一、電子政務與機關文件管理
電子政務包含多方面的內容, 如辦公自動化、部門間的信息流轉、電視會議、公民網上信息公開、電子化社會經濟統計等等。很顯然, 電子政務不是簡單的“上網”, 而是要利用電子手段將政務工作進行重組和再造。電子政務的目標是為了提升運行效率, 增強服務功能。
機關文件, 是指黨政群團等社會組織在工作中形成的各種文本。比如, 《國務院關于進一步推進相對集中行政處罰權工作的決定》《關于公布2015年度全省水路運輸誠信企業名單的通知》《洋浦區出租汽車經營服務管理規定》《關于公布起重機械制造、安裝改造維修鑒定評審人員考核結果的函》等等, 都屬于機關文件。
機關文件管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影像掃描文檔的存儲、分類和檢索。文件管理的關鍵問題就是解決文件的存儲、文件的安全管理、文件的查找、文件的在線查看、文件的協作編寫及發布控制等問題。
二、電子政務下的機關文件管理問題
目前, 通過電子政務提高政府管理質量和創新效率, 已成為國內各級政府的共識。但實際上, 隨著電子政務的推廣, 機關文件管理越來越受到政府的重視, 但是經常會碰到以下的問題:紙質文檔保管難, 海量信息無法全部電子化;文件檢索系統不科學;歸檔文件版本不一;網絡文件安全問題出現;部門文件無法共享等。
總結來看, 出現這些問題的原因主要有三個方面:
(一) 文件管理滯后。電子政務在建設初期的資金投入很大, 業務應用的廣度和深度卻有限, 機關文件工作是作為檔案公共事業的組成部分, 卻由機關檔案室來獨立承擔管理工作不盡合理, 滿足公眾需求水平的內動力不足。有些機關只強調近期固定資產投資, 馬上投資建設文件庫, 短時間內采購設備, 卻沒有專業人員維護, 同時缺乏后期更新的遠見卓識, 這都嚴重影響了電子文件中心的效率和質量。
(二) 文件標準弱化。目前, 我國電子政務標準化建設滯后, 很多地方只能制定符合本地實情的規范, 各部門做電子政務的時候都有自己的思路和方法, 根據分工和預算安排, 文件管理標準不盡相同。特別是長久保存和方便利用這方面, 標準不一, 這些標準的科學性、通用性有限, 使電子文件遭受失真、失存的危險。
(三) 文件安全凸顯。文件的管理要創新, 采取的工作方式之一就是電子化, 但是如果文件安全得不到保障, 網絡泄密甚至犯罪就可能出現, 導致政府的管理效率和公眾形象受到損害。很多機關的文件管理系統不具備電子文件自動歸檔并安全保管與提供利用的功能。突出問題不能得到解決, 即電子文件的集中、規范管理以及加工利用問題尚未解決。如果不能及時與政務協同辦公系統同步實施運行, 將會造成大量珍貴、重要的電子公文遺失, 給保管、保存、開發利用以及為領導決策、各部門提供利用服務等帶來極大隱患。
三、創新機關文件管理體制的對策
時至今日, 電子政務的本質就是及時把政府的決策、服務內容、工作程序和辦事方式向社會公布。我們應在國家層面上開展國家級文件管理工作, 積極摸索一個可行的標準, 統一技術上的問題, 在細節上由使用者來把關, 甚至可以修改, 為地方機關文件管理提供示范。為推動電子政務的發展, 創新機關文件管理, 應該采取下列策略:
(一) 定位明確。當前必須認識到電子政務與辦公自動化的差別, 檔案文件管理的目標就是實現電子文件長久存儲和便于利用。有的機關檔案室把電子文件中心功能定位于長久保存和利用, 而有的則暫時存儲, 有的定位于信息公開, 有的定位于文件備份。因此, 機關文件管理要遵循一定的系統原則, 首先考慮電子化的目的, 然后再發揮各要素的功能, 綜合各方面的資源優勢, 使得電子文件管理體制最優化, 文件管理最科學。
(二) 統一規劃。我國機關文件管理可用的標準并不多, 地方很少制定出新的電子文件管理標準?？梢越梃b國外先進經驗, 對全國政府機關文件管理進行統一規劃, 制定統一標準, 采用國際標準, 不但可以減少重復勞動, 還可以加快電子文件管理發展的進程, 我們要汲取與電子文件管理有關的國際標準, 合理地引用到政務工作中來。
(三) 建設數據庫。這是電子政務工程的關鍵, 也是機關文件管理工作的突破點。必須打破各級政府和部門之間相對信息封閉的現狀, 重視對機關文件資源的不斷開發、更新和維護。電子政務的終極目標就是建設數字檔案館, 在文件中心的基礎上, 進一步實現信息化、智能化、保密化, 通過開發海量信息云, 整個政務體系內的文件資源, 為相關部門或人員提供資源共享。
摘要：電子政務是新型的政務管理系統, 而機關文件是政務活動的重要載體。發展電子政務有利于機關文件創新, 既要從理論上認識到文件管理的新內涵, 也要從實踐中求實創新。
關鍵詞：電子政務,機關文件,檔案,管理
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