第一篇：政府紅頭文件標準格式
政府紅頭文件的一般格式
文件紅頭一般用老宋體(中宋也可以) 《國家行政機關公文格式》釋義本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則。本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。 使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。本章規定了標準的內容范圍、適用范圍和特定范圍。 (1)內容范圍內容范圍只涵蓋國家行政機關公文(以下簡稱“公文”)格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標識規則，并不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。 (2)適用范圍 本標準適用于國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。
(3) (3)特定范圍《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民族文字。由于少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，執行本標準在某些地方可參照本標準另行規定。 2引用標準 GB/T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸在本標準中引用的國家標準GB/T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。由于該標準是根據國際標準ISO218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準一致。 在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規定各裁邊的誤差為土3mm。因此GB/T9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB/T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。
3定義 本標準采用下列定義。
3.1字Word 標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。
3.2行line 標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行;公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。在本標準中為確定公文中各項要素的位臵，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7/8倍的距離。因此在標準中所指的一行就是一個固定的數量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。 4公文用紙主要技術指標公文用紙一般使用紙張定量為60g/m一80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%一90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5。由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。公文用紙的質量為60g/M2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。經濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質量不低于60g/m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g/m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標準的。公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關于紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重;紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。[Page] 橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。不透明度≥85%是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印制質量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。 pH值為7.5—9.5是根據國家檔案局制定的行業標準DA/T11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。這項行業標準規定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應為7.5—9.5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。 5公文用紙幅面及版面尺寸5.1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T148。 5.2公文頁邊與版心足寸 公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼) 本標準改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型A4型。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮： (1)采用國際標準已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢國際標準化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標準，即ISO262：1975，其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標準作為基本紙型的。鑒于A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。 (2)我國已基本具備采用國際標準A4型公文用紙的條件我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制定了我國國家標準GB/T788和GB/T148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規定了我國自己的標準16開型。隨著國際標準A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB/T148和GB/T788已作了修訂，明確規定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標準A4型，使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基矗 (3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標準實際是日本早期用的標準?，F今日本已不再使用該種紙型。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統一規格，還有用B5型紙與l6開型紙混用的。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。而國際標準A4型規格比較嚴格，無論在哪里買到的A4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統一。因此淘汰l6開型公文用紙紙型，采用國際標準A4型作為公文用紙是十分必要的。[Page] 將公文用紙由l6開型改為國際標準A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設備制造企業已完全能夠生產制造符合國際標準A系列的印刷設備，并將逐步淘汰舊式生產設備。而且目前使用中的復印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新，可以印制A4型公文。目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標準中都明確規定公文用紙規格一般采用國際標準A4型。 6公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標準后面各章條的敘述重復，在此作總體規定。 7排版規格與印制裝訂要求 7.1排版規格正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。 7.2制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。 7.3印刷要求雙面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。 7.4裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統一要求，使得公文印制和裝訂不規范，質量差，也不嚴肅。所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。 (1)在標準中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。此規定，是為解決上述經常出現的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應按照這一規定執行。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數，以保證下一面有公文的正文內容。這種情況就屬特殊情況。所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。 (2)在標準中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規定，以保證公文印制質量，減少不合格公文的出現。 (3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。關于印刷制品的質量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標;這些指標只要認真對待是很容易實現的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。 (4)在標準中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。在我們的調查中發現，一些公文在裝訂時不規范，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規范，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本標準將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。[Page] 8公文中各要素標識規則本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首;臵于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;臵于主題詞以下的各要素統稱版記。本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業已多年使用，“主體”是本標準提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位臵相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位臵的規定，就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法后文介紹)。主體的特點是位臵經常變動，依公文內容的長短而定。由于公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。版記的特點是位臵要依公文主體的構成而定。由于按本標準的規定公文要雙面印刷，版記的位臵有一個位于哪一面的問題;如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯系，又便于對其進行“解剖”，掌握其區別。這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標準在結構上的最大特點。 8.1眉首 8.1.1公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。并不是所有的公文都需要編制份數序號?！掇k法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。編份數序號的目的是準確掌握公文的印制份數和分發范圍和對象。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。一般來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標準不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。本標準規定份數序號的位臵在版心左上角頂格第1行。 8.1.2秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字;如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。根據《辦法》的規定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害;“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。[Page] 保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。如公文針發單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。 8.1.3緊急程度如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。緊急程度是對公文送達時限的要求。根據《辦法》規定，緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。在標準中只規定緊急程度的標識位臵是居于版心右上角頂格第l行。如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時，按照秘密等級 在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。 < br> 8.1.4發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成;對一些特 定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。友文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm(高×寬)。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字臵于發文機關名稱右側，上下居中排布;如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成的。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。有一些特定的公文在發文機關名稱后面不加“文件”二字，如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了余地，未規定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加“文件”二字。發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。發文機關標識的字號，本標準以22mm×15mm為高限，現行“國務院文件”的字號即是22mm×15mm。本標準以此為高限，就是要求除“國務院文件”以外，其他各級行政機關標識的字號要小于“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。關于發文機關標識的位臵，本標準提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位臵用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計文件紅頭時，發文機關位臵應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm=62mm的距離。第二種僅限于上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm=55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm=117mm。[Page] 各行政機關在設計文件“紅頭”時，兩種形式均應具備，即平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。關于聯合行文，本標準規定“文件”兩字居于發文機關名稱 右側上下居中。本標準還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這一明確要求。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多只能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位臵)。 8，1.5發文字號 發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“„]”括入;序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。 發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、“國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應用六角括號“„?”括起。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數學的中括號相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規定使用六角括號。序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數。發文字號的位臵，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位臵，發文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字號應居中。 8，1.6簽發人上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名臵于第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。[Page] 簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發人。本標準規定應平行排列于發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第3行，不過此時發文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發人(會簽人)” 三字用仿宋體，簽發人(會簽人)姓名用楷體。這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。如果有多個簽發人，或者有的文件按規定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位臵;其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最后的簽發人或會簽人要與發文字號同處一行平行排列;如果3行位臵放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字號居左空1字和簽發人.姓名居右空l字的要求不變。 8，2主體 8.2.1公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。本標準規定公文標題在紅色反線之下空2行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。例如，本標準規定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發文機關多、簽發人會簽人多，本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人或會簽人多但最后一個簽發人或會簽人要與發文字號同處最后一行是基本規定;標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。這樣，在執行本標準時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。 8.2.2主送機關標題下空l行，左側頂格用3專仿宋體字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。本標準規定主送機關在標題下空l行頂格標識，回行時仍頂格。
第二篇：政府紅頭文件 通常格式 說明
紅頭文件通常有三種格式說明
三種格式分別為：(1.報;2.函;3.發。)
對應的是上行文、平行文、下行文。
三種格式的用法：
“報”：指的是給上級報告情況用的;
“函”：指的是對平級別的單位請求、答復、協商等情況下用的; “發”：指的是對下級布置工作、提出要求等等用的。 值得說明：“字”：指的是決定、公告等等用。 黨委的直接用單位簡稱，政府的要加上“政”字。 紅頭文件注意事項：
1、裝訂：兩頁以上裝訂至紙張的四分之一和四分之三處
2、平行文：上空九格(仿宋三號字體、行距單倍行距加固定值5磅)
上行文：上空13格+固定值20磅 標題：宋體加粗小二
文號與標題空2格 標題與正文空1格
文頭用仿宋三號 正文用仿宋三號
主題詞：用黑體三號 內容用仿宋三號 抄送報：仿宋三號
3、頁邊距：上下2.54 左右2.5 (橫28字，豎22行)
帶文件頭的用世林化發 (世林化發„2011? 號) 不帶文件頭的用世林化字(世林字„2011? 號 簽發人：) 公司內部發文用平行文 公司外部發文用上行文 紅頭文件格式要求
眉首：(文頭，紅色反線以上部分)
印制份數序號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人
1.公文份數順序號7位數(版心左上角頂格第1行，機密、絕密件才標注)
2.密級和保密期限(秘密、機密、絕密*30年)
秘密件指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。
機密件指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。
絕密件指內容涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。
3.緊急程度
急件、特急;電報：特提、特急、加急、平急
(3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字間空1字;如同時標識密級和緊急程度，密級在第1行，緊急程序在第2行)
4.發文機關標識(小標宋體字，紅色) 《XXX人民政府文件》——主要用于向上級機關報告工作，頒布行政規章，發布政府的決定或通知、印發重要會議紀要和政府領導講話，轉發上級或批轉下級重要文件等)
《XXX人民政府》——主要用于印發函件及處理一般事項的通知、批復等下行文。
聯合行文(黨、政、軍、群)
5.發文字號(發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。聯合行文只標主辦機關的發文字號)
發文機關代字(渝府發)——年份„2005?——序號
6.簽發人
只有上行文才標注。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字。“簽發人”用3號仿宋字，后用3號楷體字標識簽發人姓名。
二、主體(紅色反線下方，主題詞上方)
標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文時間、印章、附注
1.標題(位于紅色反線空兩行之下，2號小標宋體字，居中)
三要素：發文機關——事由(關于?的)——文種
要求：切題、簡明、醒目、得體
2.主送機關(左側頂格用3號仿宋體字標識)
全稱或規范化簡稱、統稱
注：公告、通告等屬周知性的公文，沒有主送單位。
3.公文正文：首頁必須顯示正文 4.附件(正文下空1行左空2字，用3號仿宋體標識)
附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。
5.成文日期(行政機關公文用漢字，黨委系統用阿拉伯數碼標識;法規性公文的成文時間一般在標題下方正中，并加一圓括號)
成文日期確定的原則：
(1)會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準;
(2)領導簽發的，以簽發日期為準;
(3)聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準;
(4)法規性文件以文件批準日期為準。
6.公文生效標識(右空4字)
公文除會議紀要和以電報形式發出外，均要蓋印章。
行政機關單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期和蓋章。
聯合行文，上行文只蓋主辦機關的章;下行文各主辦機關均要蓋章。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;
當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
7.附注(用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行)
“請示”、作為上行文的“意見”、“函”需在此處標明聯系人姓名、電話，用圓括號括入。
三、版記：
1.主題詞(用3號黑體字，居左頂格標識;詞目用3號小標宋體;詞目之間空1字)
類別詞——類屬詞——文種
例：某師范學院關于加強重點學科建設的意見
教育 院校 學科建設 意見
除類別詞外，最多可選5個
2.抄送機關(指主送機關外需要執行或知曉公文的機關)
抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。
市政府發文的抄送機關的排列次序： 黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、警備區、人民團體、有關部門、有關機關。
如抄送各民主黨派市委、市工商聯、各人民團體應排在最后，另起一行。
3.印發機關和印發日期
位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
紅頭文件
指文頭，紅色反線以上部分，包括印制份數序號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人
1、公文份數順序號：7位數(版心左上角頂格第1行，機密、絕密件才標注)
2、密級和保密期限(秘密、機密、絕密30年)
3、緊急程度
包括急件、特急;電報：特提、特急、加急、平急(3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字間空1字;如同時標識密級和緊急程度，密級在第1行，緊急程序在第2行)
4、發文機關標識(小標宋體字，紅色)
《XXX人民政府文件》——主要用于向上級機關報告工作，頒布行政規章，發布政府的決定或通知、印發重要會議紀要和政府領導講話，轉發上級或批轉下級重要文件等) 《XXX人民政府》——主要用于印發函件及處理一般事項的通知、批復等下行文。
聯合行文(黨、政、軍、群)
5、發文字號(發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。聯合行文只標主辦機關的發文字號)
如：發文機關代字(渝府發)——年份〔2005〕——序號
6、簽發人
只有上行文才標注。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字。“簽發人”用3號仿宋字，后用3號楷體字標識簽發人姓名。
主體
位于紅色反線下方，主題詞上方。主要包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文時間、印章、附注。
1、標題(位于紅色反線空兩行之下，2號小標宋體字，居中)
三要素：發文機關——事由——文種
要求：切題、簡明、醒目、得體
2、主送機關(左側頂格用3號仿宋體字標識)
全稱或規范化簡稱、統稱
注：公告、通告等屬周知性的公文，沒有主送單位。
3、公文正文：首頁必須顯示正文
4、附件(正文下空1行左空2字，用3號仿宋體標識)
附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。
5、成文日期(行政機關公文用漢字，黨委系統用阿拉伯數碼標識;法規性公文的成文時間一般在標題下方正中，并加一圓括號)
6、公文生效標識(右空4字)
公文除會議紀要和以電報形式發出外，均要蓋印章。
7、附注(用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行)
“請示”、作為上行文的“意見”、“函”需在此處標明聯系人姓名、電話，用圓括號括入。
版記
1、主題詞(用3號黑體字，居左頂格標識;詞目用3號小標宋體;詞目之間空1字)
類別詞——類屬詞——文種
2、抄送機關(指主送機關外需要執行或知曉公文的機關)
抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。
市政府發文的抄送機關的排列次序是：黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、警備區、人民團體、有關部門、有關機關。 如抄送各民主黨派市委、市工商聯、各人民團體應排在最后，另起一行。
3、印發機關和印發日期
位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
第三篇：紅頭文件標準格式
保密等級字體：一般用4號黑體
緊急程度字體：字體和字號與保密等級相同(4號黑體)
文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色(一般為紅)
發文字號的字體：一般采用4號仿宋體
簽發人的字體：字體字號與發文字號相同(4號仿宋體)
標題的字體：字體一般宋體、黑體，字號要大于正文的字號。
主送機關的字體：一般采用4號仿宋體
正文的字體：常用4號仿宋體
附件的字體：常用4號仿宋體
作者的字體：字體字號與正文相同(4號仿宋體)
日期的字體：字體字號與正文相同(4號仿宋體)
注釋的字體：小于正文的小4號仿宋體
主題詞的字體：常用4號黑體
抄送機關的字體：與正文的字體字號相同(常用4號仿宋體)或小一號的文字
印發說明的字體：與抄送機關的字體字號相同(常用4號仿宋體)或小一號的文字
眉首：(文頭，紅色反線以上部分)
印制份數序號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人
1.公文份數順序號7位數(版心左上角頂格第1行，機密、絕密件才標注)
2.密級和保密期限(秘密、機密、絕密*30年)
秘密件指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。
機密件指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。
絕密件指內容涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。
3.緊急程度
急件、特急;電報：特提、特急、加急、平急
(3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字間空1字;如同時標識密級和緊急程度，密級在第1行，緊急程序在第2行)
4.發文機關標識(小標宋體字，紅色)
《XXX人民政府文件》——主要用于向上級機關報告工作，頒布行政規章，發布政府的決定或通知、印發重要會議紀要和政府領導講話，轉發上級或批轉下級重要文件等)
《XXX人民政府》——主要用于印發函件及處理一般事項的通知、批復等下行文。
聯合行文(黨、政、軍、群)
5.發文字號(發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。聯合行文只標主辦機關的發文字號)
發文機關代字(渝府發)——年份〔2005〕——序號
6.簽發人
只有上行文才標注。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字。“簽發人”用3號仿宋字，后用3號楷體字標識簽發人姓名。
二、主體(紅色反線下方，主題詞上方)
標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文時間、印章、附注
1.標題(位于紅色反線空兩行之下，2號小標宋體字，居中)
三要素：發文機關——事由(關于?的)——文種
要求：切題、簡明、醒目、得體
2.主送機關(左側頂格用3號仿宋體字標識)
全稱或規范化簡稱、統稱
注：公告、通告等屬周知性的公文，沒有主送單位。
3.公文正文：首頁必須顯示正文
4.附件(正文下空1行左空2字，用3號仿宋體標識)
附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。
5.成文日期(行政機關公文用漢字，黨委系統用阿拉伯數碼標識;法規性公文的成文時間一般在標題下方正中，并加一圓括號)
成文日期確定的原則：
(1)會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準;
(2)領導簽發的，以簽發日期為準;
(3)聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準;
(4)法規性文件以文件批準日期為準。
6.公文生效標識(右空4字)
公文除會議紀要和以電報形式發出外，均要蓋印章。
行政機關單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期和蓋章。
聯合行文，上行文只蓋主辦機關的章;下行文各主辦機關均要蓋章。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;
當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
7.附注(用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行)
“請示”、作為上行文的“意見”、“函”需在此處標明聯系人姓名、電話，用圓括號括入。
三、版記：
1.主題詞(用3號黑體字，居左頂格標識;詞目用3號小標宋體;詞目之間空1字)
類別詞——類屬詞——文種
例：某師范學院關于加強重點學科建設的意見
教育 院校 學科建設 意見
除類別詞外，最多可選5個
2.抄送機關(指主送機關外需要執行或知曉公文的機關)
抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。
市政府發文的抄送機關的排列次序：
黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、警備區、人民團體、有關部門、有關機關。
如抄送各民主黨派市委、市工商聯、各人民團體應排在最后，另起一行。
3.印發機關和印發日期
位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識
一、紅頭文件的制作及標準
1、進行頁面設臵
選擇“文件”——“頁面設臵”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設臵成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附簽，“字體設臵”，“中文字體”設臵為“仿宋”;“字號”設臵成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字符網格”;將“每行”設臵成“28”個字符;“每頁”設臵成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設臵成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2、插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”，“位臵”設臵為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設臵為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設臵為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設臵。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設臵成“四號”;字體任意;奇數頁的頁碼設臵成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設臵成左空一個漢字。
3、發文機關標識制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文本框，在該文本框內輸入發文機關標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設臵文本框格式”，在這里來設臵紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設臵成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設臵成“2cm”;寬度設臵成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設臵成“居中”，“度量依據”設臵成“頁面”;垂直對齊： “絕對位臵”設臵成“頁邊距”， “下側”設臵成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設臵成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設臵完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設臵成“紅色”，字體設臵成“小標宋簡體”，字號根據文本框的大小設臵成相應字號，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設臵自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設臵。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設臵為“紅色”;“虛實”設臵為“實線”;“粗線”設臵為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設臵為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設臵成“居中”，“度量依據”設臵成“頁面”，垂直對齊：“絕對位臵”設臵成“頁邊距”，“下側”設臵成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。
5、文號制作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發人——三號仿宋字體;簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。
注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”
附簽，找到六角符號后，將光標臵于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設臵為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板(*.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保存位臵”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應的模板路徑，若模板保存時按系統默認設臵的，然后單擊“打開”按鈕調出模板即可進行修改。
二、公文正文排版
1依據模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2 制作公文正文內容：正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進來，但必須遵循以下國家標準：
標 題——二號小標宋字體，居中顯示;
主送機關——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式; 正 文——三號仿宋字體;
成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。
文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位臵調整好。
印制份數序號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人
1.公文份數順序號7位數(版心左上角頂格第1行，機密、絕密件才標注)
2.密級和保密期限(秘密、機密、絕密*30年)
秘密件指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。
機密件指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。
絕密件指內容涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。
3.緊急程度
急件、特急;電報：特提、特急、加急、平急
(3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字間空1字;如同時標識密級和緊急程度，密級在第1行，緊急程序在第2行)
4.發文機關標識(小標宋體字，紅色)
《XXX人民政府文件》——主要用于向上級機關報告工作，頒布行政規章，發布政府的決定或通知、印發重要會議紀要和政府領導講話，轉發上級或批轉下級重要文件等)
《XXX人民政府》——主要用于印發函件及處理一般事項的通知、批復等下行文。
聯合行文(黨、政、軍、群)
5.發文字號(發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。聯合行文只標主辦機關的發文字號)
發文機關代字(渝府發)——年份〔2005〕——序號
6.簽發人
只有上行文才標注。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字。“簽發人”用3號仿宋字，后用3號楷體字標識簽發人姓名。
二、主體(紅色反線下方，主題詞上方)
標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文時間、印章、附注
1.標題(位于紅色反線空兩行之下，2號小標宋體字，居中)
三要素：發文機關——事由(關于?的)——文種
要求：切題、簡明、醒目、得體
2.主送機關(左側頂格用3號仿宋體字標識)
全稱或規范化簡稱、統稱
注：公告、通告等屬周知性的公文，沒有主送單位。
3.公文正文：首頁必須顯示正文
4.附件(正文下空1行左空2字，用3號仿宋體標識)
附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。
5.成文日期(行政機關公文用漢字，黨委系統用阿拉伯數碼標識;法規性公文的成文時間一般在標題下方正中，并加一圓括號)
成文日期確定的原則：
(1)會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準;
(2)領導簽發的，以簽發日期為準;
(3)聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準;
(4)法規性文件以文件批準日期為準。
6.公文生效標識(右空4字)
公文除會議紀要和以電報形式發出外，均要蓋印章。
行政機關單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期和蓋章。
聯合行文，上行文只蓋主辦機關的章;下行文各主辦機關均要蓋章。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，
印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;
當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
7.附注(用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行)
“請示”、作為上行文的“意見”、“函”需在此處標明聯系人姓名、電話，用圓括號括入。
三、版記：
1.主題詞(用3號黑體字，居左頂格標識;詞目用3號小標宋體;詞目之間空1字)
類別詞——類屬詞——文種
例：某師范學院關于加強重點學科建設的意見
教育 院校 學科建設 意見
除類別詞外，最多可選5個
2.抄送機關(指主送機關外需要執行或知曉公文的機關)
抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。
市政府發文的抄送機關的排列次序：
黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、警備區、人民團體、有關部門、有關機關。
如抄送各民主黨派市委、市工商聯、各人民團體應排在最后，另起一行。
3.印發機關和印發日期
位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
抄報：是把文件在主要報送(一般文件主送單位要在開題寫明，如：中共吉林大學黨委組織部：根據„„)主管部門的同時，向其他相關上級部門報知此事，以便于今后的工作。 抄送：是指把文件送與相關平級、下級部門，知會此事，便于信息共同，利于以前工作的結果溝通，當前工作進展協調和今后工作的步調一致等。 二者區別之關鍵在于一個“報”和“送”。
一、主送: 行文應當根據公文的內容及發文、收文機關的隸屬關系及職權范圍確定主送機關，上行文應當堅持一個主送機關的作法，不能多頭主送。多頭主送往往造成受文機關之間相互推諉或產生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。確定上行文主送機關的規范是：
1.請示，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。
2.受雙重領導的機關向上級機關行文，應當根據公文內容，即針對具體公務活動的職權歸屬寫明主送機關和抄送機關。
3.除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
二、抄送
抄送機關是指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。抄送范圍得當，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。 1.應當抄送的情況
(1)除主送機關外，需要執行或知曉公文的其他機關，應列為抄送機關;
(2)向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關;
(3)上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一個上級機關;
(4)下級機關因特殊情況必須越級請示時，應抄送被越過的上級機關;
(5)上級機關越級向下級機關行文時，可以抄送受文機關的直接上級機關。 2.不應當抄送的情況
(1)請示不得抄送其下級機關;
(2)接受抄送公文的機關不必再向其他機關轉抄、轉送;
(3)凡與公文辦理無關的單位一律不予抄送
第四篇：紅頭文件標準格式
紅頭文格式
眉首：(文頭，紅色反線以上部分)
印制份數序號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人
1.公文份數順序號7位數(版心左上角頂格第1行，機密、絕密件才標注)
2.密級和保密期限(秘密、機密、絕密*30年)
秘密件指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。機密件指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。絕密件指內容涉及國家核心秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。
3.緊急程度
急件、特急;電報：特提、特急、加急、平急
(3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字間空1字;如同時標識密級和緊急程度，密級在第1行，緊急程序在第2行)
4.發文機關標識(小標宋體字，紅色)
《XXX人民政府文件》——主要用于向上級機關報告工作，頒布行政規章，發布政府的決定或通知、印發重要會議紀要和政府領導講話，轉發上級或批轉下級重要文件等)《XXX人民政府》——主要用于印發函件及處理一般事項的通知、批復等下行文。聯合行文(黨、政、軍、群)
5.發文字號(發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。聯合行文只標主辦機關的發文字號)
發文機關代字(渝府發)——年份〔2005〕——序號
6.簽發人
只有上行文才標注。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字。“簽發人”用3號仿宋字，后用3號楷體字標識簽發人姓名。
二、主體(紅色反線下方，主題詞上方)
標題、主送機關、正文、附件、發文機關、成文時間、印章、附注
1.標題(位于紅色反線空兩行之下，2號小標宋體字，居中)
三要素：發文機關——事由(關于?的)——文種
要求：切題、簡明、醒目、得體
2.主送機關(左側頂格用3號仿宋體字標識)
全稱或規范化簡稱、統稱
注：公告、通告等屬周知性的公文，沒有主送單位。
3.公文正文：首頁必須顯示正文
4.附件(正文下空1行左空2字，用3號仿宋體標識)
附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。
5.成文日期(行政機關公文用漢字，黨委系統用阿拉伯數碼標識;法規性公文的成文時間一般在標題下方正中，并加一圓括號)
成文日期確定的原則：
(1)會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準;
(2)領導簽發的，以簽發日期為準;
(3)聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準;
(4)法規性文件以文件批準日期為準。
6.公文生效標識(右空4字)
公文除會議紀要和以電報形式發出外，均要蓋印章。
行政機關單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期和蓋章。聯合行文，上行文只蓋主辦機關的章;下行文各主辦機關均要蓋章。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;
當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
7.附注(用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行)
“請示”、作為上行文的“意見”、“函”需在此處標明聯系人姓名、電話，用圓括號括入。
三、版記：
1.主題詞(用3號黑體字，居左頂格標識;詞目用3號小標宋體;詞目之間空1字)類別詞——類屬詞——文種
例：某師范學院關于加強重點學科建設的意見
教育 院校 學科建設 意見
除類別詞外，最多可選5個
2.抄送機關(指主送機關外需要執行或知曉公文的機關)
抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。市政府發文的抄送機關的排列次序：
黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、警備區、人民團體、有關部門、有關機關。如抄送各民主黨派市委、市工商聯、各人民團體應排在最后，另起一行。
3.印發機關和印發日期
位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置;用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識
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題目 宋體 二號 加粗
正文 仿宋 三號
頁邊劇一般是默認(特殊要求除外)
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文化研究辦公室文件
(空**三行)
某宣部[**200**6]**2號某理論研討小組[**200**6]1**號聯合簽發簽發人：XXX
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關于深入學習XXXXX精神的通知(或批復)(宋體小**三)
(空一行)
XXXXXX：(主送單位名稱仿宋**三號字)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三號字)
一、XXXXXXXXXX(大標題黑體**三號)
(一)XXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三號)
1**、XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三號)
(1**)XXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三號)
(空一行)
附件：1**。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三號)
**2。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(仿宋**三號)
(附圖表或圖片等請注明)
(空**三行)
二○○六年X月XX日(仿宋**三號)
主題詞：XXXXXX (宋體小**三)
(黑體**三號)
(以下均為仿宋**三號)(共印X份)————————————————————————————————————————
抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
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Q*B文化研究辦公室**200**6年X月XX日印發
(A4**紙，每版**2**2行，每行**28**個字，頁碼居中)
第五篇：政府文件格式
《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等組成。
我們一般把公文分成三個部分：文頭、正文、結尾
一、文頭部分
(一)文件版頭(簡稱版頭)：一般由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，如“中共宜都市委辦公室文件”;也有機關名稱加文種組成，如“中共宜都市委辦公室(通知)”等。版頭應用套紅大字印在文件首頁上端居中。
(二)發文字號(簡稱文號)：文號由機關代字、年份、號組成，其順序為機關代字居前，年份居中并加中括號，序號居后。如“鄂發[2005]2號”屬于多個單位聯合發文的編主辦機關文號。(發文字號用3號仿宋體并居中排放)
(三)秘密等級(簡稱密級)：密級是根據公文機密程度所確定的等級，現行的公文有絕密、機密、秘密三級，保密程度依次遞減。密級標注在版頭左上方醒目處。(密級用3號黑體字左齊)
(四)緊急程度：是根據送達和辦理的時間限度而確定的?，F行的公文分“特急、急件”兩種，標注在版頭左上方如同時屬密件，應在密件下方排列。(用3號黑體字左齊)
(五)簽發人：是指核準和簽署行政公文的機關領導，一般由正職或委托的分管副職領導人實施。凡上行文，如請示報告等，都應在文號下一行右標注：簽發人：某某某。(用3號仿宋體字并右齊)
二、正文部分
(一)標題：完整的標題應由發文機關、事由、文種三部分組成。比如《市委辦公室市政府辦公室關于進一步規范黨政機關組織外出學習參觀考察的通知》。這里“市委辦公室市政府辦公室”是發文機關，“關于進一步規范黨政機關組織外出學習參觀考察”是事由，“通知”是文種。標題的事由部分習慣由介詞“關于”和表達公文主要內容的詞組組成介詞詞組，作為公文種類的定語。事由應當準確簡練，概括出公文的主要內容。
公文標題一般不加書名號，如果是批轉性公文，就要對轉原件的標題加書名號。如“中共宜都市委關于轉發《宜都市人大常委會2004年工作要點》的通知”。
公文制作的過程中，在沒有明確規定的時候一般都遵循“約定俗成”的原則。比如說：在聯合發文的時候，標題的發文機關一行排列，并使用規范性簡稱。如“市委辦公室 市政府辦公室”、“中共王家畈鄉黨委 王家畈鄉人民政府”、“鎮委辦公室 鎮政府辦公室”等等規范性簡稱。
(標題要求用2號標宋、小標宋或中宋)
(二)主送機關：是行文的主要對象，與抄報和抄送共同構成受文機關。主送機關是公文遞送的對象，也是發文機關要求接受和處理、承辦這份公文的機關。準確確定主送機關是行政公文發出后得到及時辦理的關鍵，因此要根據公文內容和單位的隸屬關系及職權范圍來確定。如：“各鄉、鎮、街道辦事處、市直各單位”。
(主送機關用3號仿宋體)
(三)正文：是公文的核心部分，基本內容要在這一部分表述，從總體上說，正文由開頭、主體、結語三個環節構成。開頭一般是交代發文的根據、目的和原因，說明文件的重要性。主體部分是交代公文事項和要求的部分，要求是具體明確、層次分明、突出重點、注意內在的邏輯性。結語部分往往因內容的不同或各地方關系的不同而有所差異。有習慣用語式，如“特此通知”、“特此公告”。有提出要求式，如“請遵照執行”、“妥否，請批示”、“當否，請指示”等。(正文用3號仿宋體，正文一級標題用3號黑體字，二級標題用3號楷體，三級標題用3號宋體)
注意幾點：一是正文中的數字用阿拉伯數字。二是計量單位的標注要符合國家標準和國際慣例(比如：噸、公斤等)。三是在正文中引用其它公文時應先引標題，后用括號標注發文字號。四是正文中小標題序號和字體如下：
一級標題用中文一加頓號：
一、 3號黑體
二級標題用中文一加括號：
(一)3號楷體
三級標題用阿拉伯數字1加頓號：
1、3號宋體
四級標題用阿拉伯數字1加括號：(1)不變體，同正文
(四)附件：附件是隨文而發的文件、材料，一般對正文起補充、說明和印證作用;也有的附件實質上就是正件，而正文則是批示意見、發布說明、所做按語。附件因正文需要而設，如有附件必須在正文換頁之后，版記之前，并且在正文之后，落款之前必須標注“附：。。。。。。”(附件標題用2號黑體，正文一般用3號仿宋體，如有特殊情況了可用其它字號字體)
(五)發文機關：即落款、署名，是公文的法定作者，一般以機關全稱或規范化簡稱寫在文尾的右下側。
需要注意的是：黨委和政府發文機關落款不同，黨委文件發文機關必須標注，政府機關的文件如果標題有發文機關的，落款可以省略。(發文機關用3號仿宋體)
(六)發文時間：就是落款日期，應以領導人簽發或會議通過的時間為準，如果是聯合行文，以領導最后簽發日期為準。
需要注意的是：黨委系統用阿拉伯數字標注(2005年6月20日)，政府系統用中文數字標注(二OO五年六月二十日)(成文日期用3號仿宋體)
(七)印章：公文印章除會議紀要以外，一般要加蓋發文機關印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋印章。印章應蓋在年月日上方中間，要求上不壓正文，下要“騎年蓋月”。
印章的使用，黨委和政府也有不同。黨委部門的下行文如是鉛印或膠印的可以不用印(包括黨委政府聯合行文，上行文要用印)。凡是政府部門印發文件都必須用印。
三、版記部分
(一)主題詞：主題詞是說明公文內容核心的，要用能說明問題的、起關鍵作用的規范化名詞或名詞性詞組來表述，供制作索引和計算機檢索使用;上報的文件，應當按照《公文主題詞表》內的詞和詞組標注主題詞。(格式應為：主題詞三個字用3號黑體并加注冒號，主題詞內容用3號宋體)
(二)抄送(抄報)機關：是指所發公文所涉及的機關、單位，其中有的是需要協助辦理的，有的是需要了解、知曉公文內容的，有的是為了備案的。抄送與抄報的區別在于：抄送用于平級和不相隸屬的機關，抄報用于上級機關和其領導人。抄送和抄報應既要防止漏抄漏報，又要防止亂抄亂報。位置在主題詞以下，印發版記之上兩條黑線中間的區域，抄報在上，抄送居下。(字號用4號仿宋體)
(三)印制版記：是指對印制文件單位、時間及份數的說明。印制單位左齊，印制時間后加“印發”(上行文加“印”)字樣后右齊、用黑線隔開后加印制份數(右齊后退一格)。(版記用4號仿宋體)