第一篇：oa基礎知識范文
OA知識普及之OA相關模塊——OA中的財務管理
1.OA中財務管理的定義
財務是一個組織在運作過程中物質、服務運動(流入和流出)所對應的資金運動及資金運動過程中所體現的經濟關系，主要是財產和債務，即資產和負債。
財務管理(Financial Management)是在組織一定的整體目標下，關于資產的購置(投資)，資本的融通(籌資)和經營中現金流量(營運資金：報銷、借款、合同執行、訂單執行)，以及利潤分配的管理。
財務管理是組織管理的一個組成部分，它是根據財經法規制度，按照財務管理的原則，組織企業財務活動、處理財務關系的一項經濟管理工作。
傳統的財務管理系統注重結果管理和分析：會計科目、會計憑證、會計做賬、會計核算等管理，更多的是結果管理;
而OA中的財務管理注重過程管理：通過預算設置、借款流程、報銷流程、合同管理流程、費用支付流程(請款流程)來控制費用發生，按照一個組織的經營目標來控制費用發生過程。
OA中的財務管理實際上就是費控系統(預算編制、預算執行、合同簽訂和履行管理、費用控制、費用分析報表)。
2.OA中財務管理的關鍵點
1)OA中的財務管理需要關注過程管理、企業經營性費用發生及控制的需求實現
2)OA中的財務管理不管是預算和費控都需要體現：時間區間、幾級科目、控制對象、差異分析、動態調整
3)OA中的財務管理需要對費用科目規劃好：幾級科目、科目的標準;可同步財務軟件的科目
4)OA中的財務管理的預算編制可以分為多種模式：從下而上的匯編、從上而下的分發、或者直接把編制好的預算表直接導入系統
5)OA中的財務管理可以作為企業運營費用管理，不能做成本管理
6)OA中的財務管理對費用發生過程的管理需要與設置好的預算進行關聯，知道預算執行情況和費用發生的合理性，本質上：預算是一個標桿，每一項費用發生與已經有的標桿進行對照、并反饋與標桿的偏差度
7)OA中的財務管理科目更像一個容器，數據和狀態由工作流來傳輸并通過預算標準來控制
3.OA中財務管理的難點
1)費用管理細化到什么級別(分部、部門、崗位、人員、客戶、項目、幾級科目) 2)現實中的費用預算更多的是根據營業收入會發生動態變化：比如很多公司采用費用包干制，也就是能夠花多少錢是根據他這一個時段內收入多少來決定
3)適應不同的預算體系：收入決定費用的體系、標準費用額度的預算體系、靜態預算體系(每一個月都是固定的值)、動態預算體系(全年預算是固定，但一個期限內的可發生額完全是由上一個期限的發生額來決定)
4)與財務、ERP做集成和數據同步，而且能夠調取有些財務系統的預算數據來控制
4.OA中財務管理的發展
財務管理是組織管理中毋庸置疑的核心，而OA中的財務管理最初是幫助組織進行費用管控，即做到事前控制，對每筆費用的合理性進行評估后執行。我們認為，按照財務管理的價值發揮深度可以有以下幾種可能：
第一階段：實現費用管理。OA中的財務管理成為一個組織真正的費控中心;監管每一筆費用發生的合理性和合規性，幫助企業對費用發生過程進行有效控制
第二階段：實現集團財務共享中心。對很多集團公司來講他們不一定是每一個分子公司都設置財務人員，這時候就是提出"財務共享中心"(Finance Shared Service Center)，將一個集團在不同區域的分子公司(經濟實體)的會計業務拿到一個SSC(共享服務中心)來控制、記帳和報告，這樣做的好處是保證了會計記錄和報告的規范、結構統一，而且由于不需要在每個公司和辦事處都設會計，節省了系統和人工成本。
財務共享中心主要涉及到五個關鍵點：事前申請、預算管控、財務系統對接、影印系統對接 、銀企直聯
第三階段：助力阿米巴經營模式的落地。阿米巴經營模式目前開始流行，阿米巴的核心理念就是在一個相互信任的組織內充分發揮出每一成員的積極主動性創新能力，讓每一個人都是一個經營體，也就是人人都是經營者(阿米巴的經營形式有很多種，比如：SBU、利潤中心、成本中心、聯盟經營體、獨立核算體、承包經營制、崗位的績效考核體系，做到極致的情況就是每一個人都是一個可以獨立核算的經營體)!
這樣模式的落地必須要求這個企業要做到三點：
1、組織內各個經營體的職責權利必須明確;
2、組織內各種流程必須清晰明確;
3、組織內各種經營數據的呈報能夠及時、透明、準確。
完全要做到這三點必須要有一套軟件支撐系統，人工一定不能長期及時有效完成各種經營體的獨立核算。
總之，OA中的財務管理對于企業的價值在于可以實時展現每一個人、每一個經營體的收入和支出，真實實時反映每一個人、每一個部門、每一個機構、每一個客戶、每一個項目的經營效益!在這個基礎上，幫助企業落地不同的財務管理體系，輔助經營模式的落地!
5. 財務管理可能存在的陷阱/誤區
費控可以減少成本?有可能發生這種場景：在年底編制預算的時候，每一個人、每一個部門、每一個機構極力爭取預算額度;可能1萬能夠辦好的事情，搞成10萬的預算，到了年底盡快把預算全部用好，但是不是有效利用這些預算沒有人關注，因為系統是不可能知道這個錢花得是否有效，系統能夠做到的就是和年初設定的預算來對比是否在控制內;這個時候預算費控系統反而成為了大手大腳花錢的保護傘! 每一個企業都應該有預算控制體系?實際上不應該是這樣!快速發展的企業對費用管控的關注點應該在費用發生的合理性和有效性!因為，快速發展的企業，很難有一套體系能夠適應它的變化，如果有了體系可能也就是限制了它的發展。
預算體系最好是能夠從下而上的匯編?做到這樣的程度企業可能要花費大量的精力，還不如通過線下的各種會議把各種預算確定下來(因為預算編制本質上就是一個討價還價的過程)，然后再導入系統來得更加高效!
預算要做到精準化控制?事實上對很多的企業而言，預算管理不能太死，因為目前國內的很多經營環境是變化多端的，如果把預算卡死，可能也就是把業務卡死了;所以，對于目前國內大多數企業，能夠做到預算控制預警，并能夠實時調整預算，將更加實際有效!
預算費用核算的級別越細越好?實際上對很多企業的費用控制只要做到部門這一級和機構一級就可以，到每一個人反而讓部門和分支機構失去業務發展調配資源的能力。
為了費控管理而管理?很多企業領導者或者部門經理經常會陷入一個管理誤區就是如何把管理做到極致，這是錯誤的。
問題的思考出發點不應該是如何做好管理，而是如何服務好業務發展。
費控管理系統也是一樣，費控的目的是服務和支撐業務更好的發展，而不是花費太多的精力來做所謂的每一分錢的監控和管理;任何管理模式一定要對應到企業的實際情況和經營環境，一個連基本的報銷制度都沒有執行好的組織，做費控是不可能的。
一個快速成長型的企業更加要鼓勵經營體的獨立性(也就是獨立核算和費用包干制更加有效);
一個業務集成性很強(也就是業務無法完全獨立切割：例如軟件公司)的企業就不合適每一個人、每一個崗位、每一個部門都搞細化的阿米巴經營，這樣反而造成經營溝通協調成本急劇增加，而且可能造成一種結果是每一個人只關注自己收入和支出，而不知道幫助上游和下游有效開展工作，這也就是阿米巴死結和績效陷阱!
以上就是泛微十六年的OA實踐得出的關于財務管理的經驗總結，在下一篇文章中小e會接著給您介紹OA辦公系統中的項目管理模塊，敬請期待!
第二篇：寧波OA辦公系統、寧波OA辦公軟件、寧波最好的OA系統、寧波OA辦公自動化系統
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杭州哲程軟件有限公司 的 《哲程協同辦公系統》 (OA)經過3年的精心打造，是一套高質量、高效率、智能化的辦公系統。
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第三篇：從傳統OA到協同OA的飛躍
提及OA，人們往往會很自然的把它與“檔案管理”、“公文流轉”等聯系在一起，這也是脫胎于政府收發文的OA給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的發展歷程中，OA自身的局限性使得它所扮演的角色更像是一個“文秘”――企業需要依靠它來進行一些基本的行政事務處理，但同時卻很難從中獲得更多的價值，這就是辦公自動化系統所處的現實和困境，也是企業用戶對傳統OA不滿意的焦點所在。
而今天，隨著協同軟件理論和技術的日趨成熟，協同OA應運產生。它源自傳統OA，但又完全擺脫了原有的局限，并凸現出其不同與傳統OA的應用和更高層面的價值。
在闡述傳統OA和協同OA的區別之前，讓我們來回顧一下OA的發展歷程及其相應的特點。
回顧：辦公自動化的發展過程
第一代OA起源于政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，并形成了以后OA的基本體系。此時OA的架設也多在C/S下，無法很好的支持遠程辦公和移動辦公。
第二代OA是從90年代中期開始，隨著互聯網(Internet)的興起與發展而產生的。以Internet為基礎，第二代OA實現了B/S架構，并很好的支持了移動辦公的需求，企業資源不再受到通訊技術的限制。同時，OA系統也加入了更多的功能，如BBS、新聞發布、日程安排、人事信息等，但從本質上來說第二代OA依然以公文和檔案管理為核心內容。
90年代末期開始，隨著市場環境的變化和協同管理(Collaboration)的興起，OA的指導思想開始發生轉變，更多的強調跨地域、跨部門之間的協同，OA中也加入了新的協作工具，如即時通訊、項目管理、網絡會議、文檔共享等等，第三代OA出現了。但此時的OA還是沒有完全突破傳統OA的局限，實現的協作也僅是局部的、淺層次的;更多的企業資源依然處于割裂和難以管理的狀態。 縱觀OA的發展歷程，我們發現，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進行的事務搬到計算機網絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，起源于政府的公文和檔案管理的OA也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業的一些文檔、信息進行了電子化，并在工作流管理上有所增強外，并未給企業帶來更多的價值。同時，盡管第三代OA開始加入新的理念如“協同”，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協作工具，從企業管理的整體角度來看，它離真正的“協同”還有相當的距離。
現狀：用戶面對的OA系統
了解了OA的發展歷程和基本特性后，我們不禁要問，那么現在用戶面對的辦公自動化系統又是怎樣的一個情況呢?
第一類OA：沿襲傳統OA，簡單和低價
開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶群。這類產品價格和開發成本都比較低，它的功能主要是以傳統的收發文管理，檔案管理為主。并加入了一些輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種
信息依然以“孤立”和“靜態”的形式存在?？傮w上來說，這類OA只能幫助企業邁入“辦公自動化”的初級階段，對希望利用OA提高管理水平的企業來說并沒有多大實質性的幫助。
第二類OA：實現了部分的協作，有一定靈活性
第二類OA相對來說是比較先進的OA，它開始納入一定的協同管理思想，在功能上也進行了相當的改進，除了對工作流程的功能進行了加強之外，還利用各種協作工具實現人與人之間、部門與部門之間的協同，OA的架構也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業的業務還是沒有實現更深層次的對接，其“辦公”涵義的廣度和深度也沒有達到一個更高的層面。
面對辦公自動化的現狀，我們會問：辦公自動化到底應該為企業帶來什么應用價值?它將何去何從?實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業的管理和信息化需求，從而挖掘OA新的應用價值。
思考：尋求OA的價值
讓我們先來看一下現實情況中的企業辦公情況。辦公，這里也可以理解為“日常的工作”。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業管理者希望隨時了解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監控企業的整體情況并支持決策，因此他關注“監控和決策”;部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業績進行評價，并與上下級和其他部門建立緊密的聯系，因此他關注“管理和協調”;普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關注“高效和協作”。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產、財務、項目等方面的管理，并且每個管理的環節都關聯緊密，相互作用。因此在現實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的范圍，傳統OA只是從一個狹義和片面的角度去實現了“辦公自動化”。因此OA應該從更廣闊的角度來考慮“辦公”的涵義，并與企業的需求進行緊密的結合。
再來看一下企業當前的信息化現狀。我們發現，過去的很多應用系統都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協調起來，“信息孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題不可避免的存在。企業常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統一管理和協調的現狀。尤其是當企業業務流程日益復雜，業務與業務之間關聯與交叉頻繁;人與人，部門與部門，企業與企業的溝通和協作愈發凸現重要性的時候，企業更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現對管理和運營各環節的掌控、調配和協作。而傳統OA由于其應用的局限性難以滿足企業“協同管理”的需求。因此協同理念和協同應用應該更多的被納入OA中，使其可以對企業各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業的管理真正提升到一個新的層面。
從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化OA的應用，另一方面需要將協同的理念納入OA中，于是便催生了新一代的辦公自動化系統――協同OA。
變革：協同OA實現的飛躍
協同OA基于全新的管理理念和功能體系而設計，因而它呈現出完全不同于傳統OA的特性，在泛微軟件的協同OA產品e-cology中，首先可以體現為如下三方面的基本設計思想：
信息網狀思想：將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張“信息網”;業務關聯思想：對各種業務環節進行整合并實現在統一平臺上的統籌管理;隨需而應思想：企業的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實現它們之間通暢的溝通和協作。
基于這三大基本思想體系設計的協同OA一方面打造了高度“協同”的管理和辦公環境，另一方面大大深化了OA的應用，從而完全突破了傳統OA的局限，有效幫助企業整合各種資源，提升管理：
關聯：企業的分析和決策來源于準確、全面和及時的信息，而“孤島式”的信息一方面很難全面反應真實的情況，另一方面也容易造成數據混亂、更新不及時、難以統一管理和獲取等問題。在傳統OA中，例如銷售經理要審批一項費用報銷單，如果他對這筆費用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的信息，因為他所獲得的僅僅是一些靜態的，表面的信息;這個時候他可能要通過不同的應用系統去查詢更多的信息，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協同OA中，由于信息之間已經建立了各種關聯，因而銷售經理可以從這張報銷單開始，迅速提取其他的相關信息，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或項目、提交人的情況、原始單據或憑證的掃描等，同時又不必在不同的應用系統之間切換。通過這樣的關聯，為企業真實的還原了信息本來的“網狀結構”，從而為管理掃除了信息獲取不全面和不及時的障礙。
深化：企業管理涉及到的環節是眾多的?，F代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環節就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關系，并且必須為企業的共同目標而實現一致性的運作。例如一個產品的銷售，涉及到產品的功能和質量(產品研發、質量監控及升級)、產品的市場宣傳(宣傳平臺、宣傳文件和方式)、具體銷售業務的開展(客戶管理、項目跟蹤、合同簽訂)、相關費用的報銷(單據填寫、流程審批、數據更新)等，而這些業務是否能夠被很好的管理并實現統一性的協調將直接影響到產品的銷售成果。傳統OA由于其局限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較復雜的業務過程進行管理，當然就更難以支持整個業務鏈的平滑運作了。而在協同OA中，對管理范疇進行了深化和延伸，因而可以讓企業方便的對更多的環節進行整合和統籌管理。
協作：要實現良好的協作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處于不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通;其次，需要對整個的協作進行管理，讓協作的對象為共同目標而進行一致性的、協調的動作，對協作過程進行監控、調整，對協作產生的信息進行完整的保留，并以知識的方式進行再利用;第三，由于協作發生在企業的各個運營環節中，因此還需要一定的應用廣度來支持對其的管理。在傳統OA中，協作往往是淺層次的，郵件、BBS、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現一部分的協作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內容零散，之后也很難對其結果進行進一步的整理。而在協同OA中，由于各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協作可以貫穿于各個環節并容易得到集中的管理。如協作的內容可以是企業積累的各種知識文檔，項目進展中的某個任務，或是企業的一個合同會簽流程，一種需要分配的物資;協作的對象可以是一人對一人，或多人對多人，可以發生在企業同一部門員工之間，也可以發生在跨
部門員工之間，還可以是不同企業，企業與客戶或合作伙伴之間的協作;協作的方式可以是知識文檔、主題討論區、網上會議、即時聊天、任務分配等。同時，協作的過程和結果可以得到很好的記錄，并最終形成知識體系的一部分。
總結來說，協同OA基于三大基本思想體系，在“關聯”、“深化”和“協作”方面體現了其完全不同于傳統OA的應用，把OA與企業管理的需求真正的相結合，從而給“辦公自動化”帶來了更高層面的價值。
展望：協同OA的發展方向
e-cology現在已經在全國范圍內積累了眾多的用戶，同時，其自身也在不斷的完善和提升。隨著管理思想和信息技術的發展，我們相信協同OA將越來越體現出它的獨特優勢，并在如下三方面進一步提升其應用：
協同化：協同化不僅僅是企業管理理念發展的趨勢，也是信息技術發展的趨勢。協同OA一方面將加強自身“內含”的協同性，更多的突破資源之間的壁壘，提供一個暢通無阻的工作環境;另一方面，由于協同OA的定位并不在于取代其他專業管理軟件，而在于提供融合孤立資源的平臺，因此它也將加強其“外延”的協同性，以各種技術手段實現與其他專業軟件更多的互動和對接。
智能化：協同OA不僅要能充當企業辦公的助手，更要能進一步充當“參謀”的角色。這就意味著協同OA不僅僅是信息的載體，更是信息的分析工具，能夠實現對數據的加工和轉換，提供從基本查詢、報表和智能分析的一系列工具，并以各種形象的方式展現，從而為企業考察運營情況、分析當前問題所在，制定未來發展計劃等方面提供更多的決策支持。
知識化：協同OA還應是企業知識管理的工具。尤其是在知識經濟下，知識已經成為企業能夠獲得發展的核動力，而不再是辦公事務本身帶來的短期利益。協同OA將利用自身的優勢，更多的關注知識的收集、積累與繼承，并提供相應的知識管理工具，以幫助提升企業及員工的內在能力，以實現其可持續性的發展。
第四篇：平臺型OA辦公系統與傳統OA的區別
和您一樣，內行青睞萬戶OA
平臺型OA辦公系統與傳統OA的區別
軟件廠商的升級多是針對產品的升級，解決的往往是通用性的問題，例如修復程序的漏洞和錯誤;完善OA辦公系統的性能;增強系統安全性;添加某些新的功能等。而事實上，用戶產生的新需求中大多數是一些個性化的東西，如：企業人員變動，需要調整組織機構和人員;業務擴展，需要定義新的工作流系統、調整原有業務流程;協同辦公，需要集成其它業務系統等。而不同用戶不同時期的需求不可能完全相同，這種情況之下，就需要軟件提供商分別給每一家用戶提供有針對性的個性化升級服務，可想而知，這種升級模式未免太不實際。
其次，升級是有限的，而新需求卻是不間斷產生的。一方面軟件提供商升級服務次數有限，解決的問題有限;另一方面企業用戶OA新需求的產生并不是固定時間，固定形式的。用戶如其將需求訴求于軟件提供商，接受被動的并不完善的服務，不如用OA辦公系統提供的自助式定制開發模式來主動解決問題，平臺型OA辦公系統正是基于這種用戶需求產生的。變被動為主動，用戶滿意度將大幅提升。
平臺型OA與傳統OA辦公系統最大的區別在于：系統本身自帶強大的定制開發平臺。例如萬戶OA，無需掌握專業軟件開發技術，通過定制就能快速實現諸如：設置與調整組織機構和人員、添加新的功能、修改原有功能、變更業務邏輯、自定義新的工作流、OA集成ERP、OA集成網站管理系統、訪問其它業務系統數據等等。讓用戶無需依賴軟件提供商，自已DIY就能量身打造最適合企業的個性化OA辦公系統。適合的才是最好的，只有最適用的OA辦公系統才能最大限度的發揮其應用價值，為企業帶來最大的經濟效益。
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第五篇：OA系統
OA系統管理
一、OA系統的定義
OA系統的全稱是Office Automation System，意為辦公自動化系統。實施OA系統可幫助公司實現信息資源的共享;增強員工協同工作的能力;強化領導的監控管理;有效管理起有形(設備等)、無形(業務信息、知識)資產，避免流失;實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規范化，完美整合了組織內部的信息流。
二、OA系統的作用
1、 建立內部的通信平臺。
建立公司內部的郵件系統，例如每個OA帳號自動帶一個電子信箱，可以接收、發送、回復電子郵件及超文本郵件。還可以建立樹狀的郵箱目錄，結合通訊錄來選擇郵件地址，實現單發或者群發郵件。提供郵件搜索功能，可以把其他的郵件賬號集成到本系統中，進行統一管理，使公司內部的通信和信息交流快捷通暢。
2、 建立信息發布的平臺。
在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如公告欄模塊，用于發布公司的公共信息如新聞、領導講話等，公告欄模塊下可設置多個欄目，供某個部門使用或全體員工使用，授權人員可在相應欄目下發布文章;論壇模塊，員工可在此討論工作生活中的各類問題。論壇模塊也可設置多個論壇區，論壇區下面可設置多個版面，員工可在各版面提出話題參與討論，論壇區和版面由論壇管理員管理，每個版面可由管理員設置版主，負責對該版文章的管理;合理化建議模塊，員工可在此提出各類意見建議，提交給領導;知識功能模塊，各類資料如法律法規、技術文檔等加入其中后，既方便資料管理，又可實現信息共享。知識功能模塊可以分個人、公共兩部分，限定資料的共享范圍。主要功能包括目錄和文件的創建、修改和刪除，具備合理嚴格的權限控制。此外，還可以根據公司需要建立網址鏈接功能模塊、網上查詢功能模塊等。使公司的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解公司的發展動態。
3、 實現工作流程的自動化。
變革了公司傳統紙質公文辦公模式，公司內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。 在此流程中，OA系統可實現WORD, EXCEL文件的在線修改，OA系統還可提供數字簽名、電子簽章技術，發文擬稿在通過審批之后即形成正式文件，并可打印或授權指定的人員傳閱、發布、存檔。公文在流轉的過程中，擁有權限的人員可修改文件、填寫意見、執行否決等操作。OA系統減少了人力成本，不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網絡傳遞手段，發揮信息共享功能來協調公司內各部門的工作，減少工作中復雜環節。OA系統使得文件的指定接受者(報送對象)登錄系統后會自動接收文件，閱收者可簽署意見，并可根據情況將文件再次傳閱給本部門的其他人員。管理人員可實時監督催辦系統內正在流轉的各類文件。OA系統可實現檢查文件發放、歸檔、作廢情況;可檢查各部門文件閱辦情況。
4、 實現文檔管理的自動化。
可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。例如，實現文檔管理自動化以后，如公司來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。
5、 輔助辦公。
它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
6、 實現分布式辦公。
變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。
7、 建立信息集成平臺。
現代公司中已存在的MIS系統、ERP系統、財務系統等存儲著公司一些經營管理業務數據，對公司的經營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態的，智能網絡辦公系統具備數據接口功能，能把公司原有的業務系統數據集成到工作流系統中，使員工能有效獲取處理信息，提高公司整體反應速度。
8、 節省辦公費用支出。
將傳統的紙張填寫過程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現無紙化辦公，是實現管理現代化的標志。
9、 搭建知識管理平臺。
系統性利用公司積累的信息資源、專家技能，改進企業的創新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質。
10、 增強領導監控能力
強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。
三、OA系統的管理部門
1、綜合管理事業部為OA系統的管理部門。其主要職責：
(1) 負責OA系統的日常管理、系統維護、系統安全和數據備份。 (2) 負責OA使用人員的培訓和技術指導工作。
(3) 負責因人員流動及組織架構變更造成的用戶注冊、注銷及崗位權限的設置。
(4) 負責監控、檢查、督辦核心工作流程。 (5) 負責對系統內保密文件的設置進行定期檢查。
(6) 負責對各部門上報公司各業務口數據的時效性執行情況進行監督。 (7) 負責對違規使用OA系統的人員進行考核評分。
2、各部門負責人就本規定對本部門所有人員有宣導并監督執行之責任。
四、OA系統的維護、管理
1、 維護、備份操作在每天0:00進行(系統自動進行)，由綜合管理事業部指定專人進行監控，但不得影響系統的正常使用;對系統的網絡安全進行配置，
使系統具備必要的防入侵、防病毒能力，并針對突發事件有相應的應急處理預案，以保證系統的安全和穩定。
2、 系統管理員賬號由網絡管理員掌握，負責執行系統各模塊權限的分配;系統管理員賬號除在系統啟用時進行的初始設置以及權限更改設置外不允許進行其他操作。
3、 系統管理員進行權限設置時應按各主管領導的意見執行;只能進行確屬必要的權限設置;對所有的權限設置由綜合管理事業部進行記錄，形成權限分配表備查。
4、 培訓組織工作由綜合管理事業部統籌安排和負責;凡需要使用OA辦公操作的新員工在入職二周內必須接受操作使用方面的培訓;人員由于崗位變更調整需要變更權限，綜合管理事業部負責調整權限分配，并進行相關培訓。
5、 0A系統自動對協同工作進行跟蹤，并對員工工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄，由公司網絡管理員每月30日前將統計結果發至綜合管理事業部負責人。
6、 必須定期更改用戶密碼，并妥當保管，多人共用一臺計算機的，如暫停使用OA辦公需及時注銷或退出OA系統，以免他人打開系統獲取保密信息，惡意增刪資料或干擾系統運轉，如因密碼保存不當等因素造成的任何后果，由賬號密碼所有者承擔。
7、 禁止在OA系統上傳非工作用途的文件、圖片，不得利用OA系統發布、傳播有礙國家安全、社會治安、詆毀公司或帶有電腦病毒的信息。
五、流程管理
1、 流程管理是OA系統的核心應用功能，為提高日常流程順暢扭轉以及加快流程的審批，所有流程的審核、會簽，原則上應在接到流程或通知后一個工作日內完成;所有流程的簽批，原則上應在二個工作日內完成，急件須在一個工作日內完成，如屬涉及重大事宜須立即簽批的，應即接即批;超出規定時間的，系統會自動對相關人員發出催辦信息，在收到催辦信息后，應立即簽批;遇相關人員開會、對外接待、外出辦事、出差或有其他緊急任務的，時間可順延，但如果外出超過三天的，急辦流程需授權解決。
2、 流程監控權由公司指定專人掌握;發生操作失誤或流程錯誤的情況則由
擁有監控權限人予以糾正，以保證文件傳遞途徑的暢順。
3、 流程定義、流程處理以及權限設置必須嚴格按照公司相關制度規定進行或公司領導的指示操作。
4、 綜合管理事業部應定期對流程的合理性、有效性進行檢討，發現不合理或無效或效率低的流程要及時研究，提出改進的意見，經公司相關領導批準后執行。
六、模塊管理
1、 通知公告只用于發布涉及全公司工作的內容，其發布權由綜合管理事業部指定專人掌握，但均應按規定程序報公司相關領導簽發后方可發布;凡涉及全公司的文件通知，應由公司總經理以上領導審批后指定人員簽發后以公司名義發出，避免造成混亂。
2、 新聞的發布必須通過公司的審批后，由綜合管理事業部指定專人上傳。
3、 通訊錄的初始化相關數據由綜合管理事業部錄入;如需要修改相關信息的把相關信息及時提交綜合管理事業部指定的專人進行修改及維護。 七 OA系統的使用要求
1、 員工上班后應及時登錄公司的OA信息管理平臺軟件，由綜合管理事業部進行監督管理;如因沒有登陸公司OA信息管理平臺而造成工作延誤或缺陷，視情況作相應處罰。
2、 員工登錄后首先查看公司門戶的公司通知、公司新聞、任務安排及待辦工作流程，并及時做出相關的處理;對于傳閱信息等，必須按內容的重要程度及時做出必要的回應;處理文件的時間要求按規定時限要求執行，以方便同事查詢和電話轉接。
3、 員工有事外出或離開座位時，應及時登記日程安排里，科級以上人員外出無法及時登錄系統處理事務時，應提前設置好事務委托，委托可擔負管理職責的人員代為處理相關的流程申請;若因未做事務委托而造成工作延誤的將予以處罰。
4、 如無特殊要求，公文收發、工作總結與計劃、任務安排等必須要以傳閱的方式報給相關領導簽發和抄送，不準使用紙張抄送，由公司指定部門或專人進行監督記錄。
八、 OA系統的選擇
市場上有三種類型的免費OA系統：
1、 傳統OA系統廠商提供的免費版：
個別傳統的OA系統廠商會推出一個免費版本，用來沖擊市場，培育潛在客戶。為了避免和主營產品線沖突，這樣的免費OA系統都具有很大的限制。一方面許可用戶數很少，通常不超過30人;另一方面功能很有限，只提供最基本的幾項功能，實現最簡單的辦公自動化，最后在系統維護、升級、服務等方面也無法享受和其他用戶相同的待遇。
2、 破解版：網絡上有一些被破解的OA系統，尤其是北京某品牌的OA系統就有大量的破解版用戶。這樣的系統在用戶數和功能上都沒有限制，和正版基本一致，只是在一些功能細節上不是最新的。因為沒有官方授權，當然也無法享受到官方服務了，只能自己摸索，最大的問題還是產品的穩定性和安全性。
3、 云OA：
這是免費OA系統最大的市場，也是最正規化的市場。近年來，市場上出現了一小批從事云OA業務的廠商，他們提供免費的在線OA系統服務，用戶無需在本地部署，在網絡上注冊后就可以直接在線使用。這些免費的OA系統都屬于“輕應用”，在線溝通的能力很強，但是在協作管理方面則普遍很弱，尤其在流程管理方面，只具有主流OA系統30%左右的功能。另外在人事管理、項目管理、資產管理、檔案管理、門戶管理、數據集成等方面的能力也相差甚遠。因此，這類免費的OA系統其實并不是真正的OA系統，也不是簡化的OA系統，而是一種結合了OA、SNS、即時通訊、微博、博客等各類應用的混合型應用。