辦公室是單位的綜合辦事機構, 在一個單位處于承上啟下、聯系左右、協調內外的重要位置, 承擔著“對內、對外、對上、對下”溝通協調的重要職責。在水文新常態不斷深化的新形勢下, 如何進一步加強辦公室的溝通協調能力, 圍繞辦公室的工作職責及功能定位, 結合多年來的工作實踐, 談幾點體會。
一、對內協調, 擺正位置, 任勞任怨
辦公室在對內協調上充當著一個“和諧使者”的角色。
首先要擺正位置。就其職級而言, 辦公室與其它處室是平起平坐的, 但由于辦公室承擔著協調全面工作的職責, 客觀上與領導直接接觸的機會比較多, 這是由自身職責決定的, 而非權力的象征, 不能將自己等同于領導, 更不能假借領導名義發號施令。
其次, 包容大度, 任勞任怨。辦公室承擔著大量的文稿起草、會議籌備、后勤保障、督促檢查、溝通銜接等多項任務, 工作千頭萬緒, 繁雜瑣碎。要盡量做到:在和其他部門的合作行動中, 有功勞時不伸手, 有過錯時不推脫, 不計較功勞記在誰頭上, 不在意過錯記在我頭上;在難分你我的交叉工作中, 不挑肥揀瘦、拈輕怕重, 有苦勞時不計較, 有疲勞時不抱怨, 多干少說, 任勞任怨。
再次, 甘當上下良性溝通互動的鋪路石。上下的良性互動, 關鍵在辦公室。上情下達、下情上傳, 辦公室在中間遠非簡單的傳聲筒、留聲機, 要注意溝通協調的藝術。有些情況下, 上下之間信息的傳遞要經過篩選過濾, 讓這些信息在辦公室這個中間地帶“軟著陸”, 辦公室要講公心, 心存正氣, 抱著構建團結和諧局面的美好意愿和大局意識, 寧愿自己憋氣, 也決不能挑撥是非、激化矛盾。
二、對外協調, 熱情友好, 不卑不亢
辦公室在對外協調上是一個單位的“門面”, 對外協調應堅持兩個原則:第一, “單位即我, 我即單位”原則。第二, “平等尊重、不卑不亢”原則。水文在社會交往中相對勢弱, 工作中往往有求于人, 久而久之形成了“怕見人”的怯懦心理, 在對外交往中往往自卑有余而自信不足, 尊人有余而自尊不足, 不僅違背了對外交往的禮儀原則, 也在很大程度上損害了單位的利益, 是對外工作中要力避戒除的。
在上述兩個原則指導下, 對外工作在細節上一要“注重培養、不斷鞏固”。二要“點面結合”, 要注重“面”。三要“既當好主角, 又當好配角”。在對外協調中, 辦公室有時是牽頭單位, 有時是協辦單位。在牽頭主辦時要當好“主角”統籌行動, 盡量避免同一事務多部門對外的交叉混亂現象。在協辦時要充分利用自身對外協調的優勢當好“配角”, 協助其他部門搞好對外工作。
三、對上協調, 認真負責, 忠誠實在
辦公室作為單位的一個部門, 對上是領導班子。保持清醒的政治頭腦, 明確正確的政治方向是其對上協調的首要原則。其次, 忠誠實在, 老實做人。青島水文干部“新三老”, 即“說老實中聽話, 辦老實效益事, 做老實精明人”用在辦公室的對上協調中恰如其分。因此, 作為下屬, 對上要老實實在, 這不僅是對領導的尊重, 也是取得領導信任, 建設自身人格的法寶。
另外, 在對上協調中, 辦公室要充分發揮好參謀助手作用, 做到參與政務, 搞好事務, 優質服務, 實現政務、事務、服務一體化。在參謀上, 要當好情報員, 不做指揮長, 有建議慎主見, 服從第一。要全面準確反映客觀事實, 切忌隨意修飾, 避免摻雜個人主觀好惡, 切實做到不渲染、不遮掩、不擴大、不縮小, 為領導提供真實可靠的信息, 而建立在真實信息基礎上的領導決策一旦形成, 服從第一, 在執行上決不能打折扣;在服務上, 要自覺做到腦勤、腿勤、口勤、手勤。
四、對下協調, 率先垂范, 推功攬過
辦公室的對下協調體現在兩個方面:一是辦公室主任對本處室的內部協調。二是辦公室對基層單位的協調管理。
辦公室主任對上是兵, 對下是將, 即為“將”, 表率示范作用是首要的。在工作中, 要求別人做到的自己首先做到, 禁止別人做的自己一定不做, 別人能做到的自己要做得更好, 而且標準要更高一些, 要求要更嚴一些, 時時處處起模范帶頭作用。其次, 切忌與下級爭功推過。因此, 在領導面前多說下級三分好, 多掩下級三分丑, 于人于己于工作都是有利無害的, 這是對下級的關照和情義, 也是對下協調的方法和藝術。
辦公室要加強對基層單位的業務指導, 多為基層辦實事、辦好事。青島水文下設6個縣級水文局, 縣級局工作在一線, 業務廣, 任務重, 但人員相對較少, 工作中往往身兼數職, 專業性欠缺, 業務能力有待提高, 這就需要辦公室適時地對口業務指導?；鶎邮聞沾蠖嗑唧w而繁雜, 辦公室在具體協調指導中, 要充分尊重他們, 體諒他們的實際困難, 簡化程序, 提高效率, 設身處地地幫助他們解決一些具體問題。 在基層單位遇到需要市局領導幫助協調解決的困難和問題時, 辦公室要切實站在基層角度, 貼近基層工作生活, 做好基層與市局領導之間的溝通與交流, 為上下級良性互動當好紐帶。
總之, 辦公室“四對”, 旨在對內修養達到一種和諧, 對外達到一種協調, 對上老實做人、忠誠實在, 對下踏實做事、表率為要, 方能搞好辦公室內外上下的溝通協調。
摘要：溝通協調在辦公室工作中無處不在、無時不在。本文結合自己多年來從事辦公室工作的經驗和體會, 探討辦公室內外上下溝通協調的方法和藝術, 以期為做好辦公室工作提供好的經驗借鑒。
關鍵詞：辦公室,內外上下,溝通與協調
參考文獻
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