一、會計電算化與內部控制概述
(一) 會計電算化的定義
會計電算化是在傳統會計理論的基礎上, 利用電子計算機網絡技術延伸出來的一個新理念, 逐漸地成為一門專業的學術學科。它的出現, 實現了數據處理的自動化, 改變了會計信息的處理方式方法, 它是會計發展史上的一次重大革命。
(二) 內部控制的定義
內部控制, 是指在一定的環境下, 一個單位為了實現其經營目標, 保護資產的安全完整。保證會計信息資料的正確可靠, 確保經營方針的貫徹執行, 保證經營活動的經濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法、手續與措施的總稱。
二、現狀及面臨的問題
(一) 企業存在內部控制環境薄弱的問題
公司規章制度不健全。公司內部的規章制度設計多是兩種情況: (1) 委托相關的財務公司進行設計。 (2) 由公司管理層進行設計。第一種情況下, 被委托方不一定完全了解委托方的實際情況。因為委托方的一些關鍵領域不會被外人所知, 所以這些被設計出來的產物, 也就不可能完全符合公司發展的要求。而在第二種情況下, 由于公司管理層自身學識、工作經驗、生活經驗的不足, 設計出來的制度, 不一定是規范合理的。
管理者對內部控制的重視程度不一。企業內大多數管理者認為應將內部控制建設成一種制度, 在企業運作過程中落實下來, 以此能幫助企業更好地運作經營。但仍有一小部分管理者認為在公司內部建立內部控制機構是沒有意義的, 只會導致公司在機構建設上的成本增加。這種互相敵對的態度, 使內控制度的實施難度增加。
(二) 存在內控活動不完善的問題
個別工作人員任職的崗位與自身能力明顯不匹配。這是由于早期公司在成立階段遺留下來的問題。由于電算化工作內容的特殊性, 不僅要求電算化工作人員要掌握會計專業知識, 而且還得有足夠的計算機操作能力。一旦在平常的業務工作中出現一些小問題, 電算化工作人員能夠憑自己的能力解決。“千里之堤潰于蟻穴”, 公司要想長期健康的發展, 一定要謹慎處理這個問題。
個別員工職業道德素質不高。從事會計工作, 要求從業人員具有強烈的職業道德感和榮譽感。在面對個人利益與集體利益發生矛盾時, 要堅持以集體利益為主。但限于自身文化素質水平較低, 一些員工將自己定位成打工人員, 做事只為眼前利益, 并未完全融入集體。
(三) 存在審計難度增大的問題
審計內容改變。在傳統記賬方式下, 從會計資料的錄入到進行記賬處理, 以手工記賬為主, 會計資料多以紙質進行保存。公司在實行會計電算化后, 會計數據都被存儲在磁盤中。二者存在著明顯的差異。除此之外, 在傳統會計下, 多用畫線更正法、補充登記法、紅字沖銷法進行更正, 這樣就留下了修改痕跡。而在會計電算化的反記賬狀態下, 軟件操作人員能夠修改在平常業務處理時的輸錯的財務數據, 進行重新記賬。這樣就可能降低了會計數據的可信度, 在一定程度上也增加了審計難度。
三、會計電算化環境下內部控制問題的解決措施
(一) 企業要建立健全規章制度
設置企業制度, 應把握實用性、可操作性和針對性三個原則, 可以從人、財、物、供、產、銷六要素入手, 凡是與企業經常開展的業務和相關的管理環節, 都可以考慮作為建立規范的制度保障。也可從產品價值鏈入手, 在關鍵節點或關鍵環節建立管理制度。
(二) 建立健全的風險評估體系
建立健全的風險評估體系, 尤其要注意對財務風險體系的建立。首先要確定正切恰當的風險評估方法, 注意把握風險指標的度量標準。其次, 在進行風險評估時, 要明白所有的評估方法是有誤差發生的可能性的, 是具有一定程度的風險的。在風險發生時, 要有相關的風險控制措施, 以此達到風險的最小化處理。
(三) 完善內部控制活動
加強系統安全控制。第一, 建立會計軟件操作制度, 嚴禁非財務人員操作電腦;第二, 對軟件操作人員的權限加以限制, 不在自身職責范圍內的, 嚴禁干涉。第三, 通過軟件的操作密碼控制系統安全。第四, 及時將會計數據進行處理, 并進行備份處理。第五, 在日常工作中, 要注意對電腦等工作設備的檢查和保養, 以免在工作時發生電腦故障。
(四) 及時保存會計檔案, 加強內部審計
會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。尤其是在會計電算化的環境下, 對會計數據的準確性提出了更為苛刻的要求。因此, 及時保存會計檔案便顯得非常重要。保存會計檔案可以從以下幾個方面入手: (1) 實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式進行保存, 保存的有關規定按《會計檔案管理辦法》的規定執行。 (2) 審核會計檔案的數據是否正確。如果被保存的會計檔案原本就是錯誤的, 那么就失去了保存的價值和意義。 (3) 對現行的檔案管理程序不斷進行優化和改造。通過對現行系統的深化創新和改革, 提高檔案管理程序的科學性和合理性。 (4) 會計電算化系統文檔具有其自身的特殊性, 但從實質上來講, 作為記錄和反映企業的運營狀況的媒介, 應將其視同會計文檔進行保管。 (5) 科學規定會計檔案的有關權限。 (6) 保證會計檔案的安全與完整。安排專人進行會計文檔的保管, 并建立問責制度, 一旦會計文檔丟失, 追究保管人員責任。
摘要：隨著信息技術的不斷發展和普及, 會計電算化應運而生。然而, 電算化所帶來的內部控制問題, 一時間成為企業經營和管理的難點和重點。一個健全的企業內部控制系統能夠提升會計信息的質量, 使會計信息更加真實完整, 并能為財務信息的安全性提供保障, 從而可以為企業管理層提供有助于提高決策水平和質量的會計信息, 有助于管理者做出有利于企業發展的決策。
關鍵詞：會計電算化,內部控制,內部控制目標
參考文獻
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