一、企業管理類檔案保管期限表及其“批復”條款
2012年底, 國家檔案局發布“10號令”, 公布了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》 (以下簡稱《規定》) 。作為一部新形勢下針對企業檔案業務建設的重要規章, 《規定》在檔案界和企業界都產生了重大影響。在檔案界, 《規定》正逐漸成為研究企業檔案工作、科技檔案工作等的新基礎與新平臺。在企業界, 《規定》正逐漸使企業檔案真正成為企業內部控制、健全各項管理、依法規范經營的基礎, 以及滿足國家和人民對企業依法經營進行監督管理的重要依據。
作為《規定》的附件一并公布的企業管理類檔案保管期限表, 是用表冊的形式列舉企業檔案的來源、內容、形式并指明其保管期限的指導性文件。其對規范國有企業、民營企業及外商投資企業等各類企業的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限具有重大影響。企業管理類檔案保管期限表正逐漸成為企業科學界定文件材料歸檔范圍, 準確劃定保管期限的重要指南。企業在實際開展檔案分類和鑒定工作時往往優先將企業管理類檔案保管期限表作為其操作指南和參照標準。
企業管理類檔案保管期限表由序號、條款和保管期限三個部分構成。其中條款是指一組類型相同的文件的名稱或標題, 一般要求能反映出一組文件的來源、內容或形式, 文字簡明確切、合乎語法邏輯。條款對于檔案保管期限表而言非常重要, 條款設計的合理與否直接關系到檔案保管期限表的科學性、實用性和可操作性。而科學性、實用性和可操作性恰是評價一個檔案保管期限表的設計優劣與否的重要標準。在這里, 本文試圖結合企業檔案工作的實際, 就企業管理類檔案保管期限表中的“批復”條款進行探究, 以期進一步完善企業管理類檔案保管期限表的科學性、實用性與可操作性。
所謂的“批復”條款即企業管理類檔案保管期限表中的第九條“本企業向有關機關、上級主管單位的請示、報告與有關機關、上級主管單位批復、批示”。為簡便起見稱之為“批復”條款。本文將從該條款自身、該條款與其他條款的聯系、該條款與《規定》的聯系這三個方面來進行探究。
二、“批復”條款自身的缺陷
條款設計的科學與否關鍵是看其是否符合檔案工作的實際情況, 因此分析“批復”條款時先要分析條款所涉及的文件在企業檔案工作中的實際情況。
企業向有關機關、上級主管單位制發的請示、報告, 很多是由企業的各個部門撰寫、擬制的。為了各部門的便利, 這些文件大都會留存在各個部門手中, 使得這些請示、報告散存于企業的各個部門。
有關機關、上級主管單位向企業制發的批復、批示, 一方面, 許多企業將之集中保存于企業的辦公室部門。由于企業相當多的生產、經營、管理、決策等活動要等到有關機關或上級領導的批準后才能進一步開展、實施, 因此企業歷來重視有關機關或上級領導制發的批復、批示, 將之作為企業活動的憑據。很多企業會對這些批復、批示進行集中管理, 以防在文件運轉流程中出現紕漏或遺失。另一方面, 一些企業收到這些文件后會按照內部業務分工和收文的內容與要求, 將其分送到各個部門予以辦理。如此一來, 這些批復、批示就散存于企業的各個部門。
企業檔案部門通常以部門為單位來開展文件的歸檔移交工作, 即企業檔案部門依次對企業各部門的歸檔文件進行清點與接收。這樣, 散存于企業各個部門的向有關機關、上級主管單位制發的請示、報告, 在歸檔移交時勢必呈現一種零散的狀態。而那些對應的批復、批示在歸檔移交時, 在一些企業中由于集中保存于辦公室部門而呈現出良好的集成性, 在另一些企業中則同樣呈現出零散的狀態。
首先, 從條款內容可知, 企業向有關機關、上級主管單位的請示、報告以及相應的批復、批示是作為一類歸在一起的。這就意味著檔案人員必須從大量的歸檔文件中找出那些分散于各處的請示、報告——有些企業還需要從大量的歸檔文件中找出同樣分散于各處的批復、批示, 并與相應的批復、批示進行對應。這一工作量是巨大的, 費時費力, 而且還會帶來其他的問題。來自各個部門的相應請示、報告、批復、批示都歸入一類, 該類的文件數量是否過多?這些請示、報告都與各個部門相應的業務、事項相關聯, 抽取出這些文件會否削弱各個部門相應業務、事項的完整性, 這些文件與相應業務、事項之間的有機聯系會否削弱?來源原則提到要尊重檔案的原始整理體系, 這些零散存放于各部門的請示、報告, 集成與非集成的批復、批示本身就體現了企業在文件流程、文件來源上的固有特征, 人為拼接會否打破這些特征, 削弱這些文件在來源上的聯系?
其次, 2015年新版的《歸檔文件整理規則》中規定“來文與復文 (請示與批復、報告與批示、函與復函等) 一般獨立成件, 也可為一件”。意味著在檔案整理中, 請示、報告以及相應的批復、批示可以作為一“件”, 也可以不作為一“件”來進行整理。當然在后一種情況下仍需保持文件“批復在前、請示在后”這種實體上的緊密聯系。而該條款并沒有明確指出這些文件是否作為一“件”來進行整理。
如果是作為一“件”來整理。企業中由于各種原因總會存在一些無對應請示、報告的批復、批示, 和無對應批復、批示的請示、報告, 如何處理這些“殘缺”文件?
如果不作為一“件”, 而是維持其實體上的緊密聯系。企業中往往會遇到, 有些請示、報告領導只是在處理箋上批示;還有些請示、報告并沒有單獨的批復、批示文件, 而是以會議紀要等其他形式告知結果。如何處理這些請示、報告及其批復、批示集于一體的文件?
綜上所述, 筆者認為“批復”條款本身在科學性和實用性上存在些欠缺, 會給企業檔案工作造成一定的困擾。
三、“批復”條款與其他條款的關系存在問題
企業管理類檔案保管期限表中各條款之間是同位類的關系, 這樣在設計條款時勢必要秉持唯一性和一致性原則。唯一性, 即各條款的外延不發生大面積重疊, 各條款之間存在著清晰明確的界限。一致性, 即各條款的設計要按遵循統一的標準。只有這樣, 才能保證各條款的科學性、實用性與可操作性。
因此, 當把“批復”條款與其他條款進行比較時, 就突顯出“批復”條款的“怪異”了。其他條款是按職能結合來源劃分出來的, 而“批復”條款卻不是。根據“批復”條款的內容分析, 請示、報告、批復、批示顯然是條款的核心詞, 它們雖然也能反映出文件的來源, 但本質上都都屬于文種, 更多的是體現出文種的特征, 因此“批復”條款實際上是按文種劃分出來的。這就破壞了條款設計的一致性和唯一性原則, 導致“批復”條款與其他條款在外延上都出現了大面積的重疊。進而大幅削弱了“批復”條款的科學性、實用性與可操作性, 令企業檔案工作人員無所適從。試想, 本企業因黨群方面的事項向上級主管單位制發的請示以及收到的相應批復, 是歸到黨群那一項中呢, 還是歸到“批復”條款中呢?本企業因資本變動、投融資事項而向有關機關或上級主管單位制發的請示及收到的相應批復, 是歸到“批復”條款中呢, 還是歸到“本企業資本登記、資本變動、融資文件材料”中呢?
綜上所述, 筆者認為“批復”條款的設計并沒有遵照同位類設計時要求的唯一性和一致性原則, 從而大幅削弱了該條款的科學性、實用性與可操作性。
四、“批復”條款與《規定》存在理念差異
企業研發、生產、服務、經營和管理等活動一般是按職能來進行劃分, 并根據一定的原則設置成相應的部門, 企業的任何一個部門都承載著一定的職能, 而每一項職能下都會產生一系列須歸檔的文件?？梢? 職能分析對企業檔案工作非常重要。也因此, 《規定》側重與對企業職能的全面分析。作為其附件的企業管理類檔案保管期限表也體現出了這一點, 條款設計大都采取職能結合來源的方式, 以期顧及我國企業發展現狀和企業研發、生產、經營和管理活動的特點, 進而使企業檔案工作能進一步適應不斷完善的社會主義市場經濟體制、現代企業制度、以及現代產權制度的要求。
反觀“批復”條款, 由于其設計標準的不同, 只體現出了公文文種的特征, 并沒有體現出企業職能, 顯得與《規定》的核心精神不太一致, 倒更像是從以往的規定中直接移植過來的東西。
五、對“批復”條款的應對措施
畢竟, 《規定》及其企業管理類檔案保管期限表是一種普適性的標準, 針對的是全國范圍內的各類企業在企業檔案分類與鑒定中的一般性、普遍性需求。因此, 并不強求企業完全尊崇企業管理類檔案保管期限表中的內容, 可以根據自身條件靈活應對, 這對“批復”條款來說亦不例外。簡言之, 如果覺得“批復”條款不好用, 可以不用。
另外, 企業也可以運用《規定》的靈活性, 對“批復”條款進行適當的修改或外延上的限定。比如, 可以將有關機關、上級主管單位的請示、報告按職能結合來源歸入其他條款, 并用檔案管理軟件等輔助配備對相應的批復、請示進行關聯。這樣既便于文件的分類, 也不會削弱文件之間的有機聯系, 還體現出企業對批復、批示的重視這一現實。也可以規定某些方面的請示、報告及批復、批示才能歸入此條款。
摘要：作為《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》附件的企業管理類檔案保管期限表, 對檔案界和企業界都具有重要影響?？茖W性、實用性和可操作性是評價企業管理類檔案保管期限表的重要標準, 而作為其眾多組成條款之一的“批復”條款, 不僅在自身設計上欠缺實用性和可操作性, 和該表的其他條款也存在外延范圍上的大面積重疊, 同時也不符合《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》本身的思想與精神, 需要對該條款進行適當的補充修改。
關鍵詞：企業管理類檔案保管期限表,批復,批示,請示
參考文獻
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