一、以文輔政的意義
辦公室是單位運轉的樞紐, 是直接為領導服務的綜合部門, 其主要工作可分為三類:辦文、辦會和辦事。辦文, 即“以文輔政”, 就是通過起草文稿、擬制文件、處理公文、編發信息等形式為領導決策服務。推進以文輔政工作, 對于做好工作謀劃、提高工作效率、增強工作規范具有重要意義。
做好工作謀劃, 就是要在以文輔政工作中, 敢于換位思考, 站在領導的位置上思考問題、分析問題并努力解決問題, 要在起草文稿時體現工作思路和政策水平, 要在公文處理時貫徹領導意圖、貼近工作實際。提高工作效率, 就是通過以文輔政, 堅持實事求是, 堅持精簡高效, 把公文作為做好工作的重要依據和工具, 發揮以文輔政在推進工作落實、提高工作水平方面的效能。增強工作規范, 就是通過對公文起草和處理中公文種類、格式、行文規則、程序、要求等進行規定和約束, 推進以文輔政工作的科學化、制度化、規范化, 確保各項工作科學規范順利地開展。
二、以文輔政的內涵
以文輔政的核心工作是文稿起草和公文處理。中共中央辦公廳、國務院辦公廳于2012年4月印發的《黨政機關公文處理工作條例》 (中辦發〔2012〕14號) 指出:“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作”, 將公文處理工作分為公文擬制、公文辦理和公文管理三部分。其中, 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序, 公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。
從實際工作考慮, 筆者更傾向于把以文輔政工作分為“文稿起草”和“公文處理”兩個組成部分。文稿起草包括各類公文、講話稿、信息、宣傳稿等文字稿的起草, 公文處理包括審核、簽發、簽收、登記、承辦、催辦、傳閱、保管、歸檔、安全保密等公文辦理和管理工作。做好辦公室以文輔政工作, 關鍵就是要做好文稿起草和公文處理兩項核心工作。
三、強化八項意識, 提高辦公室以文輔政水平
在辦公室工作中, 要強化研究意識、創新意識、效率意識、宣傳意識、主動意識、規范意識、協作意識和擔當意識, 切實推進以文輔政。
(一) 研究意識。強化研究意識是做好以文輔政的基礎, 要特別重視從四個方面下功夫, 即:政策功夫、調研功夫、學術功夫和策劃功夫。一是政策功夫。就是加強理論學習, 要及時、全面、深入地學習領會中央、主管部門和學校的有關政策理論、領導講話和文獻資料。二是調研功夫。要做到“四要”:要有調研意識, 要懂調研規范, 要會調研工具, 要看調研體驗。山東大學每年至少開展兩次大樣本的學生思想動態調研和教育管理服務情況調研, 問卷設計不僅要符合專業規范, 還要使用學生喜聞樂見的語言。學校黨委常委會專題研究大學生思想政治教育工作, 會議匯報材料中對大學生群體呈現出思想認識多元化、價值判斷復雜化、發展訴求多樣化的認識, 以及關于輔導員隊伍建設的建議, 就是基于平時的調研數據得出的。當然, 在大數據和“互聯網+”的時代, 有很多新的調研工具和方式還需要進一步學習和掌握。三是學術功夫。要提倡常讀期刊文獻, 多寫工作論文, 定期交流學習成果。四是策劃功夫。要勤總結, 多思考, 擅用他山之石。
此外, 辦公室工作人員要堅持理論學習制度, 為強化研究意識搭建平臺。如, 采取每周集體理論學習和輪流匯報交流相結合的模式, 在集體理論學習環節結束后, 由一位工作人員主講, 或暢談工作感悟, 或研評工作論文, 或交流讀書札記。比如:認識了“洛特卡”定律, 可以進一步理解學術系統中“非升即走”和“終身教職”的合理性;研究傳播理論和接收理論, 可以重新審視開展大學生思想政治教育的方式;學習了睡眠效應理論, 可以重新認識網絡輿情中某些看似異常的現象, 等等。開展學習交流, 有利于開闊思路, 博采眾長, 推進工作。
(二) 創新意識。
辦公室工作要實現由按慣例辦事向開拓新局面轉變, 就是說要不斷創新。創新要有出處, 不能憑空創新, 要以研究為基礎, 要從上文提到的政策、調研、學術、策劃“四門功夫”中找到依據。
山東大學每年9月份組織新生軍訓工作, 歷時20天, 其中一項具體工作是每天編發一期《新生教育與軍訓工作》簡報。具體任務包括每天采編新聞, 從兩三千篇學員投稿中擇優編審錄入, 編發不同的新生教育內容等。每期簡報1萬余字, 圖文并茂, 一般晚上才能定稿印制, 第二天一早分送到五個校區20多個軍訓連, 如此日復一日。這項工作雖然辛苦, 但很有意義, 所以堅持做了十多年。問題是, 有沒有更好的方式呢?“精簡文件簡報”的規定讓我們重新審視原來的做法, “微時代”的到來讓我們有了新的思路。經過充分調研、論證, 決定在2014級新生軍訓時創建“緣來山大人2014”微信公眾號, 每天推送電子版軍訓簡報。由此發生了4個變化:一是覆蓋面擴大, 新生關注數達5700多人。二是時效性增強, 每天中午12:00準時推送的簡報內容成為參訓師生午餐時熱議的話題。三是針對性提升, 通過微信后臺可以隨時掌握新生對不同教育內容的閱讀量, 及時調整推送方案。四是工作成本大幅降低?，F在, “緣來山大人2014”已經成為2014級本科新生的專屬微信服務號, 通過在這一級學生中組建運營小組, 指導他們每天編發校園資訊和服務信息, 打造了學生開展自我教育、自我服務的新平臺。在這些學生畢業后, “緣來山大人”系列公眾號將成為聯結校友和學校的紐帶, 發揮更大作用。
(三) 效率意識。
“效率就是生命”, 以文輔政, 注重效率。接到工作任務, 要立即響應, 及時反饋;工作結束后要抓緊總結, 圓滿收尾。對于文稿起草工作, 可以通過制定內部規則進一步提高工作效率, 比如“時間要求”“減半”原則等。時間要求, 就是對于非緊急文字任務, 在確保質量的前提下, 對第一起草人完成初稿的時間進行限定, 如要求新聞稿12小時內完成, 講話稿3天內完成, 大部頭文稿或方案7天內完成。“減半”原則, 是指文字起草人要自覺把某項文字工作的“工期”減半, 爭取用一半時間完成初稿, 留出一半時間修改完善, 努力保證提交的文稿達到自己最好的水平。
(四) 宣傳意識。
宣傳意識, 就是要在任何工作開始前先想到宣傳, 在活動策劃和命名階段就要考慮將來宣傳工作的需要。比如學校舉辦輔導員文化節系列活動, 要在充分研究“文化”“職業文化”“校園亞文化”“輔導員文化”等概念內涵的基礎上, 以文化為靈魂, 以職業為根本, 提升對開展輔導員文化節活動重要意義的認識。在具體活動的命名上, “輔導員體育風采大賽”比“輔導員趣味運動會”更具內涵, “輔導員好聲音大賽”比“歌唱比賽”等更具宣傳價值。又如2014年, 山東大學開展社會主義核心價值觀教育和形勢政策教學改革的經驗入選教育部典型案例, 并在《人民日報》《中國教育報》上進行了報道。在實際工作中, 學校對教學紀律提出“不調課、不換人、不跑題”的要求, 對教學質量提出“心中有數、引導有路、言之有物、互動有度”的要求, 簡稱“三不”“四有”要求;在教學管理上開展評選優秀教學活動和評選學生優秀“策論”的工作, 并組織學生信息員和教學監督員兩支隊伍, 分別檢查教學紀律和教學質量, 簡稱“兩評”“兩查”機制;把教學組織過程總結為“三步一循環”互動課堂模式等。這些經驗, 都是對日常工作的總結和提煉, 成為開展宣傳工作、做好以文輔政的重要素材。
(五) 主動意識。
“辦公室工作要實現由被動服務向主動服務轉變”“不能就工作而工作”“要讓領導做選擇題而非填空題”等等, 都是在說“主動意識”的問題。強化主動意識, 要提倡“三想”, 即要“深想, 多想, 往前想”。以文輔政, 更要注重“提前積累”, 以便更好地完成緊急任務。比如, 當認識到提升科研水平是輔導員隊伍專業化建設要解決的關鍵問題, 領導又對參加校外培訓的輔導員開展培訓成果交流提出了要求, 那辦公室工作人員就應該盡快著手調研, 提前主動起草關于加強輔導員工作研究的文件, 研究關于加強工作研究、推進科研培訓、加強科研團隊建設、促進培訓成果交流、嚴肅學術規范、加強科研考核、提供科研保障等內容, 提前形成可行性方案或具體意見, 為將來出臺相關文件做好準備。
(六) 規范意識。
以文輔政要有規范意識, 一是公文起草的規范, 要在文種規范、格式規范、內容規范和語言規范上下功夫。二是公文處理的規范, 要按照《黨政機關公文處理工作條例》 (中辦發〔2012〕14號) 和學校根據自身情況制訂的細則等規定執行, 高校二級單位或機關部門也應該制訂并施行自己的《公文處理辦法》, 制作專門的《文件處理單》等, 并根據文件內容重新編排文號, 確保公文處理工作的規范化、制度化和科學化。在公文處理中, 要特別注重兩點:一是對各類重要公文, 一律制作文件處理單, 書面提醒領導和有關人員處理, 確保重要工作不遺漏, 緊急工作不延誤。二是加強公文催辦, 做到緊急公文跟蹤催辦, 重要公文重點催辦, 一般公文定期催辦。
(七) 協作意識。
協作是獲取新資料、產生好想法、寫出好文章的重要途徑。以文輔政工作往往不是一個人、一個科的事, 需要全體配合, 甚至爭取外援。這種情況下, 更要強調分工協作。以文稿起草工作為例, 在資料搜集方面, 要明確主題任務廣泛搜集材料, 不僅要求辦公室工作人員善于日常積累, 更需要向工作相關方和人員主動征集或索取有關資料和意見建議, 發揚協作精神。在起草修改文稿時, 如果是大部頭的稿子, 在形成初稿后, 要請有關人員一起, 稿子投影上墻, 字斟句酌, 集體修改, 確保質量。對于一些政策性強、業務難度大的公文, 還需要主動向有關領導和權威人士請教, 確保公文思想和內容的可靠性、科學性和準確性。
(八) 擔當意識。
以文輔政要求精益求精, 任務急時可能通宵達旦“連軸轉”, 所以一定要“有擔當”。有擔當就是要講責任, 講奉獻, 講品格。對于文稿起草工作, 俗語說, “三分寫, 七分改”。好文章與其說是寫出來的, 不如說是改出來的, 這就要有擔當意識。精益求精, 就是要按照“短、實、新”的要求, 把上級精神、領導意圖和工作實際有機結合起來, 在思想、邏輯和語言上下苦功, 細斟酌, 反復改。文稿的思想是“靈魂”, 是否吃透了上級精神、是否領會了領導意圖、是否掌握了工作實際, 是理清思路、凝練思想、塑造文稿靈魂的關鍵;文稿的邏輯是“骨架”, 層次結構是否符合總分關系、并列關系、時序關系、因果關系或某種邏輯結構, 是否重點突出、詳略得當, 是搭好文稿骨架的關鍵;文稿的語言是“血肉”, 是否行文規范, 是否簡潔準確, 是否生動新穎, 是豐富文稿血肉的關鍵。把握好文稿撰寫和修改的三個關鍵, 主動擔責, 勤于進取, 持之以恒, 力爭每篇文稿都是精品, 就做到了“有擔當”。
摘要：以文輔政的核心工作是文稿起草和公文處理, 對于做好工作謀劃、提高工作效率、增強工作規范具有重要意義。本文在論述以文輔政的意義和內涵的基礎上, 提出要在辦公室工作中強化研究意識、創新意識、效率意識、宣傳意識、主動意識、規范意識、協作意識、擔當意識八項意識, 推進以文輔政, 提高辦公室工作水平。
關鍵詞：以文輔政,公文處理,辦公室工作,研究意識,創新意識