人事檔案改版工作計劃范文第1篇
一、干部人事檔案改版好處分析
(一) 干部人事檔案的改版是紙質檔案向電子檔案合理過渡的重要舉措。
通過明確規定使用A4標準干部人事檔案卷盒促使各組織部門進行檔案材料的整理歸檔和卷盒更換等工作, 有助于更好、更加嚴格地按照干部檔案管理10大分類要求, 嚴格審核、準確鑒別原有材料和新補充材料, 進一步保障檔案材料的真實性、完整性與可靠性, 紙質檔案的更新與轉型有利于錄入升級電子檔案。根據改版要求, 所有干部人事檔案信息采集系統軟件都需要進行改版升級, 可及時地對新形成的檔案材料進行電子目錄輸入和檔案材料掃描, 按照文件規定對新任免的區管干部檔案材料進行二級分類, 保證干部人事電子檔案的時效性、規范性。新的改版要求更加注重文書檔案的標準化、規范化, 有助于更加規范、完善地落實文書檔案的管理流程。文書檔案形式上的規范化使得各個組織管理部門上下聯系、管理、溝通交流變得更加方便, 在內部協作方面達到事半功倍的效果。比如根據干部人事檔案改版要求, 新形成的A4紙型干部檔案材料與原有的16開紙型檔案材料以“左齊下齊”的對齊方式進行整理, 一方面方便對已有的、新報送的檔案進行審核, 完整文書檔案的規范形式改版, 方便管理與應用, 另一方面在使用效率和經濟效益方面也帶來顯著優勢, 是國家干部人事檔案新時期標準化、信息化的重要嘗試與實踐。
(二) 干部人事檔案改版是加強組織人事管理的重要契機。
干部人事檔案改版有助于強化對干部的組織領導、業務培訓和規范管理, 加強工作紀律的監督考核與落實, 緊密結合工作實際, 提高檔案規范化管理水平。干部人事檔案改版工作的開展需要各級組織部門積極合作, 這有助于在工作中貫徹落實改版要求, 提高各級公務人員政治覺悟, 提高檔案管理工作人員的專業素質, 將理論與實踐積極結合, 促使當前干部人事檔案管理水平不斷提高。干部人事檔案改版中一個非常典型的特征就是規范化, 這無疑是強化干部人事檔案規范管理的有效舉措。根據干部人事檔案改版標準與要求, 檔案管理的各項制度方面都得到了補充與完善。根據新標準, 檔案材料分類、排序、裝訂等方面無疑都達到了完整、真實、實用要求, 對缺失材料的督辦制度也有助于及時發現缺失材料和錯誤材料并進行補充, 確保了干部人事檔案信息的準確、全面、規范和高效。
(三) 干部人事檔案改版有助于加強各級干部人事管理部門對干部人事檔案管理重要性的認識。
在做好干部人事檔案改版工作與管理工作中, 各級干部人事檔案管理人員都要加強培訓學習, 對不規范干部人事檔案進行梳理, 在標準化與規范化流程中, 能夠最大程度實現區局干部人事檔案管理的信息化、精細化、規范化, 為各級干部人事管理安排和檔案查詢應用等提供切實保障。干部人事檔案規范化改版是完整收集干部人事檔案原始材料的重要手段。干部人事檔案整理是以干部個人為單位將收集起來的干部人事檔案材料進行鑒別、分類、排序、編號、登記目錄、技術加工、裝訂成卷以及不斷充實檔案材料的工作, 通過整理, 能夠使原來零亂的干部人事檔案材料轉化為能反映干部情況的干部人事檔案專門案卷, 為干部人事管理工作服務。干部人事檔案改版工作也是各級工作組織檔案業務建設的重要實踐與探索, 對于推動政府部門檔案管理專業化、規范化具有重要的意義。通過嚴謹規范整理干部人事檔案, 將干部人事檔案材料裁剪、粘貼, 統一規格, 并按形成時間進行整理、歸類、排序和編號, 經過整理后的干部人事檔案材料齊全、條目清楚、統一規范, 檔案面貌煥然一新, 無疑將為未來干部人事檔案信息化管理打下堅實的基礎。
二、干部人事檔案改版要求分析
在干部人事檔案改版要求中, 重點對干部人事檔案材料、目錄、轉遞單、檔案卷盒、檔案袋和檔案庫房設備做出了明確要求。比如檔案卷盒, 明確規定按照A4紙型作出調整, 設立3個裝訂力柱子, 分別做出了邊沿、直徑等多個方面數據的細致規定, 卷盒標簽也統一規范, 檔案袋尺寸也以A4紙型作出調整。材料、目錄、轉遞單方面采用國際標準A4紙型, 材料左邊應留有25mm的裝訂邊, 采取靠左下對齊的方式打3孔裝訂, 并對孔徑、孔距做出了詳細地規定。庫房中所用檔案柜、密集架和回轉柜等設備不能存放A4紙型檔案卷盒的要予以更換, 避免設備老化影響使用和保存。
參考文獻
[1] .黎倩汛.如何加強學校檔案收集與整理工作的思考[J].辦公室業務, 2013.01
[2] .王穎.問渠哪得清如許, 為有源頭活水來——淺議如何減少“死檔案”, 提高檔案利用率[J].辦公室業務, 2013.09
人事檔案改版工作計劃范文第2篇
一.審核的重點：涉及到干部任免審批表上的信息都要審核。要注意“三齡兩歷一身份”，家庭主要成員及重要社會關系和獎懲，審核時要重點把握。
突出對“六類問題”的嚴格清理。一是涂改造假問題。
重點審核“三齡二歷一身份”信息是否存在涂改造假，干部身份、學歷、獎懲等材料是否涉嫌偽造，提干、提職是否存在違規，是否出具虛假認定或認定不準等情況。(這里要強調一下，審核中發現有涂改、造假情況的一定要詳細認真記錄，匯總后進行核查，確屬人為的組織上要給予處分，這是各級領導特別強調的。這點大家一定要嚴肅認真對待，不能含糊，不能只登記缺少材料情況里，補充幾份材料或讓本人說明情況材料裝入檔案)二是信息不一致問題。審核檔案中“三齡二歷一身份”、家庭主要成員及重要社會關系等重要信息的記載是否前后一致，有無自相矛盾之處。三是重要材料缺失問題。重點審核入伍升學、入黨入團、任免調動、學歷學位、獎懲處分等重要依據材料是否缺失或不完整。四是認定說明不符合規定的問題。審核檔案中的認定材料是否符合政策規定，佐證材料是否齊全，是否具有說服力和鑒證作用。五是信息不準問題。重點審核干部的重要信息是否真實準確，是否與原始依據材料記載一致。六是錯裝混裝問題。審核檔案材料是否與干部本人相符，是否存在“張冠李戴”現象。
二、審核方法及工作用表使用。
1、工作用表。
涉及工作用表總共4類，一是干部人事檔案審核登記表。和原來的表有區別，這次審核登記時用的表(已印制)。二是干部任免審批表。是中組部要求必須填的(已印制)。三是干部基本信息審核認定表。這個表和以前下發的一樣。干部任免審批表和認定
1 表每本檔案都要填，最后要歸入干部檔案第五類。
2、審核方法。
第一個是《干部人事檔案審核登記表》 出生時間—重點看“三張表”。
①最早記載出生時間的材料。一般是入團志愿書、招工表、報考登記表、入伍審批表以及體檢表。②最新任免表。這是組織上掌握的時間。③身份證號記載(公務員登記表或履歷表)。 按照中組部【2006】41號文要求，關于年齡的認定是按照最早記載為準。核實出生時間，同時要看工作時間、入學時間、入黨團時間、家庭成員信息等邏輯關系是否合理，比如有沒有17周歲以下參加工作、7周歲以下入學、不滿18周歲入伍入黨、不滿14周歲入團等等這些情況。在填寫登記表時：①出生時間記載情況一欄。首先看最早形成材料記載和最新任免表記載，如果這倆個時間是一致的，就在記載情況一欄“是”前打勾，如果中間材料與這個時間不一樣的話，需要在問題欄里進行說明。②真實性存疑欄?？磧热菔欠裢扛?，首份材料是否涂改?？床牧鲜欠裾鎸嵉??？催壿嬍欠窈侠?。③組織是否進行過認定?？?類里是否有認定材料?？凑J定是否符合政策規定。
參加工作時間—重點看三類材料。
①參加工作原始依據材料。如：工人看招工表，軍人看入伍表，知青的看上山下鄉表，大學生看派遣報到證，民轉公的看教師審批表，公務員登記表等。②最新任免表。③工資材料。如轉正定級表。審核時看是否齊全、規范，看是否真實。
入黨時間—重點掌握不同時期的規定
⑴1956年9月15日----1969年3月31日，入黨時間為黨員大會接收為預備黨員之日(須經上級黨委批準);
⑵1969年4月1日----1977年8月11日，入黨時間為上級黨委批準之日;
2 ⑶1977年8月12日----1982年9月5日，入黨時間為上級黨委批準為預備黨員之日;
⑷1982年9月6日至今，入黨時間為黨員大會接收為預備黨員之日(須經上級黨委批準 )。
要注意：非中共的看民主黨派材料有沒有，注意審核黨員身份的真實性。
學歷—重點把握“三查三看”
1、查學歷材料是否齊全，看學歷填寫是否準確。
2、查學歷晉級情況，學歷獲得是否符合要求?？磳W歷記載填的對不對?？磳W歷進度情況。
3、查學歷邏輯關系，看學歷是否真實有效。如先取得較高學歷、后取得較低學歷。
需注意①“記載情況”欄根據第4類學歷學位材料進行填寫，不可抄任免表，根據實際情況填寫。②“真實存疑”通過刻章不法機構直接偽造材料。不符合報考資格條件，通過虛填高學歷學位獲得更高一級學歷學位兩種情況。
學歷記載情況：
1、“文革”以前入學的：有學歷無學位，檔案中有高校畢業生登記表;
2、“文革”期間入學的：為“大學普通班”，有畢業生登記表或選拔學生登記表;
3、恢復高考制度后入學的：
(1)大學本(專)科學歷有學生登記表、學習成績表、畢業生登記表，本科畢業的一般還有授予學士學位的材料;
(2)碩(博)士研究生學歷須有報考登記表、研究生登記表、學習成績表、畢業登記表、授予學位決定;
(3)非國民教育黨校學歷為在職學歷，有學歷無學位，檔案中有學員成績表和學員畢業鑒定表以及學歷證明，無學位材料;
(4)以下兩種情況屬非研究生學歷教育，只有學位、無相應
3 的學歷，如MBA、MPA為碩士學位，沒有研究生學歷：
一是專業碩士學位須有報考登記表、專業碩士登記表、學習成績表、畢業登記表、授予碩士學位決定，
二是同等學力申請碩(博)士學位的須有學位課程進修成績表和授予學位的材料，其中授予碩士學位的還須有國家統考科目成績合格證書(通知單)復印件。
(5)研究生課程進修班，無學歷無學位，是非學歷教學形式; (6)境外學歷須有教育部留學服務中心的學歷學位認定證明，沒有證明的，須向教育部留學服務中心申請認證;
(7)各類成人高等教育或通過高等教育自學考試形式取得的學歷，需注意審核招生學校是否經教育部備案審定、是否參加全國成人高考并經省級招辦審批錄取、入學是否取得學籍、是否學完全部課程并且考試成績合格。
經歷—注重“反查印證”
一要認真核實各段經歷是否有依據材料。二要看提拔使用時工作經歷及任職時間等是否符合任職條件，有無受處分等，影響提職的情況。三要看參加工作時間與經歷的銜接是否吻合。
要注意：破格和越級的，有無組織審批材料?？锤刹拷洑v真實性，看是否存在一邊脫產學習，一邊參加工作的，吃空響的。
干部身份—七種情況驗明正身
重點審核確定干部身份的依據材料。對于國家計劃內大中專畢業生，重點審查有無派遣證或報到證以及轉正定級工資表;對于錄用為國家干部、教師的，重點審查有無錄用審批表;對于民辦轉公辦教師的，重點審查有無民轉公教師審批表;對于工人轉為干部的，重點審查有無轉干審批表等材料;對軍轉干部，要審查其《軍隊干部轉業審批表》是否真實有據;對新錄用公務員，要審查其《公務員錄用審批表》和《公務員登記表》是否真實有效;對聘用制干部，要審查其是否符合聘干資格和條件，《聘用制
4 干部審批表》是否真實有效。
其他進入干部隊伍的方式，要認真核對原始審批材料是否真實有效，嚴格按照有關政策規定予以確定。
要注意：將干部身份與學歷學位和工作經歷結合起來。將干部檔案與文書檔案結合起來進行綜合研判。要重點關注干部身份造假問題。
獎懲情況
這是中組部增加的內容，作為重點審核的檔案信息。需注意：
1、干部履歷表是否如實填寫受處分情況。
2、干部任免表是否如實填寫受處分情況。
家庭成員及重要社會關系
1、看填寫是否完整，前后是否有出入。
2、家庭成員變動是否及時更新。
3、配偶子女取得綠卡、國籍等情況是否如實填寫。
其他問題欄
1、上述項目審核發現的其它問題。如有存疑的、記載不一致的就填寫此欄中。
2、目前組織認定出生日期與身份證不一致的，也要在此欄目記錄。
審核意見欄
對審核發現問題，審核人、復審核人提出初步處理意見。如出生時間真實性，要調查核實的。材料缺失的，明確補充材料等等提出初步處理意見(需要認定還是調查核實，需要補充的材料要寫清楚)。
第二個是中組部專用《干部任免審批表》
這次填的任免審批表只是用于本次審核用，認定后裝入干部檔案。有五項不填：有擬任職務、擬免職務、任免理由、呈報單位、行政機關任免意見。其中：
1、獎懲情況欄：填寫縣處級以上獎勵和處分情況(無年限限制)。
2、家庭成員及重要社會關系(主要包括配偶、子女、雙方父母)：配偶、子女取
5 得綠卡、國籍等情況要如實填寫。近親屬中有市管、縣管干部的要填寫，年齡填實足年齡(周歲)
3、干部本人意見。如干部本人意見與組織認定意見一致并同意認定結果，在任免表第一頁的右上角簽署“同意”倆字，然后簽名，注明時間。審批機關意見欄內填寫“此表信息已經認定”，加蓋組織人事部門公章并注明時間。如本人不同意、拒不簽字的，填寫“此表信息已經認定，干部本人對×××信息不認可，拒不簽字，以組織認定意見為準”，加蓋組織人事部門公章并注明時間
4、照片可以粘貼彩色照片。
第三個是《干部基本信息審核認定表》
1、如實詳細登記。比如存在材料涂改或者材料涉及造假的，要把檔案涂改情況、造假問題，組織查明情況以及審核意見都要詳細記錄下來。
2、附全相關材料。比如出生時間、參加工作時間要重新認定的，有關本人的說明材料，組織調查核實處理過程中形成的材料，佐證材料等等，都要附在后面。
3、手續齊全。初審人、復審人以及有關部門分管領導、干部本人等等，都要填寫有關意見，簽字并注明時間。組織人事部門需要加蓋公章，要注意手續一定要齊全。在“其他需說明的問題”欄主要填寫：干部本人拒不簽字的具體情況，檔案涉嫌造假、經組織調查一時難以查清需記錄在案的具體情況，涂改材料逐份登記說明等其他需要說明的問題。比如：在審核中發現假材料了怎么處理的。注意：材料有流行性或涉假的，原材料都不能拿出去，要附在核查材料或認定材料后面。
3、檔案材料(或手續)完整性審核
(1)1988年版干部履歷表，1999年版干部履歷表。1999年版干部履歷表要有照片、本人簽字、單位蓋公章、填制日期。(2)1997以后考核存檔或有相應記載，經審計的，審計報告存檔。(3)大中專以上學歷學位材料齊全。(4)中級以上專業技術職務。
6 (5)1997以來兩個月以上培訓材料(黨校培訓一個半月的也歸檔 )。(6)入黨志愿書。1985年、1990年填寫的黨員登記表。(7)縣處級以上獎勵材料。有材料體現就要有表，否則不能填寫。(8)1993年以后工資材料應齊全，或有相應記載。(9)1997年前副科(處)級以上職務的，須有《干部任免呈報表》或《干部任免審批表》;1997年以后任免表要逐項填寫、逐項審核，注明任免職務的批準機關、審批時間、批準文號、加蓋組織印章手續是否完整。1997年以來的任免表必須齊全，這是中組部單項否決項。(10)注意審核：2008年3月以后從其他單位調任機關或參照公務員法管理機關非省管職務的，須有《公務員調任審批(備案)表》。(11)1991年以來提拔擔任副科(處)級以上職務的，須有干部任前考察(或表現情況)材料，1997年以來的干部考察材料須有形成材料的單位(或考察人)和時間。如落款是單位的，單位就需要蓋章，落款是考察人的，就不需要蓋章。
4、缺少重要檔案材料處理方法。
①缺少履歷材料。1988年版《干部履歷表》確實找不到的，不再補充填寫;1999年版《干部履歷表》確實找不到的，應該補充填寫。
②缺少學歷學位產材料。盡量查找收集各類畢業生登記表，，實在找不到原件的，可到學校找復印件并注明出處。所有材料都找不到，方可用學歷學位證書復印件代替，大家注意：以前沒有學籍材料用畢業證書復印件裝入檔案就行，這次不行，必須經發證學校和干部組織人事部門認定蓋章。還要提醒大家，學籍材料上有涂改的，一定要記錄，匯總后由組織上進行核查
③缺少入黨志愿書。原單位不存在的，干部現所在單位黨組織在能夠確認干部黨員身份的前提下，出具書面證明，在其重新填寫《入黨志愿書》有關欄目里注明情況和原因，提出承認其黨
7 員資格的意見，報上級黨組織審查同意后，將補填材料存入本人檔案。
④缺少198
5、1990黨員登記表。確實找不到，由所在單位黨組織寫出情況說明，1990年由于部分單位未開展黨員登記工作而缺少《黨員登記表》的，應予以說明。
⑤缺少1997年前任副處(科)級以上職務的《干部任免呈報表》。確實找不到的，可通過文書檔案中任職文件復制，注明文件復制標識和復制時間，蓋章后代替，如當時沒有填寫的，可用任職通知替代。
⑥缺少工資審批表?？梢杂霉べY變動表來代替工資審批表。如：缺9
7、98年工資，可以作一個工作變動表把整個工資變動情況都列出來，蓋章后存檔案里。
⑦對于手續不完備材料的處理方法能夠補辦手續的，在確保檔案材料信息真實前提下，補充完善相應手續，注明補制標識，補制時間。注意：不是直接在材料上面標識，蓋章，而是作說明附后面。
三、問題查核、處理的原則
1、檔案中存在的主要問題。
有三種情況，一是弄虛作假，二是矛盾存疑，三是認定失當。 第一個問題是弄虛作假，主要表現在三個方面，一是涂改造假，比如說在年齡上直接涂改，因為年齡沒有原始材料，所以涂改年齡是最常見的;涂改的內容還有經歷、學歷和實際年齡，第二是虛構經歷進行弄虛作假，比如說在履歷表中填寫了某種學習或工作經歷，但是在檔案中沒有相關的原始材料，三是偽造材料，這種問題比較嚴重的，在組織上查處的一些騙官案當中，基本上都是這種系統性偽造材料，比如王亞麗大家都知道的。
第二個問題是矛盾存疑。一個是記載矛盾，比如“三齡兩歷一身份”和一些重要信息，記載不清，前后有矛盾，明顯有問題有疑
8 點。第二個就是關鍵材料缺失，指缺少干部身份的材料，學歷材料、黨籍、團籍等這類材料，如考核表、考察材料等，這個可能是因為歸檔不及時造成的這些不是。
第三個問題就是認定失當。這個是組織上的問題，一個是違規認定。比如中組部組中字【2006】41號文件下發以后，規定年齡不允許再更改，但是有的單位違反規定還繼續更改，這種情況中組部對于2006年以后更改年齡的都是按違紀處理，在檔案中不應有認定年齡的材料。第二個是隨意認定。就是沒有經過調查就認定的;第三個是隨意更改。比如說檔案中組織上已經做出認定，但是后來的材料沒有按照這個認定結果來執行，自己又隨便出具了其他的情況和之前的認定不一樣的，就是隨意更改。
2、問題查核的方法
有三個步驟五種方法。第一步是對檔案進行通覽，主要是看檔案中關鍵性材料缺失或是重要信息的涂改這些明顯的問題，可以用回溯倒查法，就是看最新任免表當中的記載，然后在反查原始材料，比如去查他的學歷材料、提職的任免表、參加的工作材料看信息是否真實準確。第二個步驟是比對，就是看檔案中最先記載的是否存在矛盾，方法有相互印證法，比如說檔案中所有涉及年齡的信息進行比對，是否有存在矛盾的地方，再比如說工資變動情況、職務變動情況、考核情況、以及工作單位調動情況，放到一起對照分析，看幾個信息是否一致，找出這里面存在的疑點。第三部分是辨偽，這是對問題進行辨析確認問題，看是否真的存在問題，有合理質疑法、動機分析法、實地調查法。合理質疑法就是對檔案中不合常理的地方去找原因、去分析。再一個就是動機分析法，就是干部檔案弄虛作假都是有一定的利益動機的，要考慮當時的背景，各種信息的邏輯鏈條，就能使問題明晰起來，最常見的就是招工的、轉干的材料，這種造假的情況比較多。第三是實地調查法，對于重要的信息和線索可以采取到當
9 事人當時學習、工作的進行實地調查，查閱有關的檔案材料，特別是關注工作變動頻繁伴隨著職務變動的現象，到一個地方提拔一下，或是從工人調到另一個地方變成干部要重點核查。
3、問題處理的原則
“區分情況，妥善處理”這是中組部定的處理原則，對發現的問題特別是重點難點問題既要尊重歷史又要考慮現實，要區分共性問題和個性問題，是主觀故意還是無心之失，是組織責任還是個人責任。區分情況，來進行處理。
1、檔案材料不齊全不規范和記載信息不一致的，要及時收集補充或根據有關政策審核確定。
2、對于檔案造假的，干部本人及相關責任人作出檢查，進行清理糾正。對造假的年齡、身份、經歷、職務等等，一定要進行清理糾正。弄虛作假獲得的學歷和職稱要取消。
3、檔案涉嫌造假、一時難以查清的，要記錄在案，未查清前不得提拔或重用。比如說組織認定本人拒不接受這種情況，這種情況需要記錄在案。
4.干部檔案問題的處理。
1、對造假的年齡、身份、學歷、經歷和造假獲得的職務要一律清理糾正。
2、對當事人和直接責任人要視情給予組織處理、紀律處分，構成犯罪的要移交司法機關處理，組織處理包括調離崗位、引咎辭職、免職降職等等，黨紀處理包括警告、嚴重警告、撤銷黨內職務、留黨察看，開出黨籍等，處分包括記過、記大過、降級、撤職、開除。
3、對負有領導責任和管理責任的人員要追究失職責任，選任和管理部門在選任過程中，無意之失的不是主觀故意參與造假的，有失職過錯的也要予以處理，檔案管理部門由于檔案管理疏忽給造假行為的，檔案員是有責任的(就是只要有人查檔案，就要在跟前看著)。在一個就是在檔案審核期間把關不嚴，使一些虛假材料蒙混過關，混入到檔案中這種情況也要予以處理(就是提醒大家審核檔案時，一定要認真、細致、嚴格)。
具體說一下涂改造假的處理，這種情況比較復雜而且涂改行
10 為很多，一是干部檔案關聯信息反復印證核實，比如說邏輯推理入伍的、入黨的，參加工作夠不夠18周歲等等，從這些干部檔案里進行反復印證，第二是文書檔案記載印證核實，是否有涂改造假的情況，第三是戶籍檔案記載印證核實，比如說年齡涂改可以去查戶籍底卡。
4、就是根據技術鑒定核實，是通過筆記、通過墨跡能判斷是筆誤還是涂改進行鑒定。
下面所列是造假問題的處理：依據《中華人民共和國檔案法》第五章二十四條規定有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任：有
(二)擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的。
(三)涂改、偽造檔案的;《黨政領導干部選拔任用工作責任追究辦法》第六條規定：在黨政領導干部選拔任用工作中，有下列情形之一的，追究干部考察組負責人和有關人員的責任。有
(六)不認真審核干部檔案，導致干部信息不準確，造成嚴重后果的。第八條在黨政領導干部選拔任用工作中，有下列情形之一的，追究有關領導干部和人員的責任。
(七)故意向干部選拔任用問題調查部門提供虛假信息和不實材料的?！稒n案管理違法違紀行為處分規定》第九條有下列行為之一的，對有關責任人員，給予記過或者記大過處分;情節較重的，給予降級或者撤職處分;情節嚴重的，給予開出處分;檔案材料歸檔以后不能擅自拿出，必須要經過嚴格的審核并記錄在案。
四、認定中有些問題應該怎么處理。
組織認定也是這次專項審核重要環節之一。認定的原則是“公平公正、從嚴從實”，就是用一個標準審核，沒有例外，嚴格把握政策，防止繼續不當得力。比如說入伍把年齡改大了，不能改回真實的年齡，不能二次得利。要做到四個堅持。堅持公平公正，堅持最新最早標準，堅持全面取證，堅持嚴格審批程序。
1、年齡：對于檔案首份材料有年齡記載，當時單位沒有蓋章，手續不全，但他是規范的、真實的仍然可以做為依據，檔案中最早記載出生時間有涂改。如果能辨別原始痕跡的，可以做為依據并與本人檔案早期材料的進行比對綜合研判后認定。就是說最早期出現涂改有可能看出原來的那個就可以認定了，如果看不出來了有二種方法，就是到原籍進行查看或通過技術手段進行鑒定，也可以調看他親屬的檔案查看記載情況，也可以做為一個佐證材料來進行認定。2006年之前的是執行這個文件組通字【1990】24號文件，2006年10月之后執行的是組通字【2006】41號文件，文件規定：對個別干部的出生日期檔案與后期不一致的，應當以干部檔案和戶藉檔案的最先記載的出生日期為依據。檔案中必須有個人申請，所在單位黨委黨組，組織人事部門的調查報告，戶藉卡和出生證等佐證材料，
對于軍隊轉業干部的出生時間，中組部有明確的要求對他們批注的時間要重新的復核，符合中組部有關政策規定的，而且依據充分的可作為依據，否則按照組通字【2006】41號文進行重新的認定。批注的也要重新復核。
對于早期填大年齡的后期想改回年齡，一律不再辦理。因為入團入黨入伍等原因把年齡填大，而且已經改回正式年齡的，或是因為考學等原因把年齡填小，這兩種改大或改小的有不同的目的，都是要予以糾正，這是中組部的要求。改回不當得利的年齡，不得兩次得利，
只有一份最早形成材料上記載的出生時間和其他材料上的時間(其他材料上的時間都一致)不一致的，仍按最早材料認定，就是第一份材料是這個時間其他的材料都是另一個時間，這種情況還是要按最早材料上的出生時間進行認定(這是中組部干部一局明確的)。早期材料僅記載年齡但沒有出生日期的，可以調查戶籍底卡，再一個可根據后面的材料和當時的經歷推斷判定，然后
12 綜合研判進行認定。如果和次早也就是第二早的材料出生年份一致，可以按照次早的時間來認定出生的月份。
最早材料出生日期記載注明陰歷、古歷、舊歷等說明文字的可以將其換算成公歷時間認定出生日期，如果未注明的，還是按陽歷進行認定，不能進行換算。
中組部要求，各地、各部門自行制定的干部出生日期管理規定或認定辦法，但不符合或者和中央有關規定不吻合的，不得作為認定干部出生日期的政策依據，已經認定的，要予以糾正。
2006年10月以前認定，重新確定或更改干部出生日期的，存在不符合規定或缺少原始佐證材料的，必須予以糾正。
2、參加工作時間：有更改參加工作時間的材料(在五類)，一般要有申請材料、調查證明材料、組織批復材料等。
參加工作時間前后不一致的都要進行重新認定。依據材料中組發【1982】11號文件，一個是教高【1990】001號文件，前一個是建國前干部的，這個是博士生和在職考碩士研究生的。
軍隊轉業干部的。是政聯字【1985】3號文，入伍時間一律從縣市人民政府征兵辦公室(或人民武裝部)批準入伍之日算起，已轉業到地方工作的原軍隊干部也按此規定執行。
工人參加工作時間認定。依據是分三個階段，一個1992年7月23日之前的。一個是2008年1月1日前《勞動合同法》施行的。一個是2008年1月1日之后的作為認定依據進行認定。這個要是招工表上的時間和工資的定級表上的時間不一致的，要以定級表上的參加工作時間為準。
知青的參加工作時間。依據是勞人培【1985】23文，規定參加工作時間從下鄉插隊之日起，知青的原始材料缺的比較多，這個要求必須有知青的審批材料或是找到真實有效的證明材料，放到檔案里。
民辦教師的參加工作時間。依據是教計字【1980】267號文
13 以及教計字【87】160號文，這個民辦教師的工作時間可以算參加工作時間的，可以連續計算，但檔案中需要有審批材料或是能查找到真實有效的證明材料。
鄉村醫生的。勞人險【1986】5號?！?8】衛人字22號這種情況，檔案中也需要有關材料。
工人參加普通大中專院?？荚嚿蠈W的。正式工參加工作時間以招工時間為準。合同工的，是從大學畢業分配以后算。這個依據勞人干局【1983】14號文。就是正式工算，臨時工不算。
派遣證或報到證和檔案里轉正定級表記載參加工作時間不一致的這種情況下，以定級表上起薪日為準，要比對后綜合研判。
人才市場或勞務市場。辦理人事代理手續這些人參加工作時間是按簽訂合同時間算，依據材料是人社廳【2010】29號文。沒有辦理人事代理手續的大學生村官，這個也視為參加工作，他參加工作時間按照到基層報到那天算。
民營企業參加工作的。08年之前，以簽訂勞動合同或者是企業辦理首次手續開始算。08年之后，企業用工之日算(就是上班了才算)。
未滿16周歲參加工作的，按照尊重歷史，實事求是的原則，對符合手續齊全，程序合理，予以確認，違反當時政策的，不予確認。
未滿18周歲入伍的，參加工作時間是從批準參軍入伍之日算起。
3、入黨時間：入黨材料04年5月以后發生變化，過去只要存入黨志愿書和申請書可以了。5月以后，要求政審材料、轉正申請書和培訓教育考察材料必須存入檔案(這是涉及員辦業務)。
入黨時間主要看入黨志愿書，入黨時間計算方法每個時段不一樣，文革之前的是69年3月31日，是黨員大會接收預備黨員之日，經上級黨委批準。文革之后的，上級黨委批準為預備黨員
14 之日算，82年之后的，黨員大會接收預備黨員之日(經上級黨委批準)。依據材料是98年1月黨員手冊上要求的。
入黨時間的認定，未滿18周歲入黨的，按照黨章和發展黨員有關規定以及關于處理未滿18周歲入黨的，黨員、黨齡有關精神，本著尊重歷史，實事求是的原則，進行具體分析和處理。其入黨時間的認定，由省級黨委組織負責(如審核出此類情況，一定要記錄清楚)。
民主黨派入黨時間，民革是支部大會通過之日。民進、民建、民盟、農工黨、九三學社時間是地市級以上批準之日。臺盟時間是省級以上批準之日。民主黨派缺材料的特別多，必須找到民主黨派材料放到檔案里，包括找不到原始材料，可找文件，有關文書檔案材料復印后作為材料放里面。
具體情況，入黨志愿書中上級黨委批注入黨時間和根據咱們剛才計算方法計算黨齡不一致的，入黨時間是以上級黨委批注時間為準。
4、學歷認定：國民教育系列的，必須按照國家和教育部有關規定辦理，其它各地各部門違規辦學發證，一律不予承認。
學歷認定包括6個方面。首先看學校是不是有相應資質。第二看學生是否經過考試正式入取，取得學籍的。第三個證書是不是教育主管審核或認定的。第四個看本人學籍和檔案材料。第五個查閱證書防偽標記。第六個通過學歷證書電子注冊，網上查詢。
干部專修科畢業學歷
按教計字【80】257號是這種屬于?？茖哟螌W歷全日制教育，就是專修科填全日制欄。這個學歷學位和中組部要求和教育部門不完全一樣。包括全日制概念，跟教育部門不完全一樣，咱們是按中組部要求來的。
大學普通班
從1970年—1976年階段上學的大學生，學歷就叫大學普通
15 班。是教學廳字【93】4號文。有的上2年，有的上3年。
研究生課程進修班
這種不是學歷教育，是非學歷教育教學形式，是沒有學歷的，不能冠以碩士學位研究生，就是研究生課程進修班。80年代有一個研究生班，那是一個學歷但時間很短?，F在接觸研究生課程進修班不是學歷教育。
同等學力申請碩(博)士學位的。
檔案中要有外語準考試的，國家有準考通用的合格證書，成績表，還有授予學位的審批材料等等。這個不是研究生學歷教育，是一種學位。所以這個填寫學歷的時候，只是把學位改了，學歷沒動，不是研究生是碩士，比方說我獲取大學，學的是碩士的話念完以后，學歷還是大學。學位變成碩士。
海外學歷認定
必須經教育部留學服務中心進行認證，才可作為依據進行認定，否則不予認定。
全日制教育和在職教育區分標準。
分四點。全日制的，要求參加全國統一的升學考試，然后第一時間采取全脫產，未享受單位工資及福利待遇，畢業以后重新分配的這種叫全日制，剩下的都是在職。比如說我是計劃內的也不行，按照規定，你和單位脫沒脫鉤，比方說我也脫產了但是單位還發工資，也沒有參加重新分配。這種不能叫全日制。這是中組給的定義 。
黨校學歷認定
分兩種。一個是國民高等教育系列的。納入國家計劃的，參加統一考試，經國家教育部門批準，這種是全日制的。其次大部分學的都是非國民高等教育系列的，都是在職的，黨校學歷填到在職欄，要寫上省委黨校大學或省委黨校研究生。
成人教育的五大畢業生的。在填寫時候要注明，比方說電大
16 本科畢業、自學高考大專畢業等等。對這種學歷認定，要把握幾點，一個看它的學校是不是經過教育部備案的。第二個參加全國的成人高考，經省級招辦審批入取的。第三個考試合格取得學籍的。第四個所有的課程都學完了，考試成績都合格。軍隊院校取得的學歷可以依據教學【1995】2號文件執行。
5、經歷：注意兩種情況。一個是看涉不涉嫌工作經歷造假，一個是上學期間就已經參加工作并領取工資的，某段經歷在履歷材料和任免材料中填寫不一致，不夠具體的，再看有沒有相應審批材料，符不符合當時有關政策規定，有沒有履行這個任用程序，黨委、黨組研究會議紀要，如果沒有就不予認定。對于能虛作假的要追究責任，
6、干部身份：重點審查原始材料是不是真實的，認定時候依據材料勞人干字[1982]147號文，這個是吸收錄用干部的若干規定。中組發【1983】2號文，這是以工代干的。還有一個是人發【2001】88號文嚴肅干部紀律的，對轉干、錄干有明確要求。
轉干、錄干情況相當復雜，問題比較多要重點審查，主要審查轉干、錄干審批表是不是真實有效，有疑問要查找有關審批單位批復文件或其他有關依據材料?！?001】88號文之后就不應該轉干了，要重點審。
人事檔案改版工作計劃范文第3篇
第一條 為規范集團公司及所屬各公司(以下簡稱公司)人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作制度化，規范化，根據國家勞動人事管理有關政策，結合實際，制定本規定。
第二條 本規定適用于公司在崗在冊正式員工。
第三條 人力資源部負責集團公司員工、所屬公司中層干部及以上職位員工的人事檔案管理工作。
第四條 所屬各公司辦公室負責本公司普通員工的人事檔案管理工作，人力資源部對各公司的人事檔案管理工作行使指導、檢查、監督的權力。
第五條 人事檔案分類：
(一)入職檔案包括：
1.個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書、上崗前體檢表復印件等個人入職基本信息;
2.勞動合同、試用期協議書、試用期考核評價表、公司規章制度培訓簽字表、錄用條件告知書、保密合同、應屆畢業生協議書等。
(二)培訓檔案包括：
1、新員工入職培訓安全考試試卷、人力資源部規章制度考試試卷、運行員工導師帶徒弟培訓協議書及考核評價表;
2、員工參加公司組織的培訓簽名表、培訓考試成績記錄表、外出培訓申請表、外出培訓效果評估表、培訓服務期協議;
3、員工參加繼續教育取得學歷材料(考生登記表、學習成績單、畢業生登記表、學歷、學位證明材料)。
(三)崗位、職務檔案包括：
1、員工崗位說明書、《人事調整通知單》復印件;
2、中層及以上人員職務說明書、職務變更記錄、職務任命書復印件。
(四)績效考核檔案包括
1、考核記錄表、考核成績、公司評優選先文件復印件;
2、政府、行業系統對個人科技發明、英雄模范事跡、業績突出方面的表彰材料及證書復印件。
(五)專業技術職務(職稱)、職業(執業)資格證及各種證書檔案包括：
1、專業技術職務申報、考級、審批表、聘任、晉升專業技術職務資格審批表、職稱證書復印件;
2、國家職業(執業)資格證復印件;
3、公司統一組織考試的電工證、焊工證、鍋爐操作證、壓力容器證、鍋爐水處理操作證等證書復印件。
(六)參加黨派、社團組織檔案包括：
1、入黨志愿書、轉正申請書、黨員登記表;
2、加入民主黨派、社團材料;
3、參加黨團代表大會各種資格證、代表證復印件。
(七)處分檔案包括：
1、因違反公司規章制度受到降職、降薪等處分材料;
2、司法部門判決書，上級主管部門及其他行政部門的處分材料。
(八)婚育住房方面檔案包括：
1、單位出具的婚姻材料;
2、計生部門出具的生育材料;
3、福利住房職工單位出具的住房證明。
(九)社會勞動保障方面檔案包括：
1、勞動工傷、傷殘鑒定材料;
2、加蓋社保局公章的首次參加養老保險登記表;
3、加蓋醫保辦公章的醫療保險轉移單;
4、單位出具的繳納養老、醫療保險證明材料。
(十)其他方面檔案包括：
1、員工辭職、辭退、自動離職、除名、解除勞動關系等材料;
2、員工退休相關資料。
第六條 人事檔案的歸檔：各公司勞資員人事綜合專員負責對各類人事檔案進行鑒別，根據材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置，并做好各類檔案的目錄。
第七條 人事檔案的檢查核對
(一)各公司辦公室負責定期對人事檔案的完整、安全進行檢查核對，包括查看人事檔案材料是否齊全，是否存放錯誤，有無霉爛、蟲蛀等;
(二)遇有突發事件之后，如被盜、遺失、水災火災之后，應對人事檔案進行檢查核對。
第八條 人事檔案的轉移
(一)集團內部轉移：員工在集團內部調動，當事人憑《人事調整通知單》辦理檔案轉移手續，填寫《員工內部檔案轉移通知單》;
(二)人事檔案外部轉移：員工因工作調動等原因引起的人事檔案轉移，當事人憑所在公司的《工作交接單》及調入單位開具的提檔函辦理檔案轉移手續，當事人填寫《員工外部檔案轉移通知單》。
第九條 人事檔案利用的方式
(一)查閱：相關權限的人員可以查閱員工人事檔案，無關人員不得要求檔案查閱，各公司要做好檔案查閱的審批及登記工作。
(二)借出使用：相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用的，必須履行嚴格的審批手續并做好登記工作，到期及時歸還。
(三)出具證明材料：一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要人事檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經審批，加蓋公章后方能生效。
第十條 人事檔案保密規定及保存期限
(一)各公司勞資人事綜合專員負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。
(二)公司內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案相關資料，自員工離職之日起3年后方可銷毀。
第十一條 本規定由人力資源部負責解釋。
第十二條 本規定自公布之日起施行。
附件：員工內部檔案轉移通知單、回執單;
人事檔案使用審批單;
員工外部檔案轉移通知單。
人力資源部
2012年8月27日
員工內部檔案轉移通知單
茲有公司員工因原因，人事檔案轉移至公司。檔案包括，請給予接收。
年月日公司蓋章：
員工內部檔案轉移回執單
茲收到公司轉來的人事檔案，包括。
年月日公司蓋章：
人事檔案使用審批單
員工外部檔案轉移通知單
茲有因，提走的人事檔案一份，人事檔案包括。
年月日提檔人簽字：
人事檔案改版工作計劃范文第4篇
人事檔案是人才信息的重要載體, 人事檔案能歷史全面地記載個人經歷、業務能力、工作實績等信息, 使企業的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發揮每個人的工作積極性、主動性和創造性。此外, 人事檔案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一個重要組成部分, 是人事工作的基本條件之一, 人事檔案管理工作的好壞直接影響到單位和個人的工作效率和質量。認識新時期人事檔案管理的特點和作用, 分析存在的問題和不足, 切實做好人事檔案管理工作, 對于調動各類人員的工作積極性, 全面完成單位和個人的各項目標任務, 促進經濟社會的進步具有一定的積極意義。
二、人事檔案的管理模式
在社會主義市場經濟條件下, 人事檔案管理出現了新的模式, 主要有內向型封閉式和社會化開放式兩種。
1. 內向型封閉式管理模式
此種模式是指人事檔案由單位內部的組織、人事檔案部門實行封閉式管理, 主要供領導和組織部門利用, 一般不對外開放。目前。黨政機關、企事業單位在崗的國家公務員、教師、科研人員等人事檔案大多采用這種管理模式。該模式具有以下特點:
(1) 有利于本單位人事檔案的收集和管理。由于人事檔案來源單一僅限于本機構人員, 可以較全面系統地收集。同時, 由于本單位工作內容大體相同, 對人事檔案的分類、排列、鑒定可采用比較一致的標準, 便于管理。 (2) 便于本單位領導及時利用人事檔案。由于本單位保管人事檔案, 當領導需要了解有關人員的經歷、成果等情況時, 就能很快從本單位人事檔案機構中查閱到。 (3) 有利于人事檔案的保密。議事檔案材料是組織部門在考察了解和使用人的過程中產生、形成的, 它記載的有關內容由組織部門統一掌握和利用, 對人事檔案的保密具有較大作用。
2. 社會化開放式管理模式
1999年5月17日, 中國政府上網工程主網站宣布正式開通, 許多省級、縣級地方政府也相繼上網, 這不僅有利于降低辦公費用, 提高政府的工作效率和透明度, 而且使公民能公開查閱行政機關的有關電子文件, 積極參與決策。人事檔案開放式管理模式正是在這種環境下建立與發展起來的。這種模式與市場經濟的發展和社會信息化進程密切相關。它具有以下特點:
(1) 人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。市場經濟的發展, 產生了許多經濟組織形式, 它們對人才的吸納、流動與舊的人事制度發生了巨大的碰撞, 新型的人事管理制度如人事代理制度等應運而生, 從而使人事管理變成了一種社會化活動。因此, 作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作, 也必然具有社會化的性質。從管理機構來說。在市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構。這種機構的職能不是管理本單位人事檔案, 而是面向社會, 其管理對象包括社區范圍內所有流動人員的人事檔案, 其服務對象具有社會性, 可以為整個社會提供人事檔案服務。 (2) 人事檔案的來源與內容具有廣泛性和復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性, 決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中, 人事檔案來源單一, 內容也較簡單, 而社會化的人事檔案管理機構, 其來源要廣泛得多, 可來自社區范圍內的各類人員。由于各類人員的身份不同, 集中起來就顯得復雜, 其檔案內容自然是豐富多樣。 (3) 利用者對人事檔案的需求具有多樣性。市場經濟的發展離不開人才, 無論是外資、合資、國有企業招聘管理人才、技術人才及選拔優秀人才, 還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生就業, 都不會忽略對人事檔案的利用。利用者類型及用途的多樣性, 對人事檔案內容、載體與傳遞方式等提出了多樣性要求, 同時也使得人事檔案的利用不可能局限在單位組織部門的狹窄范圍內, 不僅組織部門需要, 而且許多個人也需要。那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案, 經常會被組織部門和個人查閱利用。由于人們的要求不一樣, 在利用中呈現多樣性。 (4) 人事檔案管理方式和服務方式具有開放性。市場經濟的發展, 減弱了人事檔案神秘化的程度。同時, 隨著信息技術和因特網的飛速發展, 改變了人事檔案的管理和服務方式。當今, 可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案, 還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網, 從而使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流具有開放性。
三、人事檔案的收集方法
根據人事檔案形成、補充的特點和來源渠道, 主要應當采取以下幾種收集方法:
1. 定向收集。
就是向形成人事檔案或與形成人事檔案有關的單位和部門收集。因為個人工作的現單位、原單位、上級主管部門 (含職稱評定和科技成果評定、獎勵部門) 可能形成有關人員的人事材料。為了做到不致遺漏, 可根據有關人員的經歷和社會活動變化情況, 列出有關單位和部門的名單, 逐一進行收集。
2. 按時收集。
由于人事檔案的形成具有持續性的特點, 其收集工作必須堅持經?；?。所謂按時收集, 包括隨時收集、定期收集和不定期收集三種情況。隨時收集, 是根據形成人事檔案的時間特點和掌握的信息, 及時向有關部門進行收集。定期收集, 是根據本單位工作的實際情況, 確定每個季度或每半年與有關部門聯系, 收集在一定階段內形成的人事材料。不定期收集, 就是從人事檔案管理和利用的實際需要出發, 不確定收集的具體時間。這三種收集方法相互配合、相互補充, 在實際工作中應當靈活掌握, 使收集工作能夠持續有效地開展。
3. 追蹤收集。
這種方法是根據人事檔案內容的需要, 沿著人事檔案在清理、核對中發現的問題和線索進行的收集, 它是幫助拾遺補闕的一種重要措施。以上是人事檔案收集的主要方法, 在具體工作中也可根據不同情況采取其他一些方法, 比如, 對于人事檔案管理基礎差、存在問題較多的單位, 就需要集中一定的時間, 集中人力, 廣泛動員, 突擊進行收集工作;對于人事檔案管理較好, 制度健全、內部分工責任明確的單位, 有關部門和人員能主動、及時地向人事檔案機構移交歸檔, 就簡化了收集的方法和形式?？傊? 人事檔案收集工作應當立足單位實際, 尊重其形成規律, 以收集齊全、完整, 能夠適應人事管理工作的需要為原則, 積極主動地為人事管理工作服務。
四、人事檔案管理存在的問題
1. 時代的變遷, 利用目的的轉移, 人事檔案利用率下降。
在那個偏激的年代里, 人事檔案可主宰一個人的政治前途, 人事檔案讓人望而生畏。隨著中國社會主義建設的重點轉移到經濟建設上, 人們關心政治的少了, 人事檔案在人們生活中的意義與以前相比不大了, 更嚴重的是在選拔任用干部、聘用人上, 某些領導不看該同志的人事檔案, 而是憑主觀感覺好壞下結論。在人員流動上, 有些單位特別是個體、外資企業錄用人員只需一個學歷證明, 本人填一份個人履歷表即可確定是否錄用, 把人事檔案看成是可有可無之物。
2. 人事檔案材料內容中存在片面、不真實等問題。
政治歷史材料多, 業績、專業特點材料少, 鑒定考核材料中成績多是千篇一律贊揚術語, 缺點是千人一面的希望之詞。為了某一時期的個人需要, 人事檔案中的出生年月、參加工作時間、文化程度及學歷記載前后不一, 不尊重事實的情況, 某些領導干部檔案也存在此類現象, 流動人員檔案中這類情況更為嚴重。
3. 人事檔案信息開發利用程度低, 未發揮應有作用。
現單位人事檔案利用工作大多是被動服務, 只是等待領導及有關人員來查閱, 缺乏主動精神, 而且利用材料主要是黨團材料, 落實政策和工資調資方面的, 真正用于人才選拔, 培養開發及預算等方面的較少, 沒有發揮人事檔案應有的作用。
4. 人事檔案管理落后、管理水平低。
目前, 不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門管理, 大都沒有專職人員分管人事檔案工作, 人事檔案長期無專人整理, 沒有經過嚴格鑒定, 材料是否真實無人監督, 造成人事檔案中“假貨”泛濫成災。根本做不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求, 嚴重存在零亂無序和丟失部分檔案內容的問題。
五、人事檔案管理的改革前景
改革人事檔案管理, 首先應該創新激勵機制, 提高管理人員的基本素質, 改進檔案提供利用的方式, 提高檔案服務的效率和質量。打破傳統的被動收集為主動參與、主動服務, 由傳統的檔案實體保管者轉變為人才信息管理者, 創造性地開展工作。樹立主動服務的意識。在市場經濟的浪潮中, 人事檔案管理將逐步減弱原有的政治化和神秘化的程度, 隨著信息技術的不斷提高, 計算機網絡化管理將應用于人事檔案的管理和服務。特別是企事業單位的人事檔案, 應該逐步將不屬于保密和個人隱私的內容, 例如, 業績、專長、愛好等內容采用計算機網絡管理, 便于查找, 使人事檔案管理部門直接與外界人才信息交流, 為人才的合理流動提供第一手資料。人才流動服務機構應加強與流動人員及其所在工作單位的聯系, 不斷充實流動人員人事檔案的內容, 加強檔案的完整性、安全性。
人事檔案改版工作計劃范文第5篇
【摘要】 企業生存環境的不斷變化或企業不同發展階段的變化會使原來勝任工作的人變得很難勝任,導致人員與崗位的不相匹配。如何做好人員配置是一項有計劃的長期、系統、復雜工程,本文以企業目標及各自體系的特定目標為基點對人員配置系統管理模型的構建從人員配置的五大環節、支持活動、基礎活動及系統優化展開重點設計,目的就是通過系統模型的構建來保證企業人員配置的運行能有章可循,做到以不變應萬變。
【關鍵詞】 人員配置系統 管理模型 構建
一、人員配置及人員配置系統管理
人員配置簡單地說就是用對的人做對的事,這包含兩個方面的含義:一是指某個人的能力完全能勝任其崗位的要求,即所謂人得其職;一是指崗位所要求的能力這個人完全能達到,即所謂職得其人。它一般有人員招聘、晉升、淘汰、輪換和儲備(接班人計劃)五種重要環節,五者并行,可幫助提高公司的整體素質,但如果其中一個環節做得不好,將會影響全局。
人員配置系統管理就是要將企業人員配置納入企業人力資源管理及企業發展的大系統之中,根據企業發展的總體目標,采取有效的配置整合措施,將人力資源調配到適宜的部門或崗位上,盡可能保證實現它與其它人力、物力資源在空間分布、時序銜接、數量組合等方面的優化整合。人員配置系統管理的最終目的在于知人善任,在于培養人,使合適的人從事合適的工作。筆者對人員配置系統管理模型的構建具體見圖2,后文將對此模型分項展開分析,以供借鑒。
二、人員配置的五大環節
1、人員招聘。人員招聘是企業為了發展的需要,根據人力資源規劃的要求,以工作分析為基礎,尋找并吸引那些有能力又有興趣到本企業任職的人員,并從中選出適宜人員予以錄用的過程。
2、人員晉升。人員晉升是將員工指派到特定職位上去的一種方式。它是企業中人員職務或職位的一種提升性的改變,這種改變主要是企業對人力資源系統進行綜合評價的結果,同時也是企業對員工工作進行評價的一個因素。它可以服務于兩個重要目的:第一,配置資源使得擁有不同能力、素質的員工和具有不同要求的崗位進行有效匹配;第二,提供激勵。建立在公平基礎上的人員晉升還可以為處于低級職位的員工提供了激勵,促使其不斷努力,爭取更高職位。
3、人員淘汰。人員淘汰是對那些績效不佳的員工進行組織外的退出管理,盤活優化企業內部人力資源存量,避免人員內部冗雜、劣質沉淀。如“劣幣驅逐良幣”的原理一樣,在一個未建立起良好的退出機制的組織中,當績效不佳的員工沒有被有效淘汰的時候,那么,離開的將是績效優秀的員工。進行員工淘汰管理,要合法合理利用淘汰依據,由此避免、減少勞資糾紛。
4、人員輪換。人員輪換是企業有計劃地將崗位要求和個人條件及發展需要作比較,在組織的不同部門或在某一部門內部調動雇員的工作,保證雇員被安排到最合適的崗位上,同時為他們提供最有效的個人工作經驗培養,從而最大程度地提高企業員工整體素質,這同時也為企業達到最佳效益創造了條件。
5、人員儲備(接班人計劃)。接班人計劃是公司確定和持續追蹤關鍵崗位的高潛能人才,并對這些高潛能人才進行開發,以作為企業中某特定崗位的后備人才。這些高潛能人才是指那些公司相信他們具有勝任高層管理位置潛力的人。接班人計劃通過內部提升的方式來為企業中的某一特定職位系統有效地獲取組織人力資源,由此,它對公司的持續發展有至關重要的意義。
三、人員配置的支持活動
我們強調人員配置的系統管理就是要著力改善兩種局面,一種是現有國內的很多人力資源研究者或企業管理者往往更多地在研究、談論人員培訓、績效考核、薪酬設計之類,卻有意無意地忽略了人員配置這一人力資源管理的重要模塊。一種是企業中績效考評結果的運用單一,績效考評結果與人員配置結合度低,或者是薪酬管理難以跟進人員轉換。這樣導致了很多公司往往沒有人員配置制度,或者人員的招聘、晉升、淘汰、輪換及接班人計劃的運行往往無據可依或難以得到有效保障。人員配置與其支持活動的關系具體見圖3。
因此,只有重視并有效做好企業人員配置,并結合企業中各項人員配置系統管理的支持活動,才能實現企業人員的優化配置,提高人員使用效率和效益,保持企業人員隊伍的相對穩定,進而提高企業人力資源管理質量,推動企業健康、可持續發展。
四、人員配置的基礎活動
人員配置基礎活動內容包括工作分析與素質模型、人力資源管理信息系統及法律遵從等,它們能為企業的人員配置提供科學及法律上的依據,促進人員優化配置,有效提高人員配置的管理水平?；A活動中的工作分析與素質模型、人力資源管理信息系統及法律遵從分析如下。
1、工作分析與素質模型。進行工作分析與構建素質模型是企業各項人力資源管理職能順利展開的奠基工程。工作分析的成果是工作說明書和工作規范,工作說明書是對工作進行描述,包括任務與職責、權利和隸屬關系、工作條件和工作環境等,工作規范則是描述工作所需人員的資格。工作分析主要針對崗位;而素質模型是要找出做好這項工作的關鍵能力、知識和人格特質,主要是集中在人。無論是進行工作分析還是構建素質模型,根據企業的實際狀況,明確崗位職責與任職資格,掌握其勝任素質模型的相關知識,是保證人崗匹配的基礎與前提。
2、人力資源管理信息系統。人力資源管理信息系統(HRMIS)是對組織人力資源信息進行收集和加工,為公司領導進行人力資源的規劃和預測、人員開發管理與人事決策提供信息依據的管理系統。隨著我國企業的管理體制逐漸規范化,企業對人力資源管理信息系統的需求將是不可避免的趨勢,并將對人力資源管理信息系統的要求也會越來越高。做為組織管理信息系統的一個子系統,人力資源管理信息系統本身也是一個較大的系統,可分為五個子系統,各子系統的程序功能主要有信息錄入、查詢檢索、統計、打印及系統維護等。五個子系統的內容分析如下。
(1)人事檔案管理子系統。該系統完成人力資源管理信息系統最基礎的工作,即對員工基礎檔案的管理。檔案的建立一般以部門為基本單位,對正式員工和雇傭制員工分別建立檔案。人事檔案一般包括下列具體信息——自然狀況:性別、年齡、民族、籍貫和健康狀況等;知識狀況:文化程度、專業、學位、所取得的各種證書和職稱等;能力狀況:表達能力、管理能力、人際關系協調能力及其它種類的特長與等級;心理狀況:興趣偏好、心理承受能力及積極努力性程度;工作經驗:做過何種工作、擔任何種職務、任職時間及調動原因等等。本子系統可以幫助管理層迅速了解公司職工人力資源各方面的動態信息,促使其更方便、更合理地調配及使用人才。
(2)員工錄用與調配子系統。該子系統完成員工的錄用和調配功能。員工的錄用包括新員工及組織急需人員的招聘。員工的調配包括員工的平行調動及職務升降。我們通過員工錄用與調配子系統的計算機管理,能及時補充企業所需人才,并高效處理由于員工調配而引起的各子系統數據的變化,充分提高辦事效率。
(3)薪酬管理子系統。該子系統完成工資的核發與調整,包括輸入工資數據、查詢個人工資、修改工資數據、統計部門工資和打印工資單。該子系統還可查詢考勤與績效考核子系統的數據,以便確定工資金額。此系統為人員的優化配置奠定了物質基礎,起到協調、保障作用。
(4)員工考勤與績效考核子系統。該子系統包括員工考勤與員工績效考核兩部分。員工考勤用于記錄和統計員工出勤情況,可通過員工上下班打卡的方式實現。員工績效考核用于考察員工的工作績效,包括完成工作的效率和效益。這個子系統可為決定員工工作報酬、人員調配及職務升降提供合理、合法化依據。
(5)員工培訓與開發管理子系統。該系統是針對員工培訓與開發的管理。通過這個子系統,我們可以完成對員工素質的統計分析與評價、培訓與開發過程的控制、培訓結果的評價。在組織的人員配置系統中,此系統可為組織有效培訓與開發人員以實現人員優化配置起到協調、保障作用。
3、法律遵從。人力資源從業者的工作無時無刻不蘊含著法律風險,無論是員工的入離職流程,還是員工工作期間的工資支付、勞動合同的簽訂、變更、終止等,法律都起著關鍵的指引和控制作用,因此,人力資源管理工作者是不折不扣的法律工作者。
近三年以來,我國的勞工法律體系可謂風云變幻:以《勞動合同法》為起點,一系列的勞工勞動法律法規密集出臺,進一步提高了對勞動者保護的力度。由此,人力資源管理人員更應規范化運作人力資源管理,積極規避人力資源管理中的法律風險,降低企業人力資源管理成本。其中,人員配置及人力資源管理信息系統管理環節最易出現法律風險,后文將對如何防范這些環節的法律風險展開具體分析。
(1)人員配置環節的法律問題。人員配置的各個環節如果處理、運作地不好就不能有效防范法律風險,進而引起勞動爭議,導致勞資矛盾。而員工招聘、錄用是企業人力資源管理行為中的重中之重環節,構建員工招聘法律風險防范體系極具現實意義。這里對企業在招聘、錄用員工過程中應該注意的主要法律風險分析如下:第一,由被錄用者與原單位勞動關系產生的法律風險?！秳趧臃ā返?9條規定,用人單位招用尚未解除勞動合同的勞動者,對原用人單位造成經濟損失的,該用人單位應當依法承擔連帶賠償責任。那么,企業在招聘員工時,就應注意防范這種法律風險。企業可根據所招聘職位的重要性來建立相關的審核程序,對于重要職位,可要求員工提供其與原單位解除勞動合同的證明材料。在員工無法提供的情況下,企業可要求員工提供原單位的聯系方式或證明人,以便進行工作背景調查。第二,對因員工進入本企業工作可能侵害原單位權益的法律風險。企業應認識到,員工與原單位簽訂的某些法律文件會使員工進入本企業工作構成違約,因此,企業應注意嚴格把關。人力資源部門在招聘、錄用員工時,應詢問擬錄用員工是否與原單位簽訂有保密協議、競業避止協議等法律文件及該員工在本企業工作是否違反了相關協議。第三,勞動合同法律風險。簽訂勞動合同是確定雙方關系的重要一環,企業和員工雙方在簽訂勞動合同時,應保證勞動合同中正確確定試用期限、試用期內的工作考核及考核標準問題、薪資問題、單方解除勞動合同的違約金或賠償金等。第四,內部招聘法律風險。內部招聘是企業填補空缺職位的一個比較安全的渠道,但也有一些問題需要予以注意。對內部招聘的員工,其工作內容、薪資狀況若發生了變化,則企業應變更勞動合同,執行新職位的工作內容、職責、薪資待遇等標準。第五,職前培訓法律風險。企業在錄用員工后,若需對員工進行職前培訓,則應明確相關培訓費用的負擔問題。員工個人是否承擔培訓費用應通過書面方式告知員工,若需員工負擔,還要對如何支付做出約定。
(2)人力資源管理信息系統管理的法律問題。人力資源管理信息系統可以為人員配置決策提供信息依據,信息系統中的記錄也提供了審查配置工作的檔案記錄。借助于人力資源管理信息系統可以大大提高人力資源管理效率,但是信息作為一種資源,它具有普遍性、共享性、可處理性、增值性等性質,其被儲存歸檔的文件和信息可以通過電子郵件和即時信息在不同部門之間流動,那么信息安全及隱私保密就必成為其廣泛推廣不可忽視的障礙及問題。
組織應該提高對有關信息的使用和公開所涉及的信息安全及隱私問題的關注。具體而言,應從以下入手:其一,信息管理過程要公開。這種方式既體現了對應聘者和員工的尊重,也在一定程度上規避了由于侵犯隱私而被起訴的法律風險;其二,信息使用要有正當目的。信息的使用應當是為了維護企業的正當利益,同時也不能違犯員工的合法利益;其三,收集的信息內容必須與工作相關。管理者對應聘者或員工個人信息資料的收集應當與企業管理有直接關系,是從屬雇傭關系所必需的資料范圍內;其四,遵從保密性原則。組織不能將收集的個人信息向任何第三方泄露或公開,法律部門另有規定的除外?？傊?組織必須遵從法律的要求,有效管理員工和其他人使用人員配置檔案信息。
五、人員配置的優化原理
1、系統性原理。人員配置的系統性原理體現在如何使企業中數量龐雜、等級參差不一的人力資源聯結成具有整體競爭力的一體化力量。這就需要綜合利用企業人力資源的系統整合功能將人員配置的五大環節和人力資源管理的其它各子系統及企業運行機制、戰略目標等有效整合,促使眾多人力資源整合成一個有機整體,使整個企業得以發揮出更強大的系統功能。
2、流動性原理。流動性原理是指企業應當進行適當的人才流動。無論是美國學者庫克的“創造力發揮變動曲線”、美國心理學家勒溫的環境影響理論、或者是日本學者中松義良提出的“目標一致理論”等原理,他們均對企業人力資源的流動性進行了肯定。人才流動有助于企業不斷改善人員結構,提高員工素質,保持和增添活力,當然我們需要保持員工隊伍的相對穩定,如果人員流動性超過一定比例,則無論是對企業還是對員工個人,都有可能帶來不可忽視的負面效應。
3、成本效益原理。市場經濟條件下,企業的目的在于追求最大的經濟效益。人員配置同樣要服務于企業效益,而人員的配置會影響人力資本的投資收益,所以企業進行人員配置的根本動力就在于企業人力資本投資效益的提高。所謂人員配置的成本效益原理就是要從“投入”與“產出”的對比分析來看待“投入”的必要性、合理性,讓企業在進行人員配置時應該進行投資與預期收益的比較,在保持企業人力資源活力、創造力的同時,為企業產生出巨大的經濟效益。
4、持續優化原理。優化是一個學習過程,其目的就在于使系統的效益大到令人滿意程度。而人類會不斷提出更高的要求,那么滿意度的提高就沒有止境,因而它是持續的?，F代企業的經營管理過程就是持續優化企業整體管理的動態過程。人員配置的系統管理也應該是一個動態的不斷完善的過程。我們應該著眼于企業的整體效益及核心能力,在進行人員配置的同時應用人員配置系統評估技術,不斷改善、優化人員配置結果,達到持續優化的效果。這不是一勞永逸的工作,應將其作為一項長期的任務進行下去。
【參考文獻】
[1] BretzR D Jr、Judge T A:Person-organization fit and the theory of work adjustment: Implications for satisfaction, tenure, and career success [J].Journal of Vocational Behavior,1994(44).
[2] 彭劍鋒:人力資源管理概論[M].復旦大學出版社,2005.
[3] 田蕾:人員配置——用對的人做對的事[J].通信企業管理,2005(5).
[4] 楊捍文、邵祖峰:基于能崗匹配的管理人員配置過程定性模擬研究[J].運籌與管理,2006(4).