公文流轉是OA的核心, 也是實現無紙化辦公的重要標志, 它利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的處理, 相對傳統公文處理而言, 很大程度上提高了公文處理效率和準確性。
1 公文流轉需求分析
1.1 應用需求分析
(1) 開發公文流轉系統是提高辦事效率的需要。隨著業務量的不斷增加, 工作量日趨繁重, 而且實時性要求越來越高, 要求必須提高工作效率。此外, 由于單位日常業務繁多, 每天都產生大量的紙介和磁介公文, 修改、分發、存檔浪費很大, 也急需網上公文流轉系統來節約資源和運營成本。
(2) 開發公文流轉系統是提高企業服務水平的需要。要想準確、快速地實現信息發布、信息咨詢等業務, 也需要有一套能夠隨時在線的業務處理和資源共享的網上辦公系統來實現。
1.2 總體技術需求
根據辦公業務實際, 本文所設計的公務流轉系統在總體上要滿足一般企業的正常公文處理功能, 應具有高度的可伸縮性以適應不同用戶的個性化需求。界面風格要友好實用, 要有上下文相關的幫助信息。系統本身必須能夠避免由于單點故障或系統升級而影響正常運行。歸納起來, 本文設計的公文流轉系統在技術上要滿足以下幾方面的原則。
(1) 實用性和易用性。系統要有良好的人機界面和運行維護界面, 易于使用, 便于管理人員進行系統管理和維護, 提高系統的可用性。
(2) 先進性和成熟性。系統在技術路線的選擇上要具有一定的前瞻性, 要充分考慮未來應用發展的趨勢, 選擇成熟的開發技術、平臺、產品和模式, 要保證系統具有一定的先進性, 使其具有較強的生命力, 短期內不致被淘汰。
(3) 集成性和可擴展性。系統要實現應用菜單集成、管理菜單集成以及用戶和權限集成, 采用的系統應用結構模式要可以非常方便地納入系統的統一管理體系。系統必須考慮未來對數據的集成和處理能力, 提供有效的數據分析, 提供數據接口工具, 可以實現與其它業務系統的數據交換。
(4) 安全性和可靠性。系統要采用成熟的安全手段和防護措施, 提高信息流轉過程中的安全, 以應用系統安全為主。要采用開放式體系結構, 模塊要獨立實現, 為系統升級、擴展預留標準接口。要帶有符合公安部要求的電子印章, 實現電子印章專人管理, 與現有實際公章管理方式相同。
(5) 基于工具定制開發。系統要基于成熟的平臺工具定制開發, 以縮短開發周期, 減少開發費用和便于二次開發。
1.3 功能需求分析
(1) 用戶管理功能:用戶管理是面向系統管理員使用的管理功能。系統管理員能夠根據自己的權限進行部門、用戶以及公文辦理流程和模板的添加、刪除、查詢等操作, 能夠對各個用戶的權限進行設置和分配。
(2) 發文管理功能:系統能夠根據公文的種類, 自動完成公文起草、審批和存取過程, 要完全滿足各種格式公文的需要;根據公文的類別, 按照預選定義好的“文號”生成方式, 自動添加生成文號;根據發文管理程序, 靈活控制公文的傳遞流向;根據發文的擬稿、審批、簽發、文號、打印的不同域, 自動進行不同操作類型的不同操作權限控制;系統能夠在公文流轉過程中自動進行所有修改記錄的登記和痕跡保留, 能夠根據權限不同定制擬稿者或某一管理者全程查看公文狀態、記錄;可以根據發文管理自動存檔作為永久備份;能夠進行權限范圍內的公文檢索和查閱, 支持全文搜索。
(3) 收文管理功能:系統能夠根據公文的密級, 自動完成存取登記;根據公文的收文、擬辦、批閱、閱辦、歸檔、查詢的不同域自動進行操作權限的讀取控制;根據公文不同處理的收文程序, 靈活控制和定制公文傳遞流向和流轉時限;能夠實現收文擬辦、批閱、主辦、閱辦等一系列操作中的自動流轉時間控制, 到期可以自動按預先定義好的提醒方式提示催辦;收文歸檔后的數據庫能夠進行多種結構、不同方式的查詢;可以通過網絡進行權限范圍內的公文檢索和查閱, 支持全文檢索。
(4) 簽報管理功能:系統能夠根據請示、報告等簽報公文的種類自動完成公文起草、審核、批示、承辦、存檔等過程;能夠根據簽報程序, 靈活控制公文的傳遞流向和流轉時限;可以自動進行所有修改記錄的登記和痕跡保留;可以根據不同權限定制擬稿者或某一管理者全程查看公文狀態、記錄等。
(5) 文書檔案管理功能:通過系統, 使用該系統的公司及部門能夠對確需存檔的公文進行管理、分類、組卷、封卷、存檔、檢索、借閱、歸還、銷毀等。
公文流轉系統涉及的辦公流程比較復雜, 在開發的過程中受到諸多因素的制約, 其成功與否主要受到身份驗證技術、數字簽名與傳輸加密技術、工作流技術、審批應用技術、電子簽章和痕跡跟蹤技術等一些關鍵技術的影響。
2 技術方案
2.1 身份驗證技術
由于公文處理工作具有保密性、嚴肅性的特點, 因此在公文流轉系統開發中必須使用與之相適應的身份驗證技術, 并基于此形成完備的用戶權限體系。身份驗證技術主要有簡單用戶密碼匹配、物理地址識別、智能卡識別、生物識別等, 它們的安全程度不同, 開發和應用成本也有很大差異。目前的公文流轉系統大多采用直接的用戶名和密碼的身份控制機制, 另外的一些系統也使用智能卡的身份驗證體系。
2.2 工作流技術
工作流是指為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交 (交互) 過程。公文流轉的一個重要特征就是流程復雜, 難以用標準的程序化語言解釋, 幾乎所有的業務都是工作流, 因此公文流轉系統必須有與之相適應的工作流定義系統, 使操作人員能夠自主地設定公文流轉的流程和流向。目前工作流定義和實現有基于郵件、基于共享數據庫和基于“群件” (即郵件和共享數據庫結合模式) 三種模式。
2.3 電子簽章技術
傳統的公文是否有效與其是否具有公章直接相關, 這種“紅頭+公章”的公文處理模式仍會延續到公文處理系統中。在一些公文管理系統中, 使用模擬化的電子簽章, 在公文上直接加蓋, 再由高精度打印設備, 或作為二次加蓋傳統公章的憑據。目前, 在企事業機關還未形成大范圍的無紙化辦公的前提下, 電子簽章技術的發展趨勢程序以數字化的虛擬簽章使用、公文在系統中生效, 一旦需要出現紙介質公文時, 在輸出后對公文的合法性進行數字與人工的混合驗證, 并加蓋傳統的公章。
3 結語
隨著Intemet技術的普及、網絡技術的不斷發展, 企事業單位網上辦公是必然的趨勢。本文所設計的公文流轉模型適應現代辦公跨地域、跨部門的辦公業務流程管理的需要, 具有流程定制靈活、各辦理過程的協同工作、事務的跟蹤處理、用戶操作簡便易行等特點, 能在很大程序上提高辦公效率, 有著廣泛的應用前景。
摘要：本文對辦公自動化 (OA) 系統進行了介紹, 詳細分析OA系統中公文流轉模塊的需求分析, 從應用需求、技術需求、功能需求三個角度進行了設計, 并分析了公文流轉中所涉及的技術方案, 主要包括身份驗證技術、工作流技術、電子簽章技術。
關鍵詞：OA,公文設計,工作流
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