OA系統是將辦公業務通過計算機進行信息管理, 它的內容涵蓋文件、會議和檔案等相關管理流程。但OA系統也存在一些問題, 包括檔案的管理流程不完善問題, 還有電子文件無人管理的問題。本文主要分析辦公業務的本質, 針對OA系統中文件的處理流程以及檔案管理的流程進行了探討, 以期找到其中的統一設計原則和方法。
一、辦公業務的實質及現狀
(一) 辦公業務的實質。辦公業務主要是控制流程性的業務信息。在傳統的辦公系統中, 辦公信息主要是通過紙筆來進行, 最終會變成紙質或聲像的文件或者檔案, 通過這種形式反映辦公業務的相關信息?，F今網絡環境下, 大部分的辦公信息主要是通過計算機平臺進行控制和傳遞的, 在這個過程中, 不但會產生大量的電子文件, 也同樣會產生紙質的文件, 這些文件記載的歷史信息, 再轉化為檔案。
(二) 辦公業務的現狀。目前, 辦公信息中的文件管理依舊沿用著傳統的流程, 而且也缺乏檔案管理, 這也使得部分單位的檔案與文書部門在工作上不能很好地銜接, 甚至出現問題。當前, 大部分的軟件公司在開發中, 一般將OA系統及檔案管理系統單獨開發, 能實現兩者統一的OA系統并不多見。這在一定程度上給檔案管理和OA系統的發展帶來了困難。部分單位的電子文件缺少歸檔, 而且并未意識到電子文件的重要性, 這使得電子文件處于無人管理的狀態, 只能自生自滅。人們對電子文件的意義和功用并沒有充分的認識, 更不會引起重視。大部分應用辦公自動化的單位, 缺少對電子文件做歸檔和整理的工作, 而只是單純地將其存儲到硬盤內。長此以往, 電子文件雖然不會丟失, 但經過日積月累, 電子文件數目繁多, 會給電子文件的查找工作帶來較大麻煩。一些單位在實現辦公自動化的同時, 也實現了工作效率的提升。但這個過程中也出現了“雙套制”的問題, 所謂“雙套制”, 就是指對同一內容進行了紙質和電子版文件的同時保存。一些單位部門之間利用網絡傳遞文件, 并承辦文件, 但在辦理完電子版文件之后, 往往又會使用紙質的文件進行歸檔保存。這也使得同一內容的文件, 通過兩種文件載體進行保存, 不僅浪費了人力、物力和財力, 也影響了檔案管理和電子文件的發展。而且通過打印電子文件形成的紙質文件, 它所起到的憑證作用也會隨之消失, 因為在整個文件的辦理中, 會對文件的底稿進行相應的修改, 這個修改痕跡的缺失, 將無法了解文件的歷史原貌, 失去了憑證的作用。OA系統和檔案管理系統各自獨立運行, 相互之間不兼容, 增加了電子文件歸檔的難度。據了解, 一些單位應用的OA系統一般是由上級單位設計的軟件, 而其使用的檔案管理系統也多為現代化的檔案管理軟件。而往往因為兩個系統的設計單位不同, 使得數據轉換比較困難, 更不能實現電子文件歸檔。
上述問題如果得不到解決, 那么將直接影響辦公自動化的發展, 而電子文件也會遭受巨大的損失?，F階段已經邁入電子時代, 但對文件的管理意識, 人們并沒有跟上時代的步伐, 還停留在對紙質文件的管理意識上, 其根本原因就在于人們已經習慣管理紙質文件, 對其依賴性較大。而且在管理中, 只要避免天災人禍, 并符合相關的管理要求, 就可對其長期保存。但是電子文件與之不同, 它在使用某種技術和設備進行信息存儲后, 不能脫離該種技術和設備。電子檔案的保存時間取決于其內容, 而其保存期限則受載體的壽命決定, 其中使用的技術相對復雜, 也是影響人們進行電子文件管理的原因。為了更好地進行電子文件的管理, 人們就要統一設計OA系統中文件和檔案的管理流程。
二、統一設計的方法和原則
(一) 文件生命周期理論。該理論是指一個文件從產生到變為檔案的過程, 把這個過程看作一個文件的生命周期, 這也表現了一體化的思想。文件在各個生命周期中有不同的表現形式, 文書和檔案就是其表現形式中的兩種, 但實質都是辦公信息。文件的生命周期理論可充分利用在文件和檔案的統一管理中, 從而使OA系統內的文件和檔案管理流程實現重新組合設計, 促進各個辦公信息間的內容銜接, 達到科學管理辦公信息的效果。
(二) 統一規劃和設計流程。許多單位的OA系統經常出現接口和子系統, 很少能形成完整的OA系統, 應用的OA系統往往缺乏整體感。如果能把文件和檔案管理的整個流程統一設計到一個OA系統中, 實現系統的統一設計, 減少兩系統的單獨使用, 將會促進檔案工作效率的提升, 最終達到數據庫共享的效果。要將文件和檔案管理的整個流程統一設計到一個OA系統中, 這會促進檔案工作效率的提升, 并達到數據庫資源共享。
(三) 做好文件與檔案管理的定位。大部分單位強調OA系統設計中文件的重要性, 而并未重視檔案的作用, 這也導致許多OA系統的文件管理流程比較完善, 而檔案管理流程卻相對缺失。不難看出, 在系統設計中要重視文件和檔案管理流程位置的問題, 這直接影響最終系統中 , 能否實現信息共享。因此, 在進行OA系統設計時, 要重點設計檔案管理數據庫, 增強系統對數據信息流的處理功能。
摘要：本文主要分析辦公業務的現狀, 針對OA系統中文件的處理流程以及檔案管理的流程進行了探討, 以期找到其中的統一設計原則和方法。
關鍵詞：OA,文件處理,檔案管理,流程,設計
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