在現實社會中，很多場合都離不開制度，制度是每個人都需要遵守的規則或行動準則。你接觸過什么樣的制度？下面是小編精心整理的《培訓公司檔案管理制度》，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助！
第一篇：培訓公司檔案管理制度
培訓公司檔案管理制度（推薦）
和眾人力資源檔案管理制度
一、總則
1、為保證公司內部資料保管齊全，保障公司經營秘密，維護公司正常經營，特制定本制度。
2、本制度按資料的物質形式分類，分成電子文檔、印刷文檔、音像圖片資料三大類。
3、公司所有的資料根據秘密程度分類，分成A級、B級、C級三個級別。A級資料的調用須經過總理批示、保管部門的經理許可，B級資料的調用須經過保管部門的經理許可，C級資料的調用須在資料保管負責人的登記。
4、A級資料包括：客戶資料、專業合作資源資料、活動策劃方案、項目合作協議書、其他標注有“秘密”字樣的合同協議等。
5、B級資料包括：人才信息庫、應聘人才簡歷、網站后臺管理、公司對外聯系郵箱等。
6、C級資料包括：以上未列及的其他文檔與資料。
7、所有文檔的調用須要用內部聯絡單的形式向相關人員發出調用請求，經相關人員批示后方可進入調用。
二、電子文檔類
1、客戶資料：A級資料。所有相關保管人員必須對該文件加密。該資料由營銷中心的經理助理進行資料的補充完善，每月最后一天交由行政負責人備份保存。
2、人才信息庫：B級資料。由信息中心工作人員根據人才分類表負責搜集與補充，每周六下午匯總進入行政中心整理、加密、備份。
3、公司制度與流程表格：C級資料。所有源文本由管理中心保存，由行政負責人根據具體公司需要向全體員工進行分發與培訓。
4、專業合作資源資料：A級資料。由信息中心負責該資料的補充與完善，根據情況每月最后一天并交由行政中心作重新整理、備份保存。
5、電子郵箱企業信息：B級資料。本郵箱指對外與客戶及合作者聯系的郵箱，由行政負責人負責聯絡與其他相關事宜的通報。
6、供應商資料庫：C級資料。由采購負責人自行負責資料的補充完善，并交由部門經理審核與備份。
7、應聘人才資料：B級資料。所有應聘資料應由公司人力資源招聘負責人負責收集整理分類，并交由信息中心負責人保管。
8、招聘會與人力資源博覽會相關方案：A級資料。由策劃人員自行保管，工作電腦應設置好密碼。
三、印刷文檔類
1、項目流程表：C級資料。在各個部門的辦公室內開辟專區，把由行政負責人向各個部門將項目流程進行粘貼告示。各個部門自行維護。相關項目表格每周分發一次。
2、合同協議書：A級資料。所有該類資料都由行政負責人進行項目分類并統一保管。
3、項目宣傳資料：C級資料。在各個部門的辦公室內開辟專區，把由行政負責人向各個部門將項目宣傳資料。各個部門自行維護。
四、音像、圖片資料
1、和眾企業活動留念：C級資料。所有活動的紀念資料在保管前，應在相關的文件夾或包裝上標注活動名稱與日期，并由行政負責人專人保管。
2、公司培訓光盤：B級資料。由行政負責人負責保管。
第二篇：公司檔案管理制度
第一節 公司檔案管理制度
第一條 為加強公司的檔案管理，建立檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案準確、完整、系統，能有效進行檢索、保管、使用與持續補充，特制訂本制度。
第二條 該制度適用于檔案管理環節所涉及的相關部門及個人。
第三條 職責
1、公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理。辦公室負責公司總體檔案的管理。
2、公司財務檔案由財務中心保管。使用時由財務中心指定專人調檔，辦公室負責監督。
3、公司銷售檔案由銷售公司保管。使用時由銷售公司指定專人調檔，辦公室負責監督。
4、公司工程檔案已移交檔案室的由辦公室保管。使用時指定專人調檔，辦公室負責監督。
第四條 檔案管理的流程分為：文件的收集、立卷歸檔、整理上架、保管、使用、銷毀。
一、文件的收集
凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一) 政府機關或職能部門的文書材料
1、 職能部門召開的有關房地產工作的會議文件;
2、 職能部門下發的涉及經營業務并要求貫徹執行的文件;
3、 職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;
4、 職能部門對公司各類請示事項的批復;
5、 其它相關資料。
(二)公司證照
1、營業執照、稅務登記證、企業代碼證由財務中心統一保管。
2、證書、資信證書、質量體系認證書、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證、國有土地使用權證、商品房銷售許可證、投資許可證等證照，由辦公室統一保管。
以上證件各部門一般使用復印件。如確需借出原件，必須填寫《檔案室資料借閱登記表》，經總裁或董事長同意后方可借出，原則上，證照借出當日內歸還。
(二) 公司文書材料
1、公司董事會形成的各種決議、決定等文件資料，公司下屬公司的董事會形成的各種文件資料;
2、公司工作例會會議記錄、紀要以及其它會議的文件材料;
3、公司印發的各種正式文件的簽發稿、打印稿;
4、公司給上級部門的情況匯報及請示等;公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;
5、公司各部門及下屬公司的工作計劃、工作總結、報告等;
6、公司各類調研工作形成的文件材料;
7、公司調查處理的違紀、違規事件材料;
8、公司匯總及下屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數據資料;
10、公司各類合作合同、工程合同、供應商合同、原材料合格證、資質資料、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、竣工圖紙等;
11、公司設備儀器出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料;設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄等。
二、立卷歸檔：
(一) 流程：
1、 各級資料員在每年年初，根據以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如辦公室可制定“人事行政發文”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面，同步編制電子文檔清單。
2、 隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內，并按文件收進順序隨時填寫文件清單，存檔文件通過掃描或影像進行電子文件存檔，同步更新電子文檔清單。
3、 按月度、周期對手頭上的所有文件進行清理，對需要歸卷的文件材料進行歸檔，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放。
(二) 要求：
1、 原則上每個季度末各部門將已歸檔的文件整理后移交檔案室存檔。
2、 各部門向公司檔案室移交檔案時，均需附上《移交文件清單》一式兩份、電子文檔與清單一份。移交時，交接雙方進行清點簽收，并各自保存一份。
3、 各部門向公司檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整，檔案室不接收未經系統整理的零散文件。
4、 文件在各部門保存階段，要注意保持字跡清晰、份數完整，防止發生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。
4、 各部門可根據實際工作需要保存文件，但向公司檔案室移交檔案時，則應按規定的歸檔范圍進行。
5、 檔案移交時須對檔案的密級和保存年限做出說明，方便后期的借閱和鑒定工作。
三、整理上架：
(一) 流程 :
1、 鑒定：對各部門移交的檔案，公司檔案管理員要重新審查其價值性，并剔除無保存價值的文件材料。
2、 組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按規定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內目錄，組成案卷。
3、 上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，一般小號在左，大號在右，自上而下。
4、 造冊：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊。
(二)要求：
1、 卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后;正件在前、附件在后;工程檔案的卷內排列順序為文前圖后。
2、 不同保存價值的文件應分開組卷。
3、 凡有文字部分的均應打上號碼(采用打號機，正面右上角，背面左上角)。
4、 文件材料裝訂前應剔除金屬物。
5、 一般圖紙采用手風琴式折疊法，規格為30cm×21cm;裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。
四、保管：
(一) 檔案室管理：
1、 嚴格執行《檔案室管理制度》。
2、 除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入檔案室。
3、 檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位;同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動。
4、 檔案員離開檔案室時應隨手鎖門，并注意檢查檔案室門窗的緊閉性。
5、 公司采用文件柜作為檔案裝具。檔案按部門存放，文件柜的編號及檔案的存放順序為從左自右，從上到下。
(二)流動中的安全防護：
1、 檔案在檔案室外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入檔案室或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規定的使用場所;
2、 未經許可，使用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密;
3、 未經許可，使用者不得擅自拍照、抄錄、復印;
五、提供使用：
(一)加強基礎工作：
1、 編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具;
2、 編制電子文檔清單，提高查檔效率;
(二) 開展查借服務：
1、 借閱：
(1)公司檔案的借閱，需經部門主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，公司機密文檔的借閱要由總裁或董事長簽字批準。
(2) 公司內部人員借閱檔案的，須填寫《檔案室資料借閱登記表》，閱畢及時歸還;歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數，之后再入庫。
(3) 非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經總裁或董事長同意后方可借閱。 (4) 借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記;不得撕去檔案內頁。
2、 借出：
(1) 公司檔案的借出者都要填寫《檔案室資料借閱登記表》，報部門主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，公司機密文檔的借閱要由總裁或董事長簽字批準。
(2) 檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總裁處理。
(3) 必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追究責任。
(4) 不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。
(5) 必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
(6) 不準轉借，必須專人專用。
(7) 用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
3、檔案室資料查詢時間：8:30—9:30 原則上其他時間不予以辦理。
六、銷毀：
(一)
流程：
1、 各部門檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進行復查，復查結果上報部門經理審批。
2、 各部門檔案員將確認銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊》并上繳辦公室， 由辦公室統一組織銷毀。
(二) 要求：
1、 準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管。
2、 批準銷毀的檔案用碎紙機銷毀，嚴禁作其他用途，更不允許出賣。
3、 檔案銷毀時，須有兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。
第五條 保存期限。文件保存期限除政府有關法令外，依下列規定辦理：
永久保存：(1)公司章程;
(2)工程設計圖;
(3)組織規程及辦事細則; (4)董事會會議紀錄;
(5)財務報表;
(6)政府機關核準文件;
(7)不動產所有權證及其他債權憑證; (8)其他經核定須永久保存的文書。
10年保存：(1)預算、決算書類;
(2)會計憑證; (3)事業計劃資料;
(4)其他經核定須保存10年的文書。
5年保存：(1)期滿或解除的合約;
(2)其他經核定保存5年的文書。
? 1年保存：結案后無長期保存必要者。
? 規章制度由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。
第六條 附則
1、本制度由辦公室編制并負責解釋。
2、本制度自發文之日起施行，同時原相關制度即行廢止。
集團辦公室
二○一五年八月二十五日
第三篇：公司檔案管理制度
第一條 管理部門
1.文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管 理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。 第二條 文件點收
文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后 ，文件送歸檔。
第三條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條 檔案分類
1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。 2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后 另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。 第五條 檔案名稱及編號
1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條 檔號編定
1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左 方裝訂者則填寫于右上角。 第七條 歸檔與檔案清理 1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第八條 保存期限
文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及 股東會紀 錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設 計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核 定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
第九條 檔卷清理
1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時， 依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。
第十條 調卷程序
1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主 管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。 第十一條 調卷管理
1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長 調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。
第四篇：公司檔案管理制度
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。
范文網[CHAZIDIAN.COM]
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開始執行。
第五篇：公司檔案管理制度
企業檔案管理制度
檔 案 保 管 制 度
(一)本單位各種門類和載體的檔案均由綜合檔案室集中統一保管，檔案室在接收檔案時必須認真檢查驗收并履行交接手續。
(二)存放檔案設置必需的檔案專用庫房和箱柜并進行科學分類、排列、編目，便于查找。
(三)庫內配備溫濕度計，堅持庫內溫濕度測量與記錄，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。
(四)做到庫內不辦公、無雜物堆放、經常保持庫房清潔衛生。
(五)定期檢查檔案保管狀況和“八防”措施，每年核對案卷數一次，做到數字準確、案卷與目錄相符，對破損和變質檔案要及時修復和復制，發現問題及時報告，及時處理、并認真做好記錄。
(六)建立全宗卷，以積累存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等材料。
(七)庫房鑰匙由綜合檔案室檔案員保管，非檔案人員不得擅自進入檔案庫房，進出應隨手關門。
(八)檔案人員調動工作時，對所管檔案必須嚴格辦理移交手續，交接雙方和監交人都必須簽名。
檔 案 保 密 制 度
(一)檔案管理人員和利用者，不得隨意談論保密檔案材料的情況及內容，非檔案人員不準私自開箱或者翻閱檔案材料。
(二)利用者只能查閱與本單位或與本人工作有關的內容，其他檔案內容不得隨意翻閱摘抄。
(三)查閱復制有關機密檔案材料時，須經分管領導批準。
(四)借閱檔案資料必須進行登記，收回時核對無誤后及時入庫。
(五)不準將所借檔案隨便轉借他人，不準將檔案帶到家里或公共場所。
(六)檔案室箱柜要加鎖，要隨手關門、關燈。
(七)銷毀期滿檔案需要經檔案鑒定小組鑒定，報領導批準，登記造冊，報有關部門備案，嚴把廢紙出售關。
檔 案 利 用 制 度
(一)凡本單位工作人員因工作需要均可查閱本單位形成的檔案資料，如需要借閱，應經分管領導批準，一周內歸還。
(二)外單位需要查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信，說明查閱目的，經分管領導批準，方可借閱，一般不予外借。
(三)查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。如有損壞、遺失，要給予行政處分或罰款，情節特別嚴重者，要追究刑事責任。
(四)查閱檔案必須履行登記手續，查檔者應將利用目的、取得的效益及時反饋給綜合檔案室。
檔案人員崗位責任制
(一)貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律法規，負責制定本單位檔案工作的各項制度。
(二)熱愛檔案工作，熟悉業務，做好各類檔案分類編號和上架排列工作，編制各種檔案目錄，建立各種臺帳，認真做好登記、統計工作。
(三)集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案，開展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯集、文件匯集、專題介紹等。積極主動提供利用，為各項工作服務。
(四)負責對本單位各部門各種文件材料的收集歸檔，并對各部門立卷歸檔進行監督與指導。
(五)根據檔案工作統一領導，分級管理的原則，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導。
(六)嚴格遵守檔案工作的各項規章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，為領導當好參謀、助手。
(七)負責對本單位到期檔案的鑒定工作，按規定銷毀無保存價值的檔案材料。
(八)按規定向檔案館移交應進館檔案。
檔 案 統 計 制 度
(一)檔案統計工作必須遵循國家統計工作要求，用科學的標準和方法，做好檔案統計工作，進行統計分析，為領導決策提供可靠的科學依據。
(二)建立各種統計臺帳，及時做好檔案收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等方面的登記，做到家底清楚、帳物相符。
(三)以上述原始記錄為依據，及時準確填寫檔案工作統計報表，報送檔案行政管理部門。
(四)檔案統計工作，必須做到實事求是，不虛報、晚報、拒報或偽造
文件材料立卷歸檔制度
為保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確，便于各項工作的查找利用，特制定本制度。
(一)歸檔范圍
凡是反映本單位工作活動，具有保存、查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬于歸檔范圍。
(二)歸檔要求
歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持文件之間有機聯系，便于查找利用;準確劃分保管期限，分年度、分級別、分類別進行整理;文件排列系統有序，歸檔文件蓋好歸檔章，準確填寫歸檔章上的各項內容，填寫歸檔文件目錄、備考表;永久、長期保管的文件去除金屬裝訂物;書寫規范，具有耐久性;文件裝訂結實、整齊、美觀。
(三)歸檔時間
每年的文件材料在辦理完畢后，要求在第二年的第一季度末整理歸檔，編制文件目錄，向本單位綜合檔案室移交。照片、錄音、錄像材料由負責拍攝者在完成拍攝工作后寫好文字說明，及時交綜合檔案室立卷歸檔。