學校檔案是一所學校在學生學習活動、教師教學管理及教育活動中保存下來具有一定價值的檔案資料, 其直接反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況, 具有重要的價值。但隨著時代的發展, 陳舊的設備、老化的制度以及管理條例不合時宜等, 已經成為近年來學校檔案管理的一種弊病。筆者在文中就當前學校檔案管理現狀做出了簡析, 并據我校實踐經驗提出相對建議, 以供同行探討。
一、當前學校檔案管理存在的問題
(一) 系統老化, 網絡構建不全面。近年來, 各大學校的檔案管理都呈現出了系統老化、無法滿足現代化管理要求的趨勢, 究其根本原因, 是缺乏先進管理軟件而導致的。許多學校檔案管理軟件還處于較為初級階段, 使得檔案信息的錄入和調取等工作較為繁瑣, 且無完整的系統審批程序, 極大降低了工作效率, 不利于學校的現代化建設。就目前情況而言, 我國只有高校建立了“學信網”, 使高校在校生能夠在網上查詢到自身資料。而其它學校沒有在這方面作出規劃, 學生在檔案調取過程中還需專門找校檔案管理員查尋, 這使得許多外地學生在調取檔案的過程中費時、費力, 不符合現代社會發展對檔案管理工作的需求。
(二) 檔案管理制度缺陷。我國在2014 年出臺了最新檔案管理條例。其中對人事單位、尤其是學校這類事業單位進行了重點要求。要求指出, 在無批文的情況下任何人不得隨意調閱檔案;學校檔案管理員只有錄入權利、不具取出權;檔案管理員必須嚴格保證所經手的檔案信息不泄露。但就這幾點上來看, 我國當前雖已推行了檔案信息管理系統, 但許多學校仍然存在諸如檔案隨意調取等問題, 沒有完整、系統的檔案管理制度, 使得檔案管理條例形同虛設。
(三) 管理人員素質參差不齊。除高校外, 當前很多學校沒有設定專職的檔案管理崗位, 一些學校的檔案管理人員不是臨時配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業的檔案管理知識, 且沒有接受過系統培訓, 有些甚至連基本的信息錄入培訓都沒有接受過, 更不具備服務意識及保密思想, 這些均易導致檔案管理過程中出現疏漏, 嚴重制約了學校檔案管理工作的發展。高校的檔案管理人員也存在一些問題, 如對國家相關法律法規了解不足、工作積極性不夠等現象也隨處可見, 所以管理人員素質問題也是當前學校檔案管理的一個重要問題。
二、完善學校檔案管理工作的具體措施
(一) 增強信息化建設。新時期, 學校檔案管理工作必須與時俱進, 運用先進的管理手段來進行檔案管理工作, 以適應現代學校發展的要求。信息化檔案管理已經在我國實行多年, 最初的系統數據錄入方式過于復雜, 但經過多年的開發, 當前的信息化檔案管理系統已經有了較為全面的發展。如我校當前使用的“人事達”, 在最大程度上解決了之前信息錄入工作繁瑣的問題, 且增強了管理模式, 進一步加強了信息化檔案管理。隨著科技的進步, 學校檔案管理的信息化、辦公自動化的普及已經是時代需求。學校檔案管理工作需要與時俱進, 依托現有的信息化建設進行系統、有重點、分步驟地對計算機信息技術進行開發利用, 將檔案的收集、錄入、存儲、傳播及審批程序等納入到系統管理之中, 改變當前學校檔案管理技術落后的局面。同時, 還應加強高校外學校檔案管理網絡的構建, 為學校和社會提供更快捷、到位的檔案信息化管理服務。
(二) 專員管理, 強化檔案管理基礎。需要設置專門的檔案管理人員, 因檔案管理最終行為是靠人來進行, 所以該人員必須有較高的思想政治素質、具備專業的職業道德, 且對檔案管理業務工作熟悉、精通。學校要對現有的檔案管理人員進行檔案專業理論知識培訓。學校要在做好檔案的收集、整理、統計、保管等工作基礎上, 形成一套完整的檔案體系, 并改善服務手段, 如檔案外借、檔案閱讀服務及外借服務等, 將死檔案變成活檔案, 提高檔案信息資源的利用率, 以此促進學校各方面工作的發展與進步。
(三) 增強學校檔案管理制度。前文曾提及過, 當前學校檔案管理制度也存有缺陷, 如學生檔案可隨時調閱, 沒有限制權限等。這類情況極易導致學生個人隱私無法得到有效保護, 使其個人隱私暴露。導致這一問題發生的根本就是, 學校沒有落實檔案管理條例, 在信息系統上沒有設置調閱權限, 導致學校在檔案管理過程中出現紕漏, 致使他人權益受到損害。因此, 學校想要從根本上加強檔案管理工作, 就必須制定出相關對策, 將內部檔案管理制度調整至國家法律法規要求的層面。此外, 學校檔案管理還應借助社會或企業中優秀的檔案管理經驗, 并將其融入到自身檔案管理工作中, 促進自身檔案管理工作的良性發展。
摘要：本文就當前學校檔案工作的現狀及存在的問題進行了淺析, 并提出了相應對策, 以求為當前學校檔案管理工作提供一點思考。
關鍵詞：學校檔案,管理現狀,措施
參考文獻
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