電子文件管理范文第1篇
一、對高校檔案電子文件管理的必要性
(一)提高了高校檔案管理的質量和效率
隨著信息量不斷增加,高校檔案管理工作越來越繁雜,傳統的檔案管理面對繁重的管理工作其弊端也顯示了出來。由于檔案管理的工作量大,在紙質檔案管理中,管理員每天都要機械性的做重復的動作,而且單從一項檔案管理的步驟來看,從編制目錄到整理完畢,需要進行十多項管理程序,這些無疑使管理員的工作增加了壓力。而對電子檔案文件的管理把檔案管理員的工作簡單化,從而提高了檔案管理的效率。
(二)有利于檔案管理、保護和利用
高校檔案的電子文件管理,減少了繁雜的工作量,讓高校教師可以投入更多的時間對學生的生活以及學習進行管理,因此檔案管理的科學性更高,有利于人們更好的使用檔案資源。傳統紙質檔案管理中的檔案是對紙質材料進行管理,在翻閱時容易破壞檔案,不利于檔案保存。而高校檔案的電子文件管理,方便查閱,且安全性高,也有利于保護其檔案不被損壞。
(三)適應現代化檔案管理的進程
隨著信息技術的不斷發展,很多檔案都通過網絡進行管理,現代化的紙質檔案管理正朝著一體化的方向發展。通過在網絡上建立檔案管理系統,將檔案的信息錄入電腦,人們在需要時只需要檢索就能夠獲取自己需要的檔案資料,方便了檔案管理。電子檔案管理規則比傳統的更加簡單、易懂,管理者不用耗費更多的時間學習怎么管理,而是在實踐中逐步掌握了檔案管理。以往基層檔案管理員的電動較頻繁,因此對新的管理者的管理帶來了較大的麻煩。電子檔案管理需要管理者掌握較高的信息化管理技術,簡化了以往管理的復雜程序,從而讓管理者很快就接受管理工作。
二、高校如何加強對檔案的電子文件管理
隨著信息化技術的不斷發展,各大高校都建立了自己的校園網絡,使得網絡信息資源可以充分被同學以及教師使用,可以提高了高校整體工作效率與工作水平,高校該如何提高對檔案電子文件的管理成了所有高校管理者需要考慮的問題。
(一)建立檔案電子文件管理制度
高校對檔案電子文件管理首先就是要建立檔案電子文件管理制度,把電子文件的收集管理工作納入到日常管理工作中來,對于電子文檔的形成、收集、整理以及歸檔工作都要有明確的規定,要有專門的管理工作人員嚴格按照歸檔的要求進行收集和整理,將歸檔后的文件交給檔案部門,保證電子文件的完整和正確性,在整個管理工作中應該保證文件的安全有效。在對電子檔案的管理工作中,檔案部門應該建立嚴格的歸檔流程,并且實行物理歸檔與邏輯歸檔相結合的方法來共同運行。邏輯歸檔就是指在不改變計算機網絡中的存儲方式和位置將需要的電子文件的管理權移交給檔案部門的過程,物理歸檔就是把電子文件刻制成光盤或者轉化為紙質的文件交給檔案部門。
當對網上形成的電子文件進行歸檔的時候,電子文件的實體應該歸檔在檔案部門,這是為了保證電子文檔的安全性和完整性,交接的形式可以通過網絡來捕獲采集然后歸檔到檔案部門的服務器,也可以用儲存載體,最后再實施物理歸檔。
(二)采取現代化的信息管理技術,對電子文件檔案進行歸檔
在對電子文件的管理中運用現代化的管理技術可以保證電子文件的真實性以及原始性。電子文件本事就是信息化背景下的產物,它的數據儲存以及傳輸的過程中只有采取相應的信息安全技術才能保證文件的安全性,防止泄密,同時也可以有效防止非法訪問或者隨意改動等。所以對文件管理時一定要設置訪問權,這是最基本的,只有正確的用戶名稱以及密碼才能進行訪問,同時也可以運用身份驗證等技術來對訪問者的身份進行驗證,保障電子文件的安全有效,做好保密工作。除此之外,市場上還出現了一些例如防火墻技術以及加密技術等可以保障電子文件的安全可靠。電子檔案文件管理就是為了使管理工作可以更加科學有效。而做好電子文檔的歸檔工作就是一個重點工作,只有這樣才能對種類多樣數量眾多的電子文件進行有效的管理。對高校電子文件歸檔可以根據文件的特點來劃分,例如教師科研活動、學生檔案管理以及行政工作等來進行分類。
(三)將檔案信息化納入到學校信息化系統中進行統一管理
檔案電子文件的管理與傳統的紙質檔案管理不同,可以有效提高管理效率以及管理水平,但同時對于檔案管理工作者的素質要求也更高。電子檔案管理要求管理人員一定要具備熟悉計算機技術,尤其是網絡安全技術以及數據處理技術。但是在高校檔案部門的工作人員大多僅僅具備檔案專業知識,同時又精通計算機知識以及信息處理技術的復合型人才是非常有限的,為了解決這一問題,可以將學員檔案的信息化建設納入到學員的信息建設中來進行統一管理,這樣就可以充分利用學院的專業計算機人才。當檔案部門提出檔案管理要求時,計算機技術人員來組織實施,把檔案管理的理念和學校校園網建設統一規劃,使電子檔案網絡化管理可以更加有效的實施。
(四)對電子文件進行前端控制
文件的生命周期是指文件從形成到永久保存或者最終銷毀的一個過程,我們可以根據文件價值的不同運用不同的文件管理方法對文件進行控制,電子文件的管理可以參照文件的生命周期。對檔案電子文件的管理就是要充分利用計算機以及網絡技術,對文件的管理工作進行統籌規劃,使整個管理更加系統化和規范化,優化管理。電子文件的設計、形成以及保存是管理工作中最關鍵的工作,將檔案文件管理工作的需求嵌入軟件,在形成文件的時候舉要考慮其一檔案工作的聯系和是否有長期保存的需要,在檔案工作之前就要介入電子文件的運作和管理。所以檔案部門應該對部門的檔案管理工作者進行嚴格的培訓,在對電子文件的形成、管理等過程中藥及時登記,使電子文件歸檔的質量得到保障,實現文檔一體化。
對高校檔案電子文件的管理,有效地解決了傳統紙質檔案管理繁難的狀況,提高了檔案管理者的工作效率。在檔案管理中,要注重科學管理檔案,保證檔案管理的時效性、準確性和完整性。由于電子文件是信息化背景下的產物,因此管理者要不斷加強自身的素質,提高計算機技術以及信息管理技術,完善管理方法。
摘要：隨著經濟不斷發展,高校對檔案的管理也提出了新的要求,以便適應繁雜的檔案管理事宜。由于學生信息量不斷增加,傳統的紙質檔案管理已經不能適應人們工作的需求,采用現代化的檔案管理方式,提高檔案管理效率,方便建檔管理工作有序進行。本文將對高校的電子文件管理的特點和工作進行簡單的分析,為提高高校電子檔案管理工作提供參考。
關鍵詞：電子文件,檔案管理,高校
參考文獻
[1] 王燕.電子文件對高校檔案管理模式的變革與思考[J].北京建筑工程學院學報,2014,20(06):63-64.
[2] 徐曉華.檔素工作中的電子文件管理淺析[J].邢臺學院學報,2013,26(02):45-46.
[3] 粟竹英,雷志萍.高校電子檔案的管理特點與要求[J].黑河學刊,2014,11(172):56-57.
電子文件管理范文第2篇
電子政務包含多方面的內容, 如辦公自動化、部門間的信息流轉、電視會議、公民網上信息公開、電子化社會經濟統計等等。很顯然, 電子政務不是簡單的“上網”, 而是要利用電子手段將政務工作進行重組和再造。電子政務的目標是為了提升運行效率, 增強服務功能。
機關文件, 是指黨政群團等社會組織在工作中形成的各種文本。比如, 《國務院關于進一步推進相對集中行政處罰權工作的決定》《關于公布2015年度全省水路運輸誠信企業名單的通知》《洋浦區出租汽車經營服務管理規定》《關于公布起重機械制造、安裝改造維修鑒定評審人員考核結果的函》等等, 都屬于機關文件。
機關文件管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影像掃描文檔的存儲、分類和檢索。文件管理的關鍵問題就是解決文件的存儲、文件的安全管理、文件的查找、文件的在線查看、文件的協作編寫及發布控制等問題。
二、電子政務下的機關文件管理問題
目前, 通過電子政務提高政府管理質量和創新效率, 已成為國內各級政府的共識。但實際上, 隨著電子政務的推廣, 機關文件管理越來越受到政府的重視, 但是經常會碰到以下的問題:紙質文檔保管難, 海量信息無法全部電子化;文件檢索系統不科學;歸檔文件版本不一;網絡文件安全問題出現;部門文件無法共享等。
總結來看, 出現這些問題的原因主要有三個方面:
(一) 文件管理滯后。電子政務在建設初期的資金投入很大, 業務應用的廣度和深度卻有限, 機關文件工作是作為檔案公共事業的組成部分, 卻由機關檔案室來獨立承擔管理工作不盡合理, 滿足公眾需求水平的內動力不足。有些機關只強調近期固定資產投資, 馬上投資建設文件庫, 短時間內采購設備, 卻沒有專業人員維護, 同時缺乏后期更新的遠見卓識, 這都嚴重影響了電子文件中心的效率和質量。
(二) 文件標準弱化。目前, 我國電子政務標準化建設滯后, 很多地方只能制定符合本地實情的規范, 各部門做電子政務的時候都有自己的思路和方法, 根據分工和預算安排, 文件管理標準不盡相同。特別是長久保存和方便利用這方面, 標準不一, 這些標準的科學性、通用性有限, 使電子文件遭受失真、失存的危險。
(三) 文件安全凸顯。文件的管理要創新, 采取的工作方式之一就是電子化, 但是如果文件安全得不到保障, 網絡泄密甚至犯罪就可能出現, 導致政府的管理效率和公眾形象受到損害。很多機關的文件管理系統不具備電子文件自動歸檔并安全保管與提供利用的功能。突出問題不能得到解決, 即電子文件的集中、規范管理以及加工利用問題尚未解決。如果不能及時與政務協同辦公系統同步實施運行, 將會造成大量珍貴、重要的電子公文遺失, 給保管、保存、開發利用以及為領導決策、各部門提供利用服務等帶來極大隱患。
三、創新機關文件管理體制的對策
時至今日, 電子政務的本質就是及時把政府的決策、服務內容、工作程序和辦事方式向社會公布。我們應在國家層面上開展國家級文件管理工作, 積極摸索一個可行的標準, 統一技術上的問題, 在細節上由使用者來把關, 甚至可以修改, 為地方機關文件管理提供示范。為推動電子政務的發展, 創新機關文件管理, 應該采取下列策略:
(一) 定位明確。當前必須認識到電子政務與辦公自動化的差別, 檔案文件管理的目標就是實現電子文件長久存儲和便于利用。有的機關檔案室把電子文件中心功能定位于長久保存和利用, 而有的則暫時存儲, 有的定位于信息公開, 有的定位于文件備份。因此, 機關文件管理要遵循一定的系統原則, 首先考慮電子化的目的, 然后再發揮各要素的功能, 綜合各方面的資源優勢, 使得電子文件管理體制最優化, 文件管理最科學。
(二) 統一規劃。我國機關文件管理可用的標準并不多, 地方很少制定出新的電子文件管理標準?？梢越梃b國外先進經驗, 對全國政府機關文件管理進行統一規劃, 制定統一標準, 采用國際標準, 不但可以減少重復勞動, 還可以加快電子文件管理發展的進程, 我們要汲取與電子文件管理有關的國際標準, 合理地引用到政務工作中來。
(三) 建設數據庫。這是電子政務工程的關鍵, 也是機關文件管理工作的突破點。必須打破各級政府和部門之間相對信息封閉的現狀, 重視對機關文件資源的不斷開發、更新和維護。電子政務的終極目標就是建設數字檔案館, 在文件中心的基礎上, 進一步實現信息化、智能化、保密化, 通過開發海量信息云, 整個政務體系內的文件資源, 為相關部門或人員提供資源共享。
摘要：電子政務是新型的政務管理系統, 而機關文件是政務活動的重要載體。發展電子政務有利于機關文件創新, 既要從理論上認識到文件管理的新內涵, 也要從實踐中求實創新。
關鍵詞：電子政務,機關文件,檔案,管理
參考文獻
[1] 馮惠玲, 錢毅.關于電子文件管理頂層設計的若干設想[J].中國檔案, 2007 (4) .
[2] 李翠綿, 李學英.天津開發區電子文件處理中心的建設[J].辦公自動化雜志, 2004 (10) .
[3] 王任.電子政務環境下的電子文件中心[J].中國檔案, 2007 (4) .
[4] 董相志.談我國政府辦公自動化形態的變遷[J].信息化建設, 2003 (7) .
電子文件管理范文第3篇
【摘要】本文通過結合建筑工程管理中施工文件檔案管理的相關內容和特點，并分別從施工文件的收集、管理及態度等方面，簡要介紹了當前建筑工程的施工文件檔案管理中所存在的問題；同時，分別從施工文件檔案管理的制度完善、人才培養和電子信息技術的有效應用等三個方面，分析和探究了建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理對策，以期能夠給予廣大施工管理人員一些參考和幫助。
【關鍵詞】建筑工程；施工文件檔案；管理；分析和探究
一、引言
新形勢下，隨著現代化科技的蓬勃發展，以及建筑工程規模的不斷擴大，促使人們在重視施工現場的技術操作與管理的同時，對于建筑工程中的施工文件檔案管理工作，也給予了越來越廣泛的關注和重視。施工文件檔案的管理，不但關系到施工單位的改建、維修及管理等多個方面的工作，同時也是指導施工與保障工作質量的重要依據?？梢?，深入建筑工程管理中的施工文件檔案管理的研究工作，具有極為重要的意義。為此，本文主要根據加強施工文件檔案管理所涉及的一些知識內容展開討論，現具體分析如下。
二、建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點
在建筑工程管理中，施工文件檔案的管理內容一般包括基建文件、工程監理資料、施工資料等。其中，基建文件主要有勘察、測繪、設計文件，工程開工、竣工文件和決策立項文件、商務文件等幾種；工程監理資料有監理合同文件、監理資料、記錄和驗收資料等；施工資料一般是指施工技術、物資、測量、驗收記錄等方面的資料，同時，還包括各種施工圖紙在內。從建筑工程的施工文件檔案管理的特點來看，由于工程項目的周期相對較長，所涉及的施工內容較多，致使施工文件檔案管理普遍存在著分散性、復雜性、實效性等特點。同時，從文件檔案本身對各種工程項目的參考借鑒來看，還表現出文件檔案管理的繼承性特點。
三、建筑工程管理中施工文件檔案管理存在的問題
為了進一步實現對施工文件檔案的有效管理和控制，施工單位應該在認真結合建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點的基礎上，充分了解建筑工程管理中施工文件檔案所存在的管理問題。具體來說，施工文件檔案管理主要包括施工資料收集困難、管理混亂和應付現象嚴重等幾個方面。
（一）文件檔案的資料收集困難
在建筑工程中，由于施工階段的管理周期相對較長，施工技術管理的好壞直接反映在現場作業中，促使大多數施工單位將主要的精力集中在工地上，而忽視了對施工文件檔案的管理工作。同時，施工人員由于工作量較大，或是素質不夠高，態度不夠配合，沒有很好地配合檔案管理人員的工作，部分施工人員甚至存在施工資料收集會延誤作業、檔案管理沒必要等錯誤認識，也給施工文件資料的收集帶來了一定阻力。此外，在工程項目的收尾階段，往往由于大部分施工人員已離崗并投入新的崗位工作，召集起來十分困難，拖延了施工文件資料的整理時間。
（二）文件檔案管理混亂
從當前來看，建筑工程管理在日常的施工文件檔案管理過程中，普遍存在著管理混亂的現象。集中表現在施工資料隨意、散亂堆放等方面。例如在施工人員討論施工資料完成后，某些施工人員會將其隨手扔在桌上，便趕往施工現場；或是直接將施工材料帶到施工現場指導員工作業。由于對施工資料的不重視，極為容易導致施工資料的丟失或損毀，不利于施工文件檔案的正常管理。
（三）存在嚴重的應付現象
除了上述幾點之外，在施工文件檔案管理的工作中，還存在著明顯的應付現象。例如在收集、整理和編輯施工資料時，部分檔案管理人員沒有嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規范》及相關規定執行，存在填寫格式不規范，或是馬虎填寫等現象；對于施工資料是否完全屬實也沒有經過認真審核。而且在記錄施工資料時，還存在著檔案管理人員記錄不及時的情況，嚴重影響到對施工文件檔案的有效管理和控制。
四、建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理
針對建筑工程管理中施工文件檔案管理的問題，一般可以從以下幾個方面進行解決。
（一）完善施工文件檔案管理相關制度
施工企業應該根據國家及地方的法律法規、條例等對施工文件檔案管理的有關規定，認真完善施工文件檔案管理制度。包括：（1）對檔案管理人員的執業資格、崗位職責、施工資料管理流程等的規范，要求施工文件檔案管理須持證上崗，確保施工資料的管理嚴格遵循制度執行；（2）結合《建設工程文件歸檔整理規范》的相關內容進行施工文件檔案管理制度的完善。規范在施工資料的編輯、整理、收集、調用和管理等各個方面的工作；（3）此外，在完善施工文件檔案管理制度時，還要充分考慮到施工計劃和記錄等管理的落實情況，促使風險管理、成本管理、進度管理和質量管理等能得到有效控制，預防和減少潛在的施工隱患。
（二）重視培養施工文件檔案管理的專業人才
在加強施工單位的施工文件檔案管理過程中，還應重視對檔案管理的專業人才的培養。通常來講，施工單位可以從以下四個方面著手進行。包括：（1）成立施工文件檔案管理小組，專門負責各種施工資料的管理，且不能隨意調動、更換檔案管理小組成員；同時，小組人員必須分工明確，分別負責施工文件檔案的收集、整理、編輯、核實等工作，最后由小組組長進行審核通過，妥善存放。形成一支強有力的施工文件檔案管理專業隊伍。（2）定期組織施工資料管理的專業知識培訓及演習，為新、老檔案管理人員提供交流與學習的機會，讓新檔案管理人員盡快熟悉施工文件檔案管理工作的各個流程安排，并規范原有檔案管理人員的填寫、收集工作。（3）制定相應的獎懲制度，對于管理表現優秀的檔案管理人員、檔案管理小組給予獎金等鼓勵，對于管理不規范、不認真等人員給予適當的懲罰，提高施工文件檔案管理人員的積極性和責任心。（4）重視專業人才的引進。通過引進國內、外具有先進施工文件檔案管理技術的人才，為施工單位的施工資料管理注入新的活力，通過學習交流，提高全體檔案管理人員的管理能力。
（三）加強電子信息技術與施工文件檔案管理的結合
近年來，隨著現代化科技的日新月異，施工技術、管理等都有了很大的變化。新時期下，加強施工文件檔案管理工作，還應該注重與電子信息技術的相結合。通過建立起施工文件檔案管理系統，將整理后的施工資料錄入計算機，制作成電子文檔，并上傳到施工文件檔案管理系統當中。通過系統對各種施工資料的分類、整理，并建立起相應模塊，不但能夠方便檔案管理人員對以往施工單位的各個工程項目資料的查詢和檢索，解決了以往施工資料易于丟失和損毀，以及存放困難等問題，同時，還能夠減輕施工資料管理的工作量，提高檔案管理人員的工作效率。此外，還可以結合利用近年來提出的“云計算”技術，利用其高存儲和高計算能力，進一步提高施工文件檔案的管理和控制能力。
五、結束語
通過對建筑工程管理中施工文件檔案管理的分析和討論，可見，加強施工資料的管理，對于施工單位當前及未來的工程設計、施工、監理及驗收等工作均具有重要的參考和借鑒意義。需要施工單位從日常管理、人才培養、制度完善等方面加以強化，以有效推動建筑工程的發展和建設。
參考文獻
[1]趙國琴.淺談建筑工程檔案管理問題[J].青年文學家，2012，11，（07）：25-26.
[2]畢建華.電子文件檔案管理系統設計與實現[D].華中科技大學，2010，05，（01）.
[3]胡偉華.公路施工企業檔案管理中存在的問題以及對策分析[J].商，2012，02，（07）：112-114.
電子文件管理范文第4篇
所謂的電子文件歸檔就是利用計算機和網絡技術, 將應該歸檔的電子文件, 經過整理確定其價值和屬性后, 從網絡存儲器或者計算機存儲器上復制或刻錄到可移動設備上 (磁盤、光盤等) , 以方便長期保管的工作。
二、網絡環境下電子文件歸檔管理存在的問題及分析
(一) 電子文件歸檔時間不確定。電子文件歸檔時間不同于紙質文檔歸檔時間, 電子文件歸檔時間過早, 將影響有關單位對電子文件的使用, 影響各單位業務工作的發展;要是歸檔過晚的話, 將造成長期停滯在各單位, 不利于集中管理, 也會對檔案管理部門造成負擔。因此選擇恰當的時間歸檔對于保持電子文件歸檔工作有序地進行具有重大的意義。
(二) 電子文件歸檔的責任主體不明確。傳統的紙質文件, 歸檔的主體責任往往就是形成者, 也就是誰制定的誰負責, 但是電子文件卻不同。在電子文件的歸檔過程中, 歷經了文件形成部門, 計算機信息管理部門, 檔案管理部門等多個部門, 到底哪個部門是責任主體, 這就很難說清。
(三) 電子文件歸檔質量難以控制。由于電子文件是以信息的形勢存在, 通過網絡技術加以支持, 沒有像紙質文件那樣找到可以依據的原始性憑證, 因此判斷其電子文件的真實性就存在困難。其次電子文件有自己獨有的格式, 例如基層公路管理部門, 有些工程類電子文件, 既有圖像, 又有文字, 傳統的紙質文件用一種方式就可以解決, 但是電子文件就需要對其整理, 規范化其屬性, 分類來進行歸檔。再加上電子文件需要一定的載體來作為媒介, 例如磁盤、光盤等, 如果磁盤損壞, 電子文件就會存在丟失的危險。這些問題都是在電子文件歸檔過程中應當解決的問題。
(四) 電子文件歸檔技術系統不完善。隨著電子技術的發展, 出現的電子文件格式也是多種多樣, 好多管理軟件都存在不兼容的問題, 這是電子文件歸檔在技術上首先要解決的問題。其次, 電子文件歸檔的保存還只局限于軟硬件系統上, 即將其轉換為通用的格式存于硬件設備上, 并沒有建立龐大的數據庫。
三、完善網絡環境下電子文件歸檔管理的措施和建議
(一) 合理確定電子文件歸檔時間。按照電子文件歸檔規范要求, 邏輯歸檔實時進行, 物理歸檔定期進行。具體如下:對于邏輯歸檔, 也就是根據電子文件的自身特點, 通過網絡傳遞電子文件, 然后各部門協調來完成, 只需要轉移電子文件的管理權限, 具有存儲量大、存取速度快的特點, 這樣不但方便快捷, 還可以減少重復工作, 所以采用邏輯歸檔具有及時性。而物理歸檔因為會面臨存儲壽命 (例如有些硬盤壽命到期) 、技術水平等影響, 所以其歸檔時間應按照紙質歸檔規定, 實行定期歸檔, 在某一個具體階段完成后集中進行歸檔, 這樣可以保證電子文件長期有效地保存。
(二) 明確各部門在電子文件歸檔中的責任。電子文件歸檔過程中大概經歷以下部門:文件形成部門、計算機信息管理部門、檔案管理部門這三個主要部門, 這就要求這三個部門應該各盡其責, 協調工作。對于文件形成部門, 有責任將電子文件收集齊全, 并完整及時地交給檔案部門, 因此文件形成部門應對電子文件的歸檔承擔主要的責任;計算機信息管理部門承接著各個部門信息的流通, 負責保存收集有價值的電子文件, 并解決電子文件在歸檔過程中出現的問題, 承擔著電子歸檔自動化的首要任務;檔案管理部門就是起到對電子文件實施管理和監控的作用, 它不但要起到保證電子文件長期有效的價值性, 還要為文件形成部門提供準確的指示, 并要實施電子文件的全面監控, 在電子文件的歸檔中承擔重要任務。只有各個部門分工明確, 責任到位, 才能更科學、安全地管理電子文件。
(三) 提高電子文件歸檔的質量。要想提高電子文件歸檔的質量就要做到以下幾點:在對電子文件歸檔的過程中, 我們首先要做的是對文件進行一定的編輯, 按照統一的要求, 系統全面地進行處理。其次我們要規范電子文件的格式, 常見的格式有圖像、聲音、視頻等, 按格式分類存檔, 保障電子文件的長期有效性。除此之外, 在電子文件歸檔過程中, 我們一定要做到收集的電子文件完整、齊全, 并能通過一定的技術手段鑒別其原始性, 在實際過程中, 一定要確保把所有的電子文件交付給檔案管理部門。最后要做到的就是保證電子文件的安全性, 做到電子文件存儲安全、電子文件信息安全這兩點, 禁止破壞電子文件媒介, 禁止篡改電子文件信息。
(四) 完善電子文件系統技術。無論從軟件還是硬件上都要完善, 建立數據庫, 實現數據庫信息的轉化;升級系統軟件, 實現文字格式的轉換, 解決不兼容的問題, 以構建電子文件數據信息一體化的龐大系統。
四、總結
本文講述了電子文件歸檔存在的問題及原因, 并提出了一些相關的建議, 希望能為大家以后在電子文件歸檔管理中提供一些幫助。電子文件歸檔管理是一項長期而艱巨的任務, 所以需要我們堅持不懈的努力, 這樣才能更好、更快地實現電子文件歸檔管理自動化。
摘要：隨著網絡技術的全面推進, 傳統的以紙質文件為媒介的公文流轉和辦公方式, 已經逐漸被辦公自動化技術所取代, 因此電子文件已經逐步取代紙質文件, 這就要求各部門加強對電子文件歸檔的管理。如何做好電子檔案管理工作, 結合本人在基層事業單位的工作體會, 談一點粗淺的看法。
關鍵詞：電子文件,歸檔,管理
參考文獻
[1] 霍建男.當代電子公文的寫作及管理理論[D].長春理工大學, 2014.
[2] 郭秋言.電子政務環境下原生數字檔案管理研究[D].吉林大學, 2015.
[3] 王良城.我國電子文件管理制度述略[J].中國檔案, 2012 (03) .
[4] 劉立.電子文件歸檔范圍[J].北京檔案, 2012 (04) .
電子文件管理范文第5篇
一、業務分類提高系統的簡易性
(一) 業務分類方案設計的要點。電子文件管理系統的主要功能包括對電子文件的分類組織功能, 完善系統的分類組織功能是建設完善電子文件管理系統必不可少的前提。系統的業務分類依據和分類方案的設計是系統進展的顯著標志。系統中包含要求分類組合的許多因素, 其中有對業務分類方案 (bcs) 、文件保留目錄、安全分類、元數據要求等。這些因素共同體現了系統中的文件分類方案的設計實施, 綜合考慮各組合因素的標準, 以科學的分類原則為指導, 實現系統的文件管理功能, 更準確地表達文件的保存價值。
(二) 業務分類方案的實現。在系統的文件分類方案中, 職能分類原則貫穿在文件分類和元數據管理等各組合因素標準中, 在BCS (business classification schemes) 中, 具有相似職能范圍的文件被存放在相同的位置, 形成一種按照業務歸類的邏輯結構, 這種按照組織業務歸類形成的邏輯結構, 使BCS不僅僅是表面看起來的文件計劃, 而且更突出了BCS的根本特質, 更完整地表達了組織的原則。
另一方面, 元數據的保留也離不開職能分類原則。圍繞職能分類保留元數據不但可以減少系統保存的數據量, 減輕系統負擔, 還可以快速查找到與特定范圍關聯的信息記錄的起點, 提高檢索速度, 增加系統的使用簡易性和組織管理的一致性。
當然, 職能分類原則在系統中的應用情況取決于電子文件法律、法規的完善, 以及用戶慣有的文件管理方式的改變。在主客觀條件都得到改善的條件下, 職能分類無疑是系統高效實現文件管理功能的最佳方式。
二、需求的分析是系統建設的動力支持
系統的需求動力是系統進展完善的必要條件和重要支撐, 系統的需求可以分別按照需求層次和需求類型來劃分,
(一) 需求層次。按照需求層次劃分, 系統的需求動力來自三方面:首先, 有來自組織的管理者或者用戶對系統的目標要求, 他們要求系統的功能符合他們的文件管理操作要求, 更能適應他們的組織文化, 這一層次的目標要求體現了高層次的需求和價值。其次是來自文件管理者的需求, 他們期望系統能有效解決他們在電子文件管理中的困惑, 提高他們電子文件的管理實踐效果。最后是來自系統的技術開發人員的需求, 技術開發人員研究系統的功能設計時候主要是圍繞前兩層次需求, 綜合考慮前兩層次需求對系統的功能要求。實際上, 這三個層次的需求不是孤立存在的, 他們之間互相影響, 不斷互動共同推動系統的進展。第三層次的需求依賴前兩個層次需求, 是前兩層次需求在系統實現上的集中體現, 第三層次的需求實現由前兩層次需求共同支撐?？梢? 系統設計時要充分考慮不同群體在不同層面的合理需求。
研究系統的需求層次時, 有兩方面需要特別注意。一方面, 第一層次的需求描述具有模糊性抽象性的特點。對于第一層次需求而言, 如何正確提煉要求并作具體描述, 如何準確表達需求含義, 如何找到可靠的實踐支撐, 這些都會影響到系統的功能設計。另一方面, 所有的需求都具有多樣化的特點, 每個群體的需求不同, 處理方式也會有差異。對于組織而言, 更加關注對所掌握信息資源的持續性一致性的控制, 而用戶更多考慮自己的管理方式是否受組織控制的影響。系統的設計和運行必須妥善處理組織的統一需求和用戶個人需求之間的矛盾, 充分考慮和理解電子文件管理實踐來調和這兩種極端, 實現系統的順利運行。
(二) 需求類型。國際上對電子文件管理系統的需求類型分類從功能需求和非功能需求來劃分。在具體實踐中, 非功能需求對系統的進展具有更重要的意義。非功能性需求是指系統為滿足用戶業務需求而必須具有且除功能需求以外的特性, 一般非功能性需求描述了系統的易用性能和可擴展性、系統可用性、技術標準、法律和規范需求、外包和第三方數據管理、維護和技術淘汰、業務流程等。非功能性需求在很大程度上影響系統的功能需求, 在系統運行的穩定性、易用性、安全性等方面具有很大的影響。
三、系統的元數據規范要求
元數據首先是描述電子文件和保障電子文件真實性的工具, 同時, 它也是對電子文件信息的基本組織方法。元數據規范的設計要充分考慮文件的著錄者、文件特性、以及用戶的需求。
國際上關于電子文件管理系統需求的標準, 主要有歐盟在2008年2月頒布的《電子文件管理通用需求》版本2 (簡稱Mo Req2) , 在Mo Req2中對元數據的總體需求進行了大量詳盡的描述, 元數據內容集中于第十二章, 并專門設置了附錄9—元數據模型, 來對元數據進行具體描述。附錄9對元數據命名、獲取、管理和維護等方面的原則和要求進行了介紹, 并給出了通用元數據集。Mo Req2 的元數據項目達158 項, 元數據項目涉及多個層次。
從現有的這些標準看, 元數據規范要求主要體現在以下幾方面:
元數據功能方面:1.自動管理要求。系統支持元數據描述數字文件, 并實現文件的自動管理。2.前瞻性要求。對元數據的總流程, 責任者的確認, 數據的銜接、利用等制定預先的相關措施。3.多層級、多類型的設計。系統元數據維護包括類、案卷、子卷、冊和文件等多個層級的元數據。在元數據的各個層級上, 提供足夠的信息, 增加文件的理解性和利用性;除了通用元數據方案, 不同類型的元數據都有相對應的元數據方案。4.合理性、安全性要求。合理性是業務元數據的結構合理, 包括業務元數據、信息保存、資源描述、權限管理元數據等。安全性是元數據方案確保電子文件的真實性、可靠性、可用性和完整性。
元數據管理原則方面:1.持續性原則。元數據管理在電子文件流轉的全過程中會不斷累積。2.原始性原則。盡量保留來源于現行業務活動的元數據, 即使現行業務活動不再需要這些元數據, 也不能徹底刪除, 以便日后研究利用之需。3.確定性原則。明確元數據形成、捕獲或管理的職責, 職責范圍包括文件管理者、業務部門負責人、系統管理員以及其他形成或捕獲文件的人員和工作內容中包括元數據的人員, 并在其職位說明中表明責任。4.聯系性原則。應保證元數據方案中各元素之間的關系, 以及元數據元素與其所描述的信息對象之間的關系相應地保持一致, 并得到正確的、一致的維護, 尤其是在遷移、轉換和采用其他保存措施時。5.真實性原則。系統允許定制特定文件類型的元數據項, 滿足文件的完整性和真實性描述的需要, 如數字化文件需要描述掃描和著錄過程相關的元數據、財務發票文件可能需要賬號數據項等。
四、系統建設的方向
(一) 分層上的高聚合度。電子文件管理系統具備對文件和檔案的職能分類功能, 在分層結構方面具有更高的聚合度。圍繞記錄的使用、按照一定的邏輯結構管理文件, 形成不同層次的文件聚合。文件的層次結構類似樹狀結構, 在上面的頂層, 按照機構的業務職能來確定, 層次設置需要結合機構實際情況確定。在下面的底層, 是按照文件管理的需要來設置案卷層次, 案卷是邏輯上的文件集合。從工作模式的角度調整系統的功能安排, 建立滿足用戶需求的技術標準, 尋找適合記錄管理的實踐和技術應用, 應對在文件的長久保存性和安全性方面的挑戰。
(二) 搜索的簡化性。系統應用的方法始終突出簡化性。在系統中存在大量的保存點, 保存點是將大量事務細分為小的易于管理的組, 在元數據搜索啟動時, 通過與職能聯系的保存點獲得與目標相關的元數據。這種搜索的簡化性實際上體現了文件的長久保存性和安全性的方法標準。
綜上, 這些是電子文件管理信息系統的主要影響因素, 無論是設計電子文件管理信息系統還是運行這一系統, 必須充分考慮這些影響因素, 對這些因素加以綜合分析, 促進電子文件管理系統的規范建設, 提高電子文件管理的質量和效率。
摘要：電子文件管理系統是決定電子文件質量的關鍵因素, 系統的建設是保管電子文件部門的重要職責, 電子文件管理系統的建設受諸多因素影響, 其中的主要因素有:系統的文件分類組織方案;系統需求的定位與類型;系統的元數據規范設計。對這些要素加以綜合分析, 可以促進電子文件管理系統的規范建設, 提高電子文件管理的質量和效率。
關鍵詞：電子文件管理系統,影響因素
參考文獻
[1] 楊安蓮.國際電子文件管理系統需求研究進展及啟示[J].檔案學研究, 2009 (4) .
[2] 錢毅.電子文件管理系統功能需求規范定位研究[J].北京檔案, 2011 (4) .
電子文件管理范文第6篇
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的, 以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較, 電子文件有以下幾個特點。
(1) 電子文件不再是直觀的紙質文件, 它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用。
(2) 電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞。
(3) 電子文件的利用是可共享的, 也不再受時間和距離的影響。
(4) 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同, 它對保存場地的面積要求不高, 而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
2 電子文件的分類
以“載體的異同”劃分標準, 可以把電子文件分為光盤文件、硬盤文件、軟盤文件和磁帶文件。光盤文件要通過光盤驅動器識讀, 硬盤文件要通過硬盤驅動器識讀, 軟盤文件要通過軟盤驅動器識讀, 磁帶文件要通過磁帶機識讀。為適應不同的主、客觀需求, 人們可以通過一定的設備和技術, 將這一載體上的文件移植到那一載體上去。以“文件的不同用途”分, 又可以把光盤文件、硬盤文件、軟盤文件、磁帶文件分為程序文件和數據文件兩大類。程序文件是管理設備、生成數據文件的文件, 數據文件是供人們利用加工的數據信息的集合。而程序文件又有系統軟件和應用軟件之分。以“文件內數據的組合形態”為劃分標準, 數據據文件又有數據庫文件與非數據庫文件之分。數據庫文件內的數據關聯性強, 非數據庫文件內的數據關聯性弱。以“不同屬性”為劃分標準, 數據庫文件又有FOXBASE (動態數據基地) 數據庫、FOXPRO“ (京通”軟件應用的) 數據庫、ACCESS (通路) 數據庫、ORCAL“ (靈通”軟件應用的) 數據庫等。而無論數據庫文件還是非數據庫文件, 又有文本文件、超文本文件和純文本文件之分。文本文件帶有一定的格式。超文本文件是集文、像、聲于一體的多媒體文件。純文本文件是不帶格式的文本文件。以“數據的表現形式”為劃分標準, 它有字符文件、表格文件、圖文混排文件、數據庫文件、圖形文件、動態影像文件與聲音文件之分。
3 電子文件對檔案管理工作的影響
3.1 豐富了檔案的載體成分, 改變了傳統檔案的面貌
檔案成分與載體的變化是與社會發展的客觀規律相一致的。從古至今, 很多物質材料被作為檔案載體使用過, 比如:甲骨、金石、簡牘、縑帛、棕櫚葉、紙草、泥板、羊皮、紙張、技術圖紙、膠片、磁帶、磁盤、光盤等。它們隨著人類社會的發展而不斷發展變化, 使檔案載體越來越輕便, 承載的信息量越來越大;使檔案的存在形式由靜態發展到動態, 由無聲發展到有聲, 并進一步趨向于非直觀化 (不象紙質檔案那樣直觀, 而必須借助計算機等設備才能閱讀) 。今后隨著科學技術的發展, 還將會出現新的檔案載體材料。
3.2 使館藏結構進一步趨向合理, 檔案利用方式更趨多樣化
根據《檔案館工作通則》的基本精神, 改革檔案館館藏結構的指導思想應該是:大力豐富館藏, 改變館藏內容貧乏, 結構單一, 家底薄弱的狀況, 逐步達到館藏檔案、資料門類齊全、結構合理、完整精煉的目標, 以適應社會主義現代化建設各方面利用檔案的需要。其中“門類齊全”就包括多種載體的檔案, 磁盤、光盤等新型載體當然也不例外。由于膠片、錄音帶、錄像帶等載體形式檔案的出現, 改變了長期以來檔案館 (室) 中單一紙質檔案的結構, 隨著電子文件越來越多地形成檔案, 檔案的內容、載體形式也變得更加豐富, 館藏結構也進一步趨向合理。
由于館藏檔案載體的形式多樣, 使得服務手段、方式也變得多樣化。因為不同檔案載體各具特色, 它們的性能各有所長, 各有所短, 筆者認為:今后長時間里, 紙質檔案、音像檔案、縮微檔案、磁盤檔案、光盤檔案等各種載體檔案以互為補充、同時并用的形式存在, 以手工或機讀等多種方式、手段提供利用服務。
3.3 便于檔案的管理、保存, 提供利用方便、快捷
在現代社會中, 由于檔案信息的急劇增長, 檔案的庫存量也逐年激增, 造成檔案庫房擁擠, 出現了空間緊迫感。新型載體, 尤其是光盤, 具有體積小, 信息容量大, 存儲密度高等特點, 可以大幅度縮小檔案的體積, 從而減少庫房的建筑面積和存放空間。從電子文件形成到歸檔、整理、鑒定以及提供利用, 從始至終都是在計算機上進行的, 使檔案原有作環節有許多可優化之外, 較傳統檔案更易于管理。而且查找迅速, 讀出方便, 圖文、聲像并茂。光盤上的信息可套錄到軟盤上, 光盤、磁盤上的信息也可能過計算機輸出設備復制到紙張上, 提供利用方便、快捷。隨著電子文件產生而出現的新載體可以緩解檔案壽命的有限與社會要求其長久保存下去的矛盾。磁盤、光盤等載體雖然其自身壽命有限, 但它們具有拷貝、復制容易, 復制效果好等特點。一方面在提供利用時, 通過提供復制盤來保護檔案原件, 延長壽命;另一方面, 在一定時期內 (磁盤、光盤的有限保存期內) 可通過對原盤的轉錄、翻錄進行保護性復制, 進而可以實現檔案更長久的保存。
3.4 有利于檔案信息資源的開發和實現檔案管理現代化
集通信、網絡、多媒體技術為一體的“信息高速公路”在不遠的將來將成為現實, 檔案部門作為信息產業的重要組成部分肯定要“上路”, 否則就要被信息社會淘汰。“信息高速公路”只是為快速、大容量地傳遞信息鋪了路, 架了橋, 檔案部門必須有自己的車, 有自己的貨才具備上路的資格。電子文件的載體具有易于隨機存取和遠距離傳送的優越性, 便于檔案信息的傳遞和交流, 可通過信息網絡向社會提供利用, 實現資源共享, 使檔案資源得以充分開發。
4 當前我們所應采取的對策
(1) 做好歸檔電子文件的技術處理工作, 實施電子文件管理戰略新型文件材料的歸檔勢在必行, 這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域, 對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導, 保護電子文件的原始信息, 了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說, 通過采取技術處理, 將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件, 即只能讀不能寫的不可更改的文件, 從而識別和保護電子文件的原始結構, 保證電子文件的可靠性, 使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
(2) 解決好電子文件的保存問題。
以化學磁性材料為載體的電子文件從理論上講能夠長期保存, 因為它的信息讀出是無接觸式的, 不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內, 不怕外界磁場的影響, 不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是, 由于電子文件形成的時間短, 缺乏實際貯存的驗證, 所以, 電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前, 對于長久保存的電子文件, 需要定期進行復制, 以防止信息損失。
(3) 使檔案管理向立體化方向發展。
以前的檔案管理是呈直線狀態的, 隨著人們對利用服務工作的重視, 使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況, 隨著電子文件的介入, 檔案種類在增加, 其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此, 在原有平面結構基礎上, 又增加了一項檔案信息載體內容, 就構成三維空間, 形成了立體化的管理結構。
(4) 檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。
我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新, 引進、消化、適應信息技術的成果, 使檔案人員擁有廣博的知識, 以適應信息技術發展的需要?？梢钥隙? 加快檔案人員知識結構的變革, 多途徑、多層次培養人才, 是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
(5) 依靠原紙質檔案立卷工作骨干, 實現相關部門職能的交融集成, 建立電子文件歸檔制度。紙質文件歸檔經過多年實踐已形成相對穩定的骨干隊伍, 有較好的工作基礎, 各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人, 負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本, 形成一支隊伍, 承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生, 不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作, 建立了相對穩定的業務關系, 容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以, 依靠原紙質檔案立卷工作骨干, 并以各單位計算機與信息管理人員為主體, 重新建立歸檔工作隊伍。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法, 這與電子文件處理手法相差甚遠, 需要新的知識和技術手段, 現有的立卷隊伍尚適應工作發展的需要, 要通過業務學習和技術培訓, 盡快使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能, 擔負起電子文件歸檔工作的重任。電子文件來源廣泛, 形成者不僅有業務管理部門的承辦人, 還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔, 必須靠制度約束, 使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度, 并列入信息管理工作程序, 在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時, 布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
5 運用計算機網絡為用戶提供服務, 并加強各項事務管理, 促使檔案管理現代化
5.1 建立檔案館 (室) 網頁, 開展網上利用服務
隨著檔案館 (室) 內部局域網的建立, 檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁, 積極組織上網數據和信息, 使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站, 實現檔案信息的網上檢索, 為用戶提供更好的服務。目前, 國內許多單位檔案館 (室) 利用互聯網開展的網上服務, 已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎, 進一步加快檔案信息資源數據庫建設, 尤其是電子文件全文數據庫建設, 在網站上實現電子文件的實時管理與利用, 實現檔案信息資源數字化、數據庫化, 檔案信息服務利用網絡化, 檔案管理工作自動化, 檔案信息管理法制化。如:輸入目錄管理數據庫, 在網上公開部分檔案目錄, 方便查詢檢索;檔案棺 (室) 與宣傳部門密切配合, 可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔, 建立數字化視頻檔案數據庫, 以便于宣傳和利用。
5.2 建立“電子文件 (檔案) 數據管理中心”
檔案館 (室) 與企事業單位信息管理部門可加強密切配合, 建立“電子文件 (檔案) 數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館 (室) , 是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件 (檔案) 數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件, 并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務, 實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣, 內容豐富, 利用率高。
5.3 電子文件的自動上傳收集
目前在單機上形成的電子文件的收集工作, 已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是, 許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了, 因此, 檔案部門可以改變傳統工作模式, 在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口, 在第一時間將其收集到, 并在檔案館 (室) 的服務器上歸檔。例如:為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文, 檔案館 (室) 自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機, 足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔, 而不需跑到檔案館 (室) , 也不必交任何光盤或軟盤。
5.4 開展在線服務
傳統的檔案利用方式, 如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件, 特別是到檔案部門利用檔案原件的方式, 在信息化時代里必然要發生變化, 至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境, 使人們更注重信息的時效性, 希望通過信息系息網絡及時準確地獲得多種信息。因此, 被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式, 讓利用者與檔案館 (室) 利用電子郵件在網上進行快速通訊, 進行信息交流, 回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢, 提供查詢和資信服務。
摘要：隨著信息技術、網絡技術的發展, 電子文件大量產生。電子文件以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點, 具有傳統文件無法比擬的優勢。這對檔案管理工作提出了新的要求, 本文主要論述了電子文件對檔案管理工作的影響及我們應采取的對策。
關鍵詞：電子文件,檔案管理
參考文獻
[1] 劉家真.電子文件管理導論[M].武漢:武漢大學出版社, 1999.
[2] 馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國人民大學出版社, 2001.
[3] 劉越男.建立新秩序——電子文件管理流程研究[M].北京:中國人民大學出版, 2005.
[4] 王萍, 宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京:清華大學出版社, 2006.
[5] 何嘉蓀.辦公自動化系統與電子檔案管理[M].杭州:浙江大學出版社, 2003.