隨著社會的不斷發展和進步, 事業單位對于人才的需求越來越強烈, 這就要求事業單位在進行人力資源管理工作的同時, 要積極對人事檔案進行妥善的管理, 深入挖掘人事檔案管理工作中存在的問題, 并積極探索相應的解決問題的方法和策略。
一、分析人事檔案管理中存在的問題
(一) 內容陳舊單一、信息量不足、內容不夠真實等問題。在填寫人事檔案時, 檔案表的內容設置太過固定, 無非就是姓名、性別、年齡、畢業院校、工作經歷等若干固定模塊, 在檔案表格設計中缺乏可以深入挖掘填表人信息的項目設置, 導致了檔案材料內容的形式過于陳舊單一, 信息量不足等問題。另外, 在填寫人事檔案的過程中, 難免會有人為了在眾多應聘者中更有優勢, 對個人工作經歷、管理經驗、薪資待遇等信息進行隱瞞和虛報, 造成了人事檔案信息的真實度大打折扣, 這是人事檔案材料收集中比較常見的問題。
(二) 人事檔案管理落后、管理水平低。很多事業單位的人事檔案管理工作不是很正規:要么人事檔案管理收雜亂無章的內容, 要么是其他部門人員兼職管理, 要么只有個別專人進行管理, 或者為了節省人力、財力, 干脆直接將企業的人事檔案管理工作交給勞動人事相關部門。這些混亂的檔案管理方式都導致了人事檔案內容真實度無法確保、資料完整度不夠、歸檔混亂等棘手問題的出現, 長此以往得不到有效解決, 這個問題只會越來越嚴重, 最終影響到事業單位的正常人力資源管理。
(三) 檔案管理環境不夠優化。就目前檔案存儲工作現狀來看, 檔案多以紙張形式存放, 假如遇到潮濕天氣很容易受潮發霉, 或遇到突發自然災害, 很可能會導致檔案的損壞和丟失;再加上檔案存儲環境不夠優化, 可能還會出現被偷竊、被蟲蛀等不必要的損失。
二、針對人事檔案管理工作中出現的問題, 提出具體解決對策
(一) 加強對人事檔案內容的把關工作, 確保檔案內容的真實性和完整性。在人事檔案管理工作中, 要想從根本上解決人事檔案內容陳舊單一、信息量不足的問題, 首先要對人事檔案填寫表格的內容進行合理設置, 添加一些類似于興趣愛好、座右銘等輔助信息欄, 從其他方面了解填寫表格者的素質、修養等, 進而通過表格填寫的內容, 可以更全面地了解應聘者的各方面信息, 同時還要做好把關工作, 確保檔案內容填寫的完整性。另外, 在工作中, 要加強對于檔案內容真實性的核實, 確保檔案填寫內容準確無誤。
(二) 加強對人事檔案管理的宏觀控制與相關工作人員的工作能力培養。一個事業單位發展再強大, 它的人事檔案管理也要依靠相關人力資源去進行有序的收集、歸納和整理, 要想做好事業單位的人事檔案管理工作, 首先就要加強對于檔案管理的干預和控制, 規范相關規章制度, 獎罰嚴明, 確保檔案管理工作的制度化和規范性。在選擇檔案管理人員時, 要進行多方面綜合考察, 主要從知識層次和職業素養兩方面進行考量, 慎重選擇負責檔案管理的工作人員, 這是做好人事檔案管理工作的第一步, 也是關鍵的一步, 同時還要提高相關檔案管理人員的綜合素質, 這是做好檔案管理工作的基礎和有效措施。
(三) 逐步實現人事檔案管理的科學化、現代化。前面提到, 在人事檔案管理中存在著管理環境不夠優化的問題, 針對這一問題, 最好的解決方法就是將所有檔案都歸為電子檔, 在保證紙質檔案在保存形式上不會受外來因素干擾的同時, 將大量資料存儲在電腦里, 并建立人事檔案管理數據庫, 還可以嘗試開發個人檔案跟蹤更新系統, 確保人事檔案的及時更新。但是這個工作量是巨大的, 也不好具體實施, 所以在充分利用現代化科技手段完善檔案管理形式的同時, 還要注意對檔案管理工作環境的優化, 多投入時間和精力在檔案管理環境優化上, 在平日的管理工作中做好有效預防措施, 保證檔案管理的順利進行。
三、結語
事業單位要想真正做好人事檔案管理工作, 必須先要找到在檔案管理工作中存在的問題和缺陷, 對癥下藥, 找到與之相對應的解決方法和有效對策, 才能真正有的放矢地解決問題, 達到更好的工作效果, 確保人事檔案管理工作規范、有序進行。
摘要：人事檔案對于事業單位來說, 是獲取人才基本信息的關鍵載體, 是事業單位選拔人才的重要資源庫, 是單位日后人力資源儲備的信息收納基礎。但是由于一些不可避免的因素, 在事業單位的人事檔案管理中存在著種種棘手問題, 本文著重分析人事檔案中存在的問題和解決這些問題的具體對策。
關鍵詞：人事檔案,管理問題,具體對策
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