電子文件論文范文第1篇
電子文件作為社會管理信息化、技術化的產物，是人類文化信息領域的重要遺產，是社會歷史記憶不可或缺的重要組成部分。然而，由于電子文件自身特性及相關風險因素的影響，使得電子文件比傳統的紙質文件面臨著更大程度的危險，電子文件的真實性與法律證據性也正在遭受日益強烈的質疑與挑戰。此外，由于電子文件管理的疏漏，電子文件的損毀與丟失情況也愈加頻繁。
由此，對電子文件的安全管理問題進行研究，構建全面、可靠的電子文件安全管理體系，便具有十分重要的意義。
一、電子文件安全管理原則的提出
只有深入貫徹、實施科學有效的電子文件安全管理原則，才能最大程度的發揮電子文件安全管理的整體效能，全面有效的規避各種電子文件風險。
（一）電子文件的風險管理原則
該原則主要是指在電子文件安全管理中，以防范電子文件風險，實行電子文件風險管理為基本準則，規避一系列現實及潛在風險因素，做到提前預防，有備無患。電子文件風險管理是指“通過識別和評估電子文件風險，采用合理的技術、方法對電子文件風險加以防范和控制，以最小的成本使電子文件所致損失降到最低程度的管理活動?！必瀼仉娮游募L險管理原則，可使相關人員在提高風險意識的同時，提前有針對性的應對一系列風險狀況以及降低相關連帶風險。
（二）電子文件的全過程管理原則
電子文件全過程管理原則要求，在電子文件生命周期的各個階段都要對電子文件實行嚴格的安全管理，而不只是在歸檔之后。此外，電子文件的全過程安全管理原則，應以文檔一體化的文檔業務體制以及管理制度為基礎，構建統一、完善的電子文件安全管理模式，以及電子文件安全管理系統、管理制度、管理內容，確保電子文件在整個生命周期受到嚴密保護與監控。
（三）電子文件的前端控制原則
電子文件前端控制，同樣以文檔一體化為基礎，來實現對電子文件的前端控制，以保證其完整、安全、有效。電子文件前端控制原則，是對整個電子文件安全管理的目標、要求、規則進行系統分析、科學整合，并將有必要實現的電子文件安全管理功能，在電子文件形成之前予以貫徹和實現。實際上，前端控制是“確保電子文件真實可靠、安全完整、長期可讀的有效策略”,并能“優化管理功能，提高管理效率”，對于電子文件的安全管理具有極為重要的作用。
二、電子文件安全管理的主要內容
電子文件的安全管理主要應從載體安全管理、信息安全管理以及系統安全管理三個方面予以實現。
（一）電子文件載體的安全管理
電子文件載體的安全保管，應具體參考由國家檔案局頒布的行業標準《磁性載體檔案管理與保護規范》（DAT15-95）可用于指導電子文件磁性載體介質保護，大致內容如下：控制適宜的溫濕度；防止灰塵，保持清潔；防止磁場干擾；防止機械震動；防止光線、輻射及有害氣體影響；選擇高質量的載體介質與保管系統；科學存放與整理；加強人員日常管理維護。此外，切實加強相關機構庫房基礎設施建設，配備相關安全設施、設備。按照電子文件安全保管的基本要求，配備監控設備、報警器、電力系統、消火栓、滅火劑、空調、溫濕度計、加（去）濕器、窗簾、白熾燈、殺蟲劑、吸塵器、防磁柜、防火柜等。
（二）電子文件信息的安全管理
電子文件信息安全管理就是：“文件管理者通過建立信息安全保障體系，對電子文件生命流程中的風險因素進行全面控制，從而保障電子文件信息的安全性、完整性和可利用性?！彪娮游募畔踩芾碇饕獌热莅ǎ褐贫L險應急計劃，撰寫報告；指定專門人員進行重要的程序與數據的備份；病毒檢測與清除；制定系統運行安全管理、數據及文件管理制度；規范機房出入，進行維護與監視；制定安全管理政策與保護方案；安全培訓、教育、宣傳；明確負責人、管理員職責；對錄用人員進行審查；嚴格權限管理，包括授予特權以及回收特權；定期進行安全評估、安全檢查與審計，并做反饋調整。
此外，針對電子文件信息的安全管理還需采用一些列技術手段。具體的，對于有密級限制的電子文件，使用加密技術，可以有效防止電子文件泄密，以及在網絡傳輸時被人篡改或截獲；采用信息認證技術（數字簽名、身份識別、消息認證），可以保證并識別信息發送者身份的真實性，確保電子文件信息的真實性、完整性以及法律效力；采用電子文件長期可存取技術（包括仿真技術、遷移技術與載體轉換保護技術），可使電子文件信息能夠永久有效地存取、閱讀，避免了因存儲介質的更新換代而導致的點文件信息的失效。再者，電子文件信息的備份制度，是保障電子文件安全的極為重要的舉措，尤其當計算機病毒入侵、網絡系統崩潰時，可以利用備份技術以及備份制度對丟失、損毀的電子文件信息提供有效、良好的恢復手段。此外電子文件的異地備份，可以極大的規避意外風險，保證電子文件信息的安全。
（三）電子文件系統安全管理
電子文件的系統安全等級管理，是一種保障電子文件系統安全的重要舉措。按照《計算機信息系統安全保護等級劃分準則》（GB17859-1999）的要求，構建具有等級層次的電子文件安全體系，具有十分重要的意義。實際上，參照該準則，“電子文件管理系統安全等級保護可以將電子文件管理系統從安全保護的角度劃分為五個等級，即自主保護級、指導保護級、監督保護級、強制保護級和?？乇Ｗo級?！敝档米⒁獾氖?，電子文件管理系統的“第一、二級適用于不涉及國家安全的一般電子文件管理系統，第三、四級適用于重要的電子文件管理系統，第五級適用于特別重要的電子文件管理系統?！庇纱?，組織機構可以依據該準則，在明確電子文件系統安全等級的情況下，有所側重的實現差別化管理，并合理配置人力、物力、財力、技術與管理資源，有針對性的實現文件系統的安全保護。
此外，按照《信息系統安全等級保護基本要求》，構建電子文件管理系統的安全保障體系，可以明確電子文件系統安全的管理的總體思路，以及提升電子文件系統安全的管理水平。
三、電子文件安全管理的相關制度
（一）建立電子文件安全管理責任機制
成立電子文件安全管理工作領導小組，建立電子文件安全管理責任制，明確相關人員在電子文件安全管理工作中的職責范圍與管理權限，建立分工明確、職責清晰的電子文件安全管理責任機制，并將安全管理工作落實到具體的人員。此外，對相關人員工作情況進行績效考核，確保電子文件安全管理工作的順利開展。
（二）建立電子文件安全管理制度
建立電子文件信息編輯、審核、發布責任制及流程，信息發布之前必須經過相關人員審核；設定網站管理權限，不得越權管理網站信息；一旦發生信息安全事故，就積極采取有效措施，并保存記錄按規定報告有關部門；對有害的信息進行過濾、用戶信息進行保密；填寫從事互聯網信息服務業務網絡與信息安全責任書正本一式兩份，包括信息安全責任人的姓名、職務、聯系電話及手機，要求有專人對網站所發布的信息進行檢查，安全責任人有刪除各欄目的權限。
（三）建立信息安全監控制度
建立以單位法人代表為主的信息安全管理機制；相關責任人定期檢查網站信息內容，實施有效監控；監控并制止利用國際互聯網制作、復制、發布和傳播違法犯罪信息的行為；進行日常檢測工作和系統漏洞測試。
（四）建立用戶信息安全管理制度
對用戶需要設置權限，不得擅自進入系統，篡改他人信息；對用戶的信息進行有效管理并保證其信息的安全保密；計算機網絡日志文件要有專人負責、備份等操作，保留日志記錄。
電子文件論文范文第2篇
【摘要】本文通過結合建筑工程管理中施工文件檔案管理的相關內容和特點，并分別從施工文件的收集、管理及態度等方面，簡要介紹了當前建筑工程的施工文件檔案管理中所存在的問題；同時，分別從施工文件檔案管理的制度完善、人才培養和電子信息技術的有效應用等三個方面，分析和探究了建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理對策，以期能夠給予廣大施工管理人員一些參考和幫助。
【關鍵詞】建筑工程；施工文件檔案；管理；分析和探究
一、引言
新形勢下，隨著現代化科技的蓬勃發展，以及建筑工程規模的不斷擴大，促使人們在重視施工現場的技術操作與管理的同時，對于建筑工程中的施工文件檔案管理工作，也給予了越來越廣泛的關注和重視。施工文件檔案的管理，不但關系到施工單位的改建、維修及管理等多個方面的工作，同時也是指導施工與保障工作質量的重要依據?？梢?，深入建筑工程管理中的施工文件檔案管理的研究工作，具有極為重要的意義。為此，本文主要根據加強施工文件檔案管理所涉及的一些知識內容展開討論，現具體分析如下。
二、建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點
在建筑工程管理中，施工文件檔案的管理內容一般包括基建文件、工程監理資料、施工資料等。其中，基建文件主要有勘察、測繪、設計文件，工程開工、竣工文件和決策立項文件、商務文件等幾種；工程監理資料有監理合同文件、監理資料、記錄和驗收資料等；施工資料一般是指施工技術、物資、測量、驗收記錄等方面的資料，同時，還包括各種施工圖紙在內。從建筑工程的施工文件檔案管理的特點來看，由于工程項目的周期相對較長，所涉及的施工內容較多，致使施工文件檔案管理普遍存在著分散性、復雜性、實效性等特點。同時，從文件檔案本身對各種工程項目的參考借鑒來看，還表現出文件檔案管理的繼承性特點。
三、建筑工程管理中施工文件檔案管理存在的問題
為了進一步實現對施工文件檔案的有效管理和控制，施工單位應該在認真結合建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點的基礎上，充分了解建筑工程管理中施工文件檔案所存在的管理問題。具體來說，施工文件檔案管理主要包括施工資料收集困難、管理混亂和應付現象嚴重等幾個方面。
（一）文件檔案的資料收集困難
在建筑工程中，由于施工階段的管理周期相對較長，施工技術管理的好壞直接反映在現場作業中，促使大多數施工單位將主要的精力集中在工地上，而忽視了對施工文件檔案的管理工作。同時，施工人員由于工作量較大，或是素質不夠高，態度不夠配合，沒有很好地配合檔案管理人員的工作，部分施工人員甚至存在施工資料收集會延誤作業、檔案管理沒必要等錯誤認識，也給施工文件資料的收集帶來了一定阻力。此外，在工程項目的收尾階段，往往由于大部分施工人員已離崗并投入新的崗位工作，召集起來十分困難，拖延了施工文件資料的整理時間。
（二）文件檔案管理混亂
從當前來看，建筑工程管理在日常的施工文件檔案管理過程中，普遍存在著管理混亂的現象。集中表現在施工資料隨意、散亂堆放等方面。例如在施工人員討論施工資料完成后，某些施工人員會將其隨手扔在桌上，便趕往施工現場；或是直接將施工材料帶到施工現場指導員工作業。由于對施工資料的不重視，極為容易導致施工資料的丟失或損毀，不利于施工文件檔案的正常管理。
（三）存在嚴重的應付現象
除了上述幾點之外，在施工文件檔案管理的工作中，還存在著明顯的應付現象。例如在收集、整理和編輯施工資料時，部分檔案管理人員沒有嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規范》及相關規定執行，存在填寫格式不規范，或是馬虎填寫等現象；對于施工資料是否完全屬實也沒有經過認真審核。而且在記錄施工資料時，還存在著檔案管理人員記錄不及時的情況，嚴重影響到對施工文件檔案的有效管理和控制。
四、建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理
針對建筑工程管理中施工文件檔案管理的問題，一般可以從以下幾個方面進行解決。
（一）完善施工文件檔案管理相關制度
施工企業應該根據國家及地方的法律法規、條例等對施工文件檔案管理的有關規定，認真完善施工文件檔案管理制度。包括：（1）對檔案管理人員的執業資格、崗位職責、施工資料管理流程等的規范，要求施工文件檔案管理須持證上崗，確保施工資料的管理嚴格遵循制度執行；（2）結合《建設工程文件歸檔整理規范》的相關內容進行施工文件檔案管理制度的完善。規范在施工資料的編輯、整理、收集、調用和管理等各個方面的工作；（3）此外，在完善施工文件檔案管理制度時，還要充分考慮到施工計劃和記錄等管理的落實情況，促使風險管理、成本管理、進度管理和質量管理等能得到有效控制，預防和減少潛在的施工隱患。
（二）重視培養施工文件檔案管理的專業人才
在加強施工單位的施工文件檔案管理過程中，還應重視對檔案管理的專業人才的培養。通常來講，施工單位可以從以下四個方面著手進行。包括：（1）成立施工文件檔案管理小組，專門負責各種施工資料的管理，且不能隨意調動、更換檔案管理小組成員；同時，小組人員必須分工明確，分別負責施工文件檔案的收集、整理、編輯、核實等工作，最后由小組組長進行審核通過，妥善存放。形成一支強有力的施工文件檔案管理專業隊伍。（2）定期組織施工資料管理的專業知識培訓及演習，為新、老檔案管理人員提供交流與學習的機會，讓新檔案管理人員盡快熟悉施工文件檔案管理工作的各個流程安排，并規范原有檔案管理人員的填寫、收集工作。（3）制定相應的獎懲制度，對于管理表現優秀的檔案管理人員、檔案管理小組給予獎金等鼓勵，對于管理不規范、不認真等人員給予適當的懲罰，提高施工文件檔案管理人員的積極性和責任心。（4）重視專業人才的引進。通過引進國內、外具有先進施工文件檔案管理技術的人才，為施工單位的施工資料管理注入新的活力，通過學習交流，提高全體檔案管理人員的管理能力。
（三）加強電子信息技術與施工文件檔案管理的結合
近年來，隨著現代化科技的日新月異，施工技術、管理等都有了很大的變化。新時期下，加強施工文件檔案管理工作，還應該注重與電子信息技術的相結合。通過建立起施工文件檔案管理系統，將整理后的施工資料錄入計算機，制作成電子文檔，并上傳到施工文件檔案管理系統當中。通過系統對各種施工資料的分類、整理，并建立起相應模塊，不但能夠方便檔案管理人員對以往施工單位的各個工程項目資料的查詢和檢索，解決了以往施工資料易于丟失和損毀，以及存放困難等問題，同時，還能夠減輕施工資料管理的工作量，提高檔案管理人員的工作效率。此外，還可以結合利用近年來提出的“云計算”技術，利用其高存儲和高計算能力，進一步提高施工文件檔案的管理和控制能力。
五、結束語
通過對建筑工程管理中施工文件檔案管理的分析和討論，可見，加強施工資料的管理，對于施工單位當前及未來的工程設計、施工、監理及驗收等工作均具有重要的參考和借鑒意義。需要施工單位從日常管理、人才培養、制度完善等方面加以強化，以有效推動建筑工程的發展和建設。
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電子文件論文范文第3篇
美國電子文件檔案館 (ERA, Electronic Records Archive) 是美國國家檔案與文件署 (NARA, National Archive and Records Administration, 以下簡稱NARA) 建立的世界知名的數字文件檔案館, 專門針對聯邦政府電子文件的持續采集和真實長久保存而開發的項目。該項目于1998年提出設想, 2000年NARA成立了電子文件檔案館 (ERA) 項目辦公室;2002年, 根據NARA第101號第3部分第6節, ERA項目正式啟動, 成立之初, 成員有50人, 其中25來自于NARA, 另外25人來自于政府機構;2005年NARA與著名的軍工企業洛克希德·馬丁公司合作開發ERA系統;2007年NARA首次使用ERA系統, EAR系統形成初始運行能力;2011年完成了ERA基本的系統建設和數據準備。2011年9月, ERA與IBM建立合作, 標志著ERA開發階段的結束, 運營和維護階段的開始。該項目建設周期達十多年, 耗資3億美元。
伴隨著美國電子文件檔案館 (ERA) 項目的開發過程, ERA項目的總體目標經歷過兩次修改。2004年, EAR將項目目標設定為“ERA將對任何形式的電子文件提供真實的長久保存和利用, 而不依賴于任何特定的軟硬件, 以確保NARA能夠將其使命延續到將來”;2006年ERA更改了其項目目標, 改為“ERA將是一個為美國聯邦政府在任何地方創建的、任何形式的電子文件提供長久保存和持續使用的綜合型系統, 以確保NARA能夠將其使命延續到將來”。從目前ERA系統的使用來看, EAR項目基本達到了它預定的總體目標。ERA項目從啟動到建成投入使用, NARA從中吸取了寶貴的實踐經驗, 特別是電子文件保存方面取得了豐富的研究成果, 成為世界各國檔案館建設效仿和研究的對象。
電子文件的保存問題的提出
電子文件的諸多保存問題中, 信息技術的持續發展與快速淘汰這對矛盾體永遠是我們最為關注的問題, 然而不是電子文件保存所面臨的最大挑戰。隨著信息技術的發展, 電子文件的產生、處理、存儲、傳遞和使用的整過生命周期與信息技術已經密不可分, 導致人類工作、生活過程中產生的電子文件的數量呈爆炸式增長。伴隨著信息技術的高速發展, 不僅導致了電子文件的數量急劇增加, 電子文件的種類也日漸繁多, 電子文件相關的技術處理難度也日趨復雜。電子文件龐大的數量、繁多的種類格式以及處理難度, 以及一系列伴隨著信息技術快速發展而產生的問題是當今世界各國面臨的最大挑戰。
電子文件保存問題的研究現狀
一般來說, 信息技術領域長期以來一直忽視了電子文件保存的長久性問題。忽視電子文件長久保存的因素是多方面的, 一個關鍵原因是市場競爭的壓力。市場競爭的壓力導致信息技術的發展速度逐漸超出了摩爾定律, 軟件和硬件的更新速度由以前都的兩年逐漸提高到兩年以內或者更快。最近幾年, 在數據存儲媒介領域在數字存儲媒介的穩定性和可靠性上取得了一定的進步。在此之前, 隨著時間的推移存儲媒介是脆弱的而且缺乏穩定性。數字存儲媒介穩定性方面的進步給電子文件的長久保存提供了選擇余地。目前, 國際上保存電子文件的研究, 沒有僅僅依靠存儲介質的穩定性來得到保證。國際檔案理事會 (ICA, International Council on Archives) 對保存電子文件的媒介給出了七個準則:電子文件存儲介質的開放性原則;保護、檢測和報錯機制的健壯性原則;市場性原則;長期感知原則;介質退化敏感性原則;高性價比原則;損壞恢復可行性原則。
最近幾年, 隨著人們對電子文件保存研究的深入, 在電子文件的保存上取得了一些進步, 但大多數僅僅停留在試驗階段, 付諸實施并投入使用的少之又少。一些研究機構通過開發應用程序管理復雜的數據庫來保存電子文件。這些付諸實現的應用系統包括:法國國家檔案館CONSTANCE, NARA的AERIC, 加拿大檔案館的ERICSON。另外, 瑞典、英國等一些國家也實現了類似的應用系統。另外, 在研究電子文件保存的數字格式研究領域取得了一定成就的研究項目有, 英國利茲大學的CEDARs項目, 澳大利亞維多利亞州的電子文件系統, 荷蘭皇家圖書館的模擬仿真實驗項目, 由美國波士頓WGBH教育基金資助的電子文件保存格式項目, 美國卡內基-梅隆大學主持的高度集成的信息處理與存儲技術項目等等。目前, 世界眾多機構與組織提出了眾多的電子文件保存方法, 這些方法歸納起來主要有這樣五類:保留創建和存儲電子文件時的原始技術;在新的應用平臺上模擬原始技術;遷移軟件以能完成必要的電子文件的檢索、傳輸和使用;遷移電子文件到最新的文件格式;轉換電子文件成標準格式。
這些電子文件保存方法的實現思路涉及的范圍從電子文件格式和相關技術保持不變, 到電子文件格式和相關軟件硬件都改變, 涉及的范圍相當寬泛。每一種方法都是支持與反對同在, 沒有一個得到一致同意的。一方面, 保守派會被指責在原始技術和原始數據格式上固步自封, 雖然保守派在電子文件真實性問題上遇到的挑戰較少, 但是保守派由于在技術上的守舊, 電子文件的保存方法會變得越來越復雜和落伍。越來越復雜的原因是, 隨著時間的推移, 由于各種電子文件的積累, 越來越多的處理這些電子文件的信息技術都必須保留下來以供使用, 日積月累, 電子文件的相應處理技術逐漸繁雜。電子文件處理技術的落伍表現在以下幾個方面:首先, 過時信息的技術的支持會逐漸減弱或消失;然后, 電子文件的原始保存技術或者人工保存技術與當下最適合的保存技術的差距會越來越大。另一方面, 擅長使用新技術的激進派, 在信息技術滯后方面的問題較少, 但是使用新技術會導致電子文件的真實性的丟失。
所有這些電子文件保存方法都有一個共性, 都將解決技術問題作為目標。沒有一個方法將主要目標放在保存電子文件的自身上。面向技術的方法會產生錯誤導向作用, 因為成功解決技術問題的方法并不意味著就滿足了保存電子文件的需求, 有時可能會恰好得到相反結果。邏輯上, 電子文件保存的原則和目標是技術方案必須滿足指定的需求。電子文件保存的需求必須基于電子文件本身, 電子文件生成過程中的副產品或者相關硬件, 而不是作為軟件應用的輸出產品。電子記錄保存方法是否的成功最終標準不是看他們能否保持真實一些技術物化, 而是看這些方法是否持續提供了創建保存活動的真實記錄。
電子文件保存的體系結構
各種不同類型電子文件保存的需求應該確定下來, 同時應該尊重檔案的原始性以及與檔案卷宗的一致性。Duranti教授主持的InterPARES項目就集中了來自全世界的高校、檔案機構的檔案專家以及計算機、信息技術科學家和工程師一起協商明確保存真實的電子檔案的需求。InterPARES項目從真實性上定義了電子文件保存的需求。同時, InterPARES項目還檢查了與電子文件保存相關的技術問題并建立了一個正式的電子文件保存模型。這些工作在進行的同時, 一些想法被提出來討論。一個很關鍵的問題是, 從嚴格意義上來說, 保存真實的電子文件是不可能的;只能說是保存了一種再造電子文件的能力。將以二進制代碼形式保存在存儲設備上的電子文件恢復成并通過軟件得以呈現或傳遞, 這種能力在電子文件保存過程中必須得到保證。類似的, 音樂唱片保存的不是音樂本身, 只不過保存了有一些象征性的音樂號, 當使用恰當的裝置播放時, 就能播放出音樂。如果保存電子文件的程序執行正確的話, 程序的輸出結果就應該是記錄, 而不是電子文件的保存形式——二進制文件。這是一個很重要的理念。這個理念將使你在保存電子文件時考慮問題的重點放在存儲、輸出、傳遞電子文件這整個過程上, 而不是緊盯著存儲本身不放。電子文件必須被不可避免的被重現的理念對強調論證電子文件的一致性和真實性非常重要。這個理念將傳統的完整的監管鏈的概念延伸到了電子文件的完整保存過程的概念上了。ICA手冊中明確定義:電子文件必須在滿足以下條件是才能被保存:電子文件能長久以它能被恢復的形式存在, 并且一旦恢復, 必須恢復成可靠的真實的形式。
與InterPARES項目的進行的同時, NARA也主持了一項信息管理架構的研究, 這個信息管理架構也是致力于電子文件保存需求的, 也就是ERA的架構, ERA的架構采用了符合ISO的標準的OAIS架構。OAIS機構在電子文件保存需求方面擴展了一般通用的參考模型。為了應對由于技術更新帶來的基本問題, 這種架構假定ERA是獨立于任何特定信息技術。也就是說, ERA系統的任何一個軟件或硬件模塊都可以隨意替換, 而不影響整個系統的運作。
隨著信息技術高速發展, 電子文件保存問題日益嚴峻, 美國國家檔案館電子文件檔案館項目從啟動、建設到使用經歷了十幾年, 積累了一系列的經驗, 取得豐碩的成果。相比而言, 我國電子文件的研究有較大差距, 通過EAR電子文件相關經驗的學習研究, 對我國電子文件的研究進展有一定的幫助和借鑒作用。
電子文件論文范文第4篇
一、現狀調查與情況分析
要進行電子文件接收和電子文件中心建設,就必須對擬接收范圍內各單位使用的操作系統、政務系統、OA系統、業務系統,各種各類應用軟件,以及這些系統和軟件產生的各種不同格式的電子文件種類、數量有一個全面、準確、動態的了解。這些情況是我們制定電子文件接收、貯存、保管、利用策略,設計電子文件中心布局、規模、系統平臺的依據。沒有或者沒有這方面準確及時的情況,我們就無法有效進行這項工作。既便是硬著頭皮做了,也不會收到預期的效果。由于信息化不是一個靜止的狀態,而是一個快速發展的動態過程,因此,對上述情況的了解,不能滿足于一、兩次的調查,而應該將這種調查研究常態化、制度化,比如可以考慮實行檔案信息化及電子文件生成情況年報制度。在不斷了解檔案信息化及電子文件生成情況的動態發展情況的同時,還必須注重對調查了解來的情況進行全面深入的分析,發現其中帶有普遍性的問題,及時修改與調整我們的工作思路、工作策略、工作方法。
二、職能定位與層次劃分
在目前檔案部門自身信息化水平較低,檔案工作者信息化素養與應用能力尚不夠高的情況下,進行電子文件接收和電子文件中心建設在檔案局(館)內部需要有一個明確的職能定位,在空間分布上要有相應的層次劃分。
在當前的管理體制與組織構架下,對面上電子文件管理工作的管理與指導屬業務部門(局)的職責,對進館電子文件的接收管理屬檔案管理部門(館)的職責,對與電子文件接收和電子文件中心建設相關的技術標準、技術方法、管理方式的研究則是科研部門的職責。這種情況將我們檔案部門原本就十分有限的專業技術資源,分散開來使用,很不適應目前工作的需求,應當將相關職能合并,建立統一的專門機構或將相關職能歸并到一個部門,以便將有限的技術資源集中使用。不論是新建,還是職能歸并,都需要明確各職能部門的職能定位,只有這樣才可能保障各相關部門各司其職,相互配合。
在目前的的信息技術條件下,是否有必要按行政區劃建立眾多功能相似,規模相近的電子文件中心,也是一個值得研究的問題。以目前多數地方檔案部門的財力、物力、人力與信息技術力量,各自建立可接收、保存、運行、再現轄區內各種應用軟件系統和各種格式電子文件的管理信息系統并不現實。既便是一些經濟技術條件好的地區,也會面臨資源使用不足的問題。因此,應該對一定區域內電子文件的建立進行統一規劃,劃分不同地層次,有分工地接收不同范圍、不同類型的電子文件。
三、工作環境與資金保障
電子文件接收和電子文件中心建設與傳統檔案館(室)一樣,需要一定的工作環境與資金保障。這里需要強調的并不是電子文件接收和電子文件中心建設之初所需要軟硬件投入,而是保障這項工作持續穩定進行下去的工作環境與資金保障。在多數情況下,對于進行檔案信息化建設,各級領導與財政部門的同志都會積極給予支持與幫助。但往往對于保障和維護良好的工作環境,缺少應有認識,不清楚信息化所需要的是不斷的投入和穩定的投入。不清楚設備更新的速度遠遠高干檔案館館庫更新的速度,且設備所需要的工作環境也要靠穩定的獎金投入為保障,而軟件的升級、存貯設備的擴張,都需要不斷地資金投入。對此,一定要在這項工作開始之初就在思想上做好充分的準備。
四、工作規范與業務流程
電子文件接收和電子文件中心建設除了必要的硬件投入與資金保障等硬環境建設外,工作規范與業務流程等軟環境的建設同樣應給予重視。從一定意義上講,工作規范與業務流程比硬環境建設更為重要,有了科學的工作規范與業務流程,硬件環境才能發揮其功能,沒有科學的工作規范與業務流程,再好的硬件環境也沒有價值,只能能造成更多的資源浪費。工作規范與業務流程的制定,在強調統一的同時,也應該體現層次差異,特別是要依據省、市、縣、鄉(鎮)不同的機構設置、人員配備、工作分工、工作流程,有針對性的來制定。千萬不可搞成上下一般粗,缺乏靈活性與適應性。
五、技術標準與技術支撐
技術標準與技術支撐也屬軟環境的建設內容。技術標準與技術支撐內容的復雜性與動態性,要求我們必須有一支常備技術力量長期從事這方面的研究工作。這項工作的專業性、復雜性與持久性,不是一般市縣級檔案部門能夠勝任的,應該由檔案專業院校與省以上檔案部門的專業研究機構來擔當。目前,我國檔案專業技術標準制定工作,已經采用了這樣的方法,并已經取得了相應的成果。今后,更多的應該在技術支持、技術支撐、技術保障上,多為基層提供服務與幫助。
六、人員培訓與督促檢查
要保障這項工作持續有效的進行下去,保障工作規范、業務流程、技術標準落到實處,就必須對全體工作人員進行相應的培訓,這環節的缺失同樣會導致整個工作的落空。應當考慮將崗位培訓與崗位技能測評結合起來,并視工作發展的需要不斷更新相應的培訓內容。
沒有督促檢查的制度、規范,往往是一紙空文。要使電子文件接收和電子文件中心建設做到扎實有效,必須建立相應的督促檢查機制,尤其是上級對下級的檢查。要保障電子文件中心的有效使用,特別需要強調檔案系統內部的業務督查。
這些問題是擺在我們面前必須回答與解答的現實問題,回避是回避不了的。只有積極面對,認識研究,扎實工作,才能將電子文件接收和電子文件中心建設工作做好。
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電子文件論文范文第5篇
一、電子文件的鑒定
電子文件在歸檔之前, 要進行認真的鑒定。電子文件鑒定的目的主要是判斷文件價值, 區分原件與復制件。檔案部門所保管的電子檔案, 應當是電子文件的原件或真實的電子文件, 否則, 電子檔案就失去了憑證價值。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔, 以維護電子文件的權威性, 并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人, 使之與原件相區別。此外, 還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等等。
二、電子文件的歸檔
鑒定后需要歸檔的電子文件均應編制歸檔文件順序號, 確定文件的保管期限, 打印出文件移交目錄, 以便辦理文件移交手續。電子文件的歸檔方式, 有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是四通打字機的文件軟盤或未聯網的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號, 以便于雙方查驗。網絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作, 然后由文件管理部門通過網絡系統向檔案部門傳送歸檔文件, 并將文件管理權向檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存, 重要文件應拷貝出軟盤備存。交接雙方按照規定辦理手續并在交接目錄上簽名, 以示負責。
三、電子文件的保管
1. 溫濕度對電子文件的影響。
不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。在溫度過高或過低的條件下, 光盤等磁性載體易膨脹或收縮變形, 光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形, 影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明, 保存電子文件的理想溫度為16℃~20℃, 相對濕度為40%±5%。
2. 灰塵對電子文件的影響。
灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指磁盤、磁帶、光盤表面的污染、劃傷, 造成記錄信息的損毀;化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞, 造成記錄信息消失;生物損壞是指灰塵中的霉菌、霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤, 使數據丟失?；覊m一旦對電子文件載體造成危害, 載體上所記錄的信息可能會局部丟失, 因此, 在電子文件形成和使用過程中, 要采取嚴密的防灰塵措施。
3. 外來磁場和機械震動對電子文件的影響。
外來磁場作用于磁性載體, 能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化, 造成信號失落或信噪比降低, 破壞記錄信息, 影響讀出效果。因此要防止外磁場的影響, 如遠離強磁場, 將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等, 并避免強烈的機械震動。
4. 光線和有害氣體對電子文件的影響。
有害氣體和光線特別是紫外線, 對電子文件的破壞力更大。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應, 使盤基、帶基老化, 強度下降。同時, 紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性, 影響磁性記錄信息的讀寫效果。
四、電子文件的保護