一、信息化時代下檔案管理工作概述
(一) 檔案管理信息化的概念。檔案管理信息化是將信息技術應用到接受、采集、保存檔案信息的管理過程中去, 并提供檔案信息資源的利用服務。
(二) 檔案管理信息化的特點。首先, 檔案管理信息化工作的進行須遵循檔案管理行政部門制定的法律法規和相關政策。其次, 表現形式由傳統的實物存檔變為電子檔案。最后, 檔案信息化管理較傳統的檔案管理具有不可比擬的優勢, 它實現了管理的數字化和網絡化, 提高了工作效率。
(三) 檔案信息化管理建設的任務。檔案管理信息化建設的任務是利用現代信息技術開發和管理檔案信息資源。它不僅是一種提高檔案管理工作效率的方法和手段, 更是管理檔案必不可缺的一種載體。
(四) 檔案信息化管理建設的內容。1.基礎設施建設。完備的軟件和硬件基礎設施是實施檔案信息化建設的重要條件。檔案信息化管理的最終目標是建設全國統一的檔案管理信息平臺, 為檔案管理信息化提供保障。2.標準規范建設。標準規范建設是檔案管理信息化建設的根本。必須結合我國具體國情和各單位檔案管理部門的調研實際情況, 探索出一條合適的標準規范。3.檔案信息資源建設。檔案信息化管理的任務是檔案信息資源的建設。須同個單位的管理信息庫、數字檔案館和公共檔案信息資源庫的建設相統一。4.應用系統建設。檔案信息化建設必須要有相應的技術作為支撐才能順利進行。應用系統能滿足功能設計和標準兼容, 它所采用的軟件應盡量產品化和通用化。5.人才隊伍建設。人才隊伍的建設對檔案信息化管理工作具有重大意義。必須要有針對性地對人才隊伍進行相關行業的業務培訓。同時要求人才隊伍的信息化水平要不斷提高, 具備基本的計算機知識。
二、信息化時代下檔案管理面臨的問題
(一) 規劃和設計滯后。規劃和設計落后是信息化時代下檔案管理所面臨的首要問題。由于檔案信息資源的生成和管理受空間地域的影響, 在權限、資金和規范方面都存在一定的局限。很難制定出全國統一的規劃方案, 加上由于自身的變化導致檔案資源信息化管理系統的設計具有相對不確定性, 難以實現一體化管理。
(二) 工作理念滯后。傳統的檔案管理理念往往忽視了檔案的實用功能。信息時代下的檔案管理, 信息量大且實用性強, 需要樹立服務意識。從領導到基層, 從內部到外部, 都應該有與時俱進的理念。
(三) 管理方式落伍。傳統的檔案管理工作, 信息的存檔是通過工作人員手工編輯進行的, 無法及時完整地對檔案資料進行歸檔整理。另外在檢索資料時效率低下, 很難發揮檔案信息資源應有的作用。
(四) 工作隊伍整體素質偏低。傳統的檔案管理工作, 工作人員只會簡單的電腦操作, 對相關軟件的使用并不精通, 其檔案管理工作中所要求的專業知識也不相同。因此檔案管理信息化應提高工作隊伍的整體素質, 加大培訓力度, 培養合格的專業的檔案管理人員。
三、信息化時代下檔案管理創新的對策
(一) 創新思想觀念。信息時代下的檔案管理, 要求工作人員的觀念必須與時俱進, 要有現代創新意識, 注重檔案的實用價值, 為社會提供更優質的檔案信息服務。
(二) 創新優化服務。傳統的檔案管理方式滯后, 手工編輯的存檔不利于檔案的利用, 提取相關信息必須到檔案部門進行搜索和查詢, 耗費人力和物力, 工作效率極其低下。若構建統一的網絡服務平臺, 就能實現資源的利用不受時空的限制, 不管何時何地都能通過相關驗證信息對檔案資源進行提取查詢。
(三) 加強檔案資料的保密工作。先進的信息技術對檔案資料的保密工作帶來了隱患。在計算機操作過程中, 可能會因硬件或軟件設施故障導致信息丟失或病毒泄密。因此必須加強檔案資料的保密工作。
四、結語
檔案管理在企事業單位運行過程中發揮了重要的作用, 必須創新信息化時代下的辦公室檔案管理工作, 實現檔案管理的現代化和數字化, 建立全國統一的檔案信息管理平臺。創新檔案管理工作必須從創新思想觀念做起, 注視檔案的實用價值, 創新服務意識, 讓檔案信息資源更好地合理地服務社會。
摘要：信息化的檔案管理方便了各種信息的存檔和記錄, 同時也對辦公室檔案管理工作提出了更高要求。檔案管理要充分利用信息化和自動化的平臺來完善相關方面的工作, 從而更好地順應信息時代潮流的發展。
關鍵詞：信息時代,辦公室檔案管理,創新研究
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