第一篇：公文處理常見錯誤簡析
公文處理常見錯誤簡析
——王楷
一、發文條件
1.合法性審核問題。國家稅務總局令第20號《稅收規范性文件制定管理辦法》第十六條規定稅收規范性文件出臺前必須經法規部門進行合法性審核，否則辦公廳(室)不予核稿，局領導不予簽發。
那么什么屬于稅收規范性文件呢?《稅收規范性文件制定管理辦法》第二條規定，稅收規范性文件是指縣以上(含本級)稅務機關依照法定職權和規定程序制定并公布的，規定納稅人、扣繳義務人及其他稅務行政相對人權利、義務，在本轄區內具有普遍約束力并反復適用的文件。這個定義很長，公文核稿人員要把握的關鍵點是“稅收規范性文件規定了稅務行政相對人權利、義務”，我們腦子里就要有個意識，所核公文內容涉及到規定稅務行政相對人權利、義務的，就應當先送法規部門進行合法性審核，因為合法性審核是一個發文的必經程序。
日常工作中國稅機關單獨出臺的稅收規范性文件我們多數能記著要送法規部門進行合法性審核，往往容易忽略的是聯合行文和代擬稿，總局《稅收規范性文件制定管理辦法》第二十六條規定，稅務機關與其他機關聯合制定涉稅文件，省以下稅務機關代地方人大、政府起草涉稅文件，業務主管部門應當將起草文本或會簽文本送交法規部門進行合法性審核。也就是說出臺稅收規范性文件的聯合行文和代擬稿也應進行合法性審核，需要特別注意。
關于稅收規范性文件，還有一點需要注意?？偩中鹿奶幚磙k法第二十一條規定，上級稅務機關針對下級稅務機關有關特定稅務行政相對人的特定事項如何適用稅收法律、法規、規章或稅收規范性文件的答復或者解釋，需要普遍執行的，應當按照《稅收規范性文件制定管理辦法》的規定制定稅收規范性文件。公文核稿人員遇到某批復的內容是政策性答復或解釋，并需要在本轄區內普遍執行的，應當建議擬文部門制定稅收規范性文件，文種可使用公告，不再單獨批復。這既體現了依法行政，也減少了工作量。
2.公文會簽問題。
總局新公文處理辦法第六十八條規定，本機關主辦部門起草的公文，涉及到其他內設機構職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關職能部門協商、會簽。那么我們核稿人員在核稿時，如果發現公文內容并非擬文部門“一家之事”，還涉及到其他部門職權的，就要原文退回，并告知擬文部門與有關部門會簽該文。
3.加強工作統籌問題。根據《四川省國家稅務局關于統籌推進2013年重點工作項目和清理簡并基層報送報表工作的通知》(川國稅發〔2013〕25號)文件要求，省局對今年重點工作任務實行“板塊+項目”的管理制度，每一板塊由一名省局領導牽頭抓總，擔任統籌發起人，主要統籌發文、會議、推進實施、檢查、報表、總結等工作事項。那么省局公文核稿人員在核稿時就要注意，如果某部門的發文涉及到前述文件中列明的重點工作，那么就要建議發文部門向該重點工作所屬板塊的牽頭局領導匯報，由局領導統籌發文事宜，而不是由發文部門單獨發文部署工作。
各市(州)局可能沒有像省局那樣實行重點工作“板塊+項目”管理制度，但這里要強調的是，作為公文核稿人員，要具備全局意識，要了解掌握全局重點工作，不能就公文審公文。
二、文種使用
1.使用非法定公文文種
比較常見的是把規劃、計劃、要點、安排、方案、總結、制度、講話等直接編排文號印發。例如：《××國家稅務局關于總結固化2010年全省重點行業稅源分析評估管理成果的工作方案》、《××國家稅務局關于細化分配離退休經費預算的方案》，“方案”不屬于總局新公文處理辦法規定范圍內的文種，應根據行文目的、行文方向、隸屬關系和公文內容選用正確文種，擬寫適合的文件標題。
另外，日常工作中我們喜歡使用“意見”這個文種，但要注意避免一種錯誤，例如：《××市國家稅務局關于加強依法治稅工作的實施意見》，“意見”屬于總局新公文處理辦法規定范圍內的文種，但“實施意見”就不屬于，而用作下行文的“意見”又被稱為“工作指導性意見”，其就是要求下級機關實施的，實在沒有必要在標題中畫蛇添足寫上“實施”二字，應改為《××市國家稅務局關于加強依法治稅工作的意見》。
2.文種與行文方向、體例不符
需要特別注意的是請示與函的混用問題。例如：《××國家稅務局關于請求退還××有限公司增值稅款的請示》，主送單位是“財政部駐四川省財政監察專員辦公室”，為不相隸屬關系，“請示”應改為“函”。往往有的發文單位為表示對受文單位的尊重，明明是不相隸屬關系，應該用“函”的卻用“請示”，但受文單位拿到這個“請示”后也不好辦理，他該回復你“函”呢，還是“批復”呢?
三、行文規則 1.行文黨政不分
總局新公文處理辦法第六十三條規定，稅務系統內部，除特殊情況外，黨的組織和行政機關之間一般不交叉行文。例如：《××市國家稅務局關于在各級黨組織中開展創先爭優活動的通知》，創先爭優活動是黨組織安排部署的工作，其正確的發文單位應是××市國家稅務局黨組，主送單位也應是各縣、市、區國家稅務局黨組。有部分工作同時涉及黨組織和行政機關，則應具體情況具體分析，根據發文單位、主送單位及工作重點確定其發文方式。
2.無行文必要
最近中央出臺了八項規定，要求改進文風、精簡文件?？偩中鹿奶幚磙k法第五十二條對哪些情況不發文作出了明確規定。省局制定的認真貫徹“八項規定”的實施意見也要求切實減少文件數量。辦公室作為公文審核把關的部門，就要對各職能部門的發文必要性進行審查，制發公文應確有必要，不能一談到部署工作就想到要制發公文。在實際工作中，有相當部分工作可以不通過發文，而是采用其他更為方便快捷的方式來安排落實。例如：《××市國家稅務局關于報送辦公聯系電話的通知》，這類簡單事項，完全可以通過電話或是在內部網絡發布通知來予以落實。此外，對于上級機關來文，如沒有補充意見，則不必制發公文轉發，可以將原文電子文件遠程封發或翻印紙質文件發送下級機關執行。
3.請示、報告不符合要求
請示、報告是重要的上行文，也是最容易出錯的文種。常見錯誤主要有：超越直接上級進行請示或報告;一份請示中涉及多個不相關事項;同時向多個單位報送請示事項;將請示文件抄送下級機關;在報告中夾帶請示事項;將上級機關內設機構列為主送單位等。
最近省局收到的市(州)局來文中就有請示出錯的情況。某市局兩個內設機構就同一個稅收征管問題分別向省局報送請示，先是該市局大企業和國際稅務管理處以《關于××項目稅收征管問題的請示》(×國稅發〔2012〕125號)向省局請示，省局相關職能部門收文后正在會商研究如何回復時，該市局征科處又以《關于××項目稅收征管問題的請示》(×國稅發〔2013〕13號)(與前文同樣的標題)向省局請示同一個問題，這讓省局如何回復呢?回復哪一個請示呢? 還有，《××市國家稅務局關于四川省財政監督檢查處理決定執行情況的報告》(×國稅發〔2013〕7號)的主送單位寫的是“四川省國家稅務局督查內審處”;《××市國家稅務局關于推薦××同志為第四屆四川省國際稅收研究會常務理事的請示》(×國稅發〔2013〕27號)的主送單位寫的是“四川省國家稅務局人事處”。這都是最近幾天才收到的文件，將省局機關內設職能部門列為了主送單位。
4.非同級機關或部門聯合行文
總局新公文處理辦法第五十七條規定，各級稅務機關可以與同級黨政各部門、下一級黨委政府、相應的軍隊機關、同級人民團體和具有行政職能的事業單位聯合行文。那么只有同級機關或部門可以聯合行文，非同級機關或部門就不能聯合行文，而這種錯誤卻時有發生。例如：《××市國家稅務局 ××縣工商行政管理局關于開展個體集貿市場稅收專項整治工作的通知》，市國稅局和縣工商局不屬于同一級別，不能聯合行文，正確的聯合發文單位應是縣國家稅務局和縣工商行政管理局。
5.便函使用不規范
便函是各級稅務機關的內設機構之間的非正式公文，關于便函的使用有兩種常見錯誤。一是便函以“××國家稅務局”為行文對象，尤其是將便函主送下級機關，以便函的形式向下級機關部署工作事項，提出工作要求的情況比較多?？偩中鹿奶幚磙k法第六十一條規定，便函適用于商洽工作，通報和匯報有關情況，詢問和答復一般事務性問題。并就便函的適用范圍作出了禁止性規定(具體條文不再累述)。因此，便函不能像正式公文那樣用來向下安排部署工作，也不能直接主送下級機關，而應主送下級機關相應的內設機構。
二是上級機關內設機構以便函形式向下級機關內設機構商洽工作，這時有兩種情況，一是有的上級機關要求下級機關以正式文件回復，二是上級機關沒作要求，但有的下級機關為表示對上級機關的尊重，以正式文件回復上級機關的便函。這都是不符合公文處理規則的，上級機關不應要求下級機關以正式文件回復，下級機關內設機構可以便函回復。
6.以正式公文形式印發領導講話
領導在各類會議上的講話，如需要在系統內讓干部職工知曉，只能以政務通報的形式印發，不能以正式公文形式印發領導講話。例如：《××市國家稅務局關于印發××局長在全市國稅工作會議上講話的通知》，此種情況應予糾正。
四、公文格式
1.份號標注不規范。新辦法中凡涉密公文都應當標注份號。份號標注不規范主要是：涉密文件不標注份號;份號的數字不按規定標注，沒有編足6位數(份號是由6位數字組成的，即使只印制1份，也要寫成000001);份號標注位置不規范，不是頂格編排在版心左上角第一行。
2.不標注保密期限。涉密公文在標注密級的同時沒有標注保密期限，這種現象比較普遍。不標注保密期限的話，默認的保密期限就會很長，給我們工作帶來不便。 3.隨意標注緊急程度。有的部門因為擬文拖延，為爭取早點發文就隨意標注緊急程度，擾亂了正常的公文處理程序。新公文處理辦法規定，只能是內容重要、臨近規定的辦結時限或需要打破常規、特事特辦的公文才能標注緊急程度。
4. 發文機關標志不規范。有的發文機關標志與發文機關署名或印章不一致，如用“×××局”的發文機關標志，發文機關署名或者印章卻是 “×××局辦公室”等，還有的前面是黨組的紅頭，后面卻蓋上行政公章。
5.發文字號不規范。一是發文機關代字概括不準確。例如：廣元市國稅局的發文字號是“廣國稅發”，后來我發現廣漢市國稅局的發文字號也是“廣國稅發”，建議加以區別的。二是發文字號的年份應用六角括號“〔 〕”括入，但有少數單位使用圓括號“( )”、方括號“[ ]”和尖括號“〈 〉”，這是老問題了。
6.簽發人標注不規范
比較常見的錯誤有：一是上行文不標注簽發人。二是上報重要的公文不是機關主要負責人或主持工作的負責人簽發，卻是任何副職都可作為簽發人，有的甚至是非領導職務者也作為簽發人。三是多個機關聯合上行文，有的只標注主辦機關負責人，而不標注其他機關負責人。
7. 公文標題不規范
一是重復使用介詞。例如：《××國家稅務局關于××工作有關情況的報告》，“關于”與“有關”語義重復，“有關”應刪除;《××國家稅務局關于對××有限公司白酒消費稅最低計稅價格核查情況的通知》，“關于”、“對”介詞疊用，“對”字應刪除。
二是動詞和文種語義重復。例如：《關于上報××的報告》、《關于呈送××的報告》，“上報”、“呈送”均與“報告”語義重復，“上報”、“呈送”應刪除;《關于××綜合業務辦公用房新建項目申請開工的請示》，“申請”與“請示”語義重復，“申請”應刪除。
三是標題中使用標點符號不規范。新公文處理辦法第三十一條規定，公文標題中除法律、法規、規章和規范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。例如：××市國家稅務局關于命名“××縣國家稅務局”為市局級文明單位的決定，沒有必要在“××縣國家稅務局”上加引號，應刪除引號。記住標題中只能出現書名號，不能有其他標點符號，而且書名號內必須是法律、法規、規章和規范性文件。
四是公文標題排列形式不夠美觀，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，應當排列成梯形或菱形。還有的標題在回行時詞義不完整。
8.主送、抄送機關不規范
一是主送、抄送機關使用簡稱。在主送和抄送中，稅務機關的名稱應當使用全稱，如 “××市國家稅務局、××市地方稅務局”， 不得使用簡稱。這是老生常談了，但仍然有些單位(包括省局有些職能部門)隨意使用簡稱，經常是主送機關用“各市、州國稅局”。 二是請示多頭主送。例如：《關于××市國家稅務局新建綜合業務辦公用房項目竣工審核的請示》，其主送單位寫的是“××省國家稅務局，××省國家稅務局財務處”，不僅將請示文件多頭主送，而且將機關及其內設職能部門并列為主送單位，使本是互相隸屬的二者成為了并列關系。
9.正文容易出現的問題有：一是公文首頁無正文。公文首頁必須顯示正文。還有一點要注意，一般公文的首個蓋章頁應當同時顯示正文、發文機關署名和印章。二是正文中結構層次序數未按規范要求標注，存在越級使用或混用現象。三是正文中使用的層次序號過細，有的多達六層甚至七層，如除“
一、”“
(一)”“1.”“(1)”外，還用“第
一、第
二、第三”、“A、B、C”、“①、②、③”等。四是每一層次標題的字體不規范。新公文處理辦法明確規定，標題第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注。五是在公文的正文中，稅務機關的名稱可以使用規范化簡稱。規范化簡稱為“××國稅局、××地稅局”，但仍然有使用“國稅、地稅，國、地稅局，國地稅”的現象。
10.附件項目不規范
一是誤將印發、轉發、批轉的文件作為公文附件。印發、轉發、批轉的文件是公文正文的組成部分，因為具有一定的獨立性，所以單獨放在公文后部，但它并不是公文的附件。
二是公文帶有附件的卻不標注附件說明，或附件名稱與附件說明不一致。
三是附件順序號用漢字“
一、
二、三......”來標注。 四是附件名稱后標注標點符號。
五是文字較長的附件名稱回行后頂格編排。應與上行附件名稱的首字對齊。
11. 發文機關署名。新公文處理辦法增加了發文機關署名。常見錯誤是發文機關署名與發文機關標志和標題中的發文機關名稱不一致，如××國家稅務局制發的公文，卻署名為“××國家稅務局辦公室”。
12.印章在使用中容易出現的問題：一是多個行政機關聯合向下行文時，只使用主辦機關的印章。新辦法規定聯合行文不再區分上行文、下行文，統一要求加蓋各發文機關印章。二是2個或2個以上機關用印時，印章相交或相切。三是印章與發文機關標志不符，如發文機關標志是“××國家稅務局”，印章卻是“××國家稅務局辦公室”。
13.附注。主要是請示無附注，請示應當注明聯系人及電話。 14.抄送機關標注容易出現的問題：一是給上級機關的行文仍用“抄報”。二是將向上級的請示“抄送”給下級機關。三是將有些不是領導直接交辦的請示、報告類公文直接抄送給領導個人。四是將公文抄送有關機關的內設機構。
15.印發日期。主要是把成文日期當作印發日期。 16.頁碼。主要是公文首頁不標注頁碼。新公文處理辦法規定，除信函形式首頁不顯示頁碼外，其他格式的公文首頁都要標注頁碼。
第二篇：公文案例錯誤簡析：
為了幫助大家更直觀地認識和掌握規范的公文格式，我們給大家設計了一份不規范的公文，其中存在20多處錯誤?，F逐條向大家作一個簡要的分析：
1、 此件公文為一份報請上級機關批準的公文，屬“請示報告”類，必須使用帶“文件”字樣的上行文件文頭。該文頭為便函式文件不可取。
2、 正式文件其代字、年份、序號及簽發人均必須居紅色反線之上。
3、 馬政字“字”很早以前的公文是保留的，新規范按照實用的原則，盡量減少公文字數，不再保留。
4、 年份新規范要求是六角括號“„?”括入，不再使用“[]”。
5、 《國家行政機關公文格式》規定：序號不編虛位，即20不編為020。
6、 新規范要求上報的請示性公文需標識簽發人姓名，簽發人用3號仿宋體字，該文“簽發人”使用黑體字屬錯誤。
7、 該文為“請示”性公文，標題寫為報告屬使用公文種類錯誤，應改為“請示”。
8、 新規范要求請示性公文一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。該文主送機關應為省政府，省衛生廳可抄送。
9、 《國家行政機關公文處理辦法》規定：除成文日期、部
分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字，公文中的數字應當使用阿拉伯數字。該文中的“五十五萬”、“二〇〇三年”、“百分之七”、“二〇〇三年二月”、“十四”均應改為“55萬”、“2003年”、“7%”、“2003年2月”、“14”。
10、 請示性公文不能以命令的語氣要求上級怎么做，只能請求上級予以回復。該文中正文第二段第四行中“特要求省政府……”應改為“請求省政府……”。
11、 該文結束語“特此報告”與文件標題和內容不符，“請示”性公文一般應以“妥否，請批示”結尾。
12、 新規范要求，公文成文日期用漢字將年、月、日標全，該文成文日期“2004年4月19日”應改為“二〇〇四年四月十九日”。
13、 《國家行政機關公文處理辦法》規定：請示性公文應當在附注處注明聯系人。該文應標注聯系人、聯系電話。
14、 《國家行政機關公文格式》規定：“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標宋體字;詞目之間空一字。該文“主題詞”及詞目使用字體錯誤。
15、 《國家行政機關公文處理辦法》明確規定，抄送機關不可以為下級機關。“市衛生局”應改為“省衛生廳”
16、 《國家行政機關公文格式》規定：頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條
4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。該文未標識頁碼。
17、 《國家行政機關公文格式》規定：標識文件所印份數，居印發日期之下，右空1字標注。該文標識位置錯誤。
第三篇：公文處理中的常見錯誤
一、行文中的常見錯誤
1、濫發文件。主要表現：(1)所發公文屬可發可不發之列;(2)所發公文只是照抄照轉上級的公文(翻印即可，不必轉發);(3)所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題;(4)行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報或開會等形式解決;(5)行文所涉及的內容已在報上全文公布過;(6)在部門之間意見分歧，未經協商取得一致時就行文。
2、行文關系混亂。主要表現：(1)應該黨政分開行文的未分開行文;(2)應該一個機關單獨行文的搞成幾個機關聯合行文;(3)該職能部門行文的“升格”為領導機關行文;(4)該領導機關行文的“降格”為職能部門行文。
二、文種使用中的常見錯誤
1、自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。
2、誤用文種。把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設想”等作為公文文種直接使用，如•××市委××××年工作要點?。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“須知”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××市人民政府關于印發市政府××××年工作要點的通知”。
3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。主要表現為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報告，將報告誤用為請示，將“請示”、“報告”合用為“請示報告”，“請示”和“報告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報告，將復函誤用為批復。
4、越權使用文種。超出本機關的權限行文，如隨意制定“條例”。實際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度;按照國務院辦公廳發布的•行政規范制定程序暫行條例?的規定，在行政機關公文中，“條例”只能應用于特定國家機關制定的法規中，即全國人大常委會制定的法規，國務院制定的行政法規，地方人大及其常委會制定或通過(批準)的地方性法規。如：•中華人民共和國城市道路管理條例??；鶎訂挝恢贫ㄓ嘘P規章制度時可用“規定”或者用“細則”、“辦法”等應用文種，并用轉發或印發通知的形式發布。
5、降格使用文種。應該用命令、指示發布的公文而用通知發布，如一些省、自治區、直轄市人民政府發布重要行政規章，不是用令發布而用通知發布。這種降格使用，必然影響行文的權威和效力。
三、版頭使用中的常見錯誤
1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文;使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告、請示工作、任免干部或批復等;使用不帶“文件”字樣的版頭用于發布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉下級的重要報告、請示。
2、使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。
3、使用沒有版頭的白紙印發文件
四、發文字號中的常見錯誤
1、年號不全。如：將“1997”省略為“97”。
2、括弧不對。•國家機關公文格式?規定發文用六角括弧“„?”括入。錯用成圓括弧“()”、方括弧“[]”、方頭括弧“【】”。
3、位置不當。將發文位置提前到了機關代字前面。如：將×校字[1997]第×號錯為[1997]×校字第×號。
4、序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。
5、一文多字號。聯合發文時并用了幾個單位的發文字號。
6、一字號多文。用同一發文字號制作兩份不同的文件。
7、跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。
8、字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，“第”在年號之后;前面用“字”，后面用“第”;前面無“字”，后面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[1997] ×號。
9、濫用“發”字。只有重要文件才采用“××發”字樣。
10、自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。
五、簽發人標注中的常見錯誤
1、上行文未標注簽發人姓名
2、下行文也標注了簽發人姓名
3、標注不規范。簽發人標注位置遠離發文字號(正確的是它們之間空兩個字);簽發人標注的字體字號與發文字號的字體字號不一致;“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。
六、公文標題中的常見錯誤
1、缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱 “決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如：“第八屆全國人民代表大會第五次會議關于批準設立重慶直轄市的決定”不能簡寫為“關于批準設立重慶直轄市的決定”。
2、用發文字號代替文件名稱 如：“關于××字„1997?第×號文的批復”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。
3、文字累贅 如：•××××人民政府關于認真貫徹落實×政發[××××]××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告?，發文機關可省略，所引文件的發文字號應刪掉，事由可概括，改為•關于春耕播種情況的報告?就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重復的現象，如•關于貫徹××××通知的通知的通知?，應為•關于貫徹××××通知的通知?;又如•關于請求解決××××的請示?，應為•關于解決××××的請示?，后面有請示，前面用請求就是多余的。
4、濫用標點符號 除批轉法規性文件外，公文標題中一般不加書名號。常見非法規、規章名稱用了書名號，如•關于認真貫徹†×××決定‡的通知?、•關于批轉†××××報告‡的通知?、•關于†××××請示‡的批復?，標題中加書名號是錯的。
5、缺少文種 如•××市人民政府批轉市教委關于建立高等院校學習基地的報告?，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。另外，在公布事項、工作要點的公文中也常缺少文種，如：•××大學一九九×年重點抓的八件實事?就缺少“決定”這一文種。
6、發文機關簡稱不規范 如：•××市計委二〇〇×年工作計劃?，“計委”容易引起歧義，如果是“計劃經濟委員會”應簡稱為“計經委”，如果是“計劃生育委員會”應簡稱為“計生委”。
七、主送機關中的常見錯誤
1、缺主送機關 除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。
2、主送機關表述不規范 未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列;未用全稱或規范化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”;分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理;隨意使用統稱，如“市內各單位”。
3、多頭主送 主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。
4、主送個人 公文不得主送領導者個人。
5、越級主送 一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應當抄送被越過的機關。
八、正文中的常見錯誤
1、錯別字 主要表現：(1)因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……;(2)因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”……
2、標點符號錯誤 常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用……
3、數字使用不規范 應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”;應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數字。
4、隨意簡稱 如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。
5、引文標注錯誤 未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你校×校字[1997]第×號文件(關于×××的請示)收悉。”
6、隨意使用字體字號 正確的是使用3號或4號仿宋體。
7、隨意設定字距行距 正確的字距為0點距(電腦打字點距下同);行距為24點距。
九、無正文說明標識中的常見錯誤 常見錯誤是落款和發文時間已正好排滿一頁，而在另一頁的文尾部分的抄送機關等之上標明“此頁無正文”。這種情況無須注明“此頁無正文”，因為公文的正文是指主送機關以下，生效標識以上具體反映公文內容的部分。
十、附件標識中的錯誤
1、有附件不標注
2、附件名未標全稱
3、標注不規范 “附件”二字頂格標注(正確的是頂格空一字);只標了一個“附”字(正確的是標“附件”二字);附件未全部標注;附件標題末用了標點符號。
4、內容不適 在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件特殊說明。印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。
十
一、發文機關標識中的錯誤
1、未標發文機關名稱，用印章代替
2、發文機關未用全稱或規范化簡稱
3、位置不當 常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發文機關最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協調(成文日期的最后一個字比正文縮兩個字)。在下列兩種情況下發文機關標識可越過中線：一是發文機關全稱字數多，從中線向右寫，一行寫不下時;二是聯合發文單位多，豎列太長影響美觀時。
十
二、成文日期標識中的常見錯誤
1、將擬稿日期作為成文日期
2、將打印日期作為成文日期
3、漢字和阿拉伯數字亂用 在發文機關署名后標識成文日期時，用阿拉伯數字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內標識時用漢字標識。
4、標識不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時期必須將年月日標示完整。
5、位置不當或與落款不協調 常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發文機關第三個字(或中間)對齊，向右排印。當發文機關最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字?？偟脑瓌t是，成文日期的標識是與發文機關標識協調，以保持文面的美觀。
6、將月日寫成“分子式” 如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。
十三、機關印章使用中的常見錯誤
1、當用不用 干部任免通知等重要文件應該用印而未用印。
2、不當用卻用了 印制的有特定版頭的一般普發性文件也用了印。
3、位置不當 用印既不壓發文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。
4、模糊不清 未及時清洗印章，使印記模糊不清。
十
四、主題詞標識中的常見錯誤
1、不標引主題詞
2、將標題簡單切后分當主題詞標引 主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現形式，為檢索查詢提供方便，由范圍(類別詞)+內容(類屬詞)+文種(文件形式)組成，其中的類別詞反映公文內容所涉及的范圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現;標題的主要作用是概括公文的性質和要求，由發文機關+事由+文種組成，其中的發文機關一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應根據公文內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現形式后，再按主題詞標引的規范進行標引。
3、任意生造主題詞 不在************中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統一制發的•主題詞表?中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。
4、未先標類別詞
5、任意組配
6、亂用標點符號 兩個主題詞之間應該用一個空格符分開，錯為在主題詞間使用了頓號或逗號(但組配標引時可用頓號分開)。
十
五、抄送機關標識中的常見錯誤
1、使用已廢除了的“抄報”或“報”、“送”、“發”
2、抄送個人 公文不能抄送個人，需要送某位領導閱否由收文機關秘書部門決定。
3、抄送主送機關 既然是主送機關就不必再抄送了。
4、濫抄濫送 將向上級機關的“請示”同時抄送平級機關或下級機關;將公文抄送給與公文內容無關的機關。
5、標識不規范 抄送機關未分類或標點符號使用不當。
十
六、公文處理的誤區
造成公文處理不規范的一個重要原因，是在部分文秘人員的思想認識上存在一些誤區，其對公文規范化的危害不小。為推進公文規范化建設，必須提高認識，走出誤區。常見的有以下8種：
1、按老一套辦法辦文 •中國共產黨機關公文處理條例?、•國家行政機關公文處理辦法?、•國家機關公文格式?、•發文稿紙格式?、•出版物上數字用法的規定?、•標號符號用法?、•出版物漢字使用管理規定?等，都是公文制作的法規性文件，并構成了公文規范的完整體系。同時，公文規范處在不斷變化和完善之中，任何標準和規范都可能被修訂。廣大文秘人員要加強學習和研究，跟蹤公文發展的動態，在公文實踐中力求使用最新的標準和規范，盡量準確地理解和掌握公文規范的完整體系，不要在新的公文法規頒布很長一段時間后還抱著老一套不放。
2、不加分析地把上級來文作為范文 由于有的領導機關存在對公文規范化的重視程度不夠的現象，其所制發的公文難免也有時出現不合規范的地方，而有的基層單位的文秘人員往往認為上級秘書部門水平高，他們制發的公文都是正確的，即使有時發現了與公文規范不一致的地方，也認為上級那樣做總是有道理的，于是上行下效，造成不規范公文泛濫。所以，每一個文秘人員都要努力學習，把思想認識統一到公文規范上來，選擇范文時要按公文規范進行判斷，不能認為發文單位的級別越高其所制發的公文規范化程度就越高。同時，要求級別越高的領導機關越要重視公文處理的規范化。
3、發往國外的函件用外文 漢語是聯合國使用的6種語言之一，為世界通用語言，我們在國際交往中完全可以理直氣壯地使用漢語。使用中文不僅符合國際慣例，而且也體現了對中國主權、中國文化的尊重。外國人就不會因為你不懂外文而改用你國的文字。
4、發往港澳臺的函件用繁體漢字 國際上以簡化字為漢語的標準用字，盡港澳臺等地仍使用繁體字，但根據•出版物漢字使用管理規定?：“向臺灣、香港、澳門地區及海外發行報紙、期刊、圖書、音像制品等出版物，可以使用簡化字的一律用簡化字”。人民日報海外版也早從1992年起就改為簡化漢字印刷了。
5、將被批轉、轉發、印發的文件當成附件 被批轉、轉發、印發的文件是主體的有機組成部分，不得視為附件。在這種情況下，正文之后，發文機關署名前不得標注被批轉、轉發、印發的文件順序和名稱，而被批轉、轉發、印發的文件則標印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。
6、以領導人簽發代替辦公(廳)室核稿 有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過辦公(廳)室將公文直接送領導簽發，并以領導已簽發為由拒絕辦公(廳)室的核稿和核發。•條例?和•辦法?規定，公文在送領導人簽發之前，應當由辦公廳(室)進行校核。公文核稿的基本任務是協助機關領導人保證公文的質量。就是在領導審批后，正式印發前，還應由辦公廳(室)進行核發。
7、用計算機起草公文時僅將定稿歸檔 由于辦公自動化的發展，許多文秘人員直接在計算機上起草文稿，各次修改過程也直接在機上進行，最后打印和歸檔的是定稿。由于定稿無法體現修改過程，對于非常重要的文稿，一旦出現問題，難以分清責任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。正確的方法，是在原始稿上反復修改，把經領導簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實原件。
8、用傳真件代替正式文件發文或歸檔 傳真件不能代替正式公文，因此，對于重要的公文，雖然緊急情況下可用傳真件發文，但發出傳真件后要及時補寄正式公文。另外，由于傳真件紙張材料的特殊性，保存不久字跡就會全部退盡，如果直接將其歸檔，時間長了就會失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復印后歸檔。由于復印件也容易退色，這時可使用固色劑延長文檔保存期限。
第四篇：公文寫作常見錯誤
盡管國務院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標準《公文格式》對公文的種類、格式、行文規則等都作了明確規定，在我們一些電力企業尤其是基層部門，寫作公文還經常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：①對上述規定、標準不熟悉，也沒有好好學習，基本上是個門外漢;②對最新的規定、標準不了解，仍然沿用舊的、不規范的寫法;③寫作態度不夠認真，沒有嚴格按照規定、標準的要求去做;④文字表達能力較差，又沒有反復推敲認真修改。明確了錯誤原因，就可以根據自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產生。
下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：
一、文種不明
即從公文的標題上看不出屬于哪種公文。例如“關于接待德國×××公司總裁訪問的事”這一標題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”;而《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。”又如“匯報電力標準化工作”這一標題，不僅沒有文種，連題意也不清。應該根據這份文件的內容與目的，或者把它改為公文類的“××××(發文單位)關于電力標準化工作的報告”，或者改為事務類的“××××(發文單位)電力標準化工作總結”。
二、生造文種
一種情況是把性質、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關于×××的請示報告”;另一種情況是把某些事務文書或規章制度類文書當作機關公文那樣直接行文，例如把“計劃”、“安排”、“總結”、“制度”、“細則”等直接作為公文印發。
第一種情況容易改正，只要根據公文內容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應這樣處理：如果這些事務類、規章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：
(1)規章制度類文書以“印發”形式行文。如××省電力有限公司《關于印發〈××省電力有限公司公文處理規則〉的通知》，把發布的規則作為通知的附件，一起行文。(又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規定：“公司內部規章制度，以‘國電內規’字號印發，由法律事務部審核編號。”據此，規章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應按規定。)
(2)事務文書以“轉發”或“批轉”的形式行文(上級、同級或不相隸屬單位的用“轉發”，下級單位上報的則用“批轉”)。如《關于轉發××電業局1999年工作計劃的通知》，將《1999年工作計劃》作為通知的附件行文。
如果是上行公文，可用“報告”行文，把要報送的事務文書、規章制度類文書作為附件。
三、錯用文種
錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：
(1)把“請示”誤為“報告”。例如《關于××電廠國有資產評估立項的報告》，其內容是申請對現有國有資產進行評估立項，應使用“請示”，卻誤用為“報告”。
(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。
(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關業務部門提出某些請求批準或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規則，必須改正。
(4)“批復”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復”這一文種作答復，但有的公文卻寫成《關于批復××××的通知(或函)》，應改為《關于××××的批復》。
(5)“函”誤用為“批復”。某些業務主管部門在答復不相隸屬單位請求審批的有關事項時，本該用平行文“函”，卻寫成《關于×××(單位)×××(事項)的批復》。
(6)誤用處分事項公文文種。“決定”和“通報”均可用于處分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評性“通報”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報”可以帶附件(即關于事件或事故的調查報告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關人員知曉即可;批評性“通報”要發送到下屬各單位，甚至要抄送有關的不相隸屬的單位。因此，應該根據處分事項具體情況正確選用，以避免誤用文種。
四、越級行文
《國家行政機關公文處理辦法》規定：“一般不得越級請示和報告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應按隸屬關系向上一級機關(單位)行文，逐級上報。即使因特珠情況必須越級行文，也應同時抄送被越過的上級機關(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經常出現越級上報的問題，必須堅決糾正。
五、格式不全
公文格式中規定的各個組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中，該標識的要素沒有標識，就是格式不全(如缺少發文單位標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯誤的唯一辦法就是認真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒寫，然后將殘缺的部分補寫上去。
六、發文字號混亂
發文字號應當包括發文機關(單位)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發文字號混亂的表現主要有：項目不完整;年份用中文數碼標識或只標兩位數，不用六角括號而用圓括號“( )”、方括號“[ ]”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤，要根據具體情況一一改正。
七、標題不準確
具體表現在：公文標題沒有準確簡要地概括公文的主要內容，有時甚至題不對文;標題太長，甚至超過了50字;有的則過簡，致使題意不清;標題中隨意使用標點符號，而實際上按規定“公文標題中除法規、規章加書名號外，一般不用標點符號”;長標題的排布不合理不美觀，沒有做到回行時詞意完整，排列對稱，間距恰當。所有這些公文寫作中常見的標題方面錯誤，必須根據規范要求予以改正。
八、主送單位不規范
主送單位應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱，左側頂格標起;若主送單位較多，標到行末后回行也應頂格;各單位名稱中間用頓號，最后—個單位名稱后標全角冒號;若涉及多方面機關單位，同級的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標識上的錯誤主要有：單位名稱不規范;各單位排列順序混亂;多行排列時在單位名稱處斷開，而不是書寫至行末才回行;回行不頂格。對這些錯誤的標識方法，應注意糾正。
九、抄送單位不規范
抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯誤與改正方法也同上所述。但標識時應左空1字，回行時要與冒號后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對齊，各單位間用逗號隔開，最后一個單位后標句號。這四點不同于主送單位的標識方法，常見的標識錯誤也往往在此，應予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過去的“對上用‘抄報’，對下用‘抄送’”的標識法，這也是不規范的，須統一改為“抄送”。
十、成文日期不規范
最常見的錯誤有：用阿拉伯數碼標識，“o”誤標為“0”或“零”，年份不用全稱，標識位置不規范等等。應根據《國家行政機關公文格式》(見本書附錄三)的相關規定認真改正。
十一、序號、數字、計量單位不規范
公文中的序號按規定分四個層次[“一”、“(一)”、“1.”、 “(1)”]，若層次較少可省略“(一)”而直接用“1.”作為第二層次。公文中的數字，除成文日期外一般要用阿拉伯數碼標識(詳見本書附錄
三、附錄八兩個國家標準)。公文中要使用法定計量單位，計量單位名稱原則上采用中文，且全文前后要統一。所有這些規定，許多基層單位制發的公文都施行得不夠好，應引起重視，以規范公文寫作。
第五篇：公文中常見的錯誤
一、格式方面的常見錯誤
1.結構層次序數使用不當。一般而言，結構層次序數分“一”、“
(一)”、“1”、“(1)”四個層次。只有兩個層次時，可分別用“
一、”“1.”標識。其中，數字序號后用小圓號“.”，而不能用頓號“、”，如為“1.”而不是“
1、”;“
(一)”和“(1)”括號外面不帶標點符號。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。
2.標點符號運用不當。除法規、規章名稱加書名號外，標題一般不用標點符號。正文中的標題，如果單獨一段，在末尾不用句號、冒號等標點符號。并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應使用逗號。
3.國家法定計量單位的漢字與符號運用不統一。如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和萬千瓦，km和公里、千米等混用。一般而言，公文中數量單位應用漢字，且同一份公文或材料中應相對統一。
4. 人名、地名、日期、單位名稱使用不規范。年份一律使用公歷年份的全稱，如1999年、2010年不能略為99年、10年。單位名稱一般先用全稱,并注明規范簡稱，或用約定俗成的簡稱，如外部用廣德獨山南方水泥有限公司，內部可以用“廣德獨山南方”一般不用“獨山南方”等簡語。
5.文件引用不規范。引用公文應先引發文機關(有時可省略)、標題，后引發文字號。發文字號中標注年份應采用六角括號〔〕，而非中括號[]或【】。
6.公文如有附件，應在正文下空一行、左空2字處，注明附件的順序和名稱。附件不加書名號，附件名稱后不加標點符號，如“附件：1.××××××”。
7.公文如有聯系人等附注，應在成文時間下空1行、居左空2字用3號仿宋體字加圓括號標識。一般而言，在上行文的“請示”等文種中，應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。
8.關于附件的格式問題。一般A4紙，每面排22行，每行排28個字，頁面左上角第一行頂格標識“附件”(有序號時標識序號)，標題為二號小標宋體或二號宋體加粗，正文為3號仿宋體(有時第一層標題可用黑體，第二層標題可用楷體，其他用仿宋)，單倍行距或行間距31磅。附件的頁碼，應與正文標注相同(4號半角白體阿拉伯數碼，數碼左右各放一條4號一字線)，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。實行電子公文后，由于在word、wps等文字編輯軟件中按國家規定標注頁碼不太方便，因此對文本性附件，一般情況下也可采取在頁腳居中直接插入(默認)頁碼的方式，格式為“3”(小五號字)。
9.發文日期不能用阿拉伯數字。和正文要求正好相反，發文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“○”。
二、內容方面的常見錯誤
1.錯別字較多。
2.文種選擇不當。
3.標題成份殘缺或多余。如《關于上報……的報告》標題中，“上報”為多余項。特別是對轉發性通知標題，由于層層轉發公文，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，解決此問題辦法有四：一是只寫轉發第一次轉發機關的通知;二是直接轉發原文件;三是在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號;四是只用本機關發文的標題，而將其他機關的標題概括為文件。
4.附件問題。一是不能適當應用附件。一般情況下，當正文內容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結等。二是正文中的附件名稱不完整、不規范。另外，引用附件時，一般情況下只引用文件標題，不帶文號。
5.主題詞標注不當。許多公文直接使用系統自動生成的主題詞，不按規定格式進行修改。
6.不按照隸屬關系行文。如用部門文件行上行文、平行文，部門便函轉發上級單位文件等。
7.“請示”和“報告”混淆的問題。一般情況下，對上級機關而言，“請示”偏重于辦件，“報告”偏重于閱件。要求上級批復的事項，應采用“請示”文種，且遵循“一文一事”原則，不應在報告中夾帶請示事項。
三、一些常用字詞的用法及辨析
1.“截止”與“截至”的區別。前者強調“止”，即在計時點上，所進行的事情已經完結或基本完結;后者則不強調事情的完結，強調的是該計時點上的事態。
2.“記取”與“汲取”的區別。前者強調強記，后者強調在加工、提高基礎上的吸取。二者適用對象和情況有所不同：對自己或內部的事或現成的經驗教訓，多用記取;對他人或外部的經驗教訓、營養等，則用汲取。
3.“急待”與“亟待”的區別。“急待”強調緊急待辦，“亟待”強調極須，急迫待辦。“急待”與“亟待”的主要區別在于，前者強調時間的緊迫性，后者則更強調意義重要性。另外，亟待還包含問題的嚴重性已達極點，否則不宜用“亟待”一詞。
4.“下工夫”與“下功夫”的區別。一般情況下，應該用“下工夫”。如《現代漢語詞典》強調，“下工夫”是指為了達到某個目的而花費很多的時間和很大的精力。而“功夫”是指本領或武術，一般不用“下功夫”。
5.“和”與“與”的區別。“和”跟“與”都是做連詞比較多，做介詞比較少。做連詞時都表示平等聯合，意思
是一樣的。但是，兩者的色彩有所不同。“與”的書面語色彩比較明顯，因此多用于書面語中，口語中用得比較少。“和”則在口語跟書面語中都使用。另外，在書名跟文章的題目中，“與”使用得要比“和”多些。
6.“制定”與“制訂”的區別。“制定”即制作、定出，公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等;“制訂”即制作、訂立，公文中習慣用于具體規章制度的訂立。
7.“需要”與“須要”的區別。“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思，詞性為及物動詞，后可帶賓語。“須要”即說明“應當”、“必須”的意思，詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。
8.“期間”與“其間”的區別。“其間”是指某一段時間。從結構上分析，“其”修飾“間”，相當于“這”“那”等指示代詞。在使用的時候，“其間”前面總有一段關于時間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了。我們熟知的經典例子是魯迅先生《一件小事》里的話：“我從鄉下跑到京城里，一轉眼已經六年了。其間耳聞目睹的所謂國家大事，算起來也很不少。”“其間”多用于書面，口語中，人們有時會在它前面加上“這”或“那”，現在也是不容忽視的語言事實。“期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。如“期間，對文件修改了20多次。”這種用法則不正確。“期間”是指某短時間里，前面要有說明時段的詞語，例如“春節期間”、“會議期間”、“國慶期間”、“外出期間”等，不能將“期間”單說。而“其間”可以單說，是某段時間的意思，如“其間，對文件修改了20多次”。
9.列舉完后“等”的用法。列舉后用“等”的時候，有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城市” 。還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”。這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。
10.引號內短的并列成分之間的標點符號用法。比如：發揚“特別能吃苦、特別能戰斗、特別能奉獻”的精神這樣的句子，引號內是短的并列成分，這種情況應該用頓號，而不應該用逗號。
11.“以及”前面的標點符號用法。“以及”前面可以用逗號，這是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗號。當然，“以及”的前面也可以不用逗號。用不用逗號，要看“以及”后面的語詞的長短。如果比較長，要用逗號停一下，使人好讀;如果比較短，“以及”前面就可以不用逗號了。
12.“其中”及其前后的標點符號用法。有人歸納出使用“其中”一詞，前后標點符號用法的三條規則：
(1) 總數后只有一個數，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2009年，公司售電量554.51億千瓦時，其中省內售電量538.42億千瓦時。
(2) 總數后分述幾項內容，則總數后用“。”，“其中”后用“，”，各分述內容之間視其內容多少，或用“，”，或用“;”。如，2009年，全省全社會用電量705.51億千瓦時，同比增長4.09%。其中，第一產業用電量56.38億千瓦時，同比增長2.02%;第二產業用電量540.27億千瓦時，同比增長2.66%;第三產業用電量62.54億千瓦時，同比增長12.45%;城鄉居民用電46.32億千瓦時，同比增長14.01%。
(3)“其中”之后列舉分項內容時，“其中”之后不要用“：”。
例1 ，2009年，全省發電裝機容量1803.99萬千瓦。其中：水電578.18萬千瓦，火電1146.3萬千瓦，風電79.51萬千瓦。該例中，“：”應改為“，”。
例2 ，2009年，全省新增發電裝機容量307.95萬千瓦(其中：新增風電裝機容量19.8萬千瓦)。該例中，“：”應去掉。