第一篇：公文處理工作范文
公文處理工作規范
一、總則
1.根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定，結合我公司的實際情況，特制定此規范，公文處理工作規范。
2.我公司的公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布規章、下達指示、決定，指導工作，向上反映情況，請示、報告工作，企業內外溝通情況、交流信息，商洽、協調、聯系工作的重要工具。它具有鮮明的政策性，一定的權威性，嚴格的規范性，較強的時效性。
3.黨政工作部是公文的管理機構。設專人負責公文的處理工作。
4.公文處理工作是公司日常工作重要組成部分，是承上啟下、聯系左右、溝通內外的主要手段，是公司工作的橋梁和紐帶，也是秘書工作的重要部分和關鍵環節。
5.黨政工作部工作人員在公文處理工作中，要端正思想作風，發揚深入實際，聯系群眾，調查研究，實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不斷提高業務素質，提高公文處理的質量和效率，為領導、機關部門和基層單位提供優質服務。
6.公文處理工作必須遵循準確、及時、保密、安全的原則，嚴格按照公文處理程序辦理;嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范疇辦理，不丟失、不被盜、不泄密、不損壞。
一、公文主要種類
1.公司的公文種類主要有：
⑴.決定、決議
對本公司某些重要事項或重大行動做出安排，用"決定"。
經過會議討論通過并要求貫徹執行的事項用"決議"。
⑵.通知
傳達上級機關的指示，要求下級單位、部門辦理或需要知道的事項，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，印發本公司一些法規性文件，均用"通知"。
⑶.通報
表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項，用"通報"。
⑷.報告、請示
向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議用"報告"。
向上級機關請求指示、批準，用"請示"。
⑸.批復
答復下級單位的請示事項，用"批復"。
⑹.函
向有關主管部門請求批準的事項，同級機關之間、不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題等，用"函"。
⑺.會議紀要
記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執行的，用"會議紀要"。
⑻.規定
本公司或部門制定的具有一定強制性的管理的有關規章制度，用"規定"。
2.其它形式的公文，如某些章程、辦法、規章、計劃、合同、電報以及經過一定的批準手續后轉化為公文的某些簡報、調查報告、領導講話等，根據情況酌情使用。
三、公文格式
1.公文一般由文頭(發文機關全稱加"文件"二字組成)、標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄報機關、抄送機關、主題詞、制發機關、制發時間等部分組成。
⑴.公文標題。公文標題一般由發文機關全稱或規范的簡稱、事由和文件三部分組成。公文文頭已含發文機關名稱的，標題中可略去發文機關名稱。轉發公文的標題，要簡明準確，但不要只寫文號。在公文標題中除法規性文件外，一般不加書名號。
⑵.發文字號。發文字號一般由機關代字、年號、序號三部分組成。幾個部門聯合發文，只標明主辦部門的公文編號，黨政聯合發文，用黨委的文頭，編黨委的文號和行政的文號。
機關代字應使用規范的簡稱，并應避免與其它機關相混淆。
正式文件年號一律用公元紀年全稱括于方括號內，置機關代字之后，流水號之前。函件年號可使用簡稱括于圓括號內，置于機關代字之首。
⑶.主送。一般公文的主送機關應寫于標題之下，正文之前，頂格并加冒號。有的公文如決定、決議、會議經要等，應將主送機關寫于正文之后。正式文件主送機關的全稱、規范性簡稱和同類型單位的統稱應使用統一的固定概念和序列表達，不得經常變換。
上報請示的公文，一般只寫一個主送機關，如確需同時上報另一個上級機關，應用抄報的形式。
⑷.正文。正文文字表達應力求簡明扼要，層次清楚。
⑸.附件。公文如有附件，應在正文之下(空一行)，發文機關印章及成文日期之前，按順序注明附件名稱，工作匯報《公文處理工作規范》。
⑹.印章。印章是公文制發機關對公文生效負責的憑證。公文一律加蓋印章。印章蓋在成文日期的中上方。并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日4-7個字。如發文時間在前，印章可蓋在正文末空檔處。正文末頁無空檔，可另加空白頁注明發文時間并蓋章，同時在該頁左上方標明"此頁無正文"。幾個單位聯合行文，印章順序與行文機關相吻合，最后一枚印章順序應與行文機關相吻合，最后一枚印章與發文時間相疊。黨政聯合發文，黨委印章在左。
⑺.秘密等級。保密公文應在文件頭左上方注明等級和保密期限。
⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款應使用發文機關的全稱或規范化的簡稱。
⑼.發文時間。發文時間以簽發或會議討論通過的日期為準。
公文日期統一使用漢字標識。且年、月、日三者俱全，不得簡化與省略。
⑽.附注。公文如有附注，應列印章、時間之下，主題詞之上，有圓括號括起來。
⑾.抄送機關。抄送欄設于文件末頁下端，制發機關之上。抄上級機關的標明"抄報"，抄平行機關、下級機關和不相隸屬機關的標明"抄送"。抄報、抄送頂格書寫用橫線隔開來。
⑿.主題詞。為便于公文管理和使用微機檢索，可編制公文主題詞表，按公文主題內容選1-5個主題詞，刊于抄送機關之上。
2.公文用紙、一律使用A4紙。
3.公文用字。公文的正文部分推薦采用四號宋體字，標題和其它部分可酌情大一號或小一號，標準行數和列數均為二十五左右。
四、行文規則
1.各部門的行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。
⑴.上行文。指下級機關、單位向上級機關、單位的行文。一般般用請示、報告、函等文種。
⑵.下行文。指上級機關、部門向下級機關、部門的行文。一般用指令、決定、決議、批復、通知、通報、通告、函等文種。
⑶.平行文。指向同級單位和不相隸屬的單位和部門發的文件。主要用函。
2.凡屬于行政職責范圍內的工作，應以行政名義行文，不應要求以同級黨組織名義行文或與同級行政單位或部門聯合行文。若黨委系統建議與同級行政單位或部門聯合行文，其內容既涉及黨群工作又涉及行政工作時，可以聯合行文。若內容以黨群工作為主又涉及行政工作時，可以聯合行文。若內容以黨群工作為主，與行政關系不大時，則由黨組織自行行文。
3.各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須向上越級行文時，應同時抄報越過的上級單位機關。
4.向上經機關請示的公文，應一文一事。請示不要直接送領導者個人，也不要多頭分送，應送黨政工作部統一辦理。
5.公文字數一般不超過三千字，若超過三千字應寫出內容提要，并印在正文之前。
6.行政公文不得對黨的組織作指示，交任務。
7.轉發上級機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不必另外行文。
五、收文處理程序
1.收文處理程序一般包括簽收，登記，分發、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。
⑴.簽收。簽收公文應認真核對所收文件的件數是否與文件投遞單或送文簿上登記的件數相符;文件包裝上的收文機關、收件人是否與本機關相符;包裝編號是否與投遞單或送文簿的登記相符;文件包裝是否有破損、開封等現象，重要文件應逐頁查點。如發現問題，要及時向發文機關查詢，采取相應的處理措施。急件要注明簽收的具體時間。
⑵.登記。登記文件應將收文號、來文機關、文件標題、密級、發文字號、緩急時限、件數、收發時間以及處理情況逐項填寫清楚。登記編號不得出現重號和跳號的現象。
⑶.分辦。分辦就是文書工作人員將收進的文件經過登記以后送綜合部負責人批分后，送有關領導、有關部門或承辦人員辦理。
⑷.批辦。主管領導人在閱讀文件的基礎上，針對文件提出的問題和要求，簡明扼要地提出處理意見，明確指定承辦部門或承辦人承辦。
⑸.承辦部門在辦文時要遵循以下原則：凡屬本部門職權范圍內可以答復的事項，應直接答復呈文單位，同時抄送交辦部門銷案;凡涉及其他部門業務和事項，主辦部門要主動會同有關部門協商辦理;凡須報請上級領導審批的事項，應由主辦部門提出意見，并代擬文稿，如文稿內容涉及其他部門，應與其他部門協商并取得一致意見后，送請上級領導審批。如不能取得一致意見，要將雙方意見都寫上。
⑹.傳閱。傳閱文件要做到以下幾點：
a.掌握傳閱范圍。嚴格按照規定范圍和領導批辦范圍組織傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。
b.控制文件運行。嚴格傳閱登記手續，隨時掌握文件去向，避免漏傳，誤傳和延誤。
c.文不橫傳。文件要通過文書人員分別遞送給每個應閱人員，不能由應閱人員自行橫傳。
d.認真檢查處理。文書人員應對退回的傳閱文件進行檢查。一查傳閱人是否閱過并標明了閱完時間;二查傳閱人有無指示意見;三查傳閱件有無缺損。
⑺.催辦。對落實到各承辦單位或部門的公文，由黨政工作部負責催辦工作。
⑻.收集。已處理完畢需立卷歸檔或保存一定時間的文件，文書人員應做好回收工作。
六、發文處理程序
1.發文處理程序一般包括擬搞、會稿、審核、簽發、繕印、用印、分發、立卷、歸檔、銷毀等。
⑴.擬搞。擬稿應做到以下幾點：
a.符合國家法律、法規，符合黨和政府的方針政策及有關規定，符合公司的實際情況
b.情況要屬實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，篇幅要簡短。
c.人名、地名、數字、引文要準確。
d.公文中的數字除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比和其它發布用阿拉伯數字外，一般用漢字標識。
e.引用公文應先引用發文機關、標題，后引文號，并加括號。
f.公文中的計量單位，應使用國家法定計量單位。
g.草擬、修改、簽發公文要用碳素筆、鋼筆，并只能用碳素墨水、藍黑墨水來書寫材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、彩筆及紅墨水。
⑵.會稿。凡涉及其它部門業務的公文稿，主辦單位應送有關部門負責人會稿。
⑶.核稿。文件草稿在送文領導人最后審批簽發前，應由黨政工作部負責人對文稿的內容、體式、文字等進行審核。審核要把好五關：
a.行文關。確定是否行文，以何名義行文。
b.內容關。審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法、措施和要求是否明確具體，切實可行。
c.政策法規關。審查文稿是否符合黨和國家的現行方針、政策、法律、法規;與本公司已經發布，仍在執行的政策規定有無矛盾。
⑷.文字關。審查文稿結構是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯;用詞是否準確、精練;句子是否符合語法;標點符號、數字數量、人名地名、專用術語等是否正確、規范。
⑸.體制格式關。審查擬定的公文標題能否概括文件內容，文種是否恰當，主送機關是否正確，抄送機關有無遺漏等。
4.簽發。審批簽發的一般原則是：
⑴.涉及全局性或經會議討論通過的重要文件，由領導簽發。
⑵.涉及某一方面的問題，由分管領導人審閱后，送主要領導人簽發。
⑶.對于機關一般事務性函件或領導已決定的事項可授權黨政工作部負責人代簽。
⑷.已簽發的公文，不準隨意改動，如確需改動時，必須重新核稿，并報原簽發的領導審定。
⑸.所有上報的公文，都必須由主要領導簽發。若主要領導不在家，應由在家主持工作的領導簽發。
5.編號登記。文稿經領導人簽發后，應進行發文登記和編號。登記時應首先檢查簽發手續是否完備，文件有無錯漏，主、附件是否齊全?！栋l文登記表》包括以下內容：日期、編號、主送單位、標題、主辦單位、主辦人、簽發人、主題詞等。
6.繕印。略，見《繕印工作規范》。
7.用印。略，用印的具體要求見《印信管理工作規范》。
8.分發。分發應根據分發范圍書寫信封、分揀、裝封，經檢查無誤后再嚴密封口。凡正式文件、都應附《發文通知單》隨文件一起郵寄。一般不得通過會議發放正式文件。所有上報的文件必須是原件，不準上報復制件。
9.收集。發文資料收集范圍包括：文件底稿、文稿附件、領導批示等。
10.立卷。立卷要根據發文機關、內容、時間、名稱等文件特征，按照公文保存價值和歷史聯系分類整理，保證立卷公文齊全、完整。絕密文件不能復制。機密，秘密文件經黨政工作部批準可以復制。復制文件應視原文一樣管理。
11.歸檔。立好的案卷，應寫上標題，編寫案卷目錄，并按照有關規定定期向檔案管理員移交。移交案卷時，應履行有關手續。
12.銷毀。沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒定和主管領導人批準，可定期銷毀。
收集、立卷歸檔、銷毀應遵守《檔案工作規范》。
七、公文質量考評制度
1.黨政工作部要建立公文質量考評制度，定期對本公司在日常工作中所形成的公文進行檢查或抽查，表彰先進，批評落后，促進全公司公文質量不斷提高。
第二篇：公文處理工作中如何做好保密工作
公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理等系列相互關聯、銜接有序的工作，即運用科學的原理與系統的方法，完成對文件的制發和收錄管理工作，為黨和國家的管理工作服務，因為不少的公文內容涉及黨和國家的核心機密和暫時不得公開的重要事項，所以公文處理工作具有很強的機密性。工作中一旦疏忽大意，出現失密、泄密情況，都會給黨和國家的工作帶來不良后果。2012年7月1日施行的《黨政機關公文處理工作條例》的第七章共十條，其中有關公文保密內容的就有六條。由此可見強化公文處理工作中的安全保密意識，是新時期新形勢下對黨政機關新的更高的要求。只有嚴格執行這些規定和要求，黨政機關涉密公文使用安全、傳遞安全、保管安全、銷毀安全就能得到有效保障。本文僅就如何做好公文處理工作中的保密工作略陳管見。
一、制定公文處理工作中的保密制度
公文處理工作中的保密制度是指辦公室人員在與具有重要信息的文件的接觸中，需要對文件的內容進行保密或回避的規定，在實際工作中會有很多緊急的、重要的文件需要大家進行保密，這就需要嚴格執行如下制度：一是正確確定密級，在規定的保密期限內按規定的范圍做好發放、登記、傳閱、保管工作。二是一切密件的譽抄、打印都要指定專人，鉛印要確定專點印制，對超過印制規定的和作廢的部分要監督銷毀。三是涉密函件應由機要通信部門遞送。四是絕密文件內部傳閱、交接都要有一定的登記手續，應指定專人辦理，盡量減少接觸人員。五是個人不得長時間保存機密文件，對因工作需要而借用的秘密文件，要及時進行清退。
有了制度，執行就有法可依，各個環節步驟的處理工作才能環環相扣，才能保證公文安全。
二、嚴格執行機要文件的“四個一”
機要文件的“四個一”是新中國成立前后，黨和國家機關對文件加強安全管理的一條極其寶貴的經驗和做法，它包括：進出一個口、拆分一只手、登記一本賬、傳閱一個點?？墒悄壳昂芏辔拿毓ぷ魅藛T對此知之甚少，簡單的可以理解為：一是機要文件的接受發送無論采取何種方式，都要由機要文書部門統一負責，非機要文秘人員一律不得經手。二是除上級發來指定領導人拆封的“親啟”信件外，機要文件的啟封均由機要文書部門拆封，其他部門無權拆封。三是對收入的秘密、機密和絕密文件，應與非機密性的文件分開，單獨建立一本賬冊來登記，設立“機要文件收文登記簿”。四是機要文件的傳閱要以機要文秘為一個“中心點”，閱件人只和機要文秘人員之間有嚴格的取還登記手續，閱件人之間不發生直接關系。由此可見，嚴格執行機要文件的“四個一”是公文處理工作中必要措施，也是一項細致之極的工作。
三、提升文秘工作人員的自身素質
文秘工作人員是公文處理工作中的承擔者，只有切實從政治上、思想上、制度上對其進行教育，才能做好保密工作，不發生失泄密問題。首先是政治素質，這是做好保密工作的首要前提。公文處理工作是政治性的工作，政治立場不堅定者不能成為該項工作的承擔者。只有政治立場堅定，才能在工作中處處以黨和國家利益為重，堅守黨和國家的秘密。其次是思想素質，即思想作風要硬，要有強烈的保守黨和國家秘密的意識和責任心，要勇于同失泄密的現象作斗爭。再次是文化素質。公文處理工作是一項知識水平較高的文字處理工作，既對黨政信息進行收集，也對收集的信息加工整理、綜合和傳遞等。只有文化素質好、知識水平高，才能辨別何為秘密，才能有針對性地保密。
四、嚴格進行保密檢查
保密檢查是做好保密工作的重要一環，各單位要加強保密室的建設和管理，配備必要的安全防護設施，堅持定期進行保密自查，發現問題及時糾正，并將保密情況匯報給上級領導部門。而上級保密檢查部門則要加大對涉密計算機信息系統的檢查頻率和覆蓋面，充分運用現代化的保密技術手段，對涉及國家秘密多、密級高、易發生泄密的部位加大督促檢查的力度，增強發現和消除泄密隱患的能力。
總之，保密工作是公文處理工作中及時傳遞信息、傳達命令、高效辦公的基礎，是黨和國家一項重要的工作，也是黨和國家一項長期的艱巨的任務。尤其在新形勢下，加強對保密工作的管理，防范泄密，仍是當今公文處理工作中的重中之重，必須要遵循“積極防范、突出重點、既確保國家秘密又便利各項工作”的保密工作方針，在工作中努力消除可能造成泄密的隱患，堵塞可能泄密的漏洞，做到警鐘長鳴，防范于未然。
(作者單位：中共吉林省延邊朝鮮族自治州州委辦公室)
第三篇：如何做好公文處理工作
段玲燕
來到政府辦公室已快有兩年，一直從事文書工作。而公文處理是文書工作中很重要的一項，所以對公文處理多多少少也有了一些自己淺顯的認識。就我自己的感想做好公文處理工作要多問、多聽、多想、多看，及時總結、不斷改進。公文處理是辦公室工作的一項重要內容，是秘書人員為領導當參謀和助手的一個重要方面。面對新形勢，新任務，如何做好公文處理工作尤為重要。
在拿到文件的時候，我們第一問要問自己“是什么?這是從事公文辦理工作應有的第一反應，一要看文件類型，即判斷公文是送閱件、請示件還是需要轉辦的領導批示件，是需要進行規范性處理還是可以直接呈送領導，從而確定依據什么樣的辦理規定辦件。通常在我們辦公室我們收到三類文件，一類就是各鄉鎮、各部門送來的請示、報告類文件;第二類就是從OA平臺上收到的區市來文，對于這兩種文件我們是按正常的文件處理流程走;第三類是區市縣領導批示件，這類文件領導會直接在文件上批示，那我們收到文件就會直接將文件呈送領導批示，不再粘貼文件處理，當縣長批示完后我們會轉相關部門進行辦理;二要看文件正誤，即判斷公文時否存在瑕疵，例如行文格式是否規范、文件各種要素是否一應俱全、文種使用是否恰當等，從而確定文件應進入辦理程序還是退文程序。文書室
- 1意報送等;三要看文件意圖，認真梳理來問信息，著重弄清來文意圖和內容實質，即判斷來文單位報文目的何在，公文內容是陳述性的、報告性的，還是建議性的、請示性的。以上述三項分別判斷作為參考依據，形成辦理意見，第二問即告完成。
第三問“到哪里去?在經過了第一問的初步判斷和第二問的具體分析之后，第三問重在準確拿捏公文如何出手。一想路徑。即確定公文的簽批和流轉方向，在已提出辦理意見后，領導的簽批順序如何，是只需在自己單位內傳簽還是需要會簽;在領導同意辦理意見后，公文的運行方向如何，是單向流轉還是圓周流轉。二想方式。即確定公文的送簽和流轉方式，是采用普通方式還是保密方式，是采用機要交換還是專人送取等。三想時效。即確定公文的流轉速度，個別公文在辦理過程中緩急程度會發生變化，出手時要特別注意。
按照“三問“的思路辦理公文，能有效提高辦件效率，可以從大量不知何時用、如何用的規矩條款中解放出來，迅速理清辦件頭緒，更快上手。而做好公文處理工作，不僅需要扎實的公文處理知識，更需要責任意識、大局意識、嚴謹意識，對于在政府辦公室工作，我有以下幾點感想：
一、 責任意識和業務能力并重
“工欲善其事，必先利其器。”，做好新形勢下的公文處理工作，首要是具備相應的素質，關鍵是在強化責任意識和業務能力上下功夫。要把忠誠履職作為第一追求。忠誠履職體現到公
- 3印刷裝訂、公文要素編排、字體字號、標點符號等一一核對，保證公文要素完整、格式正確，印刷莊重大方、形式美觀。
三、 程序意識和時間觀念并重
公文的特殊性要求公文運轉必須“蹄疾而步穩”，“蹄疾”就是公文運轉要快速，這樣才能跟得上市上中心工作要求;“步穩”就是公文運轉要遵循程序，這樣公文才會合法合規。嚴格遵循公文運轉機制。公文運轉順序要正確。部門起早的代擬稿必須要政府辦公室來審核(主要是秘書)，不得直接報領導進行審簽;部門提交的代擬稿必須由本部門主要負責人簽字;貫徹有關會議或文件精神的，必須提供會議相關資料或文件原文;落實有關領導批示的，必須附有批示的相關材料;需要先由有關部門把關或提出意見的，必須有相關部門的書面意見。要嚴格明確公文運轉時限。“言當其時，一字千金;言背其時，一文不值。”公文極強的時效性，決定了公文運轉一刻都不能耽擱，否則會給政府工作帶來被動。我們在工作中，牢記“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的道理，在確保公文質量的前提下，一切工作往前趕。
四、 嚴格把關和善于溝通并重
方式方法正確，工作才能優質高效。審核公文不僅要堅持有關規定和原則，還要與部門形成良性溝通，實現服務領導和服務各部門的有機統一。審核把關要認真負責。按照《黨政機關公文處理工作條例》的要求和審核原則，對公文的內容、運
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第四篇：公文處理工作講座材料
關于公文處理工作的幾點體會
今天，很高興有這么個機會和南樂的同行們共同探討、交流公文處理方面的有關問題。此時此刻我有兩點突出感受：一是見到很多同行，大家年富力強，很有活力，今日一見，分外親切，倍感高興;二是自己心里有點忐忑。大家知道，公文工作雖很重要，但它不同于文學創作，講起來難免枯躁乏味。況且在座的諸位都是這方面的高手，有豐富的公文工作經驗，不少同志聽過省辦、中辦專家的講課，我恐怕講砸了，浪費大家寶貴的時間，破壞了您的好心情。然而和基層部門辦公室系統搞好交流，也是我們應盡之義務，同時對我們來說也是一次難得的學習機會。所以，講好講壞，是水平問題，但講與不講，是態度問題。于是，今天我就斗膽前來獻丑。這里，我是賣力地去講;您吶，就湊合著去聽。不過，我“白水煮掛面—有鹽(言)在先”：能堅持您就盡量堅持，實在忍受不了，可以到外面透透氣、抽抽煙、聊聊天，都行!別不好意思。我擇其要而言之，盡量講得快些，爭取三個小時結束戰斗。中間如需要休息大家告訴我一聲。
閑言道罷，書歸正傳。公文是治國理政的重要工具，實施領導的重要手段，指導工作的重要載體。黨和政府機關實施領導職能，有多種方式和手段，如召開會議、調查研究、現場辦公、直接指揮等等，但最普遍、最簡便、最有效、最常用、最規范的是發布公文。公文在黨委政府機關工作中起著承上啟下、綜合全局、協調各方、承內聯外的中樞作用。從公文中可以明顯看出一個地方、部門的工作水平，可以影響到對一個地方、部門工作情況、班子能力及其他方面的評價，更重要的是影響到黨和國家的方針政策能否及時準確傳達貫徹和有效地執行。所以說，公文處理工作是整個機關工作的重要樞紐，具有不可替代的重要作用。辦公室工作無小事，公文處理無小事。而公文擬制工作，更是重中之重。這里，我主要就公文的種類、格式、起草、修改、校核等五個方面須注意的問題和同志們共同探討一下。
一、公文種類及特性
1、公文的起源。公文歷史悠久、源遠流長?？梢哉f，公文是隨著階級、國家的產生而產生，隨著社會的發展而發展的。我國從漢代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、狀等，平行文有關、刺、咨、照會等，下行文有制、詔、敕、令、諭、旨等。辛亥革命廢除了舊公文，1934年國民政府頒布了新公文程式。新中國成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年(5 月3日)，先后多次對黨政公文處理作出規定，黨的機關和國家機關公文處理工作逐步走上了科學化、制度化、規范化的軌道。
2、公文的涵義。公文是公務文件或公務文書的簡稱，人們習慣上又把它叫做“文件”。用一句規范的話說：公文是黨政機關、企事業單位以及群眾團體用來處理公務活動的一種具有特定格式的文字材料。
3、黨的機關公文。黨的機關公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。
4、公文種類。所謂公文種類，一般是指出公文制發機關根據公文的內容，性質和所承擔的任務而確定的行文形式和名稱。
對文種可以作廣義的理解和狹義的理解，即通常所講的泛指和特指。從廣泛義上理解，公文包括的面很廣，分類也比較繁雜，可以說是內涵豐富，外延廣博，稱得上車載斗量，不勝枚舉。
按照制發機關和適用范圍標準來劃分，公文分為：
黨政機關公文(14種)：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要;
政府行政公文(10類15種)：命令、指令，決定、決議，指示，布告、公告、通告，通報，報告、請示，批復，函，會議紀要。
經濟公文：經濟規劃、經濟合同、可研報告、協議書、意見書、招標通告、產品說明書、廣告等;
司法公文：立案報告、通緝令、提請批準逮捕書、破案報告，公訴書、判決書，刑事訴狀，民事訴狀，刑事裁定書、民事調解書、公證書、辯證詞等;
外交公文：國書、換文、公報、聲明、條約、協定、照會、備忘錄等;
軍事公文：命令、通令、通告、作戰方案、演習方案等;
科技公文：科技任務書，科研報告、科技成果報告，鑒定證書，實驗報告，專利說明書(請求書)等。
除上述專用文種外，還有通用文種，也就是在全國黨政軍機關的群眾團體、企事業單位以及社會普通適用的文種，如計劃、總結、開幕詞、閉幕詞、倡議書、賀信、賀電、簡報、章程、制度、公約、守則、匯報提綱、傳達提綱、悼詞、唁電等等。
今天我們著重說的文種，是狹義上的文種，特指黨的各級機關使用的文種(14種)，是我們實際工作中常用的重要文種。
5、公文的特性。公文與一般文章相比，有特定的制發主體、特定的讀者、特定的內容、特定的格式、特定的語言。其主要特性有6：⑴政治性。作為黨和國家的運轉工具，其內容、服務對象都帶有鮮明的政治特色;⑵政策性。經常體現為一定的方針政策，指導工作和日常生活;⑶權威性。帶有明顯的權威色彩和很強的約束力;⑷實用性。行文針對性強，與實際工作和生活密切相關;⑸穩定性。其寫作方法、格式和用語在長期工作實踐中逐步形成一種固定的程式;⑹廣泛性。內容涉及面寬、使用公文的領域廣，各行各業都離不開公文，公文已經成為人們生活、工作中不可或缺的因素。
二、公文格式
公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現形式，即公文的外觀形式。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現，對公文內容起著重要的保證作用。公文是給人看的。因此，就要設法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不僅要觀點正確，內容真實，條理清楚，文字精練，而且要格式規范，結構合理，頁面整潔，標識齊全，給人以清新悅目的感覺，吸引人閱讀，便于處理，否則，就無法很好地發揮公文的效用。
目前黨委辦公廳系統正在進行的公文規范化工作，對公文格式看得很重。在此方面我市比較落后，存在的問題較多。如：有的公文紅頭大小不一，字體設計粗糙 ;有的發文字號、機關代字的使用不科學、不準確;有的標題用字不規范，有用三黑的，有用二宋的，還有用楷體、隸字和行草體的;有的上行文不標注簽發人，有的下行文、平行文卻注標簽發人;公文用紙大小不一，裝訂質量不高;在文排方面，有的未落實每頁20行、每行25個字的要求。另外，在文種使用、主題詞標引、發文時間和印發傳達范圍的標注等方面，都還存在不規范的問題。下面，按照《條例》規定 ，我簡要給大家談一談在這些方面應當注意的問題。
《條例》第八條從17個方面規定了黨的機關公文的格式：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、發送機關、印刷版記組成。”由于時間關系，這17項不一一細講，挑幾項講一下。
(1)密級。即公文的秘密等級，分為“絕密、機密、秘密”三個等級。它標注于版頭左上角、份號下方位置，用三號黑體，第一個字同正文左邊取齊，當中空一個字的間距，如“機 密”。按照國家保密局有關規定，密級后注明保密期限，如“機密★ 年”。但考慮到黨的機關公文涉主的內容很廣泛，其保密期限較難準確確定，因此，《條例》中未提及保密期限問題。在省委辦培訓班上，我就這個問題請示省委辦的同志，他們的意見是，如果需要，可以找保密局幫忙標上;若未標保密期限，則按《條例》第37條規定執行。即“公文密級的變更和解除由發文機關或其上級機關決定。”
(2)緊急程度。是對公文送達和辦理時間的要求。緊急文件應分別標明“特急”、“加急”;緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”?！稐l例》未對緊急程度的標準位置作具體規定，所以，除個別情況外，一般不標緊急程度。如有的文件確實很急，可在文件上蓋“特急”、“加急”章。如確需在公文上標注的，省委辦公廳認為應標注在份號下邊，與密級并排列出，中國加一個圓點相隔。
(3)發文字號。由機關代字、發文年度和發文順序號三部分組成，缺一不可(用4號仿宋)。需要請大家注意的問題是：機關代字要準確、規范、無歧義、易識別，并固定使用，發文年度要用全稱，并且用“〔〕”(六角括號)括起來，不能能“()”或“〈〉”、“[ ]”括號。發文字號在大紅字與紅線之間居中稍偏下，用四號仿宋表示，文號之間應空半格，如“濮發〔2000〕5號”正確表示是“濮發〔2000〕5 號”。在使用“請示”、“報告”等文種，需標注簽發人的，發文字號則標注在紅線之上左方位置，簽發人則標注于紅線之上右方位置。聯合行文，一般只標明主辦機關的發文字號。
(4)簽發人?！稐l例》規定，上報公文應在發文字號右側標注簽發人姓名，這主要是強調領導負責制，體現公文的嚴肅性和領導人對公文的負責性。要注意三點：一是只標姓名，不標職務;二是聯合行文，要標明聯署單位簽發人的姓名，不能只標其中一個單位的簽發人;三是簽發人姓名后不必加“已閱”、“同意”等字樣。
(5)標題。是公文內容的高度概括，具有畫龍點睛的作用。它一般由發文機關名稱、公文主題(事由)和文種三部分組成。有時也有省略發文機關名稱的情況(如標題過長時省略)。標注于紅線之下居中排列，用二號宋體(加粗)，一般不用標點(書引號除外)。標題下面如有時間，應用三號楷體。公文標題一定要準確、鮮明、簡煉，排列整齊、美觀。
(6)正文。是公文的主體和核心所在，用來表達公文的內容，位于標題或主送機關下方。一般用三號仿字體，每段的首行空兩個字，首頁要有兩行以上的正文。末頁若無正文，只有落款(應盡量避免)，為維護公文的完整性，應在末頁第2行注明“(此頁無正文)”。文件若是轉發通知，轉發通知部分用三號楷體，后邊轉發的內容部分仍用三號仿宋。正文中的序號應當按照
一、
(一)和 1. 等順序排列，序號后面的標點應是：一后為頓號，
(一)后不用符號，1后為小圓點(中辦)或頓號(省辦)。
(7)附件。是正文的補充材料或參考材料。若帶省附件，應在正文之后，落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝在一起。有的在正文中涉及附件內容處，加括號注明“見附件”或“附后”也可以。另外，印發規章或批轉有關部門的報告，其中的“規章”和“報告”不屬附件，而是主體的一部分，其內容應視為正文。
(8)發文機關署名。也叫落款，和“抬頭”是對應的，位于正文末頁的右下方，凡有主送單位的公文必須有落款，不能以標題中的發文機關代替落款。落款最后一個字同正文倒數第5個字取齊，中間應當空半格，如“中共濮陽市委”應當表示為“中 共 濮 陽 市 委”。
(9)成文日期。一般署會議通過或領導人簽發日期。聯合發文，則以聯署機關最后一個簽發日期為準。特殊情況署印發日期。要用年、月、日全稱，位于落款右下方，日期最后一個字同正文部分倒數第2—3個字取齊，并于落款單位第2或第3個字取齊，時間(阿拉伯數字)與年月日之間應空半格，正確表示為“2000 年 9 月 5 日”。決議、決定、條例、規定、意見等不標明主送機關的公文，成文日期加括號(用3號楷體)標注于標題下方居中位置。
(10)主題詞。是將自然語中的名詞術語經過規范化和優選處理的詞或詞組，標注于報送機關或印制版記上方，用于文獻的標引和檢索。每件公文選用的標引詞數量，一般應在10個以內，主題詞三個字用三號黑體，后面跟冒號。主題詞內容部分用三號宋體加粗，詞與詞之間要空出一格。
下面，談一談公文主題詞的標引問題。時間關系，主題詞標引的意義、總則，標引詞選定規則、主題標引的組配規則等等，我們不能細談。這里只能講兩個問題：
首先，講一下公文主題詞標注上的誤區。一是認為標注主題詞只是“文件標題的簡縮”。標注中不是根據公文的主題，而是根據公文的標題。二是認為標注主題詞就是標注主題詞就是將內容說清楚，于是不厭其煩的列出一大串詞。三是認為標注主題詞要“符合語法”，認為主題詞就是無主句，謂語、賓語要齊全。四是不熟悉詞表，多作自由標引，想當然、隨隨便便一標了事。這都是不行的。大家一定要主意。
其次，講一下公文主題標引的步驟和方法。
步驟有5個，即審讀公文、分析主題、提煉主題概念、轉換主題概念和標引主題詞。
審讀公文。要注意兩點：一是注意審讀公文的外部特征，即公文標題。二是審讀公文的內部特征，即公文內容，搞清楚公文內在的邏輯關系，了解公文中各部分的重點問題，摘理出公文中的關鍵句子和結論性意見等等。
分析主題。從形式上看，主要是分析主題的類型;從內容上看，主要是分析主題的結構。公文主題有單主題和多主題之分。所謂單主題，是指一篇公文只有一個主題;所謂多主題，是指一篇公文有兩個或兩個以上并列的獨立主題。公文結構有主體因素和非主體因素之分。主體因素是公文主題的主要成份，表述公文主題的核心;非主體因素是公文的次要成份，表述公文主題的時間、地點、狀態等修飾成份。例如：《市委、市政府關于新形勢下加強和改進思想政治工作的意見》，這就是一個單主題公文;其主題是“新形勢下加強和改進思想政治工作”。在此主題中，主體因素是“加強和改進思想政治工作”，“新形勢下”表示狀態，起修飾作用，是非主體因素。
提煉主題概念。提煉主題概念的過程即是分析、歸納和概念的過程，是對公文的內容加以表述或標識的過程。其目的在于確切反映和表達公文的主題思想，為公文主題詞標注做好必要的準備。公文主題概念不同于公文主題，公文主題是公文的中心思想，它用一個完整的句式表示出來。而公文主題概念則是表達公文主題的關鍵詞匯，它用名詞或名詞性詞組表示出來。
轉換主題概念。提煉出的主題概念屬于一種自然語言，主題概念要作為主題詞進行標引，心須進行主題概念的轉換，使自然語言變為檢索語言。一是直接轉換，即是從詞表中抽出同主題概念相同的正式主題詞直接進行轉換。二是間接換，即采取分解的辦法，把復雜的主題概念分解為若干單主題 概念，然后再進行轉換。
標注主題詞。查表抽詞進行主題概念轉換后，我們即按照公文主題檢索的要求和主題標引的深度，采用一定的標引方式，標注出主題詞。我們將主題詞“黨校教育”和“意見”標注在文件尾部，并按照公文主題標引規則的要求正規地書寫。
公文主題標引方式有四種：
(1)概括標引。又稱整體標引，以每個文件為標引單位，對文件整體內容作概括性的標引。只標引文件最主要的主題內容。概括性的標引能完整反映文件的主題思想。
(2)重點標引。根據不同部門、不同業務的需要，文件標引應有不同的重點。經濟工作、政法工作、文化教育、科研、軍事各部門，都有各自的業務上的需要。各有重點，應根據各自的重點而有所取舍。也可以針對本部門本系統的工作特點，建立適合本部門專業的檢索系統。還有，從文件的重要程度上，也應有所選擇。要著重抓住那些重要的主題，即主體因素。
(3)分析標引。以文件計時分析為基礎，對涉及的所有主題因素分別加以標引。如：《關于經濟體制改革的決定》，按概括標引，主題詞是經濟體制改革;按分析標引，還可以確定以下主題：增強企業活力、發展社會主義商品經濟、發展多種經濟、改革價格體制等。同概括標引相比，分析標引更深入、更全面，能夠反映公文主題的各部分、各方面的主題因素，從檢索效果上，查全率和查準率也高得多。
(4)全面標引。這是相對于重點標引和概括標引而言的。重要文獻的主題標引，需要文獻的主題標引，需要有深度和全面，不漏標有檢索價值的主題，必須采取分析標引和全面標引。如對《市委、市政府關于2001年農業和農村工作的意見》這篇文件進行標引時，我們可采取概括標引方式。通過主題分析提煉出的主題概念是“農業”和“農村工作”。它們和詞表中的正式主題詞是一對一的對應關系，可直接進行轉換?！匆庖姟档臉艘~為：“農業”、“農村工作”、“2001年’和‘意見’。此處，我們還可對〈意見〉進行重點標引、分析標引和全面標引。則對〈意見〉中所有的主題因素，即“農民收入”、“農村改革’、‘農業綜合生產能力’、“科教興農”、“農村基層組織建設’等主題進行標引。
下面，我們舉兩個例子。
1)。中共中央印發〈關于縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會的若干規定〉的通知
其主題概念是：縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會規定通知
主題詞是：黨政機關 黨員 領導干部民主生活會規定通知
分析說明：(1)單主題公文。
(2)概括標引。
(3)“縣以上黨和國家機關黨員領導干部”分解轉換為“黨政機關”、“黨員”和“領導干部”。
(4)“民主生活會”為概念直接轉換。
2)。鄭大文同志在鄉鎮黨委書記座談會上的講話
其主題概念是：選拔培養中青年干部鄭大文講話
主題詞是：干部選拔鄭大文講話
分析說明：(1)單主題公文。
(2)主題標引要反映公文內容。
(3)“干部選拔”為概念直接轉換。
(4)人名做為自由詞，不標“△”。
(11)印制版記。也叫印發說明，包括印發機關名稱、印發日期和份數。注意：①如翻印，要在下行注明;②不能標打印、校對人員姓名;③不能部門要文號印刷，就標上部門為印制單位。
三、公文起草
公文起草是公文形成的第一步，是公文處理工作的“始發站”，具有很強的政治性和業務性。這方面的內容很多，簡要介紹五點(即步驟、方式、準備工作、基本要求、修改)。
(一)公文起草的步驟
(1)領受任務;(2)調查研究;(3)擬出初稿;(4)協調修改;(5)報請審批。(大家都清楚，不再細講。)
(二)公文起草的方式(5)
(1)辦公室起草。公文起草是辦公室的一項重要任務和經常性工作，是為黨委領導 工作服務的一個重要方面。特點：一是起草的內容廣，綜合性強，涉及黨委工作的各個方面;二是起草的公文種類多，從重要批示性文件到簡單事務性文件，從講話稿到信函等，都要去辦;三是起草時限往往比較倉促，有些文稿說要就要;四是起草的有些公文影響較大，一些重要公文和緊急公文，常常事關全局。辦公室起草公文，具有一定的有利條件，主要是靠近領導，了解領導意圖和全局情況;不利條件是對某些方面或專業性問題不夠熟悉，有些緊急公文常常缺少較為充裕的調研和準備時間。所以，工作中要注意揚長避短。
(2)部門起草。即部門主管范圍內的工作需要黨委辦公室行文時，由部門代為擬稿。這是部門應盡的職責和義務。優勢是：情況較熟，研究較深，較易抓住問題的要害，提出可行的解決辦法。不足的是有時帶有局限性，容易強調本部門工作的重要，而對其它方面的問題照顧不夠。
(3)聯合起草。部門主管范圍內的工作需要黨委辦公室行文，涉及兩個以上部門時，由一個主管部門牽頭共同起草。
(4)組成起草小組起草。起草特別重要的公文用此形式。如黨代會報告等(如十六大報告，由胡錦濤同志任起草組組長，組織各路好手，歷時一年零兩個月，做了大量艱苦細致的調查研究、起草修改工作，拿出了高質量的報告，體現全黨的意志、代表了全國各族人民的愿望，成為我黨在新世紀新階段的政治宣言和行動綱領。省市縣黨代會報告，一般都采取起草組的方式)。
(5)領導親自起草或主持起草。這有助于加強領導工作和保證公文質量。寫作，歷來被認為是“經國之大業，不朽之成盛事”。古今中外， 很多政治家都高度重視自身的文字修養。唐代公文有嚴格的“職述”和“代擬”規定。“職述”就是擔任某種職務的官員，必須親自動手撰寫與其職務相稱的公文，不得假手他人，如有違例，輕則貶官，重則治罪。在以科學、法治、人本為主要特征的現代社會，寫作更是一項高素質領導干部不可或缺的能力。小平同志這樣說過：“實現領導最廣泛的方法是用筆桿子。用筆寫出傳播就廣，而且經過寫，思想就提煉了，比較周密。所以用筆領導是領導的主要方法。”中央指出：“各級領導干部親自動手起草重要文件，這不是技術性的問題，而是領導工作中的原則性的問題?，F在重申這一原則，是在新的歷史條件下提高黨的各級領導干部的認識能力和領導能力，改善和加強對社會主義現代化建設各項事業領導的一項重要措施。”領導同志親自起草或主持起草 公文時，辦公室和有關部門要積極做好服務工作。
(三)公文起草的準備工作
1。明確發文目的。定位不準，累死三軍。作為領導要交待清楚，作為撰稿人要問清楚起草公文的目的，即主題。如公文的基本觀點是什么?需要解決的主要問題是什么?發文的依據是什么?發文的范圍有多大等等。做到 任務明確、方向清晰，防止在主要觀點和內容上偏離要求。
2。認真領會領導意圖。領導交待任務和意圖，往往是原則性的指點，只能是粗線條的輪廓，因而，起草人還要進一步開動腦筋、周密思考，深刻領會領導交待的精神實質，融會貫通，使領導交待的意圖深入化、具體化和條理化，進而變成自己的思想，用自己的語言表達出來。有句話說得好：“領會上頭，摸清下頭，兩頭一碰，才有寫頭”。
3。收集整理有關材料。常言道：巧婦難為無米之飲。公文起草更是如此，來不得半點杜撰和假想。要通過查閱資料、調查研究，收集有關情況、事例、問題、經驗和數據等材料，通過有關材料表現公文的思想觀點。
另外，要注意平時的積累。要養成勤奮讀書、閱報、看文件、記筆記和思考的好習慣，對一些重要文件的關鍵段落要能夠背誦，對文件格式和主要公文的寫作特點要熟爛于心。只有厚積薄發，任務來時才能不慌不忙，一揮而就。漢字約有6萬字，常用的只有3000多字，一些詞語、成語要常讀讀、看看，用時才會信手拈來。人腦不怕用，就怕空。其記憶力的容量是無比巨大的，相當于全世界圖書館的信息儲存總量，是數字計算機的100萬倍。只要用心，積累大量的語言材料絲毫沒有問題。大家都知道，省委辦公廳對辦公室中層以上干部提出的目標要求有三條：一是政策水平達到同級服務對象所要求的水平;二是政治理論水平達到同級黨校講師以上的水平;三是對全局情況了解和掌握程度達到同級綜合部門的水平。要達到這個要求，不勤奮學習，不認真鉆研，不積累大量的知識，那肯定是不行的。
(四)公文起草的基本要求(9)
1。公文起草要符合黨和國家的路線、方針政策和法律法規。這是首先要遵循的原則，也是在公文起草中貫徹講政治的要求，同黨中央保持高度一致的問題。黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規，是我們進行各項工作的依據和準繩，也是起草公文的依據和準繩。如果制發的公文不符合黨和國家的路線、方針、政策，那就會造成嚴重的后果。辦文人員一定要把握政策規定，要有政治頭腦，有政策水平，特別是對一些敏感問題、帶有傾向性的問題，要有自己正確的主見，不能人云亦云、隨波逐流。
2。要符合上級機關的有關指示、規定
下級服從上級，全黨服從中央，是我們黨的民主集中制原則。公文起草工作中也必須貫徹這一原則，各級機關起草的公文必須符合各自上級機關的有關指示，而不能脫離或違背上級機關的指示。一般來說，上級機關比本機關更為熟悉黨和國家的方針政策，更能把握全局，因而它的指示對下級機關具有較強的針對性。所以，各地、各部門起草公文，不但需要研究黨和國家的有關政策，法規，而且還要了解研究自己上級機關的有關指示，并同本地、本部門的實際結合起來。
3。要同現行有關公文相銜接
一是在同一個問題上，各有關公文不能相互矛盾，以免執行者無所適從?！稐l例》規定，“部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文”，就是為了防止相關公文之間發生“打架”。二是當根據新的情況需要對現行公文的有關規定作出某些改變時，就制發的公文要以適當形式有所交待，說明。
4。要完整、準確地體現發文機關和領導同志的意圖
這是公文特殊性的具體體現，是做好公文處理工作的基本要求。公文與一般文章相比，有特定的制發主體、特定的讀者、特定的內容、特定的格式、特定的語言，能否把握住這“五特”，決定著公文寫作的成功與否。而這“五特”是行政活動有相當大的關系，行政目的決定行文目的，也決定了公文的特定關系，是行政特征所派生的。因此，在動筆寫作之前要準確把握行政目的和行文目的，頭腦要盡快“定位”，把自己放在特定的制發主體位置上，根據特定讀者的情況，緊緊圍繞主題內容，遵循規定的格式去寫，也就是進入角色、找準感覺。有人總感到提筆難以下手，說起來就是思想盲目，不知誰云、對誰云、為何云、云什么，其原因就是沒有準確“定位”。因此說，在公文寫作之前自己要很好地“定位”。 要注意把握兩點：
一是要“號準脈膊”。要準確把握發文機關對某事物的基本態度，抓住要義，對于提倡什么，限制什么，支持什么，反對什么，一定要旗幟鮮明;對于必須怎樣做，不能怎樣做，出現何種情況怎么辦，一定要明確具體，不能會糊不清，模棱兩可，也不能一味宣講道理談原則?，F實中我們見到有的公文用五分之三的篇幅講道理。如果公文沒有明確意圖，缺乏個性，內涵不清，就成了“空文”。這樣的公文還有什么實際意義呢?它甚至會給正常工作帶來干擾。
二是要“出以公心”。公文姓“公”不姓“私”，有的公文以領導人署名發出，但并不是領導人以私人身份，而是以機關代表的身份行文，體現的是發文機關領導集體的意圖。公文起草人必須切實注意，絕不能憑個人好惡在公文中摻雜個人感情及小集團的私利，不能主動地把自己的想法當成機關的意圖。要仔細了解和聽取領導的意見和要求，學會“換位思考”，“不在其位，學謀其政”，從領導角度和工作大局來認識形勢、分析問題、提出對策。
5。要全面、準確地反映客觀實際情況
關鍵是突出“三性”，即全面性、準確性、客觀性。
所謂全面性，就是對反映情況的“量”的方面的要求。即要包括事物的各個方面和各個部分的情況(現狀、歷史、發展趨勢等等)，不能以偏概全，也不能報喜不報憂。
所謂準確性，就是對反映情況的“質”的方面的要求。就是反映的應是體現事物的實質和規律性的情況，而不只是某些表面現象，更不能是虛假情況。
所謂客觀性，就是反映的是客觀存在的實際情況，而不是主觀臆造或故意編造的東西。不能搞“科學幻想”或“文學創作”，隨意修飾，筆下生花。
只有全面、準確、客觀地反映實際情況，才能對問題作出正確結論，找到解決問題的有效辦法，公文才有說服力，才能夠發揮應有作用。
6。提出的政策、措施要切實可行
這是公文的核心問題，必須慎重對待。因為發公文總是為了解決一定的問題，所以公文中有關解決問題的政策、措施，就很自然地成為公文的主體和關鍵所在。具體政策、措施歸納起來，基本上是兩類。一是屬于行為規范方面的，主要是指：什么事，要怎樣做，不能怎樣做，違反了怎么辦等。二是屬于物質條件方面的，主要是解決人、財、物的問題。解決問題離開必要的政策、措施是空談，空談是要誤國的。但如果提出的政策、措施要求過高，也難以實現。所以公文中提出的政策、措施一定要切實可行，辦不到的不要說、不要提，否則會出現麻煩。
7。表述要準確嚴密
怎么樣做到“表述要準確嚴密”呢?主要須把握5點：
一是觀點明確。主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見、要求、措施等，都要清楚明白。
二是條理清晰。公文中涉及事項多、內容較復雜時，要按照邏輯關系分成若干部分，依次進行表述。不要搞成一團亂麻。
三是內容充實。不僅要有明確的觀點，還要有豐富的材料和充分的論據。以增強說服力，使人不僅知其然，而且知其所以然。
四是結構嚴謹。這里說的結構，指的不是 公文 的外在形式方面的結構，指的是公文內容上各個部分的安排問題。公文的結構，包括如何開頭和結尾，怎樣安排層次和段落，以及如何進行過渡和照應等。公文的開頭以樸實、平直、開門見山為特色，結尾以自然果決為特色。公文由一層意思轉到另一層意思，由總述到期分述或由分述到總述，由敘述到議論或由議論到敘述，都需要采用適當的過渡形式。根據情況，可以用過渡詞過渡，如：“綜上所述”、“由此可見”等;可以用過渡句子過渡 ，如“現將有關情況報告如下”等;有時也可以用過渡落過渡。通過 過渡承上啟下，使文意須暢自然。公文的照應，指的主要是公文內部相互襯托、呼應，如開頭與結尾相照應，題目與正文相照應等，以此加強公文各部分的聯系性，增強表達效果?？傊?，公文的結構安排是一個重要問題。比方做衣服，沒有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至會把衣料給毀掉了。起草公文也一樣，即使有了必要的材料，如果結構安排不好，仍然寫不出好的文稿來。這一點要引起重視。公文開頭、結尾和中間各層次、各部分要安排有序，嚴密緊湊，使全文形成一個有機的整體。 公文結構安排的原則是：(1)聯系性和層次性。即一篇公文的各個部分或段落之間，應當按照它們內容上是否屬于同一層次進行安排，不要把沒有聯系和屬于不同層次的內容并列在一起論述。否則就會造成條理還不清、層次混亂。如公文擬制與起草工作就不能并列論述。(2)專一性和完整性。即公文的每個部分或段落內部，應保持有關內容的專一和完整。就是既不要把不同內容的拉到同一部分或段落里來，也不要把同一內容的分散到不同的部分工落中去。如有的報告，前邊部分已講了成績，后邊講經驗時又講成績，不必要的重復，造成結構的不嚴謹。
五是表述準確。要用最準確的語言、最精煉的文字來表達本機關的意圖，觀點、論述都要客觀準確。防止疏忽漏誤，避免發生歧義，尤其涉及政策性較強的公文，更要注意這個問題，防止讀者誤解，在政策執行中產生混亂，造成政治、經濟上不必要的損失。因此在表達手段上，主要用敘述、說明、議論，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱兩可的雙關語，不得使用描寫、夸張、比喻、諷刺、虛擬、幽默等修飾方法。
8。要注意行文關系和行文方式，合理使用文種
行文關系有三種：一是上下級之間領導與被領導的關系;二是上下級之間業務指導與被指導的關系;三是平行機關或不相隸屬機關之間的關系。與上述行文關系相聯系，根據不同的行文對象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、聯合行文及受雙重領導的機關的行文。
文種格式和規范既是公文的“包裝”，又是公文的規矩。如何選擇使用適當的文種格式是機關文字工作中常常遇到的問題。許多同志在文種的選定上不很清楚，這樣在無形之中弱化了行文目的和中心思想的表達效果，也使工作帶來了不便，影響了公文的嚴肅性、準確性。因此正確選擇文種格式是機關文字工作的基本要求。
日常工作中，我們常常遇到一些公文文種格式和規范錯誤(大都是對文種的用途、使用資格、行文特點及其效力認識不清，概念混淆，選用原則掌握不好所致)。
一是規范文種中常有“報告”與“請示”兩者混淆。在運用“報告”與“請示”兩種規范性公文文種時，應注意兩者的區別。一般來講，“報告”與“請示”有兩個共同點、四個不同點。共同點是：(1)兩者都是上行公文，即由下級向上級行文。(2)兩者都是用于反映情況。其不同點是(1)“報告送達上級后，上級可給予批復，也可以不批復。但“請示”必須給予批復或答復。(2)“報告”的發送時間可以在事情辦理或發生之前，也可以在辦理之后。但“請示”必須在事情辦理之前。(3)“報告”可以同時報告若干情況或事。但“請示”必須一事一文，否則由于上級分管的部門不同，多事一文無法辦理或答復(用于口頭匯報用的匯報稿例外，但事后必須正式行文。)。(4)“報告”可以向上級主管部門行文，也可向上級領導人或非主管部門報告，但“請示”必須向上級直接主管部門行文?？傊?，報告和請示是明顯不同的。千萬不能混為一談。否則就會延時誤事出問題。(如南陽“清官祠”事件。其他原因不講和辦公廳(室)工作不到位是有直接關系的。南陽市委、市政府轉發臥龍區的一個報告，里面加雜請示事項。秘書部門按照辦文規定，把此件作為一般性報告分送給了領導，致使沒有一個領導批示，釀成重大政治事件，教訓十分深刻)。規范性公文應用中，還存在“決議”與“決定”、“通告”與“公告”、“函”與非規范公文“便函”等概念不清，使用混淆的問題。
二是非規范文種中常有“講話”與“發言”兩者混淆。“講話”與“發言”屬于兩者相近的非正式公文，既有相似之處，也有較大區別。在機關中也常見把兩者混淆起來的情況。兩者相比，有3個相同點，有4個不同點。相同之處：(1)兩者都是口頭表達的附屬文字材料，有口語的思維和邏輯表達方式。(2)其使用都是在公開或一定范圍的公開會場上發表。(3)在同一個會議上兩者都對同一對象圍繞一個共同的主題。其不同點：(1)“講話”是屬于會議上領導者使用的體裁，而“發言”則是屬于被領導或其他非領導人使用的體裁。(2)“講話”體現會議的中心思想，一定意義上講是總體性的，而“發言”體現的是局部性的。(3)“講話”有下行文的許多特征，“發言”則有平行文和上行文的特征。特征不同，因而兩者使用的語氣也就不同。(4)體現主題的則重點不同。“講話”一般用于對一個事情講應當做什么，如何去做;而“發言”一般常用于介紹現有的客觀情況和工作情況，今后怎樣具體做得更好。
三是口頭表達與書面表達兩種類別的文種混淆?？陬^表達附屬文字材料與非規范格式文種常有混淆的情況。這個問題在日常工作感到并不明顯，但對工作影響較大，如“匯報提綱”與“工作報告”、“報告”，“講話”與“工作意見”，“發言提綱”與“工作計劃”，“談話”與“意見”等都經常遇到混淆的情況。兩者混淆的原因主要是概念上的混淆，(1)一般來講，書面非規范格式公文具有一定的法定的效力，有較強的約束力、強制性，而口頭表達文字材料的則不完全具備這些特點，即使是領導人的講話也是如此。但是口頭表達所用的文字材料在通過法定辦文程序后，如以“通知”等形式下發、轉發等等，就具備了一定的法定效力。所以“講話”、“發言”、“匯報提綱”以及“信”等格式，是領導活動中常用的輔助性文體，若使其內容、中心思想具有效力，就應當在公開場合發表后以正式公文的形式發布，或者經一定形式通過后發布。(2)口頭表達輔助材料與書面公文在寫作的內容構成上也有不同。一般來講，口頭表達材料篇幅較長一些，客觀具體情況介紹、分析得多一些，思想觀點的論述較系統，所講的內容集中重點問題。書面公文，一般來講具體要求、安排和直接涉及的具體事多一些，理性議論較少?？傊?，這些區別是書面材料與口頭表達的內在要求不同而不同。
四是法定規范性公文常有的標題錯誤。公文標題由三部分組成，即由“機關規范簡稱、事由(主要內容)和文種”三要素組成。常見錯誤有：(1)不分條件省略機關名稱。一些內容重要的決定、公告、通知等文種，不可省略機關名稱。(2)事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當，產生歧義。(3)自造文種，用“意見”、“安排”、“規劃”、“情況”、“匯報”等非規范文件名稱直接當做法定規范性文件的文種。(4)書名號使用不當。除法律法規性文件名稱外，其它文件名稱在公文標題中不用書名號，也不用其它標點符號。但是違反這種規范的錯誤較為常見，如《關于轉發〈×××××通知〉的通知》，就屬這種類型。
五是落款、時間、編號等規范錯誤。例如，單位名稱落款和時間落款錯誤。單位落款錯誤常出現在正式格式公文之中，也就是常見的紅頭文件中。有許多同志起草法定公文時，都在題目上寫明單位全稱，還要把本單位的全名稱落在最后一頁的右下方，然后再注明時間，最后再加蓋機關公章。一般的來講，只要文頭已注明單位文件或單位名稱的，文件的內容除非十分嚴肅、莊重，正文最后就不必再落款，直接加蓋公章即可。再一種單位名稱和時間落款錯誤是出現在會議講話稿、發言稿中。其錯誤表現在兩個方面。一個是落款時間沒有按國家規定用阿拉伯數字，并且加上括號，而是仍沿用過去的漢字寫法，不加括號。另一個是名稱落款和時間先后順序不對，不是在標題下面先落款，再寫時間，而是順序反了，或者標題下面落一個，文章最后再落一個。行文編號，有的紅頭文件編號里加了“函”、“第”等字樣，也屬不當。
六是報、送文的概念和要求把握不準，確定不當。應注意區別開主送、發送，抄送、抄報有什么不同。(1)主送，公文的主送單位即該公文的主要受理單位，一般在公文正文之首，即抬頭稱謂。按照格式規定，在文首不寫抬頭稱謂的公文，如命令、決定等等，主送單位放在文尾。“主送”放在文尾時，習慣上使用“發送”或“發”，也可寫“主送”。“主送”與“發送”無實質性區別。(2)抄送，在向主送單位發文的同時，向不相隸屬的有關單位發文，稱抄送。抄送有三種情況：一是上行文抄送有關業務主管機關，二是下行文抄不相隸屬機關，三是向受雙重領導的下級機關行文抄送該下級機關的另一上級機關。(3)抄報，向非主送的上級機關發文稱抄報。抄報有兩種情況：一是下行文需報請上級了解掌握的公文，二是受雙重領導的單位向一上級機關行文的同時向另一非主報機關行文時用抄報。(4)報送書寫的順序是先報后送。
9。文字要精確、簡練、樸實、莊重和規范
公文的思想內容，經過一系列組織安排，最后都要通過語言表達出來。要確保公文質量，一定要重視語言的提煉，在文字方面狠下功夫。
一是要精確。遣詞造句要恰當、周密、明確，盡量少使用基本、幾乎、不少、絕大多數等模精語言，做到觀點鮮明、是非清楚、褒貶分明、揚棄適度。如毛澤東同志在1949年4月21日撰寫的《向全國進軍的命令》一文中寫道：“奮勇前進，堅決、徹底、干凈、全部地殲滅中國境內一切敢于抵抗的國民黨反動派。”這里用了四個詞來修飾“殲滅”這個動詞。“堅決”表達了殲敵的決心;“徹底”表達了殲敵的程度;“干凈”表達了殲敵的的標準;“全部”表達了殲敵的范圍。四個詞表達了殲敵的全部意義，用法貼切完整，讀來氣勢恢宏，語氣堅定，令人振奮，由此可見主席練字功夫之深。公文的語言有自身的特殊要求，而且其自身的語體要求比較明顯，如同樣是表現不允許的意思，“不得”、“不準”、“嚴禁”存在著明顯的差別，語氣的輕重也不相同，必須將它們細加區分。同時，公文的語言要考慮到文體、文體的服務對象、含義等的多重影響，要使語言所表達的意思準確、全面、不留漏洞。如有的教育部門在下達關于加強校園秩序管理的通告的時候，有“上課期間不準學生在校園走動”的句子，這一句子在表意上是存在嚴重問題的，試想，如果學生在體育課上不走動，那么體育課又如何鍛煉學生的運動技能呢?所以，不能隨意、亂用詞匯，諸如“上課不許說話”、“不該收的禮堅決不收”之類，還有“對發現使用上述無效證件者，請扣留交我局”。這里，到底扣留誰，是扣留“發現者”還是“使用者”，由于語言表述有問題，則使這里鬧出了笑話，其實只須將句中的“對”字去掉即可。
二是要簡練。開門見山，簡明扼要，別拖泥帶水。要大力提倡寫短文，在“文字精煉”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表達盡可能多的意思。山不在高，有仙則名。言不在多，達意則靈。要語不煩，字字珠璣，簡練有力，自然使人愉悅;冗詞贅語，嘮嘮叨叨，不得要領，怎不令人生煩?劉勰(協)言道：“緣學在博，取事資約。”文學大師林語堂說：“紳士的演說應該象女人穿的迷你裙，越短越好。”為文者大多倡導、力求精簡，多數人都是喜短不喜長的。古今中外，概莫屬外。先說古代——明朝初年刑部尚書茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，寫了一萬七千字。朱元璋叫中書郎王敏讀給他聽，讀到過半還未談到正題，朱皇帝龍顏大怒，訓斥并讓人狠揍了他一頓。第二天又叫人接著讀，讀到最后的五百字才知道他要講的正事。這就是說前面一萬六千五百字全是廢話。此后，下令，凡上書者均照后五百字的格式來寫，違者論罪。此事載于明史，絕非虛構。賈島、韓愈“鳥宿池邊樹，僧敲月下門”的“推敲”故事，也已成為精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一個是孤寂之意，一個是幽靜之美;一個是莽撞闖入，一個是禮貌拜訪;一個是音節阻滯，一個是音節響亮，給人的感覺絕對是不一樣的。杜甫有個名句“朱門酒肉臭，路有凍死骨”，兩句10字，就把階級矛盾深刻地揭露出來了。詩仙李白《早發白帝城》中云“兩岸猿聲啼不住，輕舟已過萬重山”，兩句14個字，就把三峽兩岸崇山峻嶺的秀美景色、長江的急流及個人的心情都寫出來了。劉邦《大風歌》只四句，荊軻《易水歌》僅兩句(風蕭蕭兮易水寒，壯士一去兮不復還!)，陳子昂《登幽州臺歌》僅有四句(前不見古人，后不見來者。念天地之悠悠，獨愴然而涕下。)，但都壯懷激烈，語短意長。蘇轍作《六國論》，總結六國滅亡的教訓，也僅用了600來字。所以，煉字就是要刪繁就簡，選詞就是要有高度概括性，這樣才能做到簡煉。以上說了這么多，無意讓大家都去當詩人、騷客，而只是想說明一詞一語如果用得好、煉得精，往往會使全篇生輝。公文語言雖不能如文學作品那樣“為求一字穩，耐得半宵寒”、“兩句三年得，一呤雙淚流”，達到“語不驚人死不休”的地步，但也要嚴格錘煉，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必須有的內容一個字不能少，無關的內容半個字不能多。再說當代——現在國際上通行領導者人站著講話，為什么?就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。周總理四屆人大會議的報告，因總理身體有恙，毛主席指定小平同志負責組織起草，要求不超過5000字，小平同志認真照辦。5000字不也很管用嗎?黨的十五大報告中的第一部分“世紀之交的回顧與展望”，只用了四個自然段，通過“三個偉人”、“三次巨變”的高度概括，便把自鴉片戰爭以來中國一個半世紀的社會歷史進程簡述得十分清楚，極富內涵。黨的十六大報告通過八個成就、十條經驗，便把十五大以來的五年及江總書記在位的13年的工作總結得一清二楚。在起草十六大報告時，江澤民同志強調，是政治報告，要抓住重點，切中要害，講大的方針、政策和原則，要下決心精簡文字。有人提出對13年的成就的評價應有分量，建議用“幾個最”，有人提出用“幾個新”。起草組經過認真斟酌，用“三個時期”(即：綜合國力大幅度躍升、人民得到實惠最多的時期，社會長期保持安定團結、政通人和的時期，國際影響顯著擴大、民族凝聚力極大增強的時期。)對13年的歷程作出恰如其分的評價。十六大報告還把全面建設小康社會概括為6個“更加”(經濟更加發展、民主更加健全、科教更加進步、文化更加繁榮、社會更加和諧、人民生活更加殷實)，6句話36個字，就描繪出一幅新世紀前20年宏偉藍圖，可以說是公文“要言不繁”的典范。三說國外——能文者惜墨，善辯者寡言。國外也這么認為。恩格斯在馬克思墓前的演說只有1260字;列寧在馬克思、恩格斯紀念碑揭幕典禮上的講話只有552字;斯大林在1941年7月3日發表的反對法西斯德國入侵的重要廣播演說只有3800字;羅斯福的總統就職演說僅有985字;最短的總統就職演說是1793年華盛頓的演說，僅135字;林肯著名的葛提斯堡演說只有10個句子。他的演講重點突出，一氣呵成，僅600多字的演講辭，從上臺到下臺還不到三分鐘，卻贏得了15000名聽眾經久不息的掌聲，并轟動了全國;1984年7月17日，37歲的法國新總理洛朗·法比尤斯發表的演說，更是短得出奇，只有兩句：“新政府的任務是國家現代化，團結法國人民。為此要求大家保持平靜和表現出決心。謝謝大家。”有人曾問美國第28任總統伍德羅·威爾遜：“準備一份10分鐘的講稿，得花多少時間?”他答道：“兩個星期。”“那準備一小時的講稿呢?”“一個星期。”“如果是兩個小時的講稿呢?”“不用準備，馬上就可以講。”所以，簡短不是一味求短，而是深思熟慮、高度概括的結果，是要下苦功夫才能做到的。
三是要樸實。公文不同于小說、戲劇、詩歌、散文等文學語體。文藝作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很強、情感性很重的語言去感染讀者。而公文具有實用價值，必須直接曉之以理，告之以規，使人們明于行止。所以，語言要平和實在，質樸無華，通俗易懂，敘事求實，論理有據，不夸張，不掩飾，不用冷僻字，不拐彎抹角，不追求華麗詞藻，不能照搬文藝作品的語言，更不能說大話、套話和空話。
四是要莊重。公文是機關行使權力的工具，具有法定效力。特別那些指示性、法規性公文，更具有強制執行的約束力，它所表達的意圖，是要有關組織、個人去遵循、執行、辦理的，可以說沒有商量的余地。所以，公文的語言要鄭重、嚴肅，有氣派，不輕浮，不俗氣，說一不二?，F在公文語言運用常見錯誤之一就是語體錯誤。語體即“語用環境”。公文的語體，即各級機關、單位在運用公文進行交際時必須依賴的一定的環境。同樣意義的詞匯，在不同的場合中運用往往表現出不同的含義、不同的感情色彩。如《中共中央關于接受宋慶齡同志為中國共產黨正式黨員的決定》中寫道：“她一貫是共產黨的最親密的戰友，是中國各族人民包括臺灣同胞和海外僑胞衷心敬愛的領袖之一，是愛國主義、民主主義、國際主義和共產主義的偉大戰士，是保衛世界和平事業的久經考驗的前驅，是全體中國少年兒童的慈愛的祖母……。”假如將其中的“同胞”改為“兄弟”、“戰士”改為“闖將”、“祖母”改為“奶奶”，也許詞的意義本質沒有多大區別，但用在該份決定中顯然失其莊重，是錯誤的。一般來講，指示性公文語言要嚴肅;法規性公文語言要嚴謹;計劃性公文語言要嚴密;表彰性公文語言應熱情穩慎;懲戒性公文語言應義下辭嚴。對上行文語言應尊重但不討好;對下行文語言應謙和但不失度; 對平行機關行文語言應誠懇不命令。對上匯報情況不要講大道理;對下布置工作不可過于原則。對外行文注意語言委婉;對內行文禁忌語言粗俗。
五是要規范。規范能保證公文的莊重性，促進公文的準確性，提高工作效率。要遵守語法規則，使用規范化語言。要使用書面語言，不用口語、方言，以免使公文語言拖沓松散。不能使用半文半白的句子，不得用中外文參雜行文，不得生造詞語和濫用簡稱(如空干招待所、白開辦等，有的還含有黃色成分，“百開辦”——百萬畝良田開發辦公室等，很不嚴肅)?，F在社會在上存在用語、用字不規范的現象，要防止這種現象在公文語言中出現(例如：(1)隨便使用外來詞語。眼下已有流行之勢的“寫真”、“空港”、“手袋”、“鐳射”等，漢語中已有內容相同的現成詞語“照相”、“機場”、“手提包”、“激光”，再用外來語，既無必要，也無好處。如空港，可能會被人理解成“無船停泊的港口”，而手袋在日語中是指手套。有些店家不知道“激光”是意譯外來詞，“鐳射”是音譯外來詞，兩者所指本為一物，竟然打出“供應激光鐳射唱片”的廣告，豈不是疊床架屋，令人好笑嗎?(2)隨意使用新詞語。語言是活的，新造詞語或新出現的說法總是層出不窮的，有些也很有生命力。如新出現的“爽”、“酷”、“帥呆”、“作秀”、“發燒”、“搞定”、“壞菜”、“碼字兒”、“沒商量”等等，文學作品或游戲場合使用這些詞語無可厚非，但公文中使用這些時髦的東西，顯然是不行的。又如“抓手”，中央文件中從未出現過。還有一些網絡詞語，如“MM”是指美媚、妹妹，“GG”指哥哥，“青蛙”指丑男，“恐龍”指丑女，:)表示高興等等，五花八門，不熟悉網絡生活的人簡直是丈二和尚摸不著頭腦。這類特殊用語絕對不能寫入公文。)。要使用一些公文專用或慣用語，達到“文約事豐”的目的。如公文開頭用語的根據、遵照、現將等，詢問用語的當否、要否、是否要行如無不要等，表態用語的同意、批準、原則批準、基本同意等，結尾用語的此復、特此報告、請指示等，這些詞語既能體現公文特點，又很方便適用。起草公文時要根據情況適當使用。如請示中一般不用“速”，函的語言要委婉、謙和，求人辦事自己不能“決定”等等。
六是要生動。公文強調規范，更需要生動。“公文不是無情物”，不能成為千篇一律、沉悶呆板的八股文，或演變為套話連篇、浮光掠影的官場應景文章;不能擺出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。把公文寫得生動活潑一些，是毛澤東同志的一貫主張。在《工作方法六十條》中，他還強調指出：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。”把生動性提到了一個很高的地位來認識。他在《反對黨八股》一方中，把“語言無味”作為黨八股的罪狀之一加以聲討，指出：“顛來倒去，總是么幾個名詞，一套‘學生腔’，沒有一點生動活潑的語言，這豈不是語言無味，面目可憎，像個癟三么?”1958年，他在看到一份寫得很差的文件后，尖銳地批示道：“此事我講了一萬次了，依然紋風不動，靈臺如花崗之巖，筆下如玄冰之凍。哪一年稍稍松動一下， 使讀者感覺有些春意，因而免于早上天堂，略為延長一年兩年壽命呢!”他還身體力行，為我們寫下了大量極其生動的公文范例。如他在黨的七大的閉幕詞中，不落俗套，別具一格，講了一個愚公移山的故事，相比今天的開幕詞、閉幕詞，簡直不可思議。在《湖南農民運動考察報告》中寫道：“很短的時間內，將有幾萬萬農民從中國中部、南部和北部各省起來，其勢如暴風驟雨，迅猛異常，無論什么大的力量都壓抑不住。他們將沖決一切束縛他們的羅網，朝著解放的路上迅跑。”這段文字運用比喻辭格(以暴風驟雨作喻體)，形象而生動地說明了中國農民運動崛起的態勢和發展方向，描繪了一幅絢麗多姿的農民運動的歷史畫卷。此外，文中“迅猛”、“壓抑”、“沖決”、“迅跑”等一系列形象化詞語的運用，極大地增強了行文的生動色彩。再如毛主席寫的《敦促杜聿明等投降書》，通篇采用面談形式，表達形式很新，風格獨特，給人以別開生面之感。如：“你們想突圍嗎?四面八方都是解放軍，怎么突得出去呢?你們這幾天試著突圍，有什么結果呢?……你們想一想吧!如果你們覺得這樣好，就這樣辦。如果你們還想打下去，那就再打一下，總歸你們是要被解決的。”顯然，這樣表達，生動、明快、犀利，耐人尋味，如果用書面語言，不僅與促降書的題旨和情境不相協調，而且會使行文黯然失色，達不到應有的效果。又如毛主席在政協第一屆全體會議上的開幕詞，其結尾是：“讓那些內外反動派在我們面前發抖罷，讓他們說我們這也不行那也不行罷，中國人民的不屈不撓的努力必將穩步地達到自己的目的。”這番話何等清脆響亮、慷慨激昂，恰如黃鐘大呂之聲，三日繞梁不絕，言盡而意無窮，充分顯示了站起來的中國人民的革命英雄氣概!我們要認真地體會、研究和學習，努力提高公文寫作的品位，以更好地發揮公文的效能。很多人認為，公文寫作很機械，沒有創造性，更難生動性，其實不然。公文和其它文章的寫作一樣，每個環節都體現著創造性。特別是立意和語言，既要有對政策的準確把握和體現，又要有創見，還要有精辟、嚴謹的語言表達，其中處心孤詣的運作，無不是創造性的極大發揮。創造性體現出來了，生動性自然也就脫穎而出了。
以上說了這么多，不大好記。其實在公文起草方面可以把握住12個字：即“求高、求實、求準、求短、求快、求精”，就行了。
四、公文修改
公文草就之后，須一絲不茍、字斟句酌地搞好修改。因為一遍寫出的稿子往往來不及仔細推敲，難免有這樣那樣的毛病。不少問題是在修改中發現和訂正的，不少內容是在修改中充實和完善的。即使起草時字斟句酌，也畢竟只是一時之功力，一人之智慧，仍要進行反復修改。只有反復推敲，精雕細刻，才能成為精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字頻改，工夫自出”。修改一遍，就會有一次提高。有人說：“一成文章半成改”，有的甚至說“好文章是改出來的”，可見修改在寫作中的重要作用。那種“老子的文章天下第一，誰也動不得”和“改我一字，男盜女娼”的態度，是極其錯誤的，可以說是狂妄自負、淺薄無知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《紅樓夢》曾“披閱十載”、“增刪五次”;列夫·托爾斯泰一部《戰爭與和平》竟然重寫了8 遍!至于白居易作詩后先讀給老嫗(音雨)聽、征求老太太的意見啦，歐陽修把稿子掛在墻上邊讀邊改折騰不少日子啦，人們都耳熟能詳了。我們的古人在語言藝術上非常注重“煉字”，主張“意勝”，要求做到“平字見奇，常字見險，陳字見新，樸字見色”。越是名家，越不肯放過對自己語言的鑄煉。王安石在《泊船瓜洲》一詩中云：“京口瓜洲一水間，鐘山只隔數重山。春風又綠江南岸，明月何時照我還?”其中“春風又綠江南岸”一句，先用“到”字，再用“過”字，又換“入”、“滿”等10余字，最后才選定為“綠”字。一個“綠”字使春風有了顏色。還有“紅杏枝頭春意鬧”一句，一個“鬧”字動感十足，據說也是經過多次改動才定下來的。其實“綠”字也好，“鬧”字也罷，好處就在于準確、鮮明、生動，在人們面前呈現出一幅春的畫卷，動態地刻劃了春天蓬勃、盎然的生機，而其它的字就沒有這個效果。偉大領袖毛主席不但是舉世公認的政治家、革命家、軍事家、思想家，還是一位曠世少有的文學巨匠和語言大師，他特別注重文章的修改。他的七律《登廬山》“一山飛峙大江邊，躍上蔥蘢四百旋。冷眼向洋看世界，熱風吹雨灑江天。云橫九派浮黃鶴，浪下三吳起白煙。陶令不知何處去，桃花園里可耕田。”它的開頭開始用的是“盤”字，發表時主席改為“旋”。既與出句“飛”相呼應，“旋”更突出動態，“四百旋”比“四百盤”生動多了，更把廬山寫活了。他老人家的七律《送瘟神》：“紅雨隨心翻作浪，青山著意化為橋”兩句，原來是“紅雨無心翻作浪，青山有意化為橋”，將“無心”改為“隨心”，突出“紅雨”所象征的時代;將“有意”改為“著意”，顯得更深刻生動有力。還有“不周山下紅旗亂”一句的“亂”字，都是深思熟慮的結晶，和剛才說過的“綠”字、“鬧”字一樣，均屬卓絕千古之字。這些，都值得我們認真學習。
修改的范圍大概有四：一是修改觀點，二是修改材料，三是修改結構，四是修改語言。具體要求不再細說，這里簡單介紹一下修改的主要方法。
1。審閱修改法。初稿完成后，起草者本人應從頭至尾進行審閱，從字到詞，從詞到句，從句到段，到全篇的結構布局，發現問題，留下標記，全部閱完，再回過頭來認真細致地修改。
2。通讀修改法。通過朗讀，發現文中語句不通暢、銜接不緊密、表達不清晰及缺詞丟字等方面的毛病。
3。冷藏修改法。就是稿子寫出后，先放一放，等頭腦冷靜、思維清晰之后，再拿出來“復看”。這時，有些毛病不需別人指點，自己能很快發現。這個方法實踐證明是有效的，缺點是對較急文稿不太適用。
4。討論修改法。這是一種集體的方式。主要是對一些內容復雜、事關重大的公文，組織有用關人員碰頭、討論，提出意見，然后由起草人匯集大家的意見，進行必要的修改。
5。特邀修改法。一些政策性強、業務難度大的公文，可邀請有關領導、權威人士進行把關，使公文更加可靠、科學、準確。
五、公文校核
公文校核是在公文審批和發印前由辦公廳(室)所進行的校正、修改、加工和核對工作。它是公文自然的延伸，是公文處理地程中的一個不可缺少的重點環節，是公文發出前的最后一道工序，是辦公室的一項重要任務。它的作用是：對領導決策起著參謀助手作用，對行文要求起著保證作用，對公文內容起著把關作用，對公文涉及事項起著協調作用。不少問題是在校核中發現和訂正的，不少內容是在校核中充實和完善的，不經過認真校核的公文的不可能成為“精品”。無論是黨委自身制發的公文，還是印發、批轉有關部門的公文，都代表著一級黨委的聲音和形象，所以，校核工作必須嚴肅認真、一絲不茍地進行。
校核工作內容也比較多，重點要遵循“四項原則”，使用“五種方法”，把好“八個關口”。
第一，要遵循“四項原則”：
(1)依據原則(最高依據—國家法律和黨的政策;基本依據—行文機關的意圖;參照依據—本機關過去 規定和有關部門的相關規定。)
(2)質量原則(一是校核工作本身要講究質量，提高工作水平，增強工作的有效性;二是公文要講究質量，高標準，嚴要求，對已起草的公文進行“質量檢驗”，橫挑鼻子豎挑眼，不達標準不出手，務求經過校核的公文都成為精品。)
(3)效率原則(縮短校核時間，急件校核符合時間要求，文件辦結率高)。
(4)精簡原則(少發文，發短文)。
第二，要使用“五種方法”：
(1)討論法?？茖W確定討論題目，審慎確定討論人員，正確選定討論形式。
(2)協調法。通過書面、電話、上門、請來、座談等形式，就公文內容涉及的事項同有關部門進行協商。
(3)論證法。通過演繹、比較、假設論證，證明公文觀點的正確性、內容的準確性、材料的真實性和主旨和鮮明性。
(4)借助法。借助行家、專家和有關方面的力量，請他們協助校核。
(5)上交法。就是矛盾上交，請領導裁定。公文校核本身不是決策，是為領導決策所作的準備。校核人員只有提供情況、文字修改和參考意見權，決策權在行文機關。校核既要大膽，敢于提出問題，又不能代替領導決定問題。上交時要把矛盾擺清楚，情況說明白，對公文中存在的主要總是 發出后可能出現的后果，新公文與以往公文的矛盾之處，有關部門的不同意見及理由，協調的情況，修改建議及理由等，都要有所交待。這樣，領導才能及時地正確地果斷地下決心。
第三，要把好“八個關口”：
一是要嚴把發文關。發文是組織開展工作的一種必不可少的手段，實際工作中需要的公文非發不可;但公文過多過濫，就會助長空談，助長形式主義，下僅增加了各級領導的工作負擔，也容易使執行者產生逆反心理，影響公文的權威性，以至貽誤工作。校核是解決“文山”困擾的基礎環節和有力措施，要通過校核做到少發文，可發可不發的公文不發，重復的公文不發，該部門發的公文上級黨政領導機關不發，不成熟的公文暫時不發，并盡量減少黨政聯合行文(以免使黨委管了政府的工作，也不便于人大監督)。在核文中要敢于堅持原則，對那些不應該發或應降格發的公文，要大膽提出不發或降格的建議，協助領導做好控文、減文工作。當然，這樣做很難，控、減一件公文往往比多發一件公文更花費精力，有時還常常鬧誤會、傷感情，弄得不亦悅乎。但職責要求我們協助領導控文、減文，我們就不能怕得罪人。要多做解釋工作，講清道理，爭取部門領導同志的諒解。(現在，減文的措施已不少，如：領導講話一般不發文件;充分運用明電、密電等現代傳媒，會議通知用電報、電話，工作經驗、報告等通過報紙刊物登載等。)要發短發。核文時，把一切與主題無關的內容、材料和論述統統刪去，即使這些材料，論點很精彩，也要忍痛割愛。穿鞋戴帽的話、修飾描述的話、過場話、客套話等，對公文是個累贅，也要盡量刪減。合并同類項，能一句話說清的不說兩句。為文者大多倡導、力求精簡，多數人都是喜短不喜長的。古今中外，概莫屬外。明朝初年有一個喜寫長文的人叫茹太素，他向朱元璋奏事，兩萬多字還未言及主旨，朱皇帝龍顏大怒，狠揍了他一頓板子，舒服了?，F在國際上通行領導者人站著講話，為什么?就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。中央多次作出規定，要求一般報告不超過2000字，綜合報告不超過3000字，我們要認真做到。
二是要嚴把政治關。政治性是機關公文的根本屬性，是靈魂。一個政治性很強的公文，必然會有很強的指導作用。政治性不強或發生偏誤，就會產生不良后果。因此，在核文中要始終把講政治放在第一位，努力用馬克思主義的政治主場、觀點，去把握公文的內在質量，貫徹黨的基本理論、基本路線和基本方針，保證完整、準確體現各級黨委的意圖和工作重心，保證每一件公文在政治上不出任何偏差。
三是要嚴把全局關。一件公文牽涉到全局，個人榮辱無所謂，黨的事業重如山。秘書人員要“關起門來當書記，小人物作大文章”。要時刻關注大局，認真研究大局，準確把握大局，做到局部服從整體、微觀服從宏觀、小道理服從大道理、全局統帥局部、局部體現全局。對每一件公文都要從全國、全省、全市、全縣整個工作的大局中去考慮，去辦理。核文既要從局部看是否合理可行，又要從是否有利于全局方面進行認真分析、論證。對那些從部門產生的由于過份強調局部工作而影響全局的，要堅決進行修改或調整。
四是要嚴把政策關。“政策和策略是黨的生命，千萬不可粗心大意。”毛主席的這句名言，應當成為我們辦文人員的座右銘。黨委機關公文的權威性就在于它的政策性，把好這個關口至關重要。首先，要注重公文與黨和國家政策規定的一致性。不管哪一級，以哪種形式行文，都不能與黨和國家的方針、政策相違背。這是行文的一個重要政治原則和組織紀律。其次，要注重政策縱向的連續性。政策相對穩定，有利于事業發展。有句民謠說：“黨的政策象月亮，初一十五不一樣。”如果政策措施缺乏穩定性，連續性，人們就會擔心，就會倒致短期行為。當然，不變是相對的，變是絕對的。原創文秘材料，盡在網絡網。形勢發展這么快，新情況、新問題不斷出現，政策一成不變行嗎?但這種變動絕不是輕率的“朝令夕改”，一會兒一個樣。核文時要進行必要的前后對照，政策內容有變化的，要標出來并明確說明。再次，要注重政策的相關性。各地、各部門都要結合本地、本單位實際制定一些具體政策，千萬不要越權，并兼顧左領右居，注意銜接。如果你來一套，我來另一套;你否定我，我否定你，那誰的規定的落實不了。那種我行我素、各執一端、政出多門、政策打架的情況，是一種內耗，必須堅決糾正。要注意，凡文稿涉及民族、宗教、外事、農民負擔等敏感問題，涉及組織、人事、財政、稅收、計劃生育、機構編制等熱點問題時，一定要慎之又慎，不搞清楚、不協調處理好決不進入下一道程序。
五是嚴把法規關。隨著社會主義法制和黨內法規建設的加強，必然要求涉及黨內活動的公文也要有鮮明的法規性。我們代黨委校核的各種公文，凡內容涉及國家有關法律，法規的，都要進行認真對照，以國家法律、法規為準繩。
六是嚴把規格關。規范行文是一門科學，我們必須按照公文種類、公文格式和行文規則辦事。突出三個方面：
1、看文種是否恰當。有些文種容易搞亂，如請示與報告決議與決定，批復與指示等，搞亂了就鬧笑話，甚至出大事
2、看行文形式是否準確。該上級機關行文的，下級機關不能行文;工作僅涉及到一個部門的，就沒有必要聯合行文。尤應指出的是，除黨委辦公室根據黨委授權，可以向下級黨委行文外，黨委其他部門不能對下一級黨委發布指示性公文;平級機關之間一般用函行文?，F在有些部門請示解決資金等問題時，該用“函”卻偏偏使用“請示”，用下級對上級的口氣請求批準，這是不對的。有的同志講，只要能批到錢就行，用什么文種都無關緊要。但以后這樣做不行了，省、市委檢查公文，發現了要給予通報的。再說，你這樣辦，對于受文單位來說，看了心里也不一定舒服。人家批給你錢并不是看你“請示”批的，是“函”就不批了。所以，一定要按《條例》和《意見》的要求辦，大家都自覺照辦，就不會出現亂用文種的問題了。
3、看文件體式是否規范。密級、發文字號、簽發人、標題、主題詞等該標注的一項不能少，不能錯。
七是要嚴把文字關?？茖W而又規范的文字，能準確表達行文機關的決策意圖和意志，便于受文單位正確理解公文精神。搞好文字校核，就能防止和避免文字的粗糙和不規范現象，增強公文的準確性和嚴肅性。要重點審核公文的結構是否清晰，語句是否符合形式邏輯，字詞使用是否妥貼，人名、地名、時間、引文、數字是否準確，文風是否純正。好的文風應該是實實在在，直書不曲，平直明快，端正不俗，深入淺出，言簡意賅，樸實無華，嚴謹準確，規范統一。有的公文洋洋千萬言，大題套小題，談上幾遍不解其意;有的公文，堆砌詞藻，套話疊出，空話連篇，使人一看就煩，更無心去思考如何遵循了;還有的公文，把上級的文件改改抬頭和落款，照抄照搬，沒有自己的情況和措施。這是要不得的。再強調一點：搞好印制前的核對工作，是確保公文質量的一個關鍵環節。“差之毫厘，謬之千里。”一字錯誤，有時后果不堪設想。漢字象形字很多，稍有疏忽就會出現差錯。如“資產階級、無產階級”、“路線、線路”，搞錯就是政治性錯誤。又如“史無前例、史無前列”、“選拔干部、選撥干部”等，搞錯了是常識性錯誤。據史料記載，1930年4月，閻錫山、馮玉祥結成反蔣聯盟，預定在沁陽會師聚殲在河南的蔣軍。馮的參謀擬制命令時，誤將“沁陽”寫成“泌陽”，一個在焦作，一個在駐馬店，相隔數百里，結果會師不成，反被蔣介石分割包圍而打敗。僅僅多了一撇，馮閻兵敗中原。否則，這段歷史也許就要重寫。另外，標點符號的使用也很重要。(⑴有一篇報道，原意是“送子服法”，一字用錯，將服從的“服”寫成降伏“伏”，從紙面上把人家兒子給斃了。⑵再如，古時一人騎馬不慎踏死了人，別人告他的罪狀是“跑馬踏死人”，眼看性命難保，有人為他著想，取筆在狀紙上一勾，變成“馬跑踏死人”。這樣，主犯由人變成了馬，罪行減輕，免于一死。⑶還有，太平天國時曾國藩鎮壓太平軍，連吃敗仗，上奏時幕僚寫道：屢戰屢敗。曾看后怕在皇帝面前吃罪，提筆一劃，改成屢敗屢戰。這樣，意思就有了很大不同。這都說明用詞用字的重要性。標點符號例：(1)一個媒人介紹一女子：“麻子，無頭發，黑臉，大腳，不大好看。”因無標點，男方誤認為：“麻子無，頭發黑，臉大，腳不大，好看。”娶回家后，大失所望。(2)一地主與教師在下邊一句話的理解上，釀成一場官司。地主解成：“無雞鴨也可，無魚肉也可，唯有青菜咸菜不可少，不得半分文學費。”而教師則解為：“無雞，鴨也可;無魚，肉也可;唯有青菜咸菜不可，少不得分文學費。”⑶ 有一條報紙標題新聞：“西哈努克親王，八日到京，外交部長姬鵬飛，到機場迎接。”因無標點，被一領導干部讀成“西哈努克親，王八日到京，外交部長姬鵬，飛到機場迎接。”引得哄堂大笑。⑷已取得文憑的和尚，未取得文憑的干部;⑸某人規定其子每天要記日記，晚上他要檢查兒子的日記。一日，他查完日記后，對兒子的母親大發雷霆。妻莫名其妙，為夫曰：“有據可查!”他把兒子的日記攤在桌前，其上歪歪扭扭地寫著：“今日王叔叔來我家玩，我做完作業后，叔叔夸我做得好，叔叔親了我媽媽，也親了我。”妻大怒，斥問小兒。小兒哭叫：“是我把標點點錯了，……應該是叔叔親了我，媽媽也親了我。”你說標點符號事大事小?她居然能夠影響到家庭安定!所以，要教育孩子從小就正確使用標點符號喲!以上這些，不少有文字游戲之嫌，但至少都說明了標點符號的重要性。)所以，辦公室工作無小事，文字處理工作無小事。
八是要嚴把程序關。只有按程序辦事，才能保證公文質量，提高辦文效率。目前工作中，存在著文件倒流問題。一些部門、地方向市委的請示、報告及要求市委、市政府辦公室批轉的公文，不經市委辦公室審核，而常常是直接送領導同志審簽，甚至同時送幾位市委領導同志審簽，既干擾了領導同志的工作精力，也增加了辦公室的工作難度和部門間工作的掣肘。對此，要采取措施努力避免。對已經形成的倒流件，不管領導是否簽發，都要無一例外地認真校核，發現問題仍然敢于負責地提出處理意見和建議，積極向領導同志報告、反饋，絕不能讓一件不合格的公文發出。對那些因公文倒流造成不良影響的，要采取一定方式給予提示和警告，以樹立黨委辦公室的權威。
最后，公文經領導簽發后，還要進行再次校核。一是看“五官”是否端正：版頭、標題、主送機關、發方機關署名、成文日期有無問題。不要前面是縣委文件，后面落款卻是縣委辦。二是看“四肢”是否健全：即發文字號、密級、主題詞、印刷版記怎么樣，有無漏項。發文字號要用對，密級要核準，主題詞要列全，印刷版記要完整。另外，還有份號、簽發人、附件、印章、抄送機關、印發傳達范圍、份數等8個部件，都要逐一檢查。做到該有的不漏，不該有的不加。復核以后，就可以送印了。
公文處理工作的內容很多，因時間關系，不能一一細講。由于自己的水平有限，對《條例》、《意見》理解不深，對基層公文工作情況不大了解，所以講得不好，敬祈原諒;不當之處，還請指正。今天，不管我講的合不合大家的口味，但同志們還是堅持到了最后，況且秩序還這么好，這是給我的面子，對我的鼓勵，使我非常感動。希望以后大家加強聯糸，多進行一些交流，歡迎各位有空光臨市委辦公室做客。
最后，祝愿同志們、同行們工作順利，事業有成，家庭幸福，萬事如意!謝謝大家!
第五篇：關于機關公文處理工作的匯報
2010年8月20日
各位領導、各位同事：
十分榮幸有機會和大家共同交流公文處理工作，下面我結合自身工作，從辦公室工作、公文處理工作和政務信息工作等三個方面向大家匯報，不妥之處敬請各位批評指正。
一、 局辦公室工作
辦公室主要工作概括起來是三句話，即：“參與政務、管理事務、搞好服務”。
具體工作主要體現在十個方面：
1、重點工作目標考核：迎接上級考核，參與縣區考核;
2、機關公文處理：來文擬辦、批示交辦、發文審理、重要公文起草(年度總結、工作目標考核報告和工作報告起草擬等);
3、政務督辦：提醒承辦部門按期完成任務;
4、政務公開：政策公開、審批公開、信息公開(網站公開、新聞公開);
5、綜合協調：縱橫協調、工作協調、活動協調;
6、新聞和信息宣傳：網絡、聲像、報刊;
7、提案議案辦理和來信來訪;
8、財務管理、車輛管理、檔案管理、物業管理;
9、綜合治理、保密、安全防范;
10、公務接待、會務承辦、辦公保障等。
二、 公文處理工作
公文處理：是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
★公文處理OA系統：政務新區即將推行電子政務，我局是首批啟用單位，屆時，絕大多數公文處理將實現電子化。
公文處理原則：堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全;嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。
局辦公室負責局機關的公文處理工作。
★在此重點介紹公文種類和形式、公文格式、行文規則、發文辦理、收文辦理、公文管理、公文歸檔7個方面。
(一)公文的主要種類和形式
公文種類主要有：決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等10類。
1、 決定
適用于重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
2、 通告
適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
3、 通知
適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
4、 通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
5、 報告
適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。
6、 請示
適用于向上級機關請求指示、批準。
7、 批復
適用于答復下級機關的請示事項。
8、意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
9、 函
適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
10、會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 市局機關公文形式主要有七類：
1、發文標識為“蕪湖市人力資源和社會保障局黨組文件”，發文代字為“蕪人社黨組”的公文，主要適用于局黨組向上級黨組織報告、請示工作和呈報意見，安排部署工作，發布重要通知事項等。
2、發文標識為“蕪湖市人力資源和社會保障局文件”，發文代字為“蕪人社”的公文,主要適用于向市委、市政府及省人力資源和社會保障廳報告、請示工作和呈報意見;
發文代字為“蕪人社發”的公文,主要適用于傳達上級的方針、政策、指示，部署全局性和重要工作，發布重要規范性文件以及其他必須以局名義辦理的重要事項等。
3、發文標識為“蕪湖市人力資源和社會保障局文件”，發文代字為“蕪人社秘”的公文，主要適用于局對有關單位通知重要事項、批復請示事項，與市政府有關部門或兄弟市人力資源和社會保障部門商洽問題等。
4、發文標識為“蕪湖市人力資源和社會保障局”，發文代字為“蕪人社函”的公文，主要適用于與我局沒有隸屬關系的單位之間知照和商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。
5、發文標識為“蕪湖市人力資源和社會保障局”、發文代字為“蕪人社辦”的公文，主要適用于以局辦公室名義與有關部門或單位聯系一般性的工作事項，辦理局內部事務等。
6、發文標識為“中共蕪湖市人力資源和社會保障局黨組會會議紀要”，“蕪湖市人力資源和社會保障局局長辦公會議紀要”、“蕪湖市人力資源和社會保障局局務會議紀要”的公文，用于記載、傳達局黨組會議、局長辦公會議、局務會議決定事項和主要精神。
7、局政務信息標識為“蕪湖市人力資源和社會保障政務信息”、“蕪湖市人力資源和社會保障局送閱材料”。
(二) 公文格式
1、公文的組成要素(13)：發文機關、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、發文機關印章、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等要素組成。
2、需要特別注意的幾點：
⑴ 聯合行文。聯合行文用幾個機關名稱為發文標識，將主辦機關排列在前，只標明主辦機關發文字號;上行文應注明簽發人、會簽人姓名。
⑵ 公文標題。應準確簡要地概括公文主要內容，一般不用標點符號
⑶ 主送機關。除 “通告”外，其他文種的公文都應標明主送機關。主送機關，應使用全稱或規范化簡稱、統稱。
我局的規范化簡稱、統稱分別為：“市人社局”、“市人力資源和社會保障局”。
①發往市政府各部門的公文，寫作“市政府各部門”; ②發往市內各縣區人力資源和社會保障部門的公文，寫作“各縣、區人力資源和社會保障局”;
③發往局機關各單位(包括局機關各科室，市外國專家局)、局屬各事業單位的公文，寫作“市局各單位”;只發局機關各單位的公文，寫作“局機關各單位”;只發局屬各事業單位的公文，寫作“局屬各事業單位”。
⑷ 附件，應在正文之下空一行、成文日期之前，注明附件順序和名稱。
⑸ 成文日期，以負責人簽發的日期為準。聯合發文以最后一個機關負責人簽發的日期為準。會議討論通過的“決定”，以通過的日期為準，并應在標題之下、正文之前，用小于標題字號的另一種字體加圓括號注明會議名稱和通過日期。
⑹ 附注(需要說明的其他事項)，應在成文日期左下方，主題詞之上加圓括號標注。如屬請示件，應在該處注明聯系人的姓名和電話。聯系人一般以本機關經辦科室負責人為宜。
★不得出現“此頁無正文”字樣。
(三) 行文規則
1、行文范圍
可以與省廳，市委、市政府及其部門、各直屬機構相互行文;
可以與各縣、區人力資源和社會保障局相互行文; 可以與省外市人力資源和社會保障部門等相互行文。 我局可以與市委各部門、市政府各部門、縣區政府、同級軍隊機關、同級人民團體和具有行政職能的事業單位等聯合行文。
2、注意事項
⑴ 一般不得向縣、區人民政府正式行文(除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題外如需行文，應報請政府批轉或由市政府辦公室轉發);
⑵ 局內單位(市外國專家局需向市委市政府請示報告的事項，應以市人力資源和社會保障局名義上報。
⑶ 局機關各科室不得對外正式行文。確因工作需要，經分管局領導批準，只能以函的形式與相關單位進行工作商洽。
⑷ 局屬各事業單位非以局名義對外行文不得使用局文頭紙，應使用署有本單位名稱的文頭紙。
⑸ 一般不得越級請示和報告。對發生重大事故、突發事件、抗洪搶險等特殊情況，必須越級行文時，應抄送被越過的機關。
3、“請示”應一文一事。一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應用抄送形式，但不得抄送其下級機關。
4、請求市政府批轉或市政府辦公室轉發的公文，應同時附代擬稿。
5、 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以局名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”、“報告”;如屬上級機關負責人交辦事項，應在正文開頭部分予以說明。
(四) 發文辦理
發文辦理主要包括：草擬、審核、簽發、復核、登記、繕印、用印、分發等8道程序。
1、草擬(擬稿) 草擬公文應做到：
⑴ 符合國家的法律、法規及其他有關規定。如制定新的規范性文件等，要充分論證，切實可行。
⑵ 觀點鮮明、正確，表述簡捷、準確;結構嚴謹，條理清楚，邏輯性強;內容充實，數據準確;語言平實，標點正確，篇幅力求簡短。
⑶ 公文的文種應根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。
⑷ 擬制緊急公文，應體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。
⑸ 人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，后引發文字號。引用外文應注明中文含義。日期應寫具體的年、月、日。
★⑹ 結構層次序數，第一層為“
一、”，第二層為“
(一)”，第三層為“l.”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。
⑺ 應使用國家法定計量單位。
⑻ 文內使用非規范化簡稱，應在第一次出現時先用全稱并注明簡稱。
⑼ 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。
2、審核(核稿、審理意見)
⑴ 以局名義的發文，由主辦單位草擬，單位負責同志初審，局辦公室提出審理意見后，報分管局長或局長簽發。 ★審核的重點是：是否確需行文、行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合有關規定等。
⑵ 對涉及兩個以上單位業務工作的文件，主辦單位草擬后，在局辦公室審核前，須先經所涉業務單位簽署審核意見，再按程序辦理;對涉及出臺人力資源社會保障規范性文件，在局辦公室核稿前，須先經承擔政策法規職能的部門進行合法性審核，再按程序辦理。
3、 簽發
⑴ 以局名義的發文，由局長簽發或由經局長授權的分管局領導簽發。呈局長簽發的公文，分管局領導應簽署明確意見。
★上行文和聯合發文，以及涉及人事、資金方面的文件由局長或主持工作的局領導簽發。
⑵ 以局辦公室名義制發的公文，一般由局領導簽發;事務性公文也可由辦公室主任簽發。
★⑶ 局領導一般不簽發未經辦公室審理的公文。 ★草擬、修改和簽批公文，不可使用鉛筆或圓珠筆，所用墨水一律使用符合存檔要求的黑色墨水筆
4、登記和繕印
⑴ 文件經局領導簽發后，局辦公室要及時進行登記、編號、標引主題詞;
★⑵ 主辦單位進行校對，確認文稿無誤后，按照發放范圍確定印刷數量。
⑶ 局文印室按要求統一排版、印制，繕印要講求時效，保證質量，做到字跡清晰，版面清潔，莊重大方。
5、 用印和分發 ⑴ 局印章要確定專人保管，實行用印審批制度; ⑵ 其他事項用印要嚴格履行審批手續，經用印部門經辦人申請，部門負責人審核，分管局領導審批后方可用印;
★凡涉及人事、資金方面等重要事項須經局主要領導審批。
(五) 收文辦理
★收文辦理主要包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、督辦等6個環節。
1、簽收。凡送我局的文電、信函，一律由局辦公室簽收，按程序辦理。
局領導不受理未經局辦公室簽收的公文。
2、登記。公文簽收后，由局辦公室分類登記，粘貼《蕪湖市人力資源和社會保障局公文處理標簽》。登記中要將辦件、閱件和簡報等分開，避免該辦的文件漏辦。
3、擬辦。對需要辦理的公文，由局辦公室提出擬辦意見。對緊急重要公文應提出辦理時限;對需幾個單位承辦的公文，需明確牽頭單位。
來文有重大事項的，擬辦時列入督查計劃，由局辦公室督查人員全程跟蹤督辦，確保按要求辦結公文。
4、批辦。對需請局領導批示辦理的公文，局辦公室要及時呈請局長閱批;
按批示要求，及時轉送有關分管領導，經分管領導簽署意見;
轉承辦單位簽收、辦理。局辦公室要對領導批閱的主要內容及要求等進行摘錄，以備查考。
5、承辦。承辦單位接到交辦的公文，應當逐件登記，并抓緊辦理。有時限要求的公文，應在時限內辦結;一般公文應在7個工作日內辦結;涉及需要研究、協調解決問題的公文，應力爭在3個工作周內辦結。確有困難的，應當予以說明。對不屬于本單位職權范圍或不適宜本單位辦理的，應在1日內退回局辦公室并說明理由。
6、督辦。建立公文督辦制度。局領導批示交有關單位辦理的公文，局辦公室負責督辦，緊急公文跟蹤催辦，重要公文及局領導批示的公文重點督辦。督辦過程要做好記錄，準確掌握公文辦理情況。
(六)公文歸檔
1、局機關在工作中形成、辦理完畢并具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等，應及時按局檔案管理規定整理(立卷)、歸檔。
2、公文辦理結束后，應將3份公文正本交局辦公室;絕密公文辦結后應及時整理(立卷);個人不得保存應當歸檔的公文。
3、歸檔范圍內的公文，應根據其相互聯系、特征和保存價值等組卷，并保證公文材料齊全、完整，正確反映公文的形成過程和本機關的主要工作情況，以便保管和利用。
4、歸檔范圍內的公文應當明確保管期限，并按照有關規定定期向市檔案主管部門移交。
5、草擬、修改和簽批公文，不可使用鉛筆或圓珠筆，所用墨水一律使用符合存檔要求的黑色墨水筆。文稿左側裝訂線外，不得簽批和修改。
(七)公文管理
毀。
2、局辦公室要認真貫徹執行國家、省、市有關公文處理的規定和本辦法，建立健全局機關公文處理工作有關制度。對不符合規定的公文，可以不予辦理，退回呈報單位。不得違規轉發、翻印公文。不得利用傳真機傳遞帶有密級公文，以確保公文安全運行。
3、上級機關的公文，經批準后方可翻印，并應注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍等。公文復印件作為正式公文使用時，應加蓋復印機關證明章。
4、公文被廢止的，視作自廢止之日起不產生效力;公文被撤銷的，視作自始不產生效力。
5、局辦公室應于每年的第一季度對局上年度形成和接收的不具備歸檔和存查價值的公文進行清理、集中，經鑒別并報局辦公室主任批準后，到指定場所予以銷毀。銷毀秘密公文應由2人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中銷毀絕密公文(含密碼電報)，應當進行登記。
6、機構調整時，需要歸檔的公文、資料應整理立卷后，按有關規定全部移交局檔案室。
★工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
1、公文由局辦公室統一收發、審核、用印、歸檔、銷★
7、 涉密公文不得翻印、復制。
8、查閱公文案卷，按檔案管理有關規定辦理。成卷公文不得外借。
三、政務信息工作
(一)市局政務信息三種形式
1、送閱材料：主要向市委、市政府主要領導報送我局有關方面工作情況;
2、上報信息：主要報送創新做法、工作進展、推進工作中存在的問題等。報送范圍是省人力資源和社會保障廳、市委辦、市政府辦、市人大辦、市政協辦，以及市政府主要領導、市委市政府分管領導等;
3、普發信息：主要是編發各縣、區成功經驗、創新做法等，發送范圍是各縣區人力資源和社會保障局、市局機關各科室、局屬事業單位。
(二)政務信息的五方面作用
信息是決策的基礎和依據，信息是領導的耳目。
1、推進重點。當前的人力資源和社會保障工作千頭萬緒，但要抓好工作就必須突出重點，抓好重點就能獲得“牽一發而動全身”的效果。我們將重點工作進展情況、所采取的舉措等通過信息發布出去，引導社會各界和人力資源社會保障系統的重視，動員和協調盡可能多的力量，將重點工作抓緊抓好抓出成效，使人力資源和社會保障的整體工作獲得長足發展。---引導型宣傳。
2、交流經驗。當前人力資源和社會保障工作是社會關注的熱點，也是我們工作的難點，通過信息把各地的創新做法發布出去，供全系統借鑒、參考，使全系統各單位結合自身實際開展工作，進而推動全市人力資源和社會保障工作的整體前進----指導型宣傳。
3、鼓勵先進。我們可以通過信息及時把目標任務、重點工作進展情況印發全系，以達到表揚先進、促進落后，形成比學趕幫超的爭先進位氛圍，進而推動各項工作的深入開展。
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4、擴大影響。通過信息將人力資源和社會保障部門如何圍繞黨委、政府工作大局拼搏進取、貫徹落實、破解難題、解決問題的工作情況宣傳出去，引起領導層和社會各界對當前人力資源和社會保障工作關注，使我們在開展工作方面獲得盡可能多的支持----平行宣傳
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5、引起關注。通過信息，我們可將人力資源和社會保障工作面臨的困難及解決困難的建議呈給決策層，使領導者能及時把握我們工作的脈搏，從而在決策時給我們以支持和資助。--向上宣傳
(三)報送信息的四點要求
1、及時準確。時效性的信息報送必須迅速、及時，超過了特定的時間就失去了意義。如：特定節日的招聘活動、突擊性的工作等。
2、主題突出。要報送有新意、有深度、有針對性的重要信息;既要有準確的數字，又要有定性的分析和結論，力戒內容空洞;文字要準，內容要精，質量要高。
3、喜憂兼報。要客觀反映工作中所取得的成績和出現的問題，切忌報喜不報憂。
4、規范報送。報送信息實行一事一報，即一期信息一件事。一報多事，什么也說不清楚。
(四)報送信息的重點
三類內容：報成績、講做法、說問題。
1、圍繞領導關注點收集報送重要信息。
從信息工作的角度看，我們人力資源和社會保障部門有“信息源廣、關注度高、熱點事多”的特有特征，這是我們做好信息工作的必要條件，如：人才隊伍建設、就業培訓工作、社會體系完善、依法維護權利、優化窗口服務、民生工程建設等等，我們就要圍繞這些指點編發和報送信息。
2、突出工作亮點報送特色信息。如：創業園街建設、農民工培訓、解決用工荒;新農保建設、社保征繳、基金監管;人才引進、事業單位改革;仲裁、勞動監察等;
3、抓好問題信息的報送。領導最關注的是工作中“對存在問題分析、處理、建議”，這類信息要搶主動、換視角、爭奪話語權。
4、報送深層次的信息。這類信息各級都喜歡用，但編發這類信息要下功夫，需要我們把工作研究深、問題分析透。建議切實可行。
(五)報送信息的幾點技巧
1、信息的題目要醒目，題目要準確地概括內容;
2、文字要精練、樸實，少談重要性。這是與新聞稿件的最大區別，信息的對象是領導，新聞的對象是大眾，需求不同;
3、要善于把數字用到題目上;
4、可以從工作總結、匯報材料中找信息;
5、可以從調研材料中找信息;
6、從信訪中找信息。
各位領導、各位同事，以上的匯報僅供參考，誠懇地歡迎各位批評指正。
謝謝大家!