城建檔案館范文第1篇
摘要:精細化管理的含義是非常廣泛的,對某一工作領域來說,關鍵是要找準切入點。最近幾年,長沙市城建檔案館大力加強數字化建設,實行了館藏檔案的數字化、檔案接收的數字化、業務操作的數字化和人員管理的數字化,精細化管理不斷走向深化,成績顯著。本文通過理論和實踐兩方面的論證,確立了數字化是城建檔案工作精細化管理的最佳途徑的觀點。
關鍵詞:數字化;城建檔案工作;精細化管理;途徑
文獻標識碼:B
1概述
精細化管理理念最早是在企業管理中提出來的,是企業管理從粗放式向集約化、規?；芾戆l展過程中提出并推廣應用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精細化管理已引入企業、事業、社團和政府機構管理等方方面面。精細化管理要求對工作主體、目標對象、操作流程和規范標準等都實行精確和細致的管理?；诰_和細致本身就是相對的概念,“沒有最好,只有更好”,因此精細化管理代表的是一種理念、一種追求,一種管理思維,一種持續創新、持續改進、永不止步、永不懈怠的管理實踐,其管理成果符合人們需求永恒增長這一客觀事實,對企業持續改善產品,事業、社團和政府機構持續改進服務有著非常重要的指導意義。因此,我們研究精細化管理,一個重要的方法就是找到精細化管理的切入點,即精細化管理的實現途徑,找到了這一途徑,精細化管理的方法和措施也就水到渠成了。根據我們的實踐和思考,數字化就是城建檔案工作精細化管理的最佳途徑。
2城建檔案工作的發展現狀及特點
我國城建檔案工作興起于上世紀70年代末、80年代初,與改革開放后經濟建設全面發展同步;2000年以來,隨著我國掀起新一輪城市建設高潮,城建檔案工作也進入了一個新的高速發展時期。至今,全國660多個設市城市中,已建立了近500個城建檔案館,區(縣)城建檔案室達1000多個,館藏量在4000萬卷以上。在具體工作上,各城建檔案館主要是收集城市建設活動中,特別是各項建設工程中形成的具有保存價值的各種技術資料,加以整理、入庫、保管,并提供查閱和復制利用。對人的管理、對工作過程的管理和對工作對象(即各種技術文件、圖紙、影像資料)的管理,還是以原始手工方式為主。城建檔案工作的核心就是城建檔案,一切工作和活動都是圍繞著城建檔案展開的。而城建檔案的本質不是其外在的形態,而是內在的技術內容,是信息。如果我們能用現代信息處理技術手段對城建檔案進行處理,那么城建工作管理模式就會發生根本的變革。長沙市城建檔案館從2000年以來,不斷加大城建檔案收集工作力度,進館檔案逐年增長,達到了30000多卷/年,如果按照原來的管理模式,檔案整理跟不上,檔案查閱利用越來越困難,檔案存放也是一個大難題,庫房空間嚴重超負荷,多次倒架騰庫,仍是應付不了檔案迅猛增長的局面。我們把檔案的信息特征從紛繁復雜的檔案形態中抽取出來,實行數字化,就能掙脫檔案實體的桎梏,使檔案的收集、管理、利用都拋離了檔案的實體,完全在信息的流轉中完成,這就為城建檔案工作精細化管理的實踐開辟了一個全新的途徑。
3數字化在城建檔案工作精細化管理應用的幾個方面
數字化在城建檔案工作中的應用是多方面的。事實上,數字化是一種技術手段和工作機制,它既可以變革原來的城建檔案工作內容和模式,還可能創新出城建檔案工作一系列新的業態,這就為城建檔案工作精細化管理提供了一個技術平臺,使城建檔案工作對象、工作流程和工作成果控制能在現代信息處理技術幫助下精確計劃、精密控制、精心操作、精準落實,從而真正實現最佳效果的精細化管理。具體地講有以下幾個方面:
3.1 檔案接收的數字化
傳統紙質檔案的接收是指工作人員對建設工程過程中形成的文件材料和圖紙,按照城建檔案管理有關規范要求進行收集、初步整理,在工程竣工后向城建檔案館移交的過程。實現檔案接收的數字化,首先是要按照城建檔案管理規范要求,建立建設工程電子檔案報送系統,然后由工作人員根據建設工程進展,將建設工程信息(文件材料和圖紙信息)同步錄入該系統,最后以光盤等形式直接報送數字化打包信息。工作人員將按系統程序要求,一步步、一項項、一條條地完成建設工程信息的錄入,避免了紙質接收模式的那種隨意性導致檔案缺項漏項或重復冗余,也杜絕了工作人員集中在事后補制檔案導致檔案不真實。數字化接收在檔案接收質量檢驗環節也體現了精細化管理的優勢,可以用質量檢驗軟件對檔案信息包進行檢驗,避免了人工檢驗的主觀性。數字化接收的最大優勢還是工作效率,對很多類似的信息,我們可以用復制的方式,不用再重復打印出文件或圖紙,大大提高錄入工作效率,降低了工作成本。
3.2 館藏檔案的數字化以及檔案保管的數字化
傳統的檔案保管都是基于檔案實體,檔案實物的搬運擺放、庫房空間的占用調整以及檔案的保管防護是主要的日常工作。數字化的模式從兩個方面對這一過程進行革新,一是原有館藏的數字化掃描錄入,對已完成掃描的檔案實行真空包裝后永久封存,非特殊情況不用再開包調用;另一方面是新進檔案接收數字化信息,直接并入檔案信息數據庫;這樣日常管理的操作對象就是虛擬的檔案信息數據庫而不是檔案實體。這對檔案實體是一種保護,而且,檔案信息實行計算機數據庫管理的優勢是多方面,包括可以方便地制作多個備份,異地存放,防止突發災害對檔案信息的破壞。當然,原來的各種物理活動,如清理、搬運、消毒、溫濕度控制等都不存在了,檔案日常管理的內容與方式就發生了質的轉變,更少的人、更少的空間、更少的投入,可以完成更加高效的工作,這正是精細化管理所追求的核心目標之一。
3.3 檔案查閱利用的數字化
檔案查閱利用的數字化應該是最能展示精細化管理成果的方面。與傳統檔案查閱方式相比,數字化查閱可以真正實現查全、查準。多年來,在檔案利用中我們有一個難以明說的事實,就是檔案查不到并不是因為檔案不在庫房中,我們往往只好回答說,“這個檢索的條件可能不準確,再找找看看?！蔽覀兊酿^藏量是如此之大,如果單憑人工的手段,或者只是錄入了檔案的目錄信息,要查準、查全的確是勉為其難的事情。如果我們實現了全部檔案的數字化,情況就完全不同了,我們可以深入到檔案的內部去挖掘檔案的每一個信息點,而且這一個過程是由計算機來完成,在這種條件下,即使是“大海撈針”,也只是舉手之勞。數字化查閱的另一個優勢是,在檔案查閱出來后,目標信息的閱讀、摘錄、下載、拷貝、打印都是十分方便的,因為我們的利用方式完全拋棄了檔案實物,是一種完全的數字環境,就好像我們在互聯網上用GOOGLE搜索信息后游覽與下載一樣方便;當然,我們可以肯定的是,目前所有的檔案館數字化信息量與互聯網信息量相比只不過是“滄海一粟”,而且我們的檔案信息都是集中管理,所以對它的查閱利用肯定比GOOGLE還要來得快,來得方便得多。
3.4 業務工作數字化
主要是開發辦公自動化系統,以數字化的辦公平臺替代過去的人工模式和有紙辦公方式。業務工作數字化一是可以提高工作效率,二是可以規范工作流程。這兩個方面都是我們實行精細化管理所追求的核心目標。數字化辦公將由網絡環境的計算機系統對各種工作流程進行界定和標注,既不能越位,對時間上的延誤也記錄得非常精確、細致,對工作人員本身進行了管理和約束,是一種陽光工作模式。當然,系統設置的各種督促提醒或提示還會起到人工管理根本達不到的效果,在現實管理中,督促提醒或提示一是不能保持經常性和充分性,另一方面也礙于情面,而辦公自動化系統,可以由計算機系統預設的機制來完成這一工作,工作中有延誤、有松懈、有差錯等都可以由計算機系統發出警告,并自動生成工作日志,這使精細化管理中的考核環節變得非常容易。
3.5永不下班的城建檔案館——互聯網上的城建檔案館
數字化可以徹底改變城建檔案館傳統的辦公模式,使城建檔案館走上互聯網,實行全時上班開放,擴大城建檔案的社會影響,提升城建檔案的利用效果。當然,我們首先要對數字化城建檔案信息進行分類,檔案信息是有保密規定及密級劃分的,能在互聯網上發布的當然是可公開的部分,這是一個精細區分和精細控制的過程,而且需要一定的行政授權。但數字化為我們提供了這么一個技術條件,使城建檔案館在互聯網的時代揚帆前行。
3.6 基于城建檔案信息的綜合平臺
城建檔案信息的內容是非常廣泛的,其利用潛力也是巨大的。通過數字化,城建檔案信息就成為了一個基礎的信息源和信息庫,結合GIS、GPS、RS和MIS等各種技術工具就可以建立各種綜合平臺,對城市建設變遷、歷史文化保護、建筑設計、規劃設計以及城市動態管理等等展開應用研究并投入管理實踐運用。這是一個發展前景非常廣闊的領域,將使城建檔案的信息價值發揮到極致。我們在下面將以長沙市城建檔案館數字化實踐為基礎,列舉出多個這方面的應用實例。
4長沙市城建檔案館數字化工作的實踐及精細化管理成果
從2000年開始,長沙市城建檔案館就開始探索檔案數字化和數字城建檔案館的建設,開發了基于目錄的城建檔案檢索系統,解決了檔案數量比較大時,人工檢索工作量非常大、效率非常低、經常出現漏查的問題;開發了館內網站,初步實現了檔案遠程檢索和建設信息發布;但這些工作數字化水平還比較低,不足以改變城建檔案工作管理模式。2005年以來,隨著“長沙市地下管線信息化工程”項目被長沙市發改委科技立項和財政的不斷投入,長沙市城建檔案館數字化工作得到全面推進,共有五大數字化系統(項目)啟動開發、建設和運行,目前總投資已超過2100萬元,長沙市城建檔案館正朝著真正意義上的數字城建檔案館目標邁進,取得了豐碩的精細化管理成果。
4.1 長沙市地下管線信息化工程(地下管線GIS)
該工程項目是長沙市城建檔案館數字化的主體工程,也是最早實施的數字化工程。2005年就開始調研,2006年開始實施,2007年通過驗收。該工程對城建檔案信息中最重要的部分——地下管線工程檔案信息——實行全數字化管理。其基本原理是采用GIS技術,對長沙市城市規劃區范圍內的各種管線的三維矢量信息和各種文本屬性信息與三維數字化地圖建立對應關系,實現查閱、計算、修改和動態更新等功能。在實施過程中,我們一方面與長沙市勘測設計研究院用光纜專線連接,保證管線及地圖信息動態更新;另一方面,我們把建設工程數字化檔案與三維數字化地圖也建立對應關系,從而在這一個綜合平臺上也實現了檔案查閱利用功能。這兩個方面是這一系統最大的技術優勢,也使它成為了國內最先進的地下管線GIS系統。目前,該系統成為了長沙數字城市建設的基礎平臺,為城市規劃、建設和管理的精細化提供了極大幫助。
4.2 城建檔案數字化掃描管理系統
該系統從2007年著手開發,2008年全面投入運行,主要包括檔案掃描數字化錄入、質量檢驗、入庫管理和掃描作業控制等功能。目前,共有40多名工作人員正在加班加點地工作,數十臺計算機、高速文件掃描儀、工程圖紙掃描儀、條碼打印及識別儀、激光打印機等設備設施正在高速運轉;已完成檔案掃描20萬余卷,圖紙50萬余張,檔案數字化入庫信息量已達到1200G。該系統已經實現了與地下管線GIS的對接,數字化檔案信息的查閱利用已經實現。
4.3 長沙市城建檔案館業務辦公自動化系統
該系統2008年著手開發并投入試運行,2009年起已經在業務辦公中使用,在使用過程中,針對各科室工作需求,又進行了一系列的修改、補充和完善。目前,全館一室五科(辦公室和五個業務科室)的日常業務工作,包括檔案的接收、驗收、整理、入庫、人事、行政等事務處理都在辦公自動化系統中得到了實現,長沙市城建檔案館內部管理的技術條件飛躍提升,精細化管理水平大大提高。
4.4 長沙市城建檔案聲像媒資管理系統
聲像檔案是城建檔案的重要組成部分,對聲像檔案進行數字化管理其成效是非常顯著的。長沙市城建檔案館在雄厚的聲像檔案工作基礎之上,經廣泛考察、調研和論證,2008年以來共投入300多萬元資金,與在媒資管理領域頗有建樹的北京中科大洋科技發展股份有限公司合作,聯合開發了“長沙市城建檔案館聲像媒資(檔案信息)管理系統”,2009年6月已通過驗收并投入運行。該系統采用“雙碼流”技術,不但較好地解決了聲像檔案海量存儲和高速訪問的問題,還實現了與現有的地下管線GIS的對接,針對聲像檔案的多種來源,統一歸檔渠道,實現了對聲像檔案的全程管理,總體功能包括:收集整理及審核、關鍵信息提取分析、格式轉換、編目審核、檢索瀏覽、下載輸出、編輯利用、數據交換、存儲管理、系統管理、業務管理,為全國城建聲像檔案數字化管理開創了成功的范例。
4.5 長沙市建設信息中心網站
從1996年起,長沙市城市建設檔案館就加掛了“長沙市建設信息中心”的牌子,實行“三塊牌子,一套人馬”的管理體制(長沙市城市建設檔案館、長沙市城建檔案管理處、長沙市建設信息中心),但建設信息中心的職能落實缺乏有效機制。從2005年開始,隨著數字化工作全面開展,建設信息中心的職能不斷健全,對全市建設系統信息化工作實行精細化管理的條件不斷成熟。在數字化城建檔案館基礎之上,2007年,我們全面改版了“長沙市建設信息中心網站”,承擔了建設信息收集和發布、建設系統部門聯動、行業監督管理和投訴在線辦理等職能,發揮了長沙市建委政府門戶網站的作用。正是基于長沙市城建檔案館數字化成果日益豐碩、長沙市建設信息中心網站影響日益擴大,在多年的努力下,“長沙市建設信息中心”機構終于2009年11月由市編委下文批準正式成立,全市建設系統信息化工作精細化管理就有了強有力的法定工作機制。
5結語
城建檔案工作的實質是在城市建設的環境中做好檔案工作,而檔案的核心就是信息,從數字化的角度看,城建檔案工作實際上就是建設信息的管理工作。這一種解讀,不僅提升了我們對城建檔案工作的認識,也為城建檔案工作在新的技術條件下打開了發展的空間。我們所處的時代是一個數字化的時代,信息技術已進入生活的方方面面,以提供信息服務為主要目標的城建檔案工作更應該走在數字化的前列,只有城建檔案工作管理實現了數字化,城建檔案信息資源才能整合到社會網絡之中。在這種背景下探討數字化,不僅是城建檔案工作精細化管理的最佳實現途徑,而且是城建檔案工作發展的必由之路。目前,數字化已成為了全國各城市城建檔案館共同努力的方向,數字化在管理上的優勢和成果將不斷地顯現出來。
城建檔案館范文第2篇
一、加大基礎設施建設
數字城建檔案館需要大型數據庫管理系統, 它是由數據庫服務器、應用服務器、文件服務器、視頻服務器、外網服務器、海量存儲與備份設備以及其他附加設備組成的服務器群;高可靠性的數據安全系統, 如UPS電源 (不間斷電源) , 防止意外斷電引起數據丟失等情況;防火墻等信息安全設備、高速交換機、路由器、光端設備、高性能服務器和其他網絡設備等;掃描儀等檔案數字化加工專業設備等基礎硬件設施等組成。筆者認為, 只有在充分利用現有資源的基礎上, 加強基礎設施建設, 包括機房、網絡、主機、存儲以及數字化設備等基礎硬件設施, 才能為城建檔案信息資源的管理和共享提供保證。
二、制定標準規范
首先, 建立數據標準。數據標準的設計就是對數字檔案館資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面作出統一規范。標準確立將為實現建設工程電子文件的遠程歸檔、建立數字城建檔案的數據中心, 實現數據共享, 保證數字檔案館建設的順利開展奠定基礎。其次, 提供安全防范技術。包括管理性標準規范, 如電子檔案管理規范、電子文件元數據標準、空間數據元數據標準、電子檔案和數字檔案鑒定標準、數字檔案存儲格式與載體標準;技術性標準規范, 如數字檔案館軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、數據存儲壓縮格式標準、數據長期保存格式規范、數據加密算法規范、網絡數據傳輸規范、數字水印標準等。實踐表明, 采用XML技術作為數字檔案的文件格式標準比較恰當。一是因為這種格式通用性好, 基本上所有的大型數據庫都支持XML。簡化了使機器之間交換數據及網頁的搜索和分析過程, 提高了準確性。二是XML可以跨平臺地將數據庫的二維數據表達為結構化 (樹狀) 數據, 便于更精確地描述內容, 提高搜索查詢能力。
三、加強城建檔案數字資源建設
根據數字城建檔案館要求需要建設以下數據庫:
城市基礎空間數據庫、城市綜合地下管線數據庫、項目級著錄信息數據庫、工程級著錄信息數據庫、案卷級著錄信息數據庫、文件級著錄信息數據庫、數字化檔案文件、CAD文件數據庫、照片檔案信息數據庫。同時, 加大對城市建設有重大影響的科技檔案、發明、專利等的收集力度, 補充數字城建檔案館數字資源建設的不足。
四、開發應用系統
1. 信息發布網站。
目前已有許多城建檔案館都建立了信息發布網站, 其中有些還很有特色, 實現了網上政務、網上業務及常用表格下載等功能, 對于政務公開、簡化辦事程序、方便市民、強化全民檔案意識等都起到了非常積極的作用。信息發布網站相當于政府網的“外網”。
2. 數據交換中心。
數據交換中心的功能, 一是實現對城建檔案數字信息、電子檔案的收集與管理, 重點在交互性, 實現城建檔案業務的網絡化;二是按一定的數據共享協議為政府決策部門提供全方位的數據支持。數據交換中心相當于政府網的“內網”。從檔案數據安全方面考慮, 數據交換中心還不能為社會公眾提供服務。
3. 城市基礎設施信息服務平臺。
其功能通常以與用戶交互方式實現城建檔案信息的公眾服務、滿足城市在基礎設施規劃、管理等方面的需要為主。但作為公眾信息服務平臺, 必須要對編輯規則、符號配置、數據質量控制、查詢檢索、制圖輸出、海量數據的存儲、系統的可伸縮性、系統的開放性、多用戶的并發訪問、IN-TERNE解決方案等進行可操作的定義, 并形成平臺的核心———規則庫。從而實現各基礎設施管理部門在本信息服務平臺管理、維護、修改和模擬自己的設備設施。這是建立“城市基礎設施信息服務平臺”的最主要功能。
4. 保證平臺運行的保障體系。
包括信息采集、信息管理、信息利用、系統維護四個模塊。信息采集包含信息接收、信息搜尋兩個子系統;信息管理主要是對采集過來的信息進行整理、分類、維護等處理, 將大量無序的信息有序化, 包括數字檔案規范化、元數據著錄、分類號和主題詞標引、原始檔案著錄、目錄管理、檔案鑒定、報表打印、信息統計等功能。信息利用是對數字檔案館管理的海量數字檔案信息, 運用計算機和網絡技術向社會提供超越時空界限的利用服務, 可以做到用戶在任何地點、任何時間得到權限許可的檔案信息。系統維護的主要功能是保證數字檔案館系統在安全的環境下正常運轉, 并對各個業務模塊進行支持。系統維護首要的是保證系統安全。根據國家保密局《涉及國家秘密的計算機信息系統安全保密方案設計指南》的要求, 系統的安全保密應包括:物理安全、網絡運行安全、信息安全保密和安全保密管理?？紤]到如上要求, 筆者認為, 數字城建檔案館的應用系統結構可采用C/S與B/S混合結構, 及一系列技術領先的數字城建檔案館的應用專業軟件組成, 并利用GIS技術, 將城建實物檔案、電子檔案管理與GIS技術融為一體, 實現城建檔案空間信息管理。
城建檔案館范文第3篇
1 城建檔案管理現狀
1.1 城建檔案管理人才短缺。由于城建檔案整理工作繁瑣、枯燥，重復勞動多，勞動強度大，收入低于行政事業單位，一般人員干不長就想轉行，院校專業檔案管理人員不愿意來，再加之檔案管理人員由于職業原因容易吸入粉塵、易過敏，得腰（頸）椎病等職業病，留人尤其是留住人才非常困難。城建檔案管理工作在幾十年的不斷發展中，業務工作大都是老帶新，代代傳，從檔案專業畢業的大學生“鳳毛麟角”。高素質、懂業務、善創新、拓展能力強的檔案管理人才成為制約檔案管理事業科學發展的“瓶頸”。
1.2 城建檔案管理資金匱乏。離開資金支持的城建檔案管理寸步難行。由于城建檔案管理投入大、見效慢，資金基本上來源于財政撥款，財政撥款的力度有限，大部分地方發放人員工資后便所剩無幾，不能滿足城建檔案管理快速發展的需要。據筆者所知，有些地市檔案技術服務費用收取幾年后被上級相關部門強制取消，“干與不干一個樣，干多干少一個樣”。
1.3 城建檔案管理進度不一。一般的，地市級建設部門對城建檔案管理工作重視程度較高，但縣區在一定程度上還存在重建設、輕管理的現象，尤其是價值判斷失當造成不能充分認識城建檔案對城市長遠發展的重要作用，表現在：部分縣區組織機構不健全，城建檔案館不是單獨機構、沒有專職的管理人員、經費沒有納入縣級編制；部分縣區城建檔案館雖然掛牌，但一直與相關單位合并辦公；有的縣區城建檔案仍由建設主管部門內設的檔案室兼管，大量的城建檔案仍保留在相關業務科室內，由于沒有相應的保管環境和設施，大量的城建檔案只是一堆圖紙擺在那里，他們也沒精力和能力管理這些城建檔案。
1.4 城建檔案業務亟須拓展。新區建設在規劃、建設、管理過程中形成了大量的城建檔案資料，但由于新區定位及職能銜接不到位，城建檔案的管理體系和管理制度不健全，管理工作基礎薄弱，加之建設施工單位多、開發建設進度快，城建檔案管理工作明顯滯后，這就需要城建檔案人改變原有的管理思路，拓展城建檔案管理業務范圍，“走出去、管起來”、充分發揮出城建檔案的經濟和社會價值。
2 對策
2.1 持續加強城建檔案管理人才隊伍建設。首先，檔案管理人員的選拔上，要將愛崗敬業放在首位；其次，加強培養和教育，重點開展愛崗敬業教育、業務技能培訓、深造；最后，建立留人機制和獎勵機制，在改善工作、生活條件，工資、福利待遇，職稱申報、評定，晉級晉職等方面進行傾斜，調動檔案管理人員干事、創業的主動性和積極性。
2.2 積極開展技術咨詢服務業務彌補城建檔案管理經費不足。積極開展技術咨詢服務業務，是城建檔案管理工作可持續發展的重要保證。筆者認為，城建檔案管理在爭取上級資金支持的同時，要堅持走出自我造血、自我積累、自我發展之路，在搞好城建檔案管理的同時收取一定的技術服務費用。要把服務與責任捆綁在一起，融“責任—管理—服務—效益”于一體，貫穿到整個工程建設當中去，做到事前能技術服務、事中能檔案整理、事后能查找咨詢。一方面，可以提高城建檔案人員的積極性，另一方面，可以提升城建檔案自身價值和社會經濟價值，從而抓住機遇。
2.3 健全城建檔案管理機構和法規制度。各縣區要建立健全城建檔案工作機構，配備專職人員。要加強各類工程檔案的收集和管理，把各類工程檔案的報送納入城鄉規劃、建設管理程序，努力收集和保存城鄉規劃、建設過程中形成的重要城建檔案，為記錄城鄉建設發展歷程和日后工作查考留下寶貴資料。國務院、住建部、各級政府已經出臺了很多城建檔案的管理法規和政策，各地要據此制定出加強城建檔案管理的細則和方案，使城建檔案管理納入法制化軌道。
2.4 積極開展城建檔案網絡化建設。形成包括建設系統、建設管理單位、建設單位、施工企業在內的縱向到底、橫向到邊的立體式城建檔案管理網絡。加強城建檔案管理軟件的配備和計算機設備、網絡網站等信息化基礎設施的建設，加強對工程建設、勘察、設計、施工、監理等單位電子文件制作、歸檔和移交工作的指導，積極開展電子檔案的接收和收集，推動城建檔案事業的持續、健康發展。
（作者單位：河南省信陽市城市建設檔案館 來稿日期：2012-12-10）
城建檔案館范文第4篇
一、城建檔案工作的內容
城建檔案是指在城市規劃、建設及管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規劃、建設和管理的重要基礎資料, 是建設各主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監管和執法監督的重要依據, 是抗震防災、應對突發事件的重要信息, 也是工程建設、維修養護、改建擴建、審計稽查、維護權益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設開展的一系列檔案工作, 包括檔案的收集、整理、保管保護、鑒定、統計、開發利用等, 是城鄉建設事業的重要組成部分。按照國務院《科技檔案工作條例》規定, 大中小城市都應建立專門的城建檔案管理機構, 特別是大中型城市必須建立城建檔案館, 收集和保管本城市應當長期和永久保存的基本建設檔案。小城市和縣鎮按照要求, 也要建立城建檔案館或設立城建檔案室, 并配備專職檔案管理人員。
二、城建檔案工作的現狀
隨著城市建設的發展和城市規模的不斷擴大, 城建檔案作為一種資源, 具有記憶城市建設發展過程、提供檔案利用、檔案信息咨詢的功能, 它的信息價值和資源功能越來越重要, 帶來的社會效益和經濟效益也越來越顯著。目前, 全國城建檔案管理工作逐步走上正軌, 初步形成了較為完善的“統一領導、分級管理”的城市建設檔案工作體系, 城建檔案的行業管理和業務指導工作進一步加強, 由館 (室) 建庫的基礎工作逐步向現代館庫建設轉變;由原單一的管理模式向多元性現代信息管理轉變。履行城建檔案的業務指導、檢查、監督的職能, 開展城建檔案的收集、整理、保管、利用和編研等工作。
三、加強城建檔案工作應采取的措施
(一) 加強宣傳, 增強全社會的城建檔案意識。
首先, 通過相關媒體進一步宣傳城建檔案的價值、作用, 彰顯其在維護工程建設各方主體合法權益, 加強工程質量控制和監督, 追究工程質量責任及工程日后維修、改建、擴建等方面有著不可替代的作用。其次, 通過城建檔案網站宣傳。建立城建檔案網站不僅加快了推進城建檔案電子化、信息化建設與管理的步伐, 城建檔案網站也是政府城建檔案信息發布的權威平臺, 具備法律法規宣傳、建設動態披露、檔案咨詢查詢、在線預約服務等多項功能。網站的建成與開通, 將直接推動城建檔案各類信息資源的有效整合, 為進一步深入宣傳城建檔案信息方面的法律法規、統一城建檔案信息電子化發布平臺、方便廣大市民開發利用現有城建檔案信息、實時開展網上在線答疑、服務于經濟建設大局, 提供順暢的溝通平臺和服務載體。
(二) 加強城建檔案的接收管理, 實現城建檔案的全覆蓋接收。
首先, 對接收單位的檔案做好調查摸底工作。對全市規劃區范圍內已通過驗收尚未報送建設工程檔案的建設項目進行全面摸底, 根據《建設工程檔案報送責任書》簽訂情況, 確定尚未報送建設工程檔案的單位。其次, 做好到接收單位上門指導工作。對目前尚未報送工程檔案的單位上門進行業務指導, 從城建檔案的接收范圍、歸檔目錄、歸檔基本規定、歸檔文件的質量要求、整理規范及城建檔案裝訂程序等方面進行業務指導, 有效地保證城建檔案的真實性、準確性、完整性。最后, 做好向接收單位的催辦工作。對規劃區范圍內未報送工程檔案的項目單位下發《關于盡快報送建設工程檔案的函》, 規定未報送工程檔案的單位向市城建檔案館報送時間及要求。在送發催報函的同時, 送發《城市建設檔案管理辦法》、工作流程、職能程序等, 讓建設單位更全面地了解城建檔案的編制、收集、報送等環節的要求和國家規范, 并作好解釋工作, 杜絕城建檔案工作行政不作為和亂作為現象。
(三) 采取靈活多樣的形式, 確保城建檔案服務質量。
首先, 推行“四到場”服務。針對城建檔案的產生單位, 我們采取主動“請進來”、“走出去”等多種形式, 加強業務指導工作。重點對建設工程項目單位推行“四到場”服務, 即在工程開工前、施工過程中、檔案預驗收前、竣工驗收前實行上門業務指導。不定期到離市區較遠的經濟開發區、工業園區等地現場辦公、現場指導。其次, 完善工作機制, 精簡辦事程序。在保證基本規范的前提下, 對工業項目采取特事特辦, 急事急辦方式, 最大限度地給予方便, 實現工業項目檔案歸檔的靈活性與規范性的有機統一;在接收工程檔案時, 對符合《建設工程檔案歸檔整理規范》要求的, 3日內出具《建設工程檔案接收證明書》;對不符合要求的, 及時提出修改意見, 規定報送單位10日內補齊相關資料, 并出具《建設工程檔案接收證明書》。為建設單位提供方便快捷高效服務。
(四) 以聲像技術為載體, 做好“城市記憶工程”工作。
城建檔案館范文第5篇
【摘 要】本文從城建檔案的本質、外延入手，依據集成管理與集成服務的模式與方法，闡述與論證計算機信息化技術在城建檔案管理過程中的各個微觀環節的具體應用與前瞻。
【關鍵詞】計算機；信息；檔案；運用
0.前言
國城建檔案管理工作起步晚，發展年限短，其中很多方面存在弊端，這些弊端制約了城建檔案在城市建設和社會發展中發揮作用。近年來，計算機信息技術的普及應用為城建檔案的發展提供了契機，計算機信息技術所能實現的先進功能可以成為城建檔案管理的強大助力，促使城建檔案快速發展。
1.問題的提出
1.1計算機信息管理技術的特點及作用
隨著經濟的發展，計算機信息化存在著高效運轉、資源廣闊、自由性與開放性的特點。為人類進步提供了巨大的經濟及技術基礎。工業的發展使信息化的技術在各項產業中廣泛應用，同時，信息化作為新的產業，為各國的發展提供了巨大的資源。信息化的發展是個各個國家提高市場競爭力主要支撐點及決定因素，隨著信息化的不斷發展，能夠大大提高各國的綜合國力及市場競爭力。信息化的開放程度足以證明該國家的發展情況，因此，信息化的發展成為各個國家發展的首要資源及任務。自從我國加入世界貿易組織后，開放程度逐漸加大，使信息得到全球化的流動，但是，目前計算機信息化技術的應用還不夠充分，使社會經濟的步伐跟不上信息化的程度。從而阻礙了各項經濟的高效發展。因此，企業必須找出信息化利用不到位的原因，并從管理及控制的方式上進行計算機信息化的發展及應用，使計算機信息化的優勢得到良好的發揮。從而促進我國的綜合國力及市場競爭力。
1.2計算機信息管理技術在城建檔案管理中應用的必要性
筆者所在的單位是城建檔案系統，城建檔案是在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的有價值的歷史真實記錄，是城市建設歷史的記憶載體，它來源于城市建筑、用地、規劃、市政公用設施工程、人防、軍事工程等各個方面，內容包括地下各類管線、人防設施、地上的各種建筑物、構筑物和各種公共設施等。它的形成與管理涉及到規劃、勘測、設計、市政公用設施、建筑施工、工程監理、建設房管等多個部門。黨的十六大報告提出了“大力推進信息化、加快建設現代化”要求，《全國建設事業信息化規劃綱要》中也提出了加快我國城建檔案信息化的要求、城建檔案信息化建設也為我國的數字城市建設提供了城市基礎資料。城建檔案信息化的發展戰略是：抓住城市信息化建設、政府職能轉變、政務信息公開和實施電子政務的契機，實現城建檔案信息化與本地信息化建設同步、協調發展。在實現城建檔案計算機管理的基礎上，積極推進城建檔案信息化工作，逐步實現檔案存儲數字化、檢索自動化、利用網絡化。
2.實現城建檔案信息化的意義
通過計算機信息化在城建檔案中的應用，能夠實現城市建設信息資源的查找及儲存，并且具有高效性和適用性。城建檔案能夠為城市提供良好的發展技術參考及資料研究，運用科學的數據及實踐基礎為城建提供優良的經驗，使城市建設向科學、合理、完善的發展方向，能夠正確引導城市建設的方向，促進城市建設的發展，同時維護國家的合法權益。城市建設檔案的管理內同及本質主要是通過合理的技術建設具有科學性、數字化的管理系統，并通過這一系統的運行，為城市提供數字化的建設基礎。
3.城建檔案管理系統現狀
分析近年來，全國城建檔案館在檔案信息化建設方面做了大量的工作，經歷了從單一到綜合，從獨立到網絡，從內部到Internet的發展過程，有資料表明，隨著計算機技術的深入普及，目前全國大中城市的城建檔案館中已有三分之一完成了館內的計算機網絡建設，建立了相應的信息管理系統，發揮了較大的作用。但隨著數字技術和計算機及其外圍設備的成熟和發展，信息技術的廣泛應用和電子政務的快速推進，城建檔案基礎業務建設的重心向檔案的數字化建設轉變，目前現有的檔案管理系統的工作模式，以及現有的城建檔案日常辦公模式都難以適應新的需求。
（1）首先，系統在功能的設計方面存在缺陷，缺乏能動性、整體性、簡易性與高效性，同時還不具備多樣性、多元化、統一性等特點，使功能在使用就那個過程中存在一定的制約，并且跟不上城市中各項產業的基本要求，呈現落后的現象，阻礙城建檔案的發展與優勢的最大發揮。
（2）在系統的創建過程中，缺乏流程的規范性與統一性，在業務活動中，業務的流程及管理流程、信息輸送流程以及文件使用流程中均缺乏流程的欠缺現象，使各個部分自行運行，沒有實現整體性與統一性，缺乏良好的結合，主要是由于管理上的缺陷，導致各個流程的缺乏。
（3）受控于技術體系限制，現時的數字化、電子化、網絡化、信息化技術成果不能被系統有效的嵌入，無法形成真正意義的元文件，更無法進行元文件的管理與控制，從而不能實現文件連續體管理模式。
4.構建新型的城建檔案信息系統該系統是采用集成的理念
建設新型的城建檔案信息管理系統，有利于完善城建檔案的管理，真正做到以復位為基礎核心的檔案服務功能。將信息的管理與應用統一為一個系統進行管理，實現信息化的整體性與統一性。將服務、控制、管理、制約等服務加入系統建設中，為用戶提供一個全面、具體、安全、高效的服務環境。同時增加經濟效益，提高管理功能，實現服務最優化、管理自動化的管理。
（1）城建檔案管理系統技術依據隨著信息技術的迅猛發展、各種技術體系的日趨完善，為實現城建檔案數字化提供了充足的技術依據。1）分布式計算體系的理論成熟及其在全球范圍內的成功應用，為實現城建檔案集成管理與集成服務提供了契機與支持。2）各種數字化產品的發展迅速，為城建檔案的形成、整理、保管、利用提供了介質保證，使元文件的運動管理成為可能。3）OA、GIS（地理信息系統）、MIS、CRM（就是客戶關系管理）、ERP（企業資源計劃系統）等業務系統和信息系統的日漸成熟與完善，確保了管理與服務的統一。4）國家關于城建檔案與電子文件管理的相應法規、流程與標準的完善，使城建檔案的管理更加有章可循，使建造一個綜合性管理系統成為可能。5）數據倉庫技術的成熟，為城建檔案集成管理與集成服務提供了有力保證。
（2）城建檔案信息管理系統的構建標準基于檔案管理日益向國際化、標準化、集成化、合作化、職業化、社會化方向的發展，同時電子文件的管理趨于文件與檔案管理業務流程集成、各種檔案綜合管理與服務系統集成、文檔管理系統與業務系統及其業務流集成、文檔管理系統與數字信息資源管理系統集成的前提，當前構建一套數字化城建檔案管理系統應該符合以下標準：1）高度集成性：實現業務功能管理、辦公自動化系統、地下管線管理、聲像檔案管理、地理信息平臺、客戶關系管理的高度集中。2）高擴展性與兼容性：實現跨平臺、跨數據庫操作；實現與其他成熟應用系統的對接；實現各種文件載體的關聯與兼容。3）SOAP&XML：以XML作為數據封裝標準，以SOAP作為數據通信標準進行數據交換，實現WEBSERVICE技術。4）文件連續體：實現文件從產生到流轉到歸檔全過程數字化封裝及控制，保證文件準確、真實、可靠、完整。5）嚴格遵守《城市建設檔案著錄規范GB/T50323-2001》、《建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328-2001》兩個國家標準。
【參考文獻】
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