日常常用各種公文格式范文第1篇
第一章 公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。 公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、 明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。包括以下幾項內容：
1.文件的中心內容是什么?比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣?存在哪些問題，解決方式、需協助事項;再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2.根據文件內容，準備采用什么文種?比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報;針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定 性質的通知等。
3.明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗;是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4.明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。
總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納;如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1. 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2. 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改。
初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1. 關于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2. 關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3. 關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4. 關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5. 關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
第二章 幾種常用商務公文的編寫規范
一、請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。
(一)請示的特點
1、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。
2、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。
3、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
4、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
(二)請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
1、 請求指示性請示。
2、 請求批準性請示。
3、 請求批轉性請示。
(三)請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
1、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。 (1). 標題(2號宋體，加粗，居中)。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》;另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》。
(2). 受文領導(3號仿宋，頂格)。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
2、 正文(3號仿宋，首行縮入二格)，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
(1).請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”
(2).主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。
(3).結語。另起一段，多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。
注意事項：一文一事;一個主送機關;逐級請示。
3、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
(四)請示應注意的問題
1、 一文一事的原則。
2、 材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。
3、 理由充分，請示事項明確。
4、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
二、報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。
“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式.“報告”是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。“下情上達”是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
(一)報告的特點：
1、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。
2、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。
3、報告在內容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。
4、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
(二)報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。
(三)報告的寫法
報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法：
1、 匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：
(1).綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。
(2).專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
2、 答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。
3、 呈報性報告
呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。
4、 例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。
報告格式：(建議報告)
(四)《報告》寫作要點
1、標題(2號宋體，加粗，居中)：
制發機關+事由+報告;報告前可加“緊急”。 2. 受文領導(3號仿宋，頂格)。
3、正文(3號仿宋，首行縮入二格)： (1)事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。 (2)事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。
4、結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執行”，或“以上報告，請指示”等語。
注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。
三、公告
公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。 公告的寫法
(一)、 標題(2號宋體，加粗，居中)。
公告標題有三種：
1、完全標題，包括發文機關、事由、文種;
2、發文機關和文種以上兩項，多用于政府機關;
3、有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。
(二)、 正文(3號仿宋，首行縮入二格)：
正文一般由主旨與說明構成。
主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。
(三)、 落款及日期
公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發文單位外，還應標明發文地點。
四、會議紀要
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
(一)會議紀要的寫法：
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
1、 首部(2號宋體，加粗，居中)。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。
2、 正文(3號仿宋)。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
(1).前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
(2).主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
3、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
(二)會議紀要的寫作格式和規范
1、會議紀要的寫作格式
會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。
會議紀要根據適用范圍、內容和作用，分為兩種類型： (1)工作會議紀要。 (2)協商交流性會議紀要。
2、會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。 (1)標題
由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學語文教學研討會紀要》。 (2)文件日期
成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。
(3)正文
正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。
A.在開頭部分應扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。
B.主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務要求等。
一般有三種寫法：
一是概述法。即把會議上的發言內容、討論情況總結到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。
二是發言記錄式寫法。按照會上發言順序，摘錄每個人發言的主要內容。此寫法主要用于座談會紀要。
三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內容歸納成幾個問題來寫。適用于規模較大、內容復雜的會議。寫作時，可根據表達內容的需要，分條列項寫或擬小標題分部分、分層次寫。
總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。
3.結尾的內容通常是提出希望、號召，要求有關單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結尾。
五、電子公文
隨著網絡化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。
電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。
(一)、 收件單位/人
(二)、 抄送單位/人
(三)、 主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。
(四)、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等(與日常公文協作方法一致)，若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送(注明)。
(五)、 落款。署名及成文時間 遞交程序以遞交直屬領導為宜
六、通知格式：(指示性通知)
通知是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。
(一)、標題：制發機關+事由+通知。
(二)、正文：
1、通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。
2、通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。
(三)、結尾：三種寫法：
1、意盡言止，不單寫結束語。
2、在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。
3、再次明確主題的段落描寫。
七、規定格式：
《規定》寫作要點
規定是由機關、社會團體和企業事業單位對某一方面工作或行為做出具體規約的文件。
(一)、標題：
地域+內容+文件種類(規定、管理辦法、細則、規則等)。
(二)、正文：
1、正文的內容通過“條”的形式表述，按順序依次排列。“條”是法規的基本單位。
2、“條”的內容較多時可分為“款”，“款”的內容較多時可分為“項”。
3、根據內容的需要，可以在“條”上設“章”。
八、字號規格 公文標題居中排一行或數行，公文標題用2號宋體。
正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。用A4紙打印，紙邊距設置為上、下2.54cm,左、右為3.17 cm。
結構層次序數，第一層為“一”;第二層為“
(一)”;第三層為“⒈”;第四層為“⑴”;第五層“A”; 第六層“a”。
如果正文的內容通過“條”的形式表述，一般下排列對應為“1”、“1.1”、“1.1.1”，最多不超過四層，即“1.1.1.1”。
在結構層次序號中，全文的編號應該統一，編號在每行的位置應保持一致。如果為了強調小標題可使用加粗字體以達到明顯的目的。
成文時間用漢字，“零”應寫為“○”，右空4個字。 印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。蓋章的時候，要蓋在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，要把月份整個蓋住，主要是為了防止篡改公文日期。