一、前言
隨著科學技術的不斷發展, 信息技術、計算機技術、管理科學、行為科學、系統工程學也在不斷進步并且有了交叉, 從而使辦公自動化脫穎而出, 越來越受到大家的歡迎。OA即辦公自動化是辦公工作處理的自動化, 利用現代化辦公和計算機網絡功能相結合的一種新型的辦公方式, 使信息傳遞更加快捷、方便, 使人的各種辦公業務逐步由設備和信息系統來協助完成, 提高工作效率、提升工作質量的基礎上, 可跨越空間、時間限制增加協同辦公能力, 加強決策的一致性, 最終實現辦公效能的提升。
二、OA系統在事業單位工作中的應用實施
(一) 信息發布, 資源共享。事業單位作為公共部門, 人員繁多、事情復雜, OA系統中的新聞、通知公告、黨建工作、人事管理、裝備管理、財務管理、通訊錄等模塊能夠提供一個信息發布和檢索的平臺。職工通過該平臺能夠對整個單位的情況和現狀有所了解, 同時也能根據自己的需要通過分類的功能模塊快速查詢到自己需要的有價值的信息。OA系統在一定程度上實現了信息共享, 提高了工作效率。
(二) 公文流轉, 明確時限。事業單位通常都是辦事效率低、程序冗余。OA系統的工作流不會出現由于卡在某個環節等人辦的現象, 可以通過超時督辦的方式使公文正常流轉;有些跨級別、跨部門的事務都可以在網絡條件下快速辦理。不僅節約了時間, 同時也避免了一次次的跑腿, 簡化了辦事流程, 提高了工作和經濟效率 (圖1) 。
(三) 出勤情況, 嚴肅紀律。為加強機關作風建設, 嚴明紀律, 提高工作效率, 考勤也是非常重要的一方面。由于事業單位的審批制度比較復雜, 根據不同級別的各種情況可能需要層層審批, 利用OA系統現有的工作流模塊實現出差、請假、加班等各種不同出勤狀態的改變 (圖2) 。
(四) 移動辦公, 隨時隨地。職工的辦公不僅僅局限于在辦公室內, 尤其是對于經常出差在外的領導層, 所以訪問單位內部資源和應用的需要變得十分迫切。隨著網絡通信技術的發展, 平板電腦、智能手機的廣泛應用使移動辦公模式應運而生。采用與VPN、身份驗證體系及移動辦公設備管理相結合的方法, 在保障信息安全前提下, 利用移動終端設備, 實現無線移動辦公。
三、OA系統應用存在的問題
OA系統的應用改變了傳統的辦公模式, 提高了工作效率, 但是由于種種原因, 目前OA系統在應用過程中還存在著許多亟待解決的問題。
(一) 個別領導不用或者不重視, 使OA系統流程中斷或者流轉緩慢。利用OA辦公平臺實現從傳統辦公方式向現代化辦公方式的轉變過程中, 領導的重視是非常重要的。領導大多數都處于OA流程中最重要的審批位置, 如果領導不能及時有效應用, 就會造成流程中止, 從而導致工作效率變低。造成這種狀況的原因有, 一是OA軟件系統還不夠簡潔和智能。二是領導事務繁忙, 無暇顧及使用OA系統。要想真正逐漸由紙質作業走向電子辦公, 由自主辦公向協同辦公過渡, 領導必須從思想上真正重視, 建立健全規章制度, 切斷非必要的傳統紙質信息流轉形式, 持之以恒的進行OA系統使用。
(二) 職工計算機水平有限, 產生抵觸情緒。目前事業單位大部分職工的計算機應用水平較低, 對OA系統產生抵觸、不滿和抱怨?？梢钥紤]在OA系統在滿足本單位基本需求并且運行良好的情況下再逐漸地開放相對復雜的功能, 消減職工對新系統的抵觸情緒。所以, 提高事業單位職工的計算機水平和OA系統應用知識要常抓不懈。
(三) OA系統開發不到位, 缺乏個性化服務, 功能沒有被充分利用。OA系統目前還缺乏統一標準, 從業務功能和設計思路上也各有特色。本身從設計上缺乏一些人性化的東西。比如, 事業單位的公文流轉非常復雜而且多變, 在審批的界面可以設置一些相對自由的流轉方式, 可以盡量靈活審批流程;隨著移動網絡的發展, 移動辦公也越來越普遍, 除了公文傳閱、信息共享、電子郵件、通訊錄等功能, 應當把更豐富的功能都遷移到手機或者其他移動通信設備上, 讓職工可以隨時隨地進行掌上移動辦公。
(四) 缺少全方位的培訓, 使OA系統沒有普及。OA系統不是一個完全通用化的軟件, 所以職工培訓是實施OA系統的重要因素, 對用戶的培訓決定了OA軟件的使用效果和程度。培訓可以采取講授法和個別指導法, 針對不同的角色用戶制定相應的培訓方案, 通過對不同功能需求等方面的內容進行不同層次的培訓。讓用戶明白OA系統原理、相關管理理論和具體操作流程, 提高使用人員的能力和技術水平。通過培訓提高職工對實施OA系統的根本認識, 增強積極性和主動性, 讓大家養成一上班就打開OA系統的習慣, 充分發揮職工主體作用, 有效促進OA系統的實施。
四、結語
利用協同辦公系統, 單位可以減輕職工日常工作量, 將職工的主要精力從繁瑣的事務性工作中解放出來, 更好的開展與業務發展相關的工作, 從而提高工作效率。并且可以嚴密辦公程序和嚴格辦公制度, 規范辦文、辦會、辦事行為。
事業單位的特殊決定了事業單位信息化建設的特殊性, 要想徹底取代傳統辦公模式, 這是一個循序漸進的過程, OA系統的成功實施需要有管理層的重視、制度的保證、全員培訓、人性化的設計和管理、技術支持等方方面面。只有在推動的過程中不斷摸索和提升, 才能將OA系統真正地融入日常辦公。
摘要：OA系統是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。通過OA系統的推廣和應用, 事業單位實現了工作效率提高, 無紙辦公等目標。該文分析了事業單位使用OA系統的情況、存在的問題及應用過程中的經驗。
關鍵詞：應用,OA系統,事業單位
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