高校檔案建設工作是學校工作的基礎的工作之一, 在整個學校工作中占有重要地位, 想要推進檔案建設工作的發展, 就必須要實現高校檔案管理信息化。檔案信息化建設簡單闡述就是利用一系列的現代化信息網絡技術, 保證檔案信息的收集、整理、傳遞、儲存的整個過程實現系統化, 從而也促使高校檔案信息數字化和信息化的形成, 不僅可以提高資源利用率, 還可以使得資源收集、保存、傳遞帶來的成本大大降低了。
一、高校檔案信息化管理的必要性
高校檔案的信息化管理是具有重要意義的, 支持和推動著數據信息的開發和利用, 當許多科研人員在科研過程中, 想要借鑒和參考一些檔案信息的時候, 信息化有利于科研人員通過查詢高校的檔案信息資源, 最終可以更好的完成他們的科研成果。信息共享時代已經到來, 那么高校的檔案管理工作實現信息共享也刻不容緩。信息化檔案管理可以根據檔案內容、結構、類別進行分類, 使得檔案得到高效的利用, 對檔案進行設計的時候, 考慮其可行性, 促使檔案的服務性功能得到最大化發揮。
二、“互聯網+”時代高校檔案信息化管理現存問題
(一) 高校人員鑒定資料具有不確定性
檔案管理工作在高校管理中是非?；A性的, 有效進行檔案管理, 能有利于促進高校教育事業的穩步發展, 如今網絡信息化已經迅速發展, 當今時代, 傳統的高校檔案管理方式跟不上時代的要求, 對其互聯網背景下的管理工作的發展方向無法掌控, 傳統管理的方式往往存在內部構建紊亂, 直接導致其管理效率低下。高校的人事檔案鑒定資料往往具有不準確性, 所以也是需要特別注意的。然而這種問題往往存在于許多高校的信息管理中。傳統的管理方式造成了信息滯后, 直接影響相關的教師對鑒定工作的效率, 往往無法及時又準確的對某些信息進行規范化和系統化的整理, 導致遺漏相關的關鍵的信息, 同時也會造成信息不對稱等等。更嚴重的是在許多檔案中, 往往由于時間不夠、能力不高、技術不支持等等, 會造成許多問題發生, 并且這些錯誤往往得不到及時改正, 檔案真實性這一個層面往往會被教師忽略掉, 導致弄虛作假情況發生。弄虛作假包括作者的年齡、工作經歷履歷和學歷造假, 其他還包括特長、民族、年齡等方面, 這嚴重影響了高校信息檔案管理的誠信與嚴謹, 并且也損壞了高校檔案管理的名聲。
(二) 高校檔案信息化管理教師素質參差不齊
加強高校檔案信息化管理的有效性的重要因素之一是提高教師的基本素質, 針對目前許多高校檔案管理信息化出現的問題, 主要是因為管理教師隊伍不完善, 教師的素質參差不齊。由于高校長期忽視高校檔案管理工作, 學校往往常常安置一些綜合素質較低的教師在檔案館工作。再加上由于檔案專業管理人員相對缺乏, 這些教師往往不具備專門檔案管理知識與管理經驗, 但是也會被學校安排到檔案管理的工作中。大多教師經過一段時間的學習和鍛煉之后也都成了高校檔案信息化管理的重要成員。雖然檔案管理工作中擁有了一批豐富教學經驗的教師加入這個行業, 但是這些相對專業性較強素質較高的教師, 卻無法將自己的全部精力投入到檔案管理工作中。因為檔案管理工作中的教師的素質水平層次不齊, 往往會在工作中產生不同意見與想法, 嚴重的甚至會產生意見分歧與矛盾。
(三) 高校檔案管理的技術與制度不完善
社會各行各業都已走在實現信息化的路上, 高校的檔案管理如果不跟上步伐, 其工作進程也會因此受到很大影響, 在這個科學技術高速發展的時代, 傳統的管理方式仍然存在于許多管理行業中, 其就包括高校檔案的管理方式, 傳統的高校檔案管理只是簡單用手動方式進行數據收集與錄入, 通過最原始的方式進行信息采集、傳遞與接收, 實現檔案信息的管理, 這種方式往往帶來的是檔案管理的核心內容滯后, 導致信息缺乏時效性, 也可能不對稱, 甚至會產生內容上的錯誤, 例如在進行收集學籍課表、成績與考試的數據時候, 傳統的管理方式, 就是一級傳遞給一級, 這種方式增加了信息的傳播時間, 效率低下, 造成社會有效勞動時間的延長, 不能保證信息傳遞的及時性。在傳統的信息管理方式時代下, 最新的教學資訊往往無法第一時間傳遞到高校的師生手里, 網絡信息的傳播也會不能及時, 傳統的依靠電話、貼告示和文件收發等簡單的方式, 直接導致廣大師生不能無法第一時間接觸到社會新聞與學術信息, 也無法進行第一時間借鑒和利用, 同樣也不會產生溝通, 這對檔案信息管理的公開化是不利的, 導致整個檔案管理與檔案服務系統無法更好的協同工作。再一個, 許多的高校沒有建立完善的檔案信息管理制度, 導致整個技術層面與人員管理方面沒有得到更好的規范化。
三、高校檔案信息化管理的對策
(一) 加強檔案信息化的重視
檔案工作的最終目的就是為了全校師生以及科研人員服務, 高校在檔案管理工作開展之初就已經明確了這個目的, 在檔案管理中始終貫穿服務于廣大師生的檔案管理的理念, 高校檔案管理信息化管理有利于信息的全面準確性, 更加具有高效性, 更好的服務于高校師生。加強檔案的信息化管理, 有益于高校歷史檔案的管理更加系統化, 通過采取信息化手段, 使得高校歷史資料更加能被客觀、全面、準確、詳實的記錄, 不僅可以促進檔案管理工作發展, 還可以提高檔案管理的服務性, 由此可見信息化在檔案管理工作中的運用是至關重要的, 高校對此應該足夠重視。
(二) 提高檔案管理教師的素質
檔案管理工作是非常專業的工作, 從事檔案管理工作的教師應該要不斷加強檔案學理論的學習, 提高能關主動性, 主動學習相關的專業技能, 更新自己的知識, 目的是為了不斷提高自身的專業水平和操作技能, 以此來更好的適應檔案信息化的不斷發展。由此可得高校重視對檔案管理教師的培養, 給予足夠的資金和時間的支持, 為檔案管理教師提供更多的培訓機會以及更加廣闊的發展平臺, 讓他們逐步具有合作的意識, 可以進行檔案管理工作的心得交流與互相學習, 提高自身的素質, 對推進檔案信息化管理實現專業化具有重要意義。
(三) 完善檔案信息化管理的制度
現在是經濟發展快速的時代, 但是同樣帶來了一些問題, 這些新問題的產生也會使得高校檔案的信息化管理具有一定的風險。由此可見高校在進行檔案管理信息化工作的時候, 非常重要的一點就是時刻樹立安全防范意識, 采取必要的安全防范措施, 這樣才可以使得高校檔案信息的安全得到保證。檔案管理教師要樹立安全意識, 要重視檔案管理工作的安全工作, 制定和完善相關的制度, 保證信息做好應有的安全防范, 防止數據丟失能及時進行必要的備份, 管理制度的完善可以確保安全的應用程序和安全防御措施, 可以保護好檔案信息的安全, 檔案信息數據的安全也得到充分的保障。
高校加強檔案信息化管理的安全意識才可以解決以上許多的安全和技術問題, 建立并逐步完善信息化管理制度, 有利于對檔案管理工作進行管理和監督。開展檔案信息化管理工作的時候, 高校應該遵循一切從實際出發, 并和相關法律法規進行結合, 將自己的優勢進行充分的發揮, 不斷學習, 吸收相關的經驗, 形成一套管理體制, 能適合自身的實際情況。最后一點就是要重視開發和應用相關的信息安全防護軟件, 在整個檔案信息化管理工作中是非常重要的環節, 在“互聯網+”時代的大背景下, 檔案管理工作也要緊跟時代的腳步, 引用各種各樣的先進的技術和設備, 以標準化的制度管理為準則, 最終可以推動檔案信息化管理工作的進步和持續性發展。
四、總結
在“互聯網+”的時代, 高校檔案管理必須要不斷汲取信息化知識, 另外高校還要充分認識到網絡對于檔案信息化管理的重要作用, 加強管理教師隊伍科學化培養, 完善相關的管理制度, 營造出一種積極有效的科學管理氛圍, 才能推動高校的檔案管理信息化科學持續發展, 使得檔案信息化建設可以保持工作的長久性和穩定性, 加快高校檔案信息化的工作的發展, 為廣大師生以及研究人員帶來便利之處。
摘要：自21世紀以來, 信息化已經逐步影響著整個社會, 發展速度也越來越快, 無形中對以往的生產生活方式造成影響, “互聯網+”的新時代的到來, 帶來了數據傳播存儲與海量資源共享。在這樣的大環境下, 高校檔案管理面臨新的挑戰與創新。本文分析和研究了“互聯網+”時代高校檔案管理信息化所存在的問題, 從實際出發提出一些相關對策, 為高校檔案管理工作的順利盡一份微薄之力, 使得高校檔案管理信息化能夠更好發展。
關鍵詞：高校檔案,信息化管理,問題,對策
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