采購類合同管理辦法范文第1篇
采購合同管理辦法
1、本辦法適用于以公司名稱對外簽訂各類設備、材料、燃油、服務類等采購合同的管理。
2、綜合管理部是采購合同的對口管理單位，負責公司采購合同的編制、簽訂、執行、控制等管理事項。
3、供應商必須是公司認可合格供應商。根據公司管理體系程序文件“服務和供應品采購程序”和“辦公用品、設備等的采購管理制度”的要求，進行采購品的申請、采購以及合同供應商的確定，確保所購產品合格、經濟，滿足工作需求。
4、綜合管理部應與合格供應商展開談判，采購技術設備、材料或服務類的商品時，需有相關檢測部門或技術部專業人員參加，談判內容包括采購物料的價格、數量、質量、供貨方式、貨款支付等方面的談判，并根據談判所形成的方案選擇對公司最有利的供應商。
5、綜合管理部應根據談判所形成的方案擬定采購合同草案，也可采用供應商提供的合同模板，報送總經理進行審批。
6、正式的采購合同必須包括以下九個方面的主要內容：
1)合同簽訂雙方的姓名、地址和聯系方式。
2)采購物品的單價、總價。
3)采購物品的數量與規格型號。
4)采購物品的品質和技術要求。
5)采購物品的履約方式、期限、到貨地點。
6)采購物品的驗收標準和方式。
7)付款方式和期限。
8)售后服務和其他優惠條件。
9)違約責任和解決爭議的方法。
采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體，表達必須嚴謹。
7、與公司簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托別人代簽，綜合管理部應審驗其委托證明。
8、公司與供應商簽訂的合同必須采用書面形式，其他任何形式的合同視為無效合同。
9、對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即公司將合同擬訂好后傳送給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，公司蓋章簽字后發給供應商回執，視為合同成立。
簽訂后的合同由綜合管理部統一保管。
11、合同簽訂后即具有了法律約束力，綜合管理部應敦促供應商及時準備公司所需的物品。
上海中測行工程檢測咨詢有限公司資產管理篇ZCH/MS201.12-00-2008
12、綜合管理部應配合相應檢測部門做好采購商品的驗收工作，當所采購的商品不符合合同所約定的質量要求時，綜合管理部應積極聯系供應商進行處理。
13、對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工過程周期長、變數多、監控過程比較復雜的現象，要求供應商提供進度安排，綜合管理部根據進度安排與供應商進行聯絡，進行積極的協商，確保采購品能夠及時運送到公司。
14、綜合管理部應本著經濟型的原則做好物料的采購進度控制工作，既保證倉庫中的物品庫存最低，同時還能保證采購物品滿足生產的需求。
15、有下列情形之一者，視為合同終止：
1)因不可抗力導致合同無法繼續執行，雙方同意取消合同。
2)因市場環境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協商解決賠償事宜。
3)出現違背合同條款的狀況。
4)逾期沒有履行合同約定的。
5)發生符合合同條款中合約解除的事項。
16、當公司與供應商所簽訂的合同出現糾紛時，其一般采取如下處理方法：
1)與供應商協商解決。
2)請第三方協調解決。
3)由仲裁機構進行仲裁。
4)通過法律途徑解決。
17、采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一者，公司將根據情節的輕重進行相應的處理：
1)在合同簽訂做資料保管中損害公司利益。
2)私自更改合同內容。
3)丟失合同。
18、參與采購合同履行與監督的人員違反公司的相關規定，給公司造成經濟損失和其他損失的，公司將根據性質與情節輕重對責任人進行行政和經濟處罰，情節嚴重者將依法追究其法律責任。
采購類合同管理辦法范文第2篇
摘要:原燃料采購結算是采購合同執行中的一個重要環節,也是雙方履行合同規定的要約和承諾的重要內容。采購結算價格是構成企業采購成本的重要因素,采購結算過程起著對合同履行階段審查和監督的作用。在鋼鐵企業,原燃料的采購結算一般都是采取優質優價結算,結算標準和結算條款是合同中重要的不可缺少的部分?，F就鋼鐵企業中采購結算環節如何加強合同管理,完善合同結算條款有效控制采購成本,談一些粗淺體會。
關鍵詞:原燃料結算 合同管理 降低采購成本
1 采購結算
1.1 大宗原燃料采購結算的特點 鋼鐵企業生產,消耗的物料品種繁多,結算方式多樣。對于大宗原燃料的結算一般采取優質優價的方法。優質優價包括“按質論價”結算和“按質論量”結算。按質論價結算,就是在原燃料采購過程中,以供需雙方簽訂的工礦產品合同的價格為基礎,依據與合同相關的計價條款和原燃料的實際檢驗結果確定原燃料的最終結算價格;按質論量結算,是不依據物資的檢斤量做為最終結算量,而依據檢斤量與理化檢驗結果確定的干基量確定最終結算價格的結算方法。大宗原燃料采購結算的特點是緊扣合同,根據合同條款規定,確定不同的結算方式。
1.2 采購結算與合同條款 鋼鐵企業原燃料產品的合同條款一般有標的、數量、質量標準、價款及交貨時間,驗收標準、質量加減價約定、運輸方式、結算方式及違約責任等內容。其中合同價格、質量加減價條款和驗收標準是結算的的重要依據。
1.2.1 合同價格:即合同的的基價,其他有效成份的加減價都在此基礎上進行。通常合同的基價有三種:含稅包干到廠價、車板含稅價和車板不含稅價。
1.2.2 驗收標準:①計量、化驗均以買受方為準,按日結算(按批次結算)。②計量、化驗均以出賣人為準,按日結算(按批次結算)。③計量以買受方為準,化驗結果按出賣人方結算。④計量以出賣人方為準,化驗結果按買受方結算。
1.2.3 質量加減價條款約定的內容 鋼鐵企業大宗原燃料合同根據物料有效成份的不同,加減價方式不同。通常在結算當中按合同加減價方式的不同,我們把結算類型分為有效成分累加類型、簡單計算類型、折噸計算類型、等級判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優質優價結算的核心內容。
1.2.4 運輸方式:汽車運輸或火運。
1.2.5 結算方式:①一票結算,開據17%增值稅票。②兩票結算。即含稅包干到廠價減運費,其余開據17%增值稅票。
1.2.6 爭議解決方式:當合同雙方發生爭議時,雙方協商解決,協商不成時,在需(供)方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7 其他約定事項:①合同履行有效期。②其他未盡事宜,雙方協商解決。
1.3 原燃料采購結算員的工作程序①審定合同:結算員收到業務科簽定的采購合同,必須仔細閱讀合同條款,認真推敲。②收集資料:收集交庫單、化驗單、磅單等原始票據,了解掌握企業調價及合同條款變更、異議處理情況。③結算:結算員按照合同結算條款類型,根據審核后的原始憑據各種數據指標和對應關系,計算采購價格出據結算單。
2 合同管理
2.1 合同管理的概念 企業合同管理指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為,是市場經濟的外在表現,通過合同管理,現代企業在市場中實現平等的制約和權利,從而為當事人營造一個公平的環境。
在市場經濟條件下,市場的運作需要合同。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化,特別要掌握對我方不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
2.2 企業合同管理中存在的問題
2.2.1 合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確,容易發生歧義和誤解,導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同,需要靠準確明晰的合同文字作載體?？梢哉f,合同講究咬文嚼字。
2.2.2 合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。
2.3 企業合同管理中存在問題的主要原因:
2.3.1 認識根源 對合同與合同管理的關系缺乏認識,合同產生在合同管理的前期階段,在這一階段往往受到高度重視,一旦合同簽訂了,合同就束之高閣了,因此,合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題,前期階段所出現的問題,多數是由于急于簽成合同而過于草率。
2.3.2 法律意識:企業的從業人員的合同法律意識不強,最明顯的表現是不認識合同與合同法律的關系,想怎么寫就怎么寫,想怎么簽就怎么簽,缺乏依法訂立和履行的意識,以致造成不少失誤和損失。我們說,合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據,也就是說合同要依法訂立。
2.4 加強合同管理,把好合同結算關 合同管理是企業法律顧問事務中的一項重要工作,它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容;而是一種全過程、全方位、科學的管理,現代企業若能對合同實施有效管理,將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。根據合同的訂立、履行、結束的時間順序來分,合同管理分為:合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段,并且是以合同事前防范、事中控制為主,事后應對處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權利和履行義務,也促使對方嚴格按合同履行義務。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄,跟蹤合同履行過程,把好合同的結算關。
2.4.1 建立健全合同管理制度。要使合同管理規范化、科學化、法律化,首先要從完善制度入手,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。
2.4.2 提高合同管理人員的素質。合同管理人員的業務素質的高低,直接影響著合同管理的質量。通過培訓不斷加強簽約人的合同法律知識和簽約技巧,堅持持證上崗和年檢考核制度,增強合同管理人員的責任感和合同法律意識。合同管理員應該是既懂業務又懂法律的人員擔當,可以起到事前防范的效果。
2.4.3 履行監督和結算管理。采購結算是合同履行的主要環節和內容,采購部門結算人員同財務部門密切配合;把好合同的結算關至關重要,這既是對合同簽訂的審查,也是對合同履行的監督。
3 充分發揮結算作用,完善合同結算條款
做為原燃料供應的源頭部門,為充分發揮結算的作用,我們幾次號召全體業務員對合同進行自查、自糾,對合同條款進行全面整理、調整結算方式,規定更為合理的獎扣區間。發揮集團整合優勢在保證供需雙方利益的基礎上,進一步完善合同管理,堵塞業務漏洞,有效地降低了采購成本。
3.1 防止以次充好,改變月加權平均結算為單批結算方式 結算中我們發現,月加權平均結算與單批結算兩種計算方法對于獎勵封頂而處罰卻不封頂,并且處罰比獎勵力度大的采購合同,其結果尤為不同。供應商如果按月加權平均結算,在一個結算周期所送的煤平均不超標就可能有獎勵,常常逃脫其中個別超標批次的處罰,有可能以次充好,不能保證進廠原燃料質量的均衡性。為此,我們協助業務科對此類合同結算條款進行了修訂,噴煤灰、硫指標月加權平均結算變為單批次結算,一個化驗批次一個結算價格,顯示質與量的對應結算,為供需雙方創造公平的競爭環境。
3.2 針對精粉水份嚴重,合同條款規定加倍扣水 曾有一階段,進廠精粉出現了水份嚴重超標,致使儲料廠無法碼垛,入爐料配比不準,對入燒穩定性產生影響。為了加強進廠原料的質量,提高入燒爐料的穩定性,綜合各方意見,從合同上加以約束,即:“水份≤12%時,按化驗水份干基結算;12%<水份≤14%時,按公式[12+(化驗水份-12)×1.5]扣除水份進行干基結算;14%<水份≤16%時,按公式[15+(化驗水份-14)×2]扣除水份進行干基結算;水份>16%時,拒絕進廠?！彼执笥?2%加倍扣罰,水分超標現象及時得到遏制。
3.3 保證爐況順行,結算條款規定球團返礦不付款 球團返礦由于抗壓強度不夠造成的球團粉量增大,對高爐的冶煉產生一定的影響。優化粒度組成的的關鍵是篩除小于5mm的粉末,一般<5mm的應不超過3%-5%。
為此,我們建議合同結算條款改為“含粉<5mm不超過5.00%,含粉超標部分不予結算?！边@一結算方式的改變,使進廠球團礦的含粉率大大減少。
3.4 規定合理磅差,嚴謹供貨合同 各大礦務局煉焦煤的結算以對方發貨時的檢斤為準,我公司的檢斤化驗只作為下轉廠礦成本的依據,雙方檢斤化驗結果存在較大誤差,雖然在煤的采購中礦務局煤炭結算以對方為準是全國慣例,但我公司承擔著較大的途耗及化驗結果不符帶來的經濟損失。如何約束礦務局的質量檢驗結果?我們從實現的時間上,要求對方在發出物資時立即報出水份。經過大量的數據統計分析研究,我們對雙方水分差超過4%的月份做了統計,及時與供方溝通協商決定,我們在合同中增加“水分差超過4%的部分,雙方各承擔一半損失。合同生效后,制約了對方化驗水分過高現象。
3.5 發揮集團整合優勢,及時調整計量檢斤結算辦法2008年上半年,鋼鐵企業發展勢頭強勁,原料價格一直上揚,焦炭和有些煉焦煤種一度出現緊張的局面。為了保證生產的正常進行,個別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步,例如焦炭和1/3焦煤合同驗收標準規定“以出賣人出廠檢斤過磅、化驗結果為準”。
2008年6月30日河北鋼鐵集團有限公司成立,我們認真分析市場變化,把握市場價格走向,掌握各鋼鐵企業的采購信息,充分利用集團優勢、從8月26日始,焦炭、部分1/3焦煤的檢斤、化驗結算方式改成以買受方為準,降低因供方檢斤、化驗為準可能在途耗、化驗誤差方面帶來的“潛在”經濟損失。
4 結論
原燃料采購結算與合同管理是密不可分的的,加強采購合同管理是企業的一項重要工作內容,合同管理應引起單位領導的高度重視,否則在今后的結算中,因雙方某一結算條款不清而引起合同糾紛是得不賞失的。嚴密合同結算條款,降低企業采購成本而帶來的企業效益是可觀的。隨著現代企業的發展,采購結算與合同管理必將走向科學化,程序化,充分發揮計算機軟件和網絡的作用。同時也給我們提出了更高的要求和更新的理念,讓我們共同努力把采購結算和合同管理工作做得更好,為企業創造更好的效益。
采購類合同管理辦法范文第3篇
1.1 對物資采購合同進行分類對重要的合同要做重點審核和管理
根據工作中的實際情況, 物資采購金額在50萬元以上的合同可視為重大合同。由于這些合同涉及企業的重要經濟利益, 對企業的發展有著至關重要的影響。因此, 在審核和管理合同過程中, 應把這些合同作為重點審核和管理對象。要對合同的項目論證、對方當事人資信調查、合同示范文本使用、合同條款內容, 嚴格合同審核和管理, 預防合同糾紛的發生。
1.2 物資采購合同審核的主要內容
(1) 對合同當事人主體資格的審核。
這是首要確認的問題, 也是防止合同風險的有力措施。因為合同當事人的資質和資格直接關系到合同簽訂后是否有效、是否能真正履行的先決條件。應先要求對方出示營業執照、稅務登記證及組織代碼證, 還要對企業的生產資格進行審查。比如采購雷管、炸藥等火工品, 對方須有國防科工委頒發的《民用爆破器材生產企業憑照》和國家煤礦安全生產監督管理總局頒發的《煤礦礦用產品安全標志證書》。采購煤礦專用機電設備、支護產品、通風材料、輸送皮帶等井下礦用產品, 對方須有煤安標志證書。
(2) 對合同標的物、數量、質量條款的審核。
審查標的條款時, 不僅要有貨物名稱, 還須加上貨物牌號、商標、型號、規格、品種、生產廠家等。數量條款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等國家沒有計量標準的數量單位。根據標的特點, 有些還需注明標的正負誤差、合理磅差等。質量標準條款中采用國家標準、行業標準或企業標準的, 要寫明標準名稱、代號或編號。
(3) 合同標的物交 (提) 貨方式條款的審核。
我國《合同法》對于買賣合同的動產標的物采用交付主義, 即交付之前由出賣人承擔, 交付之后由買受人承擔。如果采用送貨的交貨方式, 那么貨物在途中的風險由出賣人承擔;如果采用自提方式, 那么貨物回途的風險由買受人承擔。所以, 交 (提) 貨方式條款中, 作為產品買受方來說, 盡量約定由對方送貨的方式。
(4) 價款的支付審核。
對價款的如何有效地約定, 會直接關系到合同是否會順利履行。對于產品買受方來說, 應要求價款的支付應與產品的供應量和供應時間相應, 盡可能避免出現“預付款”之類的條款。
(5) 違約責任的審核。
合同對違約條款的約定簡單, 則會對守約方追究違約方的違約責任造成很大的障礙。比如合同中這么約定關于違約責任:如一方違約, 則另一方根據法律規定追究其違約責任。這樣的約定, 對于保障合同的履行是起不了任何積極意義的。違約方承擔違約責任, 這是法定義務, 無須當事人在合同中約定。如果守約方想對違約方索賠, 首先要證明自己受到了經濟損失;其次還應證明自己的經濟損失是因為對方的違約而導致的;再次還應計算出自己受到經濟損害的具體數額, 并且必須用貨幣價值來反映。
(6) 合同爭議解決方式條款的審核。
解決爭議方式主要是仲裁或訴訟。選擇仲裁, 必須寫明仲裁地點和仲裁機構全稱。選擇訴訟, 約定由己方所在地法院管轄更為有利。但這兩種方式只能選擇其中之一。與訴訟相比仲裁的優勢在于, 仲裁的程序簡便、方式靈活、一裁終局, 而且有些合同糾紛的事實判別強于法律判斷, 需要相當豐富的專業知識, 而這正是仲裁機構專家仲裁人員的優勢。所以, 合同專業性比較強、涉及商業秘密、希望盡快解決爭議的合同糾紛可以選擇仲裁。
2 物資采購合同管理的第二階段——履約管理
2.1 建造企業內部物資采購合同履行流程
履行流程中有兩個重要環節。①貨物驗收環節:驗收環節可以檢驗標的物是否存在瑕疵;標的物質量是否符合約定的質量標準;標的物的實際交付數量是多少, 都要經過使用單位的實際驗收后方可得之。②價款支付復核程序:財務部門多付價款則我方遭受損失, 少付價款則會引起糾紛, 所以財務部門應當依據經辦部門提供的合同和使用單位出具的入庫驗收單, 復核付款文件資料, 辦理物資采購資金的付款手續。
2.2 合同糾紛法律救濟制度
如果發生糾紛或者出現不能正常履行的情況, 面臨著如何進行合同救濟的問題。若出賣人未按期交貨或貨物不符合約定, 使用單位將違約情況反映給合同經辦部門, 經辦部門及時將情況反饋給合同管理部門并負責提供證據材料, 積極配合合同管理部門與對方協商解決, 行使履行中的抗辯權、合同解除權等權利。
2.3 利用信息網絡技術進行管理
企業合同的風險由管理層控制, 合同的日常管理主要由合同經辦部門進行, 可能造成資源分割, 管理層無法掌握具體的業務情況。因此, 將合同管理和信息網絡技術整合, 讓管理層可以通過合同管理模塊, 迅速掌握本企業與合同有關的工作進展, 這將是企業繼財務信息化系統建立后的又一個管理上的里程碑。
3 物資采購合同管理的第三個階段——結果管理
3.1 合同文本檔案管理
合同的原件保管是非常重要的, 它是合同履行的必要條件, 更是索賠的最直接最有力的原始證據。如果企業把合同的原件弄丟, 則會給企業索賠造成非常被動的局面。再者, 一些合同的內容是企業不愿意公開的, 合同內容會涉及商業秘密。因此, 合同管理人員必須對生效的合同按照類別進行分類整理、歸檔, 并在保管期限內妥善保管合同檔案。
3.2 合同登記臺賬統計
合同管理部門應該定期對經辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統計, 準確掌握合同業務量的基本信息, 分析相關統計數據。從而, 針對性地開展履行監督和檢查工作, 及時總結合同管理中的經驗, 提高合同管理水平。
4 合同管理的具體步驟
4.1 制訂合同管理計劃
合同管理計劃中必須要有相應的資料, 如供應商的詳細資料 (如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、中石化電子商務網絡供應商會員證等) , 以及這個合同簽訂時的背景信息及物資供應戰略等資料。
制定合同進度表, 此表中應包括各類“作業活動”的描述以及檢查點的確定, 當要求交貨期非常重要時, 還要注明各類“作業活動”的完成日期。通過此表可使采購方能及時發現各種偏差并采取糾正措施。“作業活動”就是指合同實施過程中必須要進行的具體工作或一系列的相關工作, 例如, 設備組裝、測試、包裝、運輸等。它需要持續的消耗時間來執行, 而且需要使用資源。
合同預算, 在支出較高的時候, 你可能期望供應目標的實現應保持在一個合適的成本范圍內, 即使沒有這樣一個目標存在, 采購專業人員也有責任來保證適當地控制成本, 這就要保證成本在批準的預算范圍內。被批準的預算包括根據合同支付給供應商的款項、應急費用和工時預算, 這幾項是必須的財務支出。
合同質量計劃, 它是質量管理的原始文件。當采購風險不容忽視的物資時, 如當采用新技術或使用新供應商時, 購買方希望能夠對質量管理施加影響。這樣, 大多數情況下就應該商定一個質量計劃并將它納入合同之中, 成為合同項下的完成目標。
4.2 制定風險登記表
風險評估工作是合同管理的重中之重, 只有意識到風險的存在, 才能更好地去預防。風險主要包括供應商所處的特定市場相關的風險, 以及與供應商本身相關的風險, 還有就是已經寫進了合同的條款和條件中的風險。
進度風險, 評估進度風險的基礎是合同進度表。造成進度延遲的重要原因有以下幾方面:需求描述不完整或不正確;任何一方的必要投入的延遲;采購方與供應商缺乏有效溝通;供應商沒有充足的資源;供應商的生產問題;供應商的失誤;質量問題;裝運問題。
成本風險, 評估成本風險的基礎是合同預算。常見的成本風險如下:需求描述不完整或不正確;供應商的成本增加;匯率不利的波動;通貨膨脹。
質量風險, 評估質量風險的基礎是質量計劃。常見的質量風險如下:需求描述不完整或不正確;采取不充分的或不正確的測試和檢查;運輸過程的損壞。
商業及其他方面的風險, 常見的如下:缺乏商業上的警覺;供應商發生財務問題;采購方發生財務問題;供應商的所有權的改變或其關鍵人事變動;在采購方的工廠里安裝或調試設備發生問題時, 供應商方面缺乏響應;不可抗力。
4.3 監督和管理績效
合同績效考核要花費時間和精力, 因此, 應該對那些真正重要的進行考核, 應該把精力放在那些風險最大的地方。評估每個合同實施關鍵三要素 (時間、成本、質量) 的重要也就是應該著重于投入、過程和結果這三個方面。
在大多數情況下, 把考核的重點單單集中在結果上是遠遠不夠的, 你必須在考核結果的同時考核過程。例如, 僅僅在合同后期考核某一設備的零部件實際上是否準時交付 (結果) , 對于確保交付的準時性是沒有什么用處的, 因為當結果出現了你再想去改變它已經太晚了。所以除了考核預期的結果外, 對于交付這種結果的過程也需要進行考核?？己诉@些“過程”中的事務, 可以幫助你盡早地發現任何在計劃上出現的偏差, 以便于你采取措施來加以恢復與計劃保持一致。
5 結 論
合同管理工作是與業務工作既平行又交叉的一項綜合管理工作, 涉及因素很多。合同管理人員和業務人員應緊密配合。合同管理人員要關注合同業務運作的變化, 業務人員應及時將各種非正常業務現象提交合同管理人員論證。這樣, 才能使物資采購合同對企業的各項生產經營活動發揮積極有效的作用。
摘要：本文從課題研究的相關背景入手, 首先詳細的闡述了合同管理的必要性, 然后重點論述了物資采購合同管理的第一階段——簽約管理, 接著探討了物資采購合同管理的第二階段——履約管理, 最后分析了物資采購合同管理的第三個階段——結果管理。
采購類合同管理辦法范文第4篇
摘 要：施工成本是項目成本效益分析的關鍵因素，有效地控制施工成本是管道工程項目管理的關鍵。分析了長距離管道項目建設成本的相關概念，指出了企業在成本控制過程中存在的問題，探討了管道工程建設成本控制的途徑和方法。
關鍵詞：管道項目 成本控制 途徑及方法
隨著我國經濟的發展，城市化進程的加快以及環保的要求，各種管道施工項目越來越多。項目施工成本控制，是指在工程建設的過程中，在先進成本控制理念的指導下，把成本控制的理念滲透到施工工藝、施工方法、施工管理等工程建設的各個方面，然后通過技術方法分析和效果評價，對施工各種成本計算和比較，將施工成本控制在目標成本計劃范圍內。其中包括原材料、輔料、零部件等，成本攤銷費或租金，人工費（工資、獎金、津貼）以及施工組織與管理所發生的全部費用支出的總稱。
一、長輸管線施工成本管控存在的問題
近年來，隨著國外先進的施工成本管控理念及方法的推廣與應用，國內油建施工企業在管線施工成本管理方面得到了改善和提高。但是目前油田管線施工成本管控仍然存在一些值得注意的問題。
1.成本管控的理念及意識有待提高。施工成本管控工作不是某一個或幾個人的事情，而是一個系統工程，即參與項目施工的技術、管理、一線員工均必須樹立成本管控的理念及意識，而目前油田管線施工過程中成本控制意識不強，窩工等現象時有發生，人工費的控制不夠重視，導致效率低下，潛在虧損嚴重，同時缺乏有效的成本管控激勵機制，不僅未能調動員工控制成本的積極性，而且員工不能從成本控制中獲得獎勵；盡管企業或項目制定了有關成本責任制度，但并未落實到相關崗位和個人，因此施工成本控制僅僅停留在紙面上。此外，在輸油管線施工項目的成本管理過程中缺乏全局觀念，片面地注重財務人員對成本核算和生產成本的降低，即只重視通過財務和成本報表中的數字去進行成本管理，這種做法是屬于事后控制，而缺乏事前控制和事中控制，即為一種消極的成本管控方式。
2.成本管理方法有待改進。從被調查的輸油管線施工企業情況看，有約45%的施工企業采用了目標成本法，有約40%的施工企業采用計劃成本法，有約10%的施工企業采用標準成本法，而采用較為先進的作業成本法的企業僅占5%。由于當前輸油管線施工技術進步快，生產成本中制造費用占比例較大的情況下，傳統的目標成本、標準成本和計劃成本等方法已經不能準確反映施工成本的構成與變化，從而對油田管線施工企業的成本利潤分析等造成了不良影響。
3.成本管控模式有待改進。長期以來，許多油田施工企業將施工成本控制的責任歸于造價管理人員或財務人員，在這種管理模式的指導下，施工人員和技術人員只負責工程技術、施工進度、工程質量及安全，主觀上缺乏對施工成本控制的能動性，于是就可能出現：為了趕工期而片面增加施工人員和設備，導致成本上升或效率下降；為了施工便利而隨意改變施工方案或施工現場布置，導致材料需二次搬運；施工技術人員采用了可行但不經濟的技術措施等等。經驗表明，造價人員或財務人員只能作為成本控制的組織者，而不能成為成本控制的主體，成本控制是一個綜合性很強的過程，需要施工企業各方面人員的協調配合才能實現。
二、長輸管線施工成本控制措施
不同項目，有不同的環境和項目特點，所制定的施工成本措施也各不相同。因此，應該結合本項目的自身情況來制定符合本項目特點的成本控制措施。
1.從施工技術上控制項目施工的成本。長距離管道施工技術而言，應在項目經理的領導下建立風險管理制度、技術審核和工程質量控制系統，在對施工項目各利益相關者進行風險分析和評估基礎的上，采取對應的具體措施。使用關鍵路線法找出影響管道施工進度及質量的主要因素，通過分析和預判，正確處理好質量和進度之間的辯證關系，從而加強技術控制，降低管道工程施工成本。
2.長輸管道施工機械設備種類。對自有機械設備的管理方法：
2.1派遣具有經驗的維修技術人員對機械設備進行日常維護和維修，對各種機械設備應建立使用和維護與維修檔案，從而確保設備的性能，提高設備的利用效率。此外，宜采用加速折舊法提取設備折舊，以提前回收設備的價值。
2.2對機械設備的相關操作人員，必須執行施工任務承包合同管理，將工程質量、進度以及獎罰落實到每個崗位和責任人，以充分調動員工的積極性。
2.3做好機械設備的調配工作，減少設備的二次搬運，確有富余機械設備可以出租，盡可能提高設備利用率。（1）設備租賃合同中，租賃價格不能低于市場價，并明確租賃價款收回的時間與可靠性，以加強設備和資金周轉；（2）必須收取機械設備的租賃抵押金，尤其對于技術先進、性能較好的機械設備，為了減少機械設備的物理消耗，應當對駕駛操作人員的資質作出相應要求，即必須有上崗證；（3）在簽訂出租合同時，必須由企業的法律顧問審定，以保證出租人利益不受損害。
對租用的機械設備的管理：（1）根據管道工程的實際需要和設備租賃市場價格信息，選擇價格合理、性能好、機械設備成新率相對較高的，才能確保施工進度、工程質量和施工安全。（2）在企業法律顧問的指導下簽訂設備的租賃合同，要逐字逐條審查合同條款，即合同必須公平合理，避免損害租賃雙方利益的合同條款。（3）根據項目機械臺班需要數量和工期進度來確定租賃價格或機械設備進退施工現場的時間點，盡可能避免因延誤工期而不能按照合同期限退場，或由于提前進場而造成施工成本增大。
3.加強物資供應管理，有效控制施工成本。物資材料的供應管理一個最重要的方面是對供應商的管理，供應商是為油建管線施工提供相關原材料以及其他輔助材料的生產廠家，依據施工合同和項目特點，有的項目還要與負責材料運輸的流通型企業簽訂運輸合同。在對供應商的選擇過程中，通常的做法是采用招標的方式，以選擇資質高、商業信譽好、產品質量好、價格合理的供應商。在此要強調的，油建施工企業，即使采用招標的方式，也必須加強對供應商準入制度的管理，要建立統一、完善的物資采購制度，對于采購量大的大宗材料，要貨比三家；其次，要加強與供應商的交流與合作，同時供應商也應及時了解和把握施工項目的需求狀況、物料消耗速度、訂貨需求、背書政策等方面內容以方便供貨，保證管線工程項目的正常施工進度。
4.人工費的合理控制。人工費的合理控制是降低企業成本實現盈利的前提條件。長輸管道施工企業應該從多方面注重加強工程人工費的控制。（1）調查市場，分析概算及定額，合理確定人工成本預測值；（2）招標選擇優秀的勞務作業隊伍。（3）控制零星用工的數量。（4）優化施工方案，降低人工消耗工日總數。（5）加強技術工人與較固定農民用工的技能培訓，提高工作效率。（6）做好變更索賠。 使人工成本掌握在企業可控范圍之內，實現企業的利潤目標。
5.分析目標偏差的原因。一般而言，油田管線施工成本偏差有三種：實際偏差=實際成本—承包成本；計劃偏差=承包成本—計劃成本；目標偏差=實際成本—計劃成本。成本管控工作中，承包成本是一個客觀量，降低油田管線施工成本偏差必須盡量減少目標偏差，目標偏差越小，說明成本控制的效果越好；反之，目標偏差較大時，就必須找出和分析偏差的原因，并采取對應的措施控制實際發生的成本。
三、結語
長輸管道施工項目性質非常特殊，所以在提高成本管理意識、加大成本管理力度的同時，必須注重工程的進度與質量管理，合理安排施工流程、提高機械設備利用率、科學合理調配各類施工資源、合理確定人工成本、改進成本管控模式等有效措施，來提高成本管控效率。
參考文獻：
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作者簡介：謝琳（1986—）女。經濟師。2009年畢業于武漢工程大學工程管理專業。
采購類合同管理辦法范文第5篇
關鍵詞：合同管理,財務管理,實施策略,發揮途徑
合同是平等主體的自然人、法人和其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。任何一個企業,作為一個行為主體,發生經濟業務,都避免不了要對外簽署經濟合同。建筑工程合同涉及金額大、付款周期長、分批次、經濟責任重大,采購合同使用頻繁、一次性支付、類別多、環節繁瑣、涉及部門多。在財務管理中認真抓好這兩類經濟合同,加強對它們的審核、監督,其余類型的合同也會觸類旁通,相應逐步規范化,使企業的合同管理走上正規化軌道。
合同管理是企業在對合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止等行為過程中進行審查、監督控制的管理過程,管理行為應該貫穿合同從訂立到終止的全過程,覆蓋企業的所有部門。實際上,財務管理與合同管理是緊密聯系在一起的,財務管理工作應該滲透到合同管理過程中的每一個環節。財務人員應該積極了解企業經營狀況,熟悉業務流程,甚至還要參與到工程的招投標、物資的采購過程中。從財務管理角度實現對經濟業務的事前防范、嚴格審查資質;事中控制、按規范流程執行;事后補救,有法可依。
一、合同管理全過程財務管理的實施策略
(一)財務部門在付款前的審核注意點
1、參與合同條款的擬定工作
合同的主要條款包括:法人的名稱、經營地址、合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、履行地點和方式、違約責任、解決爭議的方法,這基本的九項內容,如有補充條款可再簽署補充合同。財務人員在接觸到草擬的合同文本時,可對以上九項內容逐一進行審查。
法人的全稱、經營地址是否與營業執照和稅務登記證上的法人名稱、地址一致。采購合同要對標的的規定清楚明白,對型號、規格、品種、等級等約定清楚,以免引起不避要的糾紛。數量是必備條款,沒有數量的合同是無效合同,驗收人員需要根據合同約定的數量進行驗貨簽收,財務人員需要根據數量和單價核算總價后進行付款。建筑施工合同條款可以對質量的檢驗方法、質量責任的期限和條件予以約定。質量保證期一般為一年,質保期滿后再支付尾款。有些采購合同涉及到貨款、運雜費、保管費、裝卸費等可能支出的費用,要約定好由哪方付款。履行期限是當事人履行義務,完成工作的時間界限。采購合同中賣方的履行期限是指交貨日期、買方的付款日期;建筑工程合同履行期限是從開工到竣工的時間。財務人員要對付款日期重點審查一下,有的業務經辦部門辦事拖拉,不留足財務人員審核的時間,簽署工程類合同的時間就是付款的時間,或是距離付款時間只有幾天時間。糾其原因是因為經辦部門沒有按照合同管理的流程所致,財務部門發現此情況要大膽向經辦部門和有關上級部門提出審核意見,更改付款時間。履約地點有時是確定采購合同中運費由誰負擔,風險由誰承擔的依據,履行地點也是在發生糾紛時確定由哪一地法院管轄的依據,所以地點在合同中應當規定明確具體。履約方式是指付款方式,是一次性支付還是分批次支付,以及結算方式。建筑工程合同多為分批次支付,甚至跨年。小額采購合同為一次性支付,大額采購合同會留有質保金,財務人員要根據合同標的重點審核。違約責任是指當事人不履行合同或不適當履行,依照法律的規定或合同約定應當承擔的法律責任?？梢栽诤贤屑s定違約責任,如約定定金、違約金、賠償金額,保護雙方的經濟利益,如合同中出現如對方違約沒有經濟懲罰或賠償,明顯損害企業經濟利益的現象,財務部門要指出來修改條款。解決爭議的途徑有雙方通過協商和解,或由第三人進行調解,或通過仲裁解決,或通過訴訟解決。解決爭議方法的選擇對于糾紛發生后當事人利益的保護是很重要的,應該慎重選擇。
2、合同簽署環節的審查
合同對方需提供法人身份證復印件、營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件、銀行開戶許可證復印件作為財務審核資料留存備查。法人不能簽署合同的,需提供授權委托書證明原件。從事建筑施工工程的企業需提供相關行業資質證明。提供企業年檢資料,調查企業的經營情況,評估其財務風險和信用狀況。
對外正式訂立的合同應當由單位法人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章;企業應當要求部門經辦人員按規定的權限與當事人簽署合同,超越權限的屬無效合同。合同由法人或委托授權人簽署后,方可加蓋單位合同專用章。不得加蓋企業部門章,不具備沒有法律效應。為了防止已簽署的合同被更換頁碼,財務部門可要求各頁碼之間加蓋騎縫章。
(二)在付款中財務部門要做的工作
1、按批次付款的合同需進行專項及后續管理
會計在付款憑證摘要上寫清楚“合同總價為XX,此次第X次付款,比例為X%”。將所有分批次付款合同復印件統一編號,作好集中登記目錄存檔見表(一),為以后付款作依據。對單個的合同再進行跟蹤記錄,與合同復印件一起留存見表(二)。財務人員在輪崗調離工作崗位時,與下一任會計要交接合同付款登記本,以保證財務付款的連貫性,有據可察,心里有數。
2、按照合同的具體要求加強財務結算
凡未按合同條款履約的,可暫停付款。建筑工程合同未提供竣工報告,建筑技術驗收人員未驗收確認的,財務部門不得付款。采購合同應該簽署采購合同而未簽合同直接購買,財務人員可要求重新補簽合同。采購廠家需提供加蓋公章的驗收單或送貨單,企業收貨人員在驗收單據上簽字表示確認簽收,相應承擔所收貨物的質量及數量等經濟責任。對結算價格進行認真核算,并與發票進行核對。遇到一次將全款發票開出,分批次付款的,要作好登記工作,將全款發票復印件留存作為下一次付款的原始資料粘帖,并在付款憑證上注明全款發票所在的憑證號,以便審計查找。
(三)合同履行完后的財務工作
1、加強合同的變更控制與管理
建筑工程類項目具有復雜性、長期性、不可預測性等特點。財務人員要認識到合同在執行過程中變更是正?，F象,強化變更意識,健全合同變更管理制度、報告制度。合同變更要有審批手續,變更價格要有據可依,說明情況,逐級審批,避免隨意更改合同。對登記在冊的合同,要把相關變更資料準備齊全,備查存檔,留給財務人員方便查詢。
2、財務人員要作好合同資料的交接工作
一個建筑工程可能涉及幾任會計,付幾次款,跨年度支付是正?，F象。還可能會變更合同,或再簽署補充合同或協議。未經手的會計不知情,只有依靠記錄詳實,表達準確明細的合同資料,記錄了項目的來龍去脈。注明合同應付款情況,已付款情況,發票情況,經辦部門,項目的相關負責人和經辦人,才能保證財務工作的萬無一失。
二、財務人員在合同管理中職能發揮的途徑
(一)加強財務人員對責任心和職業道德的培養
有些企業的財務人員只會算帳,不參與企業的內控管理,提到合同管理更是覺得是經辦部門的事情,與財務工作無關。更別說建立合同資料備查機制,復印合同,逐筆登記,在付款憑證詳細說明更覺得多此一舉,甚至只管眼前,不考慮以后,沒有想到合同管理的延續性,財務人員一旦有這種懈怠情緒是很可怕的。因此要對財務人員的責任心和職業道德教育作為一個長抓不懈的工作來做。建立考核、獎勵、監督的長效機制,與財務人員的升職、評優、工資掛勾,鼓勵財務人員提升自己的業務修養,敢于對不符合管理規定的現象說不,營造一個良好的、積極向上的財務氛圍。
(二)加強對財務人員合同知識的學習和培訓
在整個財務部門普及合同的基本知識、項目管理知識、企業內控制度的學習以及實用法律的學習。外請法律專家或律師講授合同法,或精典案例,引以為戒,引起共鳴。請有經驗的會計,根據財務平時的業務類型,結合工作經驗,將合同管理知識與財務實際工作結合起來傳授經驗,更容易讓大家接受。讓有經驗的會計帶領年輕會計學習怎么看合同,學會怎么對財務資料進行審核,怎么處理付款中遇到的情況。
在如今市場經濟高速發展的大環境之下,企業要在國內外競爭環境中生存和持續發展,還是要依靠財務管理的職能發揮,強化合同管理。財務人員對合同管理的各個環節進行管理,嚴格按照合同流程進行審核,為企業規避經濟風險,減少糾紛,才能保障企業長期立于不敗之地。
參考文獻
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采購類合同管理辦法范文第6篇
關鍵詞：國際工程,EPC合同,管理,關閉,精細化
我國工程管理通常以進度或質量作為項目管理的核心, 在管理思路、管理方式和管理制度上與國際實踐相比存在很大的差距。“合同管理是工程項目管理的核心”[1]。EPC合同是設計 (Engineering) —采購 (Procurement) —施工 (Construction) 的英文縮寫。國際EPC合同從前期的投標、談判、簽訂、執行到后期的合同關閉都是以合同管理為中心的, 然而合同關閉作為合同管理的最后階段往往被我國的承包商所忽視, 我國工程理論界對EPC合同關閉的關注度也不夠, 在大量的國際合同管理類論文中鮮有對EPC合同關閉的論述。美國《State of Texas Contract Management Guide》第7章《Contract Management Guide》指出:合同關閉雖然簡單, 但有細致的管理流程[2]。該關閉流程為合同關閉起到了示范和引導作用。及時有效合法地關閉合同可以使承包商與業主及時清結債權債務關系, 避免因合同的未及時關閉帶來經濟上或信譽上損失;此外, 對加快承包商資金流轉, 保證經營業務的順利進行具有重要的意義。因此, 我國的EPC承包商應予以高度重視“合同關閉”問題。
1 國際EPC合同的關閉期間
EPC合同是由承包商按照合同的約定實施設計、采購、施工和試運行, 并對整個工程的質量、工期、安全、資金等全面負責的總的承包模式。與一般的建設施工合同不同, 國際大型EPC合同的完工按照先后順序一般分為機械竣工 (Mechanical Completion) 、臨時接收 (Provisional Acceptance) 和最終接收 (Final Acceptance) 3個節點。機械竣工標志著所有的施工活動、設備安裝、電氣儀表調試、單機預試車完成, 所有系統測試文件編制完畢并得到業主審批認可。機械竣工在EPC合同中是非常重要的里程碑節點, 與之緊密相連的是里程碑付款和延期違約責任。業主簽發機械竣工證書后, 工程項目進入試車階段, 承包商此時開始向業主移交測試合格的設備裝置系統, 業主實際開始控制裝置物并承擔一定的使用和看管責任, 但此期間并不解除承包商對工程的質量責任。業主頒發臨時接收證書意味著臨時接收活動結束、缺陷責任通知期間的開始。根據工程項目的性質和業主的要求不同, 缺陷通知期間通常為12個月, 也有6個月或24個月的。如法國的質保期通常為1年, 荷蘭的保修期為3~12個月, 英國、澳大利亞、新加坡通常為6個月, 瑞典為2年, 加拿大的魁北克、葡萄牙的保修期則更長, 為5年, 但公用建筑的保修期為2年[3]。最終接收是指工程整改活動完成, 缺陷通知責任期結束, 業主簽發最終接收證書。最終接收證書的法律價值在于合同的標的物和風險責任發生了轉移, 業主取得了標的物的所有權。EPC合同中區分以上3個里程碑節點的意義在于不同的階段主導的主體不同, 與之相對應的權利和責任也不同。機械竣工日之前, 工程建設由EPC承包商主導, 責任完全由承包商承擔;機械竣工日到臨時交接日, “交” (Handing-over) 和“接” (Taking-over) 活動由雙方共同主導, 承包商負有主要責任, 業主承擔一定的看管和使用責任;臨時接收日后由業主主導, 業主原則上承擔相應的使用責任, 除非合同另有約定。如圖1所示。
在我國工程領域, 習慣稱“臨時接收”為“中間交接”, 稱“最終接收”為“工程交接”, 沒有“機械竣工”用法。例如, 《化學工業大、中型裝置試車工作規范》HGJ231-91中2.2.10和2.2.11條中只規定了“中間交接”和“工程交接”, 沒有規定“機械竣工”。2011年11月, 國家工商局、住建部發布的《工程總承包合同 (2011版示范文本) 》第9條也只有“工程接收”。我國的EPC承包商應注意國內法規定的“接收”與國際慣例的差異。
對于大型EPC承包合同而言, 承包商的“交”與業主的“接”是一個從部分到整體、分步的、階梯式的漸進過程, 合同關閉的時間從承包商收到機械竣工證書后開始, 到雙方簽署合同關閉協議書終止。合同關閉是一系列的活動, 包括缺陷責任期內質量問題的整改完成, 合同變更和索賠爭議事項處理完畢, 相關工程項目完成最終結算, 業主簽發最終接收證書, 尾款釋放、資料歸檔等內容。EPC合同的關閉包括合同關閉前審查及合同正式關閉過程。
2 國際EPC合同關閉的原則
國際EPC合同的關閉不僅包括EPC合同本身關閉, 還包括為主合同服務的眾多不同類型合同的關閉, 比如, 設計分包、施工分包、聯合體協議、技術服務、采購、委托、保險、買賣、運輸、租賃、維修、貸款、加工承攬、外籍勞務等類型合同的關閉。EPC主合同關閉之前, 一些服務類合同應提前關閉, 但少數合同在主合同關閉了也不一定能隨之關閉。鑒于EPC合同關閉的復雜性, 為了避免在合同關閉過程中出現不確定性的風險, 承包商應遵循一定的合同關閉原則:
(1) 合法性原則。我國的承包商從事國際EPC承包既要遵守中國的法律法規, 還要遵守工程所在國以及涉及第三國的法律法規。合法性要求不得在未支付完應支付款項的情況下關閉合同, 也不得在未繳納應納稅款等違反法律的情況下關閉合同。
(2) 合規性原則。成熟的國際EPC承包商在合同管理過程中通常制定有《法律管理辦法》、《合同管理辦法》、《索賠管理辦法》、《授權管理辦法》等配套的管理制度, 承包商不僅要遵守法律法規, 還要嚴格執行自己制定的相關管理規定, 履行相應的審批手續。
(3) 合約性原則。只有確認EPC合同真正具備了合約的關閉條件, 并且與業主取得一致情況下才能關閉合同, 單方強行關閉合同會給承包商帶來重大的經濟和信譽損失。崇尚“契約至上”、遵守合約, 是承包商在國際工程承包領域的立足之本。
(4) 及時性原則。業主簽發機械竣工證書后, 承包商應召開合同關閉動員會, 動員各職能部門及時進入合同關閉程序, 避免各項業務久拖不決, 為最終合同關閉提前做好準備。
(5) 書面性原則。合同關閉應采用書面形式確認, 特別是EPC合同、重大的分包合同和采購合同?！俄椖筷P閉報告》通常作為EPC合同關閉的重要附件。采用書面形式以便在將來發生糾紛時能夠做到有據可查。
3 關閉國際EPC合同檢查清單
EPC合同在關閉時, 內容龐雜, 需要審查的事項很多, 為了防止重要事項遺漏, 承包商可根據《EPC合同關閉審查清單》 (如表1) , 從合同的義務履行方面、權利行使方面和法律責任的解除等方面逐一排查。
4 關閉EPC合同時承包商應注意的事項
在EPC合同關閉期間, 承包商的合同管理人員、法務人員和其他部門管理人員應做好關閉事項的審查工作, 應重點注意以下內容:
(1) 是否履行了EPC合同規定的所有義務。承包商的合同義務主要體現在兩個方面:一是在EPC合同要求的時間內按照合同規定的質量標準向業主交付工廠、設備或設施;二是在EPC合同規定的時間內按照合同要求的形式向業主提交所有文件。在EPC合同關閉階段, 承包商應從上述兩個方面審查自己的合同義務履行情況, 重點審查業主是否已簽發證明履行完合同義務的機械竣工證書、臨時接收證書和最終接收證書, 上述證書是否在EPC合同約定的日期簽發, 是否存在延誤的情況, 同時還要審查其它義務的履行情況, 如人員遣散、設備的遣返、剩余材料的處理是否符合EPC合同要求。
(2) 是否行使了承包商的合同權利。索賠和變更工作貫穿于EPC合同執行的全過程, 承包商應盡可能在簽發臨時接收證書前將所有的索賠和變更問題解決完畢。對于在臨時接收前仍無法與業主達成一致的索賠事項, 應在臨時接收后的一段時間內盡可能早地協調與業主召開最終索賠會議, 協商尚未解決的索賠問題。承包商的負責人、合同部門以及與索賠有關的業務部門均應出席最終索賠會議。如通過友好協商的方式仍無法解決, 承包商可選擇放棄或采取提起仲裁、訴訟等方式解決;對分包商、供應商的違約行為可行使扣除違約金、要求更換或修復、通知終止合同等權利。
(3) 承包商所有的法律責任是否已解除。承包商在執行EPC合同的過程中既要遵守項目所在國的相關法律規定, 也要遵守EPC合同的約定。在EPC合同關閉階段, 應當完成工程所在國稅務部門的完稅工作, 在當地海關部門銷清設備臨時進口記錄或辦理轉場手續, 在當地勞務部門銷清外籍人員勞動許可記錄, 處理完畢未決的爭議、仲裁或訴訟事項。
(4) 最終接收證書。在EPC合同規定的缺陷責任通知期到期, 缺陷責任通知期中出現的問題均已獲得解決、合同要求的所有文件均已提交給業主的情況下, 承包商應及時向業主申請簽發最終接收證書。最終接收證書的頒發時間會影響缺陷期質保保函的釋放, 并可能對最終付款產生影響。有些EPC合同要求業主完成最終付款后承包商應向業主提交《尾款最終釋放證明》, 表明業主所有的合同義務已履行完畢, 承包商放棄對業主追索的權利。在發出該證明之前, 承包商應仔細審查業主是否已履行全部合同義務, 是否存在尚未解決的爭議或潛在的對承包商不利的因素。承包商還應注意缺陷通知期的結束并不一定意味著承包商的責任終止了, 少數國家規定缺陷責任通知期和缺陷責任期一致, 如葡萄牙民法規定, 政府作為雇主的情況下缺陷責任通知期后承包商不再承擔損害賠償責任;大多數國家缺陷責任的終止時間與缺陷通知期終止時間是不同的, 在缺陷通知期結束后, 承包商仍對工程負有損害賠償責任。
(5) 質保保函的釋放。國際EPC合同實踐中, 缺陷責任期保函通常是在業主簽發最終接收證書后的28日內釋放。承包商應密切關注是否有業主向保函的開具銀行提出申請扣留保函的情況, 并保證在保函到期后立即向業主申請退還保函原件。
(6) 最終付款。承包商在獲得最終接收證書后, 并就所有財務方面的爭議與業主達成一致意見時, 應向業主申請最終付款。釋放合同尾款和質保保函的時間一般在業主簽發最終接收證書后簽署PEC合同關閉協議前。
(7) 保險事項。項目最終接收后, EPC承包商為項目負責投保的工程一切險、施工機具險等保險的保險責任期限如果屆滿, 承包商應當完成保費的最終付款, 將尚未處理完畢的保險索賠案件盡快辦理結案。對于EPC合同要求在最終接收后由承包商完成的投保工作 (如法國、阿爾及利亞、巴基斯坦國家的法律規定要在當地保險公司投保10年民事責任險) , 承包商應當在EPC合同要求的投保日期之前就保險費率、保險范圍等問題與保險公司達成協議, 按時完成投保工作。
(8) 完稅證明。EPC承包商在某個國家可能同時執行不同的EPC項目, 在工程項目獨立核算的情況下, 承包商在合同關閉階段要向工程所在國稅務部門申請完稅證明, 以此證明本項目已按工程所在國的法律履行完所有繳稅方面的義務。有的國家, 如伊朗, 法律要求由業主代扣代繳承包商的稅費, 一般在每筆進度付款中扣除5%并扣留最后一張支票, 承包商須注意收集每筆代扣代繳的證明文件[4]。
(9) 合同關閉協議書。業主簽發最終接收證書后, 承包商應著手準備與業主簽訂《合同關閉協議書》。在協議書中應就合同的付款情況、變更/索賠處理情況、稅費處理情況、項目關閉申請以及仲裁訴訟等情況在EPC合同關閉協議書中詳細記錄下來?！逗贤P閉協議書》能夠使承包商在一定程度上防范將來難以預料的風險。
(10) 合同材料的歸檔。做好合同材料的歸檔工作既是檔案管理的要求, 也是EPC合同關閉的重要內容。做好檔案管理有利于將來出現工程事故或者糾紛情況下, 承包商能夠提供有力的證明材料。實踐證明, 忽視對文檔系統的控制, 最終會削弱承包商的合同地位, 損害承包商的利益。
5 制定內部合同關閉管理程序
科學的內部合同管理關閉程序有利于防止合同關閉的隨意性, 也是合同精細化管理的要求。“精細化管理要求在項目實施工程中貫徹全面全員全過程合同管理理念”[5]。“全過程”要求合同管理不應該局限于合同的簽訂階段和實施階段, 更應注意合同的后延工作, 防止出現虎頭蛇尾的現象。為了避免合同關閉的隨意性, 承包商須完善合同內部關閉程序。如表2所示的關閉程序可供參考。
合同關閉后并不意味著合同管理活動結束了, 為了持續提高承包商的EPC合同管理水平, 及時總結經驗教訓, 為后續項目的合同管理提供借鑒和參考, 承包商在EPC合同關閉后應立即開展合同后評價工作。合同后評價的內容主要有投標評價、合同簽訂情況評價、合同執行情況評價、合同管理工作評價等內容[6]。
參考文獻
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