小編精心整理了《自動化文書檔案管理論文(精選3篇)》，供大家閱讀，更多內容可以運用本站頂部的搜索功能。摘要：現階段，隨著我國社會不斷快速發展，使事業單位也在積極的進行改革，特別是在辦公自動化背景下，雖然為事業單位的改革提供一定的機遇，但是使事業單位在開展工作時，需要面臨一定的挑戰。文書檔案管理作為事業單位發展與改革過程中比較重要的內容，在辦公自動化背景下，事業單位必須極其重視文書檔案管理的優化與改進。
自動化文書檔案管理論文 篇1：
談文書檔案管理的辦公自動化應用
摘 要：文書檔案管理在檔案工作中發揮著重要的作用，文書檔案管理辦公自動化的發展，為檔案工作提供了一種新型的辦公方式。就目前文書檔案管理辦公自動化的應用情況來看，不免存在一些問題，有待我們進行有效的解決。本文就文書檔案管理辦公自動化應用的實際情況進行分析，以供相關人員參考。
關鍵詞：文書檔案管理；辦公自動化；問題；措施
文書檔案管理在一定程度上反應著領導決策以及研究開發的等的內容和成果，因而文書檔案管理是檔案管理工作的一項重要內容。文書檔案管理的辦公自動化，就是將現代化的信息技術與現代辦公設備相結合，共同為文書檔案管理提供現代化服務的一種辦公方式。就實際情況來看，加強對文書檔案管理辦公自動化應用的有效研究，對于文書檔案管理工作的發展具有重要的意義。
1 文書檔案管理辦公自動化的優點
從文書檔案管理辦公自動化的整體情況來看，在管理方式以及管理效果上與傳統的文書檔案管理存在一定的差異，文書檔案管理的辦公自動化應用，實現了文書檔案管理與現代化技術設備的有機結合，在處理文書檔案管理的相關事務上，更具準確性和便捷性。
1.1 辦公效率較高，文件保存穩定
文書檔案管理的辦公自動化應用，一定程度上改善了以往手工操作易出現紕漏等狀況，一定程度上節約了時間，并且辦公自動化具有良好的信息處理能力，因而對文書檔案資料的收集、整理以及統計等都能夠進行科學合理的處理，因而有效的提高了工作效率，促進了文書檔案管理的辦公自動化的有效應用?？萍嫉陌l展促進了電子技術的發展，尤其是閃存U盤以及大容量移動硬盤等的出現，具有穩定性強、讀取方便且易于傳遞等優點，提高了文書檔案管理辦公自動化的實際應用效果。
1.2 利于信息共享，文件安全性高
文書檔案管理辦公自動化的有效應用，從整體上實現了文書檔案信息與其他信息系統之間的聯系，促進信息資源之間的交流和共享，進而有利于資源的合理利用。創痛的文書檔案管理過程中，極易出現檔案丟失或損壞等情況，辦公自動化形勢下的文書檔案管理提高了文書檔案的安全性，能夠對文書檔案資料進行妥善且完整的保存。傳統的文件在傳遞過程中極易受到時間限制，從而對檔案管理人員的工作效率產生影響，并且對相關人員的檢索和有效利用產生一定影響。辦公自動化環境下的文書檔案管理，以科學技術為支撐，實現了網絡空間的文書檔案資料傳遞，降低了傳遞時間的同時，有效的保證了文書檔案資料的安全性，為文書檔案資料管理人員的歸檔整理提供了便捷。
1.3 信息檢索效率高，檔案利用更加便捷
文書檔案管理的辦公自動化實現了一次輸入多次利用，從而為文書檔案管理人員的工作提供了便捷和可靠。在實際工作中，文書檔案管理人員在完成文件的編號以及簽發等工作后，即可通過現代化辦公設備進行歸檔操作，從而實現文件處理的有效性和便捷性，大大提升了工作效率。辦公自動化系統具有多種檢索功能，促進了資源的共享，并具備檔案信息的自動編號和自動分類等功能，從而真正提高了文書檔案管理人員的工作效率，一定程度上節約了人力物力資源。
2 公自動化環境下的文書檔案管理所存在的問題
辦公自動化在文書檔案管理領域的普及應用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負擔。但同時也出現了一些問題，主要表現為以下兩個方面：
2.1 電子化的檔案文件保密性受限制
與傳統的文書檔案管理不同的是，辦公自動化環境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據實際需要而將電子文件以不同的字號和字體輸出。因此，也就無法再根據字跡來辨別其原始性。此外，由于不能對電子文件進行簽名或蓋印，因而無法根據字跡或印章來分辨電子文件是否為原件。由此可見這些問題都對電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網絡竊密技術不斷地完善，但是仍然無法對進入網絡中的電子文件進行絕對保密。
2.2 電子化的檔案文件對管理人員要求高
隨著利技的發展和進步，辦公自動化環境下的文書檔案管理對管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統的紙質檔案管理原則、理論、技術以及方法的管理人員，將難以勝任對電子文件進行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計算機技術和網絡通信技術的人員也無法勝任。因此，要實現文書檔案管理的辦公自動化，就必須有相應的現代化高素質人才，要求管理人員不僅具有相應的計算機操作水平，同時還要具有較高的知識層次和先進的管理水平。然而，當前許多檔案部門往往缺乏這樣的具有現代高技術的管理人才。這樣，導致即使引進再先進的現代化設備，也無法發揮其相應的作用，這對辦公管理人員的技術水平及業務素質等提出了更高的要求。
3 解決措施
3.1 通過內外網隔離提高安全性
在實際的文書檔案管理辦公自動化應用中，可以通過在內部網絡與外部網絡之間設計物理隔離，從而提高辦公自動化網絡的安全和可靠。內外網的隔離操作具有復雜性和特殊性，首先應當通過路由器的隔離防護措施來實現對IP地質及服務的過濾，并通過科學合理的防護墻設置，有效的管理進出的網絡數據和訪問行為，從而提高辦公自動化的網絡安全性。在對IP地質進行過濾時，應當首先對所有未知的IP地址進行評比，進而委派專業人員根據實際需要對其進行有選擇的放行，從而衛華文書檔案管理辦公自動化的網絡安全。
3.2 提升檔案管理人員的綜合素質
文書檔案管理辦公自動化的有效應用，需要檔案管理人員的整體素質和業務能力提升為依托，因而提升檔案管理人員的綜合素質滿足辦公自動化應用的實際需求，具有重要性和必要性。就當前檔案管理人員綜合素質的整體情況來看，應當加強對現代化辦公設備的投入力度，尤其是加大硬件設備的投入，有助于促進文書檔案管理人員對設備的性能進行熟悉和掌握，從而在操作硬件設備的過程中，做到得心應手。與此同時，應當不斷培養和提高檔案管理人員的業務素質和能力，促進文書檔案管理人員的綜合素質得到良好的提升，并與現代化的辦公設備相配合，促進文書檔案管理辦公自動化的穩定有序進行。
結束語
文書檔案管理的辦公自動化應用在現代社會的發展中具有重要意義，轉變以往的文書檔案管理模式，在管理效率和工作質量上有了明顯的改善，推動了文書檔案管理工作的發展。文書檔案管理的辦公自動化應用是文書檔案管理工作發展的必然趨勢，對檔案工作的整體運行起到一定的推動作用。
參考文獻
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作者：何春艷
自動化文書檔案管理論文 篇2：
辦公自動化背景下事業單位文書檔案管理的優化和改進
摘要：現階段，隨著我國社會不斷快速發展，使事業單位也在積極的進行改革，特別是在辦公自動化背景下，雖然為事業單位的改革提供一定的機遇，但是使事業單位在開展工作時，需要面臨一定的挑戰。文書檔案管理作為事業單位發展與改革過程中比較重要的內容，在辦公自動化背景下，事業單位必須極其重視文書檔案管理的優化與改進。事業單位通過優化與改進文書檔案管理工作，不僅能夠使文書檔案管理的效率與質量得到提升，也能夠更加科學合理的利用文書檔案資源，為其他各項工作的開展提供參考?；诖?，本文主要根據辦公自動化背景下，事業單位文書檔案管理所存在的問題，闡述一些優化與改進文書檔案管理工作的策略。
關鍵詞：優化;改進;事業單位;辦公自動化;文書檔案管理
當前隨著我國逐漸進入信息化時代，使社會中的各行各業都開始積極的運用自動化技術，并向自動化方向進行發展。在此背景下，事業單位也在向自動化方向進行發展，文書檔案管理作為事業單位中比較重要的工作環節，需要緊緊跟住事業單位的發展步伐，逐漸將自動化技術融入到管理中，強化自身的自動化，從而為事業單位的各項工作開展提供更好的支持。因此，在辦公自動化背景下，事業單位的首要任務就是，優化與改進文書檔案管理，促使文書檔案資料的價值與作用得到充分發揮，使事業單位可以以此為基礎順利的對其他各項工作進行開展，不斷提升事業單位整體工作的質量與效率，進而實現事業單位穩定的可持續性發展。
一、辦公自動化背景下事業單位文書檔案管理存在的問題
（一）對于文書檔案管理信息化建設不夠重視
通過分析事業單位辦公自動化發展情況，能夠看出事業單位領導仍然存在落后的思想觀念，在開展文書檔案管理時，還是會對傳統的紙質檔案與人工管理模式進行利用。雖然一部分事業單位也將一些信息技術手段應用到文書檔案管理工作中，但是并沒有建設文書檔案管理信息化，只是為遵循時代的發展，沒有在實處落實文書檔案管理辦公自動化，從而會對文書檔案管理工作的開展才極其嚴重的影響[1]。如果在自動化辦公背景下，事業單位不重視文書檔案管理得到信息化建設，不僅無法達到辦公自動化的目的，也會制約事業單位的發展。
（二）文書檔案管理人員信息化方面的能力較弱
隨著事業單位逐漸向自動化辦公方向進行發展，使事業單位對文書檔案管理工作人員提出更高的要求，導致管理人員不僅需要具有良好的檔案管理方面的理論知識，也需要對信息技術與網絡技術進行掌握，才能夠確保所開展的文書檔案管理工作具有較高的自動化水平[2]。然而，在自動化辦公背景下，事業單位嚴重缺少檔案管理方面復合型人才，現有的檔案管理人員不僅專業能力較差，綜合素質也較低，甚至還有一部分工作人員并非專業人員，導致檔案管理工作人員都是機械性的充分工作，不僅無法達到優化與改進文書檔案管理的目的，也會影響文書檔案資料的使用。
二、辦公自動化背景下優化與改進事業單位文書檔案管理的策略
（一）對文書檔案管理理念進行創新
在辦公自動化背景下，為確保達到優化與改進 文書檔案管理的目的，首要任務就是對傳統的思想觀念進行改版，并意識到建設文書檔案管理信息化的重要性，將建設文書檔案信息化納入事業單位的年度計劃中，促使工作人員越來越重視文書檔案信息化的建設[3]。因此，事業單位需要在文書檔案信息化建設方面，加大投資力度，為其配備更加完善的軟硬件設施，積極對先進的檔案管理系統進行引進，不斷開發文書檔案資料數據庫，使文書檔案管理與自動化辦公理念相符的同時，大幅提升文書檔案管理工作的質量與效率，促使文書檔案管理工作可以更好地為事業單位提供服務。
（二）對信息技術進行積極的運用
事業單位在開展文書檔案管理工作時，為確保達到自動化辦公的目的，需要積極的在文書檔案管理過程中，對信息化技術進行應用，確保通過優化文書檔案管理的模式，將其由傳統的紙質檔案，以及人工管理模式轉變為自動化管理模式。將信息技術運用到文書檔案管理過程中，除了能夠達到自動化辦公的目的，也在以下兩個方面具有明顯的優勢[4]。第一，能夠對 文書檔案的安全性與完整性進行保護。自動化管理模式與傳統管理模式相比較，其可以統一的記錄與管理文書檔案，并利用相關的軟件記錄與保存所有的操作記錄，促使文書檔案原始資料的完整性與安全性得到有效的保障。第二，能夠大幅提升文書檔案管理的效率。雖然在事業單位中文書檔案管理屬于比較簡單的工作內容，但是卻具有較多的檔案資源與較大的信息量，如果利用人工的模式對其進行管理，會浪費大量時間，且極其容易發生失誤。在信息化辦公的背景下，使文書檔案資料越來越復雜，僅僅只是利用人工的話，根本無法對文書檔案具有價值的信息進行識別，而通過對信息技術進行應用，不僅能夠減輕檔案管理工作人員的工作壓力，使檔案管理工作的效率得到提升，也能夠達到高效利用檔案信息的目的，還能夠有效避免因人為而造成的失誤情況。從而奠定事業單位其他各項工作的開展基礎。
結束語
總而言之，文書檔案管理工作作為事業單位中比較重要的環節，其不僅僅只是簡單的管理工作，而是與事業單位其他各項工作的開展具有緊密聯系，事業單位必須極其重視文書檔案管理工作的開展。特別是在辦公自動化背景下，事業單位需要積極的優化與改進文書檔案管理，不斷提升文書檔案管理的質量與效率，才能夠確保充分發揮文書檔案資料的作用。因此，為確保文書檔案管理與辦公自動化理念相符，事業單位在對文書檔案管理進行優化與改進時，不僅需要對文書檔案管理理念進行創新，也需要對信息技術進行積極的運用，不斷強化文書檔案管理的自動化水平，進而充分滿足事業單位自動化辦公發展的需求。
參考文獻
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[4]許瑋瑋，依托信息化背景優化事業單位文書檔案管理[J].辦公室業務，2020（11）：2.
作者：張濤
自動化文書檔案管理論文 篇3：
辦公自動化在文書檔案管理的應用研究
摘 要：隨著科學技術的快速發展，文書檔案管理也逐漸進入了辦公自動化的階段。辦公自動化在文書檔案管理中的應用不僅使檔案管理的工作效率得到了極大的提升，還實現了檔案文件和文字信息的交流與共享，使文件傳遞的安全性和速度也大幅提高。但文書檔案管理的辦公自動化也削弱文件的保密性，并提高了對檔案管理人員綜合素質的要求。因此，在文書檔案管理辦公自動化的新時代，要積極采取有效的措施來解決文書檔案管理中存在的問題，以促使文書檔案管理水平的不斷提升。
關鍵詞：辦公自動化 文書檔案管理 應用 優點 問題 措施
文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領導決策、基本建設、研究開發以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經濟的不斷發展，文書檔案的管理工作也逐漸進入了一個新的發展階段。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機等現代辦公設備和技術來準確、迅速地對文書檔案信息進行處理，進而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應用有著巨大的優勢作用，但同時也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時期的發展中要加快管理設備的硬件建設，并通過有效的措施來增強文書檔案的保密性，從而保障文書檔案管理工作的健康高效開展。
1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題
1.1 電子文件的保密性受到削弱
與紙質文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質文件一樣進行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網絡電子文件自身的保密性造成了嚴峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。
1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高
電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術性和專業性結合較強的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養，還要熟練掌握數據通訊技術或計算機技術的應用，并且熟悉傳統檔案管理的原則、理論、技術和方法，從而以高水平的業務素質和專業技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。
2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施
辦公自動化在文書檔案管理中的有效應用有著巨大的優勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。
2.1 積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善
文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯網、電子計算機以及其他各種類型的數字化設備，因此，積極進行硬件設備的建設對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設備的硬件建設，改善文檔管理的硬件環境，才能促使工作人員更積極地參與到現代化技術的學習和應用當，從而實現文檔管理技術手段和技術設備的現代化，促使檔案管理水平的提高。
2.2 加強對系統自動化外網和內網的合理布局
辦公自動化內外網的有效隔離是保證網絡安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進入文檔辦公自動化的網絡。第二層是利用防火墻來進行有效地隔離防護。一般來說，網絡中的防火墻大都具有認證機制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網絡攻擊的相關檢測和告警；對經過防火墻的活動和信息內容進行記錄；封堵一些被禁止的業務；對進、出網絡的某些訪問行為進行管理。通過這樣的方法不僅能夠對文檔信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。
2.3 促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合
檔案管理人員的現代化是促使檔案管理辦公自動化實現的重要保證。傳統文檔管理模式的長期沿用使得當前的檔案管理存在著工作人員的現代技術水平較低或者是技術文盲的現象，這就使得進行檔案管理的一些現代化設備并不能得到良好的應用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學技術快速發展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強憂患意識和時代精神，認清時代發展的形式，通過培訓或學習來積極掌握傳統檔案管理的原則、理論，技術和方法等專業技能，同時還要不斷提高對數據通訊技術和計算機技術等的掌握能力，以實現自身現代化和專業化的有機結合。
2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性
電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進行：（1）采用縮微技術把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉成具有圖像性質的網絡電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內外網進行隔離，以增強文檔的保密性。
加強文書檔案管理的高效化是時代發展的必然趨勢，其管理水平的高低直接關系著文檔資料能否得以完整的保存，同時，文書檔案能否得到全面科學化的管理是新時期衡量企事業單位檔案管理水平的重要標準。因此，在信息網絡技術快速發展的新形勢下，相關部門必須要加強對文檔管理工作的重視，注意培養和提高檔案管理人員自身的綜合素質，強化各部門之間的合作與交流，從而促使文檔管理標準化、規范化和安全化的實現。
此外，檔案管理部門還要積極進行硬件建設，加強對系統內外網的合理布局，并通過硬件環境的改善和檔案管理安全性的提高來強化我國文檔管理的水平，確保文檔管理工作的健康化、正規化發展，并為實現良好的社會效益與經濟效益提供保障。
參考文獻
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作者：王宇飛 徐秀英 高志國