第一篇：商務英語寫作的7c原則
7C原則
商務信函7C原則
寫信的原則(Writing Principles)已從原來的3個“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)發展到目前的7個“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration
商務函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務交流中有關事宜，三是聯絡與溝通感情。
商務函電的寫作應掌握7C原則，即：
完整(complete)
正確(correctness)
清楚(clearness)
簡潔(concreteness)
具體(concreteness)
禮貌(courtesy)
體諒(consideration)
完整：商務函電應完整表達所要表達內容和意思，何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。
正確：表達的用詞用語及標點符號應正確無誤，因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關系，如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。
清楚：所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表現真實的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當地告訴對方。
簡潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。
清楚和簡潔經常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。
具體：內容當然要具體而且明確，尤其是要求對方答復或者對之后的交往產生影響的函電。
禮貌：文字表達的語氣上應表現出一個人的職業修養，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回復對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關系。
體諒：為對方著想，這也是擬定商務函電時一直強調的原則：站在對方立場。在起草商務函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，根據對方的思維方式來表達自己的意思，只有這樣，與對方的溝通才會有成效。
商務函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函、聯系函。從商務函
電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。
實例
Dear Sirs,
With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.
信的本文漢譯
關于你們四月九日涵，我們高興地接受你們第8/070/02B號報盤單所報100噸紫色銅絲。請著手辦理申請出口許可證。一經接到出口許可證號碼的通知，當即電開信用證。
對商業信函的“完整”要求
要求書信的“完整”， 理由有三：
1.一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預期的效果;
2.一封完整的書信，有助于建立和表達友善關系;
3.一封完整的書信，可以避免由于遺漏重要情況(情報)所導致的訴訟(Lawsuit);
4.有時，某些不顯眼的書信或文件，由于所提供的情況完整而又生動有力(Complete and Effective)而成為極為重要的文件。
一封信寫得是否完整，建議用五個“W”來檢驗，既：
“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”
例如在定貨的信中，必須明確說明
“需要什么商品”(What you want)
“何時需要” (When you need the goods)
“貨物發到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)
“如何付款”(How payment will be mande)
如對對方的要求作出否定的答復時(如不能報盤，不能理賠等)應說明理由“為什么”(Why)
第二篇：商務英語寫作的禮貌原則
Politeness Principle of English Business Writing
Abstract: Courtesy Principle and its six rules are introduced. The Leech’s principle is recommended and the application of courtesy principle is analyzed in order to improve skill in business English with the result of successful completion of business deal.
Key words: Leech’s Principle; politeness Principle; Business English writing
引言
商務英語寫作是以英語為媒介，以促進商務活動順序進行為目的的信件，其涵蓋的內容涉及到商務有關的諸多領域。在經濟一體化的今天，中國與世界各國間的貿易往來日益頻繁，商務英語在中外貿易中發揮了重要的作用，其中商務英語信函成為中外企業溝通的主要工具。禮貌是商務信函的主要語言特點，在禮貌原則指導下的信函能夠給企業留下良好的形象，進而促進商務活動的順利展開。
一.Leech’s Principle
禮貌原則是對人們交際現實的假設或解釋，Leech認為，人們在語言交際中，都不自覺或自覺地遵守著語言的某些原則。Leech是對言語行為理論(SpeechAct Theory)和合作原則(Co-operative principles)進行了批判發展的基礎上提出了禮貌原則。其中包括如下：
(1) 策略準則(Tact Maxim),即少讓別人吃虧，多使別人得益;
(2) 慷慨準則(Generosity Maxim),即少讓自己得益，多讓自己吃虧;
(3) 贊譽準則(Approbation Maxim)，即少貶低別人，多贊譽別人;
(4) 謙虛準則(Modesty Maxim),即少贊譽自己，多貶低自己;
(5) 一致準則(Agreement Maxim),即減少雙方分歧，增加雙方一致;
(6) 同情準則(Sympathy Maxim),即減少雙方反感，增加雙方同情。
這六條準則之間相互聯系，Leech認為策略準則是最根本的一條，是最高準則，其他是策略準則的體現。
Leech的禮貌原則可以用來解釋生活中的許多語言交際現象。在全球一體化的步伐進一步加快，跨國商務活動日益頻繁的背景下，用禮貌原則來指導商務信函寫作具有特別意義。
二.禮貌原則在商務信函寫作中的應用
(一) 詞匯
第一， 使用正面積極的詞匯或詞組。如thank you, grateful,glad,please等。使用積極的詞語
會使人身心愉悅，促進雙方合作。特別在有關催款，投訴，索賠等信函中，即便錯不在己，也要對對方所做的任何一點積極努力給予肯定與贊揚，做到禮貌得體。例如
(1) We are glad to receive your enquiry of watches.
(2) It gives us pleasure to receive the catalogues and samples you send us.
第二,使用情態動詞?？梢允咕渥拥恼Z氣變得更加緩和，委婉。如：should,would,could,may等，委婉的語氣可以表達自己的要求，建議和意見，建立平等友好的氣氛，增加對方心理優勢，使對方容易接受，從而有利于業務談判和達成目標。例如：
(1) We appreciate it if you advance shipment.
(2) We should appreciate it if you could advance shipment.
上面例句，句2由于使用了情態動詞，在語氣上比句1委婉的多，使人感覺更有禮貌。
第三，為對方著想的You Attitude 原則。多使用人稱代詞you和your以體現You Attitude原則。比較下面的句子：
(1) Your active participation in this conference will be highly appreciated.
(2) We will highly appreciate your active participation in this conference.
上面例句中，句1句情雖合理，但沒有完全采取對方立場。顯得以自我標準為中心，
沒有令對方利益放首位。句2以對方為中心，充分肯定了對方的積極參與，體現禮貌原則。
第四，靈活使用模糊限制語。使用模糊限制語可以用來增強或減弱詞義和語氣，體現禮貌
原則在傳遞正面消息時，使用greatly,very,highly,quite等模糊限制語增加感謝，贊譽的程度，體現贊揚原則和贊同準則。例如：
(1) We were very pleased to receive your inquiry of May 5.
(2) Your prompt reply will be highly appreciated.
1句如果去掉 very，句子意思沒有變化，但是語氣就大大減弱，能更好表達我方的喜悅之情和對對方的贊譽。2句同理，highly 明顯增強句子的積極語氣，更強烈的表達了我方的感謝之情，同時含蓄暗示我方期待對方的及時回復。
在傳遞負面信息時，使用 I ’m afraid, I suppose, probably, a little bit, It is said, It seems 等模糊限制語減緩語氣，弱化負面效應。在表明我方意圖的同時，避免過于武斷和直接，照顧到對方的心理和感受，從而促進合作。例如:
(1) I am afraid that the price you quoted is not acceptable.
(2) It seems to us that you ought to have accepted the offer.
(二) 句子
第一、使用被動句。當指出對方的不當之處或希望對方做某事時，往往是使用被動句。因為被動句中動作的執行者或施為者往往被省略，從而避免了對主語的指責，降低了對對方消極面子的威脅。
(1) A very careless mistake was made during the course of shipment. 裝船過程中犯了粗心大意的錯誤
(2)What if the inspection cannot be completed within the time limit? 如果商品檢驗不能在規定期限內完成，怎么辦?
第二、使用條件句。條件句的使用，在大多數情況下，是將聽話人(收信人)放在主動的位置上。是否答應這一條件，完全取決于聽話人自己，從而將說話人(寫信人)達成交易的請求轉變為聽話人(收信人)的權利，策略地表示出禮貌。如：
Please expedite the dispatch of Shipping Advice if it is convenient for you.
第三、使用疑問句
在日常生活中，人們也常用一般疑問句的形式委婉禮貌地提出建議或請求，如:Would you like…?的句型，同樣在外貿函電中也常常用這樣的方式來禮貌地表達請求，建議留給對方更多考慮的余地。例如:
(1) Tell us more detailed information on your requirements.
(2) Would you please kindly tell us more detailed information on your requirements?
在以上兩句中，第一句為祈使句，在英語中祈使句的功能是來表達 命令、要求等。這樣的語氣會使貿易的雙方感到有等級之分，處在不平等的地位上。因此祈使句的使用違反了平等互利的貿易原則。一般疑問句的使用不僅起到傳達同樣信息的作用，而且使對方讀到這樣的語句會感到更加的親切，從而達到促進貿易的作用。
第四、使用虛擬句。在表達意見、建議、提出希望時，經常使用虛擬語氣以示禮貌。例如：
1) Would you advise us by cable when the above mentioned goods have been shipped.
(2)We should be grateful if you would help us with your suggestions
綜上所述，在外貿英語函電的寫作過程中，不僅要靈活運用各種禮貌原則，提高禮貌的表達手段和技巧，還要仔細考慮各種國際商務交往中的特定語境因素，合理運用語用策略，令禮貌的表達更加貼切得體，從而使對外經貿活動得以更順利地進行。
參考文獻
[1] Leech, G, N. Principles of Politeness [M]. London and New York: Longman,
1983
[2] 楊柳.禮貌原則在外貿英語信函寫作中的運用[J].宿州教育學院學
報,2007,(8)
[3] 林旭濤.淺析語用禮貌在對外經貿函電中的運用[J].廣州廣播電視大學學
報,2005,(6)
第三篇：商務信函的寫作原則及寫作特點(準確)
一 前言
二 寫作原則
三 寫作特點比如商務信函有格式化的特點，許多套語等等
四 商務信函寫作時應注意的問題(加上你本來的內容，融合你的寫作技巧)
五 結論與體會
商務公文文體和公文語言的這些特點以及商務活動
本身的特點決定了商務信函的以下特點。
1.正確性(correctness)
毫無疑問，這是商務信函最為重要的特點，且是其
它特點的基礎。舍此而談其它特點沒有任何意義。
這一點很容易理解。只有正確了，才可能去談完整
性 ( completeness )， 清 晰 性 ( clarity )， 簡 明 性
(conciseness)，具體(concreteness)，禮貌(courtesy)
等特點。
這里的正確性不僅指使用的語言無拼寫、標點、語
法等方面的錯誤，傳遞的信息(如時間、地點、價格、
貨號、數量、信用證號碼等)準確無誤，而且指要使用
正確的格式等等。
更有研究者(張彥，李師君 2005：171)指出，商
務信函的正確還應包括在翻譯時譯者必須對漢英的不同
表達習慣與方式都要有精確的把握。
2.完整性(completeness)商務信函的完整性指的是其必須包含所有必需的事 項和信息。
例如，報盤信就必須包括產品名稱、數量、質量、
價格、裝運方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠
缺，對方就很難還盤，使商務活動繼續下去。
又如，如果寫一封投訴信，則必須說明問題所在、
為什么要寫這封投訴信、給你帶來了哪些不便以及你希
望見到的結果等，這樣對方才能采取相應措施以解決問
題。
3.清晰性(clarity)
商務信函的清晰指的是所寫信函必須清楚明了，讓
對方很快了解信函所要傳遞的信息，不會產生歧義。
王曉英，楊靖(2005)指出，為達到這一目的，可
以采取以下措施：(1)使用簡單的單詞和簡單的句子結
構;(2)避免使用有不同意義的單詞;(3)把關系密切
的單詞放在一起;(4)使用主動語態。
例如，A letter was delivered to the company 和 They
delivered a letter to the company 相比較而言，后者就更清
晰明了，不會引起誤解。
4.簡明性(conciseness)
商務信函的簡明性指的是用盡量少的單詞或漢字將 事情說清楚。
我們常說，言簡意賅乃語言之精華(Brevity is the soul of wit)，商務信函更是如此。
這里的要求是：(1)用盡量少的單詞或漢字;(2)
一定要將需要傳遞的信息傳遞出來，將需要說的事情說 清楚。我們既不能為了說清楚事情而犧牲簡明性的特點， 也不能為了簡明扼要而犧牲完整性的特點。
為達到簡明扼要的目的，(1)可以用常用的簡單詞
來替代較為正式的較長的詞組，如用if來替代in the event that，用 for 來替代 for the purpose of 等等。(2)用單詞 替代句子或詞組。例如，我們可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 來替代，進而將句子簡化為 We are returning all the broken machinery。
5.具體(concreteness)
商務信函的具體指的是在信函中應該提供具體的信 息而不是概括性和抽象的信息。
例如，The price of our product is about 100 dollars. 這
其中的 about 100 dollars 就不具體，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，讓別人如何確定?
為了達到具體這一目的，(1)可以使用具體的修飾
詞，如一些具體的數字。(2)避免使用抽象化的詞，如 The price of gas has really skyrocketed recently。
6.禮貌(courtesy)
禮貌原則在人際交往中非常重要。在英語語用學界， 研究人員非常重視禮貌這一原則的研究。Leech 于 1983 年(轉引自何自然 1997：107-109)提出了禮貌原則， 并指出這一原則包含 6項準則：得體準則(Tact Maxim )， 慷慨準則(Generosity Maxim)，贊譽準則(Approbation Maxim)，謙遜準則(Modesty Maxim)，一致準則
(Agreement Maxim)，同情準則(Sympathy Maxim)。 事實證明，這些準則對更好地學習英語語用學、改
善人際關系起了非常重要的作用。筆者認為，這些準則 對于非常注重禮儀的商務信函自然也有非常重要的啟迪 作用。
為了體現商務信函的禮貌這一特點，要求我們在商
務信函中：(1)使用禮貌用語，如使用 Thank you，Please 等詞語。(2)從對方角度考慮問題或闡述問題，即 You-approach，而不是 I-或 We-approach。這樣很容易 贏得對方的好感。(3)使用積極和正面的詞以替代消極 和負面的詞語，如我們可以用 The office is open until 5
o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明顯，
前者更容易體現禮貌的特點而給人以好感。(4)即使我 們的合理要求沒有得到滿足從而表達不滿的時候，也要 平心靜氣地來表述問題，而不能在商務信函中表達怨氣。 漢語里有句俗語，“生意不成情義在”，很有道理。再說 了，就算出現了問題，如果心平氣和地解決好了，說不 定會為自己或公司贏得新的商機。
7.商務信函中經常出現專業性較強的專業術語和行 業術語
有研究者(張煜等 2006：151;寥瑛等 2005：111
-113)指出，商務信函中會大量出現專業性強、準確度 高的外貿專業術語和行業術語。例如，常見的有 B/L(提 單)，L/C(信用證)，FOB(裝運港船上交貨)，CFR(成 本加運費)等等。
而且，由于使用了這些專業術語和行業術語，會使 商務信函變得更加正式，書面語的特點顯得更加突出
(二)用語正式莊重，禮貌
因為商貿函電主要用來洽談業務，所以
用詞較為正式，語句顯得誠懇、自然、有禮
貌。禮貌 (Courtesy)：禮貌指有禮，它不單
表現在文章的語句上還表現出對對方的態
度，即用語文雅有禮，不傷害對方積極面
子，對待對方的態度真誠、合作、體諒。
(三)文中多用專業術語和貿易行話
1.商務信函多用于貿易談判，談判的主
要內容涉及產品質量、價格、包裝、裝船標
志、保險、等國際貿易知識。在貿易活動
中，為了交往的方便快捷，形成了一系列的
貿易術語(commercial terms)，如：
F.A.Q.(Fair Average Quality)產 品 品 質
術語，其意為“中等品質”
G.M.Q(Good merchantable quality) 產
品品質術語，其意為“適銷品質”。
G S P ( G e n e r a l i z e d S y s t e m o f
Preference)，國際貿易政策術語，其意為
“普惠制”。
CIF (Cost，Insurance and Freight) 是
價格術語，表示“成本、保險加運費”。
O/C (Outward Collection) 是付款方式術
語，表示“進口托收”
TPND (Theft pilferage and Non-
Delivery) 是保險術語，表示“盜竊及提不著
貨險”
2.同時在信函交往中也形成一些常用的
套語行話，如：
We are in receipt of„(茲收到)
We are willing to establish business
relations with your company(我們愿與貴公 司建立貿易聯系)。
We should be oblidged if you would
send us catalogue and price list of(如 蒙 賜 寄„的目錄冊和價目表，我們將不勝感激)。 We are looking forward to your early
reply(盼早日復函)
(四)商貿信函有相對固定的格式
商貿信函格式相對固定，大體上由以下
幾 部 分 組 成 ： 信 頭 ( heading) 、 日 期 ( date) 、 稱 呼 ( Salutation) 、 正 文 ( body) 、 結 束 語 ( the complimentary close)、簽名(the signature)。
以下是一封拒絕承兌交單付款方式要求
的信函，從中我們可看出商務信函文體特 點。
第四篇：英語四級作文寫作的幾個原則球托業英語
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英語四級作文寫作的幾個原則
英語四級考試中，英語作文是必考的環節，而且是許多同學準備的重點，小編在這請到環球托業英語四六級課程部的老師來給大家講講英語四級考試中英語作文寫法的一些原則。
很多同學認為英語作文不好寫，其實不然，只要掌握英語作文的一些原則技巧，就能寫出高分作文來!
一、長短句原則。
工作還得一張一弛呢，老讓讀者讀長句，累死人!寫一個短小精辟的句子，相反，卻可以起到畫龍點睛的作用。而且如果我們把短句放在段首或者段末，也可以揭示主題：As a creature, I eat; as a man, I read. Although one action is to meet the primary need of my body and the other is to satisfy the intellectual need of mind, they are in a way quite similar.如此可見，長短句結合，抑揚頓挫，豈不爽哉?牢記!
強烈建議：在文章第一段(開頭)用一長一短，且先長后短;在文章主體部分，要先用一個短句解釋主要意思，然后在闡述幾個要點的時候采用先短后長的句群形式，定會讓主體部分妙筆生輝!文章結尾一般用一長一短就可以了。
二、主題句原則。
國有其君，家有其主，文章也要有其主。否則會給人造成“群龍無首”之感!相信各位讀過一些破爛文學，故意把主體隱藏在文章之內，結果造成我們稀里糊涂!不知所云!所以奉勸各位一定要寫一個主題句，放在文章的開頭(保險型)或者結尾，讓讀者一目了然，必會平安無事!
特別提示：隱藏主體句可是要冒險的!To begin with, you must work hard at your lessons and be fully prepared before the exam(主題句). Without sufficient preparation, you can hardly expect to answer all the questions correctly。
英語四級考試中，高分作文其實是很容易的，要掌握一些基本的原則和技巧，再加上多多練習，小編相信您可以在英語四級考試中寫出高分作文的!()
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第五篇：英語寫作必勝法寶 懂原則
2014年6月份的四六級備考正在如火如荼的進行中，面對改革后的第一次考試，你是否也有些緊張呢?寫作作為四六級考試的開篇之作，無疑會給整個考試定下基調，所以，寫作備考不容小視，尤其是六級寫作，在詞匯與語言要求上都比四級高出很多。其實，要想在寫作上的高分確實很難，就像高考滿分作文一樣，少之又少，但是，如果掌握一定的原則和技巧，得一個及格分肯定不是問題，不信你試試。
一、 長短句結合原則
有些考生會有這樣的誤區，總是認為寫一些長句會更好的顯示出自己的水平，也能引起閱卷老師的注意。其實不是這樣的，因為閱卷老師也是中國人，雖然英語水平比較高，但全是長句的話他們讀著也累。最好是長句與短句結合，這樣文章才會更加流暢。特別是基礎比較薄弱的考生，不要輕易用長句，一旦用不好，將會漏洞百出。任何形式的表達都要以準確為前提，如果長句駕馭不好，優秀的短句同樣精彩。
二、 主題句原則
任何文章都要有它的主題，也就是中心思想，六級作文也是一樣。另外，我們不是在寫小說，還要留什么懸念，主題最好開頭就引出，不要讓讀者去猜，開門見山也是英語的表達習慣。如果一篇文章被讀者讀完之后還不知道說的是什么，那么絕不是一篇好文章。
三、 短語優先原則
試想一下，如果你寫的文章里，有一兩個短語連閱卷老師都不認識，那么是不是說明你水平很高，閱卷老師有怎敢不給你高分。所以，想要表達一個意思，先考慮一下有沒有合適的短語來形容，這樣會使你的文章增色不少。有時候一個一個單詞能表達的意思，換做短語來說就很洋氣，無形中還多了幾個字，何樂而不為呢?
四、 句式多變原則
說出一句話，不但要求準確，還要有氣勢，有感情色彩，這樣讀起來才有味道。要想達到這種效果只能從句式的變化上來實現。
1、轉折句式
這種句式非常適合表達否定的句子，因為你可能要去批評某人，如果直接說會感覺太不禮貌，如果繞著彎說，先夸他一下，就會讓人更容易接受。轉折句的重點一般都在轉折詞之后，這樣也會引起讀者的注意，抓住重點。
2、因果句式
任何事情都會有一個起因，通過一定的過程之后達到一個結果。就像講故事一樣，整個過程都是為結果做鋪墊的，如果結果能達到讓人豁然開朗的效果就更好了。
3、失衡句式
失衡，顧名思義就是比例不協調。就像有些人腦袋很大，脖子卻很小，或者腦袋很小但脖子卻很粗，雖然說不是好的樣子，但如果真是這樣，吸引力也會很大。所以，我們寫文章時就可以利用這種形式，會給閱卷老師留下很好的印象。
4、排比句式
在漢語作品中，什么句子讀起來會更有氣勢，當然是排比句式。英文表達也是一樣，要想讓自己的文章更加精彩，更加引起共鳴，排比句式的英語是非常有效果的。當然，不必想漢語那樣要求那么嚴格，非得要一句一句的連續，有時幾個詞或幾個詞組的連續同樣可以起到同樣的效果。
一篇六級作文不過一百多字，要想在這么短的文章中突出特色，并不是一件容易事。但是，不能創新，我們就把模仿做到最好，按照既定原則來，至少讓讀者看了很舒服。切忌閉門造車，一意孤行。最后，祝大家備考順利!