第一篇：淺談公文審核把關工作
上行文的審核把關
談談上行文的審核把關 閆訓立 (山東黃河河務局) [文摘] 本文分析了加強上行文審核把關的必要性，對文秘部門在上行文審核把關中應把握的重點進行了剖析，并提出了做好審核把關的具體措施。 [關鍵詞] 公文 審核 把關
一、什么是上行文，上行文的用途 公文按其行文方向，可分為上行文、下行文和平行文。上行文指下級機關、組織向其所屬的上級機關、組織行文，也可以是向有業務指導關系的上級部門行文，例如市級政府向具有領導關系的省級政府行文，省級政府工作部門向具有業務指導關系的國務院工作部門行文都是上行文。 上行文的文種有3類：“請示”、“報告”、“意見”。 “請示”，適用于向上級機關請求指示、批準。“報告”，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。 “意見”是2000年發布的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)新增加的文種，作為上行文，適用于對重要問題提出見解和處理辦法，供上級機關決策參考，也可以報請上級機關請求批準或批轉。
二、對上行文審核把關的必要性 首先，省局領導同志對公文處理工作非常重視，多次作出重要批示，2011年3月14日，袁崇仁局長在一份文件上批示“請辦公室下決心抓一下公文的規范，避免出現差錯”。4月23日，袁局長又批示“請辦公室注意規范這方面的工作，要嚴格要求，經常指導”。7月30日，袁局長批示“在這方面要很好的把關，凡是不符行文規范的堅決退回”。省局領導在這樣短的時間內3次對公文工作作出批示，足見對這項工作的重視。我們要認真學習領會，把領導的要求貫徹到公文審核把關工作中去。 其次，從公文的定義來看，公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務管理的重要工具。這個定義至少體現了公文2個鮮明的特點：一是具有法定效力，公文印發后，各級機關要認真學習并遵照執行。二是具有規范體式，包括紙張的規格，數字的寫法、標點符點的用法都有嚴格的規定，必須正確使用。文稿審核是公文處理的一個重要環節，如果沒有人來審核和把關，公文的質量是很難保證的。再者，向上級機關報送公文，更是一件非常嚴肅的工作。如果一份上行文陳述不清，請示事項不明確、具體，往往會給上級機關批準、答復帶來一定難度。如果該用請示的用了報告，或者格式不規范，被上級機關作退文處理，既耽誤了時間，更有可能誤事，給工作帶來一定程度上的被動。 再次，從各單位上報省局的文件看，還存在不少問題。比如有的文件不符合行文規則，有的文件不夠規范，請示報告不分，報告中夾帶請示事項，上報文件沒標簽發人等。有個別文件印制、裝訂不符合要求，甚至還有未加蓋公章就報出的文件。綜上所述，對上行文加強審核把關十分必要。
三、上行文審核把關中應注意的問題 《辦法》第四章第二十七條規定：“公文送負責人簽發前，應當由辦公廳(室)進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文
的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。”
1、是否確需行文向上級機關行文，一般有以下幾種情況:一是工作中不能自行決定重大問題，需要上級機關批準的，如請求將河口模型建在東營市的請示;二是審批權限在上級機關需要上級機關審批的，如防洪工程建設初步設計、詳細設計的批準，國有資產“非轉經”手續等，都需要請求上級批準;三是例行的工作總結報告或領導安排上報的,前者如每年需要向上級報告防汛、防凌工作情況，后者如局領導研究決定上報的黃河三角洲考察報告、汶河流域考察報告等;四是上級有明確要求上報的，如2011年全河工作會議上黃委李國英主任要求委屬各單位上報創新體系意見;五是對工作中的重大問題提出見解和意見，供上級機關決策參考，對南水北調東線工程利用東平湖作調蓄水庫的意見等。 無論何種情況的上行文，都要認真審核其有無必要行文，也就是說向上級行文的理由是否充分，不能來文即核，核后即報。凡上級有明確的規定不允許的，就沒有必要再行文請示。比如，關于單位購置配備工作用車問題，什么級別的單位、領導配備什么標準的車輛，上級規定的比較明確具體，如超標準購置車輛，就不要行文請示了;再如省局有規定局領導一般不參加局屬單位召開的專業性會議，那么市局召開有關會議也必要行文請省局領導參加。如果確需行文，還要考慮是書面行文還是采取其他方式，能用口頭、電話、傳真等解決問題的可不再行文。在這一點上審核人員要敢于負責，嚴格把住行文關。
2、行文方式是否妥當(1)行文名義是否準確。一般情況下，對于一些全局性的重大問題，需以本單位的名義向上級機關行文，如向上級黨委部門報送公文，需以本單位黨組織的名義行文。對于請示上級機關主管部門職權范圍內的具體問題，可以本單位部門的名義用便函直接報主管部門處理，但切不可用便函的形式直接向上級機關請示。 (2)文件形式是否妥當。一般上行文要用有紅頭、有發文字號和簽發人、格式規范、齊全的正式文件。但在實際工作中往往有的單位不用正式文件，如向領導同志報告其交辦事項用“呈閱件”、“參閱件”等，這種形式上級主管部門已多次要求禁用，應改用正式文件的形式。
3、是否符合行文規則(1)不越級行文，不橫向請示。上行文的主送單位必須是與制發機關有隸屬關系的直接上級機關。雖是上級機關但不是直接隸屬關系的不應直接請示、報告，否則即成為越級行文，上級機關對越級行文原則上不予受理。請求平行或不相隸屬的職能部門審批其管轄范圍內的事項，不應使用請示，正確的方法是使用“函”。例如黃河部門建設防汛指揮中心，其規劃就需要地方規劃部門批準，因河務部門與規劃部門是不相隸屬關系，應行函申請批準。 (2)不多頭主送，不送領導同志個人。上行文主送機關一般只有一個，那就是制發機關的直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關行文，應分開報送較妥。如內容涉及的其他單位，通常采用抄送的形式。除特殊情況上行文一般不應直接送領導同志個人，更不能向有關領導多頭分送。因
報的文件忘記加蓋印章的。這都是組成部分不全的問題。 (2)公文組成部分標識是否規范。這方面的內容較多，如引用公文，正確的方法是先引標題，后引發文字號，發文字號在標題后用圓括號括起來。不可只引標題，或只引發文字號。文件中經常出現的日期，應當寫明具體的年、月、日，盡量少用“今年”、“明年 ”等詞語, 年份要寫完整 ,如:“XX年”,不可寫成“01”年。文中結構層次序數,第一層為“
一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。 “(一)”不加頓點或逗號,“1.”中使用圓點,不要寫成頓號等等。
四、怎樣做好上行文的審核把關一是提高對文稿審核把關工作重要性的認識，進一步增強做好工作的責任感和自覺性。從大的方面講，公文處理是為治黃中心服務的一項重要工作，這項工作的好壞，直接關系到水利部治水新思路、黃委重要工作部署的及時傳達貫徹，直接影響到各項工作的開展與治黃事業的發展。從小的方面說，文件代表一個機關的形象，不僅反映機關的工作質量和效率，而且也反映出其工作人員的綜合素質和政策水平。公文處理工作做得好，對于保證機關政令暢通、協調運轉，推動機關工作規范化，促進機關工作上水平，也將起到積極的作用。從事文稿審核把關的同志一定要把這項工作提到與治黃中心密切相關的高度，我們進一步增強責任感、自覺性，不遺余力地去把工作干好。 二要加強政治業務素質的學習，樹立創公文“精品”的意識。文稿審核把關是政策性、業務性都很強的工作，只有學好理論、掌握政策、熟悉業務，才能在審核把關中提出建設性的建議和意見。為此，要認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，學習黨的路線、方針、政策，不斷提高政策水平和理論水平。要潛心學習、鉆研《辦法》和上級及本單位有關公文處理工作的規章制度，對文種的適用范圍、行文規則、公文格式等相關的公文業務知識要有深刻的理解，做到入心入腦，了然在胸，運用自如。要干一行，愛一行，專一行，精一行，努力成為“辦文專家”。要舍得在文件的審核把關上傾注心血，做到鍥而不舍，精雕細刻，精益求精，努力創公文精品，出精品公文。 三是樹立文秘部門審核把關的權威。在文稿的審核把關中要善于發現問題，提出問題，但解決問題要依靠業務部門。因為業務部門的干部是業務工作的內行，要虛心向他們請教，充分尊重他們的意見。但是必須認真貫徹執行《辦法》和上級及本單位有關公文處理工作的規章制度，要堅持原則，做到該堅持的標準不能降低，該規范的格式不能遷就，該履行的程序不能簡化，對收到的明顯不符合擬文要求的文稿，要退回主辦部門重新起草。同時，還要充分發揮在領導身邊工作，了解的情況多的優勢，學會站在全局的角度去思考問題、分析問題，修改文稿要努力爭取充分體現領導的意圖,這樣審核修改的文稿才能讓領導滿意,讓擬辦部門佩服。文秘部門審核把關的權威性只有在堅持原則并發揮自身優勢的基礎上才能真正得到
確立。 四是要有敬業、奉獻、創新的精神。文稿審核把關工作量大，標準要求高，做好了領導很少表揚;把不住關出了問題，就要受批評。既然從事這項工作，就要嚴肅認真，一絲不茍，勤奮工作，把工作干好。要堅決擯棄那種認為審核把關就是“管管標點符號的錯誤思想”，要把這項工作看成個人建功立業，施展才華的手段。審核把關工作非常辛苦、清苦，有時為改動一個字、一個標點符號都要斟酌半天，有些急文往往周未臨下班才送來，加班加點也是常有的事，需要從事這項工作的人員發揚無私奉獻的精神，任勞任怨，淡泊名利，耐得住寂寞，禁得起誘惑，在平凡的崗位上做出不平凡的業績。要有創新的精神和勇氣，結合工作實際，多思考、多鉆研、多探索改進工作的方法和措施，不斷提高工作水平。原文發表于<現代文秘>2011年7期
第二篇：公文報送和審核工作規范
做好公文處理工作，使之按規范化、科學化程序運作，對于推動各項工作的開展具有非常重要的作用。為適應新時期黨政機關工作的發展需要，進一步嚴格公文報送和審核程序，切實提高辦文效率和質量，確?？h委、縣政府決策部署的貫徹落實，根據《中國共產黨機關公文處理條例》有關規定,結合工作實際，特制定本規范：
一、關于公文報送工作
(一)向縣委報送的文件，必須經過本單位主要負責人審核、簽發，并加蓋單位公章后上報。
(二)報請縣委審批的事項，凡涉及其他部門職權的，主辦部門必須主動與相關部門充分協商，搞好會簽或聯合報縣委審批。部門之間有分歧的，主辦部門應列明各方理據，提出辦理建議，與相關部門有關負責人會簽后報縣委審定。
(三)縣委辦秘書科是公文運轉的承辦部門，負責公文的收文、登記及傳送等工作。各鄉鎮、各部門報請縣委審批的公文，由縣委辦秘書科收文登記后，按照縣委領導同志分工呈批，并根據縣委領導批示意見轉請其他縣領導核批。除特別緊急、重大突發事件和保密事項外，各鄉鎮、各部門不得將報請縣委的公文直接報送縣委領導本人，更不允許多頭分送。凡違反上- 1 -
述程序直送公文的，秘書科不負責公文的跟蹤辦理，不補作公文登記，造成的相應后果由直送單位(人)自行承擔。
(四)報送縣委的請示事項應一事一文，并在附注處注明聯系人的姓名和聯系方式。請示事項中如涉及其他文件、縣領導批示、重大事件及相關政策法規等內容的，應連同涉及文件復印件、縣領導批示復印件、事件背景材料及相關政策法規附在原件后一并上報。
(五)邀請縣委有關領導出席本鄉鎮、本部門會議、活動的請示，要事先溝通，并將會議、活動方案附上，需要領導講話的，要將代擬稿一并上報。
(六)各鄉鎮、各部門管理的機構和下屬部門原則上不可越級直接向縣委請示和報告工作。比如：各村(社區)、學校、醫院等確需提請縣委審批答復的事項，一般應由主管單位向縣委行文報送。
(七)對縣委領導明確要求有關鄉鎮或部門辦理的批辦件，相關單位應指定專人到縣委辦公室領取《縣委領導批辦件承辦通知單》及批示件，根據領導批示和《縣委領導批辦件承辦通知單》擬辦意見抓緊辦理，并按時限要求及時反饋落實情況?？h委領導批示給多個部門的，部門之間要積極配合，主辦部門要主動與其他部門溝通、協商，并負責匯總上報辦理結果。確因特殊原因需要較長時間反饋辦理情況的，要及時報告辦理進- 2 -
展情況。
二、關于部門代擬文稿的審核工作
(一)代擬文稿的起草
凡屬于部門主管范圍內的工作確需以縣委名義行文時，必須經縣委領導授意。主辦單位領導要親自主持研究起草，并進行嚴格的文字把關，其中，涉及兩個以上部門時，由一個主辦部門牽頭，共同起草，并實行會簽制度，然后送交縣委辦綜合科審核。
(二)代擬文稿的內容要求
1.要符合黨的路線、方針、政策、法律、法規以及上級領導機關的有關指示、規定。
2.要緊密結合XX實際，完整、準確地體現發文機關和領導的意圖。
3.要注意各項政策的穩定性、連續性，過去的有關規定已不適應形勢發展的要求而需要改變時，應作出說明，不能一味照抄照轉。
4.要站在全縣大局的高度起草文稿，不能只從本部門利益出發。
5.要重點突出，觀點鮮明，內容充實，結構嚴謹，條理清楚，文字精練，表述準確，符合語法、修辭和邏輯要求。
6.要合理使用文種，使公文的名稱符合行文規則，并與公- 3 -
文表述的內容、要求相一致。
(三)代擬文稿的送審程序
1.部門代縣委或縣委辦起草、擬以縣委或縣委辦名義行文印發的文稿(含批轉件)，送審前部門主要負責同志要簽字(簽字內容包括該文是根據縣委的哪個會議議定的事項或縣委的哪位領導的意見起草，呈送哪位領導審閱等)，然后送縣委辦綜合科進行審核。
2.需要相關部門會簽的，送審前要自覺履行會簽手續，必要時附上文稿涉及的有關資料和簡要說明材料。
3.經縣委辦綜合科按公文校核程序進行審核后，擬稿單位進行修改，由縣委辦秘書科呈送所涉工作分管縣領導審批，然后由縣委辦綜合科復核，并送縣委辦分管副主任審核，再送辦公室常務副主任審核，然后報縣委常委、縣委辦公室主任，由常委辦公室主任簽發。
4.擬以縣委、縣政府或以“兩辦”名義聯合行文的文稿，起草部門要先送縣政府辦綜合科審核后，再送縣委辦綜合科審核。
5.送審文稿必須經過微機處理，打印成清樣，而后認真填寫公文審批箋，注明文稿名稱、緩急程度、行文范圍、部門主要負責人意見等。
(四)代擬文稿的格式
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1.頁面設置：紙型A4，上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm，行間距4.3mm，每頁排22行，每行排28個字,對齊方式為兩端對齊。
2.發文字號：發文字號由發文機關代字、年份和序號組成，用3號仿宋體字，居中排版;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“„ ?”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。(例：定辦字„2010?1號);發文字號處在紅色反線之上2mm處。
3.標題：紅色反線下空2行，2號方正小標宋簡體字，可分一行或多行，居中排版;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
4.主送機關：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。
5.正文：主送機關下1行，每自然段左空2字，回行頂格;文內一級標題用3號黑體字，二級標題用3號楷體字，正文用3號仿宋體字。
6.附件：公文如有附件，在正文結束后空一行，左空2個字，用3號仿宋體字標識，“附件”后標全角冒號和附件名稱，附件名稱后不加標點符號。所列附件與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格用3號黑體字標識“附件”。有序號的標識序號，附件序號和名稱前后標識要一致。
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7.版記：位于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。(1)主題詞：“主題詞”用3號黑體，居左頂格，后標全角冒號;詞目用3號方正小標宋簡體字;詞目之間空1字。(2)印發機關和印發日期：在主題詞下占1行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字、印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字。(3)印刷份數在印發機關、印發日期下占1行位置，用3號仿宋體字，居右空1字，用小括號“( )”括入。(4)版記中的反線：主題詞和印發單位、印發日期下各加一條反線，寬度同版心。
8.頁碼：用4號阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行位置，印刷時單頁碼居右，雙頁碼居左。數碼左右各放一條4號一字線，兩條一字線中間標數碼。
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第三篇：公文審核
公文的審核,是公文稿付印之前的全面審核、把關,是各級行政機關的文書處理綜合部門的核稿人員對承辦處、科(室)草擬的文稿和部門代擬稿的審查、核對、把關,并提出審核意見或寫明審核情況,最后呈領導人審簽的全過程。公文的審核,是公文制作過程中承上啟下的中間環節,它不僅僅是對文字、格式校核的把關,更重要的是確保黨和國家的法律、法規、方針、政策和上級的規定以及領導意圖的準確體現,直接為領導決策服務。因此,公文的審核是確保公文質量的一個重要環節,是一項非常細致而又嚴謹的工作。它要求公文核稿人員以高度負責的態度,對文稿從內容、文種、格式到會簽手續等方面嚴格衡量,逐字逐句審核,嚴格把關, 杜絕不準確、 不規范的文件印發。審核的總的要求是:全面審核,認真負責,仔細推敲,反對粗枝大葉,反對官僚主義、文牘主義,努力使文稿準確、全面、完整。
公文審核應注意的六個方面 (一)是否需要發文。
在實際工作中，存在著以下幾種不必要的發文。
1、為應付上級而發文。對某些工作,上級已發文,下級只需貫徹執行即可。但由于一些地區和部門把是否行文納入了目標管理,就逼得下級發“應付文件”。
2、為搪塞下級而發文。一些地方和部門為向上級表明重視,便對上級下發的文件依樣畫葫蘆,再發一個內容雷同、全無新意的文件,以便對上對下都有交代。
3、屬部門職權范圍內的事、專業會議紀要、不成熟的文件以及可以口頭或用電話等其它方式處理的事項,可以不另行文。
(三)涉及有關部門和地區的問題是否協商一致。 一些文件內容政策性強、涉及面廣,其貫徹實施需要得到有關地區和部門的配合與支持。辦文機關不主動與涉文地區或部門協商、會簽,也不送有關領導審批,便草草發文,造成認識不統
一、意見不一致,在實際工作中難以貫徹落實。因此,凡未經協商的,應退回來文單位重新會簽。如協調中不能取得一致意見,應將分歧意見如實匯報,并由主辦處、科(室)在擬辦中提出建議和意見,一并報請有關領導同志審定。
(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明確具體、切實可行。對含混不清、模棱兩可或者脫離實際、過于繁瑣之處,應與報文單位研究修改。
(五)引文是否無誤，引文方法是否規范，文字表述是否準確、嚴密、簡練，標點是否正確，文件格式是否符合有關規定。
(六)凡需提請一定會議審定的文件，應提出交何種會議審定的建議，報請分管領導審閱后，列入議程。公文審核應把好“四關”具體來說，公文審核應把好：政策關、文字關、格式關和程序關。
(一)政策關。公文作為傳達政令的工具，它本身就具有強烈的政治色彩，要求公文處理部門在公文的審核把關中要講政治。要求公文的審核人員要強化政治觀念、政策意識，把好政策關。
1、審核公文所反映和體現的基本立場、觀點，所提出的意見、措施、辦法和要求，以及所得出的結論，是否符合黨和國家的有關方針、政策、法律、法規、規章以及上級的指示、決議，同現行有關規定有無矛盾。
2、對于因情況變化而需要對原有政策作出變更或提出新的政策規定的，應與有關部門協商并就其必要性、可行性作出文字說明，同時在表述上注意前后之間的銜接，并要求有關部門附上原有政策規定的文件材料，供審簽領導把關。
3、文稿中的內容有無政策界限不清，或把政策界限規定得過死、過寬的情況。有沒有黨政不分、內外不分的問題。
4、文稿中的觀點、提法是否正確，提的意見、辦法是否符合實際，有無主觀武斷、片面的或者絕對化的問題。
5、文稿中所下的結論是否恰當，理由是否充足，收文機關是否能接受，文稿中下的結論涉及到其它部門是否經過充分的研究商討，意見是否統一等等。如果公文內容與法律、法規和政策不一致，審核人員就應提請起草單位弄清情況，根據法律、法規和政策會同有關部門協商修改。
(二)文字關。公文是一種通過文字來傳達政令的重要工具，它依賴于文字的準確、簡潔和明白的表述。同時，公文又是一種特殊的文體，有它的常用字句和固定的書寫方式。因此，公文的審核中，對文字的要求是嚴謹而細致的，要求審核人員以一絲不茍、嚴肅認真的科學態度，字斟句酌，錘煉文字，力求使文稿準確運用公文語體，達到以記述為特征，以實用為目的，把準確性、簡潔性作為最基本的要求，使每一個字都有每一個字的作用，每一句話都有每一句話的力度。
1、語言表述應準確、簡潔和明白。
準確。就是要求文稿準確傳達政令，如實反映情況，確切體現公文的內容和基本精神，觀點明確。
簡潔。要求文稿的用語要精煉。要用較短的文字簡明扼要、準確地表達豐富而深廣的內容，力戒穿靴戴帽。 要提倡寫短文，反對空話、套話。
明白。由于公文是用來傳達黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示、答復問題，指導、布臵、商洽工作以及報告情況、交流經驗的重要工具，因此，要求文稿在表述上必須明白易懂，直達其意，不渲染，清楚明白。
2、篇章結構。要求文稿的層次清晰、條理清楚，中心明確，重點突出。必要時，要忍痛割愛，對文稿材料進行增刪和改換，即刪掉多余的段落，增補新的材料，增加某些引文。要從大處著手，統觀全篇，注意內容和形式的統一，統盤考慮和處理文稿，防止顧此失彼，破壞公文結構的整體性。
3、邏輯。要求概念準確、判斷恰當、推理嚴密、合乎邏輯。
4、語法修辭。用詞要合乎語法規范，句子通順、完整;無錯別字、生僻字、怪字;無錯用數碼、標點符號;無濫用省略和簡稱。
(三)格式關。由于公文是一種具有特定體式的文章，因此，起草公文和審核公文都要注意體式，使其合乎公文體式的要求。對公文體式的把關是一項重要的、規范性很強的工作。要求審核人員在工作中發揚嚴謹細致的工作作風，對每篇文稿都要從標題、發送范圍、正文、附件到成文日期和落款，進行嚴格細致的審核，只有這樣，才能做到不規范文件不出手。審核人員要依據《國家行政機關公文處理辦法》、《四川省國家行政機關公文處理實施細則》和《成都市國家行政機關公文處理實施細則》確定的原則規范文稿的體例格式。
1、行文名義是否得當，在行文名義上，一些部門或起草單位為提高文件 的規格往往不需要政府或政府辦公廳(室)發文的，卻要求以政府或政府辦公廳(室)發文，影響了政府公文的權威性，審核時需要注意把關。
2、公文使用是否合適。在行文中，“請示”、“報告”不分，或“請示報告”連用的情況常常發生。審稿時需要認真閱讀文稿內容，審核文種使用是否恰當。
3、標題有無毛病。按照規定，標題必須由發文機關、事由、文種三要素組成。但 是在行文中，往往容易忽視“發文機關”、使標題不完整，需要審核人員及時補充完善。
4、發文字號是否準確。
5、發文機關是否準確。
6、會簽中部門印章、領導簽字是否齊全。
7、有無附件，附件名稱前后是否一致。
8、涉及緊急或秘密事項的文件緊急程度或密級的標定是否恰當。一些辦文的同志往往把需要印刷部門盡快印出來的文件標注為“急件”。這種隨意性的標注“急件”往往造成公文運轉中急與不急的混淆，反而會誤大事。因此，“急件”的標準應根據文件內容的緊急程度來定，而不應隨意標注。
9、人名、地名的引用是否準確。人名、地名的引用應準確無誤。在審核文稿中，對涉及政策性、法規性的問題核稿時往往是比較謹慎的。而對于人名、地名等卻往往容易忽視。如從人名來說，如果是眾所周知的名人、領導，一般不容易出錯;而對不熟悉的人名及其單位，如不認真核對，很難保證不出差錯。這就需要我們在核稿時，要再次核對，甚至找起草單位核對，盡量避免出錯。
10、數字的審核。一是要求準確;二是要規范。按照有關規定，除成文日期、部分結構層次序數的慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它數字用阿拉伯數字書寫。審稿人員在核稿時，應按規定進行規范。
11、公文的引用。引用公文應當是先引標題，后引發文字號。公文的引用，首先 的要求是準確;其次是要規范。如果僅引用標題，或者僅引用文號，或者以公文的發文時間代替發文字號都是錯誤的。核稿人員對文稿部門要提出“補齊”的要求。
在具體審核中，要認真核定。對不符合要求的文稿，要及時增補或更換，必須完整、準確后才能正式發文。
(四)程序關。政府部門擔負的公文處理工作，任務繁重，要求高，責任大。辦文部門的同志在公文的形成過程中，文稿必須經審核人員的把關，然后按規定程序送分管領導簽發。
部門內部文件送審程序：
起草人員——本處(科)長——部門負責文書處理工作的處(室)——部門分管領導——部門主要領導(重大問題)。
政府辦公廳(室)對部門上報批轉文件的送審程序： 經辦人員——本處(科)長——辦公廳(室)文書綜合部門——分管秘書長——分管文書工作的秘書長或辦公室主任——政府分管領導——政府主要領導(重大問題)。
在文件送審過程中，屬于綜合性、全局性工作的文件，由正職或主持日常工作的副職領導人簽發;屬于涉及兩位或兩位以上副職領導人工作的文件，經有關副職領導人審查后送主管副職領導人或主持日常工作的副職領導人簽發;經政府常務會議或辦公會議研究決定事項的文件，由主持日常工作的副職領導人或分管副職領導人、秘書長(辦公室主任)簽發;
屬于政府授權以辦公廳(室)名義對下級政府、政府部門安排布臵工作和轉發本級政府職能部門公文的文件，由政府分管副職領導人或秘書長(辦公室主任)簽發;屬于辦公廳(室)職權范圍內的文件，由分管秘書長(辦公室主任)簽發。在領導審核中，領導人應明確簽署自己的意見、姓名和日期。
公文體式的準確規范，單靠核稿人員的把關是不夠的，還要強化擬辦同志的責任，嚴格按制度規范公文的審核把關。審核人員對把關中發現的文稿體式不合規范的錯誤及時通報擬辦同志，提出糾正建議，促進大家共同養成注重質量、講究規范的良好習慣，從而減少差錯，提高辦文質量和效率。
公文中的常見病例
(一)公文格式中的發文字號不規范 發文字號，由發文機關代字、年號和該的發文序號組成，位于文件版頭下方居中處，發文字號是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便于收文機關與發文機關進行聯系。
發文機關代字要選用能反映機關特征的兩三字，如中共成都市委用“成委發”、成都市人民政府用“成府發”。
目前，行政機關行文中，“發文機關代字”還有個約定俗成的特殊用法，即在發文機關代字中加進了函這一文種名稱。如國務院辦公廳和省政府辦公廳所發的正式公函，通常都編“國辦函﹝1999﹞xx號”或“川辦函﹝1999﹞xx號”。嚴格說來，函只是法定公文文種之一，但習慣上都把“批復”也作為函件對待，也編公函的發文字號。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發的批復，其發文字號也編“川辦函﹝1999﹞xx號”或“成辦函﹝1999﹞xx號”。年號用阿拉伯數字并應寫全，年號外須用六角形括號，如﹝1999﹞，不得寫為﹝99﹞。年號的位臵，應在機關代字與發文序號之間，不能放在機關代字之前或之間，如“成愛衛字﹝1999﹞40號”不得寫為“﹝1999﹞成愛衛字40號”或“成愛衛﹝1997﹞字40號”。
(二)公文標題的書寫不規范
公文標題是公文內容的綜合概括，位于文件版頭間隔橫線之下，主送機關之上。完整規范的公文標題應由發文機關、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關于加強城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發文機關，“加強城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。
公文標題的三個組成部分一般應當齊全，以使讀者一看就能對公文的制發機關、公文的內容和公文的性質與作用有個概括了解，給公文處理工作提供方便，有利于提高工作效率和質量。但我們在實際文書處理工作中?？吹竭@樣不規范的標題，“關于請示轉發國發﹝1997﹞14號文件的報告”，這是一個不完整的標題。一是沒有發文機關;二是公文內容不準確，讓人看了不知道國發﹝1997﹞14號文件是什么。將文件字號代替內容提要。
又如“xxx局關于xxx的請示報告”或“xxx局關于xxx的報告的請示”，此類標題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報告。
對三個以上單位聯合行文，由于發文單位多，標題可能很冗長，可采用兩個辦法使標題簡煉一些：一是使用各發文單位的規范化簡稱，如《市物價局市經濟委員會市計劃委員會成都電業局關于征收電網地方附加費的請示》可簡寫為《市物價局市經委市計委成都電業局關于征收電網地方附加費的請示》;二是使用概括法，將標題改寫為《市物價局等4部門關于征收電網地方附加費的請示》。公文標題必須簡明、準確地概括公文的主要內容，切忌冗長累贅、晦澀費解。標題中除法規、規章類的公文名稱加書名號外，應盡量不用標點符號。
(三)主送機關的寫作不規范
主送機關是指公文的主要收受機關，即需對本單位發出文件負責辦理、答復或遵照執行的對方機關，它位于標題左下方，正文之上。
請示一般只應寫一個主送機關，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個人，也不得將主送機關寫為“市委并xxx書記”或“市政府xxx市長”。如果同時主送幾個單位，就容易造成處理上的混亂和困難。
同級黨政機關確需聯合向上級黨政機關行文時，“報告”的主送機關一般用黨政機關的并列形式，如“市委、市政府”。“請示”的主送機關應就請示的內容性質分別確定，屬黨委職權范圍內的，主送機關應將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負責處理答復;屬政府職權范圍內的，主送機關應將政府列前，如“市政府并報市委”，由政府負責處理答復。
主送機關應寫機關的全稱。如主送機關的名稱較長，可使用通用的規范化簡稱，如“成都市經濟體制改革委員會”，可簡稱“市體改委”。普發性公文，有多個主送機關，書寫時可使用統稱，如對成都市的區(市)縣一級的政府，主送這些機關時，不可能一一列出這些機關名稱，可泛稱為“各區(市)縣政府”。
準確選定公文的主送機關，是文件發出能否得到及時處理的關鍵問題。要根據對方單位的職責分工和當前工作的實際情況主送文件。既要防止錯送、漏送，致使工作脫節，影響工作的進行;也要防止撒大網式的濫送，造成人力、物力和時間的浪費。
(四)正文中的寫作不規范
1、公文的引文不規范。引用公文時要先引標題，后引發文字號，如：“大邑縣人民政府《關于驗收村民的自治示范鄉鎮的請示》(大邑府發﹝1999﹞10號)收悉”。若用“大邑府發﹝1999﹞10號《關于驗收村民自治示范鄉鎮的請示》收悉”，就是不規范的引文。
2、日期的不規范用法。日期應使用阿拉伯數字，年、月、日應該要寫得完整規范。如“1997年10月1日”“若用“1997.10.1”或“97年10月1日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，則是不規范的表述。
3、公文層次的不規范。序號使用不規范，有的文件中用“
(一)”后又標“一”，有的用“
一、”后，下面的層次中直接用“1、”等等。正文部分是對公文內容的表述，需要使用字序符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“
一、“，第二層用“
(一)”，第三層用“1、”，第四層用“(1)”。每一層次序數用字，前后應當一致。
4、法定計量單位的不規范。如前用“畝”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“噸”，這種情況最好統一。計量單位最好前后一致。
5、簡稱的不規范。如“精神文明辦”有的簡稱為“精辦”，讓人不知所云。公文內使用簡稱，一般應先用全稱，并注明簡稱，如《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)。
6、附件的不規范。公文附件是附屬于公文的文件、材料、圖表、憑據等，用于補充公文正文的內容，位于正文之后，發文機關之前，另起一行，行前空兩個字書寫。有附件的公文，一定要具體寫明附件的名稱和件數。如有兩個以上附件，應標明序號，不得籠統寫為“附件如文”或“附件x件”。否則會給公文的收發、辦理和整理、立卷等帶來麻煩。一旦公文的正件與附件分開，就難以查對收齊。
7、發文機關落款不規范。政府機關發文的落款，標題已標明發文機關的用機關印章代替機關署名，不再寫發文機關名稱。有的公文正文占滿了頁面，發文機關必須標注到下一頁上，以前是在下頁發文機關署名或蓋章之前空白處注“此頁無正文”，現在不能了。
8、成文日期的書寫不規范。成文日期應該標明公元年、月、日，一律用漢字小寫數碼書寫，不使用阿拉伯數字。年、月、日要寫全，不得將“一九九二年一月八日”寫為“一九九
二、
一、八”或將“一九九二年”簡寫為“九二年”;也不得只寫月、日不寫年;“三十一日”和“二十五日”不得寫為“卅一日”、“廿五日”。
9、抄送機關的書寫不規范。根據國家技術監督局的要求，為簡化和規范公文格式用語，無論對上級、平級或下級，抄送機關標注用語可一律用“抄送”，不再使用“抄報”，也不使用“抄發”。抄送機關可按上級、平級、下級的順序排列。
(五)行文的不規范
越級行文是指下級機關越過直接上級機關向更高一級的領導機關直至最高領導機關行文。下級機關除以下幾種特殊情況外，一般不要越級行文。
第一，情況特殊緊急，逐級上報會延誤時機和造成重大損失時;
第二，與直接上級機關發生分歧，無法解決，或經多次請示直接上級機關長期未予解決時;
第三，上級機關越級交辦并指定越級上報某些事項時; 第四，檢舉、控告直接上級機關時;
第五，需直接詢問、答復、聯系某些具體事項時;
第六，反映或處理不涉及直接上級機關職權范圍的偶發事件或問題時。 除檢舉、控告外，越級行文應抄送被越過的直接上級機關。
(六)文種的使用不規范
在文書處理工作中，我們常見到這樣的情況，就是“請示”和“報告”的寫法混淆，該寫“請示”的，寫成報告;該用“報告”的，寫成請示。造成這種情況的主要原因，主要是對“請示”和“報告”的相同點和區別認識不清。
“請示”與“報告”相同之處有四：
第一， 都是上行文。
第二，都包含有匯報情況或反映問題的內容。
第三，都能起下情上達的作用。
第四，都有主動爭取上級機關指導與幫助的作用。但“報告”與“請示”在使用上，仍然是不容混淆的兩個文種。
“報告”與“請示”的主要區別在于：
1、報送目的不同。“報告”主要是讓上級機關了解情況、掌握動態，而不要求立即得到上級的具體指導和幫助。“請示”雖然一般也要匯報工作中的情況或問題，但這種匯報的直接目的，是要立即得到上級的具體指示或批準。
2、兩者性質不同。“報告”屬陳述性公文，具有備案性質，一般不需要上級機關答復。“請示”屬請示性公文，是請示上一級機關批準或解決某一事項、某一問題并需上級機關作出答復的。
3、內容重點不同。“報告”側重寫情況和意見，涉及的內容比較廣泛(可不限于一件事、一個問題)，行文較長，內容多是已經實施的事項或已發生的事情。“請示”著重寫的是某一件事情或某一個問題(即“一事一請示”)，行文較簡短，內容都是尚未實施的。
4、報送時間不同。“報告”是在事后或事中報送。“請示”必須在事前報送。
使用“請示”，要防止兩種片面傾向：
一是濫用“請示”，事無巨細，通通“請示”，把矛盾上交;
二是忽視“請示”，超越職權，不經“請示”，擅作主張。 “請示”要嚴格執行“一文一事”的規定，以免造成閱批和處理上的困難，影響公文處理的效率和質量。
運用“報告”這一文種，應當注意“報告”中不得夾帶“請示”事項，以免貽誤工作。“報告”的主要用途是供上級機關了解情況。呈送“報告”，不能要求上級機關給予批復。因此，不能把“請示”結尾的請示用語用于“報告”的結尾。例如執行“報告”結尾不宜用“以上報告當否，請批示”，“以上報告妥否，請指示”之類用語。一般都用“特此報告”，“專此報告”或“以上報告請審閱”等語作 結尾。
(七)寫代擬稿的注意事項
部門請示政府批轉的報告和發文代擬稿。涉及有關地區或其它部門工作，事前未協商且無會簽意見的，代擬稿未打印的，無報送說明的就要求政府給予發文的，應一律給予退回。
第四篇：談談公文文稿的審核
公文文稿的審核是文稿送交領導人簽發前的關鍵性程序。它前承擬稿環節，后啟簽發環節，在整個公文處理過程中有著十分重要的地位，直接影響著公文的質量。公文文稿的審核工作一般由辦公室主任或經驗豐富、水平較高的文字秘書負責，主要對文稿內容、政策界限、事實數據、實施舉措、決策意圖、條理結構、文字表達、行文程序、公文格式等方面進行全面的審核。
結合公文處理的實踐，本文就機關單位的公文審核，從以下八個方面提出了具體的審核重點和審核標準，以就教于大方之家。
一審政策界限準確與否
就具體的機關單位而言，公文是機關單位各種決策及其實施措施的載體，其內容既要對上級機關負責，又要對下級單位負責。對上級機關負責，就是說其公文承載的任何決策必須與國家的方針、政策及其上級機關的指示相一致，必須與國家的法律規定相符合，任何矛盾或不一致之處都必須堅決予以修正，否則，即使已經分發出去的公文也是難以生效的。對下級單位負責，就是說其公文內容必須與下級單位的實際情況相協調，其決策及其實施措施必須對下級單位的工作有具體而實在的指導意義。
在具體的公文實踐中，我們發現下級機關單位的公文，能夠很好地維護上級機關的權威性，公文的內容與國家政策、法律及其上級機關的指示相一致，無矛盾之處。但自己機關單位制定的政策和實施意見，有時卻出現政策界限模糊、政策規定過死或過寬泛、政策前后矛盾等錯誤，給下級機關的執行帶來不少困難。
所以，公文的政策界限，必須從與國家大政方針的一致性和對下級機關單位的政策清晰度這兩個方面去審核，惟此，方能全面地吃準各種政策。
二審事實數據真實與否
公文是政策的載體，事實數據是決策的依據，那么事實數據的真實性就關系著政策的真實性與可行性?？梢?，符合實際的事實數據即真實可*的事實數據才是公文的真正生命。
凡公文涉及到的對具體人的評價，對工作的全面分析，都要運用辯證的觀點去審核，既看到長處也看到短處，既看到成績也看到不足，力求客觀準確。
凡公文涉及到具體事情的發生、發展和結果，一定要尊重客觀事實，保證真實地敘說整個過程，不護短，不溢美，一就是一，二就是二，堅決杜絕情感偏差，克服主觀傾向，還事實以真面目。
凡公文涉及到的具體數據，一定要來之有據，查之有憑，不可以想當然地預計，也不可以主觀地估摸。即使是細微的浮夸也會給機關單位，甚至給國家造成不應有的損失。
三審實施舉措可行與否
實施措施是公文的主體所在，在公文中占有較大的篇幅，當然是公文審核的著力點之一。
實施措施的審核應當從三個方面把握：公文所列措施內容是否切實可行，各種措施的依據是否真實充分;各種措施之間是否符合邏輯，各種概念是否恰當周延;各種措施或具體事項由哪個部門執行，誰是負責人，怎樣執行，有怎樣的期限和要求，這些情況交代得是否具體明確，是否會出現相互推諉扯皮的現象。
有了周詳恰當、切實可行、具體明確的實施舉措，就便于公文的運行，便于實施措施的貫徹執行。
四審決策意圖明確與否
決策既是集思廣益的結果，又是領導集體智慧的體現。從行政決策方面和行政執行方面看，領導意圖就是今后單位發展的大政方針。那么，公文文稿所承載的決策內容，一定程度上可以說就是領導的意圖，或者說公文承載的內容與領導意圖是完全一致的。因而，領導意圖體現的明確與否，也是公文文稿審核的主要方面。
決策意圖的審核應當把握兩個方面：要結合決策會議的記錄或者會后紀要，結合領導人的表述，力求使領導決策精神在公文文稿中得以充分展現;要審核公文的引文和引言部分，保證領導的決策表述原汁原味、不差分毫。
一定條件下，可以說符合了領導的意圖，也就保證了公文觀點的正確，保證了決策意圖的鮮明體現。
五審結構條理清楚與否
公文的實用性相當強，所以，公文必須能收到這樣一個效果：人們閱讀完公文以后，就知道干什么，怎么干，什么標準。這就要求公文的表述一定要特別地清晰。這樣，結構與條理在公文中的重要性顯得尤為突出，公文的結構必須嚴謹，條理必須清楚。
公文一般采用“憑——析——斷”的結構，“憑”是公文的目的，常用“為了”、“依據”、“遵照”等詞語，表述清楚行文的根據和目的;“析”是公文的主體，具體安排任務，部署工作，是公文的核心部分，占有比較大的篇幅;“斷”是在公文最后提出的希望和要求，起強調作用。這樣的結構布局已經成為了固定的式樣，較為周密嚴謹。公文主體部分的容量較大，篇幅較長，很容易理不出頭緒，造成模糊不清的現象，影響公文內容的表達。因此，這一部分審核的重點就是公文主體的條理性問題，我們提倡用結構層次序數的辦法，做到條理清晰，結構嚴謹。條理清晰的公文，會給我們領會公文精神，實踐公文內容帶來許多的便利。
六審文字表達得體與否
審核公文文字表達的工作量很大，常從義的表達和形的表達兩個方面去審核。
審核義的表達，主要包括四個層面：措辭是否準確，表達是否周密，文字是否流暢，文件中的觀點、思想、意見和主張是否得以完整體現。文從字順，準確簡練，通俗易懂，語言得體是這一層面的審核標準;文句段落的內容是否符合邏輯，文句段落之間是否具有張力，這是公文真實性的保證。一般不使用積極修辭，若有必要使用，則必須恰當，以能有力地表現主旨、服務于文稿內容為標準。
審核形式的表達，主要包括三個方面：看使用的標點符號是否合適，有無濫用和省略，要避免通篇一逗到底的現象，做到使用標點符號正確、規范;必須消滅文稿中的錯字、白字、生僻字等現象，尤其避免在關鍵地方出現錯別字;相關法規對公文的文面書寫有一些具體規定，一定要得到貫徹。
七審行文程序恰當與否
確保行文程序的合法性，保證行文手續符合要求，是公文審核的又一重要內容?！秶倚姓C關公文處理辦法》已就“行文規則”和“發文辦理”作了明確的規定，這也自然成為審核行文程序的兩大標準，具體審核可以參照辦理。這里扼其要而述之：
要從實際效用的角度出發，審核行文的必要性，確有必要方可行文。
要從機關單位的隸屬關系和職權范圍審核行文關系。
要從公文制發的過程(公文制發過程為草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等)審核行文的程序。
要從行文的目的、發文機關的職權與主送機關的行文關系審核行文方式。
八審公文格式規范與否
新的《國家行政機關公文處理辦法》施行已經5年多了，但基層機關單位真正能做到格式與新規定完全符合的公文的確不多，在公文格式的運用方面存在著一些疏漏，因而，公文格式的審核將是當前公文審核的一個重點和難點。
第五篇：怎樣把好公文審核關
趙繡雪
《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)，回應了多年來各地各部門的期盼，對于提高黨政機關公文權威，降低運行成本，提高工作效率，具有十分重要的意義?！稐l例》內容豐富，亮點很多，其中之一就是規定了“公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳(室)進行審核”，即“審核前臵”。作為一名多年從事文字工作特別是公文審核把關的人員，我對這一規定尤為贊同。這里，結合工作實踐，談談做好公文審核工作應當注意的問題。
一、注意提高三個認識
一是“審核”并非可有可無。公文代表著機關的形象，反映著機關的思想水平、工作水平和管理水平，也反映著機關的作風——文風，人們常常形象地把公文稱之為機關的“臉面”。公文如果出現了錯字、漏字、詞義表達不準確甚至扭曲原意時，就可能對公文的權威性、嚴肅性造成重大損害，甚至對貫徹落實工作部署和相關要求造成重大影響。審核文稿是機關公文處理工作中必不可少的重要環節，也是辦公廳(室)發揮參謀助手作用的重要體現。這項工作政治性、政策性、專業性和時效性強，對相關人員綜合素質提出了很高的要求，沒有一定的思想水平、政策理論水平、文字水平、經驗積累和強烈的責任意識，以及對語言文字的敬畏之心，是難以承擔起相關任務的。無論是對公文處理方面的規定掌握不全面，還是擬稿時從自身局部出發或者是對全局的情況不了解，都會出現形成的文稿站位不高、考慮不周、針對性和可操作性不夠強的問題。因此，要挑選站位全局、了解全局、相對固定、相對專業的人員來總攬把關，這樣才能保證公文質量，維護機關權威。
二是“審核”并非“校對”。“審核”包含“校對”又高于“校對”。“校對”側重技術性，具體、硬性要求多，如格式是否符合規范，標點符號使用是否準確，是否有錯字、漏字等;而“審核”側重思想性，強調從宏觀的角度，注重政治性和政策性，原則性、軟性要求多，如是否確需行文、文種使用是否恰當、內容是否符合黨的路線方針政策和國家的法律法規、所提出的措施和辦法是否切實可行、文中涉及其他相關部門的事項是否經過協調并取得一致意見等。審核不但要核“字”，更要審“事”，發揮的是參謀助手作用，實現的是以文輔政目的。記得幾年前，一份關于報送信訪法立法計劃的文稿送到我手里審核，我認真閱讀了國務院法制辦來文中關于報送立法計劃的相關要求，感到當時有關信訪立法的基礎工作還未開展，時機還不成熟，局領導層也未作出推動信訪立法的決策，一旦報出立法計劃，可能會造成工作上的被動。因此，我建議擬稿司室慎重考慮并報請局領導研究審定。最后，這個報送立法計劃的文稿撤銷，改為暫不申請立法項目的復函。所以說，如果只是把公文審核工作簡單地看成“找錯別字”，那就大錯特錯了。
三是“審核”并非一個人、一個環節的事。一般來說，每個單位都設有核稿崗位，但要保證文稿的質量，僅靠核稿崗位上的一兩位同志還不夠，而是需要文稿擬制每個環節上的每位經辦同志牢固樹立責任意識，嚴格按照公文處理有關規定做好相關工作。只有將核稿工作貫穿于公文起草、審閱、簽批、校核、印制、分發的全過程，只有每一位經辦的同志和審閱審批的領導認真把關，確保文稿在每個環節的零差錯，才能保證文稿的高質量。實際工作中，有相當一部分文稿出現問題，并非擬稿和審閱審批的同志水平低、責任心不強，而是缺乏相應的專業知識。因此，要加強公文處理特別是公文寫作和公文審核方面業務知識的專門培訓，幫助大家準確掌握公文寫作的基本技能、公文格式、行文規則，以及公文擬制中起草、審核、簽發等相關程序規定和要求，才能使每一位同志真正有能力把好自己這一關。
二、注意把住三個環節
一是起草擬制環節，既要避免張口就說、提筆就寫，又要避免粗心大意、丟三落四。有些同志在起草文稿時不假思索、不經推敲，速度倒是很快，就是質量不高，甚至鬧笑話。如，有位同志在起草函件時寫道：“請你們派人前往××同志家中，代表我們對××同志的逝世表示親切慰問，對其家屬表示沉痛哀悼……”令人啼笑皆非。還有的同志寫完稿子后，不認真校對，結果送到上一級領導手中的稿子錯別字連篇，處處“挖坑”“埋雷”“設套”，令人防不勝防。有的是字詞使用上的錯誤，如將“倍受鼓舞”寫成“備受鼓舞”;有的是同音字，弄混了詞意，如“豎起一個榜樣”，其中“豎”應為“樹”;有的純粹是打錯字，如將“銜接”打成“衍接”，“列席”打成“例席”，“梳理”打成“疏理”，“收集”打成“手機”;有的是多字或漏字，等等。起草文稿時，要想清楚再下筆，遇到把握不準的內容和字詞，要多借助“拐杖”，學一學文件、查一查字典、想一想規定，不要僅憑經驗辦事、僅憑感覺寫稿。遇到引用領導批示和原著、數字、日期、人名、文件名等，更要認真核對。我還清晰地記得多年前核過的一份關于申請用水指標的文稿，文稿不長，只用幾分鐘就核完了，沒有發現什么問題。正當我要簽字時，突然想起還沒有對其中的數字進行專門核對，經與擬稿的同志核對，其中的小數點整整差了一位!
二是審閱審批環節，既不能“撿了芝麻丟了西瓜”，又不能“抓大放小”。審閱審批文稿既要從大處著眼，又要從小處著手，既要審文稿的主題是否鮮明、思路是否清晰，又要看文稿的謀篇布局是否得當、觀點是否正確，還要看句子是否通暢、詞語使用是否恰當、標點是否規范，內容是否涉密、能否公開等。就公文審核而言，有時即便是一個小小的要素，把握不好，也會產生大的影響。記得有一次，一位領導同志的秘書給我來電話說，前一天晚上10點多，通信處給他打電話，請他回機關簽收辦理一份呈報領導同志的限時件，盡管累了一天剛到家，但他不敢怠慢，趕緊返回辦公室，可拆開一看，所收公文并非需要立即處理，頂多是一個“特急”件。他很委婉地建議，今后在呈報公文時，注意把握一下“緊急程度”。雖然這個件不是經過我核發的，但也給我一個深刻的教訓：核文無小事，除了要對文稿內容嚴格把關外，對密級、緊急程度、分送范圍、版頭使用、用印等相關要素的審核同樣不可忽略。
三是核稿校對環節，既要避免僥幸依賴心理和老好人思想，又要避免程序上的不到位。雖然文稿運轉到核稿環節時，已經經過層層把關，但最后的審核至關重要，不可忽視。如果認為已經經過幾個環節的審閱，不會出現什么錯誤;或者覺得審閱這些稿子的領導職務比你高，你提出修改意見會得罪人;或者任務很急，要求立即印發，為趕速度一目十行，甚至減免了核稿必需的程序等，就有可能出錯。有一次，我負責起草一份報中央領導同志的報告，時間非常緊急，局長和一名副局長都跑到我辦公室來，站在我身后指導直接在電腦上修改。修改完后，局長指示馬上打印。就在要用鼠標點擊打印選項時，我想到文稿還沒校核，便松開按鈕，用最快的速度開始校核。此時，我能感受到身后局領導焦急的目光，但我沒有時間解釋，全神貫注進行全文校核，當我把文稿遞到局長手里的時候，他贊許地說：“對待工作，就要這樣一絲不茍。”
核稿環節，無論遇到什么情況，都一定要嚴格對照核文的要求、內容和程序逐一校核，甚至在文稿清樣印出來后和文件材料封發之前還要認真細致地看一看，因為有時印制環節也有可能出錯，如用錯版頭、拷錯電子版文件、忘了用印等。只有這樣，才能確保把錯情最大限度地消滅在“出口”環節。
三、注意掌握三種方法
一是“看”。要把起草好的文稿多看幾遍，每看一遍都能發現文稿中的問題，從而不斷修改完善。那么，究竟看幾遍合適?魯迅先生曾說過“寫完后至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜。”可作參考。
二是“讀”。拿著文稿讀幾遍，讀著讀著，就能發現文稿中丟字落字、句子不通順、表述不準確、語言不精練等問題，從而細細推敲，使之更加精準。
三是“換”。換一雙眼睛看看，即請其他同志幫助審看。有時候文稿寫出來之后，起草人會出現“審看疲勞”的情況，這時，換個人看一看，能更加敏銳地發現被起草人忽視的問題。如果時間允許，還可換個時間再看，即把寫好的文稿放幾天再看，你就會發現原來覺得挺完美的文稿還有一些這樣那樣的瑕疵.甚至在此期間，你會產生新的靈感、新的思路，從而進一步豐富完善文稿。