隨著社會的發展, 作為置身于領導者與被領導者之間的辦公室工作, 直接為領導者服務, 在溝通上下、聯系左右、協調各方上發揮著重要的橋梁和紐帶作用。對辦公室工作特點的準確把握就成為充分發揮辦公室工作職能的關鍵, 只有積極發揮主動性, 才能高效有序地完成被動服從的各項辦公室工作, 確保辦公室工作職能的發揮。
一、服從性是辦公室工作的根本屬性
作為為領導服務并緊靠領導工作的辦公室工作, 在內容上需要服務性, 在關系上要求從屬性, 進而決定其工作形態上的服從性。辦公室工作人員不能脫離領導工作和領導者而單獨存在, 必須時刻明確自己所處的地位和充當的角色, 禁止做出超越職責和地位的事情, 避免喧賓奪主的情況出現。
(一) 辦公室工作的起源決定辦公室工作的服從性。從起源看, 辦公室工作是社會分工不斷細化、社會發展進步到特定階段且領導者出現后才產生的, 是為領導服務和領導工作需要的結果。從產生方式看, 辦公室工作人員是通過組織的人力資源管理部門考核并征得領導同意后聘用的, 是為領導和領導工作服務的, 其服務方向和服務范圍緊隨領導工作的變化而調整。辦公室工作人員的法定地位決定了辦公室工作總是處于從屬和被動地位, 服從性是第一位的。
(二) 辦公室工作定位必須與領導保持時空同步。作為伴隨領導工作全過程的辦公室工作, 須緊繞領導和領導中心工作展開, 跟隨領導活動不斷調整, 與領導活動時刻同步運轉。只要有領導工作的戰線, 就需要對應的辦公室工作;不論何時、何地、何事, 領導工作指向哪里, 辦公室工作就要涉及并延伸到哪里, 始終在時空上與領導工作保持同步, 這種服務性和輔助性的工作定位決定辦公室工作的服從性。
(三) 辦公室工作要求服從和追靠領導工作中心。辦公室工作盡職自行其是, 必須根據領導意圖辦文、辦會、辦事。作為領導的參謀和助手, 在工作中, 辦公室工作人員對領導的指示、指令和要求可以提出不同的見解和認識, 但在工作執行中必須堅決服從領導, 按要求、指示指令行事和開展工作, 杜絕我行我素和自作主張。辦公室工作總是圍繞領導和領導工作的要求和需要展開的, 因此, 服從領導和領導工作是辦公室工作的基本原則和第一要求。
從“需求決定創造”的角度出發, 辦公室工作的基本規律大致歸結成兩條線:一是領導和領導工作的需求線;二是辦公室工作的追靠線。在需求—追靠—再需求—再追靠的過程中, 辦公室工作必須始終圍繞領導核心, 形成強大的向心力。
二、主動性是辦公室工作的固有要求
辦公室工作是否需要發揮主動性呢, 事實上, 辦公室工作的服從性、服務性、參謀性、輔助性特征并不是說辦公室工作就沒有主動性可言, 恰好相反, 做好辦公室工作要求辦公室工作人員必須時刻發揮自己的主觀能動性, 機動、高效、靈活、有序的處理事務, 可以說, 發揮主動性是辦公室工作的固有要求。
(一) 從哲學原理看辦公室工作需要主動性。歷史唯物主義觀點表明, 所有社會活動都是人的活動, 社會實踐的主體是人, 沒有人及人的主觀能動性, 無法實現任何活動目標。作為圍繞領導指令、指示、要求以及領導工作開展的辦公室工作, 具有事務辦理、輔助參謀、協調組織、綜合處理等社會功能, 是社會活動、社會實踐的客觀需要, 也是人的活動范疇?？陀^環境和條件制約著辦公室工作的順利完成, 即職權范圍、工作內容等十被動的, 但任務下達后怎樣處理, 如工作方法、工作作風以及工作態度等卻是必須發揮主動性的。
(二) 從管理系統看辦公室工作需要主動性。在管理系統中, 辦公室工作是直接為領導決策、組織管理、制訂方案提供信息, 是輔助領導管理的活動, 是領導工作的延伸和擴展。決策前收集信息, 為領導提供預案;決策中征詢意見, 為領導組織論證;決策后督促檢查, 為領導反饋信息。因此, 這要求辦公室工作人員在輔助活動的過程中必然要發揮自己的聰明才智和主觀能動意識。
(三) 從工作職能看辦公室工作需要主動性。在辦公室工作的職能定義中指出, 作為領導特殊助手的辦公室工作人員, 必須掌握辦公室工作的技巧, 能自我管控和盡職盡責, 能以實際行動展示主動性, 能根據實際情況做出準確預判, 并在組織所賦予的權責利義范圍內做決定, 明確提出主動的辦公室工作要求。辦公室工作的任務和性質要求辦公室工作人員能做到“不在其位, 助謀其政”, 準確把握領導工作需要, 為領導和領導工作服務, 正確進行本位思維, 當好參謀和助手, 做好本職工作, 善于換位思考、全面思考和系統思考, 要有主動服務意識, 提前做好辦公室工作準備, 協助領導收集信息, 制定方案, 運籌謀劃, 督查落實, 綜合協調, 體現辦公室工作的主動服務要求。
三、辦公室工作主動性與服從性的關系
事實上辦公室工作兼具服從性和主動性, 是服從性和主動性的辯證統一, 在日常辦公室工作中, 既要正確認識辦公室工作的服從性, 也要不斷挖掘和開發辦公室工作要求的主動性。
(一) 辦公室工作需要服從性與主動性的辯證統一。作為矛盾雙方的服從性與主動性統一于辦公室工作的全過程。根據辦公室工作的服務性特性, 明確辦公室工作處于服務、服從和從屬的位置, 明確其服務的對象是領導或領導集體。但在如何服從、服務, 怎樣做好服務和服從上, 辦公室工作人員又變成了主體。從宏觀、系統和整體看, 辦公室工作是服務的、從屬的;但其工作職責、工作內容、權利義務必須圍繞領導和領導工作推進, 所以從微觀、細節和具體工作看, 辦公室工作又是積極主動的。
只有正確認識和處理好服從性與主動性的關系, 才能切實做好辦公室工作。“有為, 才有位”體現了辦公室工作的真諦。如果辦公室工作人員把自己置于完全服從應付的角色, 忽視或者無視其主動性和發揮主動性的空間, 只強調服從性, 僅是領導怎么安排就怎么做, 注定無法完成工作, 更不可能有優秀的表現和創造出色的工作成績;同時, 隨意發揮主動性也是不可取的, 它必須以辦公室工作的工作要求和客觀規律為前提。
(二) 辦公室工作需要在服從中尋找主動。服從性與主動性是由工作主體自由度的大小決定的。因領導工作具有隨機性決策特點, 導致辦公室工作處于相對被動的狀態時, 必須竭力發揮主動性, 不要消極應對或等待, 任憑客觀環境的擺布, 真正做到既要不折不扣貫徹落實和執行領導意圖和指示, 又要積極發揮主動性, 機動靈活地、創造性地執行領導要求, 在服從的前提下發現積極主動的可能, 掌握開展辦公室工作的主動權, 努力厘清領導決策的特點和規律, 變服從為主動, 不斷開創辦公室工作的新局面。
(三) 辦公室工作需要在主動中體現服從。超越辦公室工作職權的行為, 就是“主動過分”。“主動過分”所導致的結果可能是領導“大權旁落”, 影響上下關系, 這是辦公室工作之大忌。辦公室工作只有建議權, 沒有決策權。辦公室工作既要充分發揮積極性與創造性, 又不能超越領導授予的職權范圍。辦公室工作人員只有在清楚自己角色的基礎上, 以自己的信息資料、學識見解、經驗閱歷和科學預測來為領導出主意、想辦法, 權衡利害, 進言獻策, 不能越俎代庖。辦公室工作人員在需要“主動性”時, 不能畏首畏尾, 耽誤工作, 在需要“服從性”時, 絕不捷足先登, 喧賓奪主。這就要做到既“主動”又“服從”。
領導是把握全局、指引方向的, 比辦公室工作人員站得高, 看得遠。但因為領導工作忙, 想得不周到、不全面的情況有時在所難免。辦公室工作人員應把握時機換位思考, 從領導角度出發, 拾遺補闕, 對領導沒想到的事, 要及時提醒領導, 以免誤事。辦公室工作比較繁雜、隨機性強, 但也具有自身規律。把握超前規律, 增強預見性, 拓寬主動工作空間, 提高效率, 確保工作效果。
辦公室工作在圍繞領導中心開展工作時必須發揮主動性和創造性, 才能更好貫徹領導意圖, 執行到位。工作方法要恰當合適, 凡涉及全局性、關鍵性、決策性和方向性的問題, 禁止擅做主張, 必須請示匯報;給領導提意見和建議, 必須選擇合適的場合、合適的地點、合適的時間, 說話得體, 態度謙和。
四、結束語
對立統一本身是矛盾的, 但矛盾是事物發展的源泉和動力, 辦公室工作的價值也是在矛盾中不斷體現的, 并且, “服從性與主動性的對立統一”是辦公室工作的基本特點, 其服從性與主動性是相對而言的, 在一定條件下是可以相互轉換的。中國有句古話, 叫“過猶不及”, 指的是所有事物都有極限, 如果超過極限, 事物就會量變引起質變, 這是哲學的適度原理。辦公室工作也是如此, 如果忽視或者無視主動性, 過于強調服從, 必然導致辦公室工作完全處于被動應付, 盲目服從的境地, 導致墨守成規、不思進取、消極等待情況出現, 偏離工作軌道和領導要求。如果在決策和執行中過于強調辦公室工作的作用, 辦公室工作人員主動性發揮過頭, 對于領導和領導工作那是百害而無利的。必須正確處理好辦公室工作的服從性和主動性關系, 既充分發揮主動性, 又堅決貫徹落實領導指示意圖, 順利完成各項辦公室工作, 使辦公室工作人員一步一個臺階地成長, 使辦公室工作的價值不斷提升。
摘要：辦公室工作越來越重要, 在新的時代背景下, 我們應對辦公室工作賦予新的角色, 重新認識、理解和把握辦公室工作的特點。辦公室工作的起源、辦公室工作的定位、辦公室工作的要求都決定辦公室工作的基本特性是服從性。但要做好新時期的辦公室工作, 需要在理論和實踐中不斷挖掘和提升辦公室工作的主動性, 通過正確把握辦公室工作服從性與主動性的辯證關系在服從中尋找主動, 以及正確把握發揮辦公室工作主動性的度, 有助于高效地發揮辦公室工作的各項職能, 確保辦公室工作價值的不斷提升。
關鍵詞：辦公室工作,服從性,主動性,關系研究
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