電子版檔案范文第1篇
(一) 紙質檔案與電子檔案的并存背景
紙質檔案是一種傳統的信息記錄方式, 在檔案的記錄過程中其以紙張作為載體, 具有信息與載體的依附性、存儲介質的耐久性等多個方面的特點。紙質檔案早在我國東漢年間就有出現, 其在一定程度上代表了我國檔案發展的悠久歷史, 在信息記錄與傳遞上發揮著不可忽視的重要作用。而電子檔案是在電子信息技術發展的推動下逐步形成的, 這種檔案在信息的記錄上多是以光盤、U盤等特定的介質作為載體, 相對于傳統的紙質檔案, 電子檔案在儲存方式與內容、信息量上更加豐富, 不僅節約了紙質資源, 同時還有利于后期的管理與運用, 具有紙質檔案所不可取代的優勢與特點。因此, 在當今時代背景下, 越來越多的組織、個人都傾向于使用電子檔案, 這在一定程度上預示著紙質檔案的淘汰。
但是在檔案行業發展、檔案管理工作開展的過程中, 紙質檔案與電子檔案依然處于一個并存的狀態。由于兩種類型的檔案在屬性與特點上的不同, 也決定了兩者會處于一個相互依存的體系之中, 既相互兼容, 同時更處于一種協調推進的狀態之中。另外, 在檔案管理工作中, 不僅要加強對電子檔案的管理, 同時更應該注重對于紙質檔案的保存, 紙質檔案上往往記載著更為悠久與值得借鑒的信息資料。
(二) 紙質檔案與電子檔案的互動發展
在當前社會, 我們既應該鼓勵電子檔案的運用與管理, 利用其在信息處理、服務、利用等多個方面的優勢。同時還應該看到電子檔案在真實性、耐久性、安全性等方面存在的問題與缺陷, 在充分認知的同時, 鼓勵并且推進紙質檔案與電子檔案的互動發展。
為了實現這一目標, 應該推動電子檔案與紙質檔案的開發與利用, 積極做好管理等相關工作, 盡全力推動電子檔案、紙質檔案的共存共榮與優勢互補, 這樣才能進一步提高我國檔案事業發展的水平與檔案運用的價值。
二、紙質檔案與電子檔案的共同管理建議
電子檔案與紙質檔案的活動發展不能脫離有效的管理模式、管理對策與方法。對此, 可以在采取“雙套制”管理模式的基礎上, 建立合理且針對的管理機制, 全面推進紙質檔案與電子檔案共同管理工作的有序開展。
(一) 推動“雙套制”管理模式的實行
“雙套制”管理模式指的是對電子檔案與紙質檔案實施同時性的提交、保存與歸檔工作。在紙質檔案與電子檔案共同存在、互動發展的現階段, “雙套制”的運用提高了對這兩種檔案在管理上的重視程度, 以公平公正的態度與方法, 在結合檔案自身特點的基礎上構建了具有針對性、實用性的管理系統, 有利于開展分別操作與保管、利用等活動。
在實施“雙套制”的基礎上, 還應該注重電子檔案與紙質檔案的有效銜接, 構建較為暢通的渠道實現不同類型檔案的靈活轉換, 使得電子檔案中一些需要長期保存與維護歸檔的檔案能夠從“電子”活躍到“紙上”;也使得紙質檔案中一些利用頻率較高、共享需求較為強烈的內容能夠移植到“電子”平臺上。
(二) 對檔案保管的設施進行全面改進與調整
在紙質檔案與電子檔案保存、管理的過程中, 保存管理條件與設施的優化直接影響到了兩種檔案在管理上的完整性、安全性。由于紙質檔案、電子檔案的載體、特點等多個方面的性質都有著明顯的差異, 也應該對原有的設施進行全方面的優化與改進, 這樣才能保證共存、互動發展的整體水平。
例如對于紙質檔案的管理, 應該將“件”作為基礎管理單位, 認識到其在信息量上、總體數量等方面的特點, 重點解決紙質檔案在管理空間不足、管理工作繁瑣上的情況;對于電子檔案的管理則應該認識到其一般是由光盤、云空間、U盤等介質為主, 需要存放的空間較小, 但是需要保證設備的安全性, 提高技術力量。
(三) 建立混合文件管理系統實現集成管理功能
混合文件管理系統是一種融合了紙質檔案儲存管理與電子檔案儲存管理的系統, 對于發揮集成化的管理功能具有重要意義。在當前電子檔案與紙質檔案并存、互動的背景下, 應通過混合文件管理系統的建立、統一分配標準的確定等來保證電子檔案、紙質檔案之間的協調互動。
對此, 對于電子檔案與紙質檔案 (同一份文件) 可以采取相同的檔案號與題名, 并且在數據庫中進行較為周詳的記錄, 這樣才有利于后期的搜索與運用。在構建系統的基礎上還應該構建集成服務平臺, 根據用戶的不同需求來提高文件管理的效果, 并建立紙質檔案與電子檔案信息積聚的綜合服務平臺, 實現一體化的服務, 提高對紙質檔案、電子檔案的綜合運用效果。
三、結論
在今后相當長的一段時間之內, 紙質檔案與電子檔案將會長期共存、互動發展, 這是由兩種檔案的特點與優劣勢決定。在開展檔案管理工作的過程中, 必須要針對性地開展管理工作, 在構建機制、確定模式的基礎上實現兩種檔案的長期共存與有效運用。
摘要：紙質檔案、電子檔案都是極為重要的物質與精神文化財富, 是檔案管理工作的重要方面。本文在研究中就從紙質檔案與電子檔案的并存背景入手, 認為目前這兩種檔案正處于互動發展的狀態。而為了維持這種狀態, 更好地推進我國檔案工作的開展, 應該加強對紙質檔案與電子檔案的管理力度, 實現針對性、高效性、銜接性的管理。
關鍵詞：紙質檔案,電子檔案,互動,管理
參考文獻
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電子版檔案范文第2篇
2019年12月以來，武漢等地發生了新型冠狀病毒感染肺炎疫情，并蔓延到其他省市。由于疫情來勢迅猛，為減少疫情影響和擴散，落實國務院聯控機制疫情防控工作通知精神的要求，減少員工聚集和集體活動，盡快恢復正常工作秩序，各地紛紛出臺措施鼓勵通過網絡等遠程方式辦公，減少病毒傳播風險。各單位紛紛通過辦公平臺、網站、微信公眾號、工作群、以及騰訊會議等媒介開展工作。網絡辦公具有高效靈活性，且基于全社會對疫情防控重要性的共識得到大規模推行，然而網絡辦公方便了工作的同時，電子文件和電子檔案的安全不容忽視，在管理中還有一些問題需要解決。
2主要問題
2.1業務系統設計實施不符合信息安全要求，留下安全隱患
業務系統設計沒有充分調研和分析，設計人員缺少檔案信息化意識，對檔案管理涉及的標準規范不了解，不知道如何才能實現電子文件和電子檔案管理的專業要求。同時因為開發運維任務繁重，首先要保證以最少的時間實現最多的功能。為此，短期時間內系統功能越少經濟效益越高，開發周期越快，最后實現的功能只是最簡單地實現審批流程。
其實是在設計之后沒有進行充分的需求調研，確認業務功能的細節以及能夠達到的效果，最后信息系統的驗收沒有嚴格按照設計要求對照把控。
2.2非授權訪問
非授權訪問是指未經合規授權使用軟件和網絡資源。目前是一些單位采購的計算機已經使用多年，操作系統早已經不再支持更新，如早期的Windows XP、Vista或Windows7系統，早就停止了安全更新，而因為資金等原因，一些單位或個人缺少更新動力，仍然繼續使用過時軟件，或者私自使用未授權軟件，都有可能被放置木馬程序，留下安全隱患。
2.3源文件易被更改難以確認合法性
很多時候，線上流程的電子文件卻需要線下辦理，無法全過程線上電子化。這種情況下，如何保證文件不被更改不出偏差，就需要全面考慮。
辦公自動化系統應用一般由業務、檔案和信息技術部門多頭負責，文件、檔案分段管理，在步調不一致時，易出現電子文件處置較隨意、信息流失、損毀及泄密等安全風險。電子文件較難完整、準確、系統和高質量歸檔，不能長期有效保存，導致電子文件和電子檔案管理工作存在隱患。究其原因是沒有引入電子簽名或電子認證體系追蹤識別及確認唯一性。
2.4業務數據等電子文件未歸檔
業務數據在業務系統中存在，包括門衛收發、辦公、財務、人力資源、采編、網站、電子郵件、資產、項目及檔案管理系統等，還有一些存儲介質是老式的磁帶、磁盤、錄像帶及硬盤等。由于更新換代或部門人員更替，原有的設備系統被處置，但其中的文件、數據等電子文檔沒有被提取出來移交檔案部門，這就是收集移交不規范。
3建議對策
3.1吸收檔案專業人員參加信息系統設計規劃
信息系統設計規劃是基礎，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》總則提出，電子文件歸檔與電子檔案管理應納入單位信息化建設規劃，并對基本功能提出要求;《機關檔案管理規定》也強調檔案信息化應納入機關電子政務和信息化總體規劃，軟件系統應嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，開展鑒定、整理，實施預歸檔，規劃設計還應參照《數字檔案室建設指南》《電子文件管理系統通用功能要求》等。
可見規劃時征求檔案專業人員意見，配合確定相關事項非常必要，否則將會給檔案管理帶來很多麻煩。要順利實現系統方案總體設計和處理過程的詳細設計不是IT人員能獨自解決的。
3.2根據崗位職責做好授權
在具備安全控制條件后，信息化應用系統要根據職責及時做好各個崗位的授權。系統應具備用戶信息管理的功能，根據管理、保密和審計原則分開設置安全控制要求，支持用戶分組、分類和授權，從而為數字檔案資源的安全存儲、管理提供保障。根據《電子檔案管理系統基本功能規定》，系統還應具備日志及分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用情況，能對關鍵業務過程、操作行為和訪問等審計、跟蹤、記錄，這樣授權訪問就能夠形成閉環。
3.3引入電子簽名和電子認證機制，避免隨意更改
根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，禁止修改電子檔案背景、結構和管理過程元數據，對題名、責任者、編號、日期和人物等元數據的修改應合規，修改操作應記錄于日志中。電子簽名技術可以用技術手段保障數據安全及不被篡改，而電子認證則是引進第三方機制確認電子簽名人的身份。
引入電子簽名和電子認證機制，能夠對需要歸檔的每一份文件都進行簽名，這樣使用時通過認證，就能發現此類文件是誰產生，經過了什么流轉過程，從而能避免隨意更改而又無法發現的情況。
3.4加強制度規范
在電子文件和電子檔案管理中，要建立健全人防、物防和技防三位一體的信息安全防范體系，彌補不足，充分利用電子檔案的長處，提高辦事效率，促進工作開展。
要做好信息安全，最有效的是要有制度規范，必須靠制度約束。首先要明確檔案工作責任制，完善管理制度，查遺補缺，規范檔案信息化建設和信息安全保障、設施、設備配置和人員管理;其次將電子文件歸檔和信息安全工作納入制度的同時，也要做為日常工作布置、考核，并不定期監督和檢查。
4結束語
目前雖然已經初步建立電子文件歸檔和電子檔案管理體系，但是大量電子文件和電子檔案仍然沒有得到妥善保管，存在漏存、錯存等安全隱患。本文分析了電子文件和電子檔案管理中存在的信息安全問題并提出解決措施。
電子版檔案范文第3篇
1 電子文件產生對高校檔案工作帶來的影響
1.1 對高校檔案保管方式的影響
當電子文件通過某種電子信息技術和設備存儲于載體后, 就永遠離不開支持這種載體的技術和設備環境。由于電子技術日新月異地發展, 電子文件在保管條件上必須不斷地通過計算機等設備的更新換代來適應新技術, 才能達到經常保存和使用文件的目的。這是電子文件在保管上同紙質文件不同的特殊要求。同時, 電子文件的產生使得高校檔案信息容量增大, 而所占空間卻相對縮小, 較好地解決了空間, 質量與壽命的問題。
1.2 對高校檔案利用方式的影響
電子文件檔案的使用可以不受時間、空間的限制, 使用者在任一時間、地點只需有一臺聯網及配置較高的計算機, 即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。同時, 網上利用的開展, 也會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境、進入極好的良性循環之中。此外, 電子文件具有可重復使用的特點, 允許若干個查詢者同步利用一份電子文件, 同紙質文件比, 信息的利用效率大大提高。
1.3 對高校檔案業務工作的影響
電子文件的產生使高校內各院、系、部產生的檔案材料能及時歸檔, 快速地提供利用。文書處理部門平時在網上將收、發文都輸入到計算機中, 各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱與自己相關的文件, 并注上處理意見, 年終歸檔時, 只需向檔案室移交一份分類組卷目錄清單, 把數據通過一定格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可, 較之過去減少了檔案室繁瑣的大量數據錄入工作。
1.4 對高校檔案館 (室) 職能的影響
隨著計算機技術廣泛深入地應用于各個領域, 今后高校各類檔案的收集、鑒定、整理、編目工作關注焦點不再是文件實體, 而是文件背后的活動和意圖, 換言之也就是檔案的開發利用途徑問題。由于信息的超時空流動, 數字化檔案事實上已成為“無墻界檔案”檔案館 (室) 將從封閉型實體的保管基地變成了開放型提供利用方便的信息控制中心。
2 一定時期內高校電子文檔不可能全部替代紙質檔案
現代化辦公手段已在各高校廣泛采用, 電子檔案也應運而生。雖說, 以磁性材料為載體的電子檔案能使載體與內容信息實現分離, 擺脫了紙質等載體檔案所具有的時空局限性, 但我們必須清楚的認識到, 電子檔案在相當長的時期內只能部分取代紙質檔案的功能, 不能全部取代紙質檔案, 它們各有所長, 互為補充。
2.1 構成替代關系是要具備一定的優勢條件的
從我們目前所能看到的情況來分析, 紙張記錄檔案材料其壽命長和穩定性的特點是磁性記錄材料所不具備的, 磁記錄材料的壽命短和不穩定性是不太適合 (指在一定時期內) 作為檔案載體材料的最基本的要求的。因此, 當檔案館 (室) 一方面保存磁記錄材料的同時, 又對應地保管了大量的紙質載體檔案, 這就是檔案界所講的“雙軌制”。也就是說, 什么時候磁記錄材料較好地解決了其穩定性的問題, 才能逐步取代紙質材料。
2.2 電子檔案的原始性真實性不如紙質檔案好確定
電子檔案原始性認定的艱難性使其難以像紙質檔案那樣被接受。紙質檔案的原始性鑒定通常采用“原件”鑒定法。檔案信息形態包括印章、簽字筆記等的真實性鑒定及檔案信息的原始性、真實性鑒定。由于其直觀性、鑒定工作比較簡單, 普通人員都能掌握。而電子檔案的內容信息可與它的信息載體分離, 可以從一個載體復制到另一個載體, 無原件復制件之分, 很難區分內容更改前后的狀況。唯一能確定電子文件原始記錄性的依據是該文件內容的原始性、真實性與完整性。其鑒定不僅要對內容價值作判斷, 還要對其進行技術鑒定, 對其載體進行性能測定。信息與載體的分離性使人們再也無法像紙質檔案那樣領略到檔案的原始記錄性, 使得電子檔案的原始真實性、憑證權威性及法律效用受到質疑。電子檔案還具有易復制、修改、刪除的特點, 原作者、管理者、不同需求閱檔者、黑客, 都有非法更改檔案信息的機會, 而且復制、修改、刪除之后不易被察覺。電子文件對計算機及其操作系統的強烈依賴性, 使得作為檔案保存的電子文件的再利用價值大打折扣。
正是由于以上原因, 現在從中央到地方、從國內到國外, 在實行計算機辦公、使用電子文件的大部分機關、高校單位中, 對珍貴、重要的文件檔案, 都實行了在保管上的“雙套制”, 就是為了確保重要文件、檔案信息安全保管上的萬無一失。
2.3 紙質檔案目前還是人們的傳承習慣
紙質檔案使用近兩千年, 對人類社會, 特別是有著悠久歷史文化傳統的文明古國影響久遠、根深蒂固, 既有現實實物的真實感, 又有歷史印證的滄桑感, 人們不僅在思想上對紙質文書、檔案的使用, 情有獨鐘, 偏愛有加;而且, 從現實上講, 至今在國內外的一些特殊行業、部門、工作環節及相當一部分人群中, 由于計算機及其電子文件檔案生成的特殊性等多方面原因, 紙質文件檔案的統治地位仍未被電子文件檔案所取代, 由于人們對真跡的尊重和渴望, 無紙化檔案只具有相對意義。若干年后, 即使以上電子文件檔案使用中的一些問題得以解決, 由于大多數高校的財力問題、計算機及相關設備的選型購置問題, 以及人員培訓等問題都一一解決后, 電子檔案也不可能成為檔案大家族中的唯一, 紙質檔案在相當長的一個歷史時期內不可能完全被替代, 與電子文檔各展其長互為補充, 并存發展是肯定無疑的。
3 加強高校電子檔案與紙質檔案管理的設想
加強高校電子文件檔案管理首先要解決好真實性和安全性問題, 而要從根本上解決這兩個問題并非易事, 它涉及到電腦應用技術、通訊技術、生物科學、機關公文產生程序、保密制度、法律法規等諸多方面的領域。
3.1 認真貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等檔案管理工作法律法規和標準, 規范高校檔案工作管理行為
當前, 重點是要嚴格執行《電子文件檔案與管理規范》、《電子公文檔案管理暫行辦法》、《電子簽名條例》和《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》等文件精神, 建立規范的制度和工作程序, 并結合相應的技術措施, 對電子文件和紙質文件實行“全程管理、一體化管理”, 納入到高校統一的文件管理體系中去, 實現電子文件和紙質文件管理上的標準化。
3.2 建立電子文件和紙質文件之間的聯系制度, 確保高校電子檔案與紙質檔案的有效性和一致性
考慮到對高校檔案實行全面數字化處理的難度較大, 所以在電子文件完全取代紙質文件之前, 應該允許兩種文件的形式同存并用, 以保證兩者之間的內容、問題格式和有效性上無差異, 避免可能由此引起的混亂, 干擾行文的準確性。最好從現在起, 凡屬應歸檔的文件, 無論是電子文件還是紙質文件, 都要進行數字化處理, 建立“高校數字檔案文獻數據庫”和“高校數字檔案目錄數據庫”, 為將來高校的館 (室) 藏檔案信息全面實現數字化做好準備。
3.3 積極應用現有的先進工具和技術, 強化高校電子文件的事權管理
鑒于高校黨群、行政、科研等一些類別檔案本身所具有的保密性, 在高校檔案管理中允許使用磁卡、密碼、指紋等技術手段, 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制, 確保所有電子檔案使用者的身份合法, 限制對電子文件的任何隨意使用權限。
3.4 完善和健全各項規章制度, 促進高校檔案電子化建設規范發展
根據檔案工作的發展以及電子文檔特點, 制定科學完善、符合實際需要的管理規章制度、文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、數字檔案備份制度、網上利用者身份確認制度、網絡安全管理制度等, 保障數字化檔案建設安全有序的開展, 重點要研究各類電子文件的特性, 從檔案管理角度提出確保其真實性、完整性、安全性和有效性等方面的措施。
3.5 加強高校檔案管理工作者素質培養, 是高校信息化建設的重中之重
由于檔案電子化的發展, 檔案信息呈爆炸式的增長, 檔案利用的驟增, 使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。檔案分析一方面要對文件進行準確分類, 尤其對一些專業性強的檔案要做到精確把握;另一方面要根據利用者的要求, 提供大量的數據庫內所需的檔案信息。沒有高素質、高技能的現代化信息管理人才, 就不可能實現檔案信息網絡化管理和服務。
(1) 高校檔案館 (室) 每年要有計劃地從大學選調進一些檔案學專業畢業生以充實本校檔案館 (室) 的人才隊伍。
(2) 檔案部門對現有的在職業務工作人員要有計劃地、分期分批進行培訓和再教育, 更新或拓寬其業務、特別是電腦操作技能, 使得他們快速跟上高新科技發展的步伐, 以適應檔案管理現代化、信息化建設的需要。
(3) 高校主管檔案工作領導要根據檔案部門的實際情況, 配置一支年齡、專業比例合理的檔案工作人員隊伍, 做到人盡其才。
(4) 高校領導要關心檔案專職人員隊伍的職稱評聘工作, 結合其技術職稱和干部提拔任用等項工作, 建立起一種積極向上的人才激勵機制, 營造一個公平合理的競爭環境。
所以說, 人是生產力諸要素中最為重要與活躍的因素, 任何先進的技術和管理模式都是由人來掌握和執行的, 人才是成功之本。要想適應檔案信息網絡化管理和服務的需要, 檔案工作者的素質是加強高校電子文檔管理較為重要和關鍵的一個環節, 因此, 培養一支高素質的復合型檔案工作人才隊伍, 是重中之重, 是當務之急。
摘要：本文就其電子文件管理、利用的優勢及不足與傳統紙質檔案管理加以對比, 闡明高校電子文檔不能絕對取代紙質檔案, 兩者在一定時期內應優勢互補, 并存發展。
關鍵詞：高等院校,電子文檔,管理
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電子版檔案范文第4篇
網絡已經滲透到社會的不同領域, 檔案的管理也越來越離不開信息和網絡平臺。計算機網絡為我們帶來了便捷、效率, 也給我們造成了操作風險, 電子檔案已經成為網絡犯罪侵犯的主要目標。計算機給我們創造方便和高效的同時也給我們帶來了管理風險。針對電子檔案風險管理存在的問題, 應該采取有效電子檔案風險防控措施。21世紀初的“熊貓燒香”案件給了我們深深的教訓, 從計算機病毒產生之日起, 電子文件就時刻被暴露在風險之中。因此, 檔案工作人員應該未雨綢繆, 及時發現問題, 面對問題, 尋找解決問題的方式方法。
二、電子檔案的概念和重要特征
“電子檔案”是指在檔案管理部門保存的電子文件, 是伴隨著社會的發展而在檔案領域出新的全新理念。依據國家相關規定, 電子檔案是指有留存價值的可以歸入檔案的電子文件和與其匹配的軟件等數據。電子檔案有以下重要特征。第一, 電子檔案的動態性和虛擬性相結合。電子檔案被儲存的方式是以電子文件的形式存儲在電腦中的。它有動態的特征, 他的存儲是分布式的海量信息。第二, 數字、多媒體化。電子檔案的信息整理、分類都是以數字和互聯網為基礎開展的。通過電腦的交互性實現的, 電子檔案是多媒體的, 可以利用網絡來具體操作。第三, 加工的標準化和智能化。在搜索技術方面, 電子檔案是智能的, 檢索系統可以根據檢索條件來完成篩選工作。第四, 服務用戶是第一位的。電子檔案的優點是信息更完備, 從而讓使用者在使用時不受時間、空間上的限制, 它的形式、內容都是以客戶為中心來設計的, 電子檔案使用戶更多, 但同時也給檔案用戶帶來了風險。
三、電子檔案面臨的主要風險
(一) 電子檔案面臨的主要風險。電子檔案依據其自身的特征, 其風險可以分為以下幾類:第一, 技術風險。鑒于電子檔案對計算機的依賴性很強, 所以, 當計算機的軟硬件產生問題時, 就會影響檔案工作的效率。第二, 自然環境風險。造成這一風險的主要原因有, 保管的產地、天災和人禍。保管場地的要素有溫度、濕度等, 都會影響電子檔案的保管效果。如過高的溫度、過大的濕度都會減少信息載體的壽命。自然災害是不可抗力造成的災害, 如地震、洪水。第三, 網絡風險。網絡風險是一種搭建在開放性技術協議前提下的信息交流途徑。他的防衛和攻擊能力不高。當電子檔案在網絡上傳送時就有可能因為硬件故障或是沒有對內網和互聯網進行隔離而受到的侵襲, 如, 黑客的侵襲。第四, 數據存取風險, 主要是由于數據存儲方式不合理而對電子檔案的是否真實、完備造成影響的風險。主要是在單位內部造成的。表現為:一是數據收集不精準。二是數據沒有加密。三是按檔案管理人員素質低、風險意識薄弱造成的操作問題。四是已篡改數據的人員。五是數據未能及時備份。六是涉密檔案傳送時泄露。第五, 風險管理, 電子檔案是檔案管理的新形式。但是在實際操作中存在資金投入不高、管理者不重視、人員配置不合理、管理制度不完善等問題, 這大大增加了電子檔案管理的風險。第六, 法律風險。我國現有法律法規不完善, 電子檔案中的數據的法律受保護的力度不高, 還沒有明確的法律條文。
(二) 電子檔案風險基本特征。第一, 電子檔案風險的客觀性。造成電子檔案風險的因素有自然、社會和人為因素。這些因素都是客觀的, 不隨著人的意志改變而變化。正是由于這種客觀性, 造成了人們對電子檔案的風險管理受到限制。第二, 電子檔案風險的不可規避性, 由于決定電子檔案風險的各種要素是獨立于風險主體的。電子檔案風險管理的不可規避表現為:一是新的電子檔案的風險會反復發生。二是引發電子檔案風險的自然災害是不隨著主觀意識而轉移的。第三, 電子檔案風險的隨機性。電子檔案風險是隨機的, 風險的產生、發展、產生的場景、都是不可控的, 它往往是不能夠提前預測的。
四、電子檔案風險管理對策建議
(一) 電子檔案風險管理原則?？萍嫉陌l展進步給社會帶來了巨大的風險。風險管理已經成為電子檔案管理的重要工作, 其管理原則有以下幾點:第一, 盡量能夠在風險產生前, 利用各種預判方法, 降低風險產生的概率。在風險發生中, 利用各種手段第一時間做出反應, 降低風險帶來的損失。在風險后, 總結經驗, 以備今后得以借鑒。第二, 前端控制。為了能夠實現電子檔案的真實性, 前端控制是非常有效的管理方式?？梢杂行岣唠娮訖n案管理效益。第三, 控費原則和風險平衡原則。我們要重視降低成本和機會成本的均衡, 盡量使風險控制成本大于機會成本。
(二) 電子檔案風險控制。對電子檔案的管理, 應該做到對隨機出現的風險進行預判, 把風險發生的可能降到最低是風險控制的目標。在風險管理時, 第一步是進行風險辨別, 第二步是對風險的預判, 第三步是風險控制方式的選擇, 他們三者構成了不可或缺的有機整體。
1.電子檔案風險識別。電子檔案風險識別是指使用不同的途徑, 對未來有可能發生的風險及可能會造成風險的因素進行辨別、整理。風險管理首先要做的是對風險進行預判, 也就是說首先應該調查研究電子檔案風險存在的種類和有可能釀成的后果, 便于檔案管理工作者增加對風險的認知和了解。
2.建立風險評估機制。電子檔案風險評估是信息管理體系對所存檔的信息的完備性進行系統性評估的流程, 是電子檔案風險管理工作的重要內容。風險評估包括:預估電子檔案的價值, 電子檔案的形式、傳輸程序、加工和處理, 評估電子檔案對保密、完備的標準。估算電子檔案及有關財務是否脆弱、潛在風險發生的可能, 估算電子檔案遭到損壞后的嚴重影響。
3.電子檔案風險控制。風險控制是電子檔案風險管理的重中之重, 依據風險評估, 有針對性地采取措施。風險控制的最終目標是盡量減少對電子檔案管理所產生的風險, 從而達到電子檔案管理的人、機器和環境相配合。
4.構筑技術保護屏障。電子檔案風險防控的重要方式是利用安全的信息安全技術。此類技術包括:物理、網絡安全技術、數據加密、備份、病毒防護技術, 身份認證、事故應對技術、緊急應急技術等。在實際操作中, 用得比較頻繁的是防火墻技術、電子簽名技術、WORM技術、存取權限控制等, 保證了電子檔案信息是獨一無二的。
5.實現規范化管理。第一, 提升檔案管理隊伍的管理水平, 人是檔案管理核心要素, 以人為本, 提升檔案工作者的風險防控認知, 提高專業技術水平、更新管理知識, 避免了電子檔案工作人員因工作失誤而形成的風險。第二, 優化內部管控制度。實踐表明, 電子檔案的風險管理水平主要來源于企業內部, 內部風險的防控要比外部風險防控高。依據電子檔案管理流程、建立健全管理制度, 增強內部監管是電子檔案風險管理的首要工作。核定電子檔案歸檔、范疇、技術、軟件、數據等, 保障電子檔案質量的連續可行。
6.電子檔案風險控制策略。第一, 人本策略。認識電子檔案風險管理的重中之重。以人為本, 加強檔案管理者的風險意識, 提高業務水平, 定期學習管理知識、提高管理理念, 降低檔案管理者在工作中存在的風險, 從而避免經常發生的風險。第二, 制度策略。制度保證。完善科學合理的管理制度是規劃公司有效運營的重要手段, 制定電子檔案體制, 嚴防死守。國內外許多研究說明, 許多威脅是從組織內部開始的, 對內部威脅的防控比外部威脅的防控更難。
摘要：計算機網絡為我們帶來了便捷、效率, 也給我們造成了操作風險, 同時成為網絡犯罪向電子檔案侵襲的重要方式。我們要加強電子檔案的風險管理, 做好電子檔案風險的甄別, 應該采取電子檔案風險防控有效措施。
關鍵詞：電子檔案,風險,對策
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電子版檔案范文第5篇
摘 要：隨著信息技術的飛速發展，大數據應用已經融入各行各業，深刻改變了人們的生活方式。當檔案遇上大數據，電子檔案管理也應與時俱進、改革創新，開啟以大數據為紐帶的智慧檔案新時代。文章重點從法律、標準、人才、服務方面分析了大數據時代電子檔案管理存在的問題，在此基礎上提出了新形勢下電子檔案管理的發展對策。
關鍵詞：大數據;電子檔案; 科學管理;開放共享
1 大數據時代電子檔案管理的現狀
1.1 電子檔案相關法律缺位，影響了電子檔案的價值實現。我國電子檔案立法嚴重落后于電子檔案發展的客觀要求，《檔案法》更多是針對傳統檔案，而對于電子檔案的法律效力、相關標準、開放利用等問題至今仍沒有明確規定。隨著社會發展，人們對電子檔案開放的要求不斷提高，而信息開放伴隨著潛在風險和承擔更多責任，特別是電子檔案安全問題更加凸顯，有些工作人員存在“利用危險，保密保險”思想，導致電子檔案開放程度普遍不高，與社會利用需求存在差距。因此迫切需要從法律層面為開放電子檔案保駕護航。盡管確保電子檔案特別是涉密檔案的安全管理是新時代亟須重視的問題，但不應把這些風險視為限制電子檔案開放的理由，關鍵是如何防范和化解風險。不斷建立健全電子檔案法律法規，電子檔案管理才能朝著科學的方向長遠發展。
1.2 電子檔案標準規范滯后，制約了電子檔案的跨界融合。大數據時代，數據繁雜多樣，統一標準規范是資源共享利用的前提。早在2014年國家就發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出“科學整合檔案信息資源”“促進資源共享”，但對于資源整合過程中有哪些新標準、新方法、新技術引領，怎樣清理阻礙電子檔案資源整合的障礙，對相關機構有哪些激勵懲戒機制等都不夠明確。隨著電子數據的急速增長和高度混雜，2016年國家發布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，從“電子檔案存儲、備份、利用、統計、元數據維護”等方面對電子檔案管理進行了規范，代替了2000年《電子文件歸檔與管理規范》?！兑幏丁钒l布以來，由于未定期審查電子檔案保存標準，電子檔案行業協同標準有的相對滯后、有的尚屬空缺、有的未得到嚴格執行，嚴重阻礙著資源流動共享，電子檔案信息的跨界融合、智能對接步履維艱。電子檔案標準規范滯后，嚴重制約了電子檔案在大數據時代的跨界融合。
1.3 檔案人員現代信息素養相對較弱，影響了電子檔案工作的創新驅動。大數據時代，人們更加注重時間和效率，怎樣能夠從海量數據中快捷高效地淘到有價值的信息為人所用顯得尤為重要。目前，我國檔案從業人員隊伍龐大，但利用電子檔案提供服務仍普遍缺乏主動性和前瞻性，缺乏敏銳捕捉電子信息并促成電子檔案和現實問題融合的能力，檔案人員信息技術水平總體偏低，嚴重制約了電子檔案工作的創新發展。因此，如何提高檔案管理者的現代信息素養，將“檔案庫”變成“思想庫”“智慧庫”，將“電子檔案管理者”變成“智慧信息提供者”，這是大數據時代對現代檔案人的重大考驗。
1.4 大數據技術尚未得到充分利用，制約了電子檔案的智慧化服務。以科技驅動電子檔案工作發展是時代所需。利用數據挖掘、軟件分析等，將電子檔案與社會資源、用戶行為信息進行有機關聯和深度開發，幫助解決實際問題更是用戶的期待。但是目前，數據挖掘、云計算、物聯網、可視化等許多新興技術在電子檔案管理中還沒有得到充分應用，提供給用戶的信息還多是原始信息，深入挖掘、精細加工的二次信息亟待開發;用戶接觸的多是靜態的枯燥文字，缺乏富有畫面感、真實感和吸引眼球、鮮活生動的多媒體信息;檔案咨詢多是電話咨詢或電子郵件，在線智能答疑沒有得到有效應用;手持終端設計、電子檔案定制推送等尚待加強，這些都會影響用戶對電子檔案的感知和體驗。因此加強新技術在電子檔案領域的應用，做好以用戶問題為導向的個性化和智慧化服務，是大數據時代檔案工作實現大發展的突破口，我們所面臨的形勢嚴峻、任務艱巨。
2 大數據時代電子檔案管理的發展對策分析
2.1 建立健全電子檔案法律法規，促進電子檔案的開放利用。首先，國家應盡快以法律形式賦予電子檔案法律效力，賦予檔案館采集、管理、發布電子檔案數據的職責，列出檔案館的免責條款，免除檔案館因開放電子檔案而延伸引起的種種責任。國家可以在《政府信息公開條例》的基礎上，充分發揮國家開放檔案大數據平臺的作用，接收并回復社會各界開放數據的申請：哪些數據什么時間可以開放，哪些數據因安全隱私和技術限制等無法開放。其次，關于電子檔案開放利用過程中的信息安全問題，法律必須明確電子檔案開放鑒定的主體，建議由電子檔案生成單位負責電子檔案數據開放鑒定工作，制訂限制開放的清單，提出電子檔案開放意見，盤活數據資產。最后，法律法規要建立獎懲追責機制。對于在電子檔案領域做出突出貢獻的部門或個人要有實質性的獎勵，以點帶面引領行業發展。對于不履行規定職責、行業間不協作配合或者消極不作為的要承擔相應責任。只有建立健全電子檔案法律法規，推動電子檔案開放利用，才能最大限度發揮電子檔案價值。
2.2 電子檔案標準規范要與時俱進，與國際接軌，共享信息紅利。大數據時代，要提高電子檔案數據質量，標準要先行，對于各行各業產生的電子元數據要統一標準，明確數據類型、用途和文件格式，構建新一代電子檔案大數據平臺和大服務平臺，讓全社會在一個共同的路線圖上協作，共同推進資源整合。2018年，澳大利亞國家檔案館頒布了數字化檔案保存新標準，該標準根據國家最佳實踐規定了數字化檔案的技術要求。這項標準旨在確保生成的數字副本的“母版”作為原件長期有效的替代品，還可生成供公眾利用的衍生文件，最大限度地減少對脆弱文件的物理損害。更重要的是，該標準還是一個有效的工具，有助于盡量避免因文件載體不穩定或技術陳舊而導致的丟失風險。目前，我國在電子檔案標準規范建設方面還有待加強，要深入調研，與時俱進，定期對電子檔案保存標準進行審查修訂，做到電子檔案標準與國際接軌，為實現跨部門、跨行業、跨地區、跨國界的一站式電子查詢打好基礎，使全社會乃至全球共享電子檔案信息紅利。
2.3 加強電子檔案領域的教育改革，造就復合型高素質的電子檔案管理隊伍。大數據時代對檔案人員提出了更高的從業要求，一方面要求檔案人員具有敏銳的信息意識，另一方面要求檔案人員具有高技能的現代化電子信息管理能力。這就對檔案新型綜合人才的培養提出了更高的標準和要求。首先，大數據時代檔案專業的課程設置要改革創新。建議大學檔案專業開設電子檔案資源挖掘分析、社會媒體處理、智能檢索、信息預測等相關課程，注重實戰技能的培養，使得檔案專業的畢業生具備把檔案大數據“原料”加工出“成品”的能力，從而在走上工作崗位后處理檔案大數據才能夠得心應手。其次，電子檔案新型技能的職業學習平臺要加快建設。這樣大量從業人員可以隨時隨地通過網絡平臺自主學習，掌握大數據時代的新方法、新知識、新技能，有效增強工作人員信息服務能力和為用戶解決實際問題的智慧，避免電子檔案服務過程中力不從心，錯失電子檔案發揮作用的良機。新型人才培養和自主在線學習勢在必行，這必將推動電子檔案在大數據時代創造出更大的價值。
2.4 以用戶需求為導向，借助大數據融媒體，真正實現電子檔案利用的個性化滿足和智能化服務。首先，要加強電子檔案大數據的開發和推送工作。通過對電子檔案分析挖掘，發現用戶檢索訪問規律和關注領域，對用戶需求進行分析和預判，個性化推送相關電子檔案信息。其次，要善于在生活中捕捉和利用契機讓電子檔案活起來。檔案工作者也要扮演信息工作者角色，關注熱點事件和民生動態，抓住契機使電子檔案活起來，加強手機應用APP開發和融媒體服務，帶給公眾更多真實感、畫面感和正向的情感體驗，激發用戶潛在需求，推動電子檔案信息預訂工作，更加智慧地服務社會。最后，實現交互式電子檔案智能服務。在幫助用戶解決實際問題的過程中，最好能構建“人機對話”“人人對話”的網絡生態環境，實現“網站智能服務、檔案專業咨詢、用戶互助答疑”三者有機結合，提升服務感知和用戶體驗。以用戶需求為導向，借助大數據融媒體，真正實現電子檔案的個性化服務和智能化應用，人們才能在未來隨時隨地享受高質量的電子檔案信息服務。
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（作者單位：北京師范大學檔案館 來稿日期：2019-12-17）