它是實施某些管理行為的基礎，是社會再生產過程順利進行的保證。合理的管理體系可以簡化管理過程，提高管理效率。以下是小編為您整理的《特種載體檔案管理制度》，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
第一篇：特種載體檔案管理制度
聲像載體檔案管理
1.熟悉聲像檔案工作的基本原則和歸t當范圍的確定。
2.對聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作進行檢查、督促、業務指導，確保聲像檔案材料的完整、準確。
3.對聲像材料部門專(兼)職濟案員提出的疑難問題，應及時與有關領導研究解決。
4.做好聲像檔案的開發利用工作。
5.嚴格執行保密制度，維護聲像檔案的完整和安全。
6.積極做好“八防”工作。
第二篇：成都理工大學聲像載體檔案管理辦法
聲像檔案是高校檔案的一個重要組成部分，它具有客觀、形象和真實的特點，能生動、具體地再現學校教學、科研及各方面工作成果，真實記錄學校各個時期發展的面貌。和其它文字、圖紙、實物檔案一樣，聲像檔案具有現實的查證和利用作用，對歷史研究具有重要的參考利用價值，是學校重要檔案資料和寶貴財富。為加強對我校聲像檔案材料的形成、積累、歸檔工作的管理，更好地發揮其作用，特制定本辦法。 第一章基本原則
第一條 凡是在學校各項工作活動中直接形成的記錄和反映工作、活動過程，具有保存、利用價值的各種聲像載體(照片、底片、幻燈片、投影反轉片、錄音帶、錄像帶等)和配套文字材料，均屬聲像檔案材料。屬于特殊載體的檔案材料，是高校聲像檔案工作的基礎。
第二條 聲像檔案必須遵循聲像載體的特點和規律，必須實行集中統一管理，形成聲像檔案的各部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統和安全。對主要聲像載體檔案材料，其數量大、利用率高的部門，經批準后可設立聲像檔案分室。分室可保管本部門形成的聲像檔案。分室在業務上接受檔案館的指導，每年定期向檔案館呈報書面情況報告及辦理移交清單。
第三條 聲像檔案材料的形成、積累、歸檔是我校各部門的工作職責之一。學校各部門要根據聲像檔案載體的特點把聲像檔案工作納入自己的管理制度中，實行“三納入”、“四同步”的原則，大力開發信息資源，為提高本校的教學、科研和管理工作水平服務。
第四條 為確保學校對聲像檔案材料管理工作的落實、各部門聲像載體材料形成后，必須向檔案館歸檔，由檔案館出具證明后，財務部門方受理報銷事宜。
第五條 完整、準確、系統地作好我校聲像檔案形成、管理工作，是檔案人員和全校攝制人員的共同責任。
第六條 聲像檔案工作應列入學校的發展計劃，在經費、庫房設備和人員配備等工作條件上予以保證
第二章歸檔范圍
歸檔范圍主要內容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面。具體范圍：
第七條 黨政活動類：
一、歷屆黨代會、團代會、學代會、教代會、工代會、婦代會、先代會及黨政部門召開的重大會議。包括：開幕、閉幕場面、領導講話、代表發言、會議情況等各種聲像材料。
二、校慶。歷年教師節、重大紀念日、英模報告會等重要聲像材料。
三、建校以來主要領導任職期間的工作照、參加教學、科研等項活動的聲像材料。
四、省級以上黨政領導和社會知名人士來?；顒訄雒?包括視察、座談等)的聲像材料。
五、校內民主黨派的重大活動。
六、國內有影響的教授、專家等在校訪問活動的聲像材料。
七、港澳臺同胞、歸國華僑及校內少數民族的重要活動。
八、本校授予校外人員名譽職務、稱號和聲像材料。
九、其它有重要意義活動形成的聲像材料。
第八條 教學類：
一、迎新、開學及畢業典禮，領導、來賓講話，師生代表發言等活動場面的聲像材料。
二、歷屆畢業生的畢業合影照片，優秀畢業生照片。
三、知名教授、專家和在學術上造詣校深的中老年教師講課，學生聽課、論文答辨、實驗、電化教學等的聲像材料。
四、師生實習、野外考察、社會實踐等各項活動的聲像材料。
五、評選優秀教學獎、優秀教材、評選及發獎大會的場面材料。
六、有關學生實習、軍訓、社會調查、參加各種競賽活動的場面材料。
第九條 科研學術活動類：
一、重點、大型科研課題評審、鑒定會場面的聲像材料。
二、科研成果評選及領獎儀式的場面聲像材料。
三、由本校發起并組織的全國性、省級學術活動。本校學術年會(科技報告會)包括：大會開幕、閉幕式，大會發言、著名學者報告等聲像材料。
四、著名專家來校作學術報告的聲像材料。
五、參加部級以上科技成果展覽的聲橡材料及重大單位項科技成果代表性聲像材料。
六、在校學生及國外留學生在科研和學術活動中取得突出成績的聲像材料。
第十條 外事活動類：
一、外國領導人、友好人士以及各種代表團來校參觀訪問的聲像材料。
二、與國外學校、團體簽訂協議、備忘錄、合同的全過程的聲像材料。
三、外籍人士贈送的禮品照片及其它聲像記錄材料。
四、外籍學生、教師、工作人員在校學習、生活、工作的聲像材料。
五、在我校召開的國際性學術會議場面的聲像材料。
六、本校派出國外進行友好訪問、考察、進修、留學所獲得的聲像材料。
第十一條 產品、儀器設備類：
一、本校研制、試制、生產的產品樣照。
二、產品使用情況的場面聲像材料。
三、價值5萬元以上的重大儀器設備的樣照和安裝調試運行照。
第十二條 體育類：
一、歷屆運動會開幕、閉幕式、領導講話、運動員比賽場面的聲像材料。
二、運動隊訓練、比賽、學生課余體育活動等場面材料。
三、兄弟院校的來訪、表演、比賽等場面材料。
第十三條 藝術類：
一、學校師生員工創作的藝術作品照片、在各種報刊雜志上所發表的作品材料。
二、舉辦書畫展的場面聲像材料。
三、各種音樂團體來校演出，本校文藝團體演出劇照、演員合影等。
第十四條 校園建設類：
一、學校各個時期的校園環境材料。包括：校門、教學樓、實驗室、校園等聲像材料。
二、學校重大項目的開工、奠基、落成典禮和學校建設規劃、模型等聲像材料。
三、校門、校牌、大樓及校園風光。
第十五條 獲獎類：
一、教學活動獲得的獎狀及獎品照片。
二、科研項目成果獎狀及獎品照片。
三、學校產品獲獎的獎狀、照片。
四、各類活動中被評為先進集體、文明單位等獎狀及獎品照片。
五、勞動模范、先進個人證書、獎章及獎品等照片材料。 第十六條 人物類：
一、歷任校長、黨委書記及名人錄的聲像材料。
二、學部委員、博士生導師等名人包括人物檔案的全部照片、底片、材料。
三、國內外知名校友返?；顒?、捐贈儀式等的聲像材料。
第十七條 學校各有關部門參加科工貿活動形成的聲像材料。
以上各類歸檔材料，包括底片、照片、錄音帶、錄像帶等。
第三章部門立卷和歸檔要求
第十八條 學校電教、宣傳、科技、教學等聲像形成部門負責人應貫徹執行上級有關聲像檔案的指示，經常進行檢查、督促、指導部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作，以維護聲像檔案的完整和安全。在業務上接受校檔案館的指導，于次年六月底以前向檔案館辦理各類聲像檔案的移交手續。
第十九條 部門專(兼)職檔案員應在部門負責人領導下，指導、監督、協助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像檔案材料，并檢查是否完整、準確、系統，組卷是否符合要求，定期選擇有保存價值的向校檔案館歸檔。
第二十條 各級聲像部門的科技人員在每項工作完成后，應立即將聲像材料整理好，及時向聲像檔案室、檔案館辦理移交手續。如與其它類檔案(如教學、科研)有密切關系的照片檔案資料要互相照應、互記參見號。
第二十一條 凡屬個人拍攝或錄制的能反映學校面貌并具有參考價值的聲像載體材料，向校檔案館歸檔者，一經采用，學校將給予適當補償。
第二十二條 聲像檔案的歸檔要求：
一、歸檔的聲像材料必須是原版、原件，而且要求圖像清晰、聲音清楚，并加以必要的文字說明。
二、歸檔時，材料形成單位應準確填寫向檔案館交接目錄單，一式二份，由交接雙方簽字后，各備一份。
三、各單位應將在各項活動中形成的聲像材料的收集、歸檔工作納入各部門的職責范圍，明確專人負責。攝錄人員在材料完成后應及時向檔案館歸檔，任何部門和個人不得據為已有。
四、學校一切可形成聲像載體的有關重大事件等活動，必須通知檔案館，以保證歸檔制度的落實。
第四章聲像檔案管理
第二十三條 按《成都理工學院檔案實體分類和檔號編制方案》進行分類、編目、編制檔號和排架。
第二十四條 聲像檔案庫房應保證恒溫、恒濕，避免磁場干擾和保持清潔，要特別注意防火，定期檢查庫房的“八防”，發現問題及時補救。
第二十五條 聲像檔案的保管期限與相應文字材料的保管期限應一致，需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應轉錄復制，母帶(片)與復制帶(片)保管方法亦應一致，母帶(片)必須專柜保管，并特別標明。
第二十六條 鑒定與銷毀按《高等學校檔案部門業務建設規范》第10條執行。
第二十七條 統計按《高等學校檔案部門業務建設規范》第10條執行。 第五章開發利用
第二十八條 編制檢索工具、著錄卡片，設置放像設備為利用者查找、閱覽聲像檔案創造條件。
第二十九條 建立借閱制度，開展咨詢服務、指導交流。
第三篇：特種設備安全技術檔案制度
本單位每臺特種設備需建立檔案，并由本單位特種設備管理人員統一保管，安全技術檔案制度包括以下內容：
(1)特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料;
(2)特種設備的定期檢查和定期自行檢查記錄; (3)特種設備的日常使用狀況記錄;
(4)特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄;
(5)特種設備運行故障和事故記錄。 特種設備應急救援預案
為了有效預防、及時控制和消除突發性特種設備事故的危害，最大限度地減少特種設備事故造成的損失，維護本單位員工和財產安全，根據《特種設備安全監察條例》的要求，結合本單位實際，制定本預案。
第一章
總則
第一條
本預案為本單位區域內特種設備事故應急救援工作的程序和組織原則。
第二條
本預案所稱特種設備事故，是指在本單位區域內使用特種設備時突然發生的，造成或可能造成人身安全和特大財物損失的事故。
第三條
特種設備特大事故應急處理工作，應當貫徹統一領導、專業分工、反應及時、措施果斷、依靠科學、加強合作的原則。
第二章 預防與應急措施
第四條
特種設備事故應急處理預案內容：
(一)有本單位特種設備數量、安裝位置分布情況;
(二)在日常運行使用過程中出現的，可引發特大事故的故障類型、征兆、應對措施;
(三)進行特種設備事故應急救援指揮的組織機構管理網絡及搶險救援隊伍;
(四)相應的設備操作人員、維修人員、部門主管、分管領導、安全生產第一責任人在處理特大事故時的職責。
(五)委托具有電梯維修保養資格的單位對其電梯進行保養。應對其保養的電梯的日常安全運行有檢查記錄;
第五條
應根據應急搶險救援設備的特點，配備必要的設備、工具、救援物品等物資儲備。
第六條
定期組織本單位相關人員對事故應急處理知識、技能的培訓和應急演習。
第七條
應定期對特種設備進行日常性維修保養和定期自行檢查。如設備出現故障或者發生異常情況后，應當對其進行全面檢查，消除事故隱患后，方可重新投入使用。
第三章
事故報告與現場保護
第八條
特種設備特大事故發生后，應當立即做到：
(一)迅速采取有效措施，積極組織搶救，防止事故蔓延擴大;
(二)嚴格保護事故現場;
(三)立即撥打110報告，同時向區質監局、區安監局等有關部門報告。
第四章
應急處理
第九條
特種設備事故發生后，事故設備操作人員、維修人員、部門主管、分管領導、安全生產第一責任人應按照本單位的事故應急救援方案采取積極有效的搶救措施。
第十條
特種設備事故發生后，立即啟動本應急救援預案，各搶險救援工作小組，應按照各自的職責和工作程序貫徹執行本預案。
第十一條
參加特大事故應急處理的工作人員，應當按照本預案的規定，采取安全防護措施，并在專業人員的指導下進行工作。
第六章
應急總結與獎懲
第十二條
應急救援工作結束后，應當組織相關部門認真進行總結、分析，吸取事故事件的教訓，及時進行整改，并按照下列規定對有關人員進行獎懲。對瞞報、遲報、漏報、謊報、誤報事故和突發事故中玩忽職守，不聽從指揮，不認真負責或臨陣逃脫、擅離職守的人員，按照有關規定，給予責任追究或行政處分。
第十三條
本預案自公布后施行。
電梯日常安全管理人員職責
一、熟悉并執行電梯有關的國家政策、法規，結合本單位的實際情況，制定相應的管理方法，不斷完善電梯的管理工作，檢查和糾正電梯使用中的違章行為。
二、熟悉電梯的基本原理、性能、使用方法。
三、監督電梯作業人員認真執行電梯安全管理制度和安全操作規程。
四、編制電梯定期檢查和維護保養計劃，并監督執行。
五、負責按國家規定要求向政府部門申請定期監督檢驗。
六、根據單位職工培訓制度，組織電梯作業人員參加政府部門舉辦的培訓班和組織內部學習。
七、組織、督促、聯系有關部門人員進行電梯事故隱患的整改。
八、負責組織電梯一般事故的調查分析，及時向政府部門報告電梯事故的情況。
九、負責建立、管理電梯技術檔案和原始記錄檔案。
十、組織緊急救援演習。
定期報檢制度
一、電梯安全管理人員在電梯安全檢驗合格標志有效期滿前一個月向質量技術監督部門的特種設備安全檢驗機構申請定期檢驗。
二、電梯停用一年后重新啟用，或發生重大的設備事故和人員傷亡事故，或經受了可能影響其安全技術性能的自然災害(如火災、水淹、地震、雷擊、大風等)后也應由電梯安全管理人員向特種設備安全監督檢驗機構申請檢驗。
三、電梯經較長時間停用，但尚未超過一年時間的，電梯安全管理人員可向單位設備管理部門申請內部安全檢驗，認為有必要的可向特種設備安全監督檢驗機構申請安全檢驗。
四、申請電梯安全技術檢驗應以書面的形式，一份報送執行檢驗的部門，另一份由電梯安全管理人員負責保管，作為電梯管理檔案保存。
意外事件和事故的緊急救援措施及緊急救援演習制度
一、電梯發生意外事件或事故應按國家規定，及時報告有關人員或部門，發生一般事故(指無人員傷亡，設備損壞不能正常運行，且直接經濟損失50萬元以下的設備事故)和嚴重事故(指造成死亡1～2人，或者受傷19人(含19人)以下，或者直接經濟損失50萬元(含50萬元)以上100萬元以下，以及無人員傷亡的設備爆炸事故)后，應當立即向質量技術監督部門報告。查明事故發生的原因，提出相關的預防措施。
二、電梯安全管理人員應確定意外事件和事故的緊急救援小組成員，并報單位領導批準，成員人員必須包括一名單位的行政領導，電梯安全管理人員和電梯日常維護保養人員。
三、每年至少要進行一次應急演習，成員人員都必須參加。
四、演習內容、時間、排險方法、急救預案由電梯安全管理人員擬定，行政領導批準后實施。
五、演習結束后，電梯安全管理人員應將該次演習的情況作書面記錄，并進行總結，對存在的問題在下次演習中進行調整、修改。
第四篇：銅陵榮勝特種畜類養殖專業合作社合作社檔案管理制度
銅陵榮勝特種畜類養殖專業合作社
檔案管理制度
第一條 為推進合作社檔案管理工作的規范化、制度化，保障檔案的安全保管，特制定本制度。
第二條 合作社辦公室負責合作社檔案工作，負責檔案的收集、整理和保管工作。
第三條 合作社檔案包括：
(1)合作社社員登記表和社員名冊資料;
(2)合作社章程、內部各種制度文本;
(3)合作社工作計劃、工作總結和重要活動方案;
(4)合作社社員、社員小組、工作機構的請示報告，合作社項目申報材料，申請報告，對外經驗交流材料，社員來信來訪材料，以及往來的各種文書資料;
(5)合作社的社員(代表)大會、理事會、監事會會議記錄、工作紀要和會議決議;(由合作社專人負責記錄整理，并送理事長或專職總經理定稿后存檔)
(6)合作社在生產經營活動過程中形成的會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業資料;(除按本制度外，還必須按照國家統一的會計檔案管理辦法嚴格管理)
(7)合作社所簽訂的各種合同、協議;
(8)新聞媒體報道本合作社的文稿;
(9)其他有保存價值的各種資料(辦公室視情況而定)
第四條 所有的文檔資料必須是有關手續辦理完畢后的最終資料。
第五條 歸檔材料必須用藍色或黑色鋼筆書寫，文字清晰，對于確實不能使用原件者，應使用復印件歸檔。
第六條 凡歸檔的文件資料必須完整、真實，遵循文件的形成規律，進行科學的分類、編目、登記和必需的加工整理。
第七條 整理的材料須統一規格：
(1)書面材料以A4型紙為統一規格;
(2)除書面材料外應備份電子文檔、電子文件;
(3)照片、磁帶、碟片等影像材料應注明內容、時間、地點及主要參加人員等，與書面材料分開存放。
第八條 檔案的查(借)閱必須嚴格履行登記手續，注明借閱人姓名、地址、聯系方式、借閱事由、借閱內容及借閱期限等。對于會計憑證、會計帳簿和重要、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件使用。
第九條 任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換等破壞檔案完整的行為。
第十條 合作社按照國家規定確定檔案保存期限。檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案保管人員、財務人員、理事長、監事長共同鑒定，嚴格審查，編造檔案銷毀清冊，經社員(代表)大會同意后銷毀。
第十一條 合作社配備防火檔案箱，對檔案實行集中管理，確定專人負責檔案保管和文檔的傳遞。
第十二條 檔案保管人員離任要編制移交清單，移交人、接收人、監交人要簽字蓋章。第十三條 本制度自2008年7月11日起實施。
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第五篇：合肥學院聲像載體類檔案工作規范
為了提高我院聲像載體檔案(以下簡稱聲像檔案)工作的質量和管理水平，有效地為學院工作服務，充分發揮聲像檔案在教學、科研、管理等工作中的作用，并為考核聲像檔案工作提供依據，根據《中華人民共和國檔案法》，中共中央宣傳部、國家檔案局關于印發《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》的通知(有關聲像檔案部門)，及原國家教委頒布《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規、規章的規定，結合我院實際情況，特制訂本規范。
一 聲像檔案的收集和歸檔
1、確定聲像檔案歸檔范圍的原則
(1)歸檔學院各項活動中形成的、或校外單位形成的與本院有關的聲像載體材料，必須對學院和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用。
(2)歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動的全過程，保證完整、準確、系統。
(3)歸檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規律，保持聲像載體與紙質載體、不同聲像載體之間的自然聯系，注意其成套性特點。
2、歸檔的主要內容和重點
(1)歸檔的主要內容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面，具體范圍見附件一《合肥學院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》。
(2)歸檔的重點是本院各項活動中直接形成的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。
3、不歸檔的文件材料
(1)不能反映本院工作、活動的聲像材料;
(2)音響、畫面嚴重失真、內容殘缺無使用價值的聲像材料; (3)重份聲像材料。
4、形成積累
1 (1)宣傳部、電教中心和其它聲像材料形成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。
(2)立卷單位聲像項目負責人、編導和其他制作人員，要按分工認真作好制作記錄，整個工作結束后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本。
(3)各單位兼職檔案員對收集上來的聲像載體材料，按規定程序進行系統整理后向檔案部門移交。
5、整理組卷 (1)立卷原則
根據聲像文件材料形成規律和多種載體的特點，分類組成保管單位。對單位聲像載體材料，要附以文字說明，對同一載體多項內容的，采用按主題內容逐一著錄的方法，對同一內容、多載體合成的檔案，應注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內容的聲像材料具有獨立的使用性。
(2)立卷分類
1)按介質分為紙質文件材料和聲像載體材料。
2)紙質文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項目的文件材料。
3)聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等。
4)同一類型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細分。 (3)立卷分工
1)綜合管理材料由院宣傳部、電教中心等部門立卷歸檔。 2)制作項目文件材料和聲像制品，由制作項目單位或個人立卷歸檔。
3)兩個以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔。 4)外單位制作的反映本院活動的聲像載體材料，由檔案部門負責征集或委托負責收集。
(4)歸檔材料的整理
2 1)檢查歸檔的材料是否完整、準確、系統、配套、音響、畫面是否清楚，對有局部劃傷、斷裂者，應及時修補、粘結，發霉、發潮的，要及時沖淡、風干。
2)根據聲像載體材料的形成規律，保持其有機聯系和便于查考利用的原則，結合內容、價值、數量和載體類型、尺幅，進行系統整理，組成保管單位。
3)照片及底片要有文字說明(包括內容、時間、地點、人物和制作者)，其他載體形式要有相應的文字材料，包括完成原本、定稿本、長度、時間、內容簡介、色彩、密級、制作單位和人員等。
4)聲像制作材料和聲像制品的檔號要與文字材料的檔號互相照應，互記參見號。
5)聲像制品的裝具，一般應使用現有裝具。經制作后的單件聲像制品和照片，可用符合規范的專門的盒、冊、封套裝載。
6、歸檔驗收
(1)聲像材料形成部門應在規定時間內向院檔案部門辦理移交手續，填寫移交目錄一式二份，各執一份備查。
(2)歸檔的聲像載體的文字材料，必須符合本規范的案卷質量要求。
(3)綜合管理材料檔案時間一般為次年4月份以前。聲像載體材料在完成制作后3個月內歸檔。
二 聲像檔案的管理
1、分類編號
(1)按《高等學校檔案實體分類法》進行分類標引，給出檢索分類號。
(2)根據聲像檔案的內容、特點、不同載體，編制用于檔號的二級類目(載體)代號簡表。
(3)聲像類檔案檔號=號+聲像檔案分類型號+保管單位號 模式如下：
保管單位依不同載體而定，可以是卷、冊、盒、盤，也可以是張、件。保管單位號依載體代號(代碼)流水。用聲像檔案形成的自然。
2、編目
(1)檔案部門對接收的聲像檔案在裝具脊背上填寫檔號，也可另行在底邊20毫米處貼上注有檔號的標簽。
(2)登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號先后順序，以保管單位為對象填寫，并注明相應的參見號。
(3)按照GB3792.5-85《非書資料著錄規則》編制題名，案卷級聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計算機采集卡使用。
(4)為方便查閱檔案，應編制各種案卷目錄和專題目錄。
3、將編制的聲像檔案和資料著錄卡數據存貯到計算機的數據庫中，在本院的信息系統建立后，按要求與之聯網。
4、排架、保管
(1)按照不同類型、不同規格聲像載體分別編制的檔號排架。 (2)照片庫房保持溫度15~25℃，濕度55~65%。其他聲像檔案的保管，應做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜18~24℃，相對濕度宜35~45%，要有專用的設備和必要的保護措施，要避開30奧斯特以上的磁場。
(3)每年定期檢查庫房的“八防”(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)情況。定時記錄庫房溫、濕度，保護庫房整潔。
4 (4)每兩年對庫存檔案進行一次全面核對檢查，寫出檢查總結，發現問題及時處理。
(5)照片、底片要定期檢查，有發黃、發霉、變質等現象，要及時進行清洗和技術處理。
(6)錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應及時倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進行檢查，如發現變形斷裂、磁場脫落等現象，應及時進行補救。
(7)聲像檔案的保管期限與相應文字材料的保管期限一致。需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應轉錄復制。
(8)母帶(片)與復制帶(片)保管方法一致。母帶(片)必須專柜保管，并特別標明。
5、鑒定與銷毀
按《合肥學院檔案業務建設規范》執行。在銷毀方式上，應注意按不同的銷毀方式，如洗掉、去磁等。
6、統計
按《合肥學院檔案業務建設規范》執行。
三 聲像檔案的開發利用
1、檢索工具的編制
由于聲像檔案按載體類型、尺幅、依檔號順序分類排架，因此，在檢索工具上應比一般的紙質文件材料有更高要求。
(1)按載體制成材料和載體規格編制載體檢索目錄。 (2)按《合肥學院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》編制主題檢索目錄。
(3)按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制專業學科分類檢索目錄。
(4)編制檢索到題名、內容的著錄卡片，全面標引聲像制作、載體及內容。
2、借閱
(1)檔案部門在適當條件下應設立審片室(聽音室)，提供檢索
5 工具，為利用者查找、閱鑒聲像檔案創造條件。
(2)建立借閱制度，規定借閱檔案的審批權限、期限、對象、觀看人次、數量、手續等。若需借出、抄錄、復制檔案材料，應經有關領導批準。
(3)檔案借閱或歸還時，由利用者和檔案部門共同進行清點、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對借出的檔案，檔案部門定期催還，需續借者應重新辦理借閱手續。對過期不還者，應停止其借閱并給予經濟處罰。
如發現檔案損壞或丟失，應寫書面報告，經校主管領導人簽署意見后，根據不同情況進行處理。
(4)對調出及離、退休人員，在辦理調離手續前，必須清還檔案，沒有檔案部門簽字，人事部門不得辦理調離手續。長期出國人員在出國前應及時向檔案部門清退檔案材料。
(5)對需經常查閱、不涉及保密的檔案材料應復制。
3、咨詢服務、指導交流
(1)指導利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。 (2)根據工作需要和條件可能，選擇若干重點聲像檔案的題名，主動介紹有關部門，進行定期跟蹤服務。
(3)了解與本院有關的動態，積極開拓服務。 (4)服務方式：可復制、征訂、出售等。
(5)學院要結合現代化進程，逐步應用計算機進行聲像檔案的檢索、匯編等，提高開發利用檔案的能力。
四 聲像檔案工作人員崗位責任制
1、學院分管聲像檔案部門的院領導職責
(1)應加強全院聲像檔案工作的指導、監督，把聲像檔案形成部門工作納入學院聲像工作發展規劃，并列入學院聲像工作議事日程，定期加以研究。
(2)關心聲像檔案的建設與發展，使聲像檔案工作能與學院各項工作協調發展。
2、學院聲像檔案形成部門負責人職責
(1)貫徹執行上級有關聲像檔案工作的指示、規定，把聲像檔案工作納入本部門和有關人員的崗位職責，并認真組織實施。
(2)對本院各部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作進行檢查、督促，確保聲像檔案材料的完整、準確。
(3)積極做好聲像檔案的七防(防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防鼠)工作。
3、各聲像部門科技人員職責
(1)各聲像工作部門及負責聲像工作的科技人員在每項工作完成后，立即將聲像材料和文字簡介整理好，向本部門兼職檔案人員歸檔。
(2)填好聲像材料歸檔的有關表格，辦完移交手續。
4、學院檔案部門職責
(1)院綜合檔案室的負責人定期或不定期的對校聲像檔案形成部門的相應工作進行檢查、督促、指導。
(2)對聲像材料部門兼職檔案人員的提出的疑難問題，應及時與有關領導研究解決。
(3)關心檔案人員的學習、工作等情況。
5、聲像檔案形成部門兼職檔案人員職責
(1)在部門負責人領導下，監督、指導、協助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像材料，并檢查是否完整、準確、系統，組卷是否符合要求。
(2)將已收集的案卷，于次年4月底以前向檔案部門辦理移交。 (3)完成學院檔案部門委托辦理的其他任務。
7
附件一：
合肥學院聲像載體類歸檔范圍和保管期限表
SX11 綜合(黨政群團)
序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9
類目名稱
本院領導的活動材料(參加國內會議、座談、探望等)
本院各類重大會議(黨代會、工代會、教代會、團代會、學代會等)
本院校慶等重大紀念、慶?；顒硬牧?中央、省市及上級黨政領導來院視察等材料 省級以上代表團、兄弟院校代表來院活動材料 本院機構成立的活動材料 本院民主黨派重大活動的材料 本院重大宣傳活動材料 本院社團活動的材料
保管期限 長 期
長 期
長 期 長 期 長 期 長 期 長 期 長 期 長 期
SX12
教學
序號 1 2 3 4 5 6
類目名稱
本院開學、畢業典禮活動場面及學士論文答辯活動材料
本院教授、專家，國內知名專家、教授，外籍教師授課場面
本院學生業余生活、課外閱讀、參加各科競賽、演講等活動場面及評比先進材料 本院畢業生(含成人教育)照片 本院體育運動會材料 本院學生軍事訓練活動場面
保管期限 長 期
長 期
長 期
長 期 長 期 長 期
8 7 本院教學活動獲獎的獎狀照片 長 期
SX13 科學研究
序號 1 2 3 4
類目名稱
本院舉辦的國際性、全國性和省級學術活動及本院學術年會等活動材料
本院教職工在重大科研課題研究過程中及鑒定活動中形成的材料
本院科研獲獎項目成果獎狀照片 本院科學研究評優活動等照片
保管期限 長 期
長 期
長 期 長 期
SX14 產品生產與科技開發
序號 1 2
類目名稱
院屬企業試制生產或正式投入生產的產品聲像材料 產品發布會及產品使用情況等聲像材料
保管期限 長 期 長 期
SX15 基本建設
序號 1 2 3 4
類目名稱
本院建校初期的照片(含院門、教學樓、實驗室等) 本院重大工程的基地原貌、建設過程及竣工驗收的聲像材料
本院重大項目開工典禮、奠基、落成材料 本院各實踐實習基地建設的聲像材料
保管期限 長 期 長 期
長 期 長 期
SX16 儀器設備
序號 1
類目名稱
本院大型儀器設備聲像材料
保管期限 長 期
SX17 出版
序號 1
類目名稱
本院出版物有關聲像材料
保管期限 長 期
SX18 外事
序號 1 2 3 4
類目名稱
國外知名人士、學者、在外校友來際講學、參觀、訪問、交流材料
與國外大專院校建立校際關系簽訂協議聲像材料 在我院召開的重要學術會議聲像材料
本院人員在國外考察、講學、合作研究的聲像材料
保管期限 長 期
長 期 長 期 長 期
SX19 財會
序號 1
類目名稱
本院在財務會計工作中形成的聲像材料
保管期限 長 期
合肥學院
2004.2.27 10