人事檔案管理制度范文第1篇
摘要：當前我國高校人事制度發生重大改革，人事檔案管理面臨著許多新情況、新問題，如何做好改革形勢下的人事檔案管理工作，該文對此提出了新思考。
關鍵詞：人事制度改革；高校；人事檔案管理
1.當前高校人事管理出現的新問題
改革開放以來，高校人事制度發生了重大變化，其核心內容是用人制度和分配制度的改革，在這些變革的帶動下，高校的人事管理工作出現了許多新情況。
A.人員身份的變化
人事管理從身份管理向崗位管理轉變。舊的管理體制下，高校教職工的身份分為干部和工人兩大類，實行人事制度改革后，人員管理上重新分類，分為管理人員、專業技術人員和工勤技能人員三大類，改變了傳統的干部制度終身制，通過實施全員聘用和崗位設置管理，實行由身份管理向崗位管理的轉變。
B.用人制度出現新機制，從行政用人關系向協商聘用關系轉變
中共中央辦公廳2000年發布的《深化干部人事制度改革綱要》提出“破除事業單位目前實際存在的干部身份終身制，全面推行聘用制度”，高等學校的用人制度從行政任用變為聘用（聘任）制，這種聘用制度將在高校全面推行，高校和教職工在平等自愿的基礎上，通過簽訂聘用（聘任）合同確立新的人事關系。
C.人事關系出現新變化，職工與高校之間的關系從行政依附關系向平等人事主體之間關系轉變
實行聘用制度后，高校的教職工由“單位人”逐步轉變為“社會人”，學校對聘用人員有聘用和解聘權，教職工對高校有應聘和辭聘權，加之《勞動法》和《勞動合同法》的相繼實施，高校教職工與學校之間的關系除事業單位的人事關系外，又增加了聘用關系、勞動關系、勞務關系等多種形式，這樣，在高校中延續了幾十年的教職工對單位的行政依附將逐漸淡化直至完全消除。
D.分配制度和退休工資制度出現新突破
隨著社會分配制度改革的發展，各高校采取按崗定薪、工資浮動、確立崗位津貼、實行目標管理等多種分配方式，從根本上突破了事業單位傳統的工資總額控制制度。職工退休養老由退休工資制度向社會保險制度轉變。
2.對高校人事檔案管理工作的新思考
A.設立新的人事檔案管理種類，適應高校人事制度的改革
新中國成立至今，我國人事檔案主要由干部檔案、工人檔案、學生檔案三大類構成，這種劃分辦法在過去一直占主流地位，高校人事檔案的構成也是以此分類，其中以干部檔案為主體，其它檔案均按干部檔案管理方式進行。實行人事制度改革后，高校教職工分類由原來的干部、工人兩大類變為管理人員、專業技術人員和工勤人員三大類，這就使高校人事檔案的主體發生了變化。因此，傳統的人事檔案分類已不適應人事工作的要求，這就必須建立新的分類體系，按照人事檔案特點實行分類管理。檔案管理分類應與人事管理人員分類相對應，可分為管理人員檔案、專業技術人員檔案、工勤人員檔案，專業技術檔案又可分為教師檔案、試驗工程系列檔案和其它專業技術人員檔案。
B.建立健全科學、合理的人事檔案管理制度，豐富人事檔案的內涵
在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，結合本校實際情況，及時建立新的、更為合理的人事檔案制度，使人事檔案管理工作更加制度化、法制化。在檔案材料的收集上要及時、完整，在檔案材料的鑒別上要“取之有據，舍之有理”，檔案的整理歸檔要嚴謹科學，檔案的借閱要根據具體情況具體分析，對人才資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全，檔案的更新應及時、準確、完整。
C.加大宣傳力度，增強檔案意識
人事檔案管理是高校人事檔案制度改革的重要組成部分，人事檔案中所記錄的各項信息是制定全員聘用相關政策的重要依據，因此，高校檔案部門要加大宣傳力度。一是要提高高校領導對人事檔案工作重要性的認識，使其充分重視人事檔案管理工作，并將其納入高校整體工作計劃中，給予足夠的支持，擴大人力、物力和財力的投入。領導的檔案意識提高了，檔案工作就會有發展。二是要加大對高校教職員工的宣傳力度，提高全體教職員工的檔案意識，使教職員工能積極主動向檔案部門送交歸檔材料，保證人事檔案的完整性、真實性、可靠性。三是要增強專職檔案管理人員的檔案意識，檔案管理人員的意識進一步增強了，可增強其工作責任心，提高工作積極性，變被動為主動，變等材料上門為主動收集材料，在思維方式、工作作風和行為上有一個較大的轉變，使工作上一個新臺階。
D.建立人事檔案數據庫，實現高校人事檔案信息化管理
高校實施全員聘任制需要利用人事檔案的信息對教師綜合素質、人才結構等進行及時準確的分析，為人才預測提供各種數據，為制定相關政策提供科學的依據。人事檔案管理工作應由傳統的手工方式向信息化、現代化轉變，實現人事檔案信息化管理，以適應高校人事制度改革的需要。高校人事檔案信息化管理的核心內容是建立人事檔案數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，從而極大提高組織人事部門的工作效率，充分滿足高校人事制度改革對人員信息的高效利用需求，達到為高校人事制度改革服務的目的。
E.實行相對開放性管理，實現資源共享
長期以來，高校人事檔案都是實行封閉式管理，有著嚴格的保密制度，人事檔案只有少數人看，供組織查證使用，老百姓是不能涉足的。隨著人事制度改革的深入發展，人事檔案的政治性、神秘性將越來越弱化，同時信息網絡技術的日新月異、人本觀念的深人人心、和諧社會的健康發展、民主法制的健全完善，都將不斷推動人事檔案管理服務方式的社會化、開放化、合法化。在使用現代信息網絡技術手段與方式管理人事檔案時，既要充分發布有利于展現個人才華的相關信息，又要完全保護個人隱私，通過全面規范人事檔案上網的政策、法規、手段、方式，既確保人事檔案管理者與社會需求者實現暢通無阻的開放式、多渠道的人才信息交流，又確保這些人才信息交流的合法性，有力有效地防止人事檔案信息無遮攔流通。
綜上所述,隨著我國人事制度改革的深入發展,我們的人事檔案管理工作也要加快改革與發展的步伐。人事檔案的管理工作只有不斷地改革摸索規律，完善體系，逐步建立一套適應現階段人事制度的管理模式,才能更好地提供具有服務價值的信息資源,配合高校的人事制度改革,適應高校的改革與發展。
參考文獻
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人事檔案管理制度范文第2篇
一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點
(一) 人事檔案是員工身份的象征。人事檔案是通過各種人事活動記錄個人經歷和德才表現的過程, 這些檔案是以個人為單位的備考查的文件資料, 它記錄了從人員的選拔、使用過程中的一系列過程——個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀態及獎勵處罰等方面的原始記錄。在現有的經濟制度下, 根據身份的不同人事檔案可分為工人檔案和干部檔案, 部分城鎮居民因為沒有工作或工作不穩定等問題, 往往是沒有人事檔案的。在過去, 人事檔案決定個人的社會身份, 人事檔案所記錄的內容決定個人的晉升、調動工作、招工、公費醫療、加薪、福利待遇及退休等情況。人事檔案也間接關系到員工子女工作等問題, 人事檔案不僅是個人身份的象征, 還極大程度的與個人切身利益相關。
(二) 人事檔案是控制員工的重要工具。人事檔案不是由個人進行保管的, 它由用人單位進行管理, 一般來說, 能調動人事檔案的只有用人單位, 檔案本人是無權調用的。我國的檔案管理制度是“人檔合一, 人走檔隨”, 檔案是根據個人的生活、學習、工作地點而改變的, 如果人事檔案不能遷移的話, 個人所呆的地理位置就很難改變, 這是極其不利于個人發展的。人事檔案如此重要, 卻由用人單位進行管理, 個人的去留也不得不服從于單位, 這限制了人員的流動, 使得用人單位和人員的關系比較僵化, 不利于企業人事管理, 企業的發展都是以人為本的, 人員與企業管理存在矛盾會阻礙企業的正常平穩發展。
二、人事檔案管理制度隨社會發展出現的新特征
(一) 國有企業員工可以“無檔生存”。隨著人事管理制度的改革和發展, 過去那種終身聘任制度已經不再適宜, 員工對企業的依附感也逐步降低, 那些下崗工有無人事檔案已經不再完全影響他們另謀出路, 人事檔案存在的價值已經不如計劃經濟時代那么強烈。
(二) 個人可根據實際情況選擇“無檔擇業”。市場經濟在逐步發展, 對人才的量和人才的質有了巨大的變化, 新的用人機制也由此產生, 企業的用人需求也變成注重員工的能力和素養, 合同的形式建立起了契約關系, 為員工與用人單位所采用, 過去那樣綁死在人事檔案上的情況開始變少, 這不僅促進了社會人才的流動, 也使得人員的工作更加自由民主。
三、 人事檔案管理的相關問題
(一) 人事檔案信息反映問題。原有的人事檔案中非常注重個人的政治行為, 個人的政治歷史、組織鑒定、社會關系等內容的收集非常具體詳盡, 而個人的現實情況, 個人具體專業能力、特長特點、業務業績等卻缺少足夠的整理歸納, 描述一個人的全貌在人事檔案中無法體現, 有效的信息無法從部分使用者或有針對性的使用者中體現, 市場經濟制度下對相關人才的需求無法滿足, 人事檔案的使用效率無法體現。
(二) 人事制度與法律相互影響。人事檔案制度規定有些違背了公民的知情權, 比如:任何人不得查閱或是借閱自己或直系親屬的檔案, 這與憲法中公民享有知情權的權利不相符合。封閉式的人事檔案管理沒有具體的處理辦法, 健全建立相關制度是現在市場經濟體制和發展模式下必須加強的任務之一。
(三) 服務意識不強, 缺乏進取精神。人事檔案工作要涉及的內容非常多, 現在各級檔案管理水平不足, 檔案管理條件差異較大, 防盜、防火、防潮等措施在檔案管理中不夠完善, 存放保管人事檔案的環境有較大隱患。同時, 落后的人事檔案管理制度也是非常影響人事檔案管理發展的。雖然現代化信息技術迅猛發展, 解決了非常多的人事管理工作, 給生活帶來了便利, 但由于人事檔案沒有實現統一的標準化信息管理, 信息并不能得到全面的交流和共享, 加之人事檔案管理人員的要求無法有具體規定, 專業素質和專業技能水平不到位, 人事檔案管理工作量大、整理繁瑣不便, 使得工作人員缺乏足夠的熱情, 檔案信息的利用效果取決于檔案服務人員的態度, 工作人員態度消極怠慢, 缺乏開拓進取的精神使得人事檔案管理工作效率低下, 工作進程緩慢。
(四) 傳統人事檔案管理制度的弊端。國企事業單位中聚集了大量的高素質、高水平人才, 這是人力資源中最寶貴的財富和資源。一些人因學習、生活或工作興趣等緣故需要進行工作調動時, 用人單位常常通過強壓個人人事檔案來阻礙人員流動, 這種現象非常不可取, 不僅限制了人才的發展, 而且企業的聲譽和地位會受到一些不良影響。同時, 這也制約了社會人才的合理流動和優化配置。用人單位在對人才進行評定時, 缺乏科學合理的評價體系, 大部分是依據人事檔案中記錄的內容, 這是非常片面的舉措, 員工的專業技能、貢獻情況、業績水平并沒有得到具體體現, 從而使得員工在待遇和晉升方面產生了極大的不公平, 這種不客觀的評定打擊了員工的工作積極性, 阻礙了員工工作能力的正常發揮。
(五) 社會轉型期造成人員管理制度混亂?，F在社會對人才的重視程度越來越高, 很多用人單位通過大量的手段和優惠政策來吸引人才的參與加盟。許多單位不愿放走那些高層次的人才, 限制人員的流動是通過截留人事檔案的方式進行的。企業采取三不要政策 (遷移戶口、人事檔案、調離手續) 的辦法來吸引人才, 太過急于求成, 造成了很多優質人才出現“棄檔”現象, 人才市場管理的隱患由此產生。在一定程度上, 這些現象, 造成了人才市場的混亂, 產生了部分欺詐行為, 許多人員不與原單位解除勞動合同就另謀其他職位, 分內工作并沒有交接到位, 給原單位經濟效益和工作的正常開展造成了不良后果。而有部分人, 為了獲得更好的就業機會, 不惜出賣原單位的商業機密, 這些可恥行為就是因為人事檔案管理制度不規范不健全造成的。
四、人事檔案管理的改革措施
現在, 社會各方都在尋求好的辦法來解決傳統人事檔案管理制度中的弊端。比較好的理念有兩種, 一種是建立公開的人事檔案社會化管理制度, 就是進行社會機構統一協調管理, 將人事檔案、戶籍檔案、人事代理制度協調進行, 這種方法比較靈活方便。另一種方法是從社會外部解決, 提出科學合理的人事制度改革, 在兩種理念的結合下, 開展良好和諧的人事管理制度。
(一) 減低人事檔案對人的制約限制?，F行的人事制度中比較普遍的實施措施是合同契約制度, 傳統的人事檔案對人才的束縛已經逐漸消退, 市場作用下對人才的優化配置非常重要, 這不僅可以打破傳統的社會身份階級觀念, 減少過去用人機制的終身聘任制, 讓員工有充分的時間和空間選擇自己真正擅長的領域進行研究, 最大限度發揮人才的優勢。
(二) 身份象征由此破除。傳統的人事檔案對個人身份劃定太過具體, 人員的身份享受不同的待遇。這是非常不公平、不科學的分類, 現在制度下強制打破原有機制非常有利于現有人事檔案的管理, 因人制宜、因崗制宜是現在人事制度最明確的體現。
(三) 人事檔案信息的完善。人事檔案的信息公開程度在社會發展的推動下越發強烈, 在此情況下, 人事檔案管理應該順勢發展, 及時收集個人有效人事檔案信息, 避免信息重復或陳舊, 在記錄過程中做到真實、準確、精細, 反映個人全貌需要全面具體真實, 不造假。
(四) 人事檔案管理機構需要建立。社會人員流動在當代社會發展中越來越快, 原有的人事檔案管理無法保證正常的人員檔案管理?？梢钥紤]新成立專門的人事檔案管理機構, 由專業的人員進行負責管理, 加強檔案的監督體制, 有利于提高檔案管理的工作效率, 從而解決檔案管理中不公平不科學的一系列問題。
摘要：隨著政府和用人單位對人事制度的改革, 人事制度面臨著巨大的機遇和挑戰, 在人事活動中非常重要的檔案管理制度也存在著一定的問題。就此, 筆者針對人事制度改革對人事檔案管理的影響進行了分析和探討。
關鍵詞：人事制度改革,人事檔案管理,影響
參考文獻
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人事檔案管理制度范文第3篇
人事檔案管理制度
第一條 人事檔案管理的目的
1、保守檔案機密。
現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
2、維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
3、便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
第二條 人事檔案管理制度的基本內容
是對人事檔案需建立健全保管制度。內容包括五部分：材料歸檔、檢查核對、轉遞、保衛保密、統計。
第三條
材料歸檔
新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔程序為：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。再次，在檔案目錄上補登材料名稱及有關內容;最后，將新材料放入檔案。
第四條
檢查核對
檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。其中包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。同時在下列情況下，也要進行檢查核對：
——突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后;
——對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失;
——發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現蟲蛀等。 第五條
轉遞制度
轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的程序如下：
1、取出應轉走的檔案;
2、在檔案目錄上說明注銷原因; 黑龍江省大慶市銘豐保安服務有限公司
3、按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，要通過機要程序轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
第六條
保衛、保密方面
1、設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
2、庫房備有必要的防火、防潮器材。
3、庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
4、任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
5、無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
6、離開時關燈關窗，鎖門。
第七條
統計制度
1、人事檔案的數量。
2、人事檔案材料收集補充情況。
3、檔案整理情況。
4、檔案保管情況。
5、利用情況。
6、庫房設備情況。
7、人事檔案工作人員情況。
注：以上所指“檔案”為員工入司后建立的員工檔案，公司只對此部分檔案負責，員工的其他人事檔案需由員工本人自行落檔，對于需要公司接收檔案的員工，公司將其檔案資料統一報送大慶市人才中心保管，相關費用由員工自理。
第八條 人事檔案管理的基本內容
一、一級檔案(原始材料)
1、求職登記表
2、面試評價表
3、員工錄用審批單
4、錄用通知書
5、薪酬說明書 黑龍江省大慶市銘豐保安服務有限公司
6、員工個人簡歷
7、員工身份證、戶口復印件各一張，一寸免冠照片二張，無違紀證明一張。
8、其它(學歷及學位證書、技術及職稱證書、曾獲得的榮譽證書等復印件等)
二、二級檔案(在職材料)
1、員工基本檔案
2、勞動合同
3、員工保險材料
4、崗位異動申請書
5、薪酬調整審批表
6、獎罰記錄
三、三級檔案(離職資料)
1、辭職申請表/辭退通知書
2、工作交接結算單
第九條 人事檔案管理辦法
一、設立檔案柜。設立檔案柜可以便于檔案的調卷和管理、便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。
二、借出使用。借出庫房須滿足特定條件，如：本公司領導需要查閱人事檔案;公安、其他部門因特殊需要必須借用人事檔案等。外借的時間最長期限為3日，到期未還者應限3日內及時催還，逾期不還的部門和個人按《保密制度》有關條例進行處罰。
三、出具證明材料。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
四、查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后由總經辦審核，董事長批準?？偨涋k 對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。
五、外借手續。
1、借檔部門寫出借檔報告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務有限公司
2、借檔部門蓋章，負責人簽字。
3、總經辦負責人對其進行審核、批準。
4、進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字，歸還時，及時在外借登記上注銷。
人事檔案管理制度范文第4篇
一、圍繞社會對人才的需求變化調整人事檔案收集范圍
人事檔案要適應社會對人才的需求, 就必須真實、全面地記錄個人的經歷和社會實踐, 為用人單位了解人、使用人提供準確的依據。而目前人事檔案內容中反映個人簡歷、政治面貌、社會關系、獎懲等情況的材料多, 反映員工的人才類型、管理才能、技術專長、工作實績等方面內容的材料少, 嚴重影響了組織人事部門全面地了解考察個人。為此, 人事檔案收集范圍還應增加以下幾項內容:一是業務檔案。業務檔案是反映員工的業務水平、工作實績的檔案。人事檔案中增加業務檔案類別, 能夠全面、真實地反映個人的德、智、能、績的情況, 為個人競爭上崗、晉升、獎勵提供有力的依據。因此, 一份完整的業務檔案, 要全面地收集反映員工的專業方向、科研能力和學術水平、學習進修等基本材料, 使其成為衡量個人是否具備某一任職水平的憑據。二是人物檔案。人物檔案中的“人物”即“人才”。人物檔案是指在業務和科研中做出重要貢獻、有較高名望及已取得顯著成績并在學術上有一定影響的人才在其一生活動中所產生和形成的檔案文件的整體。它是一個全新的檔案門類。人物檔案是“人”的檔案, 而人事檔案是干部檔案、工人檔案、學生檔案的總稱, 也是人的檔案。如果人事檔案增加了人物檔案的內容, 就能使用人單位更全面地了解“人才”的科學技術水平, 掌握“人才”的成長道路及其學術思想的發展過程。三是合同 (契約) 檔案。人事制度改革的核心是用人制度的改革, 而用人制度的改革主要是實施聘用合同制。聘用合同制是用人單位和員工通過合同的形式確立聘用關系, 明確合同期限及履行的權利和義務, 對員工在什么崗位、從事什么工作、享受什么待遇進行明確約定。因此, 把聘用合同檔案歸納于人事檔案之中, 既維護了用人單位和員工的權益, 又為用人單位更好地考核員工提供了條件, 為員工的續聘、解聘提供了重要的依據。
二、人事部門集中管理人事檔案
人事檔案由人事部門來管理, 是由人事檔案管理工作的特性所決定的。首先, 人事檔案具有嚴格的保密要求, 不宜分散保存在其他部門。如果人事檔案分散保存在其他各個部門, 不但不便于利用, 而且也不便于人事檔案的自身建設, 容易造成泄密, 給各項工作造成不必要的損失。其次, 人事檔案工作是為了適應組織人事工作的需要而產生、存在和發展的, 它屬于人事管理工作的范疇, 是人事管理工作的輔助環節。再次, 人事檔案材料由人事部門形成, 人事部門管理人事檔案既有利于檔案的補充、流動, 又有利于檔案的利用和保管。此外, 人事檔案需要隨著人員的流動在單位之間轉遞, 通過人事檔案了解其經歷、工作能力和表現, 為人員調動、任免、出國、入黨等方面提供重要依據。由此可見, 人事檔案由人事部門管理比較方便人事部門開展工作。
三、采用現代化的管理方法和手段管理人事檔案
要使人事檔案最大限度地發揮作用, 必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理, 達到提高工作效率的目的?，F代信息技術的飛速發展, 為人事檔案工作提供了新的發展空間, 現代化設備和網絡技術的應用將極大地改變過去手工管理檔案的滯后狀態, 成為改善人事檔案工作服務方式、提高管理效率的主要手段。首先, 提高人事信息管理的時效性, 準確、及時地傳輸人事信息;其次, 要對人事檔案實行計算機輔助管理, 利用計算機、掃描儀等現代設備和技術, 將檔案資料整理輸入計算機, 通過相應的處理程序, 將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料, 實現人事檔案紙質與數據格式并存;其三, 充分利用計算機網絡技術進行人事檔案管理創新, 通過網絡可以實現不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享, 向社會提供優質、高效的人事檔案信息服務, 實現人事檔案信息資源的有效共享。
四、加強檔案人員培訓, 提高隊伍素質
人事檔案管理制度范文第5篇
目前,人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設施有限、職稱評審無紙化與傳統人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大,應解決人事檔案管理存在的諸多問題,從而提高人事檔案的利用水平。
1 人事檔案管理現狀
人事檔案在發揮其優勢的同時,也存在一些不可避免的問題。
1.1 工作交接程序不完善,信息更新及利用難
目前,由于人事檔案管理權限的問題,造成人事檔案管理部門較多,以事業單位為例,在編人員的檔案有的由上級主管部門管理,有的在本單位管理;聘用的專業技術人員的檔案主要由區級、市級人才交流中心人事代理管理,還有的多年存放在原單位,聘用制工人的檔案有的放在勞動力市場,更有極少的“自揣檔”搞不清楚檔案在何處,造成了管理難的局面。一些人事檔案信息的提取、傳輸和交流環節較難。有些員工跳槽頻繁,在離職時沒有辦好手續,新接收單位也對檔案沒有要求或由于原單位不能及時整理、補充、移交人事檔案,工作交接程序不完善,導致人事檔案信息老化,難以保證人員檔案信息的及時更新和即時利用,檔案專員要查檔、歸檔、利用檔案更是困難。例如聘用的專業技術人員要申請入黨和職稱,都需要查閱人事檔案以及借閱歷年年度考核表,但有些單位聘用人員的檔案在廣西人才交流中心托管,借閱和利用檔案十分不便。
1.2 管理手段落后,硬件設施受限
目前,各個單位的人事檔案大部分由人事部門負責管理,但由于人力資源配置不足,大多數單位的人事檔案無專職人員管理,檔案員身兼數職,對檔案管理精力投入有限,造成人事檔案材料無法及時搜集補充。加上管理手段落后,難以達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。另外,近年來聘用人員不斷增長,辦公環境有限,檔案庫房往往給新進員工“讓步”,越搬越小,防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上,沒有實現提高檔案管理硬件設備,增加檔案庫房,設置防火、防盜的自動監控系統等現代化庫房建設。
1.3 職稱評審的無紙化難以滿足傳統人事檔案管理要求
2009年廣西率先在高級職稱申報評審工作中實現全程無紙化,將20多年來積累的高級職稱評審紙質材料轉變為數字信息,這產生了一個客觀問題:按照傳統人事管理的相關制度規定,專業技術人員獲得職稱后,必須按管理權限,將廣西職改辦批復并加蓋印章的職稱申報表存入個人檔案。但截至目前,某些單位還沒有妥善地解決這個問題,自2009年至今的評審材料均無紙質版存檔,這對于檔案的完整性及今后晉升專業技術職務造成一定的影響。
1.4 收集歸檔材料不能適應新形勢的需要
目前,人事檔案收集的范圍仍為履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政治歷史情況的審查材料、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料、獎勵材料、處分材料等10類。就現在而言,遠不能適應當前對人才全方位、深度考核的要求,個人實際業績、個人信用情況等材料未能納入收集范圍,競爭上崗、民主測評、推薦提名、辭職辭退等方面形成的材料以及離任審計、任前公示等材料應如何收集,收集時應注意哪些問題,尚不明確。
2 人事檔案管理的建議
2.1 盡可能將檔案集中管理
由于目前管理檔案的機構很多,造成流動人員的檔案所在地較為分散,既有在區級人才交流中心、市級人才交流中心,又有留存在原單位甚至是“自揣檔”等情況。面對實施聘用制的大環境,針對聘用人員流動特點,首先要將聘用人員的檔案統一委托專業的人事檔案社會化管理機構,通過單位對員工進行人事檔案重要性的教育宣傳、由人事代理機構發放商調函、將人事檔案托管在本單位指定的人才交流中心并給予托管費用報銷等措施,將多年來難以集中的人事檔案統一起來,以便于檔案的查閱、利用和傳遞。
2.2 提高檔案管理人員素質
人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員,首先要提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看作一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性,在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。在單位職工離職后,應按照《勞動合同法》的規定在15天內辦理檔案轉移手續。其次,注重自身專業水平的提高,通過自學、參加培訓等方式,熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求,尤其是對材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質量。積極探索新的管理模式,使人事檔案工作更科學、更實用,為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。再次,某些單位如果目前還沒有設置專職檔案管理員,部門領導在安排工作時,應側重于給兼職人員相對固定和充裕的時間進行檔案收集、整理、利用,不能再“見紙打紙”“見縫插針”,要保證檔案人員每周用于檔案工作的時間。
2.3 加強檔案工作的基礎建設
干部檔案管理部門要積極爭取領導的支持,做好檔案管理設施的更新。根據需要更新或添置有關設備,如空調設備、溫濕度檢測控制系統、火災自動報警裝置、空氣凈化裝置等。堅持“八防”措施,預防自然和人為因素損害檔案。
2.4 改革檔案的裝訂制度
(1)首先是紙張大小。
當前A4紙張占據了辦公行文的主導地位,2000年8月國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》要求行政機關公文用紙一般采用A4紙,與國際接軌,但這給人事檔案裝訂工作造成很多問題?，F在的材料都是使用A4紙,可是為何檔案材料都要做成16開呢?這個“16開”成了人事檔案的象征,其意義又何在呢?筆者建議再次修訂《干部檔案工作條例》,以適應時代發展的趨勢。讓更多的檔案工作者不再每天忙于裁剪、貼邊,而是將工作重點轉移到檔案的信息收集、整理、開發利用、計算機管理上。
(2)其次是裝訂與否。
每年每人都會產生人事檔案材料。如干部輪崗、交流及提拔所產生的考核、考查材料、干部學習培訓材料、年度考核表、工資晉升材料、職務職稱變動等,這些材料都是個人檔案的重要組成部分,每年都必須裝入個人檔案,這樣就得把原已裝訂好的案卷重新拆卷,重新裝訂,拆了又裝,裝了又拆,使得干部檔案在每年的拆裝過程中都會受到不同程度的損害,增加檔案管理人員的工作量,增大工作強度。建議對現行裝訂制度進行改革,可采用不裝訂,直接裝入檔案盒的方法,可專門訂做一種干部檔案盒,將每一類各裝入透明活頁袋中,并貼上分類角,然后按分類順序放入檔案盒中。
3 結語
總之,為提高人事檔案管理質量,使人事檔案管理逐步走上科學化、規范化、現代化的軌道,發揮人事檔案的信息功能。作為人事檔案工作者,應本著科學、規范、有序的原則,確保干部人事檔案完整、真實、精煉、實用,為人力資源基礎管理工作打下堅實基礎。
參考文獻
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