文書檔案管理范文第1篇
第一條 為了加強公司文書檔案管理，做好公司文書的立卷工作，保證文書檔案的完整與安全，根據有關規定，結合公司實際，特制定本辦法。
第二條 本辦法規定了文書檔案的歸檔范圍、管理使用要求、保存時間。
第三條 本辦法適用于公司文書檔案的管理及使用工作。
第四條 文書檔案是指公司在建設、營運管理、投資、開發、經營等活動中形成的具有保存和查考利用價值的各種文件材料。
文書檔案是公司各項活動的真實記錄，是公司的寶貴財富，必須實行集中統一辦理。確保其完整、系統、準確的提供利用。
第二章 文書檔案歸檔管理
第五條 公司實行文書立卷制度，各部門應指定1人專管本部門的文書立卷工作，人員要相對穩定。
第六條 檔案室集中統一管理公司全部檔案，承辦人員處理完畢的文件必須及時交本部門立卷人員集中立卷。檔案于第二年四月份前按規定整理，由部門負責人審定后，向檔案室交。
第七條 凡是本公司在公務活動中形成的、辦理完畢的，具有查考價值的收發文件、電報、會議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄，公司編印的出版物原稿的印本以及各種圖表、簿冊、照片等文件材料，
均須收集齊全立卷歸檔。
第八條 外單位送來有查考價值的，需要辦理的各種重要資料，亦須立卷歸檔。
第九條 凡需歸檔的文件材料，按下列分工進行立卷：
(一)各部門發文和必須進行歸檔的文件資料，由相應部門收集整理立卷，交檔案室按檔案管理要求按編號歸檔。
(二)由本公司主辦聯合發文，以及與外單位聯合召開的會議文件，仍由承辦部門連同其它文件一起立卷。
第三章 文書檔案的歸檔范圍
第十一條 上級機關的文件材料
(一)上級機關召開的需要貫徹執行的會議主要文件材料;
(二)上級機關頒發要求執行的法規性文件;
(三)代上級機關草擬并被采用文件的最后草稿和附件。 第十二條 本公司制發的文件材料
(一)公司在建設、營運管理、投資、開發、經營和其他管理活動中形成的規定、決定、決議、報告、請示、批復、各種會議的重要文件、工作計劃、總結、公司成立、合并、更改名稱、章程、工作職責、啟用印章、人員編制、人事任免、調配、培訓、職稱評定;聘任以及職工調資定級、獎勵、退休、離休、復員轉業、死亡、撫恤等文件材料;規章制度、總經理辦公會的會議記錄、會議紀要，上級主管部門的重要指示、計劃、批復等。
(二)公司黨組織在各項活動中形成的或貫徹上級黨組織的重要
批示、決議、決定、黨代會有關文件、黨委會議記錄、紀要、工作計劃、總結、黨員、干部、職工名冊、干部年報表、黨內年報表，黨務工作文件、材料以及紀檢工作中形成的文件、材料。
(三)公司工會、共青團在工作中形成的工作報告、計劃、總結、請示、批復、會議文件、記錄、紀要、重要的統計材料、年報表、團代會和表彰大會有關文件、材料、照片、團員名冊等。
(四)公司辦理干部、職工轉移工資、行政、黨務的介紹信及存根、交換財產、物資等的憑證、清冊。
(五)公司形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料。
(六)公司編制的簡報、書刊的定稿與樣本。
(七)公司各部門簽定的各種合同、協議書及合資合作項目活動中形成的文件材料。
(八)公司征用土地、基建施工、竣工決算、購置大中型設備、科研項目等的文件圖紙材料。
(九)地形圖及電子文檔。
第四章 文書檔案立卷的基本要求
第十二條 歸檔的各種文件材料，必須完整、系統、規范、符合其形成的自然規律、合理組卷，使案卷正確反映公司活動的基本情況，并便于保管使用。
第十三條 除與本公司有密切關系的(如請示與批復、報告與批復)上下級文件不能分開立卷，其余應分開立卷。
第十四條 永久、長期、短期不同保管期限的文件應分別立卷。
第十五條 跨的立卷應放在結案的一年，計劃、總結、報表、預決算等文件應放在所針對的一年。
第十六條 每卷不超過100頁，過超應分別立卷，案卷標題應50字以內。
第十七條 下列文件不需歸檔
(一)重份文件。
(二)未經簽發的文電草稿，一般性文件的修改稿，鉛印多次的校對稿。
(三)無查考價值的事務性、臨時性文件。
(四)同級機關送來與公司業務無關的文件材料。
(五)其它單位抄送公司作為通報情況性質并沒有保留價值的文件材料及資料。
第五章 文書檔案案卷質量標準
第十八條 文書檔案組卷要求
(一)遵循文件材料形成規律的特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于管理和利用。
(二)歸檔的文件材料種類，份數以及每份文件的頁數應齊全完善。
(三)每份文件的正件與附件、印件與底稿，請示與批復、轉發文件與原件，多種文字形成的同一份文件應立在一起，不得分開，文電應合一立卷。
第十九條 文書檔案案卷排列要求
(一)卷內文件材料密不可分的應排在一起，批復在前、請示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。
(二)卷內文件材料應按順序排列，依次編頁號、件號、裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料的右上角，填寫頁號，不裝訂的案卷，應在卷內每份文材料的右上角加蓋檔案號章，逐件編號。
(三)有關卷內文件材料的情況說明，都應填寫在備考表內，并寫明應卷入，檢查人姓名、時間、備考表應置卷尾。
(四)案卷封面每項應填寫項名要簡明，案卷題名要簡明，確切的反映卷內的文件內容，一般包括責任者、內容、名稱，字跡要工整清晰，用毛筆或鋼筆書寫。
第二十條 文書檔案裝訂、借閱、銷毀等見《XXX檔案管理辦法》 第二十一條 本辦法由辦公室負責解釋。
文書檔案管理范文第2篇
摘 要：文書檔案管理工作是醫院工作的整體記錄，涉及的范圍十分廣泛，不同的檔案要求也并不相同，面對如此巨大的文件工作內容，創新管理模式是提高管理工作效率的重要途徑。本文將對傳染病醫院文書檔案管理工作創新進行研討。
關鍵詞：傳染病醫院;文書檔案管理工作;創新
根據醫院文書管理工作的特點，想要對目前的醫院文書檔案管理工作進行創新，不僅要對文書檔案方面的意識和制度進行改革，還要在管理方面進行創新。
一、文書檔案管理工作對于傳染病醫院的重要性
文書管理包括醫院的整體發展計劃、診療記錄、協議和各項基礎項目等等，覆蓋范圍十分廣泛，涵蓋面比較大，因此醫院的文書管理工作在醫院發展中占據重要地位。與普通醫院不同，傳染病醫院對于文書檔案管理工作應該更加重視，傳染病通常伴隨著傳播速度大、影響范圍廣、感染人數較多等特點，文書檔案管理的數據記錄可以更好幫助醫療人員對傳染病病毒進行全面研究。提高文書檔案管理工作的效率已經是醫院文書管理工作發展的必然趨勢。
二、傳染病醫院文書檔案管理工作的現狀及特點
目前的傳染病醫院文書檔案管理工作仍然存在著很多問題。
第一，傳染病醫院文書管理工作的管理制度不健全。沒有健全的管理制度就不能明確工作人員的崗位職能，限制了管理部門的發展，降低了管理部門的工作效率。
第二，醫院對于文書檔案管理工作不重視。文書管理工作秩序混亂、效率低下的情況與醫院對于管理工作不重視有很大的關系，由于醫院自身對于管理工作并不重視，管理部門的工作人員也產生了懈怠心理。這種情況導致在文書管理和檔案管理的協調方面也產生了一系列問題，很大程度降低了文書檔案管理工作的完成度。醫院在人員配置方面也存在一定問題，對于管理部門工作人員的選擇并沒有進行嚴格篩選，很多管理部門的工作人員工作能力較低，并不是管理專業出身，沒有相應的技能水平，在面對問題時不能做出準確的判斷，影響工作的完成進度，堆積了工作量，使得工作沒有按時完成，所以對工作的質量也是難以保證。
第三，我國的科技發展水平迅速提高，但是很多醫院仍然延續著傳統的管理方式，沒有及時進行創新，導致管理部門在工作中遇到很多問題，工作效率也無法得到提升，影響了工作秩序。
醫院的文書管理工作具有專業性和綜合性的特點，由于醫院文書管理工作一般記錄的都是醫療工作的相關，這就導致醫院的文書管理工作具有一定的專業性，傳染病醫院更是如此，傳染病醫院往往會與各種新型病毒接觸，因此文書檔案的管理工作更加重要。管理人員一定要保證文書管理的保密性，確保普通工作人員不能接觸到相關資料，對文書檔案進行科學規范的管理，保證文書檔案的秩序性，方便管理人員查找。除了病人的相關資料的整理，醫院的文書管理工作還涉及人事記錄、科研記錄、黨務記錄等等，這些記錄體現了醫院文書管理工作的綜合性。對于這類資料，管理部門的工作人員要定期進行整理、消毒，保證醫院事務的時效性和工作的連續性。
三、傳染病醫院文書檔案管理工作中存在的問題
1.重視程度不足
當前，很多醫院在管理工作開展中，其高層領導與管理人員十分不注重文書檔案管理工作開展的重要性，而且很多管理人員與領導也十分認同文書檔案管理不會對醫院產生直接經濟效益的觀念，所以這就導致在各項工作開展中，往往會忽視其管理方面的資金投入，導致醫院在進行文書檔案管理時，存有管理機制不健全、設備應用較為老舊，且管理技術與當前醫院運行不匹配等問題的出現。并且，隨著當前我國整體經濟市場發展速度的不斷加快，市場經濟體制下也會使得醫院在運行發展中會出現競爭激烈的情況。對此，在基本管理工作開展上，如果傳染病醫院的領導與管理人員只能夠注重經濟發展與基礎建設的內容，從而忽視了對文書檔案管理的重要性，必然就會導致在各項經濟運行活動中，由于忽視文書檔案管理工作開展的重要意義，進而就會使傳染病醫院在后續發展的過程中，出現基本檔案資料不齊全，且資料應用內容不精準的現象，這就會降低傳染病醫院的醫療服務質量，而這也會影響到醫院的長久運行目標。
2.制度建設不完善
由于傳染病醫院在文書檔案管理工作開展中，并沒有實現對各項制度的有效完善，這就會導致在文書檔案管理工作開展時，管理人員往往無法依據規章制度來實現基本工作的落實，這也是當前傳染病醫院文書檔案管理工作開展中所存在的主要問題之一。對此，對于傳染病醫院而言，必須要保證在基本工作開展中，實現以協調制度應用為主來滿足各項工作的落實。畢竟，文書檔案管理工作所涉及的內容十分廣泛，而且在各項管理工作開展上，其整體要求內容十分嚴苛，因此如果無法確保以協調機制為主來實現滿足各項工作的運轉，必然就會出現醫院各部門無法積極配合文書檔案管理部門工作的開展的問題?；诖?，在基本工作落實上，就需要通過加強溝通機制的建設與應用來實現滿足協調工作的有效落實，這樣才能有效提高文書檔案管理部門的工作質量與效率。但是，大部分傳染病醫院其實缺乏此方面的管理制度，并且各部門也不能夠有效配合文書檔案管理部門的工作，這就會導致文書檔案管理部門都存有整體工作效率與質量下降的問題。此外，很多傳染病醫院自身并沒有設立相應的部門或科室，而是由其他部門進行相關職務的代替，這也會導致其工作形式十分落后，且各項設備以及管理方式都無法匹配現行運轉的需求，這也制約了傳染病醫院的進一步發展，從而無法發揮檔案資料管理工作開展的意義與價值。
3.信息化建設滯后
隨著信息時代的到來，信息技術的進一步升級與應用使得各行各業在發展的過程中，都能夠實現以信息技術為主來滿足對自身建設與發展工作的落實。對于傳染病醫院而言，也必須要依據時代發展的進程來實現對現代化技術的有效應用，這樣才能有效提高自身的醫療水平以及服務質量，進而才能保證在后續運轉的發展過程中，實現滿足各項職能的有效落實。因此，對于傳染病醫院，不僅要實現利用信息技術來提高自身的醫療服務質量，還要保證利用信息技術來提升各項管理工作的落實方式。對此，針對文書檔案管理工作的開展，為有效提高其各項管理工作的水平，必須要實現滿足信息化技術的有效應用，這樣才能對管理技術進行升級。但是，當前很多傳染病醫院并沒有實現對信息技術建設工作的全面落實，而是只將信息技術與醫院的醫療服務質量工作內容進行融合，這種缺乏了信息化建設的檔案管理機制，必然就會存在著信息化建設滯后且無法有效實現信息化升級的問題，而這就會制約醫院的發展進程。此外，部分醫院雖然已經實現了信息化建設，并將其技術應用在文書檔案管理工作中，但是由于管理人員自身并不是復合型人才，所以無法實現對信息技術的有效應用，這也會導致在文書檔案管理工作開展中，缺乏了實踐應用的實際效果。
4.檔案利用率低
傳染病醫院在發展的過程中，文書檔案管理工作的開展能夠有效實現對其后續運行做好保障工作。但是，在實際運行的過程中，傳染病醫院的文書檔案管理工作卻遺留了很多歷史問題。
比如，在漫長的發展過程中，很多管理人員自身并沒有實現對文書檔案資料內容的有效收集與整理，這就會導致在實際應用時，往往會缺乏相關的信息內容，進而就會導致醫院在后續運行與發展上，無法通過前期資料的應用來滿足后期建設。而且，在實踐過程中，很多傳染病醫院的文書檔案管理部門，自身并沒有實現滿足對檔案管理工作內容的全面認知，這時就會出現文書檔案管理工作不規范，且信息應用不完整的現象，這也會給傳染病醫院各部門工作的運轉帶來影響。
對此，這種檔案管理工作效率低，且無法實現對檔案內容有效應用的管理模式，必然就會影響到傳染病醫院的長期發展。除此以外，當前傳染病醫院在文書檔案管理績效考核工作開展上，也存有考核標準內容不完善，且指標應用不正確的現象，這也會使相關工作人員自身缺乏責任感，從而也會影響到各項工作開展的實際效率，并且也無法實現通過工作人員的創新來優化現有工作模式。
5.管理人員素質差
當前很多傳染病醫院在文書檔案管理工作開展中，并沒有實現對其專業人員的有效招聘，這就會導致很多工作內容往往會通過對即將退休人員的調用來實現對科室的組建，這時就會出現管理隊伍素質不高，且自身專業技能不匹配的問題，這也會導致文書檔案管理工作的開展效率與質量無法得到有效提升。與此同時，很多醫院在進行建設發展的過程中，由于認為該項工作不能為醫院帶來直接性的經濟效益，因此在基本工作落實上，普遍也會將各項投資資金應用在其他部門當中，這種沒有專業人員實現對各項工作運行的團隊組建模式，以及設備資金應用跟不上時代發展進程的問題，都會制約各項工作運轉的實際效果，并且也會影響文書檔案管理隊伍的組建質量。對此，這種整體素質不足，且各項基本工作無法落實到位的管理模式，必然就會影響到傳染病醫院的正常發展，同時也無法通過創新工作的落實來實現對現有問題的優化與解決。
四、傳染病醫院文書檔案管理工作的創新途徑
1.轉變文書檔案管理工作理念，引起醫院重視
目前，管理工作存在諸多問題的主要原因之一是部分單位還沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，醫院領導及日常管理人員思想觀念的轉變會對管理工作的執行和發展有重大幫助，為文書檔案管理工作提供相應的支持。管理部門的工作人員可以對自己的工作內容進行總結和調整，在領導進行工作視察或年度總結時可以將管理工作為醫院帶來的有利因素進行分析匯報，加強醫院領導對于管理工作的認識，提高醫院領導對于文書檔案管理工作的重視程度。
促進醫院領導在文書檔案工作的管理形式上進行創新，當前信息技術快速發展，醫院的文書檔案管理工作也應該改進工作模式，利用信息化技術對檔案進行科學合理的分類和管理。電子檔案的產生和發展可以最大限度地提高文書檔案管理工作的工作效率，在工作人員尋找資料時也更加方便快捷。推行電子檔案不僅需要提高領導人員的重視程度，還要加強對于管理人員的技能培訓，確保每個工作人員都可以熟練操作相關軟件，隨時針對每個人都可以對電子檔案進行管理。
同時，電子檔案的使用也為普通的檔案管理模式提供了一種保障，在發生意外時，如果原本的檔案受損，電子檔案也可以進行相應的補充。在現代社會環境下，檔案管理模式的變化已經是必然趨勢，固守成規只會被社會淘汰，所以我們要緊跟時代發展的腳步，對工作進一步整改。
2.增加傳染病醫院基礎設施建設的投入，改善文書檔案管理環境
基礎設施的投入是文書檔案管理工作實施的保障，基礎設施的完善可以保證文書檔案管理工作更加有序進行，為醫院的文書管理工作提供了物質支持。如果醫院不能為管理部門提供相應的基礎設施，那么在進行管理工作的過程中管理人員一定會遇到各種各樣的問題，增加管理人員的工作量，降低了工作效率，基礎設施的建設對于管理工作的質量和水平有著巨大的影響。
加強基礎設施建設和電子管理方式，并不意味著醫院管理部門要完全放棄傳統的管理模式。電子檔案很容易受到硬件設備和軟件功能的影響，具有一定的不穩定性，一旦保密方面出現問題，很容易出現數據被篡改等情況。因此，原本的管理模式仍然要保留，并且要在工作性能上做出提升。為了對檔案進行更加科學的管理，為工作人員提供更好的工作環境，擴大檔案存儲空間，使檔案的管理、分類、排放更加科學合理。為管理部門配置充足的電腦終端、復印機、打印機、掃描機、碎紙機等現代化設備，完善人力資源管理系統，促使管理工作更有效進行。
3.建立健全相應的工作制度，明確文書工作與文書檔案管理工作的職能
文書工作和文書管理工作在工作內容上存在一定差異，雖然稱呼相似，但從實際工作性質上來說是兩種工作。文書工作更傾向于檔案資料的前期收集與整理，工作目標是保證檔案的準確性和完整性;文書管理工作則更加傾向于檔案管理，工作目標是為了提高管理工作的效率，促使檔案管理工作高效運行。
醫院應該設立完善的工作制度，明確每個工作人員的工作職能，為管理人員提供理論依據。健全的管理制度是開展管理工作的重要前提，明確的管理制度可以為工作人員提供統一的工作標準和行為規范。當工作人員在管理工作中遇到問題時，管理制度能夠為員工提供相應的措施，讓檔案管理人員有據可依，更加快速找到合理的解決方式。管理制度的明確可以使文書檔案工作在推行過程中具有更加完整的管理性，提升文書檔案管理工作的可靠性。
4.推動管理手段和管理技術的創新
醫院對于文書檔案管理工作理念上的改變是推動管理工作進行的思想基礎，但是想要文書管理工作真正產生現實價值，提高工作水平，醫院還需要推動管理手段和管理技術的創新。醫院的文書管理工作一部分與醫院職工的情況有直接影響，針對這方面醫院要有完善的信息系統，詳細的傳染病醫院職工檔案信息記錄材料等;醫院的文書管理工作另一部分與病人的情況有直接聯系，針對這兩方面醫院應該提高自身服務的主動性和廣泛性，提升醫院的服務水平，加大創新力度。同時，醫院的管理部門要積極利用計算機技術，計算機技術可以快速分析數據、整理數據，并且可以對數據的相似性進行初步分析，極大減少了醫院檔案管理人員的工作量，在信息處理上更加高效準確。醫務人員也可以根據得到的信息提供一些社會服務，側面增加醫院的社會效益和經濟效益。
醫院領導可以聘請計算機方面的專業人才，為醫院創建單獨的軟件或程序，這樣不僅可以提高檔案管理的穩定性，也更方便管理人員對職工及病人的資料進行維護。同時，獨屬于醫院的軟件程序可以更好保證醫院文書檔案的安全性，對檔案管理工作具有重要意義。
參考文獻：
[1]王 青.當前中醫院檔案管理存在的問題及創新改善策略分析[J].蘭臺內外，2020
（作者單位：昆明市第三人民醫院）
文書檔案管理范文第3篇
關鍵詞：文書檔案;檔案收集;歸檔;信息化
概述
文書檔案是指機關、企事業單位、社會團體在其管理過程中形成的，由命令、指示、決定、請示、批復、通知等日常工作通用文書轉化而來的，以文字為主要形式的具有保存價值的憑證性資料?？梢?，文書檔案是在管理過程中形成的歷史記錄，其收集與歸檔是后期利用、編研的前提和基礎。文書檔案收集與歸檔的質量直接影響著后續工作能否取得預期的效果，也是管理能力和管理水平的重要體現。因此，機關、企事業單位要高度重視、支持文書檔案收集與歸檔工作，著重提升文書檔案管理的規范化、科學化水平。
1 文書檔案收集與歸檔特點
《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局8號令)和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局10號令)分別就機關、企業單位文書檔案歸檔范圍作出了明確規定，文件為文書檔案收集指明了方向，也體現了文書檔案收集與歸檔工作的特點：
1.1 收集與歸檔對象的多樣性
隨著辦公系統在機關、企事業單位管理中的普遍性應用，傳統以紙質文書為主逐漸被以電子文件為主，紙質文件為輔所取代，文書檔案資料由傳統單一的文字形式朝著多媒體形式轉變，使得文書檔案資料收集與歸檔所面對的對象呈現出多樣化特點。在工作中既要收集紙質文檔，也要做好“單軌制”下電子文書檔案收集與歸檔。文書檔案電子化的到來一方面提高了工作效率，另一方面也給檔案工作者提出了更高的要求，要求從業者擁有更高的專業化水平和更強的責任心，切實做好文書檔案收集與歸檔，實現應收盡收、應歸盡歸。
1.2 收集與歸檔作用的重要性
文書檔案資料的收集與歸檔是檔案工作的基礎和前提。做好文書檔案的收集與歸檔，確保文書檔案資料收集與整理的完整性、標準化，才能為后續文書檔案利用、編研、查詢提供便利。同時，通過對文書檔案資料信息的分析、總結和提煉，可為日常管理提供經驗參考，發揮信息價值功能在提升日常行政管理活動中的重要價值。
1.3 收集與歸檔要求的規范化
信息時代背景下，文書資料的制作、成文、發文等有著明確的規定和要求，《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《文書檔案案卷格式》等文件都對文書檔案收集與歸檔作出了明確而具體的規定和要求，也使得文書檔案收集與歸檔更加規范化、標準化。
2 文書檔案收集與歸檔原則
2.1 真實性
真實性是檔案工作的底線，收集與歸檔的文書檔案不能有絲毫篡改或編造，應保持歷史本真和原貌。這就要求廣大檔案從業者守好入口的真實關，從內容這一實體上做好認真審查，確保收集與歸檔工作的質量。
2.2 專業性
文書檔案收集與歸檔有其專業性要求，即，在文書檔案的收集、分類、編碼、裝訂、排序、著錄、裝盒，以及信息錄入、檢索編制等，都應嚴格遵循《檔案法》、國家檔案局8號令和10號令的具體要求。“收集”要確保內容及形式的完整性;“歸檔”應確保范圍及程序的合規性;“分類”應保證相對穩定性。
2.3 形式規范性
所謂形式規范性，就是指文書檔案收集與歸檔從形式上應遵守文書檔案資料的相關標準和規范要求，確保整個收集與歸檔工作符合規范化要求。如，文書檔案收集與歸檔，應按照《文書檔案案卷格式》所規定的“卷皮格式”“文件目錄格式”“備考表格式”“排列格式”“格式監制”等規定和要求，確保形式上的統一性。
2.4 安全性
隨著計算機信息技術在日常行政管理中的應用，電子文件日益成為文書檔案的主要形態，電子文件具有易篡改、非結構化等特點，使文書檔案面臨著諸多的非傳統因素威脅。因此，要在思想上高度重視文書檔案，尤其是電子文書檔案收集與歸檔的安全性，既要重視文書檔案的實體安全，也要把握文書檔案信息安全，嚴格執行《電子文件歸檔與電子檔案管理規定》的具體標準和要求，強化物防、技防和人防，切實筑牢文書檔案收集與歸檔安全根基。
2.5 完整性
文書檔案的收集重在完整性，要做到應歸盡歸。在日常工作中，隨著文件材料電子化的普及，很多單位和部門發布通知、收集材料都通過電子形式進行，如果工作人員對文書檔案的歸檔范圍理解不到位，在日常工作中不注意收集和整理，很多重要的往來文件不能按要求歸檔，將對以后的查找和使用造成被動。這就要求檔案從業者在認真學習相關法規文件的基礎上，重點做好各部門兼職檔案員的業務培訓工作，切實把好部門關。
3 文書檔案收集與歸檔依據
文書檔案收集與歸檔有其特點和規律，要從時間、形式和內容三個方面嚴格做好收集與歸檔工作：
3.1 時間上，事項應處理完畢
納入文書檔案收集與歸檔范圍的，應是已經貫徹落實了的日常行政管理的決策、決議和決定，即，文書檔案中所記載的各個事項均已處理完結，由辦公室等行政管理部門按照相關規定和時限要求，將其移交至檔案室。尚未辦結或尚處于執行中的文書檔案資料，因其記載事項上處于落實狀態，不應納入收集、歸檔范圍。
3.2 形式上，文件應進行系統整理
系統整理文件，是指文書檔案收集與歸檔的文書資料，在文書檔案資料收集后，具體歸檔業務開展之前，應遵循系統性原則和標準，按照《全宗卷規范》的要求，對收集起來的文書檔案進行編目、立卷。
3.3 內容上，應具有存檔價值
價值性是文書檔案收集的首要判斷標準和因素。機關、企事業單位日常行政管理過程中會產生大量文書資料，全部收集不現實，也無必要，收集與歸檔應是對其內容上作出是否有存檔價值審核、判斷后，及時作出是否予以收集的結論，并根據文書檔案的相關管理標準和規定，做好歸檔環節的相關工作。
4 文書檔案收集與歸檔措施
4.1 重視文書檔案收集與歸檔工作
文書檔案收集與歸檔離不開廣大檔案人員的身體力行，切實提高思想認識是關鍵。一方面，要求檔案人員做好文書檔案收集與歸檔相關規定和要求的宣傳，在機關、企事業單位內部形成濃厚的檔案管理工作氛圍，做到部門與部門、人員與人員都自覺重視文書檔案工作，在思想上行動上自覺執行文書檔案管理的相關規定，及時規范移交在手文書檔案資料。另一方面，機關、企事業單位領導要給予文書檔案收集與歸檔工作必要的人、財、物支持。根據文書檔案工作量，做好專兼職檔案員的配置，添置必要的信息設備，助力提升文書檔案收集與歸檔整體工作水平。
4.2 明確文書檔案收集與歸檔范圍
根據國家檔案局8號、10號令，機關企事業單位的《檔案工作規范》《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關規定和要求，結合單位自身實際，進一步劃定文書檔案資料收集與歸檔的具體內容，完善歸檔范圍總表，明確相應的文件材料不歸檔的范圍。并根據形勢發展的需要，作出相應的調整。
4.3 掌握文書檔案收集與歸檔方法
文書檔案收集與歸檔有其規律性特點和要求，掌握一定的方式方法，會起到事半功倍的效果。如，轉變傳統“坐等上門”收集方式，從傳統“重整理、重保管”朝著“參與、管控”并重原則發展，變傳統被動接收向主動收集方向轉變，從傳統等待上門歸檔向注重前端控制、關口前移轉變，從傳統重手工操作向提升計算機信息技術應用轉變，從傳統檔案部門唱“獨角戲”向各部門共同參與的“大合唱”轉變，形成文書檔案收集與歸檔一體化工作格局，不斷提升文書檔案收集與歸檔工作質量和效率。
4.4 健全文書檔案收集與歸檔制度
根據《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等規定，結合單位自身實際，進一步細化文書檔案收集與歸檔各項規章制度，明確收集與歸檔范圍、期限、標準、要求、方式，增強收集與歸檔工作的制度化水平。
參考文獻：
[1]孫弘.企事業單位文書檔案收集與歸檔路徑研究[J].蘭臺內外，2020(33)：70—71.
[2]翁穎群.辦公室文書檔案收集與歸檔工作要點分析[J].辦公室業務，2020(4)：119.
[3]朱桂珍.淺議信息化時代文書檔案收集與歸檔認領[J].治黃科技信息，2020(4)：31—32.
[4]劉蕓蕓.試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作[J].遼寧經濟，2019(3)：70—71.
[5]韓芳.文書檔案收集與整理工作的重要性探究[J].檔案天地，2018(8)：48—49.
作者簡介：高麗(1983— )，女，碩士研究生，齊魯工業大學(山東省科學院)、山東省科學院海洋儀器儀表研究所館員，主要從事文書檔案管理。
文書檔案管理范文第4篇
[摘 要] 新形勢下，機要文書保密管理已成為企業保密工作的重中之重。怎樣順應新形勢發展的需要，做好企業機要文書保密管理工作，確保企業信息安全，是擺在企業面前的重要課題?；诖?，文章分析了新形勢下企業機要文書保密管理的特點與存在的問題，并提出了相應的完善策略，希望能為提升企業機要文書保密管理工作提供借鑒與參考。
[關鍵詞] 機要文書；保密管理；完善
企業機要文書涉及范圍廣，涉密等級高，涉及國家秘密、商業秘密和企業生產經營方方面面的重要信息資料[1]。一旦發生企業機要文書泄密事件就會給國家和企業造成難以估量的損失。新形勢下，信息技術飛速發展，企業辦公自動化程度越來越高，這給企業的機要文書保密管理工作帶來了新的挑戰；對此，企業要根據當前機要文書保密管理中存在的問題，采取有效的應對措施，切實保障企業信息安全。
一、新形勢下企業機要文書保密管理的特點
（一）保密內容豐富
依據企業設立程序、設立條件與組織結構，可以把企業分為國有企業、集體企業、私營企業等。不同企業涉及的保密內容有所不同，保密內容主要包括國家秘密與商業秘密兩種類型[2]。普通企業以商業秘密為主，而在國有大型企業尤其是軍民融合企業中，國家秘密占有較大比重。商業秘密主要指的是企業在生產、經營、科研及管理中應當保密的內容，其特點是數量眾多，涉及企業的方方面面，管理的工作量較大。國家秘密涉及各級黨和政府的重大決策事項、國民經濟和社會發展中的各類保密事項等，保密責任重大，且保密要求相對較高。
（二）保密要求差異
根據企業機要文書涉密內容及涉密類型的不同，需要采取相應的保密管理。國家秘密與商業秘密的保密管理存在明顯不同：國家秘密包括絕密、機密及秘密三個等級；國家秘密的保密管理必須嚴格遵守《中華人民共和國保密法》的要求，明確定密程序、保密措施及泄密責任；商業秘密的保密管理主要根據《中華人民共和國反不正當競爭法》《中華人民共和國公司法》等相關法律進行分級管理；相較于國家秘密的保密要求，商業秘密除觸及法律的失秘行為外，其他失秘行為多由企業根據自己的規定進行處理。
二、新形勢下企業機要文書保密管理存在的問題
（一）泄密風險高
隨著電子科技的快速發展，OA系統、局域網、互聯網等信息技術被廣泛應用到企業日常工作中，在信息時代，企業的各項工作都離不開網絡的支持[3]；企業機要文書作為涉密活動相對集中的領域，若判斷不好哪些敏感信息不能通過網絡傳輸，則網絡和手機等將不可避免地成為泄密的高發地。
（二）法律法規滯后
在新形勢下，企業要想做好機要文書的保密管理工作，離不開法律的保駕護航。依據《中華人民共和國政府信息公開條例》的規定，部分企業文書等相關內容應及時在網站上進行信息公開；但依據《中華人民共和國保守國家秘密法》的規定，多數機要文書不可以公開或不能立即公開，如行業發展數據、涉及安全生產的基礎資料等，兩部法律對企業機要文書保密管理工作的規定存在一定的沖突。所以國家對涉及保密管理的相關法律法規進行修訂刻不容緩。
（三）基礎設施缺陷
企業機要文書的保存，受溫度、濕度、通風及光照等因素的影響，極易發生損壞。所以國家明確規定：企業要根據檔案信息化的要求，構建并配備可以滿足庫房現代化管理要求的基礎設施，逐漸實現企業檔案管理的電子化、數字化。但企業從經濟的角度考慮，往往把有限的資金投入到安全生產及擴大經營等方面，導致部分企業的檔案室不符合機要文書存儲要求，甚至有的企業辦公室與檔案庫房相互混用，存在極大的安全隱患。
（四）保密意識淡薄
根據我國相關法律法規，企業機要文書管理部門要配備專職人員來負責本企業的機要文書管理工作，尤其是機要文書的保密管理工作。但從實際情況來看，多數企業的機要文書保密管理人員是兼任或新任，沒有接受過企業機要文書有關保密工作的系統培訓、教育，保密意識淡薄。部分企業機要文書保密管理人員甚至利用QQ、微信等網絡社交平臺傳達企業內部資料、涉密文件，這些行為對企業文書管理保密工作構成了嚴重威脅。
三、新形勢下企業機要文書保密管理的完善策略
（一）規范工作流程
企業機要文書涉及大量的國家秘密、商業秘密、行業內部資料等重要保密內容，應增強保密意識。
一是企業機要文書的收發要規范。企業機要文書保密管理人員對于機要文書的收發要嚴格按涉密文件的收發流程辦理，避免泄密。在接收涉密文書時，企業機要文書保密管理接收人員要嚴查信封的密封標志、收文單位等信息，待核對正確后，方可簽收企業機要文書，同時要認真檢查涉密文件的完整性等，并登記在專用收文登記簿上。對于涉密文書的制發，企業機要文書保密管理人員要本著注重實效、確有必要的原則發送，同時嚴格按機要文書的審核、簽批、印制、分發等流程辦理，并核對機要文書發文份數與發送單位等信息，避免漏發、錯發。
二是企業機要文書傳閱要規范。機要文書要與普通文書分開登記、傳閱。對待機要文書要嚴格做到上網不保密，保密不上網。同時企業機要文書保密管理人員要對機要文書的去向隨時掌握，若當天領導未看完機要文書，機要文書保密管理人員必須把機要文書收回并放入保密柜中保管，待第二天再送領導閱讀。企業機要文書的閱讀，必須在規定時間內在辦公室或機要閱文室閱讀，不得在公共場所或帶離企業閱讀。機要文書的傳閱必須采用直傳的方法，切忌橫向傳閱，并不得延誤、長期私存或積壓涉密文書。
三是復制企業機要文書要嚴格按相關規定進行。根據《中華人民共和國保守國家秘密法》（簡稱《保密法》）規定，涉密文書復印要嚴格按程序審批，經發文機關授權或批準后方可復印，并要在保密復機上復印，由專人負責做好登記、復印、編號、收回、銷毀等工作。
四是規范企業機要文書傳遞。根據我國《保密法》相關規定，機要文書傳遞嚴禁在不符合保密規定的計算機上傳輸或采用普通的郵寄業務，必須利用專用機要通信設備進行傳輸或通過郵政的機要郵寄方式寄遞，并且不得委托無關人員捎帶機要文書。
五是企業機要文書保管要規范。對于處理完畢的機要文書，企業機要文書保密管理人員要嚴格遵守保密制度，對符合存檔要求的機要文書分類存入保密柜中，并按時歸檔；對按要求銷毀的機要文書要及時在規定時間內銷毀，并留存好銷毀記錄。
（二）健全機要文書檔案管理制度
良好的管理制度是確保順利開展工作的基礎和前提，同樣地，完善企業機要文書檔案保密管理制度也是非常重要的。機要文書檔案管理工作是機要文書傳閱工作的后續環節，對于重要機要文書的安全保管和反復利用具有極為重要的作用，所以企業必須要制定切實可行的機要文書檔案管理制度，以確保機要文書檔案保密效果和相關資料的有效利用。機要文書的歸檔、存儲、管理、調閱都要嚴格遵守機要文書檔案管理的相關流程，全面提高機要文書檔案的管理質量[4]。
（三）加大技術投入
企業機要文書保密管理工作不僅需要高素質的專業人才，還需要先進的技術手段。首先，企業應加大對先進技術在機要文書保密管理工作中應用力度，引進身份認證、電子密鑰等先進技術，提高企業機要文書保密管理的技術含量，并要使用正版管理軟件，對系統進行定期升級，防范系統的安全漏洞等。同時，企業在開展機要文書保密管理工作中必須使用專用電腦，做到聯網不涉密，涉密不聯網。其次，企業要配備專用庫房進行機要文書檔案管理，在資金許可的情況下可以配備數字化機要文書檔案用房，以彌補傳統機要文書檔案管理工作的不足，并配齊配全用于調整溫度、濕度或隔絕有害氣體的儀器、設備[5]。
（四）加強保密教育
企業機要文書工作的性質較為特殊，機要文書保密管理人員既是文書傳遞人員又是保密管理人員，要選拔具有高度責任心、工作嚴謹且敏銳性強的人員承擔機要文書管理工作。同時，通過定期開展專業培訓、保密培訓、案例警醒等對企業機要文書保密管理人員進行業務教育、保密教育、相關法律法規教育，全面強化其保密意識，提高其政治素質與業務能力。
四、結語
企業要充分認識到機要文書保密管理工作的重要性，要從源頭上查找機要文書保密管理存在的問題，并采取有效措施，確保機要文書安全，維護國家、企業利益，促進企業的長久穩定發展。
參考文獻：
[1]孫婭潔.新形勢下做好檔案管理保密工作的思考[J].辦公室業務，2020（12）：94-95.
[2]王巍.論企業檔案的保密工作及技術措施[J].現代企業，2020（09）：20-21.
[3]常媛姿.機要文件保密工作的特點和提升路徑[J].石油石化物資采購，2020（25）：150-150.
[4]張秋君.高職院校機要文件保密工作的特點和提升路徑[J].辦公室業務，2019（22）：116+123.
[5]聶偉.試論新時期企業機要文書檔案保密工作[J].市場周刊（理論版），2019（67）：25.
文書檔案管理范文第5篇
一、機關文書檔案管理的現狀分析
(一) 紙質檔案管理中存在的問題分析。
首先, 機關領導對于檔案管理工作沒有足夠重視, 沒有安排足夠的人員去進行管理, 使得文書檔案的管理效率低下。另外, 安排的管理人員并不具備專業的檔案管理的知識, 管理意識也比較淡薄, 這樣就會直接影響檔案管理工作的進行。其次, 收集的檔案資料不齊全。在收集和整理資料時, 各個科室不能相互配合, 這樣就很難保證收集的資料比較齊全, 而且很容易造成一些具有重要價值的信息被遺漏, 會給檔案管理工作帶來巨大的損失。另外, 有的工作人員長期借用一些有價值的文件, 導致檔案的不完整性, 給檔案管理工作帶來了諸多的不便。再次, 對于檔案的利用效率也不高。由于機關單位中的檔案種類多, 數量大, 這使得管理工作變得異常的復雜。很多檔案雖然已經建立, 但是沒有直接為社會和機關對象服務, 使檔案的利用率較低, 檔案的建立形同虛設。
(二) 電子檔案管理中存在的問題分析。
第一, 電子檔案經常出現失真的情況。與紙質檔案相比, 電子檔案出現差錯的概率要高得多, 很容易出現被復制、篡改的現象。這樣使檔案的原始性出現了差錯, 在信息傳遞的過程中, 影響信息的真實性, 并且還需要付出大量的技術和資源成本進行維護, 使得維護的成本增高。
第二, 很難保證電子檔案的完整性。在對電子檔案進行編輯時, 很容易出現不及時保存的現象, 這樣就會導致信息的丟失;有的電子文件的結構比較復雜, 保存的時候流程比較多, 一旦出現不當的操作, 就會造成信息的缺失;在對文件進行處理時, 各種背景信息就會不斷地增加, 這樣在信息逐級傳遞的過程中, 就會造成缺損、丟失的現象。
第三, 電子檔案的安全性較差。由于電子數據比較容易進行修改, 這就給一些不法分子提供了便利。一些黑客直接對電腦進行攻擊, 竊取重要的檔案信息, 或者非法篡改信息, 使電子檔案的安全性沒有保障。
二、機關文書檔案管理的策略
(一) 針對紙質檔案管理的策略探討。
第一, 要加強檔案管理人員的綜合素質。首先, 機關的領導要對檔案的管理工作給予足夠的重視, 為檔案管理人員的培養提供一切便利的條件。其次, 要建立一支高素質的檔案管理的隊伍。對檔案管理人員進行相關理論知識的培訓, 以提高他們的業務基礎素質;通過經驗交流的方式, 提高工作人員的知識水平以及相關的職業技能, 這樣就能有效地提高工作效率。機關的領導要經常鼓勵工作人員, 提高他們工作的積極性, 使整個工作團隊和諧穩定。
第二, 建立完善的檔案管理的規章制度。機關文書檔案的管理工作要向標準化和規范化發展, 因此, 要建立并完善檔案管理的規章制度, 對各個工作細節都要進行嚴格的規定, 工作人員必須按照規定執行。將檔案管理的工作放在與其他工作同等重要的位置, 使檔案管理工作不斷向正規化發展。
(二) 針對電子檔案管理的策略探討。
第一, 通過建立防火墻保證電子檔案信息的安全性。防火墻的建立, 能夠防止其他網絡, 包括非法網絡對信息資源的訪問, 這樣就能阻止信息的外漏, 也保證信息不被篡改, 從而保證了電子檔案的安全性。
第二, 加強電子檔案管理的有序性。首先, 檔案的管理人員要加強對信息的保護意識, 并具備對電腦的基本操作技能。其次, 工作人員要對所有的信息都備份, 防止信息丟失, 造成巨大的損失。再次, 為了提高電子檔案信息的安全性, 要將電子文件設置成“只讀”的狀態, 這樣就能防止信息被篡改, 使電子文件的原始性和真實性得到了保障。
第三, 要進行密碼的認證。為了防止電子檔案在信息傳遞的過程中, 被其他人篡改或者替換, 需要進行消息認證的技術。其中, 最常用的方法就是進行密碼的認證, 也就是不知道密碼, 就不能夠隨意訪問電子檔案信息, 當然也不能進行修改。該方式有效地保證了電子檔案信息的完整性和真實性, 也提高了信息的安全性, 保證其不被隨意竊取。
三、總結
對機關文書檔案進行有效的管理, 能夠提高機關工作的效率, 對機關的工作起著重要的作用。因此, 要不斷地提高檔案管理人員的素質, 完善檔案管理的相關制度, 有效的解決管理中存在的問題, 更好服務社會, 服務人民。
摘要：檔案管理是一項基礎的工作, 但是在機關單位中卻起著重要的作用。只有做好檔案的管理工作, 才能保證其他各項工作有條不紊地進行。本文簡要分析了目前機關文書檔案管理中存在的問題, 并針對這些問題提出了相應的改進策略, 為機關單位的檔案管理提供了一定的參考。
關鍵詞：機關單位,文書檔案管理,策略
參考文獻
[1] 李娜利.機關文書檔案管理中存在的問題及對策[J].河北聯合大學學報 (醫學版) , 2012, 14 (1) :117-118.
[2] 徐桂峰.信息化條件下機關文書檔案管理探討[J].辦公室業務, 2013 (13) :155;163.