機關公文基本常識

第一篇：機關公文基本常識

公文基本常識

一、公文的涵義

公文：是機關、單位、團體在管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

二、黨、政公文的種類

15種：決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、請示、批復、議案、函、紀要。

(一)規范黨政公文的新文件：

1、中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《黨政機關公文處理工作條例》的通知(中辦發[2012]14號)

2、中華人民共和國國家標準《黨政機關公文格式》(GB/T9704—2012)

(黨政公文不再區分，統一了格式。)

(二)原來依據的文件：

1、《國粗行政機關公文處理辦法》(2000年8月)

2、《中國共產黨機關公文處理條例》(1996年5月)

原來規定的黨、政公文共18種：

黨政相同：決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。(9種) 行政特有：命令()令、議案、公告、通告。(4種)

黨特有：決議、公報、指示、條例、規定。(5種)

(三)新舊公文的主要區別

1、在“文種”方面，在《國有行政機關公文處理辦法》的13個文種基礎上，增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種，共15個文種。

2、在“格式”方面，取消了主題詞;行政公文也要署發文機關名稱。

3、在公文擬制方面，要求“重要公文”由主要負責人簽發。

4、在行文規則方面，增加“不得以本機關負責人民意向上級機關報送公文”。

5、在公文管理方面，增加發文立戶的規定。

(四)15種黨、政公文的使用說明：

1、決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

2、決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

3、命令(令)。適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

4、公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

5、公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

6、通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

7、意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8、通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

9、通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

10、報告。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問。

11、請示。適用于向上級機關請求指示、批準事項。

12、批復。適用于答復下級機關請示事項。

13、議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

14、函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

15、紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

三、公文的分類

(一)按行文方向劃分——4種

1、上行文：下級機關向上級機關傳遞的公文。

如：報告、請示。

2、下行文：向下級機關傳遞的公文。

如：通告、批復、通知、[命令(令)、決定、公告、通報、公報、決議、會議紀要]

3、平行文：向平級機關或不相隸屬機關傳遞的公文。

如：函、通知

4、泛行文：既向發文機關的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告等。

(二)按保密級別劃分——4種

普通件、秘密件、機密件、絕密件。(說明：保密級別越來越高。)

(三)按緊急程度劃分——4種

緊急公文分“特急”、“加急”。電報格式的緊急公文分為四級，從急到緩依次為：“特提、特急加急、平急”。

特提屬于最高級。“特提”電報需要馬上辦理;“特急”電報需在8小時內閱辦;“加急”需在24小時內閱辦;“平急”電報閱辦不超過48小時。“特提”是要求一天之內辦完的電報，“特急”是要求三天之內辦完的電報，“加急”是要求五天之內辦完的電報，“平急”是要求十天之內辦完的電報。

(四)按處理方式劃分——2種

1、閱件(閱知即可，不需辦理，文件中無需要辦的事件)如：報告、簡報。

2、辦件(需要承辦，在文件中有明確需要辦的事件)如：請示、函。

四、公文的處理程序

(一)收文處理——7個步驟。

簽收—登記—初審—承辦—傳閱—催辦—答復。

(二)發文處理——4個步驟。

發文處理包括：復核、登記、印制、核發。

(三)辦結公文處理——5個步驟。

辦結暫存——立卷——歸檔——清退——銷毀

五、常用公文——報告和請示的區別

(一)行文目的不同

報告是向上級反映情況，不需要上級答復，也無問題作答，因此報告中不能請求批準; 而請示是請求上級解決問題，上級同不同意均須答復，因此，凡是要解決問題的，在行文時就必須用請示，不能用報告。

(二)行文時間不同

請示需要事前行文，不能“先斬后奏”;而報告可以在前中行文，也可以在事后行文。

(三)行文包含的內容不同

報告可以一文一事，也可以一文數事;而請示必須是一文一事，有兩件事就只能用兩個請示。

(四)受文機關處理方式不同

請示屬于辦件，收文機關必須及時處理，明確作答，限期批復;報告多屬閱件，一般不作答復。報告與請示是兩種文種，不能用“請示報告”，在公文中無此文種。該用請示就用請示，該用報告就用報告，兩者不能混用。

六、請示的特點

(一)一文一事

為了方便領導批復，請示行文必須是一文一事。即每份請示只能請示一個事項、解決一個問題。

(二)請批對應

一請示一批復，沒有請示就沒有批復。請示所涉及的問題，一般較緊迫，沒有批復，下級機關也就無法工作。

(三)事前行文

請示應該在問題的發生或處理前行文，不可先斬后奏。報告的時限可以在事后，或工作進行中行文。

七、函的特點

主要用平級、不相隸屬單位之間，函具有請求的作用。

函有不相隸屬單位之間使用時：

如果主送機關與自己的上級平級，文種建議使用“請示”，盡量少用“函”。

八、公文的行文注意事項

(一)公文一般不能越級行文，如需越級時被越機關應得到抄送的公文。

(二)受雙重領導的單位，在行文時應明白所辦的事務應屬哪個部門主管，主辦單位為主送機關，周知或協辦單位為“抄送”件。除“通知”這類普發性公文外，主送機關只有一個，其余為抄送機關。

(三)抄送的原則是有必要知道的機關才抄送，無關的機關一般不抄送。

(四)行文時應注意自己的職權范圍，不能越權和超越有關規定。

(五)抄送機關排名可依上級、平級與不相隸屬、下級的次序排列，同級之間用逗號，各級之間用分號，也可按級分行排列。

第二篇：公文寫作基本常識

通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。

四、發文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。

五、發文日期。公文必須注明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。

六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。

七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報，是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機關)文件”，下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)襯托。

九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字，“[1997]”是年號，(年號要使用方括號“[ ]”)，“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只注明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發文數量，便于公文的管理和查找;在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發人：×××”。

十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。 十

三、閱讀范圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發送和閱讀范圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“(此件發至縣團級)”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后 、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。

公文的行文關系

行文的關系，指的是發文機關與收文機關之間的關系。注意：

一、下級機關一般應按照直接的隸屬關系行文而不要越級行文。

二、行文常規：平行或不相隸屬的機關之間，應當使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、報告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。

三、要分清主送機關和抄送機關。向上級的請示，不要同時抄送下級機關;向下級機關的重要行文，可以抄送直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關的請示，應當根據內容寫明主送機關和抄報機關，由主送機關負責答復所請求的問題;上級機關向受雙重領導的單位行文時，應當抄送另一個上級機關。

四、要注意黨政不分的現象。黨務和政務事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作，應以黨委名義行文。 公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點：

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關的有關規定。

二、要符合客觀實際，符合工作規律。

三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。

四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點：

(一)條理要清楚。公文內容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。

(二)文字要精煉，篇幅要簡短。

(三)遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。

(四)論理要合符邏輯。公文的觀點要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產生岐義，耽誤工作。

(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應使用全稱。。

(六)正確使用標點符號。

(七)正確使用順序號[

一、

(一)、

1、(1)]。

五、要符合保密制度的要求。 公文的種類

公文的種類簡稱文種。一九八一年二月，國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。這些文種近視眼行文關系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文： 上行文──下級機關向所屬上級機關的發文，如請求、報告。 平行文──平行機關或不相隸屬的機關之間的發文，如通知、函。

下行文──上級機關對所屬下級機關的發文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。

延華集團和各成員企業使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。 請示和報告

一、請示。請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批準時所使用的公文。請示與報告的區別：請示是要求上級機關給予答復的文件，而報告則是不要求答復的文件。

(一)什么事情應該請示?

一般而言，凡向上級請示的問題，應屬于以下幾種情況：

1、屬于主管上級單位明確規定必須請示批準才能辦理的事項。

2、對現行方針、政策、法令、規章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復才能辦理的事項。

3、工作中發生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。

4、因情況特殊難以執行現行規定，有待上級重新指示才能辦理的事項。

5、因意見分岐，無法統一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。

6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。

7、按上級明文規定，完成一個任務，需報請上級審核的有關事項。

(二)撰寫請示需掌握的三個要領：

1、詳細、準確地寫明請示事由。不僅應在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復。

2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據，必要時可引證有關的現行政策、規定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權衡、批復。

3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示;由于時間限制，或事態嚴重，希望上級盡快答復，甚至務請在什么時限內答復;提請上級批復時需要注意或強調的問題，否則可能引起什么不良后果;在上級正式批復前，建議上級同意暫先按什么原則進行工作;等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準確的批復，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多，按內容可分為專題報告、綜合報告、總結報告;按時間可分為報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。 為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：

一、情況;

二、經驗;

三、問題;

四、今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：

一、情況;

二、原因;

三、責任;

四、處理情況和意見。 通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。

一、一般性通知。在上級機關的有關事宜需要使下級機關知道或辦理時，如：慶祝某個節日，成立、調整、合并、撤銷某個機構，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關報送有關材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。

二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。

三、任免通知。上能機關在任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下級機關知道時要發任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據文件，以及任免人員的具體職務即可。 不論哪種類型的通知，都應該注意以下幾點：

一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”(即發文機關、事由、文種)的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應盡量避免，更不應提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當的。

三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。 通報

通報是把工作情況、經驗教訓、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。 通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關單位和組織了解工作的進程，樹立全局思想，安排自己的工作;或使其學習他地、他人的經驗，見賢思齊，推動自己的工作;或使其記取他地、他人的教訓，引以為戒，警惕類似問題的發生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準所通報內容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數據、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經驗、教訓進行科學地總結，使人得到教益。 版權歸屬原作者謝謝合作通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。 函

函，即信;公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。

公函大體有以下幾種用法：

一、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。

二、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，

三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時，也常用公函。

四、向上級機關請示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。 機關公文的制發程序

凡以機關名義制發的各類文件，均須按以下程序處理： 制發文件單位擬稿 送機關辦公室核稿 呈領導審閱簽發 機要員登記編號 打字校對付印裝訂 機要員用印留存 發文單位發出文件 2012年1月22日 辦公室主任應具備的素質

無論什么機關的辦公室主任，都是那個機關領導者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任，應該具備以下素質：

一、具有正確領會領導意圖的理解能力。領導的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領導的意圖，以便準確地上傳和下達領導的意見、指示。

二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會議通知、材料準備、會場布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細小末節的事情都必須安排得十分周到，否則就會貽誤工作。

三、具有妥善處理事務的能力。因為辦公室主任有時候是代表領導者處理事務的，所以，無論是領導交辦的事務還是領導沒有交辦的機關其他事務，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務處理得不妥當而損害領導的形象。

四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合文字材料等簡單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫領導講話文稿、審核并修改以機關名義發文的各類文稿。所有這些出臺的文字材料，都代表著機關的形象。因此，辦公室主任應該具備很強的駕馭語言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫作水平。

五、要有很強的綜合、平衡、協凋能力。機關辦公室是具有綜合、平衡、協調職能的機構，很多時候都代表領導者綜合情況、平衡關系、協調工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領導者的立場和角度做好全局各項工作。

六、要有一定的公關能力。辦公室主任經常接待來訪人員和來客，領導不在場要接待得十分得體;領導在場時，不能喧賓奪主。代表領導者到外面辦事，要想方設法克服一切困難，千方百計把事情辦成。

七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領導會想到，要提前作好準備;某些事領導暫時還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領導;領導辦某一件事，辦公室主任要注意學習領導的辦事方法，設身處地想想這件事要是由自己來處理該怎么處理，必要時還可為領導當參謀，出主意。

第三篇：企業行政公文寫作基本常識

第一部分：公文種類、格式、行文要求概述

企業公文是在生產經營和行政管理等過程中形成的具有強制執行效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業戰略部署、經營方針，發布規章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經營活動等的重要工具和歷史資料。(桂林電科所公文分為電科所文件、黨委文件、紀委文件、部門/公司文件、專用文件等)。

一、 公文種類

公文種類主要分為：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等種類。(命令、指示、公告、通告、議案)

(一)決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。

(二)通知 適用于批轉所屬部門/公司的公文，轉發上級主管部門和不相隸屬單位公文;發布規章制度;要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執行的事項;任免干部等。

(三)通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

(四)報告 適用于向上級主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關的詢問。

(五)請示 適用于向上級主管部門請求指示、批準。

(六)批復 適用于答復所屬部門/公司、群眾組織請示事項。

(七)意見 適用于對重要問題提出意見和處理辦法。

(八)函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復某一事項或某些業務性、臨時性的問題等。

(九)會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

(十)命令 適用于依照有關法律公布行政法規和規章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。

(十一)公告 適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

(十二)通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

(十三)議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

二、公文格式

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

二、公文格式的基本要求： 1.公文用紙：一般使用紙張定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5～9.5。

2.紙張大?。篈4型紙：210mm×297mm。

4.字體：如無特殊說明，公文各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可作適當調整。

5.行數和字數：一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可作適當調整。 6.公文應當雙面印刷。 7.公文應當左側裝訂。 三 公文的通用格式

版頭：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人。

主體：標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件。

版記：抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼。

三、行文要求

(一)行文應當注重必要性和實效，堅持少而精的原則。

(二)行文關系根據職權范圍、隸屬關系確定，一般不得越級請示或 報告。

(三)“請示”應當一文一事，只寫一個主送單位。如需要同時送其 他單位，應用抄送形式，原則上不得同時抄送下屬單位。

(四)報告不得夾帶請示事項。

(五)主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”;向無隸屬 關系的有關部門洽談工作、詢問和答復問題、請求批準等，行文用“函”，只主送一個單位，其他有關單位抄送。

四、草擬公文應注意以下事項：

(一)內容要符合國家的法律、法規，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業的有關規定和實際。

(二)情況確實、觀點明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當，標點準確，篇幅力求簡短。行文關系恰當，公文體式得當，使用規范化簡稱。

(三)涉及國家秘密和企業秘密事項的公文要依據《中華人民共和國保守國家秘密法》規定，準確劃定密級，按要求明確標明密級及保密期限。

(四)人名、地名、數字、行文要準確。時間應寫具體的年月日。引用公文先引標題，后引發文字號。

(五)行文要使用國家法定計量單位。數字，除成文時間、部分結構層次、序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

(六)公文中章節序數的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“

(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

(七)文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計算機打印稿，原稿一并附后

通 知

一、格式與內容

按通知的性質來劃分，一般可分為告知性通知、布置性通知、發布性通知和會議性通知。告知性是每一種通知的共同特性。

通知一般由標題、正文和落款及時間幾個部分組成。

1、標題

標題有兩種格式，一種是公文規范性標題，另一種由事由加文種構成。前者由發文單位、文種構成，如《×××(發文單位名稱)通知》;后者由事由和文種構成，如《關于認真貫徹執行會計從業資格管理制度有關規定的通知》。

2、正文

因通知的類型不同，正文的寫法、要求也不同。 (1)告知性和布置性通知。這類通知是上級單位向下級單位作出某項指示、布置某項工作的通知。具體要求是：緣由要充分，行文要簡潔，事項要交代清楚。“特此通知”、“以上事項望周知”是這類通知慣用的結尾句式。 (2)批示性通知。這類通知大都以批轉或轉發的文件為主，通知本身只起按語的作用。“現將„„轉批(轉發》給你們，請研究執行(參照執行、遵照執行)”是這類通知慣用的結尾句式。

(3)會議性通知。這類通知正文包括兩部分，即通知的緣由和通知事項及內容。前者要寫出召開會議的目的、意義;后者主要交待會議議題、時間、地點，必要時還要交待參加人員的條件、范圍

等。

(4)任免性通知。這類通知就是任命和免去干部(企業管理、領導層人員)職務的通知。只有任命事項沒有免去事項的通知，叫任命通知;只有免去事項沒有任命事項的通知，叫免職通知。因為任免通知關系到人事變動，所以在提法、措辭、人名次序排列上要特別慎重。

3、結尾

簽署發文單位和發文時間。單位就是指發文單位，時間就是發布通知的時間。

二、范例

例1(會議通知)

會議通知

各部門領導：

謹定于20××年××月××日上午9時30分在××召開××會議，請準時參加。隨本通知送評議表一份，請認真填寫并于開會前上交。

××公司

通 報

一、格式與內容

1、標題

有規范的完整標題，也有不完整的、由事由加文種的標題礎瞅xx公司關于糾正銷售工作的不正之風的情況通報》。有時也可以只寫"通報"二字。

2、主送單位

一般通報都有主送單位，少數普發性通報可以不寫此項。

3、正文

一般由四部分組成，

(1)引言。主要是概括通報的內容、性質、作用和要求。

(2)事實。表揚性通報寫先進事跡;批評性通報寫錯誤事實。寫作時應注意的問題是：既要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精練。

(3)分析及處理。對先進事跡的先進性或錯誤事實的本質，進行恰如其分地分析，有的還寫出先進事跡或犯錯誤的原因，并且提出處理意見;表揚性通報寫出給予精神或物質獎勵的決定：批評性通報寫出處分決定。

(4)號召或要求。根據通報的精神要求如何去做，或者號召為實現什么目標而奮斗。

4、結尾

寫明發文單位和日期。如果發文單位在標題前已加上去，此處可以只寫日期。下發或張貼的通報要加蓋公章。

二、范例

例2

××公司關于對×××運輸員處罰的通報

各部門：

木公司運輸員×××，自今年3月2—12日，利用發貨職權，在××客運碼頭先后向7個提貨的貨主進行勒索，當貨主不答應時，×××就采取不發貨、不點數、不放行的手段進行刁難。經查實，×××共勒索錢物××元。由于該員工的違紀做法破壞了木公司的商業信譽，使貨運工作受到一定的損失。為嚴肅紀律，整頓風紀，公司決定給予×××辭退的處分，給予其直接領導通報批評，并扣發三個月的獎金的處分。

為了防止類似事件的發生，各部門要嚴肅行業紀律，堵塞漏洞，對違反紀律的員工應嚴肅處理。

××公司

××××年××月××日

通 告

按通告內容的性質劃分，通告有兩種類型：

法規性通告：其內容主要是社會各有關方面應遵守的帶有法規性質的事項，有強制性和行政約束力，一旦公布，社會各有關方面應當切實遵守和執行。例如，《××省人民政府關于整治機動車超載違章的通告》就是一個法規性通告。

告知性通告：這類通告主要用于告知大家某件事情，如發生的新情況，出現的新事物，以及需要大家知道的新決定等。這類通告大都具有專業性和單一性，往往不具有法規性質，但也有一定的約束力。

一、格式與內容

通告的結構由標題、正文、生效標識組成。

1、標題

通告的標題與公告標題形式基本相同，有四種形式，可以根據實際情況選用一種，四種形式沒有原則上的區別。

(1)由發文機關、事由和文種組成。如《民航總局、公安部關于民航安全問題的通告》。 (2)由發文機關和文種組成。如《中華人民共和國公安部通告》。 (3)由事由和文種組成。如《關于維護校園秩序的通告》。 (4)只用文種名稱。如《通告》。

通告與公告都是公布性的公文，不需要寫主送單位。

2、正文

通告的正文一般由三個層次組成，即通告的依據或緣由、通告的事項和通告的結尾。

第一部分寫通告的依據或緣由，然后用“現通告如下”、“特通告如下”等過渡語導入下文。第二部分寫通告的具體事項，為使通告的條理清晰，可采用分條列項的寫法。第三部分是正文的結尾，可提出要求，或使用常用語“特此通告”等來作結。

3、生效標識

在正文的石下方寫上發文機關的全稱，加蓋印章。有的通告在標題中己經寫出發文機關的名稱，可不再寫。

4、落款

通告的落款，與標題有關系。標題有發布單位的，后面可無落款;標題沒有發布單位的，落款要注明發布單位。發布通告的時間，寫在標題之后、內容之前，或寫在落款的后面均可。

三、范例 例2

慶 典 通 告

為慶祝x x購物中心成立10周年，特于9月25日～10月10日在x x路總店舉辦“真情回報一—十年輝煌慶典晚會”，歡迎各界人士踴躍參與! 聯系電話：1234567 聯系人：王先生

X X購物中心 ××××年××月××日

報 告

一、格式與內容

報告寫作內容要真實、可靠，重點突出，耍如實反映情況，抓住主要矛盾，分清主次，大膽取舍，以便于上級機關清楚地了解情況，處理問題。

報告的種類繁多，有工作報告、情況報告、答復報告、報送報告、綜合報告、專題報告等(市場分析報告及財務報告在下文中將進行專門闡述)。但不管是哪一類報告，其格式一般都包括標題、主送單位、正文、落款四部分。

1、標題

一般有兩種寫法：一種是公文規范標題，即由發文單位、事由和文種組成，如《××市人民政府關于高新技術開發區資金使用情況的報告》;另一種標題由事由和文種組成，如《關于×××次列車在××站發生出軌事故的報告》。

2、主送單位

即接受"報告"的上級機關或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，如"xx省人民政府"，應盡量用全稱。

3、正文

這部分是報告的主體，其結構一般由開頭(引據)、事項和結尾三部分組成。

(1)開頭。作為正文的導語，應承接標題中的事由，導出報告的目的，即為什么而報告，一般要用“現將有關情況報告如下” 作為過渡句，起承上啟下作用。這部分要求落筆扣題，簡明扼要，直陳其旨。

(2)事項。這是報告的具體內容部分，一般包括基本情況、主要經驗、體會、存在的問題和下一步打算。在一份報告中，這幾部分不一定全寫，要看具體情況，有所側重。

(3)結尾。常用的是約定俗成的結語，如“特此報告”或“以上報告如有不妥之處請指正”等。

4、落款

一般寫發文單位名稱或負責人姓名、發文時間，最后加蓋公章。

三、范例

關于請求出具同意我所購置小車意見的報告

中國機械工業集團有限公司：

隨著市場經濟的發展和我所產業規模不斷擴大，各級領導和大客戶到所視察、洽談業務比較頻繁，而所部只有兩輛接待車輛，故急需添置一部小汽車。為解決這一問題，所里擬購置一部價值24.98萬元的東風日產天籟小汽車(排氣量2.5)，以緩解經營接待用車緊張狀態。按廣西區小汽車定編辦的有關規定，企業購置小汽車需經上級主管部門同意后方予以辦理小車定編手續，故特向國機集團報告，懇望國機集團出具同意我所購置小汽車的意見，以便我所辦理小車定編手續。

聯系人:××× 電話:××××××× 手機:×××××× 附件：廣西壯族自治區小汽車定編申請審批表

桂林電器科學研究所

二0 0九年十月十四日

指 示

一、格式與內容

指示在結構上，由標題、受文單位和正文三部分組成。

1、標題

包括三部分內容： (1)發布指示的機關;

(2)指示的中心內容(概括性的); (3)文種(指示)。如果指示的內容比較急切，或有時間限制，還要在標題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示發布。在標題的下面，要注明指示發布的時間或者文號。

2、受文單位

在正文之前，先寫明受文的單位名稱。

3、正文

正文一般由兩部分內容組成：一是發布本指示的根據或原因，二是本指示的具體事項，而重點要放在指示的事項上。指示事項一般多采用分條分項的辦法撰寫。這樣做不但層次清晰，易于理解，而且便于貫徹和落實。

正文部分的內容要視具體的指示而定。一般分三個層次：

第一層，簡要闡述發布本指示的依據和主旨。如果是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關政策、法規的意義和有關政策、法規的主要內容，以及應著重在哪些方面進行貫徹。

第二層，詳細寫明本指示的內容。這是正文的重點部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發本指示” 來過渡到正文。然后展開，一般是分項寫明指示的具體條款;完成指示的辦法、措施等。這部分內容，要求具有很強的現實針對性和明確的工作指導思想，文字表達要講究簡練、準確。

第三層，指出落實指示的幾點要求。然后，一般用“以上各項，希即研究推行”或“以上諸點，望結合本地實際情況，具體組織實施”作結。

三、范例 例1

XXX公司關干暫停銷售產品的指示

×××公司駐各地辦事處和各級代理商：

最近，由我公司自主研發、銷售的×××產品，在部分地區有消費者提出產品質量有暇疵，主要反映的問題是：(l)„„;(2)„„。為了保護消費者的權益，減低×

××，產品對公司形象的不良影響，經公司董事會研究討論，現對有關問題作如下指示： (一)暫停×××產品的銷售。

(二)主動聯系消費者，征詢×××產品的使用情況。 (三)熱情接待消費者的意見或投訴。 „„

產品質量是企業生存的根本，我公司將本著對消費者負責的態度，積極、妥善地處理此次事件。在各辦事處和代理商的情況上報后，公司將派工程師到各地對產品進行調試，有需要的就回收到產地進行改造，直至完全合格為止。

以上諸點，望各辦事處和代理商結合木地實際情況，具體組織實施。

×××公司總經理辦公室

××××年××月××日

第七節 請 示

一、格式與內容

根據請示的性質、用途劃分，大體上可分為陳述性請示、請求性請示

和建議性請示。無論哪種請示，一般都由標題、主送單位、正文和落款四個部分組成，有的請示還帶有附件。

1、標題

一般有兩種寫法:一種是公文規范標題，即由發文單位、事由和文種組 成，如《關于××公司實施股份合作制改造的請示》、《××市關于修建××高等級公路的請示》;另一種是省略標題，即在標題中省略了規范標題中的某一部分，多數情況是省略發文單位，如《關于××問題的請示》。

2、主送單位

即接受“請示”的上級機關或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，有時也可省略。主送單位應盡量寫全稱，除特殊情況外，不能越級寫主送單位。

3、正文

一般由開頭、主體和結語三部分組成。開頭，寫請示原因;主體，寫請示事項，即處理某件事的具體措施;結語，寫請示語，如“特此請示，望批復”或“請批示”等。

4、落款

寫明發文單位和成其日期。發文單位(發出請示的單位名稱)要寫全稱，成文日期(年、月、日)也要寫全，不能省略。

二、范例

關于為開辟新欄目需要撥款 50萬元的請示

××董事會：

我臺節目制作中心要開辟一檔新欄目，叫做“××××” ，這檔節目是專門研究促進中小學差生學習進步的問題。目前在中小學教育中存在一些不容忽視的問題，最為突出的是學習成績差的學生由于缺少有效的關心和幫助，不少同學在心理上產生了自卑的心理，自暴自棄，有的甚至選擇了自殺。

鑒于這些問題，我臺節目制作中心決定開辟“××××”欄目，由一些資深的教育學家和心理醫生擔任主持，為這些差生排憂解難，進一步提高他們的心理素質和學習素質。為此，需要50萬元的經費。

以上請示，請批復。

××電視臺

××××年××月××日

第四篇：公文寫作基本常識及常見錯誤解析

第一篇 集團公司公文管理制度輯要

一、公文種類

根據公文的發文目的和內容，本公司公文種類主要包括： 1.決定：用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷下級單位、部門不適當的決定事項。

2.決議：用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項。 3.意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法的事項。 4.通告：用于公布應當遵守或周知的事項。

5.通知：用于公布規章制度，轉發政府政策、規定及上級機關公文，批轉下級單位、部門的公文，要求下級單位、部門辦理和需要周知或共同執行的事項。

6.通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。 7.報告：用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議。 8.請示：用于向上級機關請求指示、批準。 9.批復：用于答復請示事項。

10.函：用于相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。

11.規定：用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

12.會議紀要(會議記錄)：用于記載、傳達會議情況和議定事項。

二、公文構架 1.標題。

2.主送單位 (部門或人)。 3.正文。 4.附件。

注：如遇公文恰好滿頁，發文時間和文尾部分須另起一頁，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一頁，不得采取注識‚(此頁無正文)?的方法解決。

三、幾類常用公文的基本要求

(一)會議紀要

除董事會會議紀要(會議記錄)由董事會秘書撰寫外，其它專題會議的會議紀要(會議記錄)由會議組織部門撰寫并在辦公廳備案。

(二)內部請示和報告要求：

1.各分支機構向公司總部請示或報告須一文一事，‚請示?同‚報告?必須嚴格分開。

2.‚請示?一般單頭主報，不同時主送兩個以上主管部門或領導。

3.一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示時，應抄報被越過的職能部門和領導，并在文中寫明越級理由。

4.‚報告?中不得夾帶請示事項，不應出現‚請批復?、‚請審批?等字樣。

5. ‚報告?是陳述性公文，‚請示?則是承批性公文。

四、公文的格式

(一)公文的文字應從左至右橫寫、橫排。

(二)一般情況下，公文的字體應統一。文件名稱一般用一號小標宋體;標題一般用小二號宋體加粗;文件正文統一用小三號仿宋體，正文中需重點強調部分可用小三號黑體;標題與正文之間要空一行;

(三)公文用紙一般使用國際標準A4 型(長 297 毫米，寬210 毫米)紙張。行與行間距一般可選擇固定值27 磅,左側裝訂。

第二篇 幾類常見公文的基本寫法

第一章 函

一、概念

函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

二、特點

(一)溝通性

(二)靈活性

(三)單一性

三、分類

函可以從不同角度分類：

(一)按性質分，可以分為公函和便函兩種。

(二)按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。

(三)另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

四、結構、內容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望?；蛘垖Ψ絽f助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

(四)結語。如‚特此函詢(商)?、‚請即復函?、‚特此函告?、‚特此函復?等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用‚此致?、‚敬禮?。

(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

五、撰寫函件應注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

第二章 請示

一、概念：

請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文。

二、必備條件：

請示必須具備以下四個條件：1.必須是下級機關向上級機關的行文。2.請示的問題必須是自己無權作出決定和處理的。3.必須是為己向上請決求準。

三、分類：

請示可分為解決某種問題的請示，請求批準某種事項的請示。

第三章 報告

一、概念：報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用的公文。

二、報告的使用范圍

三、報告的特點

1.內容的匯報性。

2.語言的陳述性。

3.行文的單向性。

4.成文的事后性。

5.雙向的溝通性。

四、類別及功用

1.例行報告，日報、周報、旬報、月報、季報、年報等;

2.綜合報告;

3.專題報告：

五、報告的格式和寫法：

1.標題，包括事由和公文名稱。 2.上款，收文機關或主管領導人。

3.正文，結構與一般公文相同。

4.結尾，可展望、預測，亦可省略，但結語不能省。

六、打報告要注意做到：

情況確鑿，觀點鮮明，想法明確，口吻得體，不要夾帶請示事項。

七、目前寫報告容易出錯的地方有兩處：

1. 結尾處有‚特此報告?一類結語，由于詞語既無實際意義，也無結構作用，應當去除。如果寫成‚以上報告當否，請指示?，就更錯誤，因為如所上述，報告是無須上級回復處理的文種，所以，即使協商這句話也是白搭，上級不會答復你。

2. 同理，報告后面加附注標明‚聯系人?和‚聯系電話?也屬廢話。再次，寫報告要避免太長，一般應控制在3000字以內。

第四章 會議紀要

一、概念

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的公文。

二、會議紀要與會議記錄的異同

會議紀要是對會議需傳達的情況和議定事項的記載;會議記錄是對整個會議全部內容的完整記載。

三、會議紀要的分類

(1)工作會議紀要。 (2)代表會議紀要。 (3)座談會紀要。 (4)聯席會議紀要。 (5)辦公會議紀要。 (6)匯報會議紀要。 (7)技術鑒定會紀要。(8)科研學術會議紀要，包括年會紀要。

四、主要內容與結構形式

(一)標題會議紀要的標題，有兩種格式：一是，會議名稱加紀要;二是，把會議的主要內容在標題里揭示出來，類似文件標題式的。

(二)開頭部分

簡要介紹會議概況，其中包括：

(1)會議召開的形勢和背景;

(2)會議的指導思想和目的要求;

(3)會議的名稱、時間、地點、與會人員、主持者;

(4)會議的主要議題或解決什么問題;

(5)對會議的評價。

(三)文號、制文時間

(四)正文部分

它是紀要的主體部分，是對會議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今后任務等進行具體的綜合和闡述。

(五)結尾部分

第三篇 公文的精簡原則

首先，力求主旨單一，切忌內容混亂

其次，力求開門見山，切忌繞山彎水

第三，力求干明葉茂，切忌十干一葉

第四，力求語言簡明樸實，切忌種種套話

第五，貴善遣詞造句，切忌疊床架屋

第六，力求一字千鈞，切忌洋洋灑灑

第四篇 行政公文的成文時間

一、成文時間的標識數字

《國家行政機關公文格式》對成文時間的規定是：‚用漢字將年、月、日標全;‘零’寫為‘○’。?根據上述要求，公文成文時間的數字標識應注意以下幾點：

1.用漢字而不用阿拉伯數字。

2.年、月、日要標全，不能省略年份，也不能用簡寫。

3.用漢字的小寫數字而不用大寫數字。最容易出錯的是將‚○?寫為‚0?。為什么會出現上述錯誤?首先是許多人沒有意識到‚○?與‚0?是分屬于兩個完全不同的文字系統，把它們混為一談，于是以‚0?代替‚○?。其次是在電腦輸入的過程中，輸入‚0?可直接在鍵盤上按‚0?即可，而輸入‚○?則必須到符號欄里去找，一些人為了方便就直接從鍵盤上把‚二○○二?敲成了‚二00二?。還有些人甚至根本不知道到哪里去找漢字的數字‚○?，就干脆以‚0?代替‚○?了。

二、成文時間的標識位臵

以領導簽發日期為準，一般標注在正文右下方。

第五篇：行政機關公文基本知識

——苗繪

一、公文的概念

《國家行政機關公文處理辦法》規定：行政機關的公文是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

二、公文種類

公文種類，即可根據公文功能屬性進行的分類，簡稱文種。文種具有概括表明公文性質、行文方向和行文目的的重要作用。目前，可劃分為15種，即決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

可以用于向下級機關行文的文種占了大多數，主要有：決議、命令(令)、決定、通知、通報、批復、會議紀要等。

上行文文種主要有意見、報告和請示。

平行文文種主要包括函、議案、意見。

泛行文文種常用的是通告、公告。

三、公文要素

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關、印發日期和頁碼等部分組成。

四、行文規則

行文規則是指機關行文中必須遵循的行為規范，包括堅持公文處理原則、正確處理行文關系、準確把握行文方向、以恰當的行文方式行文等。

(一)機關內設機構除辦公室外，不得對外正式行文。

(二)政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

(三)同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文;政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

(四)請示須“一文一事 ”，并只寫一個主送機關，不得抄送其他下級機關，不主送領導個人，不越級請示。報告不得夾帶請示事項。

五、公文格式

(一)紙型

行政機關公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。公文頁面設置參數為：上下左右邊距各2.5CM， 段落為多倍行距1.25。

(二)字體

發文機關標識用小于10號小標宋體，具體字號以醒目美觀為原則酌定。

標題用2號小標宋體。

秘密等級和保密期限、緊急程度及“主題詞”三字用3號黑體。

簽發人(或會簽人)姓名用3號楷體。

主題詞詞目、“簽發人”3字、發文字號及主送機關、正文、成文時間、附件說明、附注、抄送(抄報)機關以及印發(翻印)機關、日期、份數和翻印范圍等均用3號仿宋體，一般不使用其他字體。如有需要一級標題使用黑體。

全文一律不加粗字體。

標點符號一律使用全角標點。

六、撰寫公文應注意事項

(一)密級

涉及國家秘密的公文應在公文首頁右上角標明密級程度和保密期限。密級和保密期限之間用實心“★”隔開，如：機密★一年。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當在首頁左上角標明份數序號。有緊急程度的文件還應在密級下面標注“特急”或“急件”字樣。

(二)發文機關標識

行政機關公文版頭(即發文機關標識)由發文機關全稱或規范化簡稱及一條紅色橫線組成。若為“發”號公文則需在發文機關名稱后加“文件”兩字。聯合行文時，主辦機關排列在前，如聯合行文機關過多，必須保證文件首頁顯示正文(主送機關不算正文)。除明電外，發文機關標識必須用紅色標識。

(三)發文字號

如果是幾家單位聯合行文，只標注主辦機關的發文字號即可。

(四)簽發人

上行文應當注明簽發人姓名。

(五)標題

“發”號公文應當在公文標題上標明發文機關，其他公文不需標明。行政機關公文多行標題的排列方式一般是正梯形或倒梯形。

(六)主送機關

除公告、通告外，公文應當標明主送機關。有些不便于在公文首頁列出主送機關的公文(如政府令、會議紀要等)，主送機關可置于公文主題詞之下，抄送(抄報)機關之上。

(七)正文

正文中的結構層次序數的標法：第一層為“

一、”第二層為“

(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。如有需要一級標題使用黑體，其它層次字體不變。

(八)成文日期

行政機關成文日期一律用數字寫全稱，如：2014年5月21日。

(九)印章

印章是權力和職責的憑證，是公文生效的標志。除會議紀要和以電報形式發出的公文外，都應加蓋公章。行政機關加蓋印章代替署名。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，所有發文機關都應加蓋印章。

(十)附注

正文內容之外需要說明的其它事項可用附注。附注應在成文日期下一行，居左空2字加圓括號標注。請示、報告中聯系人和聯系電話可標注于此。

(十一)公文版記

版記是公文的最后一個要素，始終放在公文的最后一頁置于最后一行。

特別注意：

1、公文標題中運用標點符號有一項特殊的原則要在擬寫公文標題時認真遵守，即：公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用任何標點符號。

2、正文內引用公文時，應先引標題，后引公文字號。

七、關于印發、批轉、轉發的公文

(一)通常是“印發”本級機關的，“批轉”下級機關的，“轉發”上級和不相隸屬機關的。

(二)被印發、批轉和轉發的文件，不是附件。

(三)被批轉、轉發的文件，經處理以后，只保留原文件的標題、正文、成文機關、成文日期，不可保留被批轉和轉發機關的印章。

(四)印轉類通知標題中可出現兩個文種名稱，如轉發“意見”或“函”。但標題不宜出現一個以上的“關于”或“通知”。

(五)擬定層層轉發的公文標題時，為避免出現多個“關于”或“通知”，有兩種處理方法：一是采用“復轉”字樣，如：縣政府復轉國務院關于印發×××的通知。二是采用轉發公文字號的方式，如：旗政府轉發國發„2010?×××號文關于×××的通知。