第一篇：公文寫作常用格式
常用公文寫作格式
應用文書寫格式 1. 書信
(1) 稱呼：第一行頂格寫，后用冒號。
(2) 正文：另起一行空兩格。一般先寫問候語，再寫主要內容。 (3) 結尾：寫祝頌語。“祝”、“此致”等詞語可緊接正文之后寫，也可獨占一行，空兩格寫。“健康”、“敬禮”等用語要另起一行，頂格寫。 (4) 署名：寫在另起一行的偏右處。 (5) 日期：寫在署名下一行的右邊。
(6) 用語要簡潔得體、條理清晰，有真情實感 2.通知
(1)標題：第一行居中寫明“通知”或“關于xx 的通知”。 (2)稱呼：換行頂格寫明被通知方的名稱，后用冒號。
(3)正文：另起一行空兩格寫通知內容，如會議通知包括會議內容、時間、地點、出席對象和有關準備事項等。
(4)署名：正文下一行的右下方寫發出通知的單位或組織。 (5)日期：寫在署名下一行的右邊。 3. 啟事
(1) 標題：第一行居中寫明“xx啟事”。
(2) 正文：另起一行空兩格寫啟事內容，交代有關事情的原委和目的，提出要求和希望，說明有關注意事項及辦理程序等。有些內容則不應寫具體明確，如“招領啟事”中有關失物的詳情，以防冒領。 (3) 署名。 (4) 日期。
啟事不具備法令性、政策性、因而也沒有強制性和約束性。 啟事有招領啟事、尋物啟事、招聘啟事、征稿啟事等多種。 4. 申請書
(1)標題：第一行居中寫明“申請”或“xxx申請”，加上標明性質的字樣。 (2)稱呼：換行頂格寫接收申請書的單位名稱或領導同志姓名，后用冒號。
(3)正文：另起一行空兩格寫申請內容。內容應包括三個方面：第一，申請什么，要求批準什么;第二，提出申請的目的和理由;第三，表明自己的態度(或決心、愿望等)。 (4)結尾：寫表示敬意之類的專用語。 (5)署名。 (6)日期。
申請書與請柬、感謝信、倡議書等屬于專用信。申請書除第一行居中寫申請名稱外，其于部分與一般書信的格式一樣。請求的事情一定要寫明確，理由要充分，言辭也要懇切。 5. 廣播稿
(1)要通俗化、口語化。(2)簡潔明了。(3)生動活潑。 (4)音調和諧。(5)新、快、短。 6.說明書 (1)實用性。(2)科學性。(3)突出特點，強調特征。(4)用語通俗簡明。
說明書是一種實用性說明文體，常用于對工農業產品銷售、書籍資料出版及電影戲劇演出等等的說明介紹。說明書有兩種形式：條款式和短文式。 7.新聞
(1)標題：是新聞內容的提要。除正題外，前面可家加引題，后面可加副題。
(2)導語：開門見山，簡明扼要地寫出新聞事實或中心。有敘述式導語、描寫式導語提問式
1 導語等。
(3)主體部分：具體展開事實的敘述或進一步突出中心。新聞及時、準確地報道國內外新近發生的重要事件，一般篇幅較短?；疽厥菚r間、地點、事件等。內容必須真實，要“用事實說話”。 8.廣告
(1)廣告大致可以分為商業廣告和公益廣告兩大類。
(2)商業廣告由標題、正文、聯系方式三部分構成。正文應突出產品、企業的特點。 (3)公益廣告應突出主題的鮮明性、語言的文學性。 9.請假條
(1)標題：第一行居中寫明“請假條”。 (2)稱呼：第一行頂格寫，后用冒號。
(3)正文：另起一行空兩格寫請假內容，交代請假原因、請假起止時間、請求準假等。 (4)署名。 (5)日期。 10.倡議書
(1)發出倡議的根據，目的，原因 (2)具體內容和具體事項
(3)結尾寫出倡議書的決心和期望 (4)署名。 (5)日期。 11.請柬 (1)封面包括請柬二字及活動名稱，請柬二字字體較大，可進行藝術加工，如采用美術字體，增加裝飾圖案或燙金等。
(2)背面頂格寫被邀請者的姓名(或單位名稱)。
(3)正文主要交待活動內容(如慶祝會、聯歡會等)及活動時間、地點等。如果是邀請參加會議，應寫明會期、乘車路線等應知事項。
(4)應以“此致——敬禮”或“順致——崇高的敬意”等禮儀性語句結尾，最后應署名邀請者(或單位)的名稱及發請柬的時間。
(5)語言上除要求簡潔、明確外，還要措辭文雅、大方和熱情。 12.感謝信 感謝信
敬愛的xxx： 具體事件 感謝之情
參照《國務院公文處理辦法》及《公文寫作培訓讀本》
一、決定
(一)、分類 1.部署指揮重要工作的決定2.處理具體事項的決定 3.表彰或處分的決定
(二)、標題：發文機關名稱、事由、文種。
(三)、正文：寫明發布決定的原因、目的、根據、背景或意義;寫明決定事項的具體內容;簡要提出希望或號召。
(四)、落款：
正文后右下角注明發文機關和成文時間。
(五)、范文：
關于表彰二ΟΟ四行風建設先進單位的決定 局屬各科(室)所、供電營業所、電力服務公司：
2 2004年，我局的行風建設以打造服務優質，提高社會滿意率為落腳點，以農村供電營業所規范化服務活動為載體，強化隊伍建設、規章制度建設，充分發揮行風監督員評議監督職能，取得了可喜的成績，在我縣行風建設測評中榮獲第二名。同時，涌現出一批優秀的供電營業所。這些供電營業所工作特點是：領導高度重視行風建設，善于創新工作，注重日常管理，工作扎實有效，促進企業健康發展，深受各界好評。為肯定成績，表彰先進，經研究決定，對先進供電營業所給與表彰，并獎勵人民幣五百元。獎勵名單如下： 塔山供電營業所高嶺供電營業所 王寶供電營業所葉家供電營業所 高臺供電營業所
希望受到表彰的供電營業所，戒驕戒躁，繼續努力工作，為全局的行風建設起到良好的帶頭示范作用。未受到表彰的供電營業所應以此為榜樣，相互取長補短，積極查擺工作中的缺點和不足，在2005年的行風建設中作中再創佳績。 綏中縣農電局
二ΟΟ五年四月一日 主題詞：表彰先進決定
抄報：兩錦農電局葫蘆島市農電局
綏中縣農電局行政辦公室二ΟΟ五年四月一日印發共印58份 擬稿：核稿：校對：
二、通知
(一)、分類 1.指示性通知 2.告知性通知 3.發布性通知 4.會議通知 5.任免聘用通知
(二)、標題：“通知”前要寫明發文機關和事由。根據工作需要和行文目的，有的標題要寫明緊急通知、重要通知或補充通知。
(三)、正文：要交待清楚法文的原因、意圖和目的，通知什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應如何辦理等。
(四)、落款：正文后右下角注明發文機關和成文時間。
(五)、范文：
綏中縣農電局關于XX等同志職務任免的通知
局屬各科(室)所、供電營業所、電力服務公司：
根據工作需要，經局長提名，局領導班子會議研究同意， 決定聘任：
XX同志為綏中縣農電局XX供電營業所所長(兼)(試用期x年)。 同時解聘：
XX同志的綏中縣農電局XX供電營業所所長職務; XX同志的綏中縣農電局XX供電營業所副所長職務。 局長：
綏中縣農電局
二ΟΟ五年X月X日 主題詞：職務任免通知
抄報：兩錦農電局葫蘆島市農電局
綏中縣農電局行政辦公室二ΟΟ五年x月x日印發共印xx份
3 擬稿：核稿：校對：
三、通報
(一)、分類 1.表彰性通報 2.批評性通報 3.情況通報
(二)、標題：通常由發文機關、事由和文種組成
(三)、正文：寫進正文的材料和事件，務求真實、準確，實事求是，必須典型而具有普遍意義，具有針對性、指導性和教育作用。
(四)、落款：正文后右下角注明發文機關和成文時間。
(五)、范文：
綏中縣農電局關于對xx嚴重違紀的通報
局屬各科(室)所、供電營業所、電力服務公司： xx，19xx年參加工作，系xx科、現任xx職務。
經調查核實，xx利用工作之便，(正文略),事后，本人認錯態度較好，將違紀所得金額全部退回。
為教育本人，警示他人，經局領導班子研究，決定對xx進行全局通報批評，下崗x個月,執行下崗工資，期間照常上班并完成本職工作。
希望全局干部職工引以為戒，更加嚴格要求自己，增強法制觀念，提高遵守局規局紀的自覺性，在今后的工作中踏踏實實，敬業愛崗，團結一心，盡職盡責，勤奮工作，推動我局各項工作再上新臺階。 (此頁無正文) 綏中縣農電局
二ΟΟ五年X月X日 主題詞：違紀通報
綏中縣農電局行政辦公室二ΟΟ五年x月x日印發共印xx份 擬稿：核稿：校對：
四、請示
(一)、分類
1.請求指示的請示。 2.請求批準的請示。 3.請求批轉的請示。
(二)、標題：通常由發文機關、事由和文種組成。不能把“請示”誤為“請示報告”、“報告”或者“申請”。
(三)、正文：簡明扼要而充分的陳述請示的原因、依據，然后請求上級機關給予指示、批復、答復的具體事項，常用“妥否，請批示”、“特此請示，請予批示
(四)、落款：正文后，右下角注明發文機關和成文時間。
五、報告
(一)、分類
1.按性質、內容分為工作報告、情況報告、答詢報告。 2.按匯報內容的范圍分為綜合報告、專題報告。
(二)、標題：通常由發文機關、事由和文種組成
(三)、正文：緣由不分先概括報告
事項的總體狀況，事項部分分說有關內容，即成績或損失、經驗或教訓、今后努力方向或對問題處理意見，最后以慣用結束語作結。
(四)、落款：正文后右下角注明發文機關和成文時間。發文機關看情況可以省略。
六、規定
(一)、分類 1.黨內規定 2.法規性規定
(二)、標題：由發文機關、事由和文種組成
(三)、正文：開頭說明定制該規定的目的、依據;主體部分對有關問題做出具體的規定，并說明違規的懲處辦法，結尾要交待適用范圍、解釋權限，制定實施細則或辦法的權限、生效日期等。
(四)、落款：正文后右下角注明發文機關和成文時間。
(五)、范文：
綏中縣農電局關于印發《綜合獎考核實施細則》的通知 局屬各科(室)所、供電營業所、電力服務公司：
綏中縣農電局《綜合獎考核實施細則》經局六屆三次職代會討論通過，現印發給你們，請遵照執行。
電力服務公司參照執行。
附件：綜合獎考核實施細則。 綏中縣農電局
二ΟΟ五年X月X日 主題詞：綜合獎考核通知
綏中縣農電局行政辦公室二ΟΟ五年四月九日印發共印xx份 擬稿：核稿：校對：
七、函
(一)、按照文面規格分類
1.公函：格式較為正規，按一般公文格式寫上標題、主送機關、正文、落款，還要編上發文號。
2.便函：內容多涉及事務性的具體事項，格式靈活、簡便、寫法自由，可不寫標題、不編文號。我局在公文處理暫行規定中明確統一了便函的使用格式，并設立了便函專用發文字號。
(二)、標題：由發文機關名稱、事由和文種組成
(三)、正文：開頭說明發函的目的理由，要交代的清楚明白、合情合理;主體部分對發函要辦理的公務，要說的明確、具體、實在。
(四)、落款：正文后右下角注明發文機關和成文時間。重要或比較重要的函邀加蓋印章。
(五)、范文： 綏中縣農電局便函
綏農電便字[2005]第4號
關于轉發《2005年兩錦農電局生產工作安排》的通知 局屬各供電營業所、變電所：
現將《2005年兩錦農電局生產工作安排》轉發給你們，望遵照執行。 綏中縣農電局
二ΟΟ五年四月二十七日
主題詞：轉發生產工作安排通知
綏中縣農電局生產技術科二ΟΟ五年四月二十七日印發共印xx份 擬稿：核稿：校對： ”、“請批準”、“請示”等慣用語。
(四)、落款：正文后，右下角注明發文機關和成文時間。
五、報告
(一)、分類
1.按性質、內容分為工作報告、情況報告、答詢報告。 2.按匯報內容的范圍分為綜合報告、專題報告。
(二)、標題：通常由發文機關、事由和文種組成
(三)、正文：緣由不分先概括報告
事項的總體狀況，事項部分分說有關內容，即成績或損失、經驗或教訓、今后努力方向或對問題處理意見，最后以慣用結束語作結。
(四)、落款：正文后右下角注明發文機關和成文時間。發文機關看情況可以省略。
六、規定
(一)、分類 1.黨內規定 2.法規性規定
(二)、標題：由發文機關、事由和文種組成
(三)、正文：開頭說明定制該規定的目的、依據;主體部分對有關問題做出具體的規定，并說明違規的懲處辦法，結尾要交待適用范圍、解釋權限，制定實施細則或辦法的權限、生效日期等。
(四)、落款：正文后右下角注明發文機關和成文時間。
(五)、范文：
綏中縣農電局關于印發《綜合獎考核實施細則》的通知 局屬各科(室)所、供電營業所、電力服務公司：
綏中縣農電局《綜合獎考核實施細則》經局六屆三次職代會討論通過，現印發給你們，請遵照執行。
電力服務公司參照執行。
附件：綜合獎考核實施細則。 綏中縣農電局
二ΟΟ五年X月X日 主題詞：綜合獎考核通知
綏中縣農電局行政辦公室二ΟΟ五年四月九日印發共印xx份 擬稿：核稿：校對：
七、函
(一)、按照文面規格分類
1.公函：格式較為正規，按一般公文格式寫上標題、主送機關、正文、落款，還要編上發文號。
2.便函：內容多涉及事務性的具體事項，格式靈活、簡便、寫法自由，可不寫標題、不編文號。我局在公文處理暫行規定中明確統一了便函的使用格式，并設立了便函專用發文字號。
(二)、標題：由發文機關名稱、事由和文種組成
(三)、正文：開頭說明發函的目的理由，要交代的清楚明白、合情合理;主體部分對發函要辦理的公務，要說的明確、具體、實在。
(四)、落款：正文后右下角注明發文機關和成文時間。重要或比較重要的函邀加蓋印章。
(五)、范文： 綏中縣農電局便函
綏農電便字[2005]第4號
關于轉發《2005年兩錦農電局生產工作安排》的通知 局屬各供電營業所、變電所：
6 現將《2005年兩錦農電局生產工作安排》轉發給你們，望遵照執行。 綏中縣農電局
二ΟΟ五年四月二十七日
主題詞：轉發生產工作安排通知
綏中縣農電局生產技術科二ΟΟ五年四月二十七日印發共印xx份 擬稿：核稿：校對：
公文作為傳達政令、溝通信息、推動公務活動開展的重要工具，在詞語的運用上有著非常嚴格的要求，而用詞的恰切與否也直接關系到公文內容的表達是否到位，影響到公文的質量的和效力。通常而言，在公文寫作中要到正確用詞就必須注意把握以下幾點：
第一，要注意區別的不同含義，務求用詞確切。
在公文寫作中，選用詞語首先應當把握其意義的輕重、適應范圍以及對象等，切實做到準確無誤。尤其要注意根據公文表達對象的要求，嚴格辨析同義詞之間的細微差別，準確地選用詞語，使所用之詞符合表達對象的實際。
此外，還要注意對名詞、動詞、形容詞、副詞等關健詞語加以錘煉。錘煉詞語體現著公文寫作者語言表達的功力，錘煉得好可以收到最佳的修辭效果。高爾基說：“必須善于從中挑選最準確、最明晰、最生動的詞語。”(《論社會主義現實主義》)只有這樣，才能確保公文文意的準確表達。
第二，要注意區別詞語的感情色彩和語體色彩。
感情色彩，是指作者要明確表達的意圖和指向，或贊成或反對、或歌頌或批判，必須旗幟鮮明、毫不隱諱，以增強語言的表現力。為此，就要正確區分褒義詞、貶義詞和中性詞，不能錯用或濫用，否則就會因褒貶失宜而影響感情色彩的正確表達。語體色彩主要包括口頭語體色彩和書面語體色彩兩種，對此要注意區別使用。在公文中要使用嚴謹、莊重、簡潔而又典雅的書面語體，摒棄口頭語體。
第三，要注意區別在不同語境中詞義的變化。
使用多義詞既要注意它的基本意義又要了解它的引伸意義，這對于保證用詞的準確性從而提高公文寫作的質量十分重要。應當說，一詞多義是語言發展的結果，但寫作中要區分場合，正確使用。
第四，要注意在公文寫作中選用通俗易懂之詞，不要生造詞語，也不要使用那些專業性特別強而別人難以看懂的專業術語。
第五，要掌握公文寫作的特定用詞。
在長期的公文寫作實踐中，形成了一些特定的詞語，而不同的特定用語又分別適用于不同的語境。
公文常用詞匯
稱謂：我、本、該;你、您、貴;大家
時間：不日，不時，即日，即刻，當即，一度，幾度，如期，限期，屆時，定于，茲，行將，旋即，在即，如期，擬于，逾期，曾，前迄，自，嗣后，俟，徑行，先期，迅即
發端：為了，根據，按照，遵照，頃據，頃奉，接，前接，近接，聞，近聞，悉，茲有，茲因，茲派，茲聘，茲定于，電悉，謹悉，欣聞，欣悉
收束：函告，函復，函達，盼復，盼示，見復，此令，此復，此致，此據，謹此，謹呈，謹賀，謹啟，謹上，為要，為盼，為荷，為宜，請批復，請批示，請核示，請予審批
期請：期，以期，望，尚望，希，盼，切盼，請，務請，呈請，報請，提請，懇請，敬請，敬希擬請，煩請，切望，敬祈，尚祈
判斷：系，確系，顯系，果系，純系，均系，屬
經辦：經，已經，業經，茲經，現經，一經，擬經，一俟，業于，業已，查，經查，復查，查詢，擬，擬請，擬定，擬于，本擬，徑報，徑送，擅自，核準，以資，呈送，呈報，悉，
7 辦，悉數，責成，責令，承轉，承諾，事宜，申報，申述，申明，申訴，會商，商洽，商榷，會同，協同，連同，酌辦
審核：審訂，審閱，審查，審理，審定，審批，審核，核查，核實，核對，核定，核準，核減，查，查實，查照，查辦，查詢，查對，查訪，查證，查理，查收，查究，復核，復議 執行：實行，實施，施行，遂行，貫徹 征問：當否，妥否，可妥，能否
應答：函告，速告，見告，得悉，悉知，示知
表態：同意，可行，準予，應予，不予，不當，不妥，不宜，酌辦，務求，務期，務須，均須，均應，切勿，切切，不可，不得，毋庸
強調：特，要，應，須，需，須即，需經，無應，應將，應予，嚴禁，嚴加，一概，一律，一并，務求，切忌，責成，責令，亟，亟待
綜合：縱觀，鑒于，基于，據此，為此，故此，總之，有鑒于此，綜上所述 公文常用詞匯
全面分析 全面貫徹
持續推進 全面落實/實施
逐步扭轉 基本形成 普遍增加 基本建立 更加完備(完善) 明顯提高(好轉) 進一步形成
不斷加強(增效,深化) 大幅提高
顯著改善(增強) 日趨完善
比較充分
常用短語
立足當前 著眼長遠 自覺按規律辦事 抓住機遇
應對挑戰 量力而行 盡力而為
有重點 分步驟 全面推進 統籌兼顧
綜合治理
融入全過程、貫穿各方面 切實抓好/減輕
扎實推進 加快發展 持續增收 積極穩妥落實 從嚴控制 嚴格執行 堅決制止明確職責
高舉旗幟 堅定不移 牢牢把握 積極爭取 深入開展
注重強化 規范改進 積極發展 努力建設 依法實行 積極穩妥 良性互動 優勢互補 率先發展 互惠互利
做深 做細 做實 不動搖 不放棄 不改變 不妥協
常用動詞
積累 推進
推動
健全
統領 協調 統籌 轉變 提高 推進 實現 適應 改革 創新 擴大 加強 促進 鞏固 保障 方向
取決于 完善 加快 振興 崛起 分工 扶持 改善 調整 優化
解決 宣傳 教育 發揮 支持 帶動 幫助 深化 規范 強化 統籌 指導 服務 健全 確保 維護 優先 貫徹 實施 深化 保證 鼓勵 引導 堅持 深化 強化 監督管理 開展 規劃 整合 理順 推行 糾正
嚴格
滿足
推廣 遏制 整治 保護 健全 豐富 夯實 樹立 尊重 制約 適應 發揚 拓寬 拓展 規范
改進 形成 逐步實現 調整 規范
堅持，調節 取締 調控 指導
把握 弘揚 借鑒 倡導 培育 打牢 武裝 凝聚 激發 說服 感召 尊重 包容 樹立 培育 發揚 提倡 營造 促進 唱響 主張 弘揚 通達 引導 疏導 著眼 吸引 塑造 搞好 履行 傾斜 惠及 簡化
銜接
調處 關切 匯集 分析 排查 協商 化解 動員 聯動 激發 增進 汲取 檢驗 保護 鼓勵 完善 寬容 增強
融洽 凝聚 匯集
筑牢 考驗 進取 凝聚 設置 吸納 造就
常用名詞
關系 力度 速度反映 訴求
形勢 任務 重要性 緊迫性 本質屬性 重要保證 總體布局 戰略任務 內在要求 重要進展 決策部署
集約化 結合點 突出地位 最大限度 指導思想 科學性 協調性 體制
機制
基本方略 理念 意識
基本路線 基本綱領 秩序
基本經驗 出發點 落腳點 要務 核心 主體
積極因素
水平
方針 結構 力度 增量 比
8 重
規模 標準 辦法 主體作用 特色 差距 渠道 方式
主導 紐帶 主體
載體 制度 需求
能力 負擔 體系 重點
資源 職能 傾向 秩序 途徑 活力 項目 工程
政策 項目 競爭力
環境 素質 權利 利益 權威 氛圍
職能作用 事權 需要 規模 能力
基礎 比重 長效機制 舉措 要素 精神 根本 地位 成果 核心 精神 力量 紐帶
思想 理想
活力 信念 信心
風尚 意識 主旋律 正氣 熱點 情緒
內涵
管理格局
準則 網絡 穩定 安全 支撐 局面 環境 關鍵 保證 本領 突出位置 敏銳性 針對性
有效性
覆蓋面 特點 規律 陣地
政策措施 制度保障 水平 緊迫任務 合力
法制化 規范化
制度化 程序化
公文寫作中常用同義詞辨析
公文是處理公務的一種重要的文字工具，在制作過程中，對公文常用同義詞語的選用是一件煞費苦心的事，下面從常用同義詞中選取幾組進行辨析。
截止與截至 “截止”是指“到一定期限停止”，如“報名在昨天已經截止”，“截至”是截止到某個時候，如“報名日期截至本月底止”。在“截至”中“截”的意思就是“截止”，而“至”則是“到”的意思，所以“截至”就是“截止到”的意思，例如“北京市申辦2000年夏季奧運會得到了北京市人大代表和政協委員的大力支持。截至今天18時，已有500多位人大代表和近300名政協委員在網上簽名支持北京申辦奧運會”(《人民日報》2000年2月18日)，句中“截至”就不能用作“截止”。
布置與部署 “布置”是指“在一個地方安排和陳列各種東西或人以使這個地方適合某種需要”，也指“對一些活動做出安排”;“部署”是指“安排、布置(人力、任務)”。比較起來，“布置”適用的范圍要比“部署”寬泛一些。“部署”一般適用于較大規模的、比較正式的、帶有較濃厚的書面色彩的或者與軍事有關的場合，只能與人力、任務、工作等少數幾個詞語搭配，如“軍事部署、戰略部署、統一部署”等，如果我們把“布置房間”說成“部署房間”那就錯了，如果把“部署”寫成“布署”那就是寫別字了。
其他與其它
“其他”是指“別的”，可以指人，也可以指事物，如“抓住主要矛盾，其他問題也就迎刃而解了”，“其他”用在單音節詞前要帶“的”，用在雙音節詞前一般不帶“的”;“其它”是從“其他”中分化出來的，僅用于事物。在公文寫作過程中，將“其他”與“其它”混用的現象比較普遍，有些是選用不當，有些則是難于取舍造成的，實際上，在典范的現代白話文著作中，已逐步淘汰了“其它”而一律用“其他”，既指人，也指事物。
中心與重心
“中心”是指“跟四周距離相等的位置;事物的主要部分;在某一個方面占主要地位的城市或地區;設備、技術力量等比較完備的機構和單位(多用作單位的名稱)”等。“重心”是指“物體各部分所受的重力產生合力，這個合力的作用點就叫做這個物體的重心”，由此引申為事情的中心或主要部分。寫作中不能把“中心工作”寫成“重心工作”。
啟用與起用
“啟用”是指“開始使用”，“啟”有“開始”的意思，如“啟用單位印信”、“新機場已經落成，即將啟用”等;“起用”是指重新任用已退職或免職的官員”，在這里，“起”有“向上”的意思。兩個詞語的根本區別在于“起用”指人，而“啟用”一般不指人。
1、寫作基礎知識
主題是文章的統帥和綱領，是文章的核心;主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發，從材料中引出主題。實用文體主題的表現表式主要有：①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標題。
文章結構安排的環節主要包括：選擇角度;設置線索;安排層次;劃分段落;設計開頭與結尾;處理過渡和照應等。文章的結構應達到嚴謹(嚴密精細，無懈可擊)、自然(順理成章，開闔自如)、完整(勻稱飽滿，首尾圓合)、統一(和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾)
9 文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法;②喻證法;③類比法;④對比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。
語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。
2、公文的特點和種類
公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規范體式和法定效用的信息記錄，其區別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發;②具有法定的現實執行效用;③具有規范的體式;④履行法定的程序。 根據不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：
(1)根據形成和作用的公務活動領域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。
(2)根據內容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內公開、內部使用、秘密、機密、絕密六類
(3)根據行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。
(4)根據內容的性質，公文可分為規范性、領導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。
(5)根據處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。 (6)根據來源，在一個機關內部可將公文分為收文、發文兩類。
3、政府系統的通用公文文種 (1)規范性文件
條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。
規定。用于對某一方面的行政工作作部分的規定。 辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規定。 (2)領導指導性文件
命令(令)。用于依照有關法律規定發布行政法規和規章;宣布旅行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當的決定。 決定。用于對重要事項或重大行動作出安排。
指示。用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。 批復。用于答復下級機關的請示事項。
通知。用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;發布規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項;任免和聘用干部。 通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。 (3)公布性文件
公告。用于向國內外宣布重要事項或法定事項。
通告。用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。 (4)陳述呈請性文件
議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。 請示。用于向上級機關請求指示、批準。
報告。用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。 調查報告。用于反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。 (5)商洽性文件
函。用于不相隸屬機關之間商洽工答、詢問和答復問題;向有關主管部門請求批準等。 (6)會議文件
會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。
4、黨政機關的通用公文文體 (1)規范性文件
10 條例。用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度。 規定。用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。 (2)領導指導性文件
決議。用于經會議討論通過的重要決策事項。 決定。用于對重要事項作出決策和安排。
指示。用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求。 意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。
通知。用于發布黨內法規、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。 通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。 批復。用于答復下級機關的請示。 (3)公布性文件
公報。用于公開發布重要決定或者重大事件。 (4)陳述呈請情文件
報告。用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。 請示。用于向上級機關請求指示、批準。 (5)商洽性工作
函。用于機關之間的商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。 (6)會議文件
會議紀要。用于記載會議主要精神和議定事項。
5、公文文體與結構常識
應用文體區別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結構格式的規范性。 公文屬于特殊應用文，其區別于一般應用文的特殊性特征表現為：被強制性規定采用白話文形式;兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。
公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。
公文的其他組成部分有文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發說明等。
印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。
6、公文格式排版規定
保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限(如機密★5年)，3號或4號黑體。
緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。
發文字號：位于文頭下方，居中;如有簽發人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。 簽發人：發文字號右側，空一格，字號字體同發文字號。
標題：標題由作事、事由、文種組成(可省)，字數一般不超過50字;除出現法規、規章的標題外，不用書名號;具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中
附件：附件應標明標題、件數、份數。在正文以下日期以上，排出附件號。 注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。
7、公文的稿本
(1)草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。
(2)定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據。有法定的生效標志(簽發等)。 (3)正本。正本是格式正規并有印章或簽署等表明真實性、權威性、有效性的標。 (4)試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。
11 (5)暫行本。在規定的暫行時間內具有正式公文的法定效用。
(6)副本。正本復份(與正本同時印刷)在外形上與正本沒有區別，具有相同的法律效用;作為復印件的公文副本(如抄本、復印件)不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標記。
(7)修訂本?？梢詷祟}結尾處標作：“(修訂本)”，也可在標題下做題注，在圓括號內注明“某年某月修訂”。
8、公文寫作的基本要求
合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規范、完整、清晰、耐久。
9、行文規則
可以采用越級行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失;二是經多次請示直接上級機關而問題長期未予解決;三是有上級機關交辦并指定直接越級上報的具體事項;四是出現需要直接詢問、答復或聯系不涉及被越過的機關職權范圍的具體事項;五是需要檢舉、控告直接上級機關等。
行政機關不能逕向黨的組織發布指令性公文，一般也不得以行政機關名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。
10、公文寫作的語言運用
公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規范。
公文中需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年(民國元年)。
數量表示時，表示增加時用倍數或分數，表示減少時只能用分數。
11、各種文種的撰寫
(1)規范性公文。規范性公文一般包括文件標題、發布或通過或批準的日期、章題、正文;規范性公文的標題由事由(問題)、文種兩部分構成;正文中開始部分的制定目的是規范性公文的核心內容與指導性“綱領”。
(2)決定。標題由發文機關、事由、文種組成。
(3)決議。其性質、功用與決定沒有大的差別，特點在于必須經過會議討論通過或批準。 (4)通知。標題由發文機關、事由、文種組成。
(5)通報。標題由發文機關、表彰或批評的對象與事實性質(情況)以及文種(通報)。 (6)批復。標題寫明發文機關、事由、文種，必要時也可在標題中標明“同意”“批準”與否的態度。
(7)通告。標題由發文機關、事由、文種構成，有時可省略事由或只標注文種。 (8)請示。標題由發文機關名稱、事由與文種構成。
(9)函。依格式正規、鄭重的程度，函有公函、便函之分;依行文主動與否，函又可分為發函、復函。格式正規、鄭得、涉及相對重要問題的是公函;相對靈活(略去標題、發文字號等)并涉及一般具體事項的是便函。
12、公文處理的基本原則
(1)法制原則。指處理方法手段、程序手續、行為準則與法規化、制度化。(2)實事求是原則;(3)全面技師原則;(4)時效原則;(5)集中統一原則;(6)黨政分工原則;(7)保密原則;(8)簡化原則
13、收文處理的一般過程 (1)公文的收受與分流
簽收。指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯單式
外收文登記。由外收發人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。
啟封。外收文登記完成后，統一交由內收發人員，統一啟封或徑送有關領導親啟。
12 內收文登記。由內收發人員對收文情況做詳細記載。
分辦。有關人員將公文分送有關領導、有關部門工作人員閱知辦理。
摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關數據資料。 (2)辦理收文
擬辦。由部門負責人或有關具體工作人員提出處置意見，供有關領導審核定奪。 批辦。機關領導者或部門負責人提出處置意見。
承辦。有關工作人員按意見具體處置公文所針對的事務和問題。 注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。 (3)組織傳閱與催辦查辦
組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。
催辦。由公文處理管理機構或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。
查辦。由公文處理管理機構或其他專門組織對重要公文實際執行情況進行的核查協辦工作。 (4)處置辦畢公文
包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。
14、發文處理程序與方法 (1)文稿形成
擬稿。撰擬公文文稿。
會商。當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關或部門的職權范圍，需征得其同意和協助。
核稿。文稿在送交有關領導簽發或會議通過前，由專人進行全面核查。
簽發。指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式定稿。按簽發人身份、地位及工作程序的不同，簽發分為正簽、代簽、核簽、會簽等數種。 (2)公文的制作
注發。定稿形成后，批注繕寫印發要求的活動，以使簽發意見進一步具體化、技術化。 繕印。制作供對外發出的公文。
用印或簽署。在印畢的公文上蓋發文機關公章，或請有關領導簽名。 (3)公文的對外傳遞
分裝。按規定具體揀配和封裝公文。
發出。將分裝完畢的公文以適當的方式發給受文者。 (4)處置辦畢公文
包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。
15、公文銷毀的方式和范圍
銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁(磁盤、磁鼓、磁帶)。
以各種方式銷毀公文均應履行如下程序手續：由文書部門組織對公文進行鑒定;確認應銷毀后逐文逐件核定造冊;呈請本機關或上級機關有關領導審定批準;獲準后再行銷毀。任何個人均不得私自銷毀公文。
審計人員用好word的十三個妙招
審計人員在運用Word時常遇到一些小問題不得解決，筆者在實踐基礎上掌握了一些技法，現提供給審計人員，只望共同提高業務工作水平。
一、解決WINDOWS XP/2000環境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法
目前審計人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏時的操作系統多為WINDOWS
13 XP/2000，在此環境下，打開Word使用國家規范文書字體中仿宋、楷體_GB2312 三號字時，電腦顯示屏可能會出現文字有毛邊模糊的現像，很令人心煩。有時審計人員會認為是計算機固有的或者想調整也不知道從何入手，以致輸入時間一長會頭昏眼花。其實解決辦法很簡單，不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你打開桌面，右擊鼠標，出現菜單，選擇“屬性”——“效果”——將“平滑字體邊源”前的勾去掉，再點擊“應用”——“確定”，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣?
二、不切換輸方式,快速輸入數字中的小數點
審計人員在結束現場審計工作，編制審計報告時，需要輸入大量的審計數據，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入數字中的小數點而在中文與英文輸入法間不斷調整而煩惱(使用陳橋五筆不會出現這些問題，它會輸入數據后接著數據時自動將數據間的句號修改為小數點)。不過利用Word工具中的“自動更正”可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開“工具”——“自動更正”——“自動更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。。”、“.”(小數點)，點擊“確定”，回到Word輸入界面，在輸入數據后輸入兩個“。”，再輸入數據，看看“.”是不是變成了小數點“.”。這一方法會讓你在輸入小數點是多輸入一個“。”，不過比每次輸入數據中需輸入小數點時需要在輸入方法間調整要方便多了。按此辦法進行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數字中的小數點。此法可用于文字材料中的序號更正、如將“
1、”改“⒈”，年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”;公文年份中“括號”的更正、如將“(”“[”改為“〔”。
三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目
我們在編寫審計報告等文字材料時，需要經過主審、組長等多次修改，Word中雖然為“修訂”提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實性，審計人員有時需要在每修改后都保存一個文件并且還說明是什么時間誰修改的，其實這是一個很麻煩的事情。在Word中“版本”功能，對上述問題迎刃而解，用一個Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個Word文件后，首先選擇一下“文件”——“版本”——“現在保存”，輸入文檔撰稿人、建檔時間以及其他需要說明的事項，當審稿人修改時打開文檔后先打開“文件”——“版本”——“現在保存”，再輸入文檔修改審稿人、修改時間以及其他需要說明的事項，然后進行文件處理，最后保存文件，至此一個完整全面反映一個審計報告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。
四、妙用“Ctrl+Z”，取消自動項目編號
在沒有改變Word缺省設置的情況下，輸入：“
一、基本情況”后再換行時，系統會自動將其行為變成項目自動編號形式，并在下一行添加了“
二、”字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的“
一、”已經變成項目編號了，不可選，在我們繼續輸入文字后，Word的“自動項目編號”就會直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用“Ctrl+Z”就可發揮作用了。我們在輸入“
一、基本情況”敲回車后，順手按一下“Ctrl+Z”，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點也沒變。其原因是Word系統中有“自動更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內容自動更正。比如我們輸入“
1、計算機的實際應用”并敲回車后，系統自動做了兩個動作，一是換到下一行，二是自動將這兩行變為自動編號的形式。“Ctrl+Z”的作用是撤消上一個操作，恢復到以前的某一步。我們按了一下“Ctrl+Z”，剛好取消了第二個動作，系統只做一個動作，而沒有做自動編號，所以在此以后的動作中，系統不再使用自動編號功能下的“自動更正” (即“自動更正”為自動編號形式)，你可以按你的需要編制段落標題號了。
五、運用“編輯——選擇性粘貼”功能，方便編輯復制文本資料
我們有時在有關軟件界面中復制有關選區后，在Word中采用“粘貼”，往往會
14 將原有的格式復制過來。如在Excel中復制幾列幾行文字或數據后，在Word中“粘貼”，則會將表格格式復制過來，而不是純文本形式;在瀏覽網頁時選好區域復制后，在Word中采用“粘貼”，則會將網頁形式復制下來，使你無法進行文字編輯。如果你采用“編輯”——“選擇性粘貼”——“無格式文本”，則一切問題可以解決了，復制過來的是純文本格式，你可對復制過來的文本自主編輯了。
六、巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行
有時候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網站查找到復制過來的純文本形式的法規文件)，一行一行的刪除費時費力，這時我們可用“替換”功能來輕松解決(在WPS中刪除空是很方便的)，主要方法： 打開“編輯——替換”，把光標定位在“查找內容”輸入框中，單擊“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標記(P)”兩次，在輸入框中會顯示“^P^P”，然后在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個“段落標記(P)”(一個“^P”)，再按下“全部替換”按鈕。這樣多余的空行就會被刪除，如果發現還有一些去不掉，可再重復一下就可以了，如果是在處理復制網頁文章時還會出現段落標記后有一些空格，那你就試一下在查找中的“^P”加個空格，再加上“^P”，替換為“^P”，那么從網上下載一些文字材料出現的空行太多使得行數居高不下問題就自然解決了。
”)，還是手動換行(頁面行末顯示的符號是“↓”)，前面去空行的是自動換行符。對文件中手動換行符(“Shift+回車”)形成的空行，在替換時需要選擇“特殊字符”中的“人工換行(L)”兩次，即用“^l^l”替換成“^l”，空行便可去除?？傊锰鎿Q的方法來刪除空行時，要靈活對待查找的內容，不然可換不了啊。?此時如果上面的方法去不了空行，那你需要細心看一下換行段落標記，是自動換行(頁面行末顯示的符號是“
七、用“表格——標題行重復”功能，實現在每一頁上都能打印行標題、且做到自動滿頁顯示的
在Word中文字編排時難以實現每一頁上都重復打印一個行標題，如果采用表格功能，設置不好，最后一頁是有多少行打多少行，也沒有標題，不能實現滿頁打印。如果你用一下Word中的“表格——標題行重復”，就可以實現這個功能。方法：先復制Excel表至Word中用“粘貼”功能，再選擇所需要設為標題行的部分，點擊“表格”——“重復標題行”就完成了。試一下，在標題行外的空格連續中輸入數據或文字，換行，至第二頁，是不是自動滿頁顯示?此功能在處理進行工程決算審計表中，你需要在Word表格中連續輸入需要每頁有文本標題顯示的、同時在次頁需要滿頁顯時就起作用了。
八、利用“插入-對齊方式-頁碼-內側”功能，讓文稿正反的頁碼能在正確位置打印
在打印審計報告或其他文件需要正反打印時，我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側，先打這幾頁，然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側，再進行打印，這樣打印后頁碼就自然對映，如果搞錯了，那就要浪費紙張了。不過你采用“插入-對齊方式-頁碼-內側”功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁，然后將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑頁，這樣處理后頁碼自然對齊了。
九、解決文字輸入中的首行縮進兩個字符問題
在你正常輸入文本時首先確定首行縮進兩個字符，你在“段落——縮進與間距——特殊格式”中確定需要首行縮進兩個字符，“段落——縮進與間距——度量值”有時會顯示厘米，這樣就無法精確計算兩個字是多少。如何處理?先選擇區域，再選擇一下字體“宋體”，再選擇“段落”——縮進與間距——特殊格式——首行縮進”，再選擇“度量值”便會出現縮進兩個字符了，點擊一下，以后你就不用再考慮應縮進多少厘米了。
十、利用圖片處理工具，巧妙處理數碼相機的取證材料
我們現在普遍使用數碼相機進行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計
15 中發現的問題未最后確定時，往往不為被審計單位察覺(過去發現問題時對原始資料折疊復印容易被發現)，但其后續圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時間學習的。其實Office2000中就有很實用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor，結合Word，你便能很方便處理數碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對Office2000進行安全安裝，即在進入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜單中選擇“從本機運行全部程序”——“開始更新”，這以后你機器上就安裝了Microsoft Photo Editor;第二步打開全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復制”——打開Word文檔——“粘貼”，第三步在Word中從“工具”中打開“圖片”格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，然后對需作為審計證據的圖片一次性打印出來，這一方面節約了紙張，另一方面也形成了審計證據的電子文檔。
十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計文件資料查找與匯集
我們在用Word編輯文件時，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計報告或其他報告所需要的審計調整調查表等Excel表格文件整合到一個Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對應的Excel文件了。方法：光標移至己打開的Word文件的最后，打開“插入”——“對象”——“由文件創建”，在“文件名”右側“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標”上打勾就行了。這時文檔中出現了一個圖標，雙擊即打開了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件?？紤]打印Word文件時會將Excel文件圖標打印出來，此時可先刪除這個圖標，進行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤銷剛才動作，即可恢復Excel文件圖標。
十二、利用郵件合并功能，實現批量處理含有數據的文本資料
我們在處理信函、通知、詢證函、審計日記、審計工作底稿等，其格式基本一致，但具體內容及對象都不同，如果每次都一個一個的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復輸入，如何利用己有的數據資源，使這類重復勞動變成一件輕松的事情，用“郵件合并”來解決，主要是利用Excel的數據資料，在Word中設置需要輸入的位置后，可自動生成，具體方法可在Word的幫助文件學習。
十三、用好“兩端對齊”與“左對齊”，讓文檔界面清楚漂亮
我們在安裝Word2000時，格式欄中文字對齊方式只有“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”一般不顯示出“左對齊”格式，而我們在編制文章時有時需要用“左對齊”，從那里找出來?在“工具”——“自定義”——“格式”，找到“左對齊”后左擊不放，拖至格式欄中你確定的位置、放手，這時“左對齊”的格式就留在了格式欄中了。而“兩端對齊”的作用是以“左對齊”為前題，對在自動換行中因標點符號、數字等造成換行后右端出現上下行不對齊的問題進行修正，做到在自動換行的各行能保持上下行左右側對齊。因此你在排版時要考慮“左對齊”與“兩端對齊”功能進行選擇，這樣處理后，你的文檔界面就會清楚漂亮。
第二篇：企業 常用公文寫作 格式
企業 常用公文寫作 格式
常用公文寫作格式與技巧
上行文種的寫法
1、請示
請示是向上級機關請求指示、批準時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準一個問題，以便上級及時、專一地進行處理;請示的主送機關也只能是一個，不能多頭請示。請示的內容由三部分構成：
開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明;
主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要;
結尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉XXX執行”等。
2、報告
報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、回復上級機關的詢問或要求時使用的一種文種。
報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴格的區別：
對上級要求不同。“報告”不要求上級批復;“請示”則要求上級批復。
行文時間不同。“報告”是事中或事后行文;“請示”是事前行文。
文種性質不同。“報告”是陳述性的上行公文;“請示”是請求性的上行公文。
結尾用語不同。“報告”的結尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結束;“請示”則一般用“可否，請批示”，對上級要求十分肯定。
報告的內涵決定了它在寫作上的通用規則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內容表現為多變狀態：
情況——做法——問題;
情況——問題——今后意見;
情況——原因——下步做法;
情況——原因——責任及處理意見;
情況——問題——建議等。
下行文種的寫法
1、通知
通知是黨政公文下行文中適應性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉批下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
通知的結構由標題、正文、落款和附件四部分構成。
通知的標題有三種形式：發文機關名稱+事由+文種，如蘇州大學關于召開
XXX會議的通知。事由+文種，如，關于放暑假的通知。特殊情況下形成的通知，標題要注明性質，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯合”、“轉發”、“批轉”、“印發”等字樣。
通知的正文由開頭、主體和結尾三部分構成：開頭用一自然段簡明交待通
知形成的緣由和根據。主體簡要敘述通知的事項。結尾另起段寫明通知執行要求，常用“以上通知，望認真執行”、“特此通知。”“本通知自發布之日起實行”等習慣用語表示。
制發各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結構先總后分，使人一目了然。
2、通報
通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：
用于表揚好人好事的，稱“表彰性通報”;
用于批評錯誤的，稱“批評性通報”;
用于傳達情況的，稱“情況性通報”;
用于傳達上級指示精神的，稱“指導性通報”。
通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應當是具有先進的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發，不能牽強附會。
3、會議紀要
會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要按內容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要;第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要;第三
類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。
一次工作會議在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應該根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人一致意見，同時，也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。
公布性文種的寫法
1、公告和通告
公告是黨和國家機關向國內外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內、公布應當遵
守或周知事項時使用的文種。
兩者的不同點主要有三條：
一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告;
二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內外的，通告是面向國內或國內局部范圍的;
三是從發布兩告的機關看，公告發布的機關級別高，是黨和國家的高級機關;通告，上至中央，下至基層機關及國有企事業單位均可使用;
四是從所發布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發布;通告既可采用公告的手段公開發布，也可在內部行文。
兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、
不兜圈;二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。
信函性文種的寫法
1、函
函是不相隸屬的機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題或向有關主管部門請求批準事項時使用的平行公文。函的結構由標題、受文機關、正文和落款四部分構成：
標題
函的標題有兩種形式：發文機關名稱+事由+文種，如，蘇州大學關于XXX的復函;事由+文種，如“關于懇求XXX的函”或“關于申請XXX的函”;“關于請求批準XXX的函”。
受文機關：頂格加冒號寫受文機關全稱或規范性簡稱。
正文：
開頭概括交代發函的原因和目的，常用“現將有關問題說明如下：”、“現將有關問題復函如下：”等習慣用語過渡轉入主體。
主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。
結語。根據不同類型的函件事項，
選擇“特此函告”、“特此復函”等習慣用語結束正文。便函也可使用“此致.敬禮”等敬語。
落款。在右下方署明發文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。
其他常用應用文的寫法
1、介紹信
介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。
介紹信通常有兩種形式：
普通介紹信。用公文紙書寫：
在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。
聯系單位或個人的稱呼。
被介紹人的姓名、身份、人數。
接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等語。
本單位名稱和寫信日期，加蓋公
章。
帶存根的印刷介紹信有規定格式，使用只須填上有關內容。
存根部分簡填，以便日后查考。
本文部分要填寫詳細些。
派人聯系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務。
重要的介紹信要經領導過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。
除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。
2、申請書
申請書是個人或集體向組織表達愿望，向機關、團體、單位領導提出請求時的一種書信。申請書應把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。
在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨申請書”、“開業申請書”等，字體較正文稍大。
寫接受申請書的單位或有關負責同志的名稱。
寫申請書的具體內容：
申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領。
申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談認識。
結尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領導批準”等語，也可以不寫。
最后寫申請人姓名或申請單位名稱和寫申請書的日期。
3、工作計劃
工作計劃是一個單位或團體在一定時期內的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。
工作計劃的格式：
計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團委2006年工作計劃”。
計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
最后寫訂立計劃的日期。
工作計劃的內容。一般地講，包括：
情況分析。制定計劃前，要分析研究工作現狀，充分了解下一步工作是在什么基礎上進行的，是依據什么來制定這個計劃的。
工作任務和要求。根據需要與可能，規定出一定時期內所應完成的任務和應達到的工作指標。
工作的方法、步驟和措施。在明確了工作任務以后，還需要根據主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務的完成。
4、工作總結
總結，就是把某一時期已經做過的工作，進行一次全面系統的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究;也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經驗等。
基本情況。
總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內
容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。
成績和缺點。這是總結的中心?？偨Y的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的;缺點有多少，表現在哪些方面，是什么性質的，怎樣產生的，都應講清楚。
經驗和教訓。做過一件事，總會有經驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。
今后的打算。根據今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。
寫好總結需要注意的問題
總結前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關情況，或者把總結的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一
定要避免領導出觀點，到群眾中找事實的寫法。
一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。
條理要清楚?？偨Y是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。
要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現象的;有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精?？偨Y中的問題要有主次、詳略之分，該詳的要詳，該略的要略。
總結的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負責人執筆，或親自主持討論、起草、修改。
第三篇：常用公文寫作的格式
公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
1.國家行政機關正式公文的文頭一般由文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級等組成。占文件首頁的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。
①文件名稱由發文機關全稱或規范簡稱加上"文件"二字組成(函只署發文機關名稱),置于首頁的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關聯合行文,牽頭主辦機關排列在前,也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文,黨委排列在前。
②發文字號由發文機關代字、標于括號內的年份、順序號組成,位于文件名稱之下、橫隔線之上正中位置(函的發文字號標注在標題的右上方)。兩個以上機關聯合行文,只標明主辦機關的發文字號。
③上報的文件,應當在發文字號的同一行右端標明簽發人姓名。
④秘密等級、緊急程度,應視文件內容需要從上至下依次標注在文件名稱的左上角。秘密等級分為"秘密"、"機密"、"絕密"三種;緊急程度分為"急件"、"特急件"。機密、絕密文件應標注份號。
⑤政府令的文頭由套紅印刷的"政府令"和編號組成。政府令的編號為"第號"。
2.公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關等。
①標題。
公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容,一般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用:一是揭示內容,點明主題,使人一目了然;二是給公文定名,標題就是該公文的名稱,便于收文機關登記管理,便于查找詢問。公文標題位于橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不加標點符號,不能以引用文件字號代替內容提要。
②主送機關。
指收受、辦理文件的單位。俗稱"抬頭"。除"公告"、"布告"、"通告"以外,正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下,正文之上左端頂格位置書寫。"決定"、"命令(令)"、"會議紀要"等文種,主送機關可置于文尾主題詞之下,發送欄內抄送機關的上方,標為"主送:"或"分送:"。向上級機關的請示,只寫一個主送機關,如需同時送其它機關,用抄送形式。
③正文。
即公文的具體內容,是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時,一般排列順
序是:第一層用"一",第二層用"(一)",第三層用:1.,第四層用"(1)"。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講,要把事情交待清楚,什么事、什么問題,準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么,解決什么問題,準確明白。從形式上講,條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號準確無誤,篇幅力求短。
④發文機關。
是指正文之后、附件之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁,不得不在下一頁落款時,可將落款放在空白頁,同時,必須在落款前的空白處用括號加以注明:"此頁無正文"。發文機關應寫機關全稱或規范化的簡稱。(也可用單位的印章代替)
⑤成文時間。
是以領導人簽發日期為準。經會議批準的文件,以會議通過的日期為準,電報以
發出日期為準,幾個機關聯合發文的,按最后一個領導人簽發的日期為準。成文日期使用公元
紀年,用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據,要求準確、完備、具體,不能忽視。
⑥印章。
印章是發文機關表示對公文負責并標志公文生效的憑證。公文除會議紀要外,都應加蓋印章。聯合上報的非規章性文件,由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文,聯合發文機關都應加蓋在成文日期處,上邊沿不壓正文,下邊沿騎年蓋月。會議通過的"決定",日期可注于標題之下,印章可蓋在正文末尾發文機關處。
⑦附件。
公文如有附件,附件名稱注在正文之后,文件落款之前,如有兩個以上附件應注明附件的順序。附件與主件訂在一起發送,如不能訂在一起,應在附件首頁左上角注明主件的發文字號和附件的順序號。
⑧抄送機關。
即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中,需注意幾個方面:抄送機關不能濫抄濫送,也不能漏抄漏送;請示公文不要同時抄送下級或同級機關;向下級機關的重要行文要抄報直接上級機關;向下轉發上級機關的文件,不要再抄報上級機關。
3.文尾部分包括主題詞、發送欄、印發機關與印發日期、共印份數等項。
①主題詞:標于文尾部分發送欄之上。上報的文件從受文機關制發的主題詞表中選詞標注,其
它文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標注。標注主題詞不少于2個不超過7個。標注主題詞應準確,規范。
②發送欄:位于主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關,一般
按黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。發送機關的名稱用全稱或規范化簡稱。正文中已標明主送機關的,發送欄只標明抄送機關。
③印發機關與印發日期欄位于發送欄之下,左端標注公文印發機關名稱,右端標注印發日期。
翻印文件,此欄標注翻印機關名稱和翻印日期。
④文件印制份數標注在印發機關與印發日期欄之下右側,標注有"(共印份)"。
主題詞、發送欄、印發機關與印發日期欄之間分別加橫線分開。
公文從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文紙一般用16開型(長260毫米,寬184毫米),左側裝訂。"布告"、"公告"、"通告"用紙大小,視實際需要確定。
第四篇：常用公文格式規范
一、關于公文種類
黨的機關14類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例(黨的中央組織使用)、規定、函、會議紀要。
國家行政機關13類：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
計劃、總結、方案、細則、制度、辦法等在上述規范文種中沒有，使用時應怎樣規范處理?上行文可前加報告或請示轉換;下行文可前加通知轉換;既要上行又要下行時可區分主次，以報告上行則抄送下級，以通知下行則抄送上級。
二、公文正文結束后如何規范使用結束語?
通知不用“此通知”;報告一般用“專(特)此報告”，有的可用“專(特)此報告，請審閱”;請示一般用“當否，請(速)批(審)示(復)。”批復一般用“此復”;函一般用“專(特)此致函，請研復”;復函一般用“專(特)此函復”。
三、單位發生一突發事件，向上級報告經過、起因、后果等，同時提出處置方案和震提請上級幫助協調解決的問題，應該使用報告還是請示?還是分為報告、請示各一?
用請示。向上級匯報工作，不需上級審批用報告，一般在事后;向上級請求批準，需上級審批用請示，一般在事前。報告、信息、簡報中不可夾帶請示事項。
四、公文行文的規范用法
關于×××通知
公文標題：2號方正小標宋-GBK，發文機關名稱+公文主題+文種，回行時要注意詞意完整，除法規、規章名稱加收名號外一般不用標點符號。
標題下空一行
主送(受理或執行)機關：楷體
正文：3號仿宋，黨委文件一般每面排20行、每行排25字，政府文件一般每面排22行、每行排28個字，數字、年份不能回行。公文首頁必須顯示正文
正文小標題層次：
一、3號黑體
(二)3號楷體
1.(不用、號)3號仿宋加粗
(1) ① A a 頁碼：4號半角白體阿拉伯數碼(Times New Roman) —1— 單頁碼居右空1字
主題詞：×× ×× ×× (主題詞3個字為3號黑體，主題詞為3號小標宋，詞目間空1字;一般寫法為類別詞+類屬詞+文種，黨的文件通常情況下在10個以內，不少于3個;政府文件除類別詞外最多不超過5個，不少于3個) 如：《中共中央 國務院關于中央黨政機關干部教育工作的決定》，主題詞：干部教育 黨政機關 決定。
江澤民同志在中央計劃生育和環境保護工作座談會上的講話(1997年3月8日)，主題詞：計劃生育工作 環境保護工作 座談會 1997年 江澤民 講話。
國務院關于加強水土保持工作的通知，主題詞：農業 水土保持 通知
“農業”是類別詞，“水土保持”是類屬詞，“通知”是文種。
注意不要用公文標題縮寫為主題詞，如《關于石林風景區云南松病蟲害綜合治理實施方案的請示》，不可標注為：石林風景區 云南松 治理方案 請示
可標注為：(黨口)病蟲害防治 石林風景區 云南松 治理方案△ 請示
(行政口)林業(或環保) 石林風景區△ 云南松△ 病蟲害防治△ 治理方案△ 請示
黨的機關公文人物、年代、組織機構、地區等專用名詞作業自由詞標引時，不加“△”。
第五篇：常用文書寫作格式
一、會議紀要
(一)會議紀要的寫作格式
會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。
會議紀要根據適用范圍、內容和作用，分為兩種類型：(1)工作會議紀要。(2)協商交流性會議紀要。
會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。
(1) 標題
由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學語文教學研討會紀要》。
(2) 文件日期
成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。
(3) 正文
正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。
①在開頭部分應扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。
②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務要求等。
一般有三種寫法：
一是概述法。即把會議上的發言內容、討論情況總結到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。
二是發言記錄式寫法。按照會上發言順序，摘錄每個人發言的主要內容。此寫法主要用于座談會紀要。
三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內容歸納成幾個問題來寫。適用于規模較大、內容復雜的會議。寫作時，可根據表達內容的需要，分條列項寫或擬小標題分部分、分層次寫。
總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。
③結尾的內容通常是提出希望、號召，要求有關單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結尾。