條件格式是Excel數據處理中強大的功能之一。是給符合條件的單元格數據設置相應的格式, 方便用戶在紛繁復雜的數據中進行查詢。本文通過若干個例子探討Excel條件格式的使用。條件格式的高級應用還要靈活的配合相關函數和公式。
一、條件格式的一般操作
將數據清單中小于90的數字設置為紅色。選中相應數據區域, 執行“開始——條件格式——新建規則”命令, 在彈出的對話框中選擇“只為包含以下內容的單元格設置格式”規則類型, 在編輯規則中選擇“小于”, 數值文本框中輸入90。如圖1所示。單擊“格式”按鈕, 在彈出的對話框中將格式設置為紅色, 單擊“確定”, 則數據區域中所有小于90的數字設置為紅色。
二、將錯誤值隱藏
有時候Excel工作表中由于種種原因, 會出現錯誤值, 影響工作表的美觀等等。有時候直接刪除錯誤值可能會損壞工作表中的數據結構, 這就要求將工作表中的錯誤值隱藏起來。假設數據清單A1:D22區域有許多錯誤值“#N/A”, 選中相應單元格區域, 執行“開始——條件格式——新建規則”命令, 在彈出的對話框中選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”規則類型, 如圖1所示。在輸入公式文本框輸入公式“=Isna (A1) ”, 然后將對應格式設置為白色, 確定即可。公式“=Isna (A1) ”的含義是尋找數據清單中的錯誤值“#N/A”, 當尋找到則返回True, 未尋找到則返回|False。如果數據清單中含有“#N/A”以外的錯誤值, 則本例可以使用Iserr函數。將錯誤值格式設置為白色, 是因為工作表背景是白色, 故起到隱藏作用。
三、使輸入記錄的單元格凸顯出來
本例子的效果是當在相應單元格輸入記錄, 則該記錄所在的單元格便會凸顯出來, 顯示立體效果, 起到突出強調的作用。將工作表的背景顏色設置為灰色。選中即將要輸入記錄的單元格A1:B30, 執行“開始——條件格式——新建規則”命令, 在彈出的對話框中選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”規則類型, 如圖1所示。在輸入公式文本框輸入公式“=Len ($A1&$B1) ”, 點擊“格式”命令, 在彈出的對話框中選擇“邊框”選項卡, 將右邊框和下邊框設置為實線、黑色, 將左邊框和上邊框設置為實線、白色, 單擊“確定”, 其目的是將單元格設置為凸顯效果。單擊圖1對話框的“確定”按鈕即可。公式“=Len ($A1&$B1) ”的含義是用Len函數計算對應單元格的字符數, 當字符數大于零, 就說明相應單元格輸入了記錄, 則出現凸顯效果。
四、將重復的數據標識出來
將數據清單中重復的數據標識出來是條件格式常用的功能。工作表A1:D29區域是數據清單的位置。D1:D29是數據清單顯示值有重復的單元格區域。本例的效果是將A1:D29區域中有數據重復的記錄添加綠色底紋。選中A1:D29區域, 執行“開始——條件格式——新建規則”命令, 在彈出的對話框中選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”規則類型, 如圖1所示。在輸入公式文本框輸入公式“=Countif ($D$1:$D$29, $D1) >1”, 點擊“格式”命令, 在彈出的對話框中選擇“填充”選項卡, 將顏色設置為綠色, 單擊“確定”, 回到條件格式對話框, 單擊“確定”即可。公式“=Countif ($D$1:$D$29, $D1) >1”的含義是以D1:D29區域中的數據為判定條件計算滿足條件的單元格的個數, 當個數大于1, 即說明有重復數據, 將有重復數據的記錄行填充為綠色。
五、條件格式的復制和刪除
使用條件格式的復制可以大大節省對工作表的操作時間。選中設置了條件格式的單元格區域, 執行“復制”命令, 再選中要設置對應條件格式的單元格區域, 單擊右鍵, 執行“選擇性粘貼”命令, 在彈出的對話框中勾選“格式”, 單擊“確定”即可。條件格式的復制還可以使用“格式刷”。選中設置了條件格式的單元格區域, 點擊“格式刷”, 再用“格式刷”刷相應單元格區域即可。條件格式的刪除, 選中相應單元格區域, 執行“開始——條件格式——清除規則——清除所選單元格的規則”命令即可。
六、結束語
本文通過闡述條件格式的一般操作、條件格式的幾個操作特例和條件格式的復制與刪除, 探討了條件格式的使用。要實現條件格式的高級功能, 通常要配合函數和公式的使用。本文介紹了Isna函數、Iserr函數、Len函數和Countif函數。Excel擁有非常豐富的函數, 我們只有充分熟識相關函數, 靈活使用公式, 才能深入挖掘條件格式的強大功能。
摘要：條件格式是Excel數據處理中強大的功能之一。是給符合條件的單元格數據設置相應的格式, 方便用戶在紛繁復雜的數據中進行查詢。本文通過若干個例子探討Excel條件格式的使用。條件格式的高級應用還要靈活的配合相關函數和公式。
關鍵詞：Excel,條件格式,函數,公式
參考文獻
[1] Excel Home.Excel數據處理與分析實戰技巧精粹[M].人民郵電出版社, 2008.