OA系統在中石油企業的引入和使用, 改善了曾經低效、繁雜的辦公模式, 實現了自動化的辦公文件流轉、規范化的文件管理, 并為員工提供了現代化、智能化的辦公環境, 是中石油轉變辦公、辦文方式, 提高工作質量和辦公效率的重要手段之一。
1 OA系統的功能
1.1 實現自動化、規范化工作流程:變革了傳統紙質公文辦公模式, 大大提高了文件上傳下達效率, 縮短了文件流轉周期, 有效提高了辦文、辦公質量。
1.2 實現文檔管理的自動化:使用OA系統收發文件, 使文件的安全性有了更可靠的保障。
1.3 實現分布式辦公:中石油下屬企事業單位140余家, 辦公地點遍布海內外, 點多, 面廣, 戰線長。
1.4 推進了無紙化辦公, 節省辦公費用支出。
1.5 強化了領導監控, 全面掌控各部門動態。
2 OA系統在中石油的應用現狀及存在問題
自從OA系統實施之后, 大大地方便了中石油遠程通訊。不管是總公司的用戶或者分支機構的在外人員都能夠通過遠程通訊得知企業內部的數據資源。隨著科學技術的發展以及管理理念的提升, OA系統中也有一些部分并不能夠適應新形勢。
2.1 系統功能未被充分利用。
中石油當前開發的系統功能相對較全, 能夠完全替代紙質文件辦理的所有功能, 而從實際應用來看, 中石油下屬企業中的二、三級單位僅使用了系統的部分功能, 如收文后直接辦結, 然后下載電子公文通過紙質方式辦理。
2.2 使用不便。
OA辦公自動化系統使用的安全性, 始終是用戶最關注的問題。文件辦理時如需用戶簽字審批, 如果未建立一定的安全機制, 用戶的權限很大程度會受到外界不安全因素的干擾, 不能保證用戶簽字審批的真實性?，F在很流行的安全手段是密鑰的使用, 這雖然提高了使用者的安全性, 但仍存在有使用上的不便利性。其次, 中石油當前使用的OA辦公自動化系統最初是在windows XP系統環境下和Office2003版本基礎上開發的, 由于電腦操作系統和Office版本的更新升級, 原來的驅動軟件安裝在更新升級后的操作系統和Office版本中不能使用, 必須安裝插件才可使用, 一定程度給用戶帶來不便。
2.3 使用普及程度不高。
雖然現在OA系統已經應用于日常辦公中, 但普及程度不是很高, 有的員工還是習慣于過去傳統的紙質辦公模式, 辦公現代化意識需要一個整體提高。特別是不具備專網登陸條件的單位或用戶 (通過VPN渠道登陸的用戶) , 對OA辦公自動化系統的使用頻率不高。
3 建議
隨著石油企業的高速發展, 對OA公文系統的建設提出更高的要求。目前中石油OA辦公自動化系統存在技術開發落后, 工作流程不規范, 信息整合能力差, 系統界面不統一, 操作復雜等許多問題。如何加強辦公信息化建設, 發掘自動化辦公系統潛力, 提高辦公系統的應用性是石油企業建設者必須深入探討的問題。
3.1 加大投入力度, 加強系統安全性能。
作為國有骨干企業, 中石油承擔著國家能源安全的重要使命。中石油商業秘密, 特別是油商密★★★級以上的信息如果發生泄露, 特別是被境內外敵對勢力獲取, 不但對企業經營造成損失, 而且會對國家能源安全帶來威脅。所以說, 保證OA辦公自動化系統的安全性, 是電子公文系統應用的前提條件。
3.2 擴展OA系統功能, 發揮系統優越性。
OA系統的優越性在于, 它不僅能夠實現紙質公文辦理的全部功能, 包括對公文的起草、審核、批示、收發、傳閱、歸檔等一系列公文流轉環節進行全程管理, 而且要比紙質公文辦理更具時效性和準確性。而當前中石油下屬企業的三級單位, 甚至二級單位對公文系統的應用, 僅僅用來接收和發放公文, 這樣就難以發揮電子公文系統的優越性。所以, 中石油信息部門升級公文系統時, 應拓展下屬企業三級單位的發文功能, 至少應拓展對上行文的全部功能;下屬各企業應對已開發的功能進行拓展使用, 充分發揮系統的優越性。
3.3 加強系統用戶培訓, 提高系統應用水平
第一, OA辦公自動化系統應用水平的高低, 很大程度取決于文書人員對系統應用水平的高低。建議加強對文書人員開展系統標準化流程培訓, 以及黨政公文處理條例、黨政公文格式等知識的培訓。第二, 部分領導人員電腦基礎操作能力偏低, 加之多年來對紙質公文形成習慣和依賴, 而OA辦公自動化系統的使用, 是基于熟悉電腦基礎知識的一種操作, 所以這些領導人員對改變公文處理方式不能盡快適應。建議加強對部分領導人員的培訓, 重點對其電腦基礎操作進行培訓, 使其具備操作電子公文系統的基礎能力。第三, 中石油OA辦公自動化系統普及率較低, 特別是下屬企業的二、三級單位管理人員, 大部分仍對電子公文系統的操作和應用比較陌生, 應加強對其培訓, 使電子公文系統成為其熟練應用的工具。
4 結語
OA系統的使用改變了以往的辦公方式, 實現了文件管理的無紙化、網絡化和信息化。OA辦公自動化系統的開發體現了中石油平穩、均衡、效率、受控、協調的企業管理要求, 以及統一、成熟、兼容、實用、高效的系統開發方針, 它是企業信息化建設的重要組成部分, 為企業生產經營提供了堅實的信息化支持, 推動企業運轉更加高效化、規范化。中石油及下屬企業應不斷堅持“五統一”原則, 保證OA辦公自動化系統的推廣運用和兼容共享, 從而使電子公文真正達到標準化、規范化和制度化。中石油信息部門和廣大系統用戶必須依靠科技進步, 注重OA系統的集成應用, 提升辦公信息化和網絡化水平。
摘要：目前OA系統是國內大型國企及各事業單位自動化辦公最常見的軟件之一。本文闡述了該系統在中石油的主要功能、使用現狀、存在問題及幾點建議。
關鍵詞：中石油,OA系統,信息化辦公