合同文件管理辦法范文第1篇
做為一名造價工程師, 筆者在日常工作中時常會碰到這樣的問題, 明明招標文件中對工程有著很清楚的某種描述或要求, 但由于施工合同中對此內容發生了背離, 從而引發爭議, 是以施工合同為準, 還是以招標文件為準?
2 兩種不同的觀點
一種看法是, 以合同為準, 理由是無論是我國的新版《建設工程施工合同范本》還是國際通用的《FIDIC合同條件》, 在其對合同文件組成的描述中的確都沒有包括招標文件。
另一種看法是, 以招標文件為準, 理由是根據《招標投標法》第四十六條規定:“招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起三十日內, 按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質性內容的其他協議”。根據這一條款, 施工合同應當根據招投標文件來簽訂, 應當是招投標文件的承續;施工合同應當與招投標文件是一致的。遵照這一要求操作的結果, 必然是施工合同和招標文件的高度重合, 因此范本中不需再單獨列明招標文件并已招標文件為準, 也就完全合乎邏輯。
3 問題的分析
筆者以為, 我們可以從《招標投標法》的作用與目的、《招標投標法》與《合同法》的關系等角度來衡量和把握這個問題。
我們都知道, 合同的訂立、成立通常經歷以下幾個階段:要約邀請-要約-承諾。而《招標投標法》的作用與目的即針對某些關系到國計民生的重要建設項目及其相關的勘察、設計、施工、監理、設備和材料的采購與安裝等環節在“要約邀請-要約-承諾”等階段的強制性、程序性操作, 即《招標投標法》通過規范化、透明化、競爭性的法律設計與操作, 使得項目合同內容、項目合同相對方的確定方法與方式等合同訂立階段的重要內容與環節從暗箱操作、地下隱秘狀態變為了陽光、透明、可監督的良好態勢。
可以說《招標投標法》是一部“合同訂立法”, 是《合同法》在合同訂立階段的“特別法”。
而《合同法》的目的在于通過保護交易自由、誠實信用及交易秩序、公序良俗來確保民事主體的合同目的得以實現和保障。
就招投標過程來說, 業主將擬實施項目的內容、細節與要求;合同價款的構成與支付方法;希望合同交易對手所具備的資質與能力;評價與確定合同交易對手的方式、方法等均通過招標文件這個透明、開放的平臺進行發布。
投標文件是所有潛在交易對手針對業主發布的信息表達自己對于該項目的理解與響應。
開標過程是最終交易對手的確定過程, 是在公開、透明的狀態下, 對所有投標人的理解與響應, 以業主在招標文件中事前發布的“評價與確定合同交易對手的方式、方法”進行評判, 使得合同交易對手的確定公平、公開、公正。
最終合同的簽訂, 是當事人雙方通過合同主體、合同標的、合同價款、標的的數量與質量、標的的完成與交付時間、違約責任、爭議解決等核心條款的約定與安排, 最終落實到合同文本中。
在招投標過程中, 業主發布招標公告后, 在絕大多數情況下, 提交投標文件的投標人是非常多的, 至少超過三家。如何在眾多投標人中選定中標人, 就是通過業主事前在招標公告中發布的“評價與確定合同交易對手的方式、方法”來評價和衡量眾多投標人的投標, 究竟哪一個最能符合業主的要求, 其資質、擬實施合同的方式、方法與合同報價等對于業主合同目的的實現是最佳的。
而招標人與中標人在中標結果發出后的合同訂立過程中, 常常為了更好的確保招標項目的實施與完成, 在根據招標文件與投標文件訂立合同的過程中, 往往對招標文件與投標文件的內容進行必要的修改。這種修改只要更加符合、確保合同目的實現的變更, 且該變更不違反法律強制性規定也不違反業主事前招標文件中發布的“合同價款的構成與支付、資質、擬實施合同的方式、方法與合同報價等”, 即可認定為“沒有背離招標文件實質性內容”。相反, 如果這種修改違反了這些規定, 則可認定為“背離招標文件實質性內容”。
舉例來說, 在某市政公用工程中, 業主發布了設備采購與安裝、調適的總包合同招標公告, 在該公告中, 業主對于關鍵設備的生產、制造標準和設備的功能與作用均提出了明確的要求。在發出中標通知書確定中標人后的合同訂立過程中, 經雙方協商一致, 對于其中關鍵設備的生產、制造標準進行了變更, 在不增加合同價款、不推遲交付、驗收日期的條件下選擇了更加嚴格的技術標準。
由于該變更并未增加合同價款也未推遲交付、驗收日期, 且采用了與招標技術標準相比更加嚴格的技術標準, 在更加有利于業主合同目的實現的同時, 并未破壞招標投標的公正性。因此, 該變更“沒有背離合同實質性內容”。
又例如, 在某建筑工程施工中, 業主發布了建筑工程施工的總包合同招標公告, 在該公告中, 業主對合同價款方式明確提出, 合同為總價合同、材料價差不予調整。但是在合同訂立過程中, 雙方協商一致, 調整為單價合同、材料價差按當地政府規定進行調整。
由于該變更導致合同結算價款的變化, 減輕了施工單位對工程施工風險的承擔, 破壞了招標投標的公正性。因此, 該變更“背離合同實質性內容”。
由于業主的招標公告是事前發布且透明的, 對于所有投標人均一致;而所有投標人的投標又是根據該事前訂立的規則來進行統一、公開評判的。因此, 通過該規則依法選定的投標人, 就是對于業主合同目的實現的最佳響應方。如果合同的變更背離了招標文件的實質性內容, 則對其他投標人來說, 也就違背了“公平、公開、公正”的原則。
4 結論
如果實踐過程中, 出現施工合同與招標文件不一致該如何處理呢?
這種不一致一般有三種可能:第一是招標文件有而施工合同沒有的內容, 此時應以招標文件中的有關內容為準。第二是招標文件沒有而施工合同有的內容, 此時應看該內容的性質而定, 如果該內容嚴重違背了招標文件的主旨, 則該內容應確定為無效, 其依據是招標投標法第四十六條的規定;如果該內容沒有違背招標文件的主旨, 則該內容應確定為有效。第三是施工合同與招標文件都有的內容但不甚一致, 此時其處理方法類似于第二種情況。
摘要：針對施工合同與招標文件發生背離時以何為準展開論述。
關鍵詞：施工合同,招標文件,背離
參考文獻
[1]翟保峰.招標文件是否應做為合同文件的組成部分[J].建筑經濟, 2006 (, 1) .[1]翟保峰.招標文件是否應做為合同文件的組成部分[J].建筑經濟, 2006 (, 1) .
合同文件管理辦法范文第2篇
關于加強村級非生產性開支監督管理的意見
浙農經發〔2014〕9號
各市、縣(市、區)黨委組織部、農業局(農辦)、財政局、民政局：
為加強村級集體資產管理，減輕村級組織負擔，推進農村黨風廉政建設，根據中央八項規定和《農村基層干部廉潔履行職責若干規定(試行)》(中辦發〔2011〕21號)、省委“六個嚴禁”、“28條辦法”要求以及《浙江省人民政府辦公廳關于進一步加強農村集體資金資產資源管理的意見》(浙政辦發〔2011〕135號)等文件要求，現就加強村級非生產性開支監督管理提出如下意見：
一、重要意義
村級非生產性開支主要包括用于村級組織和村干部(指村黨組織、村委會、村務監督委員會和村〔股份〕經濟合作社管委會成員，下同)的報酬補貼、辦公和會務費、交通差旅費、招待費、外出學習考察、報刊訂閱以及捐助贊助等各項費用支出。近年來，我省各地認真貫徹中央和省委省政府工作部署，在發展壯大農村集體經濟、建立健全村級組織的同時，不斷加強集體“三資”管理，完善規章制度，著力控制村級非生產性開支，取得較好的工作成效。但隨著工業化、城鎮化和新農村建設的深入推進，農村集體經濟實力和資產規模不斷擴大，村級非生產性開支逐漸增加，監管工作面臨許多新情況、新問題，村級招待費居高不下問題比較嚴重，管理費用控制不嚴、村干部違規外出考察、違規發放補貼等現象時有發生，損害了集體經濟組織及其成員利益，已經成為農民群眾反映強烈的突出問題，影響集體經濟發展壯大與農村社會和諧。加強村級非生產性開支監督管理，是加強農村集體資產管理的基本要求，是減輕農民負擔的重要內容，也是推進農村基層黨風廉政建設、增強基層組織戰斗力、維護農村社會和諧穩定的重要措施。各地要高度重視村級非生產性開支監督管理工作，切實加強組織領導，采取積極有效措施，進一步提高管理水平。
二、基本原則
村級非生產性開支管理要全面納入農村集體資產管理體系，把握以下原則：
(一)管理規范、公開透明原則。嚴格按照農村集體資產管理規范化建設要求，認真執行財務聯簽聯審和收支逐筆逐項公開、三年輪回審計等制度，推進村級財務規范化、制度化建設，全面接受集體經濟組織成員監督，切實做到民主理財、陽光操作。
(二)量入為出、收支平衡原則。村級集體經濟組織應按照財務收支預決算制度要求，將各項收入、支出入賬核算，以收定支，強化預算執行。
(三)厲行節約、因地制宜原則。村級非生產性開支實行“定性、分類、限額”管理，根據當地實際和集體經濟發展水平，合理確定標準，精細使用、從嚴控制。
三、主要內容
(一)規范村干部報酬補貼。按照中央和省有關規定落實村干部的報酬和誤工等補貼，村干部工作報酬與工作績效、日常管理任務掛鉤。各地要根據行政村規模大小、集體經濟發展狀況、工作職責和實績等制訂相應標準。村級財會人員應享有穩定的補貼和待遇保障，各地可參照享受財政補貼的村干部標準和工作量大小確定。嚴禁違反規定巧立名目發放各類補貼、津貼、獎金，嚴禁在專項資金中列支或負債發放村干部補貼。嚴禁用集體資金為村干部配備移動電話，嚴格控制通訊費支出。
(二)規范辦公會務費支出。村級組織應本著必需、節儉原則購置村級辦公用品、布置辦公場所、安排工作經費。不得用集體資金購買賀年卡、掛歷、年歷等物品和登播祝賀性、拜年性廣告。村級會議一般不安排用餐，確需用餐的，嚴格執行工作餐制度和用餐標準，不得列支煙、酒費用，不得發放會議紀念品，報賬時附會議簽到單和會議通知。各級、各部門在村召開的現場會、推進會、觀摩會等產生的費用由會議主辦單位承擔。節儉安排村級文化娛樂活動，嚴禁以集體資金支付高消費演出和活動。各地應按照財力和村所承擔工作任務實際核定村級辦公用品購置費、黨建經費等維持村級組織正常運轉所需開支，確定村級組織的會議和活動經費額度以及村級會議用餐標準。
(三)規范管理交通差旅費。村干部因公外出(村干部在本鄉鎮、街道開會辦事除外)所發生交通、餐飲、住宿等開支，由各地根據中央和省有關規定，結合實際情況制定差旅費標準并嚴格執行，不得另外報銷餐費。除突發性事件、突擊性任務等特殊情況外，村級組織不得租用車輛。
(四)嚴格控制招待費支出。村級行政性公務一律實行“零招待”。各級部門黨政機關及所屬單位到村開展公務活動、村與村之間工作聯系及村與上級有關部門之間的工作聯系、招投標事務等村級公務不得開支招待費用。嚴禁用村集體資金宴請招待到村開展公務活動的機關工作人員，確需在當地用餐的，由用餐人自理費用;嚴禁用村集體資金購買禮卡、土特產、香煙及各種有價證券、支付憑證;嚴禁用村集體資金到休閑娛樂場所消費;嚴禁各村之間及村內以任何名義用集體資金相互宴請、贈送禮品及安排其他消費活動。村級公益事務和商務招待費支出實行限額制并嚴格執行，具體標準由各地根據行政村人口規模和集體經濟收入等情況制訂。招待費支出一事一結，不得簽單、賒賬，原則上不得跨年度列支;報賬相關票據須注明經手人、證明人、招待對象、招待人數及招待事由，按規定在村務公開欄、有線電視“三務”公開欄目等平臺上進行公開。
(五)嚴格控制外出學習考察。嚴禁村級組織無實質性內容、無明確考察目的的學習考察;嚴禁借學習考察名義變相旅游;嚴禁外出途中擅自變更路線、延長日程、增加地點;嚴禁與學習考察內容無關的人員參加。確因工作需要組織村干部(黨員、村民代表)外出學習考察的，須事先召開村班子會議研究，提交社員(股東)代表會議討論通過，并報鄉鎮(街道)批準后方可實施。學習考察相關費用票據、會議決議，連同鄉鎮(街道)報批手續報鄉鎮(街道)農村集體“三資”管理服務中心入賬。上級部門組織的學習、培訓、考察，憑通知按規定標準報銷費用并入賬。村干部個人參加學歷進修的，費用自理。
(六)限額訂閱報刊。實行村級組織公費訂閱報刊費用審核制度和限額制度，嚴格執行《浙江省人民政府辦公廳關于進一步做好減輕農民負擔工作的意見》(浙政辦發〔2012〕131號)規定的村級組織公費訂閱報刊“限額”標準，并限于訂閱黨報黨刊、農村經濟發展等報刊，杜絕訂閱娛樂性雜志。村級組織要及時制定報刊訂閱預算，填制申報單，經村級組織相關負責人簽字，報鄉鎮(街道)農民負擔監督管理部門審核同意后方可列支。凡超過限額的，鄉鎮(街道)農村集體“三資”管理服務中心不得報銷入賬，超額部分由征訂當事人承擔。
(七)嚴禁捐助贊助。嚴禁任何部門和組織以會費、捐贈名義向村級組織攤派費用，村級組織不得以捐款、贊助、賀禮費等名義向外捐款。
四、工作要求
(一)落實工作任務。各市、縣(市、區)要根據本意見，結合實際制定出臺村級非生產性開支管理實施細則，確定各類村級非生產性開支的報銷條件、報銷方式和報銷標準，將村級非生產性開支規范管理工作列入鄉鎮(街道)考評，將職責履行情況作為領導干部工作考核內容，并與村主職干部的績效考核、基本報酬、評先評優掛鉤。鄉鎮(街道)要把握政策界限，加強宣傳引導，注重建章立制，認真做好村干部和村級財會人員等培訓，不斷深化村級非生產性開支規范化管理工作。
(二)明確職責分工。鄉鎮(街道)黨政主要領導為村級非生產性開支規范管理工作第一責任人，分管領導負具體領導責任。村(股份)經濟合作社社長(董事長)為村級集體經濟管理的第一責任人，對本村財務工作負總責;村務(社務)監督委員會負責對村級財務的監督，提出監管意見，禁止違規開支;村級財會人員對財務工作負具體責任，應及時、準確地做好報結賬工作,認真審核票據和業務的真實性，對不規范、不合理的票據應拒絕報銷入帳。各級農業部門要與組織、財政、民政等部門密切協作，共同研究相關政策、落實工作措施、加強指導協調。組織部門要將村級非生產性開支監督管理職責履行情況作為領導干部工作考核的內容;農業部門要認真履行“三資”監督管理和農民負擔監管職責;財政部門要進一步規范農村集體財務制度統一村級非生產性開支列支科目，實行動態監察。
(三)強化監督檢查。各縣(市、區)要經常性開展控制村級非生產性開支工作聯合檢查，深化陽光公開，設立舉報信箱和電話，認真查處舉報線索，主動接受群眾和社會監督。要充分發揮“三資”監管網絡作用，強化監督力度并將村級非生產性開支納入農民負擔日常監管內容。深入開展農村集體經濟財務“三年一輪審”工作，發現涉及村級非生產性開支問題要及時糾正整改，切實健全監管長效機制。
合同文件管理辦法范文第3篇
何謂歸檔文件?歸檔文件指立檔單位在其職能活動形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料?！吨腥A人民共和國檔案行業標準》制定的《歸檔文件整理規則》對歸檔文件整理作出了詳細的規定。
與歸檔文件相關聯的“電子政務”是個新名詞, 百度對它的定義是運用計算機、網絡和通信等現代信息技術手段, 實現政府組織結構和工作流程的優化重組, 超越時間、空間和部門分隔的限制, 建成一個精簡、高效、廉潔、公平的政府運作模式, 以便全方位地向社會提供優質、規范、透明、符合國際水準的管理與服務。
政府機關的各種數據、文件、檔案、社會經濟數據都以數字形式存貯于網絡服務器中, 可通過計算機檢索機制快速查詢, 即用即調是對電子政務的起碼要求。中國電子政務是1999年以“國家信息化領導小組”成立和“政府上網工程”啟動為標志, 經過十幾年的艱苦努力, 已經逐步走向正規, 并取得了有目共睹的成績。然而, 我國電子政務工作開展過程中存在的問題也不容忽視, 尤其是歷史紅頭文件終身制的問題至今沒有通過電子政務得到有效解決, 成為政令不暢的攔路虎和絆腳石。
建國60多年來, 國家和各級地方政府發布的紅頭文件不勝枚舉, 尤其是各級地方政府部門的政策簡直五花八門, 令人目不暇接。歷史上不同時期、不同歷史條件下發布的紅頭文件, 對解決當時歷史條件下的各種矛盾、促進經濟發展和社會和諧穩定起到了積極的作用。但幾十年過去了, 中國已經實現了由計劃經濟向市場經濟的成功轉型, 用歷史上的紅頭文件解決當前面臨的社會問題, 以不同歷史時期的紅頭文件衡量現今社會的矛盾和問題, 政策的連續性、協調性、公平性、公正性必然大打折扣, 在實際工作中容易產生文件與文件之間互相掐架的現象。這種狀況如不加以解決, 勢必影響社會和諧穩定, 上訪、群訪、纏訪、鬧訪等不和諧局面會時有發生。
我國紅頭文件泛濫成災的問題比較突出, 從建國到現在, 黨政機關、企事業單位, 人民團體都發紅頭文件, 并且紅頭文件大多數都是終身制, 冬眠幾十年再翻出來照樣使用的問題非常普遍, 造成了文件與文件之間的相互矛盾、行政執法人員與行政審批人員之間的相互掐架。因此, 政令不通、有令不行、有禁不止的問題十分突出。
要對歸檔紅頭文件進行清理, 首先必須了解我國法律的位階和頒布順序原則。法律位階共分六級, 從高到低依次是:根本法、基本法、普通法、行政法規、地方性法規和行政規章。“上位法優于下位法, 后法優于先法”這是法律法規的位階和頒布順序原則。“上位法優于下位法”即為:中央立法優于地方立法;同級權力機關的立法高于同級行政機關的立法;同類型的立法根據其立法主體的地位確立法律位階關系;權力機關 (這里僅指人民代表大會及其組成的常設機構 (人大常委會) 之間, 人民代表大會制定的法規性文件效力等級高于其常設機構即人大常委會制定的法規性文件。對歷史上的紅頭文件必須按照這個頒布順序原則進行審查清理。
2001年12月14日, 國務院公布了《法規規章備案條例》, 這一條例旨在加強對地方性法規、地方政府規章和國務院部門規章備案審查制度的執行力度, 對違反法律、行政法規規定的, 該撤銷的, 依法予以撤銷;該修改的, 依法責成有關制定機關及時修改。條例要求各省、自治區、直轄市人民政府建立相關備案制度, 依法加強對下級行政機關發布的規章和其他具有普遍約束力的行政決定、命令的監督, 維護法制統一, 保證法律、法規的正確實施。按照2004年國務院頒布的《全面推進依法行政實施綱要》的要求, 目前, 全國31個省級人民政府已建立起規范性文件備案審查制度, 其中有27個省級政府專門制定了政府規章, 處理“紅頭文件”“走形”、“打架”問題, 實現了“有件必備、有備必審、有錯必糾”。
2007年3月初, 國務院辦公廳向各省、自治區、直轄市人民政府, 國務院各部委、各直屬機構下發《關于開展行政法規、規章清理工作的通知》, 要求對現行行政法規、規章進行一次全面清理。實際上已經失效的, 要宣布失效;行政法規與法律不一致的, 要予以修改。整個清理工作要于2007年10月底前完成?！锻ㄖ访鞔_, 清理的范圍是現行行政法規、國務院各部門制定的現行規章以及省、自治區、直轄市和較大的市人民政府制定的現行規章。國務院法制辦公室具體承辦行政法規的清理工作, 各省、自治區、直轄市和較大的市人民政府, 國務院各部門負責清理本級政府、本部門制定的規章?！锻ㄖ穼π姓ㄒ?、規章清理原則分別作出了規定。行政法規的主要內容已被新的法律、行政法規所代替的, 要明令廢止;行政法規適用期已過或者調整對象已消失, 實際上已經失效的, 要宣布失效;行政法規與法律不一致的, 要予以修改。規章主要內容與法律、行政法規相抵觸的, 或者已被新的法律、行政法規、規章所代替的, 要明令廢止;規章適用期已過或者調整對象已消失, 實際上已經失效的, 要宣布失效;規章個別條款與法律、行政法規不一致的, 要予以修改。
2009年7月1日吉林省人民政府頒發第201號令《吉林省規章規范性文件清理辦法》。該辦法第六條指出, 規章、規范性文件實施后, 實施機關應當定期向制定機關報告實施情況和發現的問題, 發現存在重大問題、需要做出調整的, 應當及時報告制定機關;規章、規范性文件制定和實施機關應當及時收集國家機關、社會團體、企事業單位、行業組織、社會公眾對規章、規范性文件實施情況的意見和建議。辦法第八條規定, 規范性文件在一定時期內適用的, 應當規定有效期;規范性文件未規定有效期的, 有效期為5年, 標注“暫行”、“試行”等字樣的, 有效期為2年。
合同文件管理辦法范文第4篇
一、電子文件與紙質文件并存是現階段的必然選擇
電子文件從產生起, 在相當長的時間內將會與紙質文件共存于世, 他們共存狀態大體可以歸結為“雙套制”、“雙軌制”兩種類型。雙套制是指歸檔后電子文件與紙質文件的共存, 亦稱雙套歸檔?！半p軌制”是指文件在生成和運轉過程中兩者共存, 即兩種版本文件同步隨業務流程運轉。
現階段, 兩種版本并存是由他們各自的特點決定的。首先, 電子文件在檔案信息存儲、輸出、利用等方面具有紙質檔案無法比擬的優越性:1.檔案信息存儲豐富。2.檔案信息生動形象。3.檔案資源共享的便捷性。但是, 電子檔案本身也具有一些難以克服的局限性:1.信息易改性。2.系統依賴性。3.安全性有待提高。與之相比, 紙質檔案本身的特點恰好能彌補電子檔案的不足:1.惟一性, 能夠保證檔案的原始記錄性, 這既體現在檔案信息內容的原始真實性, 又表現在存儲介質的原始依附性。2.存儲形式更加直觀, 閱讀、利用無需借助現代辦公設備, 不受客觀條件的影響和限制。3.信息存儲介質具有較強的耐久性, 只要排除其他發生化學作用的必要條件, 就可以使他的壽命延長到上百年甚至更長時間。
基于以上對電子文件和紙質文件各自優缺點和利弊的分析與對比, 可見紙質檔案仍是當今檔案存儲的主要形式, 具有較強的生命力。但隨著信息化的快速發展, 電子文件將成為未來檔案管理發展的方向和潮流。當前實行紙質文件和電子文件并存管理機制是現實的必然選擇。
二、電子文件與紙質文件并存階段管理中遇到的問題
(一) 對電子文件管理的重要性認識不足, 管理缺失。
有些機構尚未將電子文件視為“正式文件”, 更沒有作為重要的信息資源看待, 缺乏規范管理。在電子檔案的形成過程中, 軟件的管理尚未實現標準化, 人們常常忽視電子文件的收集、積累, 不按規范去編制積累文件, 電子文件在完成處理程序之后并不能獲得法定的身份, 而是通過打印成紙質文件留做憑證, 系統中的電子文件得不到有效的保管。
(二) 電子文件管理的標準化、規范化尚需完善。
1996年以來, 我國陸續制定和頒布了一些電子文件管理的標準和方法, 但總的來說數量不多, 操作性相對較弱, 配套性不好, 執行效果并不理想, 尚有大量空白需要填補。由于缺乏統一的標準, 不少地區、專業系統和機關根據自身的理解和技術水平制定管理規范和方法, 研發了大量異構的電子文件管理系統, 其中關于文件格式、元數據標準、數據結構規定各有不同, 系統平臺互補聯通, 形成越來越多的電子文件孤立存在, 無法實現電子文件資源共享, 導致信息割據, 已經出現電子文件信息孤島并面臨深化的風險。
(三) 電子文件管理模式較為落后。
無論是雙套制還是雙軌制, 都是以電子文件和紙質文件的相互對應為前提的, 且二者實質上都是文件辦理和管理模式各自為政的分段式管理, 真正的“文檔一體化”管理理念和管理模式沒有在機構內部形成。
三、并存期檔案管理工作的發展策略
首先, 應轉變檔案人員傳統思想觀念, 使其提高認識, 實行電子文件與紙質文件的整合管理, 在操作上實現“三統一”。一是統一分類方案, 這是二者同步管理的基礎和前提。二是統一排列順序, 基于當前文件級組卷方法和計算機信息處理功能在檔案查準率、查全率和快速檢索方面的優勢, 我們可將同一保管期限內同一年度、同一作者的紙質文件, 按照印發時間的先后順序排列, 與利用系統制法過程形成的電子文件實現統一。這樣既簡化了檔案人員的操作同時又充分利用了計算機的檢索優勢。三是統一編號, 歸檔紙質文件在每份文件首頁上方的空白位置加蓋歸檔章以固定其位置。
其次, 構建電子文件管理標準體系。完善的規范制度、統一的標準體系是保障電子文件妥善歸檔和提供有效利用的重要前提。一是加強管理性標準建設, 包括對電子文件管理人員的職責和任務、用戶的權利和義務以及電子文件信息資源合法性的確認。二是加強業務性標準建設, 包括電子文件術語標準、電子文件管理標準規范, 如電子文件元數據標準、電子文件存儲格式、電子文件保管期限表等;三是加強技術性標準建設, 包括電子文件交換技術規范、電子文件移交技術要求、數據存儲壓縮格式規范、數據長期保存格式規范、數據加密算法規范等。在制定以上標準規范時, 應做到各標準間統一協調、彼此互補、相互配套、組成體系, 形成具有聯系的整體結構, 保證電子文件管理的各個環節都有據可依, 逐步實現其標準化和制度化。
第三, 改進管理模式, 實行電子文件、檔案一體化管理。一是從電子文件的生成階段開始, 檔案人員就要參與設計, 進行指導, 對計算機軟硬件的配置、文件格式和數據庫結構的確定等提出要求, 使其產生的電子文件能夠按歸檔要求進行歸檔。二是在保管和歸檔過程中, 應及時登記設備環境、相關數據等, 歸檔保存的電子文件應與相同內容的紙質文件或硬拷貝一同歸檔, 生成電子文件的專用軟件也要一同歸檔。三是對已歸檔的電子文件, 應有嚴格的制度和有效的技術措施確保其原始性、真實性和完整性。
參考文獻
[1].馮惠玲.電子文件與紙質文件管理的共存與互動[J].中國檔案, 2003.12
合同文件管理辦法范文第5篇
關鍵詞：電子文件 信息安全 管理
電子文件是在數字設備及其環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。在信息時代，電子文件不僅是機構正常運行的信息支持和保障，而且是社會實踐活動的基本憑證，國家信息資源的重要組成部分。隨著電子文件應用越來越廣泛，其重要性愈來愈突顯，尤其是電子文件存載的信息涉及個人、黨政部門、各系統乃至國家的利益，使得科學地實施安全管理，保障信息安全至關重要。由此，本文聯系實際，對電子文件安全管理進行了一定的探索。
1 電子文件安全管理存在的問題
電子文件在為人們工作提供方便、快捷的同時，也具有易被遠程控制與改動、信息易于流轉和消失、必須利用相應設備才能讀取等先天性的致命弱點。這給電子文件信息安全帶來一系列的問題與挑戰。由于種種原因，當前電子文件安全管理的發展不統一、不協調、不平衡，主要存在以下問題：
1.1 安全知識了解不夠
主要表現在對電子文件安全管理的特殊性及相關知識不甚了解。一般來講，傳統的紙質文件只要避開天災人禍，遵守保管保護要求，就能長期安全保存，電子文件則不然。由于電子文件本身的特性，對其更改可以做到不留任何痕跡。不僅如此，在一些場合電子文件無需或是無法打印成紙張，譬如大型數據庫、音頻、視頻、超媒體、三維設計圖、博客、即時通信等沒有紙質對應物的文件類型，卻是相關社會實踐活動的唯一憑證，相關文化的唯一載體。電子文件雖說具有存儲密度大、傳遞速度快、共享程度高等優點，但必須依賴、依附于軟硬件設備。當設備將信息記錄于存儲載體后，就離不開設備，只能上機讀取。除電子文件容易被更改之外，信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害、載體保管及使用期限等因素也影響了其有效使用與安全保存。值得一提的是電子文件的安全完整應該包括內容、結構、元數據和背景信息等真實、可利用、無缺損。元數據指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。背景信息指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。這一點社會知曉面還不夠，尚需進一步深入人心。
1.2 安全意識不強及制度缺位
主要體現在未充分認識電子文件信息安全的意義和重要性，日常管理簡單隨意，無章可循。有一種傳統思想認為，紙質文件、文檔最重要，而電子文件、文檔就無足輕重了，這無疑是落后于形勢發展的邏輯思維。制度缺位上有一個原因，就是國家關于電子文件技術應用標準尚未出臺，標準不統一造成諸多不便，如行業部門的辦公自動化系統與電子文件(檔案)管理系統不兼容，電子文件格式不同且無法轉換等。其實，從電子文件形成、處理、收集、積累、歸檔到電子檔案的遷移、轉換、調閱、保管等各個環節，都存在信息更改、丟失的可能性。據了解，現實中因為電子文件安全意識不強、管理制度缺位，造成安全隱患比比皆是。像有的沒有實行專人管理，專人負責，電子文件形成后就不管了，需要用時到處找;有的沒有及時、規范地對電子文件進行整理、鑒定和歸檔，電腦升級換代后內容就沒有了;有的沒有按要求記錄和保存元數據和背景信息，一份電子文件經多次流轉、修改后出現多個不同版本;有的僅用計算機起草和打印文件，打印出紙質文件后，電子文件未保存，或因存儲載體用于存儲其他內容而被刪除;有的未采取安全防范措施，信息存儲隨意，上機查閱無序，電子文件處于自生自滅狀態。
1.3 軟硬件離安全管理有差距
電子文件信息安全需要有關軟件、硬件安全達標，才能保障正常運行和流轉利用。當前，由于機構各異、經濟條件限制、發展不平衡等原因，一些機構存在軟件、硬件跟不上安全管理的問題。突出的像一些長期接觸電子文件的民營打字社、文印中心其安全管理無人顧及，連起碼的安全設備設施都沒有。電子文件安全管理要求保持電子文件內容、內容的載體和顯示內容的計算機的軟件、硬件平臺的一致性，既要考慮到介質載體的壽命，又要考慮到軟件、硬件條件問題。譬如軟件設施必須適應技術安全要求，能夠實現嚴格的權限控制，保障合法用戶可以電子文件進行創建、歸檔、利用，同時避免非授權用戶的訪問、入侵破壞和非法拷貝。像硬件設備設施必須對電子文件存放的載體如光盤、移動硬盤、U盤進行科學的保管保護，做到防光、防塵、防高溫，遠離強磁場和有害氣體等，并且環境溫度保持在17—20℃之間，相對濕度保持在35—45%之間。不具備相關軟硬件條件，自然信息安全隱患多、風險大。
2 關于電子文件安全管理的路徑探索
電子文件的安全管理，目標是確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性，內容主要涵蓋二個方面：一是指電子文件的使用價值不受到破壞和損失，即文件的原始性、真實性、完整性和有效性不因文件的刪除、篡改等而受損;二是指電子文件不被非授權用戶使用，確保安全無流失，不泄密。筆者以為，要解決上述問題，應該從制度、人員、技術、設施等層面入手，立足實際，多措并舉。
2.1 建立安全管理制度
管理的前提是有制度約束。要建立健全電子文件安全管理的規章制度，使工作有章可循，有序開展。一是要明確職責。要劃分職責范圍，形成安全風險評估制和責任追究制，嚴格實行上崗資格審查。責任要明確到人，可考慮與個人職位晉升、績效評比掛鉤。二是要規范整理。電子文件應根據制度、規定要求，按類別、年度、保管期限、密級等實施分類排序、集中整理，保證文件內容、結構、元數據和背景信息的真實完整，標識登記并制作機讀目錄。三是要科學保存。歸檔的電子文件應拷貝至耐久性的載體上，一式三套保存。一套供查閱利用，一套封存保管，一套送國家綜合檔案館保管或異地保存。之后再辦理相關審批手續，在計算機上徹底刪除。電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內容需填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及需保持的環境。四是要優化載體。采用的存儲載體按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。軟磁盤易損、容量小，不能作為長期保存的載體。五是要依規借閱。因工作需要而使用時應填寫《電子文件借閱登記表》。允許在遵守檔案、保密規定和相應權限范圍內使用拷貝件，但不得外借已封存的電子檔案。六是要跟蹤管理。相比紙質文件載體，電子文件載體材料壽命要短得多，一般僅為5-15年。必須定期進行安全性、有效性抽查，出現問題及時補救、復制。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%。對存儲在磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次，原載體保留時間不少于4年。當系統、設備需要更新時，文件應及時遷移和備份。
2.2 加強相關人員管理
在電子文件安全管理過程中，僅有制度是不夠的，還必須加強相關人員的管理和教育。首先，要強化教育培訓。通過教育培訓，提升他們對計算機安全防護等專業知識技能的認識，提高職業道德水平，增強安全風險意識和工作責任感。與此同時，應當進一步讓機構負責人認識到電子文件作為信息資源的重要價值，認識到電子文件安全管理的重要性和特殊性。其次，要完善工作臺帳。通過設置操作日志、工作記錄，詳實記錄實施操作的人員、時間、工作內容等加強人員管理，證實電子文件內容的真實性。建議條件允許的機構為每一份電子文件建立相關記錄，記載文件的形成、簽署、管理及使用情況。再次，要統一程序和要求。譬如一般情況下，相關人員在電子文件制成一經定稿后不得進行任何修改。特殊情況時如CAD(計算機輔助設計)電子文件須更改的，要經過必要的批準手續。最后，要抓好行政督促。電子文件由文件形成機構收集整理，由檔案行政管理部門進行指導與督促。檔案行政管理部門應緊密圍繞電子文件歸檔驗收、檔案規范化管理、數字檔案館建設等主題，始終貫徹前端控制和全程管理原則，進一步加大相關人員知識宣傳和教育培訓的力度，統一技術標準和工作標準，指導與督促各機構改進、提升電子文件安全管理水平。
2.3 強化安全技術保障
要確保電子文件信息安全，必須對計算機實施安全配置，以不斷升級的安全技術作為運行保障，加強對電子文件信息和載體的安全檢測。以下介紹五種適用的安全防范技術。一是簽署技術。對電子文件進行簽署的目的在于證實該文件確實出于作者，其內容沒有被其他人作任何改動。主要包括證書式數字簽名和手寫式數字簽名。二是加密技術。在多數情況下，信息加密是保證電子文件機密性的唯一方法。由于可保證電子文件內容的非公開性，目前加密技術正普及推廣應用。據美國犯罪現場鑒證科調查顯示，在所有安全技術應用中，以數據加密傳輸和加密存儲為基礎的技術應用所占比率分別為66%和47%。三是身份驗證。為防止非授權人員進入系統對電子文件或數據訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如文件管理系統使用管理員代碼證。四是防火墻。作為一種訪問控制，它是在某個機構的網絡和外界之間設置障礙，一定程度上可阻止對本機構信息資源的非法訪問，阻止涉密信息被竊取。五是防寫技術。目前許多軟件可將文件設置為“只讀”狀態。在此狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能作修改、復印和打印。此外，應對新的技術變化，要選擇優秀的殺毒軟件進行實時監控，防止計算機病毒的入侵與破壞。
2.4 完善基礎設施及管理系統建設
完善基礎設施和管理系統建設，是實施電子文件安全管理的關鍵環節。如智能化、綜合性的數字檔案館，擁有對盜竊、火災、水災實現控制的安防系統及防光、防磁、防塵、防高熱、防有害氣體等設備設施，還能保證溫濕度適宜的電子文件保管環境。又如以國家綜合檔案館為依托成立本地區電子文件中心，通過在線接收、離線接收等方式，對接收范圍的各機構電子文件進行集中保存、異地異質備份等。電子文件(檔案)管理系統為信息資源長期保存和利用而生，是信息安全建設的重要組成部分。電子文件(檔案)管理系統能對電子文件整個生命周期及其應用進行監督管理，其工作流程主要包括電子文件形成、登記入庫，通過技術鑒定和內容鑒定生成檔案，根據信息格式和文件密級進行歸檔存儲，可對電子文件進行檢索、在線閱覽、下載等操作。同時，鑒于當前電子文件(檔案)管理系統建設欠完善，以及國家關于電子文件技術應用標準尚未出臺的現實，建議各機構先參照國際標準，盡量使用兼容性強、適應范圍廣的軟件設施，以利于將來本機構同全國統一標準接軌使用，保障電子文件信息安全。
據業內人士介紹，電子文件安全管理在國際上也是一個剛起步的課題。就國內而言，電子文件安全管理還遠未達到應有的認識和重視，研究的廣度和深度都有待于進一步拓展。電子文件安全管理是一個完整的系統工程。實踐沒有止境，探索也沒有止境。本文針對電子文件安全面臨的問題與挑戰進行的初步探索聊作拋磚引玉，期盼電子文件安全管理逐步走上規范化、制度化、科學化的軌道。
參考文獻：
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作者簡介：趙凡，男，湖南省常德市檔案局業務指導科副科長，中南大學公共管理碩士。
合同文件管理辦法范文第6篇
第一章 總 則
第一條根據-----集團公司委員會----公司《關于進一步加強執行力建設的意見》文件精神，為進一步加強集團公司執行力建設的力度，推動集團公司又快又好發展，確保集團公司各項目標任務的圓滿完成，特制定《------集團公司執行力建設考核辦法》。
第二條本《辦法》適用于集團公司所屬各單位、機關各部門。
第二章組織領導
第三條為加強執行力建設的考核力度，增強考核工作的嚴肅性，確保執行力建設取得明顯成效。經集團公司研究，特成立集團公司執行力建設考核領導小組。
組長：-------
副組長：--------
成員：-------------
第四條領導小組下設辦公室：
主任：-----------
副主任： ----------
辦公室成員由領導小組成員部門組成。集團公司執行力建設考核辦公室是執行力建設考核的責任主體，具體負責組織實施考核的具體工作。
第三章考核形式
第五條執行力建設考核實行百分制量化考核。
第六條執行力建設考核實行目標管理，各單位按季度向執行力建設考核領導辦公室下設的各系統考核小組報送工作計劃。
第七條考核實行按季度考核，年終兌現的形式進行。
第八條執行力建設考核與集團公司綜合考核共同進行。參加執行力建設考核的部門由執行力建設考核辦公室成員部門組成。
第四章考核細則
第九條根據集團公司執行力建設的目標任務，把執行力建設的目標分解為四個大項。
(一)安全管理目標(100分)：
1.安全指標(50分)
2.安全制度(30分)
安全制度的考核范圍為集團公司《安全管理制度匯編》以及新出臺的安全管理制度?？己艘粤炕己藶橐罁鄯?，量化考核扣分標準由安全監察局牽頭負責制定實施細則。
3.安全指令(20分)
安全指令的考核范圍為安全會議的召開、安全規章制度的學習、安全工作的日常檢查和以會議、便函、電話、傳真、電子郵件等安排布置的臨時性工作?？己艘粤炕己藶橐罁鄯?，量化考核扣分標準由安全監察局牽頭負責制定實施細則。
安全指標和安全制度、指令實施細則見附件一。
(二)生產管理目標(100分)
1.產量(產值)指標(50分)
2.生產制度(30分)
生產制度的考核范圍為集團公司《生產管理制度匯編》以及新出臺的生產管理制度?？己艘粤炕己藶橐罁鄯?，量化考核扣分標準由總調度室、生產技術部、規劃發展部牽頭負責制定實施細則。
3.生產指令(20分)
生產指令的考核范圍為生產會議的召開、生產制度的學習、生產工作的日常檢查和以會議、便函、電話、傳真、電子郵件等安排布置的臨時性工作?？己艘粤炕己藶橐罁鄯?，量化考核扣分標準由總調度室、生產技術部、規劃發展部牽頭負責制定實施細則。產量(產值)指標和生產制度、指令實施細則見附件二。
(三)經營管理目標(100分)
1.盈虧(經費)指標(50分)
2.經營管理制度(30分)
經營管理制度的考核范圍為集團公司《經營管理制度匯編》以及新出臺的經營管理制度?？己艘粤炕己藶橐罁鄯?，量化考核扣分標準由企業管理部牽頭負責制定實施細則。
3.經營管理指令(20分)
經營管理指令的考核范圍為經營管理會議的召開、經營管理制度的學習、經營管理工作的日常檢查和以會議、便函、電話、傳真、電子郵件等安排布置的臨時性工作?？己艘粤炕己藶橐罁鄯?，量化考核扣分標準由企業管理部牽頭負責制定實施細則。
盈虧(經費)指標和經營管理制度、指令實施細則見附件三。
(四)黨建工作目標(100分)
1.黨建工作目標(50分)
2.黨建工作制度(30分)
黨建工作制度的考核范圍為集團公司《黨建工作制度匯編》以及新出臺的黨建工作制度?？己艘粤炕己藶橐罁鄯?，量化考核扣分標準由綜合辦公室牽頭負責制定實施細則。
3.黨建工作指令(20分)
黨建工作指令的考核范圍為黨建會議的召開、黨建工作制度的學習、黨建工作的日常檢查和以會議、便函、電話、傳真、電子郵件等安排布置的臨時性工作?？己艘粤炕己藶橐罁鄯?，量化考核扣分標準由綜合辦公室牽頭負責制定實施細則。
黨建工作目標和黨建工作制度、指令實施細則見附件四。
第十條督辦、督察工作由綜合辦公室、紀委監察處分別制定具體實施細則并組織實施。督辦、督察工作原則上只扣分，不加分?？鄯謴目己说梅种兄苯涌鄢?。督辦、督察工作實施細則分別見附件
五、附件六。
第五章獎罰辦法
第十一條執行力建設最終考核得分是四項目標考核得分的平均分減去督辦、督察工作扣分。具體為：
(一)季度考核
考核得分=(安全管理目標考核得分+生產管理目標考核得分+經營管理目標考核得分+黨建工作目標考核得分)÷4-督辦工作扣分-督察工作扣分;
(二)考核
考核得分={[安全指標考核得分+(安全制度季度累計得分+安全指令季度累計得分)÷4]+ [生產指標考核得分+(生產制度季度累計得分+生產指令季度累計得分)÷4]+ [經營指標考核得分+(經營管理制度季度累計得分+經營管理指令季度累計得分)÷4]+ [黨建工作目標考核得分+(黨建工作制度季度累計得分+黨建工作指令季度累計得分)÷4]}÷4-督辦工作季度累計扣分-督察工作季度累計扣分
第十二條執行力建設考核結果分為優秀、良好、 一般、較差、差五個等級。具體為：
(1)考核得分≥90分為優秀;(2)80分≤考核得分<90分為良好;(3)70分≤考核得分<80分為一般;(4)60分≤考核得分<70分為較差;(5)考核得分<60分為差。第十三條考核后具體獎罰措施為：
1.考核結果為優秀等級的，上浮安全生產獎、經營管理獎、黨建目標獎各20%;
2.考核結果為良好等級的，上浮安全生產獎、經營管理獎、黨建目標獎各10%;
3.考核結果為一般等級的，安全生產獎、經營管理獎、黨建目標獎不上浮;
4.考核結果為較差等級的，下浮安全生產獎、經營管理獎、黨建目標獎各50%;
5.考核結果為差等級的，取消安全生產獎、經營管理獎、黨建目標獎。
第六章考核結果
第十四條考核結果作為審批單位安全生產獎、經營管理獎、黨建目標獎的依據?？己私Y果由集團公司執行力建設考核辦公室出具，在審批各單位獎金時給予上浮或下浮。第十五條各單位黨、政正職安全、經營、黨建風險抵押獎金與單位執行力建設考核結果掛鉤。具體比照第十三條有關規定執行。
第十六條考核結果作為單位評先、班子考核的重要依據?？己私Y果每季度在鄭州礦工報上公布一次。
第七章責任追究
第十七條出現下列情況之一的單位實行一票否決，單位不得評為優秀、良好等級：
1.生產礦井發生3人(含3人)以上的死亡事故;地面單位發生死亡事故的;
2.欠繳養老保險金、住房公積金、失業保險金的;
3.未完成集團公司下達盈虧指標或生產經營成果不實、弄虛作假的;
4.黨風廉政建設考核結果為差的;
5.因工作不力導致大規模越級異常上訪的;
6. 在集團公司其他規定中有明確規定一票否決的。
第十八條對執行力建設考核結果為較差、差的單位進行責任追究。具體為：
1.一個季度考核結果為較差的單位，給予單位領導班子正職和有關責任人通報批評;一個季度考核結果為差的單位，給予單位領導班子正職和有關責任人黃牌警告。
2.連續兩個季度考核結果為較差的單位，給予單位領導班子正職和有關責任人黃牌警告;連續兩個季度考核結果為差的單位，給予單位領導班子正職和有關責任人誡勉談話。
3.連續三個季度考核結果為較差的單位，給予單位領導班子正職和有關責任人誡勉談話;連續三個季度考核結果為差的單位，建議給予單位領導班子組織處理。
4.全年考核結果為較差的單位，建議給予單位領導班子組織處理。
第八章附 則
第十九條集團公司所屬各單位、機關黨委根據本辦法制定具體的考核實施細則。機關部門由機關黨委負責考核。
第二十條若遇不可抗拒因素或政策性增支因素導致目標完不成的，可由單位提出申請，集團公司在考核時給予綜合考慮。
第二十一條本辦法從2007年01月01日起試行，在試行的基礎上，查找問題，總結經驗后，從2007年10月01日起正式執行。