檔案的保存和管理范文第1篇
一、電子檔案可用性的涵義
電子檔案的可用性就是指通過計算機能夠實現電子文件被查找、檢索、定位, 能夠被轉換成可直接讀取的形式 (比如檔案內容顯示在屏幕上被人們直接閱讀) , 倘若電子檔案無法達到上述幾點要求, 那么即使該電子檔案具有齊全性與真實性, 由于檔案文件內容無法被利用, 那么也就失去了可用性。因此, 從電子檔案可用性的涵義中可以看出, 保障電子檔案的可用性, 是電子檔案實現長期保存的基礎與前提。如果電子檔案因長期保存而失去了其可用性, 那么其具有的可靠性、齊全性、真實性以及完整性也就無從談起, 更失去了長期保存的意義。
二、保障電子檔案可用性的對策
(一) 創設良好的保存環境以及定期檢測維護。電子檔案載體 (尤其是磁性載體) 很容易受環境因素的影響, 即使在較好的保存環境中, 電子檔案都可能會發生讀取錯誤或者信息丟失等情況, 造成上述情況主要還是源于電子檔案載體在長期的儲存過程中老化或磁性的衰減。因此, 對于電子檔案載體的保存, 除了要創設一個良好的保存環境之外, 更需要定期進行檢查維護。首先, 電子檔案載體的儲存載體必須滿足相關標準, 以防出現意外的劃傷、碰傷, 室內溫度最好控制在17℃~20℃之間, 相對濕度最好控制在30%~45%之間, 防塵、避光, 遠離有害氣體與強磁場。其次, 對電子檔案的定期檢測應至少一年進行一次, 可采取隨機抽樣或等距抽樣的方法, 每次抽樣量不能少于10%。對于抽取的檢測樣品, 先觀察載體是否出現物理變形或損傷, 是否出現霉斑, 是否潔凈, 再進行邏輯檢測, 對于檢測出錯的載體, 應當立即進行有效更新或修正。
(二) 定期對電子檔案進行拷貝。對電子檔案定期進行拷貝就是指定期將電子檔案從原來載體復制到全新的另一個載體。為了確?？截惖挠行? 首先必須保證被拷貝的載體是否處于良好的狀態。其次由于計算機技術的飛速發展, 使得信息的儲存能力也在不斷得到增強, 軟件、儲存方式、儲存設備在較短時間內很可能就進行了更新換代, 造成記錄、檢索與儲存信息的產品與手段也在迅速發生著變化, 從而對電子檔案的長期儲存造成極大的威脅。因此, 為達到長期儲存電子檔案的目的, 通常需要每四年采用新的儲存設備或技術對電子檔案原件進行拷貝, 且被拷貝的電子檔案原件也要再繼續保留至少四年。此外對電子檔案進行定期拷貝還要注意以下幾點:一是對電子檔案進行拷貝之前, 應先對計算機進行病毒查殺, 以防感染病毒。二是對需要保存的電子檔案應至少有一個或一個以上的備份并且儲存在不同位置, 防止因儲存環境或自然災害造成電子檔案的損毀。三是對電子檔案進行檢測、拷貝的操作人員必須接受專業的培訓, 并進行考核。
(三) 明文保存電子檔案內容。由于網絡環境的多變性與復雜性, 因此為了確保電子文件的保密性, 通常我們會運用加密技術對電子文件進行加密。然而當電子文件一旦準備歸檔, 則應當去除加密恢復成明文形式進行歸檔。主要是由于以下幾個方面的原因:首先, 伴隨計算機信息技術的飛速發展, 當前使用的加密算法很可能在未來的某個時間變得不再可靠, 失去了原本進行加密的初衷。比如1970年代, 著名的DES加密算法成為了美國政府御用加密標準, 然而隨著時間推移, 黑客使用新的計算機技術就可以實現輕松對DES加密文件的破譯。其次, 對于加密的電子檔案使用的時候就需要進行解密, 海量的電子檔案可能采取的加密措施并不相同, 這就需要檔案管理員保存大量的密匙來解密不同的電子檔案, 從而無形中增加了電子檔案工作量。最后, 加密后的電子檔案可能存在無法壓縮的情況, 從而占用大量的儲存空間。因此對電子檔案采取明文保存的方法就可以避免上述情況的發生, 而針對電子檔案的安全問題, 可以通過提高計算機安全等級來實現電子檔案的信息安全。
三、結論
當全國興起檔案信息化建設的時候, 人們的焦點重點放在了對電子檔案的管理與利用上, 忽視了電子檔案在長期儲存中潛在的風險。本文正是基于此探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性, 希望能借此引起更多檔案工作者對電子檔案長期保存中存在的風險的重視, 從而積極探尋可行性對策來確保電子檔案的可用性。
摘要：電子檔案在長期儲存過程中如何保障其可用性, 是近些年來檔案界關注的熱點與難點問題。由于電子檔案具有設備依賴性、信息可變性、信息不能直接讀取性等特點, 因此與紙質檔案有著顯著不同, 基于此, 本文重點探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性。
關鍵詞：電子檔案,長期儲存,可用性
參考文獻
[1] 康振武.電子檔案信息的安全保護策略研究[J].科技展望, 2015 (17) :234-235.
[2] 張健.電子文件長期保存中的可用性保障研究[J].上海檔案, 2014 (08) :13-16.
檔案的保存和管理范文第2篇
1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行一車一檔，從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購臵到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
安全生產費用提取和使用管理制度
(安全生產費用投入保障制度)
為建立本公司安全生產投入長效機制，加強公司安全生產費用財務管理，保障公司的安全費用合理、有效使用，維護企業員工的合法權益，確保公司生產、經營活動正常有序的開展。根據《中華人民共和國國家安全生產法》及《企業安全生產費用提取和使用管理辦法》等法律法規規定，結合本公司的實際情況，特制定本制度。
一、安全生產費用是指企業按照規定標準提取，在成本中列支，專門用于完善和改進企業安全生產條件的資金，安全生產費用優先用于安全生產措施的實施和為滿足達到安全生產標準而進行的整改。按照《企業安全生產費用提取和使用管理辦法》第九條規定， “交通運輸企業以上實際營業收入為計提依據，按照以下標準平均逐月提取”，我公司符合第二款規定，應按照1.5%提取安全費用。
二、安全生產費用應當按照“項目計取、確保需要、企業統籌、規范使用”的原則進行管理，財務應將安全費用納入公司財務計劃，保證?？顚Ｓ?，并督促其合理使用。
三、安全費用應當用于以下安全生產事項：
1、完善、改造和維護安全防護技術設施、設備支出，包括運輸及裝卸工具安全狀況檢測、維護系統、運輸裝卸設備、附屬安全設備等支出;
2、安全設備、設施的更新，改造和維護支出(不包括車輛更新費用);
3、安全生產宣傳、教育和培訓支出;
4、勞動防護用品的配備和更新支出;
5、安全生產檢查與評價支出;
6、配備和更新必要的應急救援器材、設備和現場作業人員安全防護物品支出;
7、完善、改造和維護安全防護設備、設施支出，主要是指：車間、庫房等作業場所的監控、監測、通風、防曬、調溫、防火、滅火、防爆、泄壓、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防靜電、防腐、防滲漏、防護圍堤或者隔離操作設備設施;
8、重大危險源、重大事故隱患的評估、整改、監控支出
9、進行應急救援演練支出;
10、特種設備和安全設施的檢驗檢測支出;
11、購臵、安裝行車安全記錄儀、衛星定位裝臵、視頻監控設施和通信導航設備支出;
12、安全生產新技術、新標準、新工藝、新裝備的推廣應用支出
13、其它與安全生產直接相關的支出。
四、公司安全科應建立安全費用臺賬，記錄安全生產費用的費率、數額、支付計劃、經費使用報告、安全經費提取和使用情況報告。
五、總經理對安全生產費用全面指導，審批安全費用提取、安全投入計劃、經費使用報告、安全經費提取和使用情況報告。
六、財務部門負責對安全生產基金進行統一管理，審核安全費用提取、安全投入計劃、安全經費使用等，根據安全生產計劃，做好資金的投入落實工作，建立安全經費臺賬，確保安全投入迅速及時。
七、安全科負責審核、匯總并編制公司安全投入計劃，審核安全投入報告，監督檢查安全投入落實情況、匯總并建立公司安全費用投入臺賬，編制安全經費提取和投入情況報告。
八、安全生產費用實行專戶核算，公司應當按規定范圍安排使用，不得挪用或擠占，結余資金結轉下使用，安全生產費用不足的，超出部分按正常成本費用渠道列支。
九、各部門主管按照職責分工對有關專業安全生產費用計取、支付、使用實施監督管理。
十、發現安全費用支取人擅自挪用安全費用的，公司將按情節嚴重程度嚴肅處理，處理辦法由董事會討論決定。
十一、本制度由公司安委辦負責解釋。
設施設備安全管理制度
1、建立健全設施設備技術檔案，按照規定的時間進行維護和保養。
2、設施設備的使用操作應定崗定人，明確專人負責、責任到人。
3、操作人員應對設施設備做到“三會”、“四懂”，即會操作使用、會維護保養、會排除故障;懂原理、懂結構、懂性能、懂用途，且能熟練操作使用。
4、設施設備出現異常時，操作人員應按照操作規程采取緊急處臵措施，防止事態擴大。
5、保證設施設備上的各種儀表，如液位計、安全閥等安全附件完好、準確，損壞的器具禁止使用，并且及時更換，保證設施設備的使用安全。
6、定期檢查設施設備和各種附件、器材，使之處于完好狀態，以備正常使用。
安全生產教育和培訓制度
1、安全教育培訓由公司安全科負責管理，建立教育培訓檔案，識別教育培訓需求，組織教育培訓計劃的實施。
2、安全生產教育培訓分為單位負責人培訓、安全生產管理人員培訓、特種作業人員培訓、全員日常安全教育培訓和新上崗人員的三級教育。
3、單位負責人培訓、安全生產管理人員培訓、特種作業人員培訓分別由有資質的機構實施，培訓合格后持證上崗，每年按規定參加再教育。
4、全員日常教育培訓由公司、分公司、車隊、班組落實，既可以視情統一組織，也可以通過班前會、周前會、月度例會的方式進行。
5、三級教育按照公司、分公司(站場)、車隊(班組)三級實施，按照規定內容培訓，經考核合格后上崗。
6、為保證教育培訓制度的落實，公司制訂教育培訓計劃，并安排專門經費，以保證教育培訓按照計劃實施。
7、教育培訓的內容
(1)安全生產法律、法規、規章和國家、行業有關技術標準。 (2)安全生產規章制度和操作規程 (3)崗位安全操作技能 (4)安全生產常識
(5)安全生產事故防范和應急措施，自救互救知識 (6)安全生產事故典型案例
安全生產監督檢查制度
為及時發現生產經營和安全管理中可能存在的隱患、危險與有害因素，以便制定整改措施，消除隱患和危險有害因素，從而保障生產安全進行，特制訂本制度。
一、檢查的內容：
1、軟件系統主要查思想、查意識、查制度、查管理、查事故處理、查隱患、查整改
(1)、傳達貫徹上級有關文件、會議精神及布臵安全生產工作的會議記錄 (2)、安全管理機構和人員配備情況 (3)、安全生產制度及落實情況 (4)、安全生產責任制落實情況 (5)、職工的安全教育和培訓情況
2、硬件系統主要查生產設備、查輔助設備、查安全設施、查作業環境。
(1)作業場所的安全設施、設備使用情況 (2)人員的勞動防護和操作規程執行情況 (3)有無不安全因素及危險源點的防控情況
二、檢查的方式
(1)定期安全檢查(分公司組織每月1次) (2)經常性安全檢查(班組、車隊、安全科組織) (3)季節性及節假日安全檢查(公司組織全面檢查) (4)專業(專項)安全檢查(根據需要安排) (5)綜合性安全檢查(公司根據上級要求組織) (6)職工代表不定期巡查(工會、安全科組織)
(7)針對某些重點單位或部位，公司安全生產科將隨時組織檢查和督查。
三、檢查的結果和處理
1、安全生產檢查情況要認真記錄，并填寫《安全生產檢查表》，報公司安全生產科存檔
2、對查出的安全隱患，建立隱患臺賬，要下發隱患整改通知單，明確整改責任人，限期整改;對拒不整改的，公司依據有關制度給予經濟處罰或行政處分。
3、整改結束后，要組織有關人員對整改結果進行驗收。 對于一時難以整改的隱患，要落實防控措施，明確防控責任人。
事故處理、統計、報告制度
為加強安全生產事故信息報送，協助上級主管部門及時、快捷處臵事故，最大限度減少事故損失，特制定本制度。
一、事故分類
1、按事故性質分類：
(1)人身事故：指系統內職工在工作期間所發生的和工作有關的傷亡事故。 (2)設備事故：由于某種原因引起的施工機械、工藝、動力設備、管道、電線、建筑物、運輸設備(包換附件)以及儀器儀表、工器具的非正常損壞，造成財產損失、影響生產的事故。
(3)火災事故：由于火災造成的傷亡或物質財產損失的事故。
(4)爆炸事故：在生產過程中，由于某種原因引起的爆炸，造成傷亡或物質財產損失的事故。
(5)交通事故：凡車輛、船舶在運行中所造成的損壞、物資損失和人身傷亡的事故。
(6)污染事故：凡屬運輸過程中由于危險化學品泄漏引起人員中毒、死亡、農作物減產、樹木枯死和牲畜傷亡，空氣、水源污染，造成經濟損失的事故。 (7)急性中毒事故：由于有毒物質在短期內大量侵入人體，使人員身體受傷害并須進行急救的中毒事故。
(8)坍塌事故:局及局屬單位負責建設、管養的橋梁、碼頭、站場及其它建筑物，在建設及在用期間發生的倒塌和損毀事故。
2、按傷亡程度分類：
(1)輕傷：指損失工作日為一個工作日以上(含1個工作日)，105個工作日以下的失能傷害;
(2)重傷：指損失工作日為105個工作日以上(含105個工作日)，6000日以下的失能傷害; (3)死亡。
3、按事故嚴重程度分類：
(1)輕微事故：一次造成輕傷1～2人，經濟損失1000元以下 (2)一般事故：一次造成重傷1～2人，或者輕傷3人以上，經濟損失3萬元以下
(3)重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重傷3人以上10人以下，經濟損失3～6萬元以下
(4)特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重傷11人以上，或者死亡1人重傷8人以上，或者死亡2人重傷5人以上，經濟損失6萬元以上
二、事故報告
1、原則要求：按《安全生產法》和《安全生產事故報告和調查處理條例》規定執行
生產安全事故報告應該及時、準確、完整，任何單位和個人對事故不得遲報、漏報或者瞞報。
2、事故報告的責任 (1)事故現場有關人員 (2)事故發生單位的主要負責人
3、事故報告的程序
(1)事故現場人員立即報告本公司負責人或者直接報告事故發生地縣級以上政府安監部門和行業監管部門
(2)公司負責人應于1小時內報告事故發生地縣級以上政府安監部門和行業監管部門
(5)重點是雙報告制和時限
4、事故報告的內容 (1)事故發生單位的概況
(2)事故發生的時間、地點以及事故現場情況 (3)事故的簡要經過
(4)事故已造成或者可能造成的人員傷亡和財產損失情況 (5)已經采取的措施 (6)事故的補報
三、事故統計
1、事故統計由安全科安排專人負責，于月底最后一天，統計、匯總各分公司報表。
2、報表分為《道路運輸行業事故快報》(交運15表)、《道路運輸行業事故統計表(交運16表)、《營運車輛道路交通事故基本統計表》(交統安1表)、《營運車輛道路交通事故匯總表》(交統安7表)。
3、以上報表經單位主要負責人簽字后上報上級主管部門，并留存備份，建立事故臺賬、檔案。
四、事故處理
1、車輛發生事故后，駕駛人應立即搶救傷員，保護肇事現場，報告當地交警部門，并將事故及估計損失報公司負責人、安全科。
2、安全人員及公司領導應及時趕赴現場勘查，到現場后應首先了解人員傷亡，車輛損失的具體情況，并積極采取救援措施，降低損失。必要時要求保險公司派員現場定損。
3、現場處理結束后，安全科應及時寫出書面報告向公司領導匯報，不論事故大小，要分析事故原因，制定預防措施。
4、事故處理的過程中要認真分析事故原因，堅持“四不放過”的原則。(查不清事故原因不放過、不明確事故責任不放過、不拿出處理意見和整改措施不放過、責任人與職工得不到教育不放過)。
安全生產獎懲制度
1、公司對安全工作目標實行季度考評、年終總結、一票否決制度。對年終評選的先進單位，先進個人及優秀駕駛員進行表彰獎勵，對發生責任事故或目標考核不合格的單位取消評優資格，責任人按規定嚴肅處理。
2、安全責任實行行政追究制。發生重大事故，追究單位行政領導和分管領導責任，視情節扣發一至三個月的職務工資。
3、發生瀆職、失職的責任事故，對行政領導和分管領導扣發三至六個月職務工資，情節嚴重者撤銷職務。
4、發生事故的責任人由各單位、部門自行處理，上報公司安委會。
5、做好道路交通事故的查處和上報工作。發生事故及時向安技部進行匯報，不得隱瞞，對隱瞞不報的加重處罰。每月要將安全情況、事故責任人處理及整改措施上報安技部，再由安技部匯總上報。
6、對安全防范年終考評措施進行督促檢查并提出整改措施，將各類事故隱患，消滅在萌芽狀態。
7、對見義勇為，在重大事故和事件中能挺身而出，積極搶險救援，避免或減少事故損失的，對個人進行獎勵，部門考核加10分。
8、受到報紙、電臺、電視臺表揚的，公司根據相應制度給予獎勵。
9、內未發生責任事故、未有旅客投訴者，參加單位“安全服務標兵”評選，并進行獎勵。
10、因安全檢查不認真，造成車輛帶病運行，導致交通事故的，扣罰駕駛員信譽安全保證金2000元;情節嚴重的，其安全信譽保證金作違約金予以全額扣繳，并根據其事故性質解聘，情節嚴重的追究其責任人刑事責任。
11、發生一般以下責任安全事故，除按《事故規定處罰》外，并進行下崗10至60 天安全培訓，情節嚴重的予以解聘。
12、發生一般及以上較大行車責任事故的，除按公司有關規定處罰外，扣除駕駛員全部信譽安全保證金，其經濟損失在保險公司理賠后剩余部分的損失由承租經營人和駕駛員承擔，駕駛員解聘處理，情節嚴重的追究其責任人刑事責任。
檔案的保存和管理范文第3篇
一、數字化檔案館檔案的著錄
在檔案館的工作結構構成中, 檔案的著錄是一項重要的工作, 屬于是基礎性工程。它是針對于檔案的目錄級、案卷級、文件級以及電子文件等實行的著錄操作。檔案的主要功能就是對過去重要的事件、活動等進行詳細的記錄, 隨著時間的增長它的數量和種類也就不斷增多, 這就需要保證檔案著錄工作開展的完整性, 從檔案入檔就要開始。從現代檔案館的檔案著錄工作開展形式來看, 檔案的著錄工作開展并不是單獨進行的, 它需要兼顧技術和文件兩方面, 增加檔案著錄的綜合性, 調動檔案部門、信息部門以及技術部門之間的合作協調性, 基于這一方面來講, 現有的數字化檔案館檔案著錄系統就會涉及到諸多的方面, 需要有完善的信息技術作支持。
檔案的儲存方式由紙質檔案和電子檔案兩種, 前者的保管完整性和真實性不高, 還容易出現遺失, 因此, 在現代檔案管理中明顯不如電子化檔案的發展, 電子檔案在信息的儲存方面, 由于其數量的不斷增加, 這就需要對其檢索和利用方式進行不斷的改進優化, 降低難度, 考慮到后期檔案的綜合查詢利用。檔案著錄子系統從其工作的模塊組成以及開展流程來看, 可以劃分為五個不同功能的模塊, 即檔案著錄、檔案審核、基礎數據的維護、工作量統計以及檔案查詢。
(一) 檔案著錄。這一功能模塊屬于是管理員提供的一種功能, 結構上分為三種, 包括案卷級著錄、文件級著錄以及電子文件著錄, 三者各有各自的作用。案卷級著錄是雙向選擇的, 邏輯頁面添加邏輯卷, 傳統卷頁面添加案卷;文件著錄的關鍵是對于不同類型文件的選擇, 不僅可以增加新的文件, 還可以對原有文件進行著錄;電子文件著錄的對象是電子文件, 那么首先就要對文件進行定位檢查, 選擇批量管理傳統卷和邏輯卷進行相應的操作。
(二) 檔案的審核。這一模塊包括四個部分, 即審核的案卷一審、二審, 文件審核的一審、二審。案卷一審對審核人員的技能水平要求較高, 審核的對象主要包括定位符、屬類、全宗號、目錄號、案卷題名以及保管期限等等信息;二審是對一審信息的再次確認, 和一審的審核對象差不多;文件的一審可以對審核文件進行快速地定位, 審核主要由工作人員的看和讀完成, 審核的內容主要是定位符、文件題名、邏輯卷名稱以及著錄者的信息等;二審同樣是對一審的確認, 是對上一審核內容的二次確認, 如果審核不合格還要重新一審。
(三) 基礎數據的維護?；A數據模塊主要涉及到三個子模塊, 也就是目錄數據維護、屬類和全宗維護以及著錄檔案銷毀。目錄數據維護開展要先確定屬類, 然后再進行相應的增刪操作;屬類以及全宗維護設計可以進一步豐富檔案館的檔案種類;著錄檔案的銷毀需要管理員先確定出所銷毀檔案的位置, 然后確認后銷毀。
(四) 工作量統計。它可以幫助管理員更為快捷方便地統計和查看所有工作人員的工作量, 并結合檔案的定位符提高統計的準確合理性。
(五) 檔案查詢頁面。這一模塊顧名思義, 就是發揮查詢作用的, 可以劃分為分類查詢、簡單查詢以及定位符查詢三個部分, 各個部分各有不同的功能。首先, 分類查詢。它可以給管理員多個類別的查詢選擇, 根據所需選擇, 工作人員先確定檔案的屬類, 在屬類級中選擇全宗, 進而再細化到目錄, 最終得到查詢信息。其次, 簡單查詢。它可以通過查詢的關鍵字來獲得檔案的屬類信息、目錄信息、文件信息等。第三, 定位符查詢。它是在屬類確定后在全宗級別之下依據目錄的不同結合定位符來完成查找的。
二、質量管理系統的構建
數字化檔案館檔案的質量管理是一個綜合管理的過程, 并且這種管理貫穿于整個檔案館管理過程中, 對于工作人員來說, 要在新形勢下積極提高自身素質, 發揮工作的積極性, 對檔案管理工作的所有過程都有明確的認知, 正確運用信息技術。首先, 保證檔案館的信息收集方式規范, 確保收集的資料信息是真實完整的;其次, 強化檔案管理的管理技能, 認真學習相關規范, 并且有足夠的耐心和細心, 積極推動數字化檔案館的建設, 促進檔案館管理水平的提升, 形成一個健全完整、科學的質量管理系統。
三、總結
在新形勢下, 檔案館的檔案呈現出數字化管理的趨勢, 它可以有效地促進檔案館的管理效率提升, 保證檔案著錄工作的順利進行, 并且在信息技術的應用支持下還有利于其質量管理系統的建立, 從而推動了數字化管理水平的提高, 對于檔案館管理來說, 可以實現檔案資源的共享和利用, 使自身功能更為健全完善。
摘要：本文就從當前檔案館的現狀入手, 對數字化檔案館檔案著錄工作以及它的質量管理系統的構建進行了簡要分析。
關鍵詞：數字化,檔案館檔案,質量管理
參考文獻
[1] 盧光明.數字檔案館檔案著錄和質量管理系統的構建[D].陜西師范大學, 2014.
檔案的保存和管理范文第4篇
隨著信息時代的到來, 企業檔案管理工作面臨新的形勢, 傳統檔案管理方式暴露出許多不足, 如何做好企業檔案管理的創新與完善, 成為企業關注的重點。
一、企業檔案管理工作的概述
(一) 企業檔案管理工作的重要意義。從狹義上來說, 檔案管理工作是指以檔案室、檔案館為中心開展的一系列工作, 通過運用科學管理原則和方法來完成企業檔案的保存、調閱和使用, 為企業提供相關服務。
檔案記錄著企業生產運營的所有相關資料, 是企業發展過程的重要體現, 通過對檔案的管理, 企業可以對歷史生產運營的情況進行回顧分析, 發現其中存在的問題并總結經驗, 為發展戰略制定提供依據, 對企業長遠發展起著重要作用。
此外, 專利檔案也是企業檔案的重要組成部分, 是企業創新研發的重要數據支持, 可以有效保護企業的知識產權, 維護企業的經濟效益, 并未企業品牌的建立提供有力保障。
隨著市場競爭的日益激烈, 企業檔案管理工作越來越重要, 尤其是在我國加入世貿組織之后, 市場競爭范圍更為廣泛, 對企業生存帶來更大壓力。在近些年來, 反補貼、反傾銷等事件時有發生, 給企業造成了巨大經濟損失, 要想成功應對, 必須借助完整的檔案資料, 提供準確、全面的資料, 才能有效提高企業整體競爭能力, 在國際貿易中站穩腳跟, 維持企業的健康發展。
(二) 企業檔案管理工作存在的問題。1.重視程度不足。在許多企業當中, 企業領導層存在著不重視檔案管理的情況, 沒有充分認識到檔案管理工作的重要意義, 過于關注降低成本、追求經濟效益, 認為檔案管理部門沒有必要存在, 重組甚至是撤銷檔案管理機構, 檔案管理人員被精簡或裁員, 檔案管理工作得不到良好發展。此外, 在領導不重視的情況下, 檔案管理人員也會受到影響, 缺乏良好的工作責任心, 工作積極性差, 敷衍了事、人浮于事的情況十分常見, 檔案管理工作自然難以起到應有的作用。2.管理方法落后。在企業檔案管理工作當中, 有許多采取的還是傳統人工登記、分類和保存的管理方式, 不僅造成大量的人力、物力浪費, 而且檔案查詢、使用的效率會受到影響, 檔案丟失的情況也不鮮見, 檔案管理方法十分落后, 并不符合現代信息化社會的需求, 不利于企業檔案管理工作的進步。3.資源嚴重匱乏。在企業檔案管理工作中, 由于企業領導層的不重視等因素影響, 在檔案管理方面投入的經費、精力相對較少, 檔案管理工作資源嚴重匱乏, 檔案保管室、辦公室設備老舊, 檔案管理工作沒有相應的工作條件, 阻礙了檔案管理工作的良好開展。4.管理制度問題。企業檔案管理工作涉及到企業的方方面面, 與企業生產、銷售和財務等部門都有密切聯系, 這就需要一個良好的管理制度, 規范管理工作流程, 明確各個部門之間的職責, 保證檔案管理工作的有序開展。但是, 在大多企業當中, 對檔案管理工作并沒有完善、科學的管理制度, 各個部門的檔案管理工作獨立運行, 沒有統一的檔案管理機構, 各個部門之間檔案關系混亂, 檔案重復或者疏漏問題經常發生, 檔案資料的完善性得不到保障。此外, “重管理, 輕使用”也是企業檔案管理中的常見問題, 許多檔案建立很少或者基本沒有被利用, 其對企業決策、研究的重要功能沒有被發揮, 失去了檔案管理工作應有的價值。5.人員素質較低。在企業檔案管理工作人員中, 有相當一部分并不具有專業理論知識, 是由行政、文秘等職業轉職而來, 并不了解檔案管理工作的流程、方法和特點, 人員素質較低, 并不滿足檔案管理工作的要求, 導致檔案的歸類、保存和使用等環節都會出現問題, 降低檔案管理工作的效果。
二、企業檔案管理工作的完善措施
(一) 重視檔案管理工作。首先, 在現代市場情況下, 企業領導應當加強對檔案管理工作的了解, 認識到檔案管理對企業生產、運營的重要作用, 加強重視, 將檔案管理工作當成日常管理中的重要事項, 并由專門領導人負責, 提高檔案管理工作在企業中的地位。其次, 對于檔案管理人員, 要通過績效考核和獎懲機制, 來提高管理人員的工作責任心, 使其以認真、負責的態度對待檔案管理工作, 預防檔案管理工作中存在的不良現象, 提高檔案管理工作整體水平, 才能使檔案管理的功能有效發揮出來。
(二) 改進檔案管理方式。在現代企業檔案管理工作中, 應改變傳統檔案管理方式, 加強對信息技術的運用, 提高信息化建設水平, 建立統一的檔案管理平臺, 實現檔案信息的共享, 從而有效保證檔案信息收錄的完整, 提高檔案管理效率, 為企業提供相應幫助。
(三) 加大檔案管理投入。企業在加強對檔案管理工作的重視后, 還需要給予足夠的支持, 加大經費、人力等方面的投入, 購買相應的檔案辦公所需要的設備, 設置專門的檔案管理數據庫, 開發專門的檔案管理軟件, 為檔案管理工作創造良好條件。
(四) 完善檔案管理制度。良好的檔案管理制度對檔案管理工作有著十分重要的意義, 在完善檔案管理制度中, 需要先對檔案管理機構和人員的設置進行明確規定, 確保企業各部門間的良好溝通和協調。其次, 制定相應的責任機制, 明確各部門的責任, 為檔案管理提供有效依據, 實現檔案管理各個環節之間的流暢, 保證企業檔案工作的良好開展。
(五) 培訓檔案管理人員。打造一支高素質的管理隊伍是提高檔案管理效益的重要保證。首先, 通過社會招聘、競爭上崗等方式, 提升管理隊伍的專業化水平, 保證檔案管理的規范化。其次, 對工作隊伍進行檔案管理技能和職業道德培訓, 并引進績效機制, 來提高管理隊伍的工作能力與責任心, 加強管理人員的實際工作執行能力, 提高檔案管理的質量。
三、企業檔案管理工作的創新途徑
(一) 重視檔案管理的利用。企業檔案管理工作并不只是簡單的檔案建設、歸納, 還包括檔案的利用, 針對企業對檔案利用效率低的情況, 企業應當重視檔案資源的重要價值, 提高檔案資源利用效率, 發揮檔案的經濟價值與借鑒作用。
首先, 加強檔案管理人員方面的培訓, 使其重視檔案管理工作, 并設置相應的獎勵基金, 激發檔案管理人員工作積極性, 在檔案收入、歸納等過程中, 從檔案信息中發現相應問題或提出有關建議, 并做好與其他部門的配合, 更好地服務企業發展需求, 實現檔案資源價值的充分發揮。
其次, 建立企業檔案資源內部公共網站, 將企業的歷史動態、發展經歷等資料發布在內網上, 方便企業人員查詢與使用, 實現檔案資源的內部共享, 為企業員工自身發展、對企業認同感提升以及提出企業發展的積極建議等創造良好條件, 集思廣益, 促進企業健康長久發展。
(二) 重視檔案管理的安全。安全是檔案管理工作的一個重要要求, 在當前檔案管理當中, 對檔案安全的認識并不充分, 許多有價值的檔案資料管理并不夠嚴謹, 資料外泄等情況時有發生, 卻得不到企業的相關重視, 導致企業發展規劃、項目計劃等泄露, 降低企業的市場競爭力, 對企業發展造成嚴重不良影響。
在檔案管理的安全工作中, 首先要做好相應的安全防備措施, 根據國家檔案管理的相關要求, 對火災、潮濕、盜竊、蟲鼠以及有害氣體等指定相應的防護措施, 合理進行管理室布置, 配置相應的安全防護裝置, 比如煙感器、溫濕度測試器等, 預防相應災害, 保證檔案安全。
其次, 要提高管理人員安全意識。人為因素是檔案資料安全的重要影響因素, 在企業檔案管理工作中, 需加強對檔案管理人員培訓, 樹立其良好的安全意識, 不僅要從日常管理中做好相應的防護措施, 還要充分認識到企業檔案的價值, 盡量避免檔案的丟失。同時, 還要對檔案管理的具體流程進行規定, 保證檔案在各個環節按照有關的規定來進行管理, 避免檔案處理不當造成流失, 對檔案資料價值起到有效保護。
最后, 還要對管理人員權限進行設定, 重要程度不同的資料要分別由不同權限的人員管理, 進一步預防檔案資料的泄露, 保護檔案資料價值。
四、結語
綜上所述, 在現代企業當中, 檔案管理工作的重要性越來越加顯著, 做好檔案管理工作, 對企業的長遠、健康發展有著重要意義。在當前企業檔案管理工作中, 還存在諸多不足, 針對這些問題, 采取有效措施來進行完善, 并做好檔案管理安全與檔案資料價值發揮方面的創新, 是企業應當重視的內容。
摘要：本文在企業檔案管理工作概述基礎上, 針對企業檔案管理工作存在的問題提出相應的完善措施和創新途徑, 以為企業檔案管理工作發展提供參考。
關鍵詞：企業檔案管理工作,完善,創新
參考文獻
[1] 劉紅遠.如何在創新中完善企業檔案管理工作[J].價值工程, 2011 (11) :125-126.
[2] 楊曉英.淺議新時期如何做好企業檔案管理與利用工作[J].東方企業文化, 2015 (13) :62.
檔案的保存和管理范文第5篇
一、數字化檔案信息安全問題簡析
(一) 計算機硬件故障。計算機是檔案數字化管理的主要載體。雖說如今計算機水平更加高端, 計算機系統的安全性也不斷提高, 但是, 計算機硬件故障問題卻始終存在。常見的計算機硬件故障有計算機板卡焊點虛焊、脫焊, 連接導線斷線, 元器件損壞等。計算機硬件故障可能涉及的計算機硬件有計算機內存、顯卡、CPU、主板和電源等。一旦計算機硬件出現故障, 就有可能導致檔案信息丟失或損害, 還有可能給計算機帶來更加嚴重的損害, 給使用者帶來較大的不便。這不僅會影響檔案信息的使用效率, 還會加重檔案管理人員的工作量和工作壓力。
(二) 計算機軟件故障。計算機軟件是檔案信息處理和存儲的必要條件, 計算機軟件與數字化檔案管理的關系非常緊密。隨著社會的發展, 人們對數字化信息系統的要求也越來越高, 這對計算機軟件開發者和檔案信息管理者來說, 都是不小的挑戰。常見的計算機軟件問題有軟件的BUG、在低端RAM運行或磁盤空間問題, 文件丟失、無法打開等。一旦計算機出現軟件故障, 計算機檔案信息處理能力會大大下降, 數字化檔案的功效也難以發揮。不過相對于計算機硬件故障來說, 計算機軟件故障發生的概率相對較小。
(三) 系統問題和病毒入侵。計算機軟硬件在使用中存在很多的不確定性, 計算機本身的不確定因素無法保證計算機軟硬件在任何時候都具有兼容性, 此外, 系統內部產生的垃圾文件, 也會造成計算機死機、藍屏或者突然關機, 致使數字化管理數據大量丟失。除去人為管理因素外, 病毒入侵可以說是最常見的影響計算機正常使用的因素。常見的計算機病毒會借助非法鏈接、垃圾信息、關聯軟件侵入計算機, 破壞計算機的保護性能。加上計算機病毒在預防和管理上都具有一定的難度, 因此, 病毒入侵也是檔案數字化管理中人們最頭疼的問題。
二、數字化檔案信息安全管理策略
(一) 完善管理制度。安全管理, 制度先行。在數字化檔案的信息安全管理中, 我們要綜合考慮各種因素可能給數字化檔案帶來的影響, 建立數字化檔案安全審查制度、安全管理制度, 并針對檔案管理人員和檔案管理事項建立安全培訓制度、崗位安全考核制度、崗位責任制, 提高他們檔案數字化加工、轉換、管理技能, 要求他們結合檔案內容、保密級別進行檔案分級管理、加密管理, 做好檔案信息防盜竊、防毀壞準備。此外, 結合檔案管理具體事項, 檔案管理部門還要完善信息檔案安全操作規范、權限規范以及操作監管制度, 從技術、使用者、操作等方面提高數字化檔案的安全管理系數, 對數字化檔案整理、歸檔、管理、掃描、檢查、存儲、出庫、利用各環節可能出現的問題進行事先估計, 提高問題預防和應對能力。
(二) 強化計算機安全管理力度。加強計算機安全管理, 減少計算機軟硬件故障可能給計算機帶來的破壞, 是數字化檔案管理的重點。因此, 檔案部門在數字化建設過程中要加大基建投資, 盡可能選擇功能良好的計算機軟硬件, 盡量購買品牌計算機服務器, 并對計算機硬件的兼容性、可擴展性進行嚴格審查, 避免計算機在利用、升級時可能出現的軟硬件問題。此外, 檔案部門還要加強計算機技術安全管理, 定期更新計算機軟件尤其是數字化檔案的存儲軟件, 運用先進信息技術提高數字化檔案的安全性。以吉林省勘查地球物理研究院為例, 該院檔案部門就在訪問認證、加密操作、防病毒系統上做出了積極努力, 從而有效防止了非法信息和計算機病毒對數字化檔案的破壞。
(三) 提高管理人員的數字化管理能力。檔案管理人員的專業素質, 會直接影響到數字化檔案管理的最終成效。因此, 檔案管理單位、部門要努力提高檔案管理人員的專業素質尤其是數字化管理能力。這就要求他們首先從思想上重視檔案管理人員的招聘和培訓工作, 嚴把檔案管理人員招聘質量關, 引進高素質的專業管理人員, 以優化檔案管理隊伍的知識和年齡結構。其次, 重視檔案管理隊伍培訓, 開展各種形式的計算機多媒體技術、網絡技術、信息處理技術培訓, 定期組織檔案管理、檔案保護技術、檔案文獻編撰技能比賽活動, 要求檔案管理人員熟練掌握數據庫技術、信息檢索技術, 提高責任意識和風險意識, 減少工作的隨意性和盲目性。
摘要：在數字時代, 檔案管理數字化是檔案管理的顯著標志, 檔案管理安全在檔案數字化管理中的重要性也不斷凸顯。文章首先分析了數字化檔案信息安全問題, 然后就如何解決這些問題提出了幾點建議, 希望能對檔案數字化管理有所裨益。
關鍵詞：數字化,檔案,信息安全
參考文獻
[1] 陳越.數字化檔案的信息安全問題與管理策略[J].赤子 (上中旬) , 2015 (19) :231.
[2] 高紅.數字化檔案的信息安全問題與管理策略[J].黑龍江科技信息, 2015 (26) :183.
檔案的保存和管理范文第6篇
一、人事檔案管理存在的問題
隨著社會的發展, 我國的人事檔案管理工作從實際意義上說已經取得了一定的成就, 但是即便如此, 難以否認檔案管理工作中存在的問題。在經過系統的分析發現, 人事檔案管理工作存在的問題主要體現在以下幾點。
(一) 功能逐步弱化。
在經濟水平逐步上升, 社會漸漸發展的過程中, 人們的生活方式在一定程度上發生了很大的變化。在生活方式發生變化的過程中, 人們的生活行為越來越自由, 有的情況下根本沒有對檔案進行要求。檔案功能在生活中的作用逐漸弱化, 而這種弱化的現象在年輕人身上表現得非常突出, 甚至有的群體已經出現了“棄檔”的現象。
(二) “棄檔”現象嚴重。
隨著社會生活的日漸開放, 越來越多的企業對檔案已經開始沒有太多的要求。但是在檔案轉移方面卻要花費比較長的時間。與此同時, 隨著私營企業的增加, 人們靠自己的生意生存, 對檔案的要求更是沒有太大的關系, 致使越來越多的人棄檔。據調查, 我國各地均出現了不同程度的棄檔現象。棄檔問題的存在給人事檔案管理工作增加了一定的難度。
(三) 檔案管理方式存在問題。
在檔案管理的過程中, 檔案流轉出現了不同程度的問題, 《流動人員人事檔案管理條例》中規定, 檔案的轉移必須由專人送取。但是在實際中就會發現, 檔案轉移的時候大部分人都是由自己攜帶檔案到單位, 甚至有的人將檔案保存在自己的身邊, 自己建檔。人事檔案采用這樣的管理方式很難在實際工作中獲得理想的效果。
(四) 檔案存在造假現象。
工作人員在管理檔案的過程中會發現, 工齡越來越長, 年齡越來越小, 學歷也越來越高的現象在檔案中表現得越來越嚴重。檔案造假現象的出現不僅不利于檔案管理工作的順利實施, 同時也會給檔案所屬人產生一定的影響。
二、基于開放與實用的人事檔案管理改革措施
即便人事檔案比較小, 但是關系社會各層面人的切身利益。就目前的人事檔案管理情況, 人事檔案在育人、用人與選人方面具有重要的作用。而實行開放與實用的人事檔案管理屬于有效的管理方式。
(一) 開放管理思路。
相較于過去, 傳統封閉的人事檔案管理方式, 開放的人事檔案管理內容比較多。而所謂的開放, 從本質意義上來說就是個人開放與社會開放。在檔案管理工作實施的過程中, 建立以人為本的理念, 在檔案管理工作實施的過程中應當樹立以社會服務的觀念。唯有如此才能夠適應目前市場經濟體制下流動人口增多的實際情況, 同時還應當以開放式的管理模式。而所謂實用, 簡單來說就是要保證人事檔案本身能夠起到切實的作用。人事檔案要對個人起到實質性的作用, 就必須具備生動豐富, 符合時代內容的特點。在人事檔案管理工作的過程中, 需要保證各行業多應用的檔案具有真實可靠的特點。在人事檔案管理改革的過程中將實用作為目標, 更有益于社會對人才的調配與使用, 可以有效強化個人對社會的服務。
(二) 改革方式。
對人事檔案實行社會開放式的管理模式, 主要涉及了人事事務所、人才交流中心以及人事檔案文件寄存中心這幾部分。在人事檔案管理的過程中需要建立一個相對集中的人事檔案保管機構, 這樣就可以有效保證人事檔案的質量, 保護人事檔案信息的安全。為了能夠更好地管理人事檔案, 可以在人事檔案管理工作改革的過程中建立有限知情權與雙向審核制度。檔案所屬人有權知悉檔案內容是否真實可靠。根據檔案的性質與檔案保管的范圍可以適當地向本人公開。有限知情并不是將檔案信息全盤托出, 可以對當事人開放。在開放、實用的管理理念下, 人事檔案不僅要充分體現靜態價值, 還需要展現出動態價值。這樣才能夠有效提高人事檔案管理工作效率。
三、結語
總而言之, 在人事檔案管理工作實施的過程中, 基于開放與實用對人事檔案管理工作進行改革, 可以有效提高人事檔案管理的有效性, 轉變當前人事檔案管理工作存在的不足, 提高人事檔案的利用率。
摘要：從某種意義上來說, 人事檔案對檔案所屬人的影響與意義非常重大, 改革人事檔案管理工作具有現實性的意義。隨著經濟市場的不斷深入與發展, 人事檔案對社會發展的影響也具有非常重要的作用。流動人口的增加, 導致傳統的人事檔案管理工作出現了不同程度的問題, 檔案的實用性進一步降低?；诖? 基于“開放”與“實用”的改革基本思路, 對強化當前的人事檔案管理工作具有促進性的作用。本文就對此進行簡單的分析。
關鍵詞：人事檔案,開放與實用,改革
參考文獻
[1] 張志敏, 賀未英.從“棄檔”看人事檔案管理的發展趨勢[J].韶關學院學報, 2013, 12 (8) :78.