建筑工程檔案管理是城建檔案工作的主要組成部分, 需要投入大量的精力。隨著經濟的進步和城市化進程的加快, 建筑行業也在飛速發展, 因此, 對工程的檔案管理也提出了更高的要求, 再加上信息時代的到來, 檔案也需要通過信息化管理的途徑來實現自身的長遠發展。加強建筑工程檔案的管理, 實現建筑工程檔案創新, 是當前社會的必然要求。
1 建筑工程檔案管理的現狀
隨著現代信息的發展, 新技術的不斷滲透和創新, 使得傳統的建筑檔案管理已成為制約建筑行業發展的重要因素。傳統的工程檔案管理存在著許多問題, 首先, 檔案管理工作主要是依靠工作人員手工進行操作的, 龐大的案卷數據和繁瑣的工作程序浪費了大量的時間和精力。其次以前的工程檔案管理觀念比較落后, 缺乏開放意識與創新意識, 檔案資料大多是以紙質形式存在的。隨著時間的推移, 檔案資料也堆積的越來越多, 占用大量的儲存空間, 檔案管理成本非常高。
2 實現建筑工程檔案創新的幾個方面
2.1 實現在信息技術上的創新
隨著計算機技術的普及推廣和飛速發展, 對建筑工程的檔案進行信息化管理的條件已經非常成熟, 信息化管理已成為檔案業發展的必然趨勢。目前我國建筑工程檔案信息化建設并不完善, 雖然很多單位都配置了計算機, 但是并不能充分的發揮計算機網絡技術的作用, 大部分檔案信息還是靠人工輸入目錄進行檢索, 再加上檢索工具的限制, 查找過程中, 不僅查找速度慢, 而且得到檔案信息的標準率不高。因此, 要改變這一現狀, 引入信息網絡技術勢在必行。檔案的信息化管理具有多方面的優勢。首先, 它使建筑工程資料檔案的保存方式得到了改善, 通過這樣的保存方式, 達到了保護檔案原件的目的, 有效地降低和避免重要資料的丟失。其次, 信息化管理使建筑工程檔案資料的檢索和使用更加便捷, 使用者在應用時只需輸入關鍵詞, 相關檔案資料信息就可呈現在計算機屏幕上。最后, 這種信息化管理還大大節約了有限的人力資源。檔案管理人員利用計算機進行工作, 既減少了工作人員手工操作的錯誤, 提高了工作效率, 又大大節約了有限的人力資源。
2.2 管理模式的創新
加強建筑工程檔案創新, 關鍵是要建立一個完善的管理模式。要做到有法可依, 進一步完善相關理論和政策法規, 把建設工程質量終身責任制引入建設檔案管理, 認為建設單位的負責人要對檔案負終身責任, 這些原則和規范在對加強檔案工作的管理起到了很重要的作用, 使建設單位能夠規范編制工程檔案, 并且樹立及時報送的意識。有效地改變了以往只重視建設、不重視檔案管理的現象。另外, 還可以通過開展建設工程檔案檢查、業務指導、業務咨詢、培訓班等活動, 加強宣傳和學習教育。
2.3 服務方式的創新
首先要提高檔案管理人員的綜合素質。因為當前建筑工程檔案部門缺乏大量的現代人才, 所以對工作人員進行全方位多層次的培訓很有必要, 還應該面向社會, 利用行政和經濟手段廣泛招聘和引進既懂電腦技術又清楚檔案專業技術工作的高學歷、高能力的人才, 從而保障人才結構的合理。其次要打破以往檔案送上門的工作模式, 檔案管理人員要加強與與建設、施工、監理等的協調和交流, 為他們做好服務工作。工作人員要深入基層和工地, 宣檔案工作重要性, 使各建筑單位自覺按規范編制和報送建設工程檔案。最后, 還要結合不同的建設工程, 推出了個性化服務的模式。當面對一個大的建設工程項目時, 在檔案管理上, 要具體落實到人員的安排、工程具體的指導要求等, 通過編制具體的工程檔案規范, 提供業務指導和服務, 提高工程效率。另外, 為了加強雙方的聯系, 還可以公布工作人員的聯系方式等。這種個性化的服務, 不僅使建設工程檔案管理具有針對性, 還提高了建設工程檔案編制的質量, 促進了工程項目的規范化管理, 在實際中受到大家的一致歡迎。
2.4 技術研發的創新
隨著信息系統集成化進程的加快, 單位檔案管理制度改革的不斷加深, 各單位要充分意識到檔案信息化建設的重要性要在國家政策的引導下積極穩妥的加快檔案信息化建設的速度, 加大對人力、物力的投入, 將檔案信息化建設當做工作中的一個重要環節來進行。
3 結語
總之, 隨著時代的發展、社會的進步和建筑行業的提高, 人們對工程檔案的需求也越來越高。對于建筑工程上的檔案管理我們要勇于開拓, 不斷創新, 與時俱進。工作人員要切實做好檔案管理工作, 以便用最快的速度對檔案資料進行加工和整理實現檔案管理的信息化, 滿足社會公眾的需求, 這也是推進城市化建設可持續發展的重大舉措之一。
摘要：伴隨著經濟的飛速發展, 建筑工程的檔案管理也要順應時代的發展, 對自身進行創新, 應對目前的現狀。本文在闡述以前的檔案管理現狀的基礎上, 認為進行建筑工程檔案創新是必然的, 并具體論述了檔案創新的幾個方面, 它將對建筑行業的順利發展起到一定的作用。
關鍵詞：建筑工程,檔案創新,信息化
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