行政執法案卷制作規范

第一篇：行政執法案卷制作規范

安徽省餐飲服務食品安全監管執法案卷制作裝訂規范

《安徽省餐飲服務食品安全監管執法案卷 制作裝訂規范(試行)》(征求意見)

各市、縣(區)食品藥品監督管理局：

現將《安徽省餐飲服務食品安全監管執法案卷制作裝訂規范(試行)》(征求意見)印發給你們，請在十二月底前將修改意見以文字形式報省局食品安全監管處。

省局食品安全監管處

二0一一年十二月十六日

安徽省餐飲服務食品安全監管執法案卷制作裝訂規范(試行)

第一條 餐飲服務食品安全監管執法文書，是各級食品藥品監管部門依法對餐飲服務食品安全實施行政許可、監督檢查、食品抽檢、行政處罰活動的真實記錄，反映了食品藥品監督行政機關執法的基本職能，各級食品藥品監管行政機關必須嚴格按照《檔案法》和餐飲服務食品安全監管執法文書規范要求，做好案卷制作和立卷歸檔工作。

第二條 執法文書制作要求：

1、設有編號的執法文書編號形式：地區簡稱+執法類別+執法性質+[年份]+順序號。如滁食行罰[2011]005號。“滁”代表滁州市食品藥品監督管理局，“食”代表執法類別為餐飲服務類案件，“行罰”代表行政處罰，“2011”代表年份，“5號”代表行政處罰決定書排序號第5號。

2、文書中預先設定的欄目，應當逐項填寫(空項應當用杠線表示)，不得遺漏或者涂改。有選擇項的應當將非選擇項用杠線劃去。

3、當場填寫的筆錄文書當事人認為記錄有誤，要求修改的，應當在修改處由當事人簽字或者按指紋。

4、制作文書應當使用藍黑色、黑色鋼筆或者簽字筆，要求字跡清楚，文字規范，用詞準確，標點正確。也可按規定格式打印。兩聯以上的文書應當使用無碳復寫紙印制，第一聯留存歸檔。

5、文書設定的《( )副頁》，是《現場檢查筆錄》、《詢問筆錄》、《案件合議記錄》、《陳述申辯筆錄》、《重大案件集體討論記錄》、《聽證筆錄》、《聽證意見書》等文書的續頁，( )中應當填寫連接文書名稱，如《(現場檢查筆錄)副頁》。

6、文書設定的( )物品清單，是《證據先行登記保存物品決定書》、《查封(扣押)物品決定書》、《沒收物品處理審批表》等文書的附件，( )中應當填寫連接文書名稱，如《(查封)物品清單》。

7、文書中“案由”應當按照《中華人民共和國食品安全法》、《中華人民共和國食品安全法實施條例》的“法律責任”或“罰則”以及國家食品藥品監督管理局行政規章中的規范用語填寫。

8、在立案、調查取證階段，案由應當加“涉嫌”二字。自作出行政處罰決定時，不再用“涉嫌”二字。案由書寫形式為：涉嫌+具體違法行為+案，例如：涉嫌經營XXX案。

第三條 案件承辦人員在案件辦理過程中應當正確使用餐飲服務食品安全監管執法文書，并按程序規定做到制式文書擇用，證據資料齊全。

第四條 餐飲服務行政許可、行政處罰文書，根據案件辦理年度、適用程序，實行案卷一案一號、一案一卷的原則，一個案件從立案、結案到歸檔保管以及所有的法律文書和公文、函電，都使用收案時編定的案號。

第五條 餐飲服務食品安全監管執法文書，必須用鋼筆或碳素筆書寫、簽發，由經辦案件的人員負責整理案卷，并負責案卷質量檢查，歸檔前須經部門負責人審核。

第六條 案件結案一個月內，凡符合立卷規定要求的，應及時整理歸檔，案卷管理人員應當在每年6月和12月底對案卷進行一次清理，對已辦理結案的案卷，應移交本單位檔案室統一管理，并辦好交接手續。

第七條 未經領導批準，任何人不得擅自調取、翻閱、涂改和復印案卷。符合借閱手續的應進行借閱登記。案件合議記錄、重大案件集體討論記錄、行政處罰審批表等內部材料，未經本單位主要負責人批準不得向當事人提供。

第八條 立案查處的案件，其立案審批表編號的年號與序列號為該案各類文書的統一編號。 當場行政處罰決定書的編號應按時間先后順序統一編號。

第九條 案卷的保存期限為10年。

第十條 餐飲服務行政許可文書材料的排列順序： (1)卷宗封面(使用黃色牛皮紙); (2)卷內目錄;

(3)某某市行政服務窗口受理通知書;

(4)餐飲服務許可審批表; (5)餐飲服務許可申請書;

(6)餐飲服務許可申請材料接受單; (7)餐飲服務許可申請補正材料通知書; (8)餐飲服務許可申請受理決定書; (9)餐飲服務許可申請不予受理決定書; (10)餐飲服務許可現場核查筆錄; (11)餐飲服務許可延期通知書; (12)不予餐飲服務許可決定書; (13)不予變更餐飲服務許可決定書; (14)不予延續餐飲服務許可決定書;

(15)附件：XX類餐飲服務許可現場核查表、核查項目匯總表、申報資料(17種)

第十一條 一般程序行政處罰文書材料的排列順序： (1)卷宗封面(使用黃色牛皮紙); (2)卷內目錄; (3)行政處罰審批表; (4)處罰決定書;

(5)案件受理記錄或案件移送書;

(6)立案報告;

(7)現場檢查筆錄、詢問筆錄、檢驗報告書等(按時間順序排列);

(8)非產品樣品采樣記錄;

(9)產品樣品采樣記錄;

(10)產品樣品確認通知書; (11)證據先行登記保存決心書;

(12)證據先行登記保存處理決心書; (13)查封(扣押)物品審批表; (14)查封(扣押)物品決心書;

(15)查封(扣押)物品處理決心書;

(16)技術鑒定委托書;

(17)檢驗結果告知書;

(18)案件合議記錄;

(19)行政處罰事先告知書;

(20)陳述申辯筆錄(或者陳述申辯材料);先行登記保存物品清單;

(21)案件調查終結報告;

(22)重大案件集體討論記錄;

(22)送達回執;

(23)沒收物品處理審批表; (24)物品清單;

(25)行政處罰強制執行申請書; (26)罰沒款上繳收據復印件; (27)結案報告;

(28)附件：餐飲服務許可證、工商營業執照、委托書、當事人身份證、產品出廠或進口檢驗報告書等資質證明(原件或加蓋印章的復印件)等證據材料。 第十二條 簡易程序行政處罰文書材料的排列順序：

(1)卷宗封面(使用黃色牛皮紙);

(2)卷內目錄;

(3)當場行政處罰決定書;

(4) 現場檢查筆錄、檢驗報告書、調查筆錄等證據材料(按時間順序排列);

(5)罰款上繳收據復印件; (6)行政處罰結案報告。

第十三條 行政處罰聽證程序案件文書材料的排列順序，按一般程序裝訂要求，在行政處罰決定書后和案件受理記錄或案件移送書之間，增加聽證告知書、聽證通知書、聽證筆錄、聽證意見書。

第十四條 案卷內文書材料按規定經過系統排列后，要逐張編號。卷宗封面、卷內目錄、卷底不編頁碼。頁碼編在右上角，一律使用阿拉伯數字。

第十五條 卷內目錄應按卷內文書材料排列順序逐件填寫，標明起止頁碼。

第十六條 卷宗封面所列的各個項目，用毛筆或鋼筆逐項填寫齊全，也可使用打印機打印。其中結案日期填寫處罰決定履行完畢日期。

第十七條 裝訂前要做好處罰文書材料的檢查。對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，可加貼襯紙。紙張大于卷面的材料，按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。材料上的全部金屬物都要剔除干凈。

第十八條 卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固，不要漏訂。長度應在十八公分左右。

第十九條 卷宗裝訂以后，應檢查文件材料有無漏訂現象，然后在卷底裝訂線上貼上封紙，并加蓋單位印章(騎縫)。 第二十條 已歸檔的案卷，不得從卷內抽取材料。需要增添文書材料時，必須征得檔案管理人員同意，按立卷要求辦理，以保證卷宗的質量。

第二篇：行政處罰案卷裝訂順序規范

(2011-11-03 09:59:14) 轉載▼ 標簽：

調查詢問 行政處罰 送達回證 通知書 詢問筆錄

一、案卷封面

1、案件名稱：當事人全稱+違法行為表述+案

2、行政處罰決定書文號

3、辦案單位：填寫辦案機構名稱全稱

4、歸檔時間：裝訂完畢時間

5、歸檔號：不需辦案單位填寫，由市局檔案室統一編寫。

二、案卷材料目錄(正卷、副卷) (正卷隔頁：A4紙豎式居中“正卷”二字)

三、立案審批表(頁碼起始頁)

四、行政處罰決定書

五、行政處罰告知書(聽證告知書)

六、對當事人制發的其他法律文書(根據案情需要發給當事人的法律文書，以制發的日期為序)

1、詢問通知書;

2、查封(扣押、扣留、封存)財物通知書及清單;

3、先行登記保存通知書;

4、解除強制措施通知書;

5、責令改正通知書;

6、提供證據材料通知書;

7、聽證通知書等。

七、送達回證

1、行政處罰決定書送達回證;

2、行政處罰告知書(聽證告知書)送達回證;

3、其他法律文書的送達回證(與其他法律文書對應);

4、郵寄送達的郵寄送達回執;

5、公告送達的刊登公告的報紙或張貼的公告。

八、聽證筆錄

九、證據材料

1、立案前初步調查獲取的證據;

2、現場檢查筆錄;

3、調查詢問筆錄一(當事人、法定代表人或其代理人的筆錄，同一人的多份詢問筆錄按詢問的時間順序排列)、被詢問人的身份證明材料(包括被詢問人的身份證復印件、授權委托書、委托人的身份證復印件);

4、調查詢問筆錄二(其他被調查詢問人的筆錄，同一人的多份詢問筆錄按詢問的時間順序排列)、被詢問人的身份證明材料;

5、調查詢問筆錄三(其他被調查詢問人的筆錄，同一人的多份詢問筆錄按詢問的時間順序排列)、被詢問人的身份證明材料;

6、當事人陳述;

7、證人證言;

8、營業執照復印件等主體證明材料;

9、鑒定結論(包括鑒定委托書、鑒定機構的資質證明、鑒定報告、抽樣取證記錄等);

10、有關書證(包括帳冊復印件、原始憑證及圖片、合同、協議、票據復印件等);

11、有關物證(包括實物、現場照片、實物照片等);

12、視聽資料、計算機數據(包括制作人、證明對象、證明內容等說明);

13、勘驗筆錄;

14、其他證據材料(與案件定性有關聯，具有證明力的其他證據材料)。

十、財物處理單據

1、轉退還財物清單、當事人收回財物收據;

2、沒收物品的處理記錄(統一入庫的，附入庫單;銷毀的，銷毀記錄及照片;拍賣或變賣的，按規定保存相應手續材料)。 十

一、其他有關材料

1、罰沒款收據復印件(包括沒收物品變價款收據);

2、移送(交)通知

3、當事人提交的申請報告

4、案件回訪表及案件處理中，形成的應該歸檔并可以公開的其他材料 (副卷隔頁：A4紙豎式居中“副卷”二字)

一、案源材料(檢舉材料、申訴材料、控告材料、監督檢查報告、上級機關交辦或者有關部門移送的材料);

二、案件調查終結報告

三、各類審批表

1、有關事項審批表(包括暫扣、封存、解封、延長暫扣、先行處理、先行登記保存證據等)

2、行政處罰建議書

3、行政處罰決定審批表

四、核審意見

1、法制部門案件核審表;

五、聽證報告

六、其他材料

1、集體審議會議記錄復印件;

2、處罰決定書發文草稿;

3、案件處理過程中形成的其他不宜對外公開的材料。

頁碼編寫要求：

1、正副卷頁碼序號從1開始，頁號相連;

2、文書反面有文字的應該編寫頁號;

3、正副卷隔頁紙不編號。

第三篇：工商系統行政處罰案件案卷裝訂規范

規范的主要依據：《工商行政管理機關行政處罰程序規定》

一、封面

1、案件名稱：當事人名稱全稱+違法行為表述+案;

2、行政處罰決定書文號：按下達的處罰決定書字號填寫;

3、辦案單位：填寫辦案機構名稱全稱;

4、歸檔時間：本案所有應該入卷材料齊全，裝訂完畢時間;

5、歸檔號：一般情況下，填寫處罰決定書序號[或由作出處罰決定的工商局統一填寫]。

二、正卷隔頁

A4紙豎式居中“正卷”二字。

三、正卷材料

1、正卷目錄表;

2、立案審批表;

3、行政處罰決定書[正稿];

4、對當事人制發的其他法律文書：A、實施強制措施通知書[含財物清單];B、詢問通知書;C、解除行政強制措施通知書;D、先行處理物品通知書;E、分期繳納罰款通知書;F、行政處罰聽證告知書;G、行政處罰告知書;

5、送達回證：上述文書中，沒有設置一體式送達回證的文書送達所填寫的送達回證[送達處罰決定書、檢驗報告等]。

6、聽證筆錄;

7、證據材料：A、當事人或者其代理人詢問筆錄及其提供的與案情相關的陳述材料;B、當事人的主體資格證明材料[單位：企業法人營業執照、事業法人單位證書、前置審批證書，個人：公民身份證明、個體工商戶營業執照等];C、證據復制(提取)單[涉案行為或物品相關的進貨單、銷售記錄、臺帳、財務記錄、圖片等];D證人證言材料[含證人身份材料];E鑒定結論[含抽樣取證記錄];F現場筆錄和現場檢查圖片材料;G巡查筆錄;H、責令改正通知書;I、催辦通知書。[G、H、I作為證據則放于此]

8、財物處理單據：A、罰沒款收據;B、物品處理記錄[含銷毀記錄和圖片]。

9、其他材料：A、涉嫌犯罪案件移送書;B、案件移送通知書;C、領取查封扣留財物收據;D、委托鑒定書;E、當事人提交的報告[分期繳納罰款的報告、要求從輕處罰的報告等];F、案件回訪表。

四、副卷隔頁

A4紙豎式居中“副卷”二字。

五、副卷材料

1、副卷目錄表;

2、案件來源登記表[有案源實時報告登記表的附后];

3、投訴、申訴、舉報等案件來源材料;

4、指定管轄通知書;

5、涉嫌犯罪案件情況的調查報告;

6、案件調查終結報告;

7、行政處罰建議書;

8、行政處罰案件有關事項審批表[實施強制措施審批];

9、行政處罰案件有關事項審批表[涉嫌犯罪移送審批];

10、行政處罰案件有關事項審批表[強制措施延期審批];

11、行政處罰案件有關事項審批表[解除強制審批];

12、行政處罰案件有關事項審批表[處罰建議審批];

13、行政處罰案件有關事項審批表[延期結案審批];

14、行政處罰決定書草擬稿;

15、行政處罰決定審批表;

16、行政處罰案件有關事項審批表[分期或者延期繳納罰款審批、物品處理審批];

17、案件核審表;

18、案件集體討論記錄;

19、聽證報告

20、檢查建議書

21、協助調查函

22、其他有關材料

23、行政處理告知記錄

五、頁碼編寫

1、正副卷序號分別從1開始;正副卷頁號相連;

2、文書正反面有文字的反面應該編寫頁碼，反面無文字的不編號;

3、正副卷隔頁紙不編號。

六、其

他

1、所有身份證明材料附于其提供的證言或者書證之后;

2、案卷應膠裝或者線裝成冊，任何單位或者個人不得修改、增加、抽取;

3、執法人員[辦案人員]執法證復印件可裝入正卷其他材料;

4、案卷可以根據案件的情況分正卷、副卷，也可一案一卷，分正副卷則不須用隔頁，但在卷宗封面標明正卷或副卷字樣。

第四篇：談案卷制作

今年以來，我們已經組織過兩場專門關于案卷制作的法制培訓：3月份組織各單位分管執法的副職、法制員和新進人員學習了《案卷的制作和整理》;8月份又組織法制員學習了案卷制作實務操作。同時，法規股和全體法制員對2011的行政執法案卷進行了自查，通過學習，和對案卷的自查，我們可以發現：廣大執法人員，尤其是各單位法制員，案卷的制作水平和制作的案卷質量有明顯提高，經縣法制辦評查，中隊被抽查的案卷基本合格(主體、客體和程序有一項不合格即視為不合格案卷)。

盡管如此，我們所制作的案卷還不是很滿意，離優秀案卷的要求標準還有較大差距。根據本次評查的結果，及案卷制作中存在的不足，我認為很有必要再談一下案卷的制作 。

一、執法案卷(行政處罰)合法的基本要求

(一)行政處罰合法的要件：

1、主體合法：包括執法機關和執法人員是否構成主體資格，有無法律依據和法律規定。

2、客體合法：要準確確認違法主體，主體是個人(自然人)、法人還是其他組織;違法行為(主要事實)是不是我們所執行的法律、法規和規章范圍之內(在職權范圍內)，法律運用是否準確，法律是否有明確的規定等。

3、程序合法：嚴格遵守法定程序，并遵照法定程序辦理、辦結。[案件來源(巡查發現)、停止違法行為、立案審批、復查、調查取證、處罰告知、處罰決定、各種文書送達、執行、結案等必須符合法定程序。]

(二)行政處罰的基本要求

1

1、事實確鑿：就是違法事實確實存在 并有明確的法律規定 ，法律沒有規定的，不能給予行政處罰(有意向，沒有實施的，不構成違法事實;沒有足夠證據證明的，違法事實不能成立。)

2、證據充分：收集的證據必須合法;所有證據要形成證據鏈(而不是單一的證據)，各證據之間能相互映證，足以證明違法事實的存在(違法情節及造成的社會危害程度)。

3、應用法律準確：行政處罰必須有法律依據，法律、法規、規章沒有規定的不予處罰。

4、程序合法：行政處罰最容易違法的就是不遵循法定程序，不遵循法定程序做出的行政處罰決定都是無效的。

5、處罰(種類、幅度)適當：針對當事人違法事實的情節和造成的危害程度，依據法律規定，并結合行政處罰自由裁量權基準做出適當的行政處罰種類和處罰幅度，任何人不得擅自改變。

二、目前我局案卷制作存在的不足

(一)違法主體確認把握不準，不能確認違法主體是個人，單位，還是組織。

(二)執法程序把握不準，特別是當事人申請盡快處理的案件，不注意時間上的吻合，而造成程序上的違法。

(三)案卷材料復查不細，前后文書內容描述不一，文書上容易留下空白，有執法人員簽字的，只有一個人簽字的現象較多(基本概念上的錯誤)。

(四)個別案卷證據比較單一

(五)案卷整理歸檔不及時，

三、改正措施

1、加強公共法學習 熟練掌握法律基礎

2

《行政處罰法》是行政執法的母法，任何行政執法行為不能違背《行政處罰法》的基本原則，根據我局行政執法的實際，執法人員要著重加強以下法律條文的學習、理解和運用。

《行政處罰法》

第三條 公民、法人或者其他組織違反行政管理秩序的行為，應當給予行政處罰的，依照本法由法律、法規或者規章規定，并由行政機關依照本法規定的程序實施。

沒有法定依據或者不遵守法定程序的，行政處罰無效。

第四條 行政處罰遵循公正、公開的原則。

設定和實施行政處罰必須以事實為依據，與違法行為的事實、性質、情節以及社會危害程度相當。

第三十一條 行政機關在作出行政處罰決定之前，應當告知當事人作出行政處罰決定的事實、理由及依據，并告知當事人依法享有的權利。

第三十二條 當事人有權進行陳述和申辯。行政機關必須充分聽取當事人的意見，對當事人提出的事實、理由和證據，應當進行復核;當事人提出的事實、理由或者證據成立的，行政機關應當采納。

行政機關不得因當事人申辯而加重處罰。

第三十七條 行政機關在調查或者進行檢查時，執法人員不得少于兩人，并應當向當事人或者有關人員出示證件。當事人或者有關人員應當如實回答詢問，并協助調查或者檢查，不得阻撓。詢問或者檢查應當制作筆錄。

行政機關在收集證據時，可以采取抽樣取證的方法;在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下，經行政機關負責人批準，可以先行登記保存，并應當在七日內及時作出處理決定，在此期間，當事人或 3

者有關人員不得銷毀或者轉移證據。

執法人員與當事人有直接利害關系的，應當回避。

第三十八條 調查終結，行政機關負責人應當對調查結果進行審查，根據不同情況，分別作出如下決定：

(一)確有應受行政處罰的違法行為的，根據情節輕重及具體情況，作出行政處罰決定;

(二)違法行為輕微，依法可以不予行政處罰的，不予行政處罰;

(三)違法事實不能成立的，不得給予行政處罰;

(四)違法行為已構成犯罪的，移送司法機關。

對情節復雜或者重大違法行為給予較重的行政處罰，行政機關的負責人應當集體討論決定。

第四十一條 行政機關及其執法人員在作出行政處罰決定之前，不依照本法第三十一條、第三十二條的規定向當事人告知給予行政處罰的事實、理由和依據，或者拒絕聽取當事人的陳述、申辯，行政處罰決定不能成立;當事人放棄陳述或者申辯權利的除外。

2、掌握部門法規定，依法處理違法行為

發現違法行為時，應該按照法律規定和法定程序即時予以制止，不能立即停止的，依法責令限期改正，并出示相關文書(按文書制作和送達要求)，經復查，在規定期限內整改到位的，免予處罰;期限內未能改正的，按照相應的法律、法規和規章的規定依照法定程序給予適當行政處罰，每一過程必須有相關文書，確保程序合法。

3、了解掌握各種法律期限

法律期限是法定的，執法過程中不遵守法定期限也是違法的，準確地說，是一種程序違法。一般的法律期限有：限期改正：視具體情況而定(可以立即停止的立即停止，不能立即停止的視情況確定);

4

先行登記保存：7天以內;陳述申辯：自知道告知事項后三天內;行政 復議：60天以內;行政訴訟：30天以內。(具體時間從簽字簽收時算起。)

4、規范各類文書的制作

目前，我局各類執法文書都是固定格式的，也就是說，都是一些格式文書 ，由法規股統一制作，各單位只是根據具體的案例填寫，但作為一名執法人員，應該每個人都會制作，也必須會做，否則，對大家的執法能力和執法水平沒一點提高。

巡查筆錄的制作

巡查筆錄重點是案情簡介：對違法事實的時間、地點、違法事實(必須有法律規定的)及違法情節和其社會危害程度等進行準確的描述，執法人員必須有兩個人的簽字，并注明證件號碼，當事人的意見盡量要有手模。巡查筆錄是案件(案卷)的第一份文書 ，是以后的文書 基礎，以后的文書都有與此項內容相同的描述，所以在制作中一定要注意。

停止違法行為通知書(限期改正通知書)

這類文書是對違法事實定性的前提性文書，根據違法事實的表現，準確運用正確的法律，并根據法律的規定采取相應的法律措施，及時填寫送達回證。在這里，違法事實必須要與巡查筆錄的案情簡介中的描述相一致，運用的法律依據也要和以后的立案、處理、告知、處罰決定相一致。

立案審批

這類文書屬內部審批文書，相關人員會嚴格把關，需要注意的是違法事實與巡查筆錄相符，并寫清違反的具體法律條文(定性)。同時把握好簽字和時間的合法性。

5

案件處理審批

基本上與立案審批相同，要注意的就是根據具體法律的規定和違法行為的事實，情節及社會危害程度，對照城市管理行政處罰自由裁量權基準，確定擬做出的行政處罰的種類和幅度，由相關部門依法審批。

處罰告知

處罰告知是行政執法合法的必經程序，告知的內容一定要與案卷中描述的違法事實、違反的法律規定、擬處罰的種類幅度相一至。

處罰決定(書)

根據《行政處罰法》規定，行政處罰一旦作出，即有法律效力，必須嚴肅對待。目前，行政處罰決定書的制作是完全由法規股制作的，而且是普通的格式文書，這種文書已不適宜當前行政執法的要求，需向說理式行政處罰決定書轉換，行政處罰的幅度和種類，應與行政處罰告知的內容基本相同，不同的就是：當事人是否進行陳述和申辯，陳述和申辯是否被采納，有陳述和申辯的且合理的應當采納，在處罰種類和幅度上應該有所變動;沒有陳述、申辯或者當事人放棄陳述、申辯權利的，行政處罰種類和幅度與行政處罰告知應該是一致的。

送達回證

送達回證是各類文書是否當事人簽收、確認的證明，(當事人自知道之日起的“知道之日”以當事人簽收時間為準，)需要注意的就是以下幾點：

當事人：必須是案件中確定的當事人，(分清個人、組織、法人)

簽收方式

正常簽：就是當事人本人簽，沒有其他問題。

代 簽：必須是具有行為能力的人簽字，并注明簽字人與當事人 6

的關系。所謂有行為能力就是能獨立承擔法律責任的正常人。

拒 簽：這種方式是執法過程中很常見的，也是比較難處理的，根據法律規定，拒簽的，要說明理由，還要有除兩名執法人員以外的有行為能力的第三人簽字證明，第三人很難找，所以在執法實踐中操作起來很麻煩。一不小心就會使文書送達“失效”，造成執法違法，最好的辦法就改變送達方式，改“直接送達”為“郵寄送達”，憑郵局回執做為當事人的簽收確認。 送達方式

送達方式有直接送達、郵寄送達、公告送達、留臵送達等方式 ，沒有法律規定的方式不要想當然。比如“面交”等意思相近的不合法 描述等。 其他文書

除以上文書外，還其他的文書,大家都用過，也很簡單，這里就不多講了。

以上是我今天和大家共同學習的內容，有不正確的請大家指正，以便共同提高。

謝謝大家。

第五篇：案卷制作歸檔程序

一、總 則

第一條 藥品監督行政處罰文書，是實施行政處罰活動的真實記錄，反映了藥品監督行政機關執行藥品監督管理法律法規等部門法律和《行政處罰法》等基礎法律的基本職能，各級食品藥品監督行政機關必須嚴格按照藥品監督行政處罰文書立卷的要

求，做好立卷歸檔工作。

第二條 藥品監督行政處罰文書，根據案件辦理、適用程序，堅持一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從立案、結案到歸檔保管以及所有的法律文書和公文、函電，都使用收案時編定的案號。聽證的案件另行編號。

第三條 藥品監督行政處罰文書，必須用鋼筆或碳素筆書寫、簽發，由經辦案件的部門負責整理立卷歸檔，歸檔前由案件主要承辦人負責立卷質量的檢查。

二、材料的收集

第四條 藥品監督行政處罰立案以后，案件承辦人員應立即著手收集本案有關的各種文書材料。在案件辦結以后，要認真檢查全案的文書材料是否收集齊全，發現法律手續不完備的，應及時補齊或補救，去掉與本案無關的材料，再行排列整理。 第五條 卷內各種文書材料，一般只保存一份，重份的文書材料一律剔除。多余的處罰決定書，以備日后查考，可將其夾在

已裝訂好的卷內。

第六條 具有下列情況之一的來信，可以不立卷歸檔。(1)不屬藥品監督行政處罰范圍，歸口交辦的人民來信;(2)答復來信來訪人向有關部門投訴的信件或記錄;(3)詢問一般法律手續問題的來信來訪;(4)沒有參考價值的信封;(5)內容、地址不清的申訴信件;(6)確系精神病人的來信。上述各項由

相關業務部門處理。

三、材料的排列

第七條 行政處罰文書材料的排列順序，總的要求是，內部程序性文書按照倒序進行排列，證據性文書按照行政處罰程序的客觀進程形成文書的時間自然順序進行排列。

第八條 簡易程序行政處罰文書材料的排列順序：(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)處罰決定書;(4)現場檢查筆錄、檢驗報告書、調查筆錄等證據材料(按時間順序排列);(5)行政處罰結案報告;(6)罰款上繳收據復印件;(7)備考表;

(8)卷底。

第九條 一般程序行政處罰文書材料的排列順序：(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)處罰決定書(含沒收物品憑證及清單);(4)行政處罰結案報告;(5)舉報登記表或案件移送書;(6)現場檢查筆錄、檢驗報告書等證據材料(按時間順序排列);(7)立案申請表;(8)調查筆錄等證據材料(9)先行登記保存物品審批表;(10)先行登記保存物品通知書;(11)先行登記保存物品清單;(12)查封扣押物品審批表;(13)查封扣押物品通知書;(14)查封扣押物品清單;(15)行政處理通知書(包括立案告知書);(16)解除先行登記保存物品審批表、通知書;(17)解除查封扣押物品審批表、通知書;(18)案件調查終結報告;(19)重大案件集體討論記錄;(20)案件合議記錄;(21)行政處罰事先告知書;(22)陳述申辯筆錄(或者陳述申辯材料);(23)案件復核表;(24)行政處罰審批表;(25)送達回證;(26)沒收物品處理審批表;(27)沒收物品處理清單;(28)延期繳納罰沒款審批表(延期繳納罰沒款申請書);(29)行政處罰強制執行申請書(法院裁定書及相關執行文件);(30)罰沒款上繳收據復印件;(31)備考表;

(32)卷底。

第十條 行政處罰聽證程序案件文書材料的排列順序：(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)處罰決定書(含沒收物品憑證及清單);(4)行政處罰結案報告;(5)聽證意見書;(6)聽證筆錄;(7)聽證告知書;(8)聽證申請書;(9)聽證通知書;(10)聽證人員組成審批表;(11)重大案件集體討論記錄、案件合議記錄;(12)舉報登記表或案件移送書;(13)現場檢查筆錄、檢驗報告書等證據材料;(14)先行登記保存物品審批表;(15)先行登記保存物品通知書;(16)先行登記保存物品清單;(17)查封扣押物品審批表;(18)查封扣押物品通知書(包括已經或可能危害人體健康的證據);(19)查封扣押物品清單;(20)立案申請表;(21)行政處理通知書(包括立案告知書);(22)調查筆錄等證據材料;(23)解除先行登記保存物品通知書;(24)解除查封扣押物品通知書;(25)案件調查終結報告;(26)行政處罰事先告知書;(27)陳述申辯筆錄;(28)案件復核表;(29)行政處罰審批表;(30)送達回證;(31)沒收物品處理審批表;(32)沒收物品處理清單;(33)延期繳納罰沒款審批表;(34)行政處罰強制執行申請書;(35)罰沒款上繳收據復印件;(36)備考表;(37)卷底。

第十一條 本辦法第八條、第九條、第十條的規定中沒有列舉的法律文書材料，可以根據實際情況，按形成的順序排列。

第十二條 行政處罰案件文書材料為一卷裝訂，不分立正卷、副卷。但是，案件合議記錄、重大案件集體討論記錄、行政處罰決定書審批表等內部形成的材料，未經局長批準不得向當事

人及其委托代理人提供。

四、立卷編目

第十三條 一個案件的文書材料經過系統排列后，要逐張編號。卷宗封面、卷內目錄、卷底、備考表不編頁碼。頁碼編在右上角，一律使用阿拉伯數字。字體要整齊、清楚。

第十四條 卷內目錄應按卷內文書材料排列順序逐件填寫，標明起止頁碼，字跡要工整、清晰。

第十五條 卷宗封面所列的各個項目，用毛筆或鋼筆逐項填寫齊全，書寫工整。其中結案日期填寫處罰決定履行完畢日期。

五、卷宗裝訂 第十六條 裝訂前要做好處罰文書材料的檢查。對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，可加貼襯紙。紙張大于卷面的材料，按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。外文材料應當譯成中文附在后面。藥品包裝等原始證據材料，加貼襯紙，展開平放，并有當事人簽字。需要附卷的信封要打開平放，郵票不要起掉。材料上的全部金屬物都要剔除干

凈。

第十七條 一個案件的文書材料，每卷以二百張為限，超過時應按形成的順序分冊訂卷。

第十八條 卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固，不要漏訂。長度應在十八公分左右。

第十九條 卷宗裝訂以后，應檢查文件材料有無漏訂現象，然后在卷底裝訂線上貼上封紙，并用案件承辦人員名章加蓋騎

縫。

六、歸 檔

第二十條 案件結案以后應在一個季度內歸檔。凡立卷不符合規定要求的，應重新整理。提出保管期限意見后，向本機關檔案管理部門移交，并辦好交接手續。

第二十一條 歸檔的錄音帶、錄像帶、影片等聲像檔案，應在每盤上注明當事人的姓名、案由、案號，承辦單位、錄制人、錄制時間、錄制內容，并按形成順序，逐盤登記造冊歸檔。 第二十二條 歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應裝訂入卷。不能附卷保存的，可拍照附卷，證物另行保管，待訴訟期滿后，經領導批準可將不能附卷保存的證物銷毀或處理。 第二十三條 已歸檔的行政處罰卷宗，不得從卷內抽取材料。需要增添文書材料時，必須征得檔案管理人員同意，按立卷要求辦理，以保證卷宗的質量。

第二十四條 本歸檔辦法自2007年10月1日起實施。