在石油單位內部, 企業辦公室集“服務、收集信息、參謀指導、運轉”等各項重要職能于一體, 是企業的重要組成部分。在石油企業內部, 辦公室工作只有科學高效的執行, 才能夠服務企業領導、機關部門以及基層單位等。所以, 辦公室工作的科學化程度至關重要。但是, 在當前的石油企業辦公室管理中還存在著諸多的問題。本文將聯系實際情況對辦公室工作的創新與探索進行詳細的探究。
1 辦公室工作科學管理的重要性
聯系石油企業生產的特點, 我們知道, 一方面, 石油企業并不同于其他的產業, 原油分布的地理位置往往較為分散, 不會聚集在同一個固定的區域。比如說有的分布在沙漠, 有的埋藏在海底。在開采時就要考慮不同的地質結構, 石油生產點多、線長、面廣、高風險, 所以企業管理本身就面臨著巨大的挑戰。除了面臨的自然條件艱苦, 石油生產還面臨著許許多多的問題, 比如說, 土地征借受到居民反對, 與居民調解溝通;安全環保工作;稅費機制等等, 在解決這些問題時往往比克服艱苦的環境困難的多。另一方面, 是辦公室本身職能至關重要, 在一個企業內部, 它相當于是“決策參謀部”、“工作執行軍事部”、“后勤服務部”等, 它既需要參與政務、管理事務, 還需要搞好服務。在組織領導下, 辦公室要依據企業特點和行政工作的基本規律進行調研、收集信息、總結經驗方法的工作, 同時制定好工作計劃, 并且, 需要通過多方面的調動部門參與工作, 調用人力物力, 解決公司中遇到的問題。所以由于辦公室具備的重要職能導致辦公室能否科學管理直接影響了公司的整體水平。
2 當前辦公室管理中存在的問題
(1) 制度缺乏嚴肅性沒有規矩不成方圓, 這是我們自古傳下來的真理, 我們都懂得在一個企業內部只有強有力的制度作為規范, 每項工作才能夠踏踏實實的落到實處。雖然目前的石油企業辦公室內部制度條文相當完善, 但是執行力度并不夠。由于辦公室之間的人際關系, 當有人犯錯時, 在追究責任的力度上較輕, 使制度的約束性慢慢減弱, 從而淡化了辦公室職員對于遵守制度的觀念。
(2) 管理程序繁瑣辦公室工作繁瑣且重要, 所以, 每項任務在執行過程中都要追求簡約。但是, 在實際操作中還是會遇到各種各樣的問題。比如說, 辦公室要安排處理公文、安排會議、使用印信等工作, 但是在實際操作時, 往往會由于某些不確定因素或者突發事件導致某些工作間產生沖突, 致使工作并不會有條不紊的按順序進行。
(3) 人員素質參差不齊由于辦公室工作職能的重要性以及全面性, 辦公室工作人員的素質自然不能輕視。作為一個辦公室職員需要具備文秘、保密、接待、輿論處置等專業基礎以及廣泛的知識面和較高的執行力, 只有這樣才能夠在復雜而繁瑣的工作中做到游刃有余。但是, 我們可以看到, 目前辦公室人員素質水平參差不齊, 總體水平還有較大的差距, 并且部分員工總是循規蹈矩, 缺乏創新性, 思維較閉塞。
3 解決方案
(1) 嚴管厚愛相結合要提高辦公室工作的工作效率和服務質量就需要強化制度建設。每個崗位負責什么工作都需要做到有章可循。但是在管理過程中可以采用柔性管理, 在重視辦公室人員情緒和情感的前提下, 通過道德引導等使每個員工都在開心愉悅的氛圍中使個人能力得到充分的發揮。嚴格的制度約束并不是管理部門的好方法, 嚴管厚愛相結合才是好的方式。
(2) 加強培訓辦公室工作復雜多樣, 所以對辦公室職員的能力要求較高。因此, 需要通過培訓的方式, 提高整個辦公室人員的綜合素質。在培訓時不僅僅注重對辦公室人員專業技能的培養, 還需要培養辦公室人員的思維能力, 因為只有這樣才能在輔助決策時, 胸懷全局, 找對企業的立足點, 從而推動企業可持續發展。
(3) 轉變服務觀念創新性開展工作隨著科學技術的發展, 辦公室自動化已經使辦公室面臨新的挑戰。能否使工作做得好, 使領導滿意、基層滿意、群眾滿意是辦公室工作開展好壞的評定標準。辦公室工作要具有前瞻性, 能夠提前發現問題, 想領導之所想, 從被動服務變成主動出擊。主動圍繞工作重心展開調研、收集信息、整理信息等工作, 并且輔助領導做出決策后, 在方案執行的過程中, 做好監督管理工作, 工作完成后及時反饋。
4 結語
在改革開放的今天, 隨著改革的不斷深入, 只有認清辦公室肩負的職能, 創造性的開展、完善辦公室工作, 才能夠提高辦公室工作質量, 從而促進辦公室工作朝著條理化、效率化、科學化的方向發展, 促進企業的進步。
摘要：石油企業辦公室在企業內部是連接領導與基層單位的“中樞神經”。辦公室通過“辦文、辦會、辦事”來協調企業內部的所有部門。如果辦公室工作出現任意一個小的紕漏, 可能都會對企業的運轉造成嚴重的影響。所以, 辦公室的重要作用不容贅述, 企業辦公室只有做到科學合理的管理, 才能夠使企業各項工作順利完成。
關鍵詞：石油企業,辦公室,問題,探索,對策
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