第一篇：秘書處部門職能范文
秘書部門的職能
秘書工作的基本職能是為領導服務，這種服務可以分為兩大類;
1、事務服務，主要是后勤保障。
2、政務服務，主要指辦文、辦會和辦事。辦文，包括起草、打印、收發、存檔文件。辦會，會前的準備，會中、會后服務。辦事，包括調查研究、綜合協調、采報信息、督促檢查、信訪接待、值班等。
秘書為領導服務有個范圍，在這個范
圍內，盡量服務好一些，周到一些。秘書的服務一定要對準領導角色，圍繞領導的工作進行服務，而不是不分主次什么都干。領導干部除了領導的角色外，在家庭還有丈夫、父親、兒子的角色，在外還有戰友、朋友的角色。對于這些角色秘書不好服務。有的秘書拋開自己主要工作，去為領導帶孩子，搞家務，甚至介入家庭糾紛，把自己降低到保姆的水平，這是不務正業。
(一)辦公室的文書職能
辦公室的工作離不開文字，這是辦公室重要工作。就是起草各類文書，如通知、通告、公告、請示、報告、函、會議紀要、計劃、總結、講話稿、協議書等，文書印出來，還要發出去，外邊來了文件要登記、分送、承辦、批復以及清理、立卷、歸檔等。
公文寫作是這次培訓班學習的重點，如何寫好公文，各位教授分專題講。我這里再強調幾點，一寫好公文是個長期積累和磨練的過程，不能幻想一個早晨就可以成為熟練的公文寫作的能手。有人問公文寫作有什么秘決，秘決就是多學習，學習公文寫作知識，學習相關知識;多實踐，實踐出真知，熟能生巧，妙筆生花，看人家吃飯自己不飽，要親自動手，勤動手，多動手，懶人寫不出好公文;多總結，要打一仗進一步，就要多總結，這樣才能進步，人家的經驗固然重要，但最管用的還是自己的經驗。兩個水平差不多的秘書，一個善于總結經驗，一個不善于總結，幾年后寫作水平會有較大差距。
在公文寫作中，對于年輕人來說，失敗和教訓是難免的，教訓和經驗同樣可貴，失敗是成功之母，不要怕反復，不要怕領導批評，有的人碰了釘子就灰心，就要打退堂鼓，這是不行的。
公文寫作水平，是理論水平，政策水平，實踐經驗，文字水平的綜合反映，不要認為通過一次培訓班學習了一些公文寫作的知識和規則就可以寫好公文了。我在這里強調吃透兩頭的問題，一是吃透上頭，就是要學習中央領導的講話和中央文件，學習黨的政策和國家的法律，特別是新出臺的政策和法律，這樣，所寫的公文才能符合上頭的精神。第二是吃透下頭，就是熟悉實際情況，寫公文為了指導工作，解決問題，熟悉下邊的情況才能做到有的放矢。寫公文要符合黨的政策和國家的法律，但不能照搬照抄，那樣不能有效的貫徹黨的政策和國家的法律，是一種懶漢的做法。而要根據當地出現的新情況和新問題，寫出黨委、政府采取的新措施和新招法，總結出新經驗。
(二)辦公室的信息職能
人類已進入信息社會，信息的作用越來越大，對于領導機關來說，它是領導科學決策的依據，沒有信息就會變成瞎子和聾子，就無法實行正確的領導。秘書部門是領導的耳目，準確迅速提供大量有用的信息，為領導的科學決策服務，是秘書部門的重要職責。領導獲取信息的渠道很多，秘書部門是重要渠道。做好信息工作要注意以下幾點：
一要精選信息，每天都發生大量的信息，這些信息有有用的，也有沒用的，你不能不加選擇，通通送到領導那里去，領導工作忙，沒有時間去看這么多的信息，而且會把有用信息淹沒在無用信息之中，不能發揮信息的作用，作為秘書要起過濾器的作用。選準信息，要使該選的保證選上，不該選的，不要入選，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鑒別力，不能把稻草當金條，也不能把金條當稻草。
第二要準確迅速。準確就是真實可靠，不夸大也不縮小。有的人愛傳小道消息，道聽途說，毫無根據的東西也往上報，給領導造成誤導甚至造成決策失誤，這是非常有害的。對一些突發性的事件，需要領導盡快知道，但要完全把事件搞清楚，需要較長時間，可以先報告發生了什么事情，詳細情況以后再續報?，F在的問題對重要信息的遲報漏報比較普遍，如規定發現×××人員有外逃、聚集滋事或散發傳單，以及其他違法活動，必須在四個小時內上報，有的單位過了幾天都不上報，有的干脆不報。有些信息時間性強，時間就是金錢，時間就是勝利，如果早一個小時知道，就可以避免造成重大損失，馬后炮，時過境遷，信息就失去了作用。我這里特別強調在維護穩定方面要多報預警性和內幕性信息，這樣的信息，價值更大，可以把一些違法犯罪活動消滅在預謀階段和萌芽狀態。
第三要解決報喜不報憂的問題。報喜不報憂的問題比較普遍，為此江澤民同志提出了批評。這種報喜不報憂，如不認真解決，對黨的事業危害極大。它使中央和各級黨委、政府掌握不到真實情況，了解不到事情的過程，它使工作中產生的問題被掩蓋起來，得不到及時解決，延誤了時機，推遲了進程，導致矛盾激化，增加了解決問題的難度，也助長了說假話的不良風氣，敗壞黨風
，帶壞干部。造成報喜不報憂的原因，有秘書作風不深入的問題，主要是領導思想作風不端正造成的，怕家丑外揚，怕往自己臉上抹黑，造成不良影響，以至影響自己的升遷和提拔。
(三)辦公室的督查職能
黨和政府的決策出臺了，文件下發了，這只能說任務完成了一半，還有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落實。決策不落實，再好的決策
也沒有用。抓好督查是推動決策落實必不可少的重要環節和有效方法。辦公室既要為黨政決策提供有效服務，又要為決策的落實搞好服務。督促檢查工作做得怎么樣，是衡量辦公室工作層次和水平的重要方面。
督查工作要圍繞黨和政府的中心工作，抓住難點和熱點問題進行督查。黨委和政府的工作千頭萬緒，一定要圍繞中心工作來督查，這樣才能抓到點子上，達到事半功倍的效果。當然中心工作很大，你不能樣樣都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要選好突破口，突破口應選在難點和熱點問題上。所謂難點就是決策在落實過程中出現的中梗阻問題。抓住了這個問題就抓住了要害，抓住了關鍵，其他問題就可以迎刃而解。對于難點問題既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰釘子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。
所謂熱點問題是指決策落實中出現的苗頭性傾向性的問題，這些問題大多與人民群眾的切身利益有直接關系，解決好了，可以密切黨和人民群眾的聯系，對這樣的問題也要抓住不放。
在督查工作中，要采用抓兩頭帶中間的工作方法，督查工作面廣量大，我們不能每個單位、每個地區都跑到，重點抓好兩頭，一頭抓好的，推廣先進經驗。先進單位工作走在前頭，工作力度大，在貫徹上級指示過程中，能結合自己的實際進行創新，總結推廣他們的經驗，對推動面上的工作意義重大。再一頭是問題比較多的單位，要幫助他們分析問題的主客觀原因，找出解決問題的辦法。毛主席說過凡是有人群的地方，都可以分為先進的，中間狀態的和落后的三個部分，抓住兩頭，就可以把中間部分帶動起來。
搞督查工作要有求真務實，講求實效的工作作風。要防止主觀主義，官僚主義和形式主義，制止弄虛作假和做表面文章。要力戒不從實際出發，不深入基層，坐在家里想點子，跑到下面找例子，靠打電話，報材料，聽匯報進行督查的飄浮作風。必須深入實際，深入群眾，扎實工作，舍得花氣力，下功夫做艱苦細致的工作。要力戒大呼隆、走過場，圖形式，搞花架子應付上級的虛浮作風，必須講真話，使真勁，報實情，撲下身子抓，沉到下面干，追求落實的效果。
(四)辦公室的協調職能
辦公室是綜合協調部門，是協調各方面的橋梁和紐帶，具有溝通上下，協調左右，聯系內外的功能。在改革開放的新形勢下，新情況、新矛盾、新問題不斷出現，有大量的協調工作要做。如黨委、政府發文件，涉及到政策、法律問題要協調;開會，會前，會中、會后的一系列事項要協調;在制定決策和落實決策過程中涉及到一些部門、單位的利益調整要協調;對那些職能交叉，分工不明確的事情，更需要協調。通過協調理順關系，調動大家的積極性，共同把工作做好。
作為秘書，特別是辦公室主任，要注意培養自己的協調能力。要站在全局的角度考慮和處理問題，要注重調查研究，傾聽多方意見，先把情況搞清楚，再處理問題，切勿主觀武斷。辦事要公道正派，既要堅持原則，又要有靈活性，要考慮各方利益，不要偏聽偏信。
(五)辦公室的辦事職能
辦公室直接為黨委、政府和企業領導服務，承辦領導交辦的許多具體事務。除以上各項任務外，還有會務接待、檔案保密、來信來訪、安全保衛、值班一直到吃喝拉撒睡，樣樣都管，成為領導機關的不管部。
我這里著重講講信訪工作。信訪工作是黨和政府了解社會的窗口，信訪部門是黨和政府聯系人民群眾的橋梁，做好信訪工作是實踐“三個代表”重要思想的實際行動，一定要做好。要把人民群眾上訪看作送上門的群眾思想工作，是群眾對政府信任的表現。所以一定要耐心接待。凡應該解決，又有條件解決的就要果斷解決，不留尾巴，有些事情應該解決但由于受條件限制，一時解決不了，要說明情況，積極創造條件解決。群眾提的問題，如5.7家屬工享受退休待遇的問題，不符合政策，解決了會帶來連鎖反應，就要講明政策，使其心服口服，不要推出了事。
信訪工作政策性強，信訪干部一定要認真學習黨的政策，特別是新出臺的政策要學習好，否則，人家來上訪，本來人家說的對，你把人家批評一頓，人家說的不對，你表示同情，這就會把事情辦壞，影響黨和政府威信。
當然，我們不主張大規模的集體上訪，那樣會影響正常的工作秩序、生產秩序和社會秩序，還會被壞人所利用。為了避免大規模集體上訪，就要做好基層工作，力爭把問題解決在基層，不要等大規模群眾來上訪才去做工作。
《秘書部門的職能》
第二篇：秘書部門的功能與職能
一、秘書部門的基本功能
什么是功能，什么又是職能?這是常易被混為一談的問題。這里講的功能，是指事物(具體講是指系統、機構)主體所具有的能力和作用的總和，它是由這一事物(系統、機構)內在的索質及其結構組成所決定的。簡言之，功能是某一事物(系統、機構)所能發揮的效能與作用。例如政府的基本功能是保衛國家與管理(建設)國家?；蛘哒f政府的行政功能主要有：保衛功能、管理功能、服務功能等。當其一個組織機構建立、出現的時候，它的功能基本上也就確定了,一般是不以人們的主觀意愿隨意變化的。好比秘書部門通常不是行政執行部門,如果領導人硬要把它當作行政執行部門去使用，那就必須改變它的內在組成狀況與改變它的內部結構才行，而經過這樣改造后的機構，實質上成為行使政府職權的機構，已經不再是原來意義上的秘書機構了。
職能與功能既有聯系，又有區別。職能通常指領導、上級根據其需要與某一機構的功能，而要求、交付給這一機構的職責任務。功能與職能都含有我們通常所說的“作用”的意思。但功能含有先天的客觀性，人們不能任意夸大某一種機構的功能，例如說秘書部門具有行政管理的功能,就不準確;職能則含有外在的領導賦予性，上級可以賦予下級某些職能，不過最多不能超過上級本身的職能權限，職能的概念比功能小，不能超越功能的范圍，比如要求秘書部門發揮保衛祖國的職能，顯然也是不準確的。
(一)秘書部門的基本功能是“服務”與“輔助”
l.秘書部門的基本功能是“服務”，這是1985年以來歷屆全國秘書長座談會精神都指明了的。從歷史上也可以看出，自古領導人設置秘書部門，就是因為領導人的事務日繁、政務日重，必須要有一個或大或小的機構，—批或多或少的秘書為之服務，為之分擔一部分輔助性的、事務性的工作，才能進行其領導任務。黨中央多次強調的秘書部門“三服務”——為領導服務，為各部門服務，為人民群眾服務的根本指導思想，也是從秘書部門的功能出發，并反映了這一功能的。
人們通常說秘書職業是服務性職業，秘書部門是服務性部門，秘書是服務人員，就是從其功能的角度講的。
2.秘書部門的職業性功能是“輔助領導”的“輔助功能”。也就是通常所說的助手作用的意思。前面已講到的，秘書部門的基本功能是“服務”，這是不錯的。然而，服務—詞是一個廣泛社會化的詞語，使用范圍極其廣闊?？梢哉f幾乎沒有什么行業與服務無關的。小平同志說“領導就是服務”。我們說教師為學生服務，醫生為病人服務，炊事員為吃飯的人服務，社會上所有的職業部是直接間接為他人服務，為人民服務的。但各行各業又都有其不同的、獨有的服務特點，教師通過教書育人為人民服務，醫生通過治病救人為人民服務，炊事員通過做好飯菜為人民服務。秘書部門則是通過做好領導的助手，輔助領導來體現為人民服務的。因此，也可以直接說，秘書部門的功能是輔助領導的“輔助”功能，秘書是對領導起一種助手作用的輔助性的服務人員，秘書部門應當發揮輔助領導進行領導工作的功能。由于助手作用仍然含義較廣，許多其他部門也是領導人的助手部門，其他許多工作人員也是領導人的助手，總書記在1990年全國秘書長座談會上，稱秘書部門為領導的“左右手”，這就較之籠統地談助手更明確了。領導的助手很多，而“左右手”部門則只此一家。
“左右手”是形象化的語言，它說明的有兩點含義：一是秘書部門處于領導核心的左右，具有“近身”的特點，也有人稱之為“圍核性”，這種位置可說是秘書部門所獨有的位置，人們說秘書部門居于領導機關的樞紐地位、是領導同外部接觸的橋梁等，都含有類似的意思。二是指它的重要性，領導人如無左膀右臂輔助，就會耳目不靈，事務纏身，可以說連一個通知也發不出去，一個電話也接不進來。顯然就不能正確決策與貫徹決策。
(二)秘書部門輔助功能的兩大方面
秘書部門輔助功能有兩大方面，其一是發揮事務助手作用;其二是發揮智力助手作用。
1.協助領導處理各種事務，具體說就是做好辦事、辦文，辦會(還可以加上辦信訪……)等工作，以達到保證領導機關與領導工作正常運轉，把領導人從繁瑣的日常事務中解放出來，集中精力抓全局、抓大事的目的，這叫做事務助手作用。給領導當好事務助手，是領導設置秘書部門的本來用意，事務性工作也是秘書部門天天都有、工作量最大的基礎性工作，是秘書部門第—位的功能。我們設置秘書部門的分支機構，培訓提高秘書人員的工作素質，都要首先考慮到這一基本功能的發揮。
“辦事、辦文、辦會”這“三辦”中當然也含有大量的智力服務內容，“三辦”都是要用腦筋，靠智慧才能做好的。但它們畢竟是程序化了的日常工作。另外我們把辦事放在辦文之前，并無輕視秘書的文字工作之意，而是說辦文雖系最傳統意義上的秘書工作,但作為群體的現代秘書機構，最多的人員、最大的工作量還是辦事。就是高級領導的機要秘書、民間的私人秘書，絕大多數時間也是在辦事，只有少數專門的“秀才型”秘書，才以寫文章為主。至于辦會，是因為我國的會議具有多、大、長特點，成為領導活動和領導方法中極為為的一種，消滅會海尚屬遙遙無期，必須依靠一批秘書來辦會，提高會議的質量，發揮會議的效果。
2.輔助領導正確決策，起好智力助手的作用，是秘書部門輔助功能的另一方面，也是現階段各級領導所特別強調的。大家知道，決策是領導的領導功能的集中體現，也是領導的最主要的職能之一。在我國歷史上，曾經出現過“大躍進”、“文化大革命”等多次戰略性的重大決策錯誤，給國家和人民造成巨大損失，充分說明了決策的失誤是最大的失誤這一真理。我們付出了許多學費，才懂得了必須實行科學決策民主決策的道理。而領導人的正確決策，離不開正確的信息支持，也就離不開秘書部門發揮智力助手作用。所謂參謀作用，就其實質來說，也是建立在信息加工基礎上的智力助手作用。領導人要正確決策，必須依靠大量精確信息的支持，通俗地說就是必須依靠參謀、外腦的智力支持，否則任何再高明的領導也必然有其所不知不懂的領域。但我們必須懂得，領導人的參謀外腦，主要地并不是靠的秘書部門這一家，更不是靠的某一個秘書個人。秘書并非各種專業領域的專家，例如外貿、司法、土壤、建筑等等許多專業，一般的黨政秘書大概是都不大精通的。秘書部門的人員結構，也大量配備的是辦事型的秘書或偏政偏文的秘書，所以秘書部門并不可能充當領導機關的參謀部，而只是一個信息加工廠。秘書部門并非領導的信息源，而是信息與領導的中介，能夠做好信息加工工作就算發揮了很大的參謀作用了。同理，秘書個人也要緊緊掌握智力輔助的界限，有的領導稱秘書為他的“高參”，那或許是很特殊的情況，或者是個別領導人的信口開河;還有的學者寫文章要求秘書做領導人的“諫客”，像魏征諫唐太宗李世民那樣發揮參謀作用，其實魏征是專職的諫議大夫，后來是太師，是進入了領導核心的幾個高級領導之一，而并非現今意義上的高級秘書或辦公廳主任。有的學者要求秘書當領導的諫客，顯然也是超越了秘書功能的信口開河。正確的說法只能是“參謀提醒”，這已經是很高的要求了。
秘書部門發揮智力助手作用，輔助領導正確決策的主要途徑，是發揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書部門工作中越來趣為重要。
二、秘書部門的基本職能
秘書部門的職能，也就是領導或上司根據領導工作的客觀需要，也根據秘書部門的功能、能量的主觀因素，所要求秘書部門發揮的作用與承擔的職責任務。職能與功能有時是交叉一致的，比如說秘書部門具有辦事(指“三辦”)與參謀(指智力助手)的職能或功能，就比較一致并無矛盾。但職能的含義范圍顯然應當小于功能，而大于具體的各項任務。有的同志把職能與工作任務完成等同起來，因而得出秘書部門有辦文、辦會、信訪、檔案……等等一二十種職能，則又過于繁瑣具體，就事論事，缺少必要的理性上升。在改革開放中，典型的秘書部門的職能既有較大拓寬，也有縮減的地方。以下只就基本的職能作用，按其性質相近情況，分述如下：
(一)后勤保障的職能
1.后勤保障的職能，是任何領導機關秘書部門都有的基本職能之一。各種各類秘書部門，其他職能也許有時不那么強調，比如有的單位文字與文書工作可能很少，有的單位沒有下屬因而督促檢查工作很少;但是任何一個單位只要是一個實體，有領導、有職工，有日常工作在每天運轉，這種“運動”就要不停地消耗能源與物資，而領導與職工也同樣每天要消耗大量的能量與物質，必須有后勤工作予以不斷的支持。試估計一下，一個上百人的領導機構，每天消耗的物質與能量，諸如房屋設備、辦公用品、車輛汽油、水電氣、吃喝拉撒睡，樣樣得有人管。這些工作通常都屬于秘書部門的工作，由秘書長統轄。例如各地市的機關事務局、行政科、交際科、房產科、維修科、總務處、伙食團，大單位的附屬醫院、職工俱樂部等，一般都屬于大秘書工作的范圍。中央領導同志在1994年底全國秘書長座談會上，明確要求秘書部門要保證機關的日常運轉，明確了后勤工作的意義。
2.后勤保障的職能，是秘書部門工作中花費人員、精力與錢財最大的一系列工作。廣義的機關行政管理的內容很寬，主要的有機關(含企事業的領導機關)財務管理、物資設備管理、房產管理、基本建設管理、醫療保健管理、環境管理、車輛管理、產權管理、機關所屬產業管理、職工生活管理、大單位的交通與治安管理、以及職工與家屬的福利事項與文化生活的管理等等。這些工作象一顆顆的螺絲釘一樣，保證了機關機器的正常運動，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，機關常需再細設分技職能機構或科室專管，如附屬醫院、伙食團等;財務科則通常由一位領導分工領導，秘書長協助具體管轄。
3.后勤工作是科學性很強的一系列工作，秘書部門要發揮好后勤保障的職能作用，一是要從革命分工的角度，認識后勤工作的重要、光榮的意義，教育職工牢固樹立“三服務”的服務思想;二是要加強后勤改革，理順關系，轉換機制，提高管理水平，實行部分后勤工作的社會化，保障后勤工作的效率;三是要努力造就一支又紅又專，精通科學管理，掌握現代化先進技能的后勤隊伍;四是要充實后勤服務手段與必要的設備、設施。
(二)辦理文書的職能
l.辦理文書的職能是秘書部門傳統的職能，古代領導人使用秘書的一個重要原因，就是為了協助領導人處理文書事務。由于隨著領導人的政務日繁，各級政權機構的文書越來越多，而且辦理文書的專業性也越來越強，已非一般官員所能辦理，從而逐漸產生了各級機關領導身旁專門處理文書事務的秘書機構。如秦代的御史大夫寺專門“掌天下文書”，兼“主柱下方書”;唐代的翰林院等官員“協理批答四方章表疏議，起草制詔書敕”;明代內閣設中書科起草公文，設制敕房繕寫公文等。及至到了現代社會，由于各種各樣的機構單位數量激增，辦文要求更為嚴格與規范，這就使得辦理文書成為機關單位秘書部門的一項經常性的也是基礎性的工作。
2.辦理文書的職能又可分為四個方面的系列工作：
(1)起草撰寫公文與其他應用文書。任何實體機構，或多或少都有一定的文書撰寫任務，如請示問題、報告情況、制定計劃……等。過去人們稱秘書為“秀才”、“筆桿子”，就是指此。
(2)文書處理工作，又包括收文與發文兩大方面。文書只有經過處理，才能產生作用。
(3)檔案工作，也就是把辦完而有查考價值的文書，經過秘書部門或其他業務部門立卷歸檔，最后移交給檔案部門保管。檔案工作是辦文的最后環節，是大秘書的范圍。
(4)信息工作，本來主要是各種文書資料的加工工作，由于它的地位作用越來越強，將于后專門介紹。
我國各級辦公廳(室)下設的秘書局、處、科，實際上就是辦理文書的處室。黨和國家對于文書處理有專門的條例規范。
(三)信息加工的職能
信息一詞被廣泛使用，不過是八十年代以來的事，但信息工作巳經成為秘書部門的重頭工作，秘書信息是領導掌握外部情況，認識客觀社會的主渠道。中央要求秘書部門發揮好對領導的參謀作用，主要是依靠秘書信息工作與調查研究相結合，向領導提供科學決策的依據。秘書參謀作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘書和秘書部門本身并不是信息源，而只是“加工廠”，所以，對信息加工然后提供給領導，成為秘書部門輔助領導正確決策的—項重要職能。
1.信息是至今人類尚未完全認識的東西，也還沒有公認的科學定義，廣義的信息很難準確下出定義來，最早把信息概念推廣到人、動物與機械之中的科學家維納認為,“信息是人們在適應外部世界并使這種適應反作用于外部世界過程中，同外部世界進行交換的內容的名稱”。這話不大好懂，日本學者把它簡化發展成一句話：“信息是生活主體同外部客體之間有關情況的消息”。以上說法有三個要點：
(1)信息是指反映客觀世界中客觀事物的特征及其變化的表征;
(2)信息是客觀事物的狀態經過傳遞后的再現;
(3)信息對于接收者是一種有用的知識。
也就是說，信息是指具有新內容、新知識的消息。信息是關于事物運動狀態的表述。信息包括自然信息與社會信息，諸如星星閃動，刮風下雨，機器轟鳴，野獸狂嚎，都是一種信息。秘書處理的信息的范圍顯然要狹小得多，我們把它定義為“秘書信息”。這樣，使用秘書信息這一詞語，有助于明確秘書向領導提供的信息的范圍與重點：即凡屬一般秘書部門所必須掌握，為領導決策提供輔助、服務的信息，均屬秘書信息，這就是秘書信息的特定范圍。
有些領導同志要求秘書部門提供的信息“越多越好”，有的秘書部門也要求下屬提供信息條數越多越受表揚，這其實是不科學的方法，會使大量信息無法加工應用，甚至造成信息污染，勞民傷財，這是信息工作的誤區。
2.秘書部門的信息工作，從縱的方面，可分為收集信息、篩選信息(即篩選掉大量無用的、價值不大、重復過時的、虛假的信息)、研究信息(指科學地研究，包括統一口徑與分類等)、傳輸信息、貯存信息、反饋信息等不同環節的工作。從橫的方面講，主要是信息工作與調查研究兩方面，都是秘書部門的重要工作。
對于秘書部門來說，信息學是一門十分重要的學問，如何加工信息，如何提供對路(優質)信息，如何精簡一般(無用)信息，如何處理憂信息，如何開發(增值)信息，都是有待進一步解決的課題。
(四)綜合協調的職能
1.綜合是秘書部門的特點，有人稱秘書部門是唯一具有“綜合權”的部門。秘書部門位居領導近身，地位比較超脫，又具有這種綜合權，使秘書部門能夠發揮綜合的職能作用。協調則是協同動作，統一行為的意思。領導人要使所屬范圍內外矛盾盡量縮小，工作步驟盡量一致，改善組織之間、工作之間、個人之間的關系使之和諧一致，就必須掌握運用綜合協調的藝術。由于秘書部門前述的近身、超脫、綜合等特點，使秘書部門成為協助領導開展協調工作的最佳部門。
秘書部門發揮好綜合協調的職能，無論從促進科學管理，減少內耗，實現目標的角度，或從改善公共杜會形象的角度，都是非常重要的。
2.綜合協調工作。貫穿于秘書工作的許多方面，而不可能設立一個專門科室來做，這是和其他許多職能工作不同的特點。比如信息、保密、檔案、文書等都可設立等門科室專司其事;而協調卻存在于全部秘書工作之中動。辦文有辦文中的協調，辦會有會前、會中、會后的大量協調，就是處理一件具體內部矛盾事務，比如各個科室之間分配電扇、安排人打掃衛生，也得做好協調才能減少阻力，順利完成任務。
協調總的講是領導的職責任務，秘書部門是處于做好輔助事務，輔助領導協調的地位。但對于純粹機關內部非政策性事務的協調，如前所說的分配電扇一類事情，則秘書長、辦公室主任應當大膽負責，把它搞好，這也是減少領導負擔的一種服務方式。
(五)督促檢查的職能
督促檢查是一種領導行為，科學的領導離不開督促檢查，領導督查是決策落實的“第一推動力”。歷史上雖然秘書機構有時也承擔有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期檢查各衙門文卷實行督查)和“催報督查”等形式，但在多數時代和情況下，秘書部門不是監督部門，也沒有很重的督查任務，更多是限于文書的催辦而已。80年代以后，由于形勢的需要，中央再次強調了秘書部門要協助領導做好督查工作，賦予了秘書部門新的職能，使督促檢查成為秘書部門輔助領導的一項長期工作，它對于克服官僚主義、分散主義、地方主義、本位主義等，以保持政令的暢通，決策的貫徹，具有決定性的作用。按照中央領導同志的指示，如果只有決策、部署而沒有督促檢查，就叫做任務只完成了“一半”。這在秘書工作中叫做應樹立“一半”意識，成為一個專門的新術語。
經過十幾年的發展，秘書督查工作已經積累了一定經驗，中央制定了有關督促檢查工作的條例，各級領導機構的辦公廳建立了督查處科。在新時期，秘書部門要加大督查力度，維護黨和國家的重大方針政策的健康落實。
(六)“不管部”的職能
在各種領導機關中，還有許多無法歸給某一職能科室管理的工作，也會有一些全面性的重要任務，無法交給哪一個科室去完成，領導通常把這類任務交付給秘書部門，這就使秘書部門常常發揮著一種“不管部”的職能。
“不管部”職能內容廣泛，難以明確界定。大體上有兩大類：一類是常規性的，指機關內遇到的沒有其他職能科室專管的，帶全面性的日常工作或臨時任務。諸如前些年各單位發行公債，宣傳部門只管宣傳，財經部門只管財務，但總還得有個部門協助領導統籌總管，自然非秘書部門莫屬。另一種是指執行機關公務中遇到的重大新情況、新問題，領導也常常交給秘書部門去代表或協助他調查處理，這在現實中也是很多的，特別是高層次的秘書長、辦公廳主任，常常從事這類授權的特殊工作。
“不管部”職能使秘書工作產生了有限無窮的延伸，有限是講它不能超越本機關、本級領導的職責權限;無窮是講具體的事務各種各樣，時刻可能發生，甚至可能趕過本來的工作量。秘書對此應有正確認識與思想準備，把發揮不管部職能作用看作是份內之事，才能有所準備地、積極愉快地完成這些任務。
三、秘書部門如何發揮它的職能作用
(一)需要進一步科學地明確規范秘書部門的基本職能。隨著時代的前進、事業的發展、領導人素質的變化，秘書部門的基本功能沒有變化，但職能任務則既有拓寬又有減縮。在這種拓寬與縮減的過程中做到科學合理，是一個重要的尚未引起有關方面充分注意的問題。秘書部門的職能應當明確集中，保證機關運轉，保證領導重點，主要為領導決策與貫徹決策服務，其他的宜于縮減，不斷地延伸會帶來“力不從心”的結果。
(二)秘書部門的內部結構，需要進一步科學合理，理順上下、縱橫、左右、內外的關系。改善內部人員結構，以求發揮整體功能，才能在長期人少事多的情況下達到“l+1>2”，做好工作。
(三)提高秘書人員素質，是發揮秘書部門職能作用的基礎，需要重視的問題主要有兩個方面：一是秘書隊伍從工農型到秀才型、經驗型，偏政偏文是必要的，但實務技能的培養也是刻不宜緩的問題。沒有良好的職業意識(對秘書職業的光榮感、自豪感)與良好的職業技能，均將難以適應現代領導人的需要。比如不懂經濟、不會外語、不能操作現代辦公與通訊設備的秘書，無疑將難以充分發揮參謀助手作用。另一方面是秘書觀念的現代化問題，也是秘書培訓教育工作的重點，特別在民間、私人秘書中，效率與效益是一回事。是民間企業生命攸關的頭等問題，沒有高度的效率與效益觀念，慢騰騰的辦事、辦文，是不具備現代秘書的資格的。還有現代秘書的思維規律問題，也是值得研究的。
(四)加強秘書工作與秘書部門的有關規章制度的建設，如秘書的資格認定與晉升、秘書的工作方法與紀律、秘書工作中許多方面的標準化與程序化、秘書教學大綱等，有的已在著手之中，但要使之完善任務還較艱巨，需要國家有一個機構專門考慮這方面的問題。
(作者單位：四川成都大學;原載《秘書界》1997年3、4期)
第三篇：秘書部職能及部門規章制度
本部門的工作是為了維持本學生會的活動項目能夠順利進展的不可或缺的后勤工作，是聯系各大部門一起團結開展工作的一條鏈條，是學生會的重要橋梁。為加強江淮學院團委學生會各部門內部的凝聚力和決策力，有效地行使部門職權，履行部門義務,促進各部門內部人員之間的溝通與了解，以積極向上、勇于創新的精神，深入開展團委和學生會的工作。為此，特制定此部門例會制度。
日常具體工作安排
各部門指派專門一人負責與其聯系溝通，輔助該部門完成其工作任務。具體內容如下：
1.負責各會議、各活動的收發通知工作(注意格式及說話語氣)。
2各部門指派專門一人負責前往記錄會議內容。到場進行詳細會議記錄，會議后將會議內容整理交給該部門部長簽字，留作他用或交由負責的人保管，最終統一由負責的人保管相關材料。
3.每一位秘書負責一個部門的日常記錄工作并總結情況，每一月將總結情況在月底最后三天內匯報給秘書部長。記錄內容包括：部門各成員各種會議、活動出勤情況(遲到、早退、缺席);工作完成情況。
4.每月至少舉行一次部門例會，總結上一月的工作情
況，布置新的工作任務，例會后部長總結具體情況匯總給主席團。
5.每次的活動后三天內，秘書部長帶領各副部長、干事做好總結以及收集各部門的工作總結，將總結整理存檔，并將情況匯總給主席團。
6.負責各項會議、活動教室場地的申請。
7.活動總結的整理存檔，管理以及整理學生會成員的各項資料。
三、工作要求
1.有較強的時間觀念，無論是參加會議還是各項活動，帶好記錄本，提前5至10分鐘到場做好準備工作和各項安排事宜，不能出現遲到、早退或缺席現象。
2.有認真、負責的工作態度，有吃苦耐勞的精神，每項工作必須有效率、有效果的完成，不能出現拖拉或者不按質量完成的情況。
3.學生會成員之間要保持良好的聯系，特別是活動進行時更需要保持聯系，(若不能立即接電話，也要在事后盡快回復電話或信息給對方，說明情況并詢問對方事情)。
4.各部門成員之間、整個學生會成員之間，都要保持和諧、融洽的關系，成員與成員之間互相尊重，待人友善、言談得當，舉止大方、熱情、有禮貌。(若出現矛盾，及時匯報給部長、或主席團，以求盡快分析問題所在點，積極解決
問題，化解誤會，避免矛盾擴大化)。
5.學會隨機應變，善于處理由于一些突發原因引發的事情，冷靜、理性、迅速地解決，若個人不能處理的，及時聯絡各部長、副會長、會長，及時解決，保證活動的順利進行。
6.發揮積極主動、團結合作的精神，相互配合;同時，體諒其他成員的難處，工作中相互配合;杜絕出現相互推卸等不負責任的行為(若出現，則給予嚴重警告或退部處分)。
7.要處處維護好本學生會的形象與聲譽，不做有損本學生會形象的事，一經發現做違背本學生會的事情，則給予嚴重警告或勸退處分。
8.會議或活動若有其他工作相阻礙，必須親自提前向部長請
假，并說明請假原因。
四、辭職管理制度
1.部門干事、副部辭職需要提前一個月提交書面辭職書，寫明辭職原因。，干事辭職需要部長同意，副部辭職需經部長申報，主席團商討同意。
2.干事或副部離職前一周內完成自己負責事務的交接工作;
五、獎懲制度
(獎懲記錄、總結由負責各部門的秘書負責，需要專門對獎罰和各部門會議內容進行記錄，每月將情況匯總給部
長)
使用積分管理制度(每人每月基礎分100分，每月總結一次，期末做大總結)
1.獎勵方面
(1)按時參加全體會議或部門會議，每次加5分。
(2)按時完成學生會交待完成的任務，視情況加5-10分。
(3)對學生會的工作提出好的建議，并被采納者加 5 分。經實踐證明起了重大貢獻的加 10分。
(4)工作積極主動者，視實際情況加10-15分。
2.懲罰方面
(1)會議遲到、早退、缺席者，部長、副部長扣10分每次，干事扣5分每次。
(2)會議沒有帶上筆記本的部長、副部長扣10分每次，干事扣5分每次。
(3)未能按時完成交待的任務，視情節扣10-15分。
(4)無故不參加學生會會議或集體活動者，部長、副部長扣15分每次，干事扣10 每次分。
(5)會議或活動時，無視會場紀律，在會場惡意破壞者扣20 分每次，影響到會議或活動正常進行者在前面基礎上再扣 10 分。
(6)損害社學生會名譽者扣 20 分每次。
六、獎懲措施
(部門總結上表揚部門前2名;集體大會上表揚各部門前2名;期末獎勵部門前3名)
1.獎勵
(1)月總結部門會議上對月工作積極優秀者口頭表揚
(2)學生會集體大會對工作積極優秀者通報表揚
(3)期末大總結時，對工作積極優秀者進行表揚頒發獎狀、獎品獎勵
2.懲罰
(1)月總結部門會議上對月工作懶散消極者口頭批評，被批評者需3天內上交個人書面檢討給部長(或主席團)。
(2)若做出有損學生會形象或聲譽的人員，視實際情況給予一定的處分，嚴重者勸其退部或除名。
注：本部門成員需嚴格遵守本規章制度。
與會人員在會議開始前應將手機等有聲設備設于靜音狀態，會議進行中無特殊情況不得接打電話，若要接打電話，須征得部長同意。
會議進行過程中，如因特殊情況須離開會議的，應
征得部長同意。
第四篇：青年志愿者服務隊部門設置及其職能 秘書處
設立一個常務副秘書長，兩個副秘書長
部門職能
1、文書工作
起草和撰寫相關文件及規章制度；例會記錄；新聞稿擬寫；五四評優及芙蓉學子的文字材料準備。
2、資料保管
1）、服務隊成員個人資料保管，資料包括文字資料和個人風采展示。
2）、活動資料（包括前期策劃，新聞稿，照片，活動總結）所有活動開展時必須向秘書處提交策劃和總結以便存檔，以及服務隊所有日常文件（重大會議記錄、起草和撰寫相關文件、制度保存）的整理和保管，電子資料保管方式應該多樣化（刻盤，網盤多人保管）防止因客觀原因導致資料丟失。
3、通訊及照片采集
加強協調干事和干部之間的關系為組織工作創造良好的氛圍，及時傳達主席團相關決定，另外關注先鋒家園及信息門戶上面的相關信息?；顒铀姓掌牟杉ぷ?。
4.活動室申請與管理
鑒于我院四大組織共用活動室的現狀，應該在我們需要活動室使用權時進行事先調劑，以防與其他組織“撞車”從而影響會議進展。
5、關于隊史的編寫
1）保存各項大小活動的資料，按編年體制編寫。
2）每一學年結束后有一總結環節，可以記錄當年主席團及各位部長們對今年工作的總結和對來年的工作的期望。還可以以“一人一言”的形式，做一個留言版，寄托自己的希望。
3）每一學年納新結束后應有特殊板塊記錄各部部員的詳細資料和風采展示。
會展培訓部
設立一個部長，兩個副部長
部門職能
1、承擔活動前期的各種志愿者招募及面試工作。
2、對招募的志愿者進行統一培訓。
3、定期組織校內校外優秀志愿者進行活動經驗交流，邀請志愿服務
專家為廣大志愿者同學進行講座。
4、在服務隊納新結束后，對全組織進行甄選招募，組建一支禮儀隊
和一支文藝隊，禮儀隊主要進行禮儀的培訓和調度，文藝隊包括才藝表演人才的招納和主持人的培養。兩支小隊直屬會展培訓部，人員來自不同的部門，由會展培訓部管理。
活動創意部
設立一個部長，兩個副部長
部門職能
1、主要負責學校內部活動的開展，實施，并嘗試新的活動計劃、方式以及宣傳方法等等，為以后的活動創造新的活動思路。
2、創建隊內策劃庫，修改整理各種已經開展以及即將開展的活動策劃，規范策劃格式、文字用語，以方便以后的策劃及活動整理工作。
3、開展隊內交流活動，使隊員之間互相了解，增強隊內和諧氛圍。
4、負責與服務總隊及各兄弟學院服務隊之間的聯系及合作。 監理部
設立一個部長，兩個副部長
部門職能
1、監督考核職能 1）部長例會監督
負責部長例會的人員簽到、記錄會議中各干部的紀律，人員參與情況，各部門的任務及會議的整體情況比如現場的安排和氣氛。
2）活動水平考核
a)確?；顒硬邉澯韶撠煵块T提前3~5天提交監理部；
b)準備期間，根據活動策劃部門提交的策劃書對負責任務的部門的工作進行跟進了解(跟進了解包括監理部派人參加策劃部門關于此項目召開的各次會議，獲取活動當天的成員分工安排表。
c)活動開始前，由監理部派人去簽到，記錄出席、未到人數以及遲到人數，對未到人員問清原因并做記錄。
d) 活動結束后，由活動負責部門指定人員填寫活動記錄表并交由監理部存檔。最后，由監理部將活動期間所有的記錄材料匯總并對此次活動進行綜合評估，并填寫活動評估表。
3）服務隊人員考核
由監理部人員記錄會議及活動中人員的表現情況或由部長提供自己部門部員的情況，定期向主席團報告記錄情況。
4）志愿者庫的建立 對參與各活動的志愿者進行考核存檔，包括參加服務時間，活動中的表現及對此次活動的評價等。各活動負責人需在活動后向監理部提供每個參與志愿者的情況，以便監理部記錄。
2、報賬
負責各部門各活動及購買物品的報賬，各部門活動前需將活動策劃交到監理部，活動結束后將活動實際所報項目交到監理部，由監理部負責制作報表記錄并向院團委報告經費預算。
3、公共物品的管理
項目拓展部
設立一個部長，兩個副部長
部門職能
1、負責服務隊精品長期活動的維系，比如陜西省圖書館志愿者每期的安排監管，愛心包裹項目的相關事宜安排等。
2、立足服務隊，面向社會，聯系服務實踐基地，拓展服務隊對外的基地建設，比如支教的基地聯系。
3、牽頭負責下學期服務隊即將開展的國家級大型活動，比如陜西省博物館的講解員。
公關部
設立一個部長，兩個副部長
部門職能
1、拉贊助
向社會企業商家拉取贊助資金、宣傳橫幅、活動物資，以確保服務隊活動正常舉辦及幫助內部建設。
2、加強和校園廣播間的聯系，做好對內的廣播宣傳。
3、建立起和報社、媒體間的持久合作關系，加強社會公益活動的影響范圍，做好對外的宣傳。
4、做好與院團委及校團委之間的聯系，申請證書及蓋章工作。
5、申請教室
宣傳部
設立一個部長，三個副部長
部門職能
為服務隊所有活動進行形式多樣的宣傳，負責畫板的制作、傳統海報的制作與張貼；電子宣傳工作，制作ppt，電子海報以及充分利用微博，人人網主頁，qq等電子宣傳平臺，做好建設維護并及時更新活動信息和志愿者風采。
第五篇：秘書處職能
秘書處職責
管理協會的人事檔案和活動檔案。聯系成員舉行會議，并做好會議記錄?；顒悠陂g人員協調調用。將協會的最新信息傳遞給會員，將會員的意見和建議及時反饋至例會委員會。全權處理社團財務管理工作。
1、秘書處成立起，對于加入秘書處的成員進行合理分配職責。
2、秘書部作為一個聯系的紐帶和橋梁，上傳下達，必須切實落實工作任務完成本協會的工作計劃，并協助各部門工作的開展和落實。
3、密切配合各部和會長的各項工作，積極引導著協會的工作朝著成熟的軌道上發展。協助會長和各部開展一些列活動，促進協會的健康快速發展。
4、做好本職工作，認真辦好每一件事情。
5、及時準確的工作，提高辦事效率。
6、回答對于有關社團的相關問題的提問，向以后的新成員以及后期的相關贊助商提供的社團基本資料
7、負責對新成員的培訓工作。
8、融洽各部門之間的關系，不斷加強協會內部團結，從而增強各會員的認同感和歸屬感?；I備社團各部門要員會議以及周例會，并提醒相關要員準備和提交有關會議文件和資料，私下找時間與不參加例會人員溝通，解決問題。
9、協助會長行使職權，并下達其分配到各部門的各項工作
11、負責處理社團信息的披露事務，督促社團制定并執行信息披露管理制度和重大信息內部報告制度。(如每周例會要員發表的報告以及必要時公布重要決策等)：促使社團相關人員做好周例會報告及總結。
12、加強協會內部人員的交流與溝通，充分了解協會成員的心聲，不斷增強協會的內部團結，增強協會成員的認同感和歸屬感。
13、積極的組織和參與社會實踐活動，并且盡最大的可能讓每一位社員都能夠參與到其中，從活動的過程中總結經驗與不足，從中總結，不斷提高自己的綜合實力，最終達到鍛煉協會成員的目的。
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西安歐亞學院朝陽實踐協會