1 引言
隨著科技創新日益活躍, 健康需求快速增長, 醫學模式加速轉變, 開展醫學科學研究成為高等醫學院校促進學科發展的重要途徑。近些年醫學高?？蒲薪涃M不僅在金額上大幅度增長, 而且經費來源也趨于多元化, 既有來自財政撥款的縱向科研經費, 也有來自醫院、制藥公司等合作單位的橫向科研經費。筆者通過了M高校財務報表統計了近5年的科研經費收入情況, 如下表所示:
M高校近五年科研經費收入呈現穩定增長, 2015年增長22.95%, 2016年增長18.85%, 2017年增長11.15%。因此如何合理管理、有效使用科研經費, 成為高校關注的重點。為了激發創新、創造活力, 促進科技事業發展, 中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》 (下文簡稱《意見》) , 《意見》明確指出“高校要進一步推進簡政放權、放管結合、優化服務、改革和創新科研經費使用和管理方式, 促進形成充滿活力的科技管理和運行機制, 以深化改革更好激發廣大科研人員積極性。”因此, 在這種背景下, 研究如何落實“放管服”政策, 如何做好下放權力切實解決科研人員報銷難、報銷手續繁雜等問題成為目前高校會計核算報銷中急需解決的問題。結合醫學高校發展現狀, 本文以我市某醫學高校 (以下簡稱M高校) 為例對科研經費報銷工作進行淺析, 為進一步完善科研經費管理提高資金使用效率提出幾點改進建議。
2 M高?？蒲薪涃M管理的流程
M高校作為市屬醫學高校, 科研經費主要分為橫向經費和縱向經費。具體報銷流程 (詳見下圖) :科研經費撥款到賬后, 橫、縱向經費項目負責人向科技處提交任務書、合同, 縱向經費由科技處統一到財務處建卡辦理入賬手續;橫向經費由項目負責人自行到財務處辦理建卡入賬手續, 經費使用后科研人員 (經辦人) 整理粘貼原始發票, 確定預算及經費支出卡號, 在網上填寫報銷申請單并提交, 打印網絡報銷單后項目負責人、經辦人簽字 (特殊事項需分管科研院領導簽字或科研主管部門審批) , 到財務部門進行初審, 審核通過后接收單據, 經會計人員審核后制單、復核、出納付款后完成報銷手續, 財務部門整理歸檔并保存原始憑證和記賬憑證備查。報銷流程圖如下所示:
3 M高?？蒲薪涃M報銷存在的主要問題
3.1 科研經費管理辦法不完善
(1) 差旅費報銷管理辦法未細化。M高校作為醫學高校, 承擔科研項目的負責人除學院老師外, 還有各附屬醫院醫生, 人員分散。差旅費報銷中, 出差人員是否可以乘坐商務艙;邀請外籍專家、學者的城市間交通費、國際旅費、住宿費如何確定報銷標準;北京市內城六區以外的調研如何報銷交通費及補助的發放標準;醫院人員、課題組成員、外請專家、學生出差是否需要填寫差旅費審批單;只發生單程交通費的情況下, 差旅補助如何發放等問題沒有做出統一規定。
(2) 合同管理不規范。 (1) 合同未進行歸口管理, 簽訂主體不統一。例如:有以學院、科室名義簽訂的;有以醫院名義簽訂的;還有以個人名義簽訂的。 (2) 訂立合同基本要素不全面。例如:缺少付款金額、隨意簽訂首付款比例、未按合同約定時間付款、合同未蓋章等。 (3) 對于經常性業務事項沒有制定明確規范的合同范本。例如:租賃費、印刷費、維修 (護) 費等。 (4) 未建立合同臺賬。由于制度不完善、部分規定不明確, 使得科研人員在政策理解和執行過程中產生偏執, 導致經費的使用和實際報銷產生矛盾。同時, 財務人員需要理解、記憶各種管理辦法, 在執行中對規定不明的內容無法把控, 甚至有些經濟事項無法確定支出的真實性、合理性, 給核算帶來一定的難度。
3.2 預算編制隨意性大, 科研項目管理與經費管理相脫節
建立預算制度、加強預算觀念是提高科研經費管理水平、保障經費資源合理分配使用的重要舉措之一?？蒲谢顒佑衅渥陨淼囊幝尚? 周期較長, 參與人員廣泛, 存在很大的不確定性。但在實際工作中, 科研項目預算編制存在的主要問題表現在以下幾個方面:
(1) 過于強調預算的剛性化、細致化?？蒲许椖扛鶕煌慕涃M來源, 對預算的編制要求也不盡相同。導致預算編制規定不統一。
(2) 科研人員不重視預算編制工作, 預算編制缺乏財務專業人員指導。首先, 預算編制是一項系統、復雜的工程, 編制過程中受到對預算科目的理解、市場價格的變化、項目執行中的不可預見性以及編制人員的態度等多種綜合因素影響。M高?？蒲腥藛T主要從事醫學類研究, 專業性強, 有些負責人是教學行政雙肩挑, 通常缺乏財務、資金管理知識, 因此科研人員不重視預算編制工作。其次, 實際工作中由于財務專業人員沒能給予相關的業務指導, 導致科研項目經費預算只是憑經驗估計、缺乏相關資料積累和數據測算, 沒有進行科學合理評估, 使得項目預算不能全面、真實、合理的反應所需成本費用, 造成科研項目開展中產生部分支出超出預算, 而部分支出預算過高等現象。例如M高校日常報銷中時常發生材料費、勞務咨詢費、差旅費、國際合作交流費等超支現象, 協作費、測試化驗加工費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費等產生結余問題。年底決算或項目結題時, 需頻繁往返財務處進行預算調整, 各項目之間調賬, 2017年僅科研經費調賬達到600多筆, 增加財務人員工作量的同時也浪費科研人員時間, 降低財務核算質量。
(3) 項目負責人、科研項目管理部門、科研經費核算部門之間缺乏有效溝通。M高?？蒲薪涃M管理主要包括項目管理和經費管理。實行學校、院系、科研項目負責人三級管理制, 即項目管理由學?？蒲兄鞴懿块T負責 (科技處) , 經費管理由財務部門負責, 具體項目實施由院系 (課題組項目負責人) 負責。各職能部門之間各自獨立, 缺乏有效溝通。主要表現在:科技處主要負責項目的立項, 申報書/合同的審核、簽訂、縱向經費到賬后建卡入賬及后期管理工作, 重點關注是否能夠立項并獲得支持, 而對科研經費的使用情況, 項目的進展情況以及是否取得成果并不關注;科研經費核算主要由財務部門負責, 但是財務部門目前大量工作僅停留在核算、記賬上, 對科研經費的籌集與取得, 成本計算與支出合理性、項目執行進度及變動等全過程缺乏跟蹤管理和監督。項目申報書/合同的簽訂、項目實施、經費使用、項目成果驗收等由項目負責人負責。而項目負責人更關注的是項目整體實施過程、進度及成果報告, 沒有對經費使用進行必要的監督管理。
3.3 科研經費支出構成比例不合理
科研經費來源渠道多樣化, 針對不同來源的經費, 課題委托方管理的要求也不盡相同, 使得財務部門對科研經費的支出核算只對支出范圍和支付金額進行審核。只要項目負責人簽字、票據合法合規, 財務核算部門即給予報銷, 但對票據內容的真實性, 與科研活動是否直接相關等問題, 財務人員沒有可以判斷的依據, 無法審核, 造成科研經費支出構成比例不合理。
3.4 財務報賬人員少、專業知識單一, 缺乏準確合理判斷
(1) M高校財務部門共30名工作人員, 實際從事日常報銷、制單工作的人員不到5人, 報銷人員與財務人員之間比例嚴重失衡。根據數據統計, 2014年全年制單總數約10萬張, 2017年制單總數增至約15萬張。平均每人制單3萬張。報賬人員報銷的同時還擔負著接聽咨詢電話、銀行對賬、支付令打印、科研項目結題等其他工作。隨著工作量的增加, 報賬人員并沒有同比例增長。
(2) 財務報賬人員每日在窗口滿負荷8小時工作, 需要隨時解答老師、學生、附屬醫院醫生等提出的問題并解決。但財務報賬人員福利待遇底, 工作時間固定, 缺少合理的職業發展規劃, 致使在工作中時有不滿情緒, 這是導致科研經費“報賬難”的原因之一。
(3) M高校財務部門一直以做好服務作為工作的重點, 過于強調服務意識、服務態度。作為報賬人員, 長期周而復始的重復數票、制單, 重復的機械化工作, 無暇學習專業知識。而高校財務報賬涉及內容廣泛, 不僅涉及會計、稅法等知識, 有時還涉及審計、票據法、合同法、金融等各方面知識。目前, 財務報銷人員僅對發票的合法性進行辨別, 對業務發生的合理性、相關性缺乏有效判斷, 不具備駕馭的能力。遇到特殊業務事項無法從會計職業角度做出準確判斷, 有時會存在讓報銷老師多次往返財務部門的情況, 在一定程度上延長了特殊業務處理時間。
4 科研經費“放管服”具體內容
《意見》中的“放管服”即簡政放權、規范管理、優化服務, 國家對高?？蒲薪涃M“放管服”改革的主要內容包含以下幾方面。
4.1 簡政放權的主要內容
政府部門下放對高?？蒲薪涃M的管理權限, 包括三大方面:一是擴大科研項目資金管理權限, 包括項目預算調劑自主權, 勞務費分配管理自主權, 間接費用使用管理自主權, 結轉結余資金按規定使用自主權等。二是下放差旅費、會議費管理自主權限。高?？梢愿鶕嶋H情況, 制定符合自身需求的差旅費、會議費管理辦法。三是下放高?？蒲袃x器設備采購自主權限, 自行采購設備, 自行選擇評審專家并對進口設備實行備案制管理。
4.2 規范管理的主要內容
首先, 高校應在國家政策范圍內切合實際制定科研經費使用內部管理辦法, 強調依法理財, 規范管理, 強化自我約束和自我規范, 把項目預算調劑、間接費用統籌使用、勞務分配管理、結余資金使用等管理權限落到實處。其次, 高校要加大對科研經費使用的審核力度, 強化預算審核, 確保財務支出行為合法合規, 完善內部控制機制, 對資金使用的有效性進行嚴格績效考評。最后, 高校應當實行內部公開制度, 對項目預算、預算調整、資金使用情況 (重點是間接費用、外撥經費、結余資金) 、研究成果等在校內主動公開, 通過公眾對科研經費全過程監督。
4.3 優化服務的主要內容
高校相關部門改進管理, 簡化流程, 為科研人員減負, 將科研人員從煩瑣的報銷中解放出來。首先, 減少檢查評審次數, 減輕科研人員負擔。同時, 改進檢查方式降低監管成本, 實行檢查結果共享, 避免重復檢查、多頭檢查、過度檢查。其次, 高?？煞e極推行科研財務助理制度, “讓專業的人做專業的事”。最后, 高校應建立科研經費內部報銷管理辦法, 切實解決科研活動中的特殊事項, 充分運用信息化手段, 為科研人員提供快捷便利的報銷平臺。
5“放管服”下科研經費報銷管理建議
綜上所述, 針對科研經費改革的新思路、新方法, 《意見》中明確提出的“簡政放權”的思想, 高校財務管理部門在改進科研經費報銷方面, 既要尊重科研規律、又要遵守財經紀律、財政法規及相關政策的要求, 變被動為主動, 從學校、院系、科研人員三級層面加強事前、事中、事后監督, 將高?？蒲薪涃M簡政放權、放管結合、優化服務落到實處。具體建議如下:
5.1 完善M高?？蒲薪涃M內部管理辦法, 各部門協同管理
M高校應當完善科研經費內部管理辦法, 細化內容。項目管理和經費管理作為管理的兩個重要環節, 兩者相輔相成, 缺一不可。因此, 科技處、財務處、各學院和項目負責人應明確職責和權限, 在科研經費使用、管理、監督等方面各盡其職, 協同合作。首先, 建議細化科研經費的差旅、會議、出國報銷管理辦法, 如明確外請國外專家乘坐交通工具等級和住宿費標準;明確校外人員及學生出差審批手續;明確發生單程交通費情況下如何發放差旅補助;建議未購買公務機票的情況下報銷城市間交通費按票面金額的80%報銷。其次, 財務處、科技處、項目負責人三方應建立良好的網絡信息平臺, 使財務人員在科研項目立項、中期、結題各環節中能充分了解項目的執行進度和情況變化。同時, 科研人員能通過該平臺及時了解到項目資金使用情況及結余情況。最終達到相互監督、共同管理, 實現科研項目立項、支出、結題、績效等內部信息管理無障礙溝通, 使有限的經費發揮最大的經濟效益。
5.2 規范M高?？蒲薪涃M核算制度, 提高經費使用效率
?？顚Ｓ檬强蒲薪涃M管理的基本原則之一, 對不同來源、不同渠道的科研經費采取不同的管理辦法。應嚴格按照批復的預算范圍和開支標準報銷, 確保支出的合理性、真實性和合規性。
(1) 建立科研財務助理制度, 為科研人員配備專業的財務助理對科研項目預算編制及調整、經費報銷、項目結題和驗收等做專業化服務, 徹底解決科研人員變會計的問題。同時, 在指導過程中可以杜絕預算編制的隨意性, 消除科研經費支出構成比例不合理等現象。
(2) 通過網絡辦公信息平臺、微信公眾號、QQ群、宣傳手冊等方式宣傳財經法規、實時更新財務政策和經費核算辦法。明確無論是橫向、縱向課題經費都屬于國家資金, 不是項目負責人個人財產。建立健全學校、院系、項目負責人三級管理監督制度, 任何經費使用人員均應對各項支出的真實性負責 (例如:餐費、交通費、調研用品發放等) 。當科研人員有了正面認識后, 才會主動做好科研經費管理工作, 才能配合財務部門提高科研項目核算的管理水平, 為建立良好的科研管理體制打下堅實的基礎。
5.3 創新管理模式, 加強財務部門人力資源建設
由于M高校財務核算部門存在人員數量少、業務量大、專業知識欠缺等問題, 導致出現報銷難、工作積極性消極等現狀。為改變這一現狀, 學校應摒棄固有的事業單位吃大鍋飯的管理模式, 設立績效考核制度, 逐步從核算型財務向管理型財務轉變。
首先, 根據工作需要調整內部結構, 縮減后臺人員數量, 增加核算人員的同時調整業務分工。合并銀行、現金出納崗位, 實現從審核單據—賬務處理—支票打印—支付令打印一站式服務。核算科實行彈性工作制, 設立早晚值班崗位, 定期輪崗, 不僅節省報銷老師等候時間又減少單據傳遞流轉環節, 同時緩解財務人員工作壓力, 充分調動工作積極性。
其次, 提高財務人員綜合業務知識水平, 做好自身職業規劃。高校財務工作不僅涉及會計方面的知識, 還涉及了審計、稅務、票據法、合同法、金融等各方面知識。這就要求財務人員樹立“終身學習”的觀念, 加強自身業務知識的學習, 提高工作效率。例如:通過參加外部培訓, 聘請稅務、審計等方面專家授課, 定期舉辦業務提升交流會, 不定期進行處內業務考核等方式, 以解決日常工作中出現的特殊問題, 同時將學習、考核結果作為年中績效考評依據之一。
5.4 加強財經法規宣傳, 普及財務知識
M高校作為醫學類院校, 對財經法規、財務知識普及甚少。多數老師都把財務報銷當作負擔, 認為手續煩瑣, 浪費時間。因此, 財務部門應聯合各學院職能部門, 加強財經法規宣傳, 普及財務知識, 以避免科研工作者因審批手續不全、票據不合規、票據粘貼不規范、經費使用不合理等自身原因導致頻繁往返財務部門, 進而減少財務工作者重復驗票、重復回答相同問題的時間, 進而節省老師報銷時間。例如:對新入職員工進行“財務報銷”培訓, 學習報銷流程及相關財務知識;不定期到各學院進行“財務報銷”宣講, 普及財經知識, 讓老師能及時了解新的財務報銷制度;或定期到各學院開展業務交流會, 以學習互動的方式集中解決老師在實際報銷中遇到的問題。這樣一方面可以讓科研工作者樹立“任何類型的科研經費下撥后, 依然屬于國家, 均不屬于個人財產, 僅能使用該資金用于支持科學研究”的觀念, 進而自覺遵守財務制度。另一方面, 可以讓科研工作者充分了解不同來源、不同類型的科研經費管理制度、開支范圍、標準以及審批權限等, 進而能夠合理、合法使用科研經費, 節約成本提高資金使用效益。
5.5 完善內部監督制度, 建立科研經費績效考評及獎勵辦法
M高校對科研經費管理應完善內部控制制度, 審計部門、財務部門、科技處應相互促進形成統一的內部監督體系, 真正意義上實現事前、事中、事后全程監督檢查機制。同時, 建立嚴格的績效考評和獎勵辦法, 根據科研項目的重要性、資金規模、科研成果影響力、規范使用資金情況以及科研工作者的貢獻等方面進行績效考評, 并根據考評結果進行獎勵, 具體獎勵可從項目間接經費中按一定比例提取。對挪用、轉移科研資金、未按規定用途使用資金、資金使用效率低下、偽造科研成果等科研人員或項目組應給予嚴厲處罰。建立良好的約束機制與激勵機制, 采取以獎勵形式代替配套經費報銷的方法, 不僅能充分調動科研人員工作積極性, 還能減少科研人員持票報銷的現狀, 即節省科研人員報銷時間又能提高財務報銷工作效率。
摘要：近些年, 隨著高校學科建設的快速發展, 大力開展科學研究已經成為高?？蒲泄ぷ髡咧攸c工作之一?？蒲薪涃M呈現出總額快速增長, 來源多元化等一系列特點, 高?？蒲泄ぷ髡呒蟹从沉丝蒲薪涃M在管理中存在一系列問題。在“簡政放權”政策頒布實施后, 要求高?？蒲薪涃M管理部門既要發揮主觀能動性, 又要優化服務流程、制定切合實際的科研經費報銷管理辦法。因此, 本文以所在的醫學高等院校為例, 從完善內部控制制度、創新管理模式, 規范科研經費預算申報、核算制度、項目結題及結余資金的管理等方面做了研究, 目的是實現科研經費報銷“放管服”, 讓科研人員減輕報銷負擔的同時減輕財務人員工作壓力, 提高科研經費使用效益。
關鍵詞：科研經費,放管服,醫學高校,報銷管理
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