人事檔案管理細則范文第1篇
一、人事制度在人事檔案管理刪存在的問題
人事制度作為上層建筑, 需要不斷的隨著時代的發展不斷的進步和改善, 我國的人事制度早在20世紀就已經形成了一定的規范, 它適應了20世紀的經濟發展要求, 為20世紀的人才管理和經濟發展做出了一定的貢獻, 然而, 在時代的不斷推動下, 其人事制度已不能跟上經濟發展的步伐了, 在新的歷史條件下, 時代對人事制度提出了新的要求, 推動著其改革的進程。那么, 人事制度在人事檔案的管理上存在什么問題呢?
(一) 對人事檔案管理的重視不夠, 認識不足。
為了將人事管理提到一個科學專業的高度, 我們需要將人事檔案管理也提升一個地位, 只有在認識到其重要性之后, 才能更好的加強對人事檔案的管理, 優化人事制度。然而在現行的很多政府機關、企業部門, 都沒有認識到人事檔案管理的重要性, 對人事檔案管理的忠實度的提高不僅僅要從思想意識上抓起, 更為必要的是采取相應的實際手段讓人事檔案管理的重要性深入人心。
(二) 現行工作模式未跟上人事管理的步伐。
現代信息技術在各個方面都起著重要的作用, 但是很多企業單位尚未有效的將其引入到人事檔案管理工作中, 有的企業甚至仍然沿用傳統的管理方法, 進行復雜的手工操作, 進行簡單的計算機查詢, 這樣的方式大大降低了查檔的效率, 也不利于檔案的有效管理, 沒有真正實現有效的無紙化管理。
(三) 人才不足。
作為檔案工作的管理主體, 人才素質的高低對管理制度的優劣有決定性的影響, 然而, 由于很多企業單位的不夠重視, 對專業人員的培訓不夠, 對專業人員的聘用也不夠重視, 使得企業的專業人才缺乏, 不僅限制了單位人事檔案管理水平的提升, 還降低了檔案管理的效率。
二、人事制度改革的具體措施分析
改革是社會主義發展的必然趨勢, 是順應時代發展潮流的必然結果, 只有對人事制度進行適當的改革, 變革其中不合理的, 不適合時代發展的東西, 保留其中合理的部分, 才能使人事制度得到長久的發展, 如何對人事制度進行有效的改革使其改善人事檔案的管理環境呢?
(一) 提升檔案管理意識, 加強對檔案的正確領導。
企業管理人員必須起到帶頭作用, 加大自身的重視力度, 設置專門的人員對管理人事檔案, 并將工作任務進行細化與科學分配, 并且加大經費上的投入力度, 增強硬件設備, 加大支持力度, 不斷的提升企業相關工作人員對檔案管理的重視程度。
(二) 完善法律法規, 加強信息化管理。
在法律制度的規范下, 在信息化的管理程序下, 企事業單位應將員工的競爭機制、評價機制進行不斷調整與完善, 并依托科學的人事管理手段, 不斷的發揮人事檔案信息庫的作用, 以提高管理信息的準確性, 進而將檔案管理效率進行進一步地提升。
三、人事制度改革對人事檔案的影響分析
(一) 可以無檔生存。
人事檔案作為下崗工人的限制性條款, 在新的人事制度下, 下崗工人大大降低了對單位的依賴性, 在下崗工人自謀生路的過程中, 人事檔案的有無對下崗員工的生存不再造成實質性的影響了。
(二) 可以無檔擇業。
隨著社會思想的不斷進步, 很多企業單位在選聘人才的時候不再局限于那一張人事檔案了, 而是將注意力放在其潛能和辦事能力上, 對提高人才素質和質量具有很大的幫助。
(三) 可以無檔入仕。
企業人事制度改革后, 采取很多相應的措施, 比如“凡進必考”方式的嚴格執行, 在公務員考試中, 該方式不僅提高了公務員的素質, 也在很大程度上淡化了對身份、人事檔案的嚴格要求, 只要你有能力, 只要考試合格, 你都機會成為國家公務員, 大大招攬了人才。
四、結束語
在信息化部不斷發展的今天, 我們必須加強對人事制度的改革, 使其不斷的適應社會的變化發展, 管理企業單位人力資源, 不斷的發揮人才在推動社會進步中的作用, 不斷的為社會培養、招攬更多的人才, 在改革過程中還需必須提高我們的認識, 使改革更具有準確性和科學性。
摘要：人事檔案是反映一個人的思想狀況、社會實踐情況、個人成就等的歷史記錄, 具有非常重要的作用, 對于人事檔案的管理就顯得尤為重要, 人事檔案的管理與人事制度聯系緊密, 必須對人事制度進行一定的改革, 人事制度作為一種上層建筑, 需要隨著時代的發展而不斷的變化, 以使制度適應經濟的發展并不斷的推動其前進的步伐。
關鍵詞：人事制度改革,人事檔案管理
參考文獻
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人事檔案管理細則范文第2篇
人事檔案管理是對公司的人事檔案進行有效管理的重要手段, 主要是將認識檔案進行收集、整理、統計、分類、保管等從而達到合理有效利用的一項措施。人事檔案主要是反映員工個人的學習、工作、社會關系、思想素質、工作業績及業務能力、獎懲方面的一些隨時間記錄下來的原始真實記錄, 它主要是企事業單位在培養和使用員工過程中而產生的。在我國的國企、公務、事業單位招聘錄用過程中, 或者是部門員工提干、轉業、加薪、福利、公費醫療離退休等, 人事檔案內記錄的內容所反映出來的個人信息都是十分重要的。它是證明員工身份的象征, 關系到員工的切身利益, 甚至有時候某些當事人的婚姻、子女入學、分房等都需要原就職單位提供相應的證明材料才行。有時候人事檔案也是單位掌控員工的一種方法和途徑, 很多員工因為人士檔案的問題不得不被迫選擇留在單位上工作而不敢隨意調換。
二、人事制度改革對人事檔案管理的影響
在以前很長的一段時間以來, 人事制度還沒有進行改革, 還是沿用以前的傳統管理方式的情況下, 一般都是個人走到哪里, 自身的人事檔案就要跟著帶到哪里。然而隨著近年來我國人事制度的不斷改革和創新, 人事檔案管理也開始逐漸放寬了對人事制度的依賴, 顯得越來越靈活。
(一) 人事制度改革, 導致人事檔案的作用日益弱化。隨著我國政府各部門以及企事業單位內部人事制度的不斷變革, 導致人事檔案的地位日益受到動搖, 人事檔案的作用日益弱化。主要表現在以下幾個方面:一是國有企業實施改革以后, 打破了傳統意義上“鐵飯碗”的概念, 下崗職工可以沒有檔案, 也可以不再依附單位對職工的人事檔案的管理。在沒有人事檔案的情況下, 下崗職工依然可以自由選擇自己喜歡和適合自己的工作, 對自身的生存依然不會有任何實質性的影響?，F在社會上的很多正規公司的正式工作, 對員工個人的人事檔案都沒有進行強制性的要求。不管員工是否可以提供自己在之前企業的工作過程中形成的人事檔案, 公司都可以予以辦理員工的正式入職, 因此極大地削弱了原有人事檔案對各人的束縛和影響。
(二) 人事制度改革, 導致人事檔案的管理形式更加靈活。隨著非國有企業在市場經濟體制下如雨后春筍般的快速蓬勃發展, 無形當中給社會提供了很多不同的就業機會。由于企業經濟的快速發展, 人事的招聘也要能夠適應企業的發展, 因此給企業創造了全新的用人機制, 致使企業在實際的招聘過程中, 不再像以往一樣去關注以前其人事檔案上記錄的信息, 包括員工身份、地位、學歷、家庭背景、任職企業的名稱等外在的形式化的東西, 轉而重視更加實在的員工本身的個人能力。而且對于員工的人事檔案的建立可以從員工入職的時候重新管理, 雙方簽訂用人協議和合同等, 員工只要能履行合同或者協議上的相應條款, 認真努力地開展工作, 那么自身的人事檔案甚至可以有沒有都沒有關系, 員工的合法權益同樣是會受到相應的保護。因此, 人事制度的改革, 在一定程度上促進了人事檔案管理形式上的創新和靈活。
(三) 人事制度改革, 促進人事檔案管理的科學性和合理性。以往的公職部門和用人單位, 都過分關注人事檔案里面記錄的信息, 而忽略了對員工自身能力的重視, 導致人才選拔過程中的有失公平的現象的發生。例如很多人事檔案都可以通過一定人為的手段來弄虛作假, 更可能導致假的學歷證明、錯的年齡、一些作假的優秀材料、一些對當事人進行褒獎的空洞溢美之詞等, 由于具有一定的虛假性, 因此在實際的人才選拔過程中常常無法提供真實有效的信息。而人事制度的改革, 不再看重人事檔案信息, 而是給每個人平等、公平的競爭機會, 即便是以前沒有人事檔案的無業游民或者農民, 只要能滿足人才選拔的要求, 順利通過國家統一的考試都可以順利上崗。這一巨大的改變也從側面反映了我國公共管理制度的完善, 促進了人事檔案管理的科學性和合理性。
三、人事檔案管理如何更好地適應人事制度改革
目前的人事檔案管理中還是存在著很多問題, 人事檔案的管理也應該不斷適應人事改革發展的需要。人事檔案管理上的改革可以多多地進行嘗試和創新改革, 可以結合具體的實際情況, 更加深入細致地了解人事檔案管理過程中行之有效的方法, 從它的收集的范圍、涵蓋的內容、分類的標準及方法、如何更好地利用等多個層面來發現和解決問題, 以適應實際的發展需要。使整個人事檔案管理更加科學和合理化。應該建立健全相應的人事檔案管理制度, 深化人事改革制度。應該極大地降低以往人事檔案對人才的控制和束縛功能, 按照人才招聘要求, 通過合理合法的正規的合同聘用制度來規范整個用人市場。應該促使人事檔案管理的靈活變通性, 打破鐵飯碗的終生任職制度, 允許員工根據自身的能力和愛好自主選擇職業, 自主選擇自己喜歡的崗位。只有人事檔案管理真正從內部上實現變革, 才能更好地適應和促進人事制度改革。
摘要：我國改革開放的不斷深入, 導致人事制度也在進行改革以適應社會主義市場經濟的發展。這些改革無疑給現有的人事檔案管理提出了新的挑戰和要求。本文主要闡述的是人事改革制度對人事檔案管理的重要影響, 指出新形勢的人事檔案管理如何才能更好地適應人事制度的改革。
關鍵詞：人事制度改革,人事檔案管理,影響,應對
參考文獻
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人事檔案管理細則范文第3篇
1.根據檔案法和上級有關規定，及時收集反映個人歷史和現實的、有使用和保管價值、手續完備的材料，分類裝訂成冊，做到真實、實用、規范、美觀。
2.嚴格按照上級有關規定做好舊檔案材料的清理、鑒別、銷毀工作。
3.負責辦理檔案的傳遞工作，做到及時準確，手續完備。
4.根據職工校內調動、定期做好檔案存放的調整工作，定期向校檔案館移交死亡教職工檔案。
5.負責檔案材料的安全保管，防火、防盜、防霉、防蟲蛀。
6.負責接待有關人員查檔，做到保密、安全。
7.負責處理接待有關來信來訪。
人事檔案管理細則范文第4篇
第一條 為規范集團公司及所屬各公司(以下簡稱公司)人事檔案管理工作，使人事檔案管理工作制度化，規范化，根據國家勞動人事管理有關政策，結合實際，制定本規定。
第二條 本規定適用于公司在崗在冊正式員工。
第三條 人力資源部負責集團公司員工、所屬公司中層干部及以上職位員工的人事檔案管理工作。
第四條 所屬各公司辦公室負責本公司普通員工的人事檔案管理工作，人力資源部對各公司的人事檔案管理工作行使指導、檢查、監督的權力。
第五條 人事檔案分類：
(一)入職檔案包括：
1.個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書、上崗前體檢表復印件等個人入職基本信息;
2.勞動合同、試用期協議書、試用期考核評價表、公司規章制度培訓簽字表、錄用條件告知書、保密合同、應屆畢業生協議書等。
(二)培訓檔案包括：
1、新員工入職培訓安全考試試卷、人力資源部規章制度考試試卷、運行員工導師帶徒弟培訓協議書及考核評價表;
2、員工參加公司組織的培訓簽名表、培訓考試成績記錄表、外出培訓申請表、外出培訓效果評估表、培訓服務期協議;
3、員工參加繼續教育取得學歷材料(考生登記表、學習成績單、畢業生登記表、學歷、學位證明材料)。
(三)崗位、職務檔案包括：
1、員工崗位說明書、《人事調整通知單》復印件;
2、中層及以上人員職務說明書、職務變更記錄、職務任命書復印件。
(四)績效考核檔案包括
1、考核記錄表、考核成績、公司評優選先文件復印件;
2、政府、行業系統對個人科技發明、英雄模范事跡、業績突出方面的表彰材料及證書復印件。
(五)專業技術職務(職稱)、職業(執業)資格證及各種證書檔案包括：
1、專業技術職務申報、考級、審批表、聘任、晉升專業技術職務資格審批表、職稱證書復印件;
2、國家職業(執業)資格證復印件;
3、公司統一組織考試的電工證、焊工證、鍋爐操作證、壓力容器證、鍋爐水處理操作證等證書復印件。
(六)參加黨派、社團組織檔案包括：
1、入黨志愿書、轉正申請書、黨員登記表;
2、加入民主黨派、社團材料;
3、參加黨團代表大會各種資格證、代表證復印件。
(七)處分檔案包括：
1、因違反公司規章制度受到降職、降薪等處分材料;
2、司法部門判決書，上級主管部門及其他行政部門的處分材料。
(八)婚育住房方面檔案包括：
1、單位出具的婚姻材料;
2、計生部門出具的生育材料;
3、福利住房職工單位出具的住房證明。
(九)社會勞動保障方面檔案包括：
1、勞動工傷、傷殘鑒定材料;
2、加蓋社保局公章的首次參加養老保險登記表;
3、加蓋醫保辦公章的醫療保險轉移單;
4、單位出具的繳納養老、醫療保險證明材料。
(十)其他方面檔案包括：
1、員工辭職、辭退、自動離職、除名、解除勞動關系等材料;
2、員工退休相關資料。
第六條 人事檔案的歸檔：各公司勞資員人事綜合專員負責對各類人事檔案進行鑒別，根據材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置，并做好各類檔案的目錄。
第七條 人事檔案的檢查核對
(一)各公司辦公室負責定期對人事檔案的完整、安全進行檢查核對，包括查看人事檔案材料是否齊全，是否存放錯誤，有無霉爛、蟲蛀等;
(二)遇有突發事件之后，如被盜、遺失、水災火災之后，應對人事檔案進行檢查核對。
第八條 人事檔案的轉移
(一)集團內部轉移：員工在集團內部調動，當事人憑《人事調整通知單》辦理檔案轉移手續，填寫《員工內部檔案轉移通知單》;
(二)人事檔案外部轉移：員工因工作調動等原因引起的人事檔案轉移，當事人憑所在公司的《工作交接單》及調入單位開具的提檔函辦理檔案轉移手續，當事人填寫《員工外部檔案轉移通知單》。
第九條 人事檔案利用的方式
(一)查閱：相關權限的人員可以查閱員工人事檔案，無關人員不得要求檔案查閱，各公司要做好檔案查閱的審批及登記工作。
(二)借出使用：相關人員為完成某項人事工作任務，必須將人事檔案借出使用的，必須履行嚴格的審批手續并做好登記工作，到期及時歸還。
(三)出具證明材料：一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要人事檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經審批，加蓋公章后方能生效。
第十條 人事檔案保密規定及保存期限
(一)各公司勞資人事綜合專員負責各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。
(二)公司內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案相關資料，自員工離職之日起3年后方可銷毀。
第十一條 本規定由人力資源部負責解釋。
第十二條 本規定自公布之日起施行。
附件：員工內部檔案轉移通知單、回執單;
人事檔案使用審批單;
員工外部檔案轉移通知單。
人力資源部
2012年8月27日
員工內部檔案轉移通知單
茲有公司員工因原因，人事檔案轉移至公司。檔案包括，請給予接收。
年月日公司蓋章：
員工內部檔案轉移回執單
茲收到公司轉來的人事檔案，包括。
年月日公司蓋章：
人事檔案使用審批單
員工外部檔案轉移通知單
茲有因，提走的人事檔案一份，人事檔案包括。
年月日提檔人簽字：
人事檔案管理細則范文第5篇
摘要：當今醫學飛速發展，人們對健康的需求越來越多，隨著我國醫療市場的不斷改革，醫院的生存環境已經發生了深刻的變化，醫院之間也面臨著競爭。人才是醫院的核心競爭力，醫院間的競爭，歸根結底是醫院之間人才的競爭，只有引得進人才，留得住人才，使人才能夠很好地發揮自身特長，才能帶動醫院在激烈的競爭中贏得良好的口碑。醫院必須提升人力資源管理水平，優化人事檔案管理方式，掌握現代化的人事檔案管理方法，為醫院人力資源管理提供強大的后盾，促進醫院人才庫的建立。
關鍵詞：醫院；人事檔案管理；人才庫
現代人力資源管理是利用科學方法，對現有的與物力相結合的人力進行統籌調配，合理培訓，使人力與物力保持最佳狀態和最佳比例的管理手段，需要對人的思想、行為、心理進行誘導和協調醫院人事檔案管理是醫院人力資源管理的一項重要內容。它將醫院醫護人員、后勤人員等工作人員工作、科研過程中的文字材料收集記錄下來，并將工作人員的各項信息匯總。從而，人事檔案能夠為考核提拔干部，晉升職稱，評獎評優等提供參考依據。作為一所婦幼保健的?？漆t院，我院的工作不僅有醫療，還有教學、科研和婦幼保健工作。因此“人才強院”是一項重要的發展戰略。醫療、保健、教學與科研工作，無一不與人才相關，無一不以人才為基礎。為了促進醫院科學發展，加強醫院人事檔案管理，促進人才庫的建立，本文對人事檔案管理中存在的問題及應對措施進行了淺析，現報道如下：
1存在的問題
1.1人事檔案的內容：首先，檔案資料不完整。由于過去對人事檔案管理的力度不夠，因此在收集人事檔案的過程中存在遺漏現象。檔案所有者對于提交相關資料不重視，檔案收集者也未能細致存檔。其次，檔案的內容大多很空洞，僅僅是列舉了檔案所有者的履歷、獲獎情況等，缺乏詳細的介紹以及相關證明材料。體現個人工作表現和工作業績的內容較少。檔案中的評價性內容千人一面，多為套話，缺乏具體的描述。檔案中數據等客觀信息較少。
1.2人事檔案的更新不及時：經過調查發現，現有的人事檔案較為陳舊，對于新近發生的事跡，以及新近的考核等并未入檔。這種現象會導致醫院在選拔和培養人才的時候得不到人才的最新文獻信息，而采取其他非書面性，帶有強烈主觀色彩的選拔評價方式。
1.3人事檔案的載體陳舊：采用傳統的紙質媒介作為檔案載體，存在諸多弊端。首先，紙質載體隨著時間的推移會風化，變黃，變脆，導致記錄的信息缺損，不能恢復。其次，采用紙張記錄信息，不能及時更改，也不便于更新檔案材料。再者，醫院需要查閱相關檔案時，不能快速檢索到所需信息，這對于人才的挖掘、選拔和人才發展較為不利。
1.4不適應新時期檔案的流動。近些年，我國的衛生事業改革不斷深化，醫院也在市場作用機制下變得更為開放，更具有流動性。人才的流動已成為現今醫院的常見現象，人才流動不僅能夠促進醫院間的人才交流，醫院之間的良性競爭，而且避免了醫院中固定關系網的形成以及因循守舊思想的滋生。同時也帶來諸多問題。首先，傳統的人事檔案為紙質，只有一份，在人才進入時帶入，隨人才走出時帶出。若檔案管理人員稍有疏失，便有可能導致檔案錯漏、在轉遞過程中丟失，還可能為偽造檔案者提供了機會。
1.5不當的人才競爭手段。有些用人單位為了留住人才，不惜采取一些過極措施，如扣檔，使人才迫于無檔案而不能離職。這種做法也會使一些人棄檔，出現有人無檔案，或有檔案無人的現象。
2改進措施
2.1改變檔案管理工作模式，充分開發利用檔案資源。醫院檔案管理中， 要改變被動的管理模式。以前總是認為檔案管理工作不能為醫院產生任何經濟效益，所以形成了“重管輕用”的局面，檔案資源沒有得到充分的開發利用。隨著醫院的不斷發展，為了更全面地為醫療服務，必須打破常規，主動到各職能科室及臨床科室“催、要”檔案，征詢醫務人員對檔案資源的需求，以便更完善、有效的收集檔案資料，把檔案資源充分開發利用起來，全方位地為醫院提供服務。
2.2建立健全醫院檔案管理制度，明確職責，使檔案管理與醫療業務同步發展。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。通過建立檔案利用、保管、歸檔范圍等規定，健全檔案管理網絡體系，明確職責，將醫院各個部門，各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展，同時，要積極拓展人事檔案的歸檔范圍。
2.3重視檔案管理遠景規劃，實現檔案信息化管理。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、診療科目、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規劃。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在醫院的建設和發展中是不可缺少或替代的。醫院在制定中長期規劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據醫院發展規模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業務培訓、管理水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應。并逐步實現檔案信息化管理，使檔案信息資源得到充分開發利用。只有逐步實現現代科學的管理方法和先進的科學技術， 利用計算機進行檔案文件的查找、利用等工作，才能使檔案工作人員能夠全面、系統、迅速的管理和提供檔案資料，更充分地發揮檔案的作用。
2.4開展檔案編研工作，提高醫院檔案工作效益。隨著醫療改革進一步深化，檔案工作的利用率會越來越大，利用的要求也會越來越高，利用者不會僅僅滿足于檔案文件，而是希望檔案部門能夠提供一些編撰文件，為他們開展醫療、教學、科研工作提供有力資料，這就要求檔案人員認真研習本專業知識，編寫一些專題匯編，充分開發檔案資源。雖然在醫院管理中檔案工作遠遠不可能像醫療工作能為醫院帶來可觀的經濟效益， 但是深入開發檔案信息資源、提高工作效益， 可以為醫院各項工作提供服務。
2.3提高檔案工作者素質：檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。在醫院從事檔案管理的人員大部分來自其它崗位的轉崗，受專業素質、理論水平、文化程度等影響，不能很好地適應現代化檔案管理。因此，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，通過學歷教育、專業培訓、進修學習等手段，全面提高檔案管理人員素質，推動檔案管理水平的提高。
2.4做好檔案的安全和保密工作：檔案管理人員要始終貫徹學習《保密法》的精神，按照規定加強檔案安全與保密管理。醫院檔案管理工作是光榮而艱巨的基礎工作， 檔案管理人員要時刻警記， 防止檔案的破損丟失， 為檔案管理工作提供良好基礎。
總之，加強醫院人事檔案管理，提高醫院檔案利用率對醫院及醫學科學的發展意義重大。我們必須提高認識，改進檔案管理及利用方式，為醫院的建設做好鋪路石，也為人民的健康事業貢獻自己的力量。
參考文獻
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人事檔案管理細則范文第6篇
[摘 要]基于人力資源管理視角的現代人事檔案管理是在傳統檔案管理基礎上，結合事業單位的發展規劃，將人力資源視為事業單位發展的第一資源，對以往單純的檔案整理、保管等工作進行深層次開發，強調人事相宜、事職匹配，發揮增益作用。通過科學的人事檔案管理模式改革，可以促進事業單位的發展。本文就以人事檔案管理和人力資源管理的關系作為切入點，對事業單位人事檔案管理改革的具體路徑進行探討，旨在更好地通過人事檔案管理工作幫助事業單位實現持續發展的目標。
[關鍵詞]人力資源；管理；人事檔案；變革
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.118
知識經濟時代，人才已成為事業單位實現持續發展的首要資源，此種背景下，事業單位需要開展科學、高效的人資管理，從而不斷推動事業單位工作效率的提升。人事檔案管理是人資管理中的重要環節，通過檔案信息能夠有效挖掘人才的相關信息，并加以分析及利用，從而推動事業單位的發展。此種背景下，以往單純的檔案整理、保管等人事檔案管理工作顯然已經不能適應當前事業單位發展的需要?；诖?，本文就從人事檔案管理和人力資源管理的關系出發，對事業單位人事檔案管理改革的具體路徑進行較為深入的探討。
1 人事檔案管理與人力資源管理間的關系
人事檔案管理工作以人事檔案作為管理對象，人事檔案涉及人員相關的各類信息，如人員資歷、健康情況、銀行信息、入職時間及技能資格水平等。這些信息能夠為人力資源管理提供重要的參考依據，因此進一步拓寬、細化人事檔案所涉及的內容，挖掘信息價值，勢必會對人力資源管理工作起到一定程度的優化、增益作用。
2 基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理變革分析
2.1 人事檔案的信息收集機制變革
從現代人力資源管理視角出發，人力資源檔案不能只包括員工基本信息資料，同時還需要能夠通過人事檔案反映出人員所具備的隱形知識，如職業技能、職業素養、職業道德等情況，這些相關信息就需要通過人事檔案管理人員積極收集，不斷發掘。為深度發掘這些隱形信息，檔案管理人員可對人員進行定期考評，考評內容應涵蓋職業技能水平、工作完成情況、職業道德等方面，并將考核結果歸納到各人員的人事檔案中。除這些信息外，人員對事業單位的態度及意見等也應作為人事檔案中的重要信息，因為事業單位各級人員，特別是處在工作一線的基層人員，他們審視事業單位的視角與管理人員存在一定差異。而管理人員所制定的管理決策必須緊貼工作實際，才能發揮應有的效果，因此，事業單位基層人員往往能夠提出一些緊貼工作實際，并具有一定建設性意義的建議。故在人力檔案管理的工作中，不但要全面收集人員的基本資料，還應在此基礎上，收集利用人員對于事業單位具有積極意義的信息及意見，從而為管理層管理決策的制定，提供重要參考，促進事業單位形成一種不斷優化的良性循環機制。這就需要人事檔案人員，加強和各級人員的溝通，積極聽取人員的工作意見，并加以收集、整理、匯總、保存。
2.2 人事檔案管理機制變革
傳統的人事檔案管理大多只是對人員的基本信息進行歸納及保管，并沒有深度發掘這些信息所含有的價值，通過圖1也可以看出，檔案管理人員的工作也無非就是資料收集、保管這些基礎性工作。針對這一問題，應當從檔案管理人員入手，重新規劃檔案管理流程，首先為檔案管理人員制定工作目標，如檔案細化、拓展的目標，由人事檔案部門縱觀進行工作監督，檢查目標完成情況，并將目標完成情況作為人事檔案管理人員的績效考核依據，與薪資獎金掛鉤，激勵檔案管理人員充分重視人事檔案管理工作，全身心投入到人事檔案的管理工作中。此外，要求檔案管理人員對現有人事檔案進行分類、匯總，如技能水平、知識成果等信息，并將分類信息進行綜合排序，同時人員在工作過程中，會持續提升自身技術、知識水平，相應的人員信息也是動態變化的，因此管理人員需要實時掌握人員的最新信息動態，并進行定期更新。人事檔案管理人員應當將被動變主動，主動收集人員信息檔案，歸納總結人員信息，提取重要的人員信息，如定期進行人員考核等，將考核結果歸入個人檔案中。綜上所述，基于現代人力資源管理視角的人事檔案管理工作，必須以人事檔案管理人員作為改革對象，從目標、制度、考核、流程等方面，全面優化檔案管理機制，推動人事檔案信息的深度發掘。
3 構建完善的人事檔案信息管理系統
傳統的人事檔案主要采用紙質媒介，面對大量的人事檔案，這些紙質檔案不但增加了保管難度，同時在查找、提取、分析等方面，也帶來了極大困難，嚴重降低了這些信息的利用效率?；诖?，很多事業單位都通過現代信息技術，構建了事業單位的人力資源信息管理平臺，將傳統紙質媒介的人事檔案移至網絡媒介中，不但節省了檔案保管空間，同時通過網絡信息技術，還可實現快速的信息收集、查詢、傳遞等，并利用網絡信息共享技術，滿足事業單位不同部門以及管理人員對信息的利用需求，大大提高了人事檔案的管理效率。以下就以某單位為例，對人事檔案的信息化管理進行具體探討。
某基層機關單位為某城市下屬縣級事業單位，隨著當地經濟的不斷發展，以及城鄉一體化建設的不斷推進。近年來，周邊多個村鎮陸續并入該縣，事業單位管轄面積不斷擴大，日常事務增多，人員也得到陸續擴充，隨著城鄉建設進度的進一步跟進，此種發展趨勢仍在持續，基于事業單位規模不斷擴大，傳統的紙質人事檔案管理模式顯然已經不能適應當前事業單位發展需要?；诖?，事業單位積極引入信息技術，構建信息化人事檔案管理系統。系統以Web的B/S模式作為構建框架，通過網頁瀏覽器就能連接人事檔案管理的客戶端，大大方便了使用。檔案管理系統，設置管理權限，分為管理員和用戶，管理員賬戶由檔案管理人員登錄，事業單位員工可以用戶賬戶登錄系統，上傳、查詢個人資料。管理人員可設置用戶的使用權限，并管理用戶，同時還可以對用戶進行某種功能的授權，例如：將一些事業單位機密人事檔案，設置為普通用戶無法瀏覽，如果是事業單位管理人員想要瀏覽或查詢這些信息，可由檔案管理人員給予相關權限。
剛引入人事檔案管理系統時，需要將事業單位現有人事檔案錄入到系統中，錄入方式可采用手動輸入及掃描的方式。雖然這需要一定的人力、財力的投入，但通過系統錄入后，將大大提升人事檔案的管理效率，從遠期利潤角度來看，是利大于弊的。
4 結 語
人事檔案涉及人員相關的各類信息，如人員資歷、健康情況、銀行信息、入職時間及技能資格水平等，這些信息能夠為人力資源管理提供重要參考依據。在知識經濟時代，為充分發揮人力資源對事業單位發展的重要價值，事業單位應當從信息主動收集、信息分類管理以及信息化檔案管理等方面實現人事檔案管理變革，充分發掘人事資源的信息價值，推動人資管理的進一步優化，助力事業單位實現可持續發展的戰略目標。
主要參考文獻
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