劃給資金部和財務部會簽，并由總經理審批，注意填寫月度資金計劃支出項目編號，編號規則為-月度-3位流水號(如1006001)，在付款請求時需關聯資金計劃并填寫對應的月度資金計劃支出項目編號。 ? 付款流程：用戶通過付款申請流程填寫《用款申請單》發起對供應商的付款申......
請流程，若與項目相關，選擇相關項目;注意選擇“費用類型”，不同的費用類型財務審批節點不同;付款時需填寫正確的支出項目編號，若本月未做資金計劃，需進行預算外支付申請，在付款時關聯預算外支付申請。
? 預算外支付申請：部門經理通過預算外支付申請流程填寫《預算外支付申請單》.........
發起預算外支付申請流程，說明開支事項、開支原因、開支金額和未列入預算管理的原因，報條線領導審批和財務副總審批，由總經理核準。
? 預算追加審批流程：若預算需追加，追加預算部門經理通過預算追加審批流程........
填寫《預算追加審批表》，說明預算追加原因和需追加的預算項目，報條線領導審批和財務副總審批，由總經理核準。
? 客戶信用管理流程：由銷售人員通過客戶信用管理流程填寫《客戶信用管理申........
請單》，填寫客戶相關信息及調查重點，信保員審核并提交外部單位進行信息調查，并填寫審核結果，財務總監決定客戶的收款條件及信用額度。
i) 關于運營相關流程：
? 供應商開發評審流程：資源采購通過供應商開發評審流程填寫《供應商開發申.........
請單》，由供應商資源開發部經理批準后，由分廠技術部經理和供應商品質管理部經理會簽后，由品質總監和運營總監會簽。
? 采購調價審批流程：供應商資源開發部盡量通過采購調價審批流程填寫《采購........
調價申請單》，報運營總監審批，由材料會計審核，財務總監審批后報總經理審批。
? 貨運申請流程：用戶通過貨運申請管理流程填寫《用車申請單》發起貨運用車........
流程，由物流部經理審批。
? 額外運費費用申請：用戶通過額外運費費用申請流程填寫《額外運費申請單》，..........
注明原因，由部門經理和條線負責人審批，審批通過后由運營總監審核，并報總經理審批，審批通過后后物流部經理確認。
? 發貨聯絡及出門證管理流程：物流部用戶通過發貨聯絡及出門證管理流程填寫............
《發貨聯絡申請單》，填寫客戶代碼、合同號、發貨日期及發貨明細(不含單價)，物流部經理審批，倉管員根據發貨聯絡申請單開具出庫單;成本會計填寫單價信息，審核客戶回款并開具出門證，若為延期付款用戶，確認業務員已申請延期付款客戶發貨申請流程并已審批通過;信保員根據規定辦理信保手續。
第五篇：金和OA協同辦公管理系統
金和OA系統
金和OA協同辦公管理系統簡介：
金和OA協同辦公管理系統C6軟件(簡稱金和OA)，本著簡單、適用、高效的原則，貼合企事業單位的實際需求，實行通用化、標準化、智能化、人性化的產品設計，充分體現企事業單位規范管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標準的辦公自動化解決方案，以幫助企事業單位迅速建立便捷規范的辦公環境。
金和OA協同辦公管理系統C6軟件，通過了軟件產品檢測中心依據國家相關標準的檢測、通過了國家信息產業部的雙軟認證，并根據《計算機軟件保護條例》獲得了軟件產品著作權證書。當前企業為什么要選擇OA協同辦公管理軟件、搭建信息化管理平臺?
一、企業信息化管理是發展的必然
公司隨著不斷的發展，進入了網絡時代，信息化管理需求大大增加，傳統的辦公模式已經極大地束縛了人的創造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使員工耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作。手工模式無法滿足新形勢下發展的需要，需要用先進的生產工具來提高企業的辦公效率。
二、企業規范化的管理是發展的需要
傳統的管理方式造成整個公司辦公環境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發生，管理成本、辦公費用居高不下，不但給公司帶來了嚴重的經濟負擔，而且也不能營造一個和諧的辦公環境。領導在日常繁忙的工作中，不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理，給許多領導帶來了繁重的工作壓力。因此需要一套規范化的管理模式，讓所有的工作不但能有條不紊，還能節省時間、成本并提高效率。
三、提高辦公效率和質量是企業的追求
如何提高本公司的辦公效率已經成為一項重要而緊迫的任務，而傳統的辦公模式卻成為制約效率提升的最大瓶頸，比如通信、文件下發、批復、歸檔，繁多的會議等使辦公人員陷入忙亂無效的工作中，無法快速提升辦公效率和辦公質量。
四、遠程申請、審批是目前無法解決的難題
公司現在在各地都有許多分支機構和下屬部門，文件的上傳下達、申請、審批都受到了時間的限制，領導異地出差、開會同樣會導致公司的一些緊急、重要的文件得不到審批，可能會給公司帶來巨大的損失。
五、節約辦公成本
針對公司辦公耗材浪費的情況，通過OA系統的實施，可以大大節省這方面的開銷。隨著信息化的加強，傳統的決策模式早已不能適應瞬息萬變的信息社會，提高工作效率，加快企業內部信息溝通，領導作為快速，準確地決策，這都需要一個快速有效的辦公自動化系統進行一系列有效之溝通。實施OA協同辦公系統后，可解決以下五點主要問題：
一、建立信息發布的平臺
在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在公司內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解公司的發展動態。
二、實現工作流程的自動化
這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個部門都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高部門之間協同工作的效率。
三、實現知識管理的自動化
傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網就可以看到符合她身份的權限范圍內的所有工作內容，這樣就減少了很多培訓環節。
四、輔助辦公
像會議管理、車輛管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
五、實現協同辦公
就是可以支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F在來講，各分公司及辦事處的地域分布越來越廣，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。
可以實現所有流程的網上辦理和審批。各地員工在線填寫申請，自動通知相關領導。各級領導只要能連接到互聯網，不論在何時、何地都可以處理提交的申請。
選擇金和OA協同辦公管理系統可以解決企業內部存在的以下問題：
1、建立信息發布的平臺。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。
2、實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。
3、實現知識管理的自動化。傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。企業實現辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網就可以看到符合她身份的權限范圍內的企業內部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓環節。
4、輔助辦公。像會議管理、車輛管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
5、實現協同辦公。就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。
隨著信息化的加強，傳統的決策模式早已不能適應瞬息萬變的信息社會，提高工作效率，加快企業內部信息溝通，領導作為快速，準確地決策，這都需要一個快速有效的辦公自動化系統進行一系列有效之溝通。
金和OA協同辦公管理系統本著簡單、適用、高效的原則，貼合企事業單位的實際需求，實行通用化、標準化、智能化、人性化的產品設計，充分體現企事業單位規范管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標準的辦公自動化解決方案，以幫助企事業單位迅速建立便捷規范的辦公環境、提升企事業單位的管理和信息化應用水平并降低成本。
①功能強大：幾十個功能模塊，涵蓋個人辦公、企事業單位管理、協作區、溝通交流、商務應用等方面，設計靈活，可訂制程度高，最大程度的滿足企事業單位的辦公需求。
②使用方便：人性化界面設計多種操作導航方式，只要簡單熟悉不需專門培訓即可迅速適應無紙化辦公環境。
③安裝維護簡單：獨有傻瓜型快速安裝和數據備份恢復工具，無需專門技術人員便可輕松完成。④安全可靠：數據可備份、可恢復，完善的權限控制，保證信息發布、傳輸的保密性。
⑤性能穩定：B/S架構，Web服務器采用IIS(Internet Information Server)， MSSQL數據庫， Windows操作系統平臺，性能穩定，速度快，容量大。
⑥服務完善：科學的服務體系;郵件、電話、即時通訊、用戶服務專區、知識文檔等多種服務方式。
⑦性價比高：很小的投入便可帶來效益的提升。
使用金和OA協同辦公管理系統的平臺，可以實現企業所有流程的網上辦理和審批。各地員工在線填寫申請，自動通知相關領導。各級領導只要能連接到互聯網，不論在何時、何地都可以處理提交的申請。后臺的流程定義功能，可以對單位內部的各種業務流程進行規范，避免人為因素對業務流程的干擾，極大的方便了領導對內部業務的規范管理。
金和OA協同辦公管理系統實施的具體步驟和措施
OA協同辦公管理系統可對公司進行全面的管理，涵蓋公司管理全部業務流程，包括企業資金流、物流、信息流的全面一體化管理。實施是一個系統工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，我們應該有一個科學的方法作指導，來嚴格規范我們的實施過程，規避不可控因素造成的影響，以期達到最好的結果。根據我們公司的管理模式，特制定以下實施方案：
第一階段：實施前期調研階段
1、進行各部門調研工作，了解各部門對實施OA的需求和使用人員計算機操作技能等情況。
2、成立OA項目的實施小組，以配合OA提供方的工作。
第二階段：實施準備階段
這個階段非常重要，關系到OA實施的成敗。這個階段的工作主要是：
1、系統管理員培訓由OA提供方對系統管理員需要進行系統的培訓。
2、召開OA項目啟動會議
任務：明確OA實施的意義，說明OA實施成功的關鍵因素。項目啟動會除雙方項目組成員及有關人員參加外，應有公司高層領導成員參加。
主要內容：由公司主要負責人作項目總動員，說明公司管理改造的期望、領導的決心。對各部門的積極配合以及OA提供方提出具體要求。宣布我們公司項目組成員組成。由OA提供方說明實施該OA的意義、實施OA的風險等，宣布實施項目組的成員組成。確定OA實施計劃，啟動會上，OA提供方應提出OA實施計劃、實施方案等與我們公司項目組進行充分交流和溝通，并最終確定OA實施計劃。
3、擬訂實施進度計劃
任務：由OA提供方制定實施計劃，并在OA實施過程中根據我們的情況作及時的更新與維護。主要內容：OA提供方根據前期的調研情況及OA啟動會議紀要，制定出實施計劃表，以供公司領導層調配資源及確定OA總體進度的參考依據。實施計劃表將是雙方項目組工作的日程準則。除非有不可抗力等其他因素，實施計劃不能作變更。
4、確定項目實施組織
項目組人員職責與要求：具備較強的計算機應用能力及理解接受能力;熟悉本部門或公司的業務流程及需求。
項目經理：負責本項目實施中與OA提供方的協調及實施工作安排，掌握項目實施進度，確認OA提供方提交的相關實施報告、成果及實施顧問工作記錄單;并參與實施的重要階段工作。
第三階段：項目建設階段
1、系統安裝與初始化配置
在公司服務器上安裝OA軟件，進行初始化設置，OA軟件能正常運行。
2、注冊用戶并構建組織機構
注冊OA使用人員，并根據公司組織機構圖構建單位組織機構。
3、業務流程調研
業務流程調研是實施中的關鍵步驟。實施人員在調研、分析過程中首先要從細著手，了解公司各種業務的操作流程及其所涉及到的各種單據，以及單據在各個部門之間是如何傳遞的、各個崗位人員的職責是什么、每個人員干哪些工作等等，也就是說調研要對公司的業務處理了解足夠的細，只有這樣才能在軟件實施中有的放矢，制定出詳細的實施解決方案。
實施人員還應對軟件的調研過程有一個總體的把握，也就是說實施人員不能僅僅局限于具體業務的處理中，而應該從總體的業務流程上進行分析，把各個部門零散的業務處理結合成一個整體，把各個斷開的業務連貫起來，這就要求實施人員的思想必須達到一定的高度，只有這樣才能從宏觀的角度來把握調研、分析的進程，保證此階段工作順利完成。
4、核心模塊定制
定制業務流程所需各種表單;實現業務流程流轉順暢并滿足實際需求;實現文件的有序管理。
5、輔助模塊定制
完成系統各輔助模塊的定制。
6、系統調試
項目小組在基本掌握軟件功能的基礎上，將各種必要的數據錄入系統，項目小組進行實戰性模擬，對于實施方案中不合理處，提出解決方案，并及時進行調整。
第四階段：切換準備階段
1、OA培訓
OA培訓分為領導培訓及一般用戶培訓，領導培訓需要掌握OA系統的基本使用并了解OA系統的權限設置;一般用戶培訓需要掌握OA系統的基本使用。培訓完成后對各學習人員進行考核，考核合格方可進行系統模塊的模擬操作。
2、模擬運行
由我們參于培訓過的人員，進行實際操作OA系統進行試用，熟悉OA軟件的使用。以我們真實的業務為實例進行并行運行。內容包括系統可靠性測試、安全性測試，數據運行的正確性測試等。并行運行中發現問題、歸納總結進行詳細記錄形成文檔。
第五階段：OA驗收
OA實施進入正常狀態后，要進行業績評價，OA實施驗收。
在項目正式驗收之前，OA提供方需要整理項目實施文檔、實施表單等文檔。待準備工作完成后，OA提供方向我們提出驗收申請，確認驗收時間、地點、與會人員等。
驗收會上，需介紹OA實施的歷程、移交所取得的各階段性成果、并對OA實施結果做出評估，最終完成驗收報告，雙方確認簽字。
以上OA實施各個階段是密切相關的，一個階段沒有做好，決不可操之過急進入下一個階段。
在整個OA產品實施過程中，還需要強調的一點是：實施進程中角色的逐漸轉換，并不是整個實施過程全部由OA提供方完成，當實施工作進行到一定程度的情況下，就要有意識地切換角色，由我們在OA提供方的指導下完成。
2010年12月4日