秘書如何做好信息工作范文第1篇
機遇來臨之時，臨陣磨槍是遠遠不夠的，平時的積累便顯示出厚積而薄發的力量。譬如，有一天，你突然接到一個面試的通知：秘書。此時此刻，你需要迅速完成如下問答精華之萃取，因為，你在仿真不久的將來將經歷的一場重要性空前的面試。
一、你了解秘書工作嗎?
答：嗯，對于秘書工作我有一定的了解。秘書是領導者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者的參謀和助手。當然，這只是對秘書概括性的通用解釋。更多的職位要求細節需要在今后的日常工作中領導多教誨、自己多參悟。
二、你為什么選擇秘書工作呢?
答：秘書是各種組織機構尤其是大型國企重要的職位。隨著我國企業改革步伐的加快，對于秘書職位的要求也日漸提高。既要年輕有活力、有想法、有創新精神，又要辦事穩重、思維縝密、考慮周全。這種文武雙全的職業需求提供了全方位鍛煉自身綜合素質的絕好平臺。而我的性格、履歷和未來的職業愿望同秘書的工作性質十分吻合，所以我選擇秘書工作。
三、你覺得如何能做好秘書工作?在今后的工作中需要注意什么問題呢?
答：做合格的秘書難，做優秀的秘書更難，但是困難不是也不應該成為我做優秀秘書工作的障礙。為了把秘書工作做得好，做得藝術，我認為需要從以下三方面著手。
首先，講原則。原則是正確做事的基礎。秘書的原則即基本的職業道德就是忠于領導，恪守盡責地完成本職工作。比如做好消息的上傳下達。對于一則消息，務必遵循“及時性、保真性”原則，在第一時間將消息匯報給領導，既不能添油加醋，也不能掐頭去尾，力求避免因為自己的主觀因素而影響到領導判斷。
其次，講方法。**集團在我國**行業扮演著重要角色，董事長作為**集團的領軍人物，責任的重大不言而喻，這就對秘書崗位提出了更高的要求。相比較傳統的秘書職責，我認為要講求方法，實現四個轉變。一是從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策，二是從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息，三是從被動服務轉變為主動服務，四是從憑經驗辦事轉變為科學化管理。仍然拿信息上傳作為例子。在遵循“及時性”和“保真性”原則的基礎上，細心觀察領導在何時何地對何事的何種態度，從而判斷各類事項即消息的重要程度，在匯報消息的同時給出備選的處理方略。這些方略恰恰是領導處理該類事件時傾向的若干種答案。多給領導出選擇題，一方面著實減輕領導的工作強度和壓力，另一方面提高自身輔助決策的水平。
第三，講藝術。同樣一件事情，分為做完、做好和做得漂亮三個層次。但凡董事長需要親身處理的事情，都是集團的重大事件，對于集團的團結、和諧與發展普遍有重要影響
意義。協助領導把事情處理得妥當藝術，是秘書追求的最高境界。仍然是消息下達的例子。當領導不便表態卻又有明確態度(如拒絕)時，秘書理當站出來，按照領導態度的方向辦事。第一步，細心詢問當事人遇到的困難，傾心聆聽當事人的訴求;第二步，委婉地表達事情不可為的結果，同時給出其他殊途同歸的建議，給出另一種答案本身也是答案;第三步，如果需要，每隔一段時間親自去詢問當事人的現今狀況，希望當事人理解領導的苦衷。至此，善始善終地處理完畢這件事情。
最后，希望并堅信自己的努力能夠獲得領導的認可!
當然，事情并非總是朝著自己想象和努力的方向發展，常常我們苦苦等待的機遇擦肩而過，不以自己的夢想為轉移。遇到這種情況，我認為應該保持清醒的認識。
天道酬勤，付出總有回報。今日之積累，無論是經驗還是教訓，對于今后的發展總是有用的。就像你辛勤灌溉著一株幼苗，本希望它會長成一棵蒼天大樹，但它也許被不測的風云折斷，而不久將來你會驚奇地發現在它的周圍、曾經被汗水滴灑的地方，開出了名貴的蘭花。
秘書如何做好信息工作范文第2篇
一、突出重點，牢固樹立五種意識
一是服務意識。秘書的主要職責就是服務，只有強化服務意識，才能作出優異的成績，讓領導滿意、讓職工群眾滿意。一要全方位做好各項服務工作，增強服務的主動性。秘書人員要主動適應各種變化，不斷拓寬服務領域，提高服務水平。二要正確處理好各方面的關系，提高服務質量和效果。
二是責任意識。秘書工作無小事，每一件工作都容不得半點虛假，一旦出現疏漏，都可能捅婁子、誤大事。因此，秘書人員要增強責任意識，做到工作認真、態度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴要求、從優服務，確保工作萬無一失。
三是奉獻意識。秘書工作的服務性就決定了秘書工作突發事情多、應急事項多、需要加班加點的任務多，工作既苦又累。“有節無假，有假無閑”是秘書工作的真實寫照。因此，秘書人員要保持一種平靜的心態、平和的心態，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻而不索取。
四是效率意識。在科學技術突飛猛進、知識經濟日新月異的今天，秘書人員尤其需要增強效率意識，要時刻關注和把握重點工作，做到
早介入、早思考、早研究，增強工作的主動性。對領導交辦的事情，要說辦就辦、不能推諉扯皮、拖拖拉拉。對領導的決策部署，要全程跟蹤，全程督察，將落實決策的各個階段、環節以及存在的困難和問題及時、準確地反饋給領導，為領導進一步完善決策、制定下一步措施提供第一時間的服務。
五是保密意識。保守秘密是秘書工作的重要職業道德規范。秘書在信息傳遞過程中，要牢固樹立保密觀念，嚴格執行有關保密法律、法規和制度，切莫以得知“內情”而炫耀，更不可以“秘密”討好于人，做到不該看的絕對不看，不該聽的絕對不聽，不該說的絕對不說，不該問的絕對不問，自覺養成保守秘密的好習慣。
二、立足崗位，著力錘煉五種能力
一是調查研究能力。協助領導搞好調查研究是國有企業秘書的一項重要工作。在搞調查研究時，要有高度負責精神，深入實際，采集信息，掌握第一手材料，去偽存真，去粗取精，并本著不夸大、不隱瞞、反映實際情況的原則，寫出調研報告，為公司領導決策提供有價值的信息材料。
二是語言表達能力。語言表達能力包括文字表達能力和口頭表達能力。國有企業秘書經常有些文字工作要做，如撰制公文、起草調查報告、回復往來函件等，這就要求其具有扎實的文字功夫，會運用各種文體寫出不同的文字材料。秘書在處理上傳下達、迎來送往等門面性工作時，多是靠口頭來完成的。話語得體，條理清晰，具有良好的口頭表達能力，不僅反映出秘書本人的素質，對公司形象的樹立也會
起到不可忽視的作用。
三是協調溝通能力。國有企業的機構相對來說比較龐大，部門多，人員多，事務多，工作中會產生一些難以避免的矛盾。為了確保公司領導能夠集中時間和精力處理解決重大問題，秘書應具備一定的協調溝通能力。在做協調工作時，應顧及左右，聯系內外，從全局利益出發，多方聽取意見，了解實際情況后，制定出可行性協調方案，利用各種溝通渠道和方法進行有效的協調溝通，最終化解矛盾，使各方力量步調一致，各項工作順利運轉。
四是辦事應變能力。國有企業秘書大部分工作都是處理具體繁雜的事務，大到協助領導決策與管理，小到一個標點符號的處理，面面俱到，沒有靈活的頭腦以及精明干練的辦事應變能力是不能勝任秘書工作的。秘書處理事務時，應力爭做到有條有理，大事不誤，小事不漏，尤其在突發事件發生的緊急情況下，更應沉著冷靜，分清輕重緩急，及時有效地進行妥善應急處理，為領導的決策做好準備。
秘書如何做好信息工作范文第3篇
一、文書工作概念及秘書工作特點
(一) 概念。文書是指表達思想、信息交流及處理事務的一種書面材料, 文書工作是秘書人員的一項重要職能活動, 一般是對公務文書進行制發、處理及管理。
(二) 文書工作特點。首先, 政治性。政治性是所有文書工作的主要特點, 新時期秘書工作需要堅持為黨、國家及人民利益服務, 即便在改革開放后期出現的民營企業中, 文書工作的特點也沒有發生改變。政治性是文書工作不可改變的一項基礎性特點。其次, 高效性。文書工作在提高單位、組織工作效率方面具有重要作用, 通過文件及時、迅速收發等工作, 能夠發揮文書承上啟下、協調左右等功效, 正因如此, 高效性成為文書工作最為突出的特點, 且文書工作的負責人秘書執行力較強, 能夠顯著提高工作效率, 確保整個組織內部穩定運行。最后, 服務性。文書工作是一種服務工作, 主要為領導、機關及基層提供服務, 其不單是簡單的收集、整理及撰寫工作, 還能夠為領導層科學決策提供相應依據, 也正是因為服務性特點, 文書工作要確保嚴謹性、準確性, 只有這樣, 才能夠提高領導決策科學、合理性。
二、新時期秘書開展文書工作的有效措施
(一) 加強專業知識學習, 提升秘書知識素養。秘書人員知識素養是影響文書工作的主要因素, 一名優秀的秘書需要具備扎實的基礎知識, 并掌握計算機技術操作方式和方法, 充分利用網絡資源, 豐富自身知識儲備, 不斷完善文書工作。另外, 還包括專業知識, 秘書專業知識一般包括單位和專業知識兩方面, 前者是針對本單位業務相關內容, 如工廠企業, 需要掌握產品設計、技術引進等知識;而商業公司, 則需要了解市場營銷、商品流通等內容;就后者來看, 主要由秘書學、文書學及工作方法等構成, 是秘書具備的基本能力。為了適應新時期發展, 秘書要樹立終身學習理念, 不斷攝取相關領域知識 (如管理學、公共關系學等) , 不斷拓展自身知識面的同時, 提高文書工作質量和效率, 促使文書工作逐漸由單一化朝著信息化、智能化方向發展, 滿足組織、單位現代化發展需求。
(二) 增強職業道德, 探索文書工作規律。秘書在組織中, 不僅是領導身邊的重要工作人員, 更是連接上下、左右的橋梁, 其重要性不言而喻。因此, 秘書需要具備較高的思想政治及職業道德素質, 才能夠勝任這份工作, 在文書工作中, 秘書要鍛煉自身政治敏感性, 領悟領導精神內涵, 理解各項制度的本職, 并將其滲透至工作當中, 促使單位在國家政策指導下健康發展。另外, 秘書要熱愛自己的工作, 明確認識自身職責, 為領導及基層提供服務, 并立足于時代發展需求, 積極探索文書工作規律, 挖掘文書工作與信息技術等方面的契合點, 認真、仔細完成每一項領導布置的工作, 與此同時, 文書工作是一項具有工作強度大、工作量多性質的工作, 秘書要保持身體健康, 協調工作、學習及生活之間的關系, 保持良好的心態, 在把握文書工作規律的同時, 有效提高工作效率, 確保組織內部有序運行。
(三) 強化自身綜合能力, 提高文書工作準確性。秘書人員要想提高文書工作的準確性, 為組織發展提供支持, 需要具備一定能力。首先是一般能力, 秘書人員觀察力不單表現在觀察新事物方面, 更強調尋找各類信息的能力, 在接收任務后, 對任務落實各方面情況進行觀察, 并將其及時反饋給領導。而具備較強的記憶力, 能夠提高文書工作效率, 確保文書傳達、整理準確性。其次是特殊能力, 信息時代背景下, 各類現代化傳播手段逐漸成為人們接觸信息的重要途徑, 而文書工作更是離不開現代信息技術的支持, 為此, 秘書工作人員要具備一定的信息處理能力, 及時匯總各類信息, 為領導決策提供第一手資料, 提高決策針對性和有效性。此外, 應用創新能力作為適應新時期文書工作的主要能力, 秘書具備該項能力, 能夠顯著提高工作效率, 及時為各個部門工作提供指導, 促使整個組織協調發展。
(四) 努力學習黨的方針、政策, 認真落實基礎工作。眾所周知, 政治性是文書工作的重要特點, 新時期, 秘書仍然需要強化文書工作政治性, 努力學習黨的路線、方針、政策, 并將其作為文書工作的出發點。文書工作涉及組織各類信息, 對組織發展十分重要, 由此, 加強對文書收集、歸檔工作的管理十分必要, 秘書在處理文書工作時, 要嚴格按照公文具體要求執行工作, 確保文書質量, 且將文書工作涉及的重要資料進行歸總, 確保文書準確性, 并及時進行整理, 將具有保存價值的文書及時歸檔、保存。綜上所述, 秘書綜合素質及專業能力高低直接影響文書工作質量和效率, 秘書要認清自身在組織內部承擔的責任, 為領導及基層提供優質服務。
摘要：本文對文書工作概念及秘書工作特點進行分析和研究, 并提出新時期秘書做好文書工作的有效措施, 從而為文書工作順利進行提供借鑒。
關鍵詞：新時期,秘書,文書工作
參考文獻
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秘書如何做好信息工作范文第4篇
1 高職院校教學秘書的重要作用
教學秘書作為教學單位統籌協調著教、學、管的樞紐, 其重要作用直接影響著學校政策、制度、規定的貫徹實施及學校教學環境、教學秩序的構建, 所以必須深入的了解教學秘書的作用。
(1) 發揮著信息中樞的作用。教學秘書肩負著承啟上下、連接左右、溝通內外橋梁樞紐, 在工作中必須將學校政策規章、制度、政策, 高效、準確、全面地傳達給領導、師生, 以確保教學工作正常有序的實施開展。同時, 教學秘書還需通過各種渠道、方式、手段收集相關教學信息, 并適時的反饋給有關領導及教學管理職能部門, 切實為師生工作學習排憂解難。
(2) 發揮著參謀助手的作用。教學秘書是教學部門領導決策計劃的組織、執行、實施的助手, 是教學單位領導開展實施教學管理工作不可或缺的依靠。在工作中, 教學秘書應該對學校的制度政策、協助教學部門領導正確理解領會學校的政策、制度、意圖, 全面了解掌握教學單位師資、設備、教室等教學資源的實際情況, 綜合處理各方面的信息, 制定科學的決策模型、提供可行的實施方案, 為教學部門領導決策部署提供真實可靠的依據。
(3) 發揮著窗口形象的作用。教學秘書作為教學單位組織聯系內外的窗口, 教學秘書在對外聯系、接待師生來訪、協調工作時都體現出服務的性質。教學秘書在工作過程中, 會把組織的精神風貌、服務意識、文化特征、禮儀風范、發展潛力等信息傳遞出去, 因此, 教學秘書的思想素質、管理水平, 甚至是一言一行、一舉一動都影響著教學單位的形象。
(4) 發揮著輔助協調的作用。揮著協調溝通的作用。高職院校是一個有機的系統, 部門之間、師生之間必須相互配合, 步調一致, 協同前進才能順利地完成教書育人的各項計劃任務。教學秘書要做好關系和矛盾的協調工作, 既要保持和諧內部環境, 又要營造良好的外部氛圍, 使教學資源能夠發揮最大效能。同時, 要加強教師關系的協調, 著眼于大局, 在職責范圍內位教師排除困難, 提供各方面的服務, 保證教學團隊能夠統一思想, 相互配合, 保質保量的完成教學管理目標。
2 示范校建設對教學秘書提出了更高要求
21世紀以來, 社會進入了轉型期, 高等職業教育正發生著翻天覆地的變化。教學秘書的工作面臨著與以往大不同的新形勢, 特別是教育部、財政部啟動了實施國家示范性高等職業院校建設計劃對教學秘書的工作提出了更高的要求。
(1) 工作理念要求提升。示范性院校建設就要高職院校不斷深化內涵建設, 如: (如何以提高質量為核心, 深化教育教學改革, 優化專業結構, 加強師資隊伍建設, 完善質量保障體系, 提高人才培養質量和辦學水平;如何深化內部管理運行機制改革, 增強高職院校服務區域經濟社會發展的能力, 實現行業企業與高職院校相互促進, 區域經濟社會與高等職業教育和諧發展, 等等。) 隨著外延也在不斷的拓展, 使的教學秘書以往的理念已不能完全適應示范校建設需要。這就要求教學秘書適應和把握國內外高等職業教育發展的最新動態, 學習先進管理經驗和示范校改革建設的成果, 不斷更新職業教育理念工作理念提升。示范性院校建設就要高職院校不斷深化內涵建設, 如:在如何堅持高職定位, 突出實踐教學, 培養高素質技能型人才;如何以人為本, 質量立校, 特色興校, 從嚴治校等等。隨之外延也在不斷的拓展, 使的教學秘書以往的理念已不能完全適應示范校建設需要。這就要求教學秘書適應和把握國內外高等職業教育發展的最新動態, 學習先進管理經驗和示范性高職院校改革建設的成果, 不斷更新職業教育理念。
(2) 工作量增加。教學秘書肩負著行政管理、教務管理、學生管理、財務管理等職責, 但通常只有一人或者由普通教師兼職, 而示范性高職院校建設重點要在人才培養模式、實驗實訓基地建設、師資隊伍建設、課程體系與教學內容改革等方面取得實質性突破, 必然使學校的決策權、人事權、理財權及工作重心向教學部門傾斜, 形成以系部為主的管理模式, 教學部門的自主空間的擴大給系部帶來的必然是總的工作量增加, 使教學秘書必須承擔起更多的職責。
(3) 工作難度提高。示范性高職院校管理體制改革的深入, 學校下移管理重心、縮短管理跨度, 教學單位從管理客體演變為管理主體, 教學秘書由長期接受指令的執行者角色, 逐漸轉變成為偏管理者角色;同時, 隨著教學單位獨立開展工作增多, 與社會各界的聯系互動更加頻繁, 教學秘書主動與社會的交流聯系增加。隨著工作的難度不斷提高, 這些都對教學秘書的協調溝通、宏觀控制、輔助參謀等能力提出了挑戰, 要求教學秘書必須具備更高的素質。
(4) 工作更嚴謹規范。規劃化建設是現在高職教育改革發展所面臨的一個重要課題。古語云:“沒有規矩不成方圓。”示范性高職要成為管理的模范, 必須根據示范性高職工作管理要求, 重新構建起一套有效的制度管理機制, 使示范性高職建設能夠更加嚴謹規范。教學秘書作為教學單位領導的重要助手, 是部門制度化、規范化建設的重要參與者和執行者, 要求教學秘書主動融入到示范性高職的建設中, 各項工作能夠做到按章辦事, 從而實現教學管理工作的良性循環, 切實提高辦學的成效, 真正成為管理的模范。
3 示范性高職院校教學秘書必須增強“四種”意識
教學秘書要符合形勢發展和示范性高職院校建設的更高要求, 就必須提高教學秘書隊伍的整體素質, 要努力增強效率、全局、創新、服務四種意識, 才能符合形勢發展和示范性高職院校建設的要求, 才能有所作為。
(1) 增強效率意識。作為示范校教學秘書應充分認識自身在示范校建設工作中的位置, 牢固樹立雷厲風行的工作作風, 切實加快工作節奏, 做到工作不推諉、有問題不回避、有矛盾不上交, 克服那種工作不勤、拖拉推諉、馬虎應付的不良作風。
(2) 增強全局意識。作為示范校教學秘書必須具備學會謀大勢、謀大局, 提高駕馭全局的能力。思考工作時, 心中要有大局, 單項工作服從整體部署, 局部利益服從全局利益;日常工作中, 要樹立全局“一盤棋”的思想, 既要有明確分工, 又要互相配合互相支持, 發揮整體效能。
(3) 增強創新意識。作為示范校教學秘書必須具備要適應形勢的變化和任務的需要, 敢于探索, 勇于創新, 善于運用創造性思維謀劃工作。要超前運籌, 增強工作的預見性、前瞻性和主動性。
(4) 增強服務意識。作為示范校教學秘書必須具備全心全意為師生服務的思想, 強化主動服務意識, 充分發揮主觀能動性, 變被動為主動, 拓寬思路, 開闊視野, 增強工作中的計劃性和預見性, 積極主動地做好做實增強服務意識。
4 做好示范性高職院校教學秘書必須提高“四種”能力
示范性高職院校建設使教學秘書工作呈現出從傳統的事務性、附屬性、輔助性向智能型發展的趨勢, 要求教學秘書必須努力提升工作創新、檔案管理、現代化辦公、交流協調等“四種”能力, 才能切實做好教學秘書工作。
(1) 提高工作創新的能力。隨著示范性高職建設的深入, 高職的教育體制、辦學格局都在發生了深刻變化, 教學秘書要適應形勢發展的需要, 就應該提高工作創新的能力, 必須深化對高職辦學規律、辦學內涵的認識, 全面掌握和理解高職教育理論、概念和高職教育教學改革實質, 加強高等職業教育理論研究, 在人才培養模式、實驗實訓基地建設、師資隊伍建設、課程體系與教學內容改革等方面有深刻理解, 為示范校建設提供理論支撐與保障, 同時, 要進一步解放思想、堅定信心, 突破原有條條框框, 要敢于用新觀念研究新情況, 用新辦法解決新問題, 用新舉措開創新局面。
(2) 提高檔案管理的能力。教學檔案是教學實踐和教學研究過程中形成的重要文獻材料。教學秘書在日常工作中必須加強教學資料和教學檔案收集整理積累, 為學院工作提供所需要的資料、數據。特別是高職教育領域動態數據庫的廣泛使用, 建立資料翔實完整、分類科學有序的教學檔案成為關系示范性高職院校建設和發展的一項重要的長期性系統性工程, 這要求教學秘書應該自覺地提高檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定, 檔案著錄、標引、檔案的保護、現代管理手段等檔案實踐操作能力, 并且能夠及時、準確、高效地開發檔案信息資源, 為教學一線提供憑證和參考。
(3) 強化現代辦公的能力。隨著信息技術日新月異的發展, 以計算機應用和網絡技術信息技術的辦公方式將取代傳統的以手工操作為主的辦公方式, 這就要求教學秘書必須強化辦公自動化的能力。要掌握電腦的應用, 能夠熟練的應用計算機硬件知識和軟件知識, 具備熟練文字進行編輯、圖像圖形處理、表格處理、數據庫處理等的應用;還要掌握通信技術的應用, 能夠熟練的運用數碼設備、衛星通信設備、辦公一體設備等現代辦公設備, 以適應示范性高職院校對社會對教學秘書工作快速度、高效、準確的要求, 切實強化現代辦公能力。
(4) 強化公關協作能力。隨著示范性院校建設的深入, 高職院校正在探索校企合作辦學體制機制、工學結合人才培養模式、增強社會服務能力、跨區域共享優質教育資源等等方面的改革建設, 教學單位與學校其他部門及社會各界的聯系日趨緊密, 這要求教學強化公關協作能力, 從語言行為、儀表禮節、服務質量等各方面加強學習提高, 充分展示教學部門的良好形象。同時, 還能夠通過細致、周到的公關協調, 改善和拓展教學單位的發展空間, 為教學單位營造和諧的內外部環境。
綜上所述, 教學秘書為學校管理的一個重要環節, 有其特定的作用, 扮演著特定的角色。示范性高職院校的建設對教學秘書工作提出了更高的要求, 需要教學秘書創造性地開展工作, 只有不斷更新知識, 不斷提高自身素質, 才能充分發揮教學秘書作用, 為領導參好謀, 為師生員工服好務, 塑造和維護學校的形象, 推動學校發展, 做好服務育人的工作。
摘要：高職院校教學秘書作為教學單位領導的左膀右臂, 在學校管理工作中起著重要的作用。隨著國家示范性高職院校的建設深入的推進, 對教學秘書的工作提出了更高的要求。文章就如何做好新時期示范校教學秘書工作進行了一些探討。
關鍵詞：示范性高職,教學秘書工作,工作意識能力
參考文獻
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秘書如何做好信息工作范文第5篇
研究生工作秘書的主要職責包括:配合上級部門做好研究生的思想教育工作;配合上級部門做好研究生入學、培養、中期考核、篩選和學位論文開題以及論文的答辯申請、論文答辯等管理工作;協助導師制訂培養方案、研究生個人培養計劃及課程大綱等工作;配合做好招生宣傳及考生咨詢工作;做好學院研究生教育與培養的檔案工作;以及相關主管領導交辦的其他任務等。
應該說, 這一崗位的任務是很繁重的。高校的“二級管理”的實施, 也使得很多管理工作落在了研究生工作秘書的身上。那么, 應該如何適應這一崗位的需求, 做好這一工作呢?筆者認為, 要想尋求這一答案, 就必須從分析崗位特點入手, 然后再根據特點提出解決方案。
1 研究生工作秘書崗位特點
1.1 工作瑣碎, 程序繁雜
研究生工作秘書的服務和管理涉及到研究生的方方面面事宜, 正所謂“研究生工作無小事”。無論是給研究生學生證蓋注冊章, 組織協調研究生論文答辯, 還是組織研究生聽取學術報告等等, 事情無大小, 皆有研究生工作秘書或負責或協調。并且, 每一項工作都要具體的規范和要求, 哪一環節出現了差錯, 都會帶來很大的麻煩。近年來, 伴隨著高校研究生的逐年擴招, 這一服務和管理工作的內容和程序又趨向繁雜。
1.2 多頭領導, 工作領域交叉多
研究生工作秘書的定位是對研究生進行管理和服務, 對涉及到研究生的相關職能部門、學院的相關領導負責, 并要做好對導師的服務工作及導師與研究生的溝通工作。正所謂“上頭千根線, 底下一根針”, 這一句話精煉而又貼切的道出了這一特點。
1.3 疲于應付, 缺乏思考, 難以創新
隨著研究生規模的擴大及研究生管理工作的規范, 相應的工作程序越來越有序的同時, 工作量也隨之加大。研究生工作秘書除了要應付日常的研究生入學、成績錄入、通知發放、論文答辯、畢業離校等系列常規工作外, 還要應對各種突來的工作。一旦忙起來那真可謂“兩眼一睜, 忙到熄燈”。這樣的工作狀況, 大部分研究生工作秘書都是處于一個疲于應付的狀況, 難以對工作進行系統思考和創新。
1.4 管理對象層次高且相對復雜, 不易掌控
研究生工作秘書管理和服務的對象包括碩士研究生和博士研究生, 還包括一部分在職研究生。這一群體從在年齡方面跨度大, 既有22左右的, 也有30歲左右的, 博士生還有40多歲的。并且, 結婚的研究生不在少數;從閱歷上來講, 直接從本科生考取研究生的同學與已經邁入社會后又考取的同學差異很大, 而在職的研究生與之則有更大的差異;不過, 一個總的特點就是這一群體皆以成年, 思想已經趨于成熟, 個人思考、動手能力很強。因此, 要做好面對這一群體的管理工作, 難度可想而知。
2 做好研究生工作秘書的建議
鑒于以上特點, 筆者認為, 要想做好這一工作, 就必須做到“五大角色”的迅暢轉換, “五大意識”的牢記在心以及“五大能力”的強力支撐。只有這樣, 才能適應崗位需求, 做到多方面滿意。
2.1“五大意識”牢記在心
所謂“五大意識”是:主動服務意識、科學管理意識、民主意識、創新意識和大公無私意識。
主動服務意識, 要求研究生工作秘書的服務要具有主動性, 做事要有提前量, 張弛有度, 條理分明, 讓導師或者研究生順利地完成每一道程序;科學管理的意識, 要求研究生工作秘書對所負責的工作有準確定位, 充分理順方方面面的工作, 做好科學的安排和調配;民主意識, 要求研究生工作秘書善于傾聽意見, 勇于接受批評, 民主的開展各項工作;創新意思, 要求研究生工作秘書勇于創新, 樂于創新, 在開展工作時能多方位更換角度看待問題, 實現工作的突破;大公無私意識, 則是針對研究生工作秘書人品的要求, 只有做事大公無私, 心地坦坦蕩蕩, 處事才能讓人信服, 工作局面才能得以打開。
“五大意識”是對研究生工作秘書做人做事的綜合要求, 也是其能否順利開展工作, 所開展工作能否讓被管理和服務對象滿意的關鍵。因此, 研究生工作秘書要牢記“五大意識”, 貫徹在工作的每一個環節, 每一個層面。
2.2“五大角色”迅暢轉換
所謂“五大角色”是:參謀者、助手、干將、橋梁和反饋者。參謀者角色, 要求研究生工作秘書能夠結合自己負責的工作, 及時有效的向主管領導提出建設性意見, 讓其做出有利于工作開展的決策;助手角色, 要求研究生工作秘書協助好主管領導的工作, 力爭做到“我辦事你放心”;干將角色, 要求研究生工作秘書努力工作, 凡事沖在前面, 做到“獨擋一面”;橋梁角色, 要求研究生工作秘書做好溝通與協調的工作, 一方面, 上情下傳, 讓主管領導的要求得以被詳細了解和充分貫徹;另一方面, 下情上達, 讓主管領導充分了解工作的具體情況。反饋者角色, 則是要求研究生工作秘書注意收集自己所負責工作領域的所有情況, 做好信息的分類處理, 并及時匯總反饋給主管領導。
2.3“五大能力”強力支撐
“五大能力”則是:把握貫徹政策的能力;組織與協調的能力;業務技能操作的能力;人際關系處理的能力;勤任忍穩的能力。
把握貫徹政策的能力, 是指研究生工作秘書在開展工作時, 首先要讀懂吃透上級的政策, 然后要堅決貫徹執行。不理解的要及時問, 不能模棱兩可, 更不能糊里糊涂;組織與協調的能力, 這是一個重大的考驗環節, 是否具備這一能力, 決定著工作各個環節運轉流暢與否。因此, 研究生工作秘書要通過鍛煉來提升組織與協調能力, 以更好的開展服務與管理工作;業務技能操作的能力, 顧名思義, 這就是一名研究生工作秘書的看家本領, 例如各類管理系統的維護和運作, 研究生論文答辯的各項流程的安排等等。一名優秀的研究生工作秘書, 首先要具備的就是非常熟練的業務技能操作能力;人際關系處理的能力, 上面我們曾提及, 研究生工作秘書面對的服務與管理對象不但層次高且相對復雜。因此, 如果沒有相對高超的人際關系處理能力, 很多工作都會很難開展。并且, 在處理與相關部門的工作關系時, 良好的人際關系往往會讓工作事半功倍;勤任忍穩的能力, 也就是要求研究生工作秘書工作勤勞、態度任勞任怨、善于忍耐、處事穩妥, 這也是順利開展工作的法寶。
摘要：結合目前我國普通高校研究生數量逐年增加, 研究生管理工作日益繁重, 大部分高等院校都設立了研究生工作秘書這一崗位, 通過對研究生工作秘書崗位特點的分析, 提出了做到“五大角色”的迅暢轉換, “五大意識”的牢記在心以及“五大能力”的強力支撐的觀點。
關鍵詞：高等院校,研究生工作秘書,五大角色,五大意識,五大能力
參考文獻
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秘書如何做好信息工作范文第6篇
10文秘1班1022220102黃雪嬌
在我國，“秘書”一詞最早出現在漢代，最初的含義是指物(圖書)而非指人。隨著時代的變遷和發展，到了二十世紀的辛亥革命后，秘書的含義發生了質的變化，從原先的“圖書”轉變為從事秘書工作的人或者職位。在國外，自一九五二年，國際行政管理者的協會將每年四月最后一個工作周定為“秘書周”，該周的星期三定為秘書節，并舉行相關的慶?；顒?。二〇〇〇年，國際行政管理者協會宣布將秘書周和秘書日改名為行政專員周和行政專員日，與當今不斷變化的工作名稱和職責增加保持一致。由此可見秘書工作的重要。
有人說，秘書是沒有角色的角色，也許有一定的道理。如果將整個社會生活看成一部大戲，秘書當是這場大戲中的一個普通角色，而由于其職業的特殊性質所規定，在政治舞臺上，秘書始終要低調地站在領導者后面，實為一個沒有角色的角色。但是如果沒有秘書這種小角色，社會往往會缺少了一定的色彩。有的秘書默默無聞，盡職盡責，有的秘書呼風喚雨，精于權術。秘書的生活形形色色，所以如何成為一名稱職的秘書顯得極其重要。
在秘書這個職位上，大多是一些瑣碎重復的工作，因而秘書在工作中可能會遇到與上司溝通不好、上司給的某份工作感覺吃力、對瑣碎重復的工作感到怨煩等方面的挫折。古曰“天降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能。” 遇到挫折時應進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環境、條件等方面，找出受挫的原因，采取有效的補救措施。樹立一個辯證的挫折觀，經常保持自信和樂觀的態度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。學會自我寬慰，能容忍挫折。要心懷坦蕩，情緒樂觀，發奮圖強。善于化壓力為動力，改變內心的壓抑狀態，以求身心的輕松，從而讓目光面向未來。同時，讓而不爭，勤而不怨，盡心政務是秘書的本份。秘書熬夜守更，傷神累心是家常便飯，平時應高標準，嚴要求，早來一點，晚走一步，多干一點，干好一點。工作不推三擋四，拈輕怕重，但凡定下來的事就要立說立行，說到做到，不能虎頭蛇尾，半途而廢。特別是接人待物，辦文辦會，處理公務，要精益求精，慎重周詳，抓綱舉目，不出紕漏。要牢固樹立愛崗敬業，無私奉獻精神，恪盡職守，兢兢業業，全身心投入到工作中去。結合趙老師的講學加上自己的一點體驗，我總結出一下幾點。
一：重要標準是“有學問”
毛主席的幾個主要秘書都是經他本人發現和挑選的。他認為：“有了學問，好比站在山上，可以看到很遠很多的東西;沒有學問，如在暗溝里走路，摸索不著，那會苦煞人。”因此，毛主席選秘書一個重要標準就是“有學問”。 胡喬木的選用，起因于毛主席看了胡在《中國青年》雜志上發表的一篇文章，發現“喬木是個人才”，點名要調他當秘書。1971年夏，毛主席在回答“胡喬木是什么樣的人”時說：“胡喬木為中央起草了許多重要文件?！蛾P于若干歷史問題的決議》，
別人搞了幾個月，沒有搞出頭緒。他一寫，就寫出來了?！对僬摕o產階級專政的
歷史經驗》也是他寫的，寫得不錯。”由于胡喬木出色的文字能力，逐漸成為“中
共中央一支筆”、“大手筆”。所以在我們的秘書生涯中，深厚的寫作功底是必不
可少的，這不是一天兩天的功夫，閱讀大量的古代詩詞，閱讀古代格言諺語，學
習更多的辭藻和成語，加強自身素養，然后多動筆，嘗試多運用。具有過硬的文
字功底，博覽群書，勇于創新，勤于思考，勤于實踐，勤于動筆。“積流成河”
只有積累的素材多了，才可以有話可說，才可能有事可寫，日積月累，一個過硬
的“文字城墻”才會逐漸筑起、增厚。只有這樣，才能寫出令領導滿意的作品來。
秘書要學習思考、實踐調研。秘書最忌諱不學無術。所以秘書要堅持不斷地
學習，不能有絲毫懈怠，必須珍分惜秒，知難而進，要廣泛涉獵，博覽群書，要
刻苦鉆研，聯系實際，要學以致用，蓄勢待發，要把不斷學習養成一種習慣。“學
而思則罔，思而不學則怠”，要善于思考，善于琢磨，要多問幾個為什么，多問
幾個行不行，要透過現象看本質，把深層次問題提出來，把最本質的東西抓住，
形成理論。只有這樣才能把學習變成有效的學習，才能把經驗提升為理論。積累
多了，才能厚積薄發，才會有所成就。
二：細節成就成敗
作為秘書，你的能力與機智出了體現在領導的講話稿里，還體現在平時對某
些細節的把握與火候的處理上，都要在處理細節上下功夫。在平時的上班時間里，
一個舒適的清潔的環境是必不可少的，每天上班最好要提前二十分鐘到達辦公
室，幫上司把桌子椅子用抹布擦一遍，在客人來的時候倒上茶水，客人一走馬上
收拾干凈，給上司一個清潔舒適的環境，這些不一定要等到清潔工來做。甘于從
小事做起，樂于處理上司交代的瑣碎的雜事，不厭其煩。在上司讓你出謀劃策的
時候，當你有自己獨到的見解，要向上司匯報的時候，應以征詢的語氣談出自己
的想法和建設，末尾加上“老板，您覺得行嗎?”之類的問詢語。這樣做的好處
在于給上司最后的定奪做出鋪墊。結果無論如何都好，如果意見被采納了，就成
了上司的意圖，滿足了上司的成功感，要讓領導覺得你就是他生命力要尋找的秘
書，如果沒有你，他就像失去了左手右臂那樣不方便，要找到自己的不可替代性。
秘書大量的工作，都是一些瑣碎的、繁雜的、細小的事務。這些事做成了、
做好了，并不見什么成就，一旦做不好了、做壞了，就使其他工作和其他人的工
作受連累，甚至把一件大事給弄垮了。每一個細節的疏忽，都可能對整體上的成
功形成一票否決。“細節造成差距”，忽視細節就會付出代價。
對于秘書工作來說，這些道理尤為重要。秘書工作是輔助性、服務性的工作，
大量的事情都是平凡而瑣碎的。并且即便是很具體的一件事，也往往不能自己做
主，經常需要向領導請示報告。這些“小事”做好了，工作正常運轉，別人甚至
感覺不到——因為這些事情往往都是在幕后、在臺下做的。而一旦忽略了某些
“小事”，卻往往會導致“驚天動地”的大事，給事業造成損失。在秘書工作中，
忽視細節而付出的代價往往是很嚴重的。這方面的例子恐怕每一個從事秘書工作
的人都能講上幾個。
雖然大量的秘書工作都是具體而瑣碎的，但它們往往都直接服務于一個地區或部門的領導集體，聯系著一個地區或部門的工作全局，關系到一方人民群眾的根本利益。“天下大事，必作于細”，這句話對秘書工作來說非常適用。時刻保持對于細節的敏銳感覺，切實關注并做好每一個細節，是做好秘書工作的基本條件可以說，重視細節對于秘書工作的重要性，怎樣強調也不過分。一個不屑于做具體工作的人根本不適合從事秘書工作;一個不善于把細節做細做精的人不可能把秘書工作做好。
善于觀察、超前規劃。“月暈而風，礎潤則雨。”任何事物都有其規律可循，關鍵是我們能不能去發現它，去認識它，去把握它。秘書工作是為領導服務的，在領導身邊工作，接觸面大，信息量大，一定要注意觀察各方事物，準確地掌握觀察的目的、對象和重點，并及時地將觀察內容加以總結、升華，遴選出有價值的東西，形成合乎實際的理性認識。要觀察研究領導的工作方法和工作思路，實現和領導思維方式上同步、工作方法上一致、生活習慣上對接，這樣才能在關鍵時候一點就通，適時到位，服務于無形。
三：四個不讓
秘書這個職業確實很微妙，很嗅覺，很牽連，很彈性，很夸張，很輻射。作為秘書除了要有善解人意的能力，遇事三思的穩健，以及淡定從容的心態，有六個不讓也是要長期堅持的。
不讓就是不讓高高在上，驕傲自滿的情緒在自己身上滋生。定位準確、勤奮敬業。秘書工作是聯系上下、溝通各方的橋梁，也是各方面矛盾的匯集點，如果找不準自己的角色定位，就會導致失職或越位，必須正確認識自己工作的意義和價值，定準自己的角色，每項工作每件事情都要高標準、高質量、高效率完成。同時，秘書工作的性質是服務，不是決策，要力求找準服務領導的對接點，找準參謀與盡職盡責的融合點，把握適度原則，力爭使工作到位不越位。
不讓領導部署的工作在自己這里延誤 “讓而不爭，勤而不怨，盡心政務”是辦公室秘書的本份。通宵伏案，傷神累心，備受煎熬是家常便飯，甚至有人說秘書是機關疾病的“標本”。但無論怎樣工作還是要高標準、嚴要求，多干、干好，不推三阻四，拈輕怕重，但凡定下來的事就要立說立行，說到做到，特別是在接人待物、辦文辦會、處理公務方面。此外要慎重周詳，抓綱舉目，不出紕漏，要牢固樹立愛崗敬業，無私奉獻精神，恪盡職守，兢兢業業，全身心投入到本職工作中去。
不讓各種差錯在自己這里發生，不要“貪污”信息。秘書是領導最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領導身邊無小事，需要領導來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領導。暢通而準確的信息將有助于領導的正確決策，在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失，如果信息走樣，必將影響領導決策。
不讓領導形象在自己這里受到影響。做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒
忙。何為純正?我認為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們為領導服務，是信任，也是考驗。因此，要經得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。
四：良好的心態