第一篇：檔案數字化加工流程及
檔案數字化加工流程及規范
文檔目錄
一、操作流程 ...................................................................................................................................... 2
二、檔案調卷 ...................................................................................................................................... 2
三、整理及著錄 .................................................................................................................................. 2
四、拆卷 .............................................................................................................................................. 3
五、檔案掃描 ...................................................................................................................................... 3
六、影像處理 ...................................................................................................................................... 4
七、數據質檢 ...................................................................................................................................... 4
八、檔案裝卷 ...................................................................................................................................... 4
九、完整歸還 ...................................................................................................................................... 5
十、數據備份 ...................................................................................................................................... 5
八、數據掛接 ...................................................................................................................................... 5
一、操作流程
檔案數字化加工業務總體流程包括：檔案調卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數據質檢、檔案裝卷、完整歸還、數據備份、數據掛接。
先后順序為：調卷 > 著錄 > 拆卷 > 掃描 > 處理 > 質檢 >裝卷 > 歸還 > 備份 > 掛接。沒有特殊要求的情況下，務必安此流程進行操作，以便從總體任務中提高工作效率。
二、檔案調卷
這個過程我方要指定一個專門的負責人與客戶(檔案館庫房管理員)共同完成，將待加工的檔案從庫房搬運到加工現場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無誤后方可進行拆卷環節的工作。要求：
1，我方指定專人負責。
2，填寫《檔案交接登記表》(附件一)。 3，在交接登記表上要有雙方的簽字。
三、整理及著錄
檔案目錄的整理是數字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。
對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:
(一)，使用數字化加工軟件的數據錄入功能，進行目錄制作。
(二)，使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《檔案目錄模板》文檔(文檔號為JS121006002)。 如果用戶提供的有紙質目錄或電子目錄，我方要認真核對有無錯漏現象，找出錯誤并修正。并修改成與《檔案目錄模板》類似的字段標準。對于錯誤或疏漏的修正，具體細則如下：
1，如果用戶提供的目錄和紙質檔案不對照的,應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。 2，著錄項相關內容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應給組長，如果目錄中要增加或減少相關著錄字段，要與客戶協商，并及時向公司技術部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質檔案要一一對照：
以“卷”為管理單位的、期限、卷號、題名、卷內文件序號、卷內文件題名、卷內文件頁號等。 以“件”為管理單位的、期限、件號、頁數、題名等。
3，如果目錄內容有錯(如主題內容，文號等)，以紙質檔案信息為準，并及時反應給組長，由組長與客戶協商解決。
4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。
5, 如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應給客戶協商解決。
6，關于順頁;整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質檔案內容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。
7，關于分卷問題;檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-
1、0025-
2、0025-3……0025-
12、0025-13;如果紙質檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應一條案卷目錄(不能兩個分卷對應一個目錄)。
8，關于補卷問題;漏歸檔的檔案作為補卷插入時，卷號要以實際的紙質檔案的卷號為準。如0025-
1、0025-A、0025-補、0025A等，我們做目錄時當保持不變。
9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現正反斜杠( ,/)，如果發現要改成中劃線(-)(注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入)，日期格式統一采用8位數字，如20120206，不足8位時補0。
以上問題出現時，及時反饋給組長，由組長和客戶協調。
四、拆卷
拆卷時要對照檔案目錄逐頁檢查檔案原件同時檢查檔案紙質目錄，發現錯誤或疏漏進行改正或做出正確標識。 1，按順序進行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷號 >盒號”。拆卷過程中注意保護檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時保持檔案的原貌。
2，頁碼檢查，頁碼檢查過程中小于本卷其他頁面的紙張用相同規格白紙進行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫當前頁碼。若發現缺頁、殘頁等問題及時做好記錄，并反饋給組長。
3，拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。 4，將案卷內頁一頁頁分開，對特殊頁做出標識提醒掃描人員注意。
5，拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物，對粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點處理。
6，注明每卷案卷(包括正、副卷)的頁數及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應該及時向檔案員進行咨詢，不得擅自對問題進行處理;
7，破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，影響掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描(裱糊、壓平或進行托紙掃描);
五、檔案掃描
檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件的過程，掃描的操作順序： 1>導入檔案目錄到檔案數字化加工軟件;
2>通過檔案數字化加工軟件生成計算機磁盤樹型文件目錄結構; 3>開始掃描檔案;
掃描中的操作細節及要求如下：
1，掃描后的文件存儲格式應為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。
2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現卡紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發現檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
3, 認真填寫紙質檔案《掃描登記表》(附件二)，登記移交的檔案數量、掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。
4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。(掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。)
六、影像處理
影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質進行校正和處理。
影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。
影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。如果發現影像質量不符合要求，應重新對圖像進行掃描(初次掃描的圖像要保留)。影像處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。影像處理前的數據要保留。
具體操作細節如下：
1，對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理，初掃要保留。
2，發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像，發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。
3，大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性，未請示組長的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內容。
4. 若處理時誤刪原文或原文內容，要及時反應給組長，協調掃描人員，重新掃描、處理。 5. 處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并匯報給組長登記。
6. 處理工作完成時，要將掃描處理結束的原文匯報轉交給組長，以便后期質檢數據掛接。
七、數據質檢
1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數是否正確、目錄和掃描文件是否一致。 2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。 3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。
如果出現以上問題要填寫《數據質檢表》并及時修改，完成質檢后將表提交給組長。組長按《數據質檢表》二次質檢，并對其它數據按5%比例抽檢。
八、檔案裝卷
1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數量、內容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符;
2，檢查盒內文檔的各種編號與盒面各項是否相符;檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確; 3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應的問題外，發現文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉交人員問詢，反應給組長及時解決;
4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規則;
九、完整歸還
歸還時由檔案交接負責人完成，檔案交接負責人提交給客戶，并填寫《檔案交接登記表》(附件一)，《檔案交接登記表》必須有客戶的簽名。本表格由組長保存，最后提交到公司做永久備案。
十、數據備份
掃描期間組長要備份不同價段的數據兩份以上，掃描后備份，質檢后備份，全部工程完成后，客戶經驗收合格后，進行三種備份
1，將全部數據刻錄成DVD光盤備份。 2，將全部數據在計算機硬盤上備份。
3，將全部數據復制到客戶的檔案服務器上備份。
十一、數據掛接
1，由組長通過ADPS生成掛接數據。
2，將數據復制到檔案服務器上，運行服務器上的掛接軟件進行操作。 3，打開AIMS(檔案信息化管理系統)，檢查掛接的文
第二篇： 檔案數字化加工工作流程
數字化加工工作流程
1.1.1.項目策劃
在檔案數字化加工項目中，項目策劃階段主要完成四個方面的工作：召開項目啟動會、試掃前的準備工作、試掃工作和數字化加工前的準備工作。
1.1.1.1. 召開項目啟動會
在檔案數字化加工項目中，在項目正式開始實施前，需要召開由用戶方領導、用戶方項目負責人、用戶方其他相關人員、我公司領導、我公司項目經理、我公司數字化流程各個環節負責人參加的啟動會，在啟動會上要明確項目的目標、范圍、組織機構、注意事項等內容，并形成《項目啟動會議紀要》。
1.1.1.2. 試掃前的準備工作
在檔案數字化加工項目中，在進行項目試掃工作前，項目經理負責組織完成以下準備工作：
加工場地環境的準備：包括監控設備、項目橫幅、項目看板、試掃人員桌椅、飲水機、電話、試掃人員崗位流程牌、管理制度等;
試掃網絡環境的搭建：布線搭建數字化試掃加工現場的局域網，保證各臺參與試掃的計算機都能相互訪問和訪問服務器;
“檔案數字化管理系統”的安裝、調試和初始化：項目經理(或指定人員)負責將“數字化管理系統”安裝到局域網(包括服務器端和各個試掃客戶端的安裝)，并進行調試，保證每個試掃客戶端都能訪問數據庫服務器，根據項目的實際情況(參照《檔案數字化項目用戶需求調研報告》)進行“數字化管理系統”的初始化工作，包括建立檔案庫、系統配置、流程設置、試掃人員管理等工作;
檔案準備：打印輸出標準格式的考勤表、值日表、外來人員登記表、提卷單、還卷單等。
1.1.1.3. 試掃工作
在檔案數字化加工項目中，依據合同中的《檔案數字化項目用戶需求調研報告》，項目經理和試掃人員(由數字化加工各環節負責人組成)抽取各年度檔案資料進行為期5個工作日的掃描測試，形成《掃描測試報告》，并由項目管理組對《掃描測試報告》進行評審并簽字確認，依據《掃描測試報告》和用戶對項目實施周期的要求，我公司數字化項目評估小組與數字化制作部經理對項目成本、所需設備、人員等進行評估，形成《項目規模評估報告》并簽字確認，如果需求存在變化，則形成新的《檔案數字化項目用戶需求調研報告》，并提交項目管理組進行評審并簽字確認，依據《項目規模評估報告》，我公司數字化制作部經理負責提供相應的設備和工作人員，項目經理負責制定《人員計劃》、《設備計劃》、《場地計劃》、《進度計劃》，質量保證組負責制定《質量保證計劃》，并提交給項目管理組進行審批，如果存在問題，則需要項目經理進行修改并再次提交項目管理組評審，直至評審通過。
1.1.2.提卷出庫
在檔案數字化加工項目中，根據項目日產量，由提卷出庫人員負責與檔案管理人員一起從庫房提取本次(可以為一個工作日或者多個工作日)需要加工的檔案實體，對提卷出庫的檔案實體進行逐卷清點，保證案卷封面的檔號與調卷單開具的檔號應一一對應，在每次提卷的過程中：1、檔案管理人員負責對出庫的檔案實體進行出庫登記(包括出庫日期、全宗號、年度、起止卷號、所調卷數等信息)，并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認;2、提卷出庫人員負責填寫《提卷單》相關信息，包括調卷時間、全宗號、年度、起止卷號、所調卷數等信息，對于調卷時所缺的卷，在《提卷單》上要明確進行說明，對短缺以及其他特殊情況的處理要進行詳細記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進行簽字確認;3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監督提卷出庫人員將檔案實體從用戶庫房運送到加工現場的全過程;4、項目經理對進入加工現場的檔案實體進行入場登記(包括入場日期、全宗號、年度、起止卷號、入場卷數等信息)，并由項目經理和提卷出庫人員共同簽字確認;5、項目經理在調卷記錄中簽字確認。項目經理接收案卷后，提卷出庫人員可以利用“數字化管理系統”中的“提卷出庫”功能，將提卷相關信息錄入到系統中。如下圖所示：1.1.3.檔案查卷
在檔案數字化加工項目中，檔案查卷人員對所提案卷進行逐卷的檢查核對，核對案卷中是否有卷內目錄、備考表，并將檢查結果記載到《流程單》，對擬掃描檔案逐份進行鑒定，區分掃描件與非掃描件。檔案嚴重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應欄中標注清楚“此件不掃”、“此頁不掃”、“原件破損”、“原件模糊”、“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對應，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關信息(如查卷人、查卷時間、發現問題等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關信息記載到系統中。
1.1.4.編寫頁號
在檔案數字化項目加工中，編寫頁號人員負責對每卷進行頁號的編寫(以案卷大流水為原則，即每卷一個流水號)，在編寫頁號的過程中，編寫頁號人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴散、復印件、傳真件、破損、蟲、霉、火燒痕跡……(包括破損處被修復過的痕跡)的情況詳細的記載在《流程單》中，編寫頁號人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號相關信息(如編寫人、編寫時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“編寫頁號”功能，將編寫頁號相關信息記載到系統中。
1.1.5.拆除裝訂物
在檔案數字化加工項目中，裝訂物拆除人員負責對每卷進行檢查，如果發現裝訂物，如原金屬裝訂物(如：金屬夾條、回形針、訂書訂、大頭針等)及一般線裝物(如：后期裝訂線等)，需要采用夾子、剪刀等相應拆除工具，將裝訂物進行拆除，但必須小心細致，不得損壞檔案(檔案中的精裝書籍及成精裝書籍狀裝訂的檔案不得拆散，可用零邊距掛邊掃描)，當完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關信息(如拆除人、拆除時間、拆除內容等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關信息記載到系統中。
1.1.6.數據錄入
在檔案數字化加工項目中，數據錄入人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》中著錄項要求，利用“數字化管理系統”中的“數據錄入”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件進行檔案目錄信息的錄入。數據錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數據錄入相關信息(如數據錄入人、數據錄入時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“數據錄入”功能，將數據錄入相關信息記載到系統中。
1.1.7.數據質檢
在檔案數字化加工項目中，數據質檢人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》中著錄項要求，利用“數字化管理系統”中的“數據質檢”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件對已經錄入的檔案目錄信息進行校對，如果發現錯誤就地進行修改，系統自動記載數據錯誤信息和改錯過程信息。數據質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數據錄入相關信息(如數據質檢人、數據質檢時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“數據質檢”功能，將數據質檢相關信息記載到系統中。
1.1.8.紙面處理
在檔案數字化加工項目中，紙面處理是整個數字化加工工序中最難、最重要的一個環節，紙面處理的好壞，直接關系到整個數字化加工項目的質量。紙面處理工作包括：
折角、皺折問題：可以采用厚書或其他較重的物體壓平、燙平辦法、蒸汽熏蒸等方法進行處理;
霉變問題：首先可以采用清洗技術，對于清洗不掉的霉變紙張，可以采用先進行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技術，將紙張上的霉變物質進行清除;
傳真件或電報件所使用的熱敏紙問題：進行加深復印(掃描時只需掃描復印件即可);
原件破損缺字問題：先進行紙張修裱(掃描時需要對修裱后的紙張進行掃描)，同時在對應目錄信息“備考”字段中進行注釋。
在進行紙面處理的過程中，要以不損壞檔案實體為原則。在完成每卷的紙面處理后，紙面處理人員需要在《流程單》上填寫紙面處理相關信息(如處理人、處理時間、處理內容等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“紙面處理”功能，將紙面處理的相關信息記載到系統中。
1.1.9.檔案掃描
在檔案數字化加工項目中，檔案掃描人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》技術要求，利用“數字化管理系統”中的“檔案掃描”功能，以卷為單位逐件進行掃描，在掃描的過程中，根據檔案原件的質量，需要選擇不同的掃描方式(平板掃描方式、滾筒掃描方式)以及不同的掃描儀進行掃描，掃描獲取的圖像必須保持歷史原貌，確保圖像文件的色彩、亮度、對比度為最佳效果，接近原始文件色彩。檔案掃描人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案掃描相關信息(如掃描人、掃描時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“檔案掃描”功能，將檔案掃描相關信息記載到系統中。
1.1.10. 掃描抽檢
在檔案數字化加工項目中，為了降低后期返工的風險，將圖像處理、圖像質檢等工序的工作量降低到最少，需要對掃描文件進行抽檢，掃描抽檢人員可以利用“文檔數字化管理”系統中的“掃描抽檢”功能，以每卷檔案實體為參考，對系統中的掃描數據進行檢查等操作。掃描抽檢人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫掃描抽檢相關信息(如抽檢人、抽檢時間、發現問題等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“掃描抽檢”功能，將掃描抽檢相關信息記載到系統中。
1.1.11. 高清處理
在檔案數字化加工項目中，圖像處理人員需要對掃描后生成的圖像文件進行進一步處理，可以利用“數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，根據《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數與實際圖像個數進行核對，采用專業的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標準的地方進行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環節，并監督掃描人員將其修改，從而確保數字化加工的圖像質量，圖像處理軟件功能主要包括：
去黑邊、去污點、去污漬。掃描后形成的文件可能會存在黑邊、零散的小黑點、大塊的污漬等情況，用戶可以根據不同的情況自動去除黑邊、污點、污漬，并且可以對處理的閥值(自動處理的強度)進行設置;
拼接、拆分文檔?？梢赃x擇將多個單頁文件組合成一個文件，也可將組合成的文件再進行拆分成多個單頁文件。比如在掃描時，將A3幅面的文件掃描成兩張A4幅面的圖像，再將A4的文件拼接成一張A3的圖像;
字跡加深、字跡變淺。掃描后形成的文件由于各種原因，有可能字跡較深、較淺，影響視覺效果，可以利用此功能將選擇區域的字跡作加深、變淺處理;
批量處理。系統支持對一批圖像文件進行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。
圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關信息(如圖像處理人、圖像處理時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。
1.1.12. 圖像質檢
在檔案數字化加工項目中，圖像質檢人員依據《流程單》，利用“數字化管理系統”中“圖像質檢”功能，對圖像文件逐頁進行檢查，確保質檢后的圖像數據與檔案實體資料一致，確保無缺頁現象，確保圖像文件中的頁碼清晰。如在質檢的過程發現有錯誤現象，需將錯誤信息記錄在《成品數據驗收記錄單》上，并將其錯誤問題與《成品數據驗收記錄單》一同反饋給糾錯人員，并要求糾錯人員在當天內提供復檢數據，再進行2次數據復檢，在圖像質檢過程中，對于個別與原件問題有關的不符合標準的圖像必須查找檔案原件進行核對。圖像質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像質檢相關信息(如圖像質檢人、圖像質檢時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“圖像質檢”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。
1.1.13. 格式轉換
在檔案數字化加工項目中，格式轉換人員可以利用“數字化管理系統”中的“格式轉換”功能，將掃描形成的TIF格式的文件轉換成“PDF”和“JPG”兩種格式的電子文件，轉換后的電子文件存放路徑與TIF格式存放路徑一致，文件名稱與原文件名稱一致，只是擴展名不同而已，在轉換的過程中，系統自動為轉換后的電子文件生成MD5校驗碼，并保存到數據庫。格式轉換人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫格式轉換相關信息(如格式轉換人、轉換時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“格式轉換”功能，將格式轉換相關信息記載到系統中。
1.1.14. 轉換核查
在檔案數字化加工項目中，轉換核查人員可以利用“數字化管理系統”中的“轉換核查”功能，對格式轉換的結果進行核查，核查方式包括兩種：自動核查和手工核查，其中自動核查由系統自動完成，主要是核對轉換后電子文件(包括PDF、JPG兩種格式)的數量與源掃描文件(TIF格式)的數量是否一致，如果不一致，則自動出具不一致電子文件名稱的清單;手工核查由轉換核查人員手工完成，轉換核查人員可以以源格式掃描文件(TIF格式)為參考，對轉換后的電子文件(包括TIF和JPG格式)進行檢查，發現內容是否一致，最終生成《轉換核查報告》，轉換核查人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫轉換核查相關信息(如核查人、核查時間、發現問題等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“轉換核查”功能，將轉換核查相關信息記載到系統中。
1.1.15. 檔案裝訂
在檔案數字化加工項目中，在對檔案原件進行掃描、圖像處理、圖像質檢后，檔案裝訂人員需要對拆分的案卷進行逐卷的裝訂，所有裝訂的案卷要盡力按照原樣進行恢復，要保證重新裝訂后的案卷不壓字，裝訂完畢后的檔案資料經過抽樣質檢驗收合格后交還給用戶檔案管理人員進行裝盒工作，裝盒結束后，再由裝訂人員進行粘貼卷盒脊背信息，檔案裝訂人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案裝訂相關信息(如裝訂人、裝訂時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“檔案裝訂”功能，將檔案裝訂相關信息記載到系統中。
1.1.16. 總質檢
在檔案數字化加工項目中，總質檢人員根據項目合同內所規定的驗收方式，利用“數字化管理系統”中的“總質檢”功能，對案卷實體、圖像文件以及目錄著錄信息進行抽檢(包括案卷實體的裝訂情況、目錄信息著錄情況、圖像文件、報表輸出情況等)，在無特殊的要求時，案卷實體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進行抽檢，抽檢工作將按照階段驗收周期進行，每次抽檢結束后必須出具《數字化項目實施數據質量抽檢報告》;如在抽檢的過程中有不合格現象時，必須將抽檢問題記錄在《數字化項目實施數據質量抽檢報告》上，并將抽檢報告在當天內反饋給糾錯人員，并監督其在當天內完成糾錯工作并再次提交成品數據給抽樣質檢人員進行復檢，總質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫總質檢相關信息(如質檢人、質檢時間等信息)，同時利用“數字化管理系統”中的“總質檢”功能，將對檔案實體的總質檢相關信息記載到系統中。
1.1.17. 還卷入庫
在檔案數字化加工項目中，根據項目日產量，由還卷入庫人員負責與項目經理一起從加工限產提取本次(可以為一個工作日或者多個工作日)需要歸還的檔案實體，在每次還卷的過程中：1、項目經理負責對出場的檔案實體進行《出場單》登記(包括出場日期、全宗號、年度、起止卷號、所還卷數等信息)，并由項目經理和還卷入庫人員共同簽字確認;2、還卷入庫人員負責填寫《還卷單》相關信息，包括還卷時間、全宗號、年度、起止卷號、所還卷數等信息，項目經理共同對出場的檔案實體進行逐卷的清點，最后需要由還卷入庫人員和項目經理一起進行簽字確認;3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監督還卷入庫人員將檔案實體從加工現場運送到用戶庫房的全過程;4、檔案管理人員對進入庫房的檔案實體進行入庫登記(包括入庫日期、全宗號、年度、起止卷號、入庫卷數等信息)，并由檔案管理人員和還卷入庫人員共同簽字確認;5、檔案管理人員在《還卷單》中簽字確認。檔案管理人員接收案卷后，由檔案歸還人員將相關檔案歸還信息錄入到“數字化管理系統”中。
第三篇：檔案數字化加工合同
合同編號: 簽訂地點：
甲方：
乙方: 四川大友信息技術有限公司
一、 總則
甲方擬委托乙方為其進行檔案歸檔整理、數字化加工服務工作，乙方也愿意提 供上述服務，雙方經友好協商，在平等條件下就檔案整理及數字化服務工作，達成如下協議，雙方共同遵守。 第一條、 服務內容 (一) 檔案類別
1) 文書檔案 2) 病歷檔案 3) …. (二) 服務內容
對
(一)所述檔案進行整理、數字化加工等工作。 (三) 服務時間
開工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。 第二條、 整理及數字化加工價款 (一) 檔案整理按每整理一盒_______元計，以實際完成的案卷計 算價款。 (二) 電腦錄入以每條_________元計(每條指的是每份文件需要錄入內容)。 (三) 檔案數字化加工按標準A4單幅面計算每頁______元計，超過A4幅面折算成A4幅面進行計算(按長度進行計算)，雙面計兩頁。 (四) (五) 裝訂服務按每份_____元計，按照需要裝訂的案卷進行計算。 數字化檔案系統掛接按掃描加工的數字檔案文件頁面計____元每頁。 (六) 經過實際統計，檔案整理共____盒、檔案著錄共_____條、數字化加工____頁、檔案裝訂_____份、檔案掛接_____頁，計算出整理及數字化加工服務費共_____________元，大寫人民幣________元。 (七) 最終結算總價款以驗收時清點數量為準。
第三條、 服務質量 (一) 按照國家檔案局關于檔案歸檔、立卷規定《紙質檔案數字化技術規范》DA/T31-2005執行，規定不明確的，按照行業規定或者行業習慣執行。 (二) 在檔案整理、數字化加工過程中，甲方如有特殊項目或者特殊質量要求，應明確告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理檔案而實際上造成檔案整理質量不合要求的，乙方不承擔責任。同時，因甲方之特殊要求給乙方增加勞動量的，甲方應額外支付補償費用，具體需要雙方簽訂補充合同另行約定。 (三) 根據檔案幅面的大小(A
4、A3等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。若有大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。 (四) 掃描分辨率要求≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。照片以原色彩為準用(300dpi-600dpi)彩色掃描。 (五) 存儲格式為(TIFF或JPG格式、PDF);對于照片及特殊檔案的掃描格式，與甲方另行協商，如給乙方增加工作量或工作難度，甲方需另行付費。 (六) 文件命名規則：根據甲方的要求進行文件命名。
第四條、 驗收 (一) 乙方完成數字化加工服務后向提出驗收申請，甲方須在3個工作日內安排組織驗收，甲方超過10個工作日未組織驗收，視為驗收通過。 (二) (三) 甲方可委托第三方進行驗收，乙方須配合進行驗收。 以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。 (四) 條目與圖像掛接正確率100%，數字化轉換質量抽檢的合格率達到99.9%以上(含99.9%)時，給予以驗收“通過”。 合格率=抽檢合格的文件數/抽檢文件總數×100% (五) 抽檢合格率低于驗收標準，所有數據全部發回全面自檢，并在甲方規定時間能完成，達到驗收要求。 (六) 驗收合格后，甲乙雙方在驗收證書上進行簽字確認。
第五條、 后期整理裝訂
在完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應盡可能地按照原來的裝訂孔進行穿線裝訂，盡量不要新打孔裝訂，力求保護原件。要保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯率≤1‰。 第六條、 檔案歸還
在數據驗收合格后，應對需要歸還的檔案實體和報紙進行自檢，必須對檔案實體和報紙進行逐卷清點，按數量、狀況、與順序等進行檢查，要求檔案原始材料100%不缺失。如發現丟失、損壞、圈劃或涂改等應申報甲方進行處理;順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，要求重新進行處理，合格率要求100%。 第七條、 甲方責任 (一) 負責向乙方介紹、解釋整理概況、整理內容等相關工作的基本情況。 (二) 負責向乙方提供檔案整理工作場所和檔案整理工作所需要的材料、工具等用品。 (三) 負責按照第二條規定的整理價款支付方式向乙方支付約定費用。 (四) 為乙方服務工作提供必要協助和配合。
第八條、 乙方責任 (一) 在約定期限內為甲方提供檔案數字化加工服務工作，按照國家關于檔案管理的規定對檔案進行專業的、規范的整理，并對整理質量負責。 (二) 委派專業人員進入指定場所工作，工作時間按照甲方作息時間安排。 (三) 負責監督、約束乙方派出人員的行為，遵守甲方勞動制度。 負責對乙方派出人員進行保密教育和安全教育，佩證上崗、文明工作。對整理期間出現的檔案內容泄密、文件材料丟失等后果，責任一概由乙方承擔。 第九條、 付款方式 (一) 甲方須在整理開工后7日內向乙方支付整理款總額的40%，其余部份款項應在全部整理結束后10日內經甲方驗收合格后全部付清。 (二) 合同履行期間，合同一方擅自解除合同或無故不履行合同或不按要求履行合同的，均視為違約，除承擔違約責任外，還應向對方支付合同總額的10%的違約金;一方違約造成另一方實際損失超過違約金的，對超出部分應另行賠償。 第十條、 合同變更和終止
合同生效后，甲乙雙方需嚴格履行。任何一方需要變更服務合 同內容的，應與另一方協商 ，就變更事宜雙方重新達成書面協議后方視同對本合同的變更。任何一方不得擅自變更合同內容，否則視同違約。
第十一條、 違約責任
在合同履行期間，任何一方不得無故違反本合同，否則視為違約。違約方應按照合同總價款的10%向對方支付違約金，實際損失大于違約金的，對差額部分，違約方應予以補足。 第十二條、 爭議解決
因履行本合同雙方發生爭議的，應友好協商解決。解決不了的，向達州市仲裁委員會申請仲裁。 第十三條、 其它 (一) 本合同未盡事宜，雙方應補充約定。補充協議是本合同不可分割部分，具同等效力。補充協議與本合同沖突的，視同本合同變更，以補充協議為準。 (二)
甲方：
年
月
日
乙方：四川大友信息技術有限公司
年
月
日 本合同一式兩份，甲乙雙方各執一份。
第四篇：房產登記檔案的數字化加工
隨著城市建設和房地產業的持續強勁發展，房產登記檔案的數量急劇增加，房產登記檔案的利用率大幅提高。由于利用率的不斷提高，使得傳統紙質房屋登記檔案的種種局限性逐漸凸顯，必然對房產登記檔案的數字化、信息化以及管理部門的計算機系統和網絡環境提出更高的要求。房產登記檔案數字化加工是新形式下房產登記檔案管理信息化、網絡化、動態化的基礎和核心。如何更好地實現房產登記檔案的數字化加工處理，使房產登記檔案管理規范、科學、標準、高效，加強內外管理，提升綜合服務水平，最大限度地降低人力成本和資源消耗，是擺在我們面前的一個重要課題。
一、房產登記檔案數字化加工的重要性
開展房產登記檔案數字化加工工作的目的是，通過對房產登記檔案數字化加工，建立與紙質檔案一致、同步更新的電子復本，構成海量存貯的房產登記電子檔案數據庫，同時建立歷史檔案房屋電子登記簿，實現計算機輔助房產登記檔案生成、數字化存貯、動態更新和一體化管理，建立規范化、網絡化的房產登記檔案處理流程和管理體系。在現階段，這項工作的重要性正日益凸顯出來。
一是減輕檔案庫房的壓力。通過對房產登記紙質檔案的數字化加工，形成與現實同步的電子復本，建立統一管理的房產登記檔案數據庫，可以大量減少檔案、資料的副卷和復本數量，有效節約庫房空間。二是提高房產登記檔案管理、利用效率。對房屋登記檔案進行數字化加工，可打破傳統的提供利用及查閱方式，有助于方便、快捷地在系統中取得數字化信息;提供查檔等服務的部門可通過計算機網絡開展工作，進而提高服務質量和工作效率;實現檔案數據共享，最大化提高經濟效益和社會效益。三是保護房產登記檔案原件。房產登記檔案經過數字化加工形成電子檔案后，除非特殊需要，提供查檔利用時一般不再調閱檔案原件，利用者通過網絡訪問即可取得檔案數據庫的資源，不僅減少了檔案原件的借調頻率，還避免了復印機等光電設備對檔案原件的損害。四是確保房產登記檔案的安全。通過數字化加工及加工成果的備份，可有效防止水、火及人為擅自改動檔案內容和檔案損毀等損失。數字化加工成果備份副本異地存放，使檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，從而確保房產登記檔案的安全。
二、房產登記檔案數字化加工的環境建設
一是加強組織機構建設。成立專職機構，配備專人負責房產登記檔案數字化加工工作;完善突發情況應急響應預案;強化數字化工作會議總結制度，制定數字化工作的中長期規劃、時間表和具體方案;健全完善登記機構內部關于數字化加工工作的規章制度、技術規范和日常工作流程;強化數字化建設過程中檔案資料管理的規范化、制度化;定期和軟件公司溝通交流，使軟件更加適應業務需求。
二是開展人員培訓。通過培訓，提升數字化工作人員的規范、安全和保密意識;加速房地產信息技術的推廣應用，改變傳統工作觀念;組織數字化業務知識和技能的培訓;引進專門人才，及時調整人員結構，提高服務水平和工作效率;組織業務骨干外出考察學習。
三是加大硬件投入。結合實際需求和財力狀況，采購必要的網絡設備、服務器和辦公設備;根據《電子信息系統機房建設規范》建設計算機檔案數字化管理系統標準機房，在配供電、防塵、防潮、防雷、隔音、消防安全、綜合布線、溫濕度指標等各項硬件條件上要符合要求;對計算機系統進行調整升級，逐步從局域網(LAN)向廣域網(WAN)轉變。需要注意的是，在設備采購上應以實用為原則，結合所使用的信息管理系統、日常檔案量、當地房地產業市場發展情況等因素預留一定的擴展空間，不必追求過高配置，盲目采購高精尖端設備。
三、房產登記檔案數字化加工的內容
一是加工流程。房產登記檔案數字化加工前必須對紙質檔案進行手工整理裝訂，在此基礎上進行數字化，并將數字化加工成果下載到可脫機保存的載體上進行備份。房產登記檔案數字化加工的流程是連續且相輔相成的，主要包含卷宗整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份與異地保存等步驟。
二是注意事項。應注意按電子登記簿的編制要求制訂合理規范的信息分類編碼標準，遵循“最小基本信息”的原則錄入信息。進行檔案掃描時，應充分考慮房產登記檔案的利用率、檔案保存期限等因素，對于需永久保存的房產登記檔案應逐頁逐卷進行全部掃描，對于宜定期保存且格式性文件較多的抵押權檔案、預告登記、預抵押登記等檔案則有選擇地掃描。同時應根據設備性能和電子檔案利用的實際使用情況，合理設置掃描精度，以適用的圖像清晰度為宜，以實現數字化加工成果存儲載體資源的有效利用。
三是信息檢測與維護。以維護數字化成果和數據庫信息的完整性為主要目標，保持紙質檔案與數字化加工成果、數據庫信息的一致性。同時要清查數據庫中的重復或無效信息，保障系統信息的唯一性、有效性和準確性。
第五篇：2018年黃山市城建檔案館館藏檔案數字化加工
項目要求
一、具體內容：
1、本次館藏檔案數字化加工總量為建設工程檔案約38萬頁文檔(A
4、A3)，約3.6萬張圖紙(A
2、A
1、A0)，使用《黃山市城建檔案管理系統》同步完成條目著錄和電子文件掛接、案卷整理(組卷)。著錄內容包括項目級、工程級、案卷級、文件級;并建立相應目錄數據庫和電子檔案數據庫。做到紙質和電子檔案同檔同號。本次須數字化加工檔案的數量為暫定量，投標單位須在投標文件中必須明確單價，最終結算按照工程結束驗收后的實際數量為準。
2、工作內容：主要包括檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗證、數據移交與提交、案卷整理、打印封面、打印卷內目錄、打印備考表、打印檔案盒脊背、裝(換)盒、上架、刻盤、備份等工作。通過對館藏檔案進行數字化加工，建立檔案全文數據庫。
二、基本要求
1、項目完成全部工作任務時間不超過3個半月(從進場之日起);
2、投標單位應提供詳細的數字化加工工作流程和技術措施，為保障質量和規定的時間內完成項目的組織措施要有保障，進場除滿足工作需要的各類設備(特別是大圖掃描儀)外，還必須有充足的人員配備，及相應的熟練員工，工作途中不得隨意更換工作人員。
3、中標單位在中標后應繳納5000元合同保證金。
4、中標單位在中標后5天內簽訂合同，合同簽訂后15天內安排人員進場進行施工，逾期視為自動放棄，采購人可重新組織本項目招標或由第二名頂替，并沒收其履約合同保證金。
5、中標單位在履行合同過程中不服從采購人管理或故意拖延施工日期的，采購人可終止合同執行，其履約合同保證金不予退還上交市財政。采購人可重新組織本項目招標。施工單位自身原因導致施工日期超過合同約定的，超過日期按200元∕天標準從工程款中扣除誤期賠償費。
6、投標人須在投標文件中按檔案數字化加工時的文檔資料(A3及以下)和圖紙(A2及以上)兩檔分別報單價，條目錄入不另報價，折算進數字化加工中，最終結算按照工程結束驗收后的實際數量為準。
三、項目工作地點：
項目工作地點：工作的場地由業主方提供。工作環境布置、所需設備、所需軟件以及所需全部耗材均由中標商自備。
四、數字化加工要求：
基本流程：檔案出庫、檔案加工、檔案著錄、檔案校驗、檔案入庫等。 (1)檔案整理：按照《建設工程文件歸檔規范》(GB/T50328-2014)并結合黃山市城建檔案要求執行。主要是對準備掃描的檔案資料進行核對、并對少部分整理未達標的檔案資料進行規范整理后再掃描。對影響掃描質量的裝訂物(如訂書釘、別針、其他固定器具)要先拆除，拆除原件的裝訂物時應注意保護原件及其順序。
(2)檔案掃描：根據檔案幅面的大小(A0、A
1、A
2、A
3、A4)選擇相應規格的專業掃描儀進行掃描。掃描分辨率符合《紙質檔案數字化技術規范》要求，文字頁200dpi、圖紙300 dpi、照片400dpi，生成文件為JPG、 TIF或PDF格式。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。以A4頁面為標準，平均每頁文檔存儲大小控制在40KB以內或適度大小。在掃描過程中對于老舊資料及有破損的資料要進行裱糊作業。目錄數據(案卷目錄及卷內目錄)與掃描圖像要形成100%正確一一對應關系。每個頁幅的前后順序要與原紙質檔案順序保持一致。
(3)圖像處理：保證掃描文件的高質量、高清晰度，通過專業的數字圖像處理軟件對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等要進行整體去污和局部去污處理，圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。做到圖像清晰、頁面完整、不歪斜、無變形、無黑邊，色彩還原逼真，達到國家檔案數字化標準要求。
(4)檔案著錄：按照《城市建設檔案著錄規范》、《黃山市城建檔案管理系統》及招標方要求進行著錄，著錄滿足《黃山市城建檔案管理系統》的規定差錯率不得大于0.1%。(注：對于復印件要在備注中標注“復印件”字樣)
(5)數據遷移：要求投標單位自行準備數字化加工系統，且加工后的數據能夠與《黃山市城建檔案管理系統》進行對接。中標單位負責將數據遷移到《黃山市城建檔案管理系統》中，且保證數據準確率達到100%。
(6)打印要求：打印案卷封面、備考表、案卷目錄、文件目錄、脊背要符合《建設工程文件歸檔整理規范》和黃山市城建檔案館具體標準的格式要求。
(7)保存備份：文件制作、保存等應符合城建檔案行業標準和要求，要便于和《黃山市城建檔案管理系統》對接。將掃描信息刻錄到光盤上，一式三份?？截惖揭苿佑脖P上一式三份(移動硬盤由我館提供)。必須包含文件信息和目錄信息。同一項目信息不跨越兩張光盤或移動硬盤。必須打印封面，封面上體現盤內內容、制作時間、編號、文件類型。在刻錄完成后，與檔案實體進行比對，以確保數字化檔案文件準確無遺漏。
(8)檔案掃描后需原樣恢復，按原來順序，校對整理后返回歸檔。 (9)檔案案卷移出、移進、整理、著錄、掃描等均按項目或單項工程為單位按順序逐步完成，規范實施。
(10)以上所列未盡事宜，一切參照相關國家標準和規定執行。
五、項目技術要求： 嚴格遵守并達到國家標準：
《城市建設檔案著錄規范》(GB/T50323-2001) 《建設工程文件歸檔規范》(GB/T50328-2014) 《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/T117-2007) 《城市建設檔案業務管理規范》(CJJ/T158-2011) 《城建電子檔案元數據標準》(CJJ/T187-2012) 《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002) 《磁體載體檔案管理與保護規范》(DA/T15-1995)
《電子政務業務流程設計方法通用規范》(GB/T19487-2004) 《數據元和交換格式.信息交換.日期和時間的表示法》(GB/T7408-1994) 《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T17678.1～2-1999) 《CAD電子文件光盤存儲系統的一致性測試》(GB/T17679-1999) 《CAD電子文件管理》(GB/T17825.1～10-1999) 《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T-31-2005) 《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002) 《安徽省城建檔案信息化建設標準》(DB34/T1014-2009)
六、質量與驗收要求
1、按單體工程(每棟樓)為管理單位在《黃山市城建檔案管理系統》中完成著錄工作，著錄內容要求準確、齊全，著錄完成的數據，需要通過內部移交的操作，進入采購人所提供的《黃山市城建檔案管理系統》進行驗證，城建檔案館將按照錯誤率不能高于0.1%標準抽驗。
2、為保證檔案電子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在掃描進行加工時，根據原始檔案紙張紙質、底色、薄厚程度等因素合理設置掃描分辨率。掃描圖像使用通用格式，保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。
3、掃描完成后，須通過《黃山市城建檔案管理系統》著錄的目錄數據進行一一對應掛接。確保掃描圖像與案卷目錄、文件目錄100%掛接正確。同時應按單體工程(每棟樓)為單位及時對掃描數據進行備份。
4、檔案掃描完成后，要進行細致認真整理。更換封面、卷內目錄和備考表。
七、安全及管理要求
1、本項目要求中標單位將人員和設備全部安排到招標方指定地點進行工作。
2、中標單位需確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法者，將追究法律責任。
3、中標單位必須每周主動向招標方匯報工作情況和進度。
4、中標單位應負責對員工的消防安全知識進行培訓。
5、中標單位需確保加工場所衛生干凈，對于廢紙的處理方式因遵循只進不出的原則。
6、在加工過程中遇到問題應及時向我館報告，不可擅自處理。
7、掃描人員嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《保密法》及黃山市城建檔案館的有關規定，認真做好掃描檔案的保密和保護工作。
八、其它
1、中標單位應為采購人代為培訓2名人員，使其熟練掌握檔案數字化加工全部過程及操作。
2、中標單位需提供免費售后服務，一年內發現電子檔案質量問題，負責免費上門修正錯誤，在收到我方需求后，應在3個工作日內響應并解決問題。
3、本項目投標報價應含安裝調試、運輸費用、檢測、驗收稅費等及其他費用。投標報價為最終報價。
二〇一八年六月十二日