結合辦公室工作實踐, 筆者認為辦公室文化建設主要應處理好五個方面的關系。
一、內容和形式的關系
辦公室文化的內容是指構成辦公室文化的內在要素, 即辦公室的文化理念。辦公室文化的形式是指辦公室文化內在要素的外在表現, 包括形象、行為規范和管理制度等。
有些單位在建設辦公室文化時, 犯了形式化的錯誤。例如把文化建設等同于員工形象塑造、禮儀培訓, 等同于文體活動、思想政治活動, 等同于6S管理、規章制度建設;有些單位走向了反面, 雖然也開展辦公室文化建設工作, 可是不關注載體、不注重表現形式、不在乎傳播效果。
沒有統一的理念, 各種形式展現就會顯得盲目混亂;沒有恰當的形式, 文化理念就不易為員工了解接受。所以, 既不能只重視形式、忽視內容, 也不能只重視內容、忽視形式, 要注意內容和形式的完整統一。
二、個性和共性的關系
這里個性和共性的關系, 是指辦公室文化和單位整體文化的關系。
有些同志過于強調辦公室文化的個性, 認為辦公室地位重要、工作特殊, 在文化建設上自立門戶、另起爐灶, 影響了單位整體形象和組織文化合力的發揮。也有些同志過于強調單位整體文化的共性, 不承認辦公室文化的差異性, 不能喚起辦公室員工對其工作價值的認同感, 建設效果不如人意。
在辦公室文化建設實踐中, 處理好個性和共性的關系, 關鍵是定位清楚。辦公室文化作為一種亞文化, 可以體現個性, 可以特別強調忠誠、特別突出服務、特別講究規范、特別關注細節。但無論如何, 辦公室文化一定要高度服從于單位整體文化, 一定是單位組織文化建設頂層謀劃的產物。
三、領導和員工的關系
有些同志認為, 辦公室文化由辦公室主任決定, 員工只是被動的接受者。我們不能否認辦公室主任的文化素質、性格特征、工作經歷、年齡階段對辦公室文化的影響。辦公室主任對文化建設的認知度往往會決定辦公室文化建設的方式, 他在理念提煉、環境營造和組織推進方面更是具有不可替代的作用。但是, 辦公室文化不是辦公室主任文化, 而是辦公室全體員工共有的信念和期望的模式。員工群體中涌現的“英雄”和“模范”的觀念和故事往往具有比部門領導更大的感召力。只有把辦公室主任的主導作用與普通員工的主體作用相結合, 才能真正創造出有生命的辦公室文化, 才能真正使辦公室文化成為辦公室全體員工共有的精神家園。
四、主動和被動的關系
辦公室文化建設的方法存在兩種錯誤傾向:一是認為辦公室文化是在工作中自然形成的, 人們沒辦法, 也不該進行人為策劃、設計、建設;另一種是認為辦公室文化完全是人為策劃、設計出來的。事實上, 辦公室文化建設是一個從實踐到理論, 進而理論指導實踐的往復過程。所以, 既需要立足實際, 又需要提煉塑造。如果做不到立足單位實際、部門實際, 推行的文化理念多半是“空中樓閣”, 超出辦公室員工心理和行為所能承載的范圍, 達不到文化建設的目的;如果不進行提煉塑造, 文化形式可能會五彩紛呈, 但內在的理念膚淺、零散, 甚至相互矛盾, 文化建設多半事倍功半。
五、繼承與創新的關系
有些辦公室不講文化傳承, 文化一年一變, 甚至一年多變。這背后有兩種典型的情況:一是辦公室主任在不同場合對辦公室文化理念做不同的闡述。二是辦公室主任更替時, 辦公室文化迅速隨之變化。不管是以上哪一種, 都容易讓員工無所適從。
也有些辦公室文化僵化, 辦公室的管理觀念、行為模式、規章制度和管理流程多年固化, 沒有隨著形勢吐故納新, 不能與周邊環境和組織需要相適應。比如, 中央出臺“八項規定”后, 上級對國內公務接待已有明確的標準和要求, 還沿襲單位原有的接待流程和接待標準, 后果可想而知。
一般來說, 辦公室文化理念應該保持相對穩定。但是, 一個組織的文化是否先進和優秀的關鍵在于能否做到與時俱進。也就是說, 辦公室的規章制度、辦公室員工的行為規范等等要隨著環境的變化而做適應性調整。必要的時候, 還需要對辦公室的文化基因進行改造。如果一味因循守舊、故步自封, 必然不適應組織生存發展的需要。
辦公室處于組織中樞, 具有窗口、橋梁和紐帶的功能。良好的辦公室文化能夠實現塑造觀念、約束行為、凝聚人心、激勵員工、輻射周邊的作用, 能夠推動辦公室各項工作快速高效規范運轉。辦公室文化建設要妥善處理好以上五種關系, 找到最佳平衡點, 將文化落在制度上, 落在執行上, 落在細節上, 成為辦公室員工的文化自覺, 體現出實實在在的文化效能。
摘要：辦公室文化建設是以辦公室業務工作為載體開展的組織文化建設, 是理念系統、行為規范系統、形象識別系統在辦公室業務工作中的系統延伸、細化和塑造, 是一個單位組織文化體系的有機組成部分。本文列舉了辦公室文化建設中需要關注的五個關系, 闡述了辦公室文化建設常見誤區和應對思路。
關鍵詞：辦公室,專項文化,關系,協調
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