電子文件管理論文范文第1篇
【摘要】本文通過結合建筑工程管理中施工文件檔案管理的相關內容和特點，并分別從施工文件的收集、管理及態度等方面，簡要介紹了當前建筑工程的施工文件檔案管理中所存在的問題；同時，分別從施工文件檔案管理的制度完善、人才培養和電子信息技術的有效應用等三個方面，分析和探究了建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理對策，以期能夠給予廣大施工管理人員一些參考和幫助。
【關鍵詞】建筑工程；施工文件檔案；管理；分析和探究
一、引言
新形勢下，隨著現代化科技的蓬勃發展，以及建筑工程規模的不斷擴大，促使人們在重視施工現場的技術操作與管理的同時，對于建筑工程中的施工文件檔案管理工作，也給予了越來越廣泛的關注和重視。施工文件檔案的管理，不但關系到施工單位的改建、維修及管理等多個方面的工作，同時也是指導施工與保障工作質量的重要依據?？梢?，深入建筑工程管理中的施工文件檔案管理的研究工作，具有極為重要的意義。為此，本文主要根據加強施工文件檔案管理所涉及的一些知識內容展開討論，現具體分析如下。
二、建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點
在建筑工程管理中，施工文件檔案的管理內容一般包括基建文件、工程監理資料、施工資料等。其中，基建文件主要有勘察、測繪、設計文件，工程開工、竣工文件和決策立項文件、商務文件等幾種；工程監理資料有監理合同文件、監理資料、記錄和驗收資料等；施工資料一般是指施工技術、物資、測量、驗收記錄等方面的資料，同時，還包括各種施工圖紙在內。從建筑工程的施工文件檔案管理的特點來看，由于工程項目的周期相對較長，所涉及的施工內容較多，致使施工文件檔案管理普遍存在著分散性、復雜性、實效性等特點。同時，從文件檔案本身對各種工程項目的參考借鑒來看，還表現出文件檔案管理的繼承性特點。
三、建筑工程管理中施工文件檔案管理存在的問題
為了進一步實現對施工文件檔案的有效管理和控制，施工單位應該在認真結合建筑工程管理中施工文件檔案的內容特點的基礎上，充分了解建筑工程管理中施工文件檔案所存在的管理問題。具體來說，施工文件檔案管理主要包括施工資料收集困難、管理混亂和應付現象嚴重等幾個方面。
（一）文件檔案的資料收集困難
在建筑工程中，由于施工階段的管理周期相對較長，施工技術管理的好壞直接反映在現場作業中，促使大多數施工單位將主要的精力集中在工地上，而忽視了對施工文件檔案的管理工作。同時，施工人員由于工作量較大，或是素質不夠高，態度不夠配合，沒有很好地配合檔案管理人員的工作，部分施工人員甚至存在施工資料收集會延誤作業、檔案管理沒必要等錯誤認識，也給施工文件資料的收集帶來了一定阻力。此外，在工程項目的收尾階段，往往由于大部分施工人員已離崗并投入新的崗位工作，召集起來十分困難，拖延了施工文件資料的整理時間。
（二）文件檔案管理混亂
從當前來看，建筑工程管理在日常的施工文件檔案管理過程中，普遍存在著管理混亂的現象。集中表現在施工資料隨意、散亂堆放等方面。例如在施工人員討論施工資料完成后，某些施工人員會將其隨手扔在桌上，便趕往施工現場；或是直接將施工材料帶到施工現場指導員工作業。由于對施工資料的不重視，極為容易導致施工資料的丟失或損毀，不利于施工文件檔案的正常管理。
（三）存在嚴重的應付現象
除了上述幾點之外，在施工文件檔案管理的工作中，還存在著明顯的應付現象。例如在收集、整理和編輯施工資料時，部分檔案管理人員沒有嚴格按照《建設工程文件歸檔整理規范》及相關規定執行，存在填寫格式不規范，或是馬虎填寫等現象；對于施工資料是否完全屬實也沒有經過認真審核。而且在記錄施工資料時，還存在著檔案管理人員記錄不及時的情況，嚴重影響到對施工文件檔案的有效管理和控制。
四、建筑工程管理中施工文件檔案的現代化管理
針對建筑工程管理中施工文件檔案管理的問題，一般可以從以下幾個方面進行解決。
（一）完善施工文件檔案管理相關制度
施工企業應該根據國家及地方的法律法規、條例等對施工文件檔案管理的有關規定，認真完善施工文件檔案管理制度。包括：（1）對檔案管理人員的執業資格、崗位職責、施工資料管理流程等的規范，要求施工文件檔案管理須持證上崗，確保施工資料的管理嚴格遵循制度執行；（2）結合《建設工程文件歸檔整理規范》的相關內容進行施工文件檔案管理制度的完善。規范在施工資料的編輯、整理、收集、調用和管理等各個方面的工作；（3）此外，在完善施工文件檔案管理制度時，還要充分考慮到施工計劃和記錄等管理的落實情況，促使風險管理、成本管理、進度管理和質量管理等能得到有效控制，預防和減少潛在的施工隱患。
（二）重視培養施工文件檔案管理的專業人才
在加強施工單位的施工文件檔案管理過程中，還應重視對檔案管理的專業人才的培養。通常來講，施工單位可以從以下四個方面著手進行。包括：（1）成立施工文件檔案管理小組，專門負責各種施工資料的管理，且不能隨意調動、更換檔案管理小組成員；同時，小組人員必須分工明確，分別負責施工文件檔案的收集、整理、編輯、核實等工作，最后由小組組長進行審核通過，妥善存放。形成一支強有力的施工文件檔案管理專業隊伍。（2）定期組織施工資料管理的專業知識培訓及演習，為新、老檔案管理人員提供交流與學習的機會，讓新檔案管理人員盡快熟悉施工文件檔案管理工作的各個流程安排，并規范原有檔案管理人員的填寫、收集工作。（3）制定相應的獎懲制度，對于管理表現優秀的檔案管理人員、檔案管理小組給予獎金等鼓勵，對于管理不規范、不認真等人員給予適當的懲罰，提高施工文件檔案管理人員的積極性和責任心。（4）重視專業人才的引進。通過引進國內、外具有先進施工文件檔案管理技術的人才，為施工單位的施工資料管理注入新的活力，通過學習交流，提高全體檔案管理人員的管理能力。
（三）加強電子信息技術與施工文件檔案管理的結合
近年來，隨著現代化科技的日新月異，施工技術、管理等都有了很大的變化。新時期下，加強施工文件檔案管理工作，還應該注重與電子信息技術的相結合。通過建立起施工文件檔案管理系統，將整理后的施工資料錄入計算機，制作成電子文檔，并上傳到施工文件檔案管理系統當中。通過系統對各種施工資料的分類、整理，并建立起相應模塊，不但能夠方便檔案管理人員對以往施工單位的各個工程項目資料的查詢和檢索，解決了以往施工資料易于丟失和損毀，以及存放困難等問題，同時，還能夠減輕施工資料管理的工作量，提高檔案管理人員的工作效率。此外，還可以結合利用近年來提出的“云計算”技術，利用其高存儲和高計算能力，進一步提高施工文件檔案的管理和控制能力。
五、結束語
通過對建筑工程管理中施工文件檔案管理的分析和討論，可見，加強施工資料的管理，對于施工單位當前及未來的工程設計、施工、監理及驗收等工作均具有重要的參考和借鑒意義。需要施工單位從日常管理、人才培養、制度完善等方面加以強化，以有效推動建筑工程的發展和建設。
參考文獻
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電子文件管理論文范文第2篇
關鍵詞：電子文件 特點
作為一種虛擬文檔，電子文件產生的時間還很短，還處于發育、發展過程中，相當于一個人的少年階段。因此，對其特點的研究還有待于進一步發展和深化。
1 電子文件整體存在方式與宏觀管理方式特點——計算機與網絡系統的規定性
1.1 計算機及網絡系統對電子文件的宏觀規定性。在宏觀上，整體的計算機及網絡系統對電子文件具有規定性。首先，計算機及網絡系統對現實中電子文件的存在本身具有規定性。電子文件是在計算機及網絡環境中生成與管理的，它不能不受這個大環境的影響?？梢哉f，這是電子文件特點之特點，因為電子文件區別于傳統文件的特點都是由這一特點所決定的。其次。電子文件與計算機及網絡技術之間具有母子關系，計算機軟硬件技術及其通訊、網絡等相關技術的發展都會對電子文件的生成、保存和利用方式產生直接的影響。因此，我們描述電子文件的特點時，不能不與計算機技術緊密相連;我們也不能不注意到，未來的計算機新技術的發展會對電子文件的特點變化產生發展性影響。
1.2 微觀計算機及網絡系統(主要是電子文件管理軟件系統)對電子文件的規定性。微觀計算機及網絡系統(電子文件管理軟件系統)對電子文件具有具體的直接規定性。這種規定性包括文件的形成、運行、歸檔、保管、利用、統計等所有環節。電子文件的管理者一方面是這種規定性的制造者(也許不是全部的電子文件管理者)，他要提出電子文件管理軟件系統的功能需求，以便技術人員以軟件的方式實現它;電子文件的管理者另一方面是這種規定性的服從者(電子文件管理軟件系統的使用者)，他們在管理電子文件時不得不服從于自己制造的這種規定性。而且，這種規定性被計算機機械地執行著，遠比可以在執行中被靈活處理的傳統檔案管理原則與方法等的規定性來得嚴格。
1.3 規定性的另一面——電子文件對計算機系統的依賴性。電子文件的管理需要依賴于計算機系統，包括計算機硬件系統、操作軟件系統和其他軟件才具有生命力和發揮作用。這里所說的“依賴”有兩個方面的含義：
首先，從文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現。離開了計算機系統，人既無法識讀，更無法對電子文件施加任何影響，管理活動便無從談起。長久以來，人工管理是文件、檔案管理的基本方式。對于已往靜止實體狀態的文件、檔案，管理人員可以靠自己的眼睛和手來進行分類、排架、調閱等管理性的工作，人對文件、檔案的駕馭和管理是直接的，是人自己直接完成對文件、檔案的管理工作。而對于電子文件，人的能力就相形見絀了，沒有計算機就無法對之實施有效的管理。
系統依賴性的另一個含義是，不兼容的計算機系統(主要是應用軟件)生成的文件在轉換使用時會遇到很大的困難。也就是說，不同類型的系統可能對文件產生排斥作用。“大多數文件所包含的信息僅對生成它的軟件來說是意義明確的”，“如果沒有這個程序(或相當的軟件)，這個文件只不過是被它自身的編碼所隱匿的人質”。當生成一份文件的軟件、運行該軟件的操作系統和硬件更新換代已與原有系統不兼容時，我們需要保存老系統，或者適應新系統做一系列的轉換工作，才能確保該份文件的可讀性和可管理性。
2 電子文件組成特點——多種信息媒體的集成互動性
美國的特魯迪·H·彼得遜先生說：電子文件的“奇特挑戰是，所有以前熟悉的文件形式——文字、照片、聲像——都可以用機讀形式儲存”。運用多媒體技術可以把各種形式的信息，包括圖文信息、音頻信號、視頻與動畫圖像等加以有機的立體組合，使電子文件聲像并茂，真實地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會生活的記憶和再現功能?？梢哉f，電子文件是一種全方位的記憶和再現，實現了文件功能的革命性變化。
多媒體即是本質上互動的媒體。與其他聲像文件最大的不同是，用戶可以與計算機上的“多媒體文件”發生互動。他可選擇不同的輸出方式和輸出角度，可以在“閱讀”過程中調閱其他的相關信息，在允許的情況下還可以對文件進行修改?？傊?，用戶有了更大的參與性和選擇性。“多媒體領域真正的前進方向，是能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介。”對輸出媒體的可選擇性，使用戶獲得了從各種途徑中獲得文件信息的可能性。這無疑使電子文件在表現功能和輸出功能兩個方面實現了巨大的飛躍。
還需指出的是，電子文件的這種“多種信息媒體的集成互動性”，還指電子文件存在的系統環境。即使是單一格式的簡單電子文件，雖然它本身不是多媒體文件，但它處于多媒體的系統環境中，所以，它也具有多媒體的互動功能。
3 電子文件分類與檢索方式特點——邏輯上的自由組合性
由于傳統時空的影響，傳統檔案管理的分類系統具有唯一性、固定性，人們無法在傳統庫房中隨意組合檔案文件;同樣，在傳統方式中，檔案檢索也受到了極大的限制，我們在檔案館中通常只使用一種檢索工具。檢索方式的多樣化對傳統時代來說，多數時候是一種理想，使其成為現實則有很大的困難。
電子文件的虛擬屬性則為電子文件管理的分類系統與檢索系統多樣性的便利實現提供了現實性。電子文件在其物理位置不變的情況下，可以通過邏輯方式(虛擬方式)。實現在某一保管單位或某一保管空間內(無論是一個文件夾還是一個軟盤、硬盤或光盤)的自由組合。因此，我們看到的事實是：在計算機中。我們對電子文件可以進行任何方式的分類與檢索，特別是電子文件的檢索，“只要你想到的，計算機就可以做到”(計算機工程師語)。通過電子文件管理系統，我們可以得到任何我們需要的文件檢索方式，實現在計算機系統中的檢索方式的多樣化設計與使用。
4 電子文件信息存儲特點——光磁載體的高密度性
電子文件的存儲密度大大高于以往各種信息存儲介質。而且。隨著計算機技術的不斷進步。電子介質的存儲密度還在以難以想象的高速度繼續加大。1983年IBM公司(國際商業機器公司)推出了內部裝有10MB(兆字節)信息硬盤的個人計算機。平均每兆的價格約合300美元，1995年個人計算機的容量已達到1.2GB(千兆字節)，價格卻降低到約合每兆21美分;1999年，個人計算機的硬盤容量已達到12GB(千兆字節)以上。從1983年到1995年，12年間硬盤容量增加了120倍，每兆的價格卻將僅為原來的千分之七。目前微型計算機使用內置式硬磁盤以及軟盤、光盤的存儲容量都在以很快的速度增長。一張普通的只讀光盤可存儲3.4億文字，而一張高密度只讀光盤
存儲量更為巨大。把一個檔案館的全部檔案、把一個機關的全部文件放在一張光盤里，已不再是神話。
信息壓縮技術可以使人更加經濟地存儲和傳輸電子文件，這在電子信息多到泛濫程度的時代是非常有好處的，不僅可以節省信息存在所需要的空間，同時可以加快流動速度，節省使用者時間。1995年，人類已經可以把每秒4500萬比特的數字影像信息壓縮到每秒120萬比特。只相當于原有比特的2.6%左右。而今天的壓縮技術比1995年又不知道高明了多少倍。這種壓縮是一種可逆過程，在解壓之后，信號可以完全恢復成原樣。
5 電子文件閱讀方式特點——信息的非人工直接識讀性
5.1 信息傳遞與利用過程中主客體及主體之間關系發展的三個階段。文件和人的關系非常密切，文件由人的需要而產生，人要寫文件、讀文件、用文件。人類或許未曾預料到，現代技術造就的電子文件在給人類帶來極大方便的同時，也使人與文件信息的關系也發生了某種物理上的“疏遠”——雖然這種疏遠意味著內在本質的親近與進步。
很久以來，人們都在追求和探索發明新的信息工具，使人類更好地保存和使用信息。但正是新信息工具的發明，制造了信息傳遞與利用過程中主客體(人與信息)及主體之間(人與人)內在親近關系的同時，也促使其表面的外在的物理關系產生了一步步的疏離。即：在信息傳遞與利用過程中主客體及主體之間關系，呈現出一種物理空間關系的一步步疏離與邏輯空間關系的日趨親近。
電子文件第一次使用了人工不可以直接識讀的記錄符號——數字式代碼，將輸入計算機的任何種類的信息都轉換成二進制代碼。即只用若干個0和1來表示。每一個0和1叫做一個比特，需要記錄的信息用一長串比特存貯于存儲器內，即使是前后相連、具有邏輯關系的數據，在計算機存儲介質上的位置有時并不相連，而且會時常發生變化。對于這種經過復雜編碼的“比特”人工是無法直接了解它的含義，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態，人才能識讀它。即：人必須通過工具的工具才能夠使用信息。
5.2 科學地客觀地認識“非人工直接識讀性”。對于電子文件的非人工直接識讀性，我們不要人為地夸大其負面意義，而要以一種積極的態度認識其正面意義。數字編碼也是一種書寫符號，計算機存貯介質也是一種信息載體，它與已往文件書寫和閱讀方式的不同是借助于計算機。正如杰夫·羅森伯格所說：“一份數字文件的讀者是程序”。
電子文件的非人工直接識讀性，使它們產生了一種神秘感。對這種神秘感的夸張使人們產生了一種莫名的恐懼，使人們對使用這種文件的安全性、可靠性產生了種種懷疑。其實。這種超乎尋常的恐懼和懷疑是不必要的(正常程度上的對文件安全性、可靠性的擔憂對文書、檔案工作者來說是必要的。有助于他在工作中保持嚴肅認真的態度)。它是計算機時代初期的產物，隨著人們對計算機技術的了解和計算機技術本身的不斷發展，這種超乎尋常的神秘感和恐懼感會自然消失。
當前，這種神秘感和恐懼感對開展電子文件管理工作具有很大的阻礙作用。在這種神秘感和恐懼感的驅使下。人們不敢直接地使用電子文件，也不敢以電子文件的形式儲存信息。實際上。就簡單地保存和使用電子文件來說。在技術上已不存在太大問題。問題主要存在于思想認識上和一些標準、規范的制定上。
6 電子文件信息傳遞方式特點——物理空間中的自由移動性
盡管在長久的文獻記錄發展史中，人類表達思想的信息符號和制作文獻用的載體幾經變化、豐富多樣，但所有的文獻都是由特定的信息與特定的載體共同組成的，這在電子文件出現之前是一個天經地義的事情。信息和載體離開了其中任何一個方面，文獻就不成其為文獻，載體和內容本身成為一個事物的不可分割的兩個方面。
在電子文件時代，計算機特別是網絡使文件信息的移動獲得了自由。這種電子文件信息的自由移動。包含以下兩個方面的含義：第一。文件在同一載體空間內的自由邏輯組合。傳統文件在空間內的位置是既定的。它們只能按照一種邏輯方式(分類的或者是流水的)組合到一起。這種空間位置的既定性大大影響了管理方法的多樣化。而電子文件在同一載體空間內可以自由地進行邏輯組合，使管理方式(特別是檢索方式)實現了多樣化。第二。文件在不同載體間的自由遷移。在傳統時代。文件與載體之間是一一對應的，文件信息必須“從一而終”。我們首先應該認識到：文件的信息和載有體之間“從一而終”的關系是一種不合理的低級狀態相互關系：而文件的信息和載有體之間“婚姻自由”的關系才是一種正常的合理的較高級狀態的相互關系。
7 電子文件形成與利用特點——信息的可操作性
這里所說的可操作性，主要是指電子文件在制作和利用兩個過程中，都表現出方便更改與粘貼等編輯功能。
7.1 文件制作過程中“隨心所欲”的信息操作。它包括：在我們制作電子文件的過程中?？梢缘眯膽值厥褂盟枰拇嬖谟诓煌胤降臄祿?修改也變得非常容易，隨著思路的調整可以輕易把文章中的內容轉移到其他章節中去。文件卻完好無損;根據需要可以在文件的任何地方加上表格和圖形。甚至把文件制作成活動圖像和聲音：我們可以要求系統在適當的時候自動刪除或更新某些數據，使之總是保持在我們所希望的狀態中。
正如托夫勒所言：“這種情勢所釋放出來的新的文化能量”。它“開拓了可能的極限”。在設計過程中形成數字三維模型可以使設計人員看到其中的任何一個剖面及其有關的參數，并用在紙張上無法進行的方式對設計中的任何部分加以修改：可以使不同的設計人員同時在同一張“圖紙”上工作，并且互相知道修改的內容：根據最終設計形成的仿真模型可用于各種實驗和操作人員的模擬訓練。在制作過程中，電子文件可以根據制作人員、設計人員的需要變換著“形象”。為使用者做更多的事情，從而節省許多其他勞動。當然，需要它“定型”時，它也可以“定格”于某種狀態。
隨著信息通道的延伸，網絡的發展。同步信息共享技術可以使身在異地的人員共同制作一份文件。合作者可以通過電子郵件系統或局域網共同撰寫或修改一項意向書或合同等，參加網絡會議的人可以在個人電腦前互相討論問題并形成“會議決議”。計算機的屏幕會即時把每個人的操作顯示出來。
7.2 文件利用過程中“隨心所欲”的信息操作。電子文件使我們在文件利用的過程中逐漸告別了紙張。隨著信息技術的發展。僅僅幾十年的時間里，我們就經歷了手抄一復印一網絡下載等信息利用的不同階段。辦公自動化的實質是信息利用的自動化。過去的手抄變成了現在的下載，過去的復印機復印變成了計算機里的無紙復制等。并且。我們還可以利用獲得的電子文件信息去十分方便地制作新的文件。
7.3 不得不進行的批判——“電子文件的可(易)更改性”。在許多書籍和文章中，人們曾經寫道：“電子文件具有可更改性”，進而對電子文件的原始性產生懷疑，動搖了電子文件存在的邏輯基礎。這是真的嗎?如果這樣。誰還敢使用電子文件呢?當然不會這樣，否則電子文件就會失去其存在的前提。
這種結論是人們在電子文件產生初期，對其認識不深人的結果。事實上。在真正的電子文件系統中。文件一旦正式形成(進行了數字簽名與蓋章)，即可采用邏輯的(軟件)或物理的方式使之成為“不可逆的只讀方式”。這種文件是不可更改的。我們在利用電子文件時?？梢詮椭?、編輯它的信息內容以作他用，但不可以更改它本身。即使是在家庭中，我們使用非正規的辦公軟件系統制作文件時。也可使用加密等方式使文件不被輕易更改。
電子文件管理論文范文第3篇
一、電子文件的含義
文件是指國家機關、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。文件從記錄方式上看, 既包括書面文件, 也包括圖示文件, 還包括錄音文件、錄像文件、照片文件、影片文件和機讀文件等。從性質上看, 既包括公共文件, 也包括私人文件, 還包括專用文件。從運動過程看, 既包括現行文件, 也包括半現行文件, 還包括非現行文件。電子文件指在數字設備及環境中生成, 以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體, 依賴計算機等數字設備閱讀、處理, 并可在通信網絡上傳送的文件。
電子文件是內容、結構和背景這三要素的統一體。內容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結構是指文件內容信息的組織表達方式, 分為物理結構和邏輯結構。物理結構是指文件信息存儲于載體上的位置和分布情況。電子文件所使用的載體、編碼方案、存儲格式反映了其物理結構方面的信息。邏輯結構是指文件信息的內在關系。背景是指能夠證明文件形成環境、形成過程、存在狀態以及文件之間相互關系的信息。
二、電子文件管理的必要性
(一) 電子文件管理是基層醫院實施科學管理的重要組要部分。要保證醫院的正常運轉, 文件作為重要的管理工具具有不可替代的作用, 醫院文件真實、詳細地記錄了醫院在從事醫療服務及其他活動的整個運行過程。近年來, 各級醫療機構紛紛借助信息化的管理平臺, 全面提升醫院管理質量與服務能力, 電子文件管理成為基層醫院實施科學管理的重要組要部分, 管理好大量的電子文件是醫院必須履行的職責。
(二) 電子文件管理是提高醫院管理效率的基礎工作。隨著現代醫學的發展, 醫院分科呈現越來越細的趨勢, 靠人工開展的醫療服務難以滿足人民群眾的不斷需求, 借助信息化發展成果達到精細化管理是醫院現代管理的必然之路。通過電子文件的運行實現信息共享、優化流程、規范操作, 提高管理效率和效能, 電子文件的管理已成為醫院的一項基礎工作, 電子文件管理是否規范體現了一個單位的管理狀況, 反映出醫院醫療服務的能力。
(三) 電子文件是醫院科學決策的依據。精細化管理的要求, 帶來決策的復雜性, 這就需要準確、全面的數據支撐, 需要不同科目、多時期、綜合性的信息, 用人工進行匯集是不現實的, 只有靠電子手段展現歷史的和現行的資料, 才能為醫院提供出科學決策的依據。
(四) 電子文件的廣泛運用是提升醫院服務能力的有效途徑。根據新形勢下人民群眾需求的變化, 進一步改善醫療服務, 改進服務流程, 創新方便人民群眾看病就醫的措施, 各級醫院推行了電子病歷, 建立互聯互通的大數據信息庫, 實現了醫院提升服務能力的意愿, 通過信息平臺向患者提供診療信息、費用結算、信息查詢等, 盡量縮短患者在醫院候診、檢查、出具檢查報告、取藥等候的時間等, 提高病人的滿意率。
三、目前基層醫院電子文件管理現狀
為提高醫療的服務能力, 各級醫院開展了方興未艾的信息化建設, 隨之產生的大量電子文件管理卻存在著滯后的現象, 記憶失存, 造成歷史空白, 難以彌補。
(一) 電子文件的法律證據作用未得到確立。在我國現行法律體系中, 并未明確電子憑證真實性鑒定的程序和標準, 《醫療事故處理條例》的“舉證倒置”, 先認定醫務人員有罪, 再由醫務人員提供證據證明自己有罪或無罪, 法庭并不認可電子文件的憑證作用。各醫院不得不采用紙質文件和電子文件同時運行的“雙套制”, “雙套制”的實施浪費了大量的人力、物力, 痕跡管理在各醫院的管理中占據了重要位置, 醫院陷入矛盾的境地, 信息系統方便、高效, 卻離不開人工紙質作保障, 醫務人員既要進行電子文件的操作, 又擺脫不了紙質病案, 不開展信息系統建設影響醫院的發展, 開展信息系統建設平添許多工作量, 占用了醫務人員本應用于救治患者的大量時間, 電子文件淪為紙質文件的副本。醫院的主要業務活動在網絡系統中運行, 而電子文件竟然不具備證明其活動的能力, 不從法律上解決電子文件的證據作用, 電子文件的健康發展依然是障礙重重。
(二) 電子文件管理的隨意性。1.有人辦, 無人管。電子文件在完成了運行程序后不予歸檔, 處于自生自滅狀態。按照國家衛計委的要求, 各醫療機構已實行電子病歷, 行政文書也通過OA系統運轉, 電子文件在業務處理過程中有人辦, 但因檔案意識淡薄, 相當一部分醫院將電子文件打印成紙質后, 電子文件檔案管理再無人問津。2.有保存, 無管理。電子文件的內容在物理載體上保存下來, 但沒有保證其真實、完整、可用的系統管理, 留存下來的電子文件僅是一般電子資料, 缺乏說明其形成過程、管理過程的元數據而無法證明自己的歷史記錄性, 并不具有真正的“檔案價值”。3.有管理, 無規范。我國的電子文件管理各自為政, 無統一規范, 各行業根據自我需要探究電子管理的方法, 管理軟件五花八門, 作為基層單位, 上級行業監管部門較多, 不同部門的要求不一樣, 由于存儲格式、元數據格式不統一, 形成了各不相同的電子文件, 為電子檔案的收集、歸檔、整理帶來巨大的困難, 相當一部分電子文件處于流失狀態。4.軟硬件環境不配套, 導致不可用。由于政出多門, 各行業在程序設計時, 只會考慮本行業、本部門的使用, 不會顧及跨專業的問題, 也不會主動溝通協調, 更不會考慮憑證性信息的長期保存性, 各軟件之間不匹配、數據無法交換、丟失現象隨處可見。信息化產品日新月異, 軟硬件更新換代頻繁, 前些年存儲在軟盤上的數據現已無法讀取。
(三) 電子文件信息安全亟待完善。電子文件從形成到歸檔保存, 涉及多部門、多環節、多人員, 只要其中一項管理存在缺陷, 就有可能造成信息泄露, 由于沒有完整、有效、覆蓋電子文件全過程的管理措施, 人們可以從信息系統上查閱、拷貝電子文件, 并可隨身攜帶, 有意無意地泄露了信息。電子文件易復制、易修改, 如何體現文件的原始記錄性和固化性是電子信息安全的重要課題, 電子信息安全問題不解決, 電子文件的憑證作用難以確立, 衛生系統的“雙套制”將會長期存在下去。
(四) 國家對電子文件管理滯后。各醫療機構的電子文件管理是跟從醫院開展的業務, 業務開展多少, 電子文件就管理多少, 無全程控制, OA系統中的歸檔模塊也是屬于文書管理中的一部分, 并不是嚴格意義上的檔案管理, 且還有大量的文件未進入OA系統。電子文件是否管、如何管、管到什么程度都由醫院自行確定, 電子病歷因國家衛計委有統一要求, 相比其他業務要規范。電子文件管理是自發和分散的, 缺少國家層面的整體設計、統一規劃和方法指導。我國不同地區、不同等級醫院發展不平衡, 業務開展存在差異, 電子文件管理跟著業務走, 必然存在不規范、水平參差不齊、信息資源分散、重復投資等問題, 即便開展了電子文件管理的醫院, 面對眾多的方法、途徑, 也不清楚哪一種最適用、最規范, 只能“摸著石頭過河”。造成信息“孤島”, 塊塊太多, 又缺乏溝通協調, 電子文件的交換、移交乃至長期保存都成為問題。
(五) 用分段管理模式管理電子文件。文檔一體化的理論早已得到認可, 但因體制原因, 在實際工作中文書與檔案仍然采用分段管理模式, 前端由各行政和專業部門負責, 后端由檔案部門負責, 二者之間缺乏溝通與協同, 其標準規范、技術方法各不相同。在紙質環境中文件內容與載體緊密結合, 管理過程的信息都反映在載體上, 分段式管理多出現在重復操作上。在電子環境中電子文件的信息存儲分散, 容易更改, 不存在單一的、一成不變的固體載體, 而前段質量決定了后段質量。只有國家對于電子文件長久保存的要求在電子文件形成階段就予以滿足, 加強對各文件形成機構的有效約束力和控制力, 實現全程無縫對接, 才能保證最終保存下來的是質量合格的電子記憶。
(六) 電子文件管理人才匱乏。電子文件管理復雜程度遠大于紙質文件, 對人員素質提出很高的要求?；鶎俞t院檔案室一般由醫院辦公室管理, 檔案工作人員或由辦公室人員兼任, 或由即將退休的人員擔任, 人員更換頻繁, 有的甚至出現半年一換的現象;工作人員在接手檔案工作之前, 從未經過檔案專業知識的培訓, 對于紙質文件如何管都理不出頭緒, 電子檔案更是摸不著頭腦;電子文件管理人員知識結構單一、信息化技能普遍低下, 由于人才匱乏, 多數醫院不知道如何開展電子文件的管理。
四、改變現狀, 科學管理電子文件
(一) 建立完整的電子文件的管理系統。遵循電子文件管理的基本原理和規律, 立足于現狀, 從國家層面進行整體設計、統一規劃, 制定電子文件管理的法規、政策、標準、規范、制度、技術、方法等, 推進電子文件的科學管理、完整保存和有效利用。通過規范程序, 統一規格、格式, 明確規則, 確立文件的憑證作用, 建立完整的電子文件的管理系統, 使電子文件管理走上有序、科學的發展之路。
(二) 加強電子文件管理人才隊伍建設。培養電子文件管理專業人才, 建立文件與檔案管理職業資格認證制度, 加大在職人員的培訓力度, 建立全員培訓制, 及時更新培訓內容。
總之, 要改變電子文件管理表面一片繁華, 實則無序發展、無所適從的現狀, 只有打破現行體制的限制, 自上而下地從國家層面統一規劃, 才能推進電子文件的科學發展。
摘要：本文通過分析基層醫院電子文件管理的現狀, 提出只有打破現行體制的限制, 自上而下地從國家層面統一規劃, 才能推進電子文件的科學發展。
關鍵詞：醫院,電子文件管理,分析
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電子文件管理論文范文第4篇
一、電子文件檔案代替紙質檔案的難點
(一) 無法確保有效性。電子文件需要有可被利用性、可理解性才會有效, 比如信息能識別、存儲系統安全等等。要是文件無法識讀, 那么文件內容就算很重要也沒有保存意義。因為電子文件是通過計算機之類的數字設備來讀取, 所以總是會存在因為技術因素而導致打不開、讀不出的問題出現, 也失去了利用價值。所以, 技術因素是電子文件有效性的最大障礙。電子文化的傳輸、處理的有效性提高了, 才能漸漸代替紙質檔案文件。
(二) 很難確定真實性與原始性。所謂電子文件真實性就是指電子文件的內容、結構與背景信息通過鑒定后確定和形成時的原始情況相同。電子文件要確保行政有效或者當作法律證據, 那么真實性就是必不可少的。內容的真實性是電子文件作為歷史憑證, 具備情報參考價值的基礎。人們一般使用原件鑒定的方式鑒定紙質檔案的原始性。因為它具有直觀性, 鑒定起來也容易。不過, 電子檔案內容能夠和載體分離, 并被復制到另外的載體上, 內容更改的前后情況難以分清。電子文件檔案的修改與刪除很容易, 但是卻不容易被發現, 存在因非法更改失去真實性的可能。
(三) 不如紙質檔案安全。電子文件的使用不會被非授權用戶使用或者不被破壞體現得是其安全性, 也就是不會存在泄露危險。電子文件的不安全因素主要體現在形成、存儲、查詢、利用等方面, 比如保管不當、病毒入侵、設備損壞、黑客攻擊等等, 不管哪個問題的發生都足以給電子文件造成無法挽回的后果。
二、電子文件檔案化管理的具體思路
(一) 加強電子文件全過程管理機制建設。電子文件從形成到檔案的利用, 環節很多, 但是不管在什么地方出現差錯, 那么都會影響電子文件的原始性與真實性。因此, 為了確保電子的原始性、真實性、完整性, 需要建立完善的歸檔制度。比如電子文件形成后需要及時收集, 目的是確保處于分散狀態的電子文件的信息不會丟失。另外, 和紙質文件歸檔不同的是, 電子文件歸檔無論是從范圍、內容還是時間、要求上都需要有明確的規定。歸檔過程中, 要仔細、全面檢查電子文件, 如果和歸檔要求不符, 則需要有具體的處理方法。電子文件檔案對載體的要求十分嚴格, 相關的保護措施也是不可或缺的, 這樣才能不因為載體的問題而損害電子文件的原始性、真實性以及完整性。通過載體轉化讓電子檔案長期保存需要有明確的措施, 這樣才能在轉換的時候使信息不會遭受損失。并從管理制度上進行科學、嚴密的規定, 防止各個環節的信息堵塞、失真問題。同時, 對電子文件的全過程管理, 應以電子文件生命周期理論為基礎, 加強產生電子文件的“前端控制”, 并進行電子文件的“過程管理”, 這是保障電子文件真實性、完整性和有效性的關鍵。“前端控制”必須拓展到文件管理系統的設計研制里, “過程管理”必須嚴格控制每個階段操作者的權限, 并做到操作留痕。
(二) 確保電子文件信息安全。電子文件的信息存儲具有密集性特征, 這對信息的收集、保管、攜帶、傳播、利用來說是一個優勢, 不過也隱藏著很大的潛在危害。紙質檔案安全性的控制較為容易一些, 就算檔案文件損壞或者丟失, 造成的影響也通常只是一部分。但電子文件的損壞或者丟失通常會是瞬間的、毀滅性的。所以, 在歸檔電子文件時, 應該將一般的電子文件轉化成不同平臺都可以使用的文本文件格式, 以防止因為技術變革所帶來的影響。有的電子文件是特殊格式, 在存儲載體中要有相關的瀏覽軟件。如果原件的歸檔是利用“只寫一次式光盤加背書”的方法來制作, 就應該要保證相關的內容信息是原始的。進行歸檔前, 歸檔人有責任確保電子文件內容的原始性, 而檔案室則負責歸檔后的電子文件內容的原始性。為了進一步明確職責, 最佳的方式就是雙方在不可更改的載體上簽字, 并且該光盤的同一處刻錄軌跡只可以寫入一次, 這就是“只寫一次式光盤加背書”。在互聯網背景下, 人們可以使用一種安全技術以保障電子文件信息安全, 那就是在確認發件人身份的同時, 也可以進行保密保安全, 這種技術就是“公用密鑰數字簽名技術。當然, 網絡安全檢測、數據加密技術、防火墻技術等也是一種有效保證網絡安全的技術。具體來說, 要對查詢權限密碼進行分級設置且不斷更改, 一定要加密處理保密信息內容, 尤其是要嚴格控制信息內容的復制與拷貝工作。系統要全過程對利用進行跟蹤監控, 自動記錄, 使之成為查證的依據。相關的利用系統必須要有一定容錯能力, 防治因操作失誤而造成的巨大損失。
值得注意的是, 人們對電子文件檔案化過程中的信息安全問題多從技術上重視, 而管理問題卻關注較少, 恰恰管理上的漏洞有時甚至比技術問題還嚴重。所以, 電子文檔的信息安全作為系統工程應該從技術、管理兩個方面進行全面防范。如果安全保密工作不完善, 那么資源就不能隨意共享, 特別是電子文件檔案和國家、社會安全等相關, 就需要高度重視安全的監管。也可以通過相關管理制度及工作流程的規范化建設以及相關的技術方法, 標準化、一體化管理電子檔案。
(三) 進一步建設電子檔案管理隊伍。在互聯網信息環境下, 如果檔案員對于文件的形成、保管不認真介入的話, 文件就極易遺失或者無法被合理鑒定、保存、利用。因此, 檔案員一定要不斷熟悉現代化信息技術, 在電子信息的制作使用、維護管理過程中能夠很好地使用計算機或者現代通信設備, 不然對于電子文件的形成與保管就很難介入, 更遑論合理規劃設計電子文件的管理與檢索系統。而且也無法做一名優秀的電子文件檔案的管理者, 無法確保電子檔案的安全、完整性, 無法抵制危害電子檔案的行為。因此, 應該不斷提高檔案員的計算機科學與檔案學的綜合運用能力, 尤其是能夠高效而全面運用這兩種學科知識的檔案管理人才。但這些人才不能在短時期內就獲得, 所以要加強當前檔案員的計算機技能培訓, 要求他們不斷全面了解計算機技術, 并正確地運用到檔案管理上?；蛘咧塾陂L遠期發展, 從高校的檔案工程學系挑選、聘用檔案工程學人才, 以提高電子檔案管理人才的水平。
三、結語
總得來說, 在互聯網時代電子文件的檔案管理日益成為常態, 也是如今檔案管理中一個十分重要的發展方向。它是在信息時代大背景下產生的一種新型的管理模式, 它對于檔案管理工作有著非常重要的作用, 所以必須受到我們的高度重視。
摘要：電子文件的管理正在突破傳統的紙質文件管理形式, 并在電子信息技術的發展中不斷創新變化著, 因而過去的那套檔案管理方式已經顯得有些不合時宜。所以, 如何針對當前的電子信息技術發展形勢, 優化電子文件的檔案化管理則成為了亟須解決的問題。本文主要論述電子文件檔案在取代紙質檔案過程中的難點, 提出相關的管理思路, 希望為電子文件的檔案化管理提供有益建議。
關鍵詞：電子文件,檔案化,管理思路
參考文獻
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電子文件管理論文范文第5篇
摘 要：依據全程管理及前端控制原則，分析組織機構電子文件在形成流轉階段、歸檔保存階段和檔案館階段的安全風險及成因，并從電子文件業務流程安全管理制度、人員崗位安全責任制、電子文件風險管理制度、安全審計認證制度、安全技術標準與規范的采用制度及相關配套制度6個方面設計了面向一般組織機構的電子文件安全管理制度框架。
關鍵詞：電子文件；風險管理；組織機構；管理制度
我國的電子文件管理實踐中，往往是由在人、財、物力方面較有優勢的國家檔案局（館）等專業的文化遺產機構率先制定行業規范、法規標準、工作制度，并擔負著留存社會共同記憶和公共文化遺產的主要責任。與之相對，一般的組織機構，如機關、企事業單位等則專注于本機構內部信息的保存以備審計、問責及作為憑證。因此，制定并完善機構電子文件管理制度是維護機構信息安全、符合機構發展長期利益的必要之策。InterPARES-2的《數字文件保存政策、策略、標準原則框架》中對數字文件的創建者的13條基本原則中提到“有關數字文件創建及維護的政策、策略和標準應該就確保文件的可靠性、準確性和真實性問題分別進行明確的闡述”[1]。本文基于全程管理視角與前端控制原則，分析組織機構電子文件在形成流轉階段、歸檔保存階段和檔案館階段所面臨的安全風險，對威脅電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性的典型風險事故及成因進行研究，并在此基礎上設計了組織機構電子文件安全管理制度框架。
1 形成流轉階段電子文件管理的安全風險
1.1 形成流轉階段的電子文件管理特點。組織機構電子文件主要由OA（Office Automation，辦公自動化）系統和CMS（Content Management System，內容管理系統）等業務系統生成。在這一階段，機構電子文件主要在原形成機關實現其業務價值，業務活動涉及各部門多成員。例如某文件的批示，要經過經辦人提交申請、部門負責人通過、主管領導通過，甚至總裁（董事局）通過等復雜流程，文件批示后再交由業務部門辦理，多項業務并行開展。因此，電子文件管理在現行階段具有參與人員廣、檔案專業化程度低、管理較為分散的特點。
1.2 形成流轉階段電子文件管理主要風險分析。（1）不真實。包括偽造、篡改與信息失真。在形成流轉階段，各部門文書或業務人員均擁有OA系統高級權限，賬號管理不嚴，易導致權限擴散、身份假冒，從而造成數據篡改事故發生。另外，由于缺乏對統一工作規范的遵守，業務人員常在實際工作中利用職務之便“線下辦理”，忽視正規的OA工作流程，導致與該業務相關的電子文件流轉程序不合理，其信息的真實性也有待商榷。
（2）不完整。文件內容、元數據完全或部分丟失。實際工作中，組織機構多以電子文件的紙質載體流轉，易導致電子版本無法同步更新業務過程中改動的信息及相關元數據。而業務人員檔案意識薄弱，上傳文件不配套、不完整，導致電子文件歸檔時既無元數據記錄又缺相關內容信息。
（3）不可靠。文件信息與實際工作不符。一是非蓄意因素，主要表現為文件流轉程序的不合理導致文件不真實，與客觀事實脫節；二是出于某些特定的目的蓄意造假，隱瞞實際工作過程及成果[2]。
（4）不可用。不可被讀取及檢索。電子文件來源多樣，形成系統及軟件版本各異，易產生文件無法打開或亂碼現象。而文件命名不規范也會增大檢索難度。
2 歸檔保存階段電子文件管理的安全風險
2.1 歸檔保存階段的電子文件管理特點。電子文件歸檔保存階段也被稱作檔案室階段，即半現行階段，是賦予電子文件檔案屬性的過程[3]。機構往往采用自主開發或購買的ERMS（Electronic Records Management System，電子文件管理系統）對電子文件進行捕獲、識別、分類、保存使用和處置等一系列管理活動[4]。目前，大多數組織機構對電子文件全程管理認識不足，電子文件管理工作也尚在起步階段。
2.2 歸檔保存階段電子文件管理主要風險分析。（1）不完整。文件整體丟失或關聯文件與元數據缺損。在歸檔保存階段，工作人員業務不規范、分工不明確極易給電子文件的完整保存帶來困難，此外，遷移不合理，線下移交電子文件，也易造成文件或元數據記錄缺失。例如，肖秋會等調查發現，32.3%的機構未能對電子文件進行規范、合理的遷移[5]。
（2）不可用。不可讀取或不可被檢索。ERMS與OA系統間的不兼容常導致文件不可用，而在人工移交的機構中，讀取失敗的問題尤為顯著，具體原因為：部門間電子文件生成的軟件版本不同且缺乏格式標準規范，電子文件脫離原有業務環境致使原文中附加的鏈接信息不能正常讀取等。
（3）不真實與不可靠。電子文件的不真實與不可靠的風險多源于形成流轉階段的“遺留問題”，但已脫離原工作環境的電子文件依舊面臨被篡改的風險，在歸檔保存階段，檔案專業人員的權限監督和無關人員的越權訪問監控不到位，都將導致電子文件面臨被篡改的風險。
3 檔案館階段電子文件管理的安全風險
3.1 檔案館階段的電子文件管理特點。檔案館階段的電子文件管理工作面臨著長期保存及提供利用的任務。很多組織機構采用數字檔案館系統對電子文件進行接收、保管和提供利用。由于該階段與外部機構及網絡的聯系最為密切，電子文件管理工作存在著更多未知、復雜且不可控的風險因素。
3.2 檔案館階段電子文件管理主要風險分析。（1）不真實與不可靠。信息被越權訪問、非法篡改。據國家互聯網應急技術處理協調中心的《2017年我國互聯網網絡安全態勢綜述》，2017年，我國境內約2萬個網站被篡改，較2016年約1.7萬個增長20%；捕獲移動互聯網惡意程序數量253萬余個，同比增長23.4%[6]。網絡安全問題越來越突出，處于云環境中的數字檔案館計算機也面臨被云中其他節點非法訪問及竊取機密的風險，盡管所有云服務商都標榜相應的加密技術，但也僅指保障加密傳輸環節，仍無法控制數據在處理、存儲和傳播時的風險[7]。
（2）不完整。元數據缺損或丟失。電子文件雙軌管理、雙套保存的模式，易造成元數據缺失。主要在于紙質文件與電子文件的利用與修改信息被分別記錄，難以實施信息的實時傳遞與更新，事實上就生成了兩套元數據。從效用與價值方面看，紙質文件與電子文件從根本上來說是同一份文件，雙套制保存既增加了庫存與經濟負擔，又不利于為文件保存完整、系統的元數據。劉越男等2014年對我國各省級檔案館的調查顯示，僅22%的檔案館明確表示會對移交進館的電子文件持續形成元數據，按照《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T48-2009）封裝的只有1家[8]，文件在檔案館階段亦面臨著元數據缺失的風險。
（3）不可用。不可讀取。劉越男等的調查顯示，近一半的省級檔案館都曾遭遇電子文件不可讀的風險[9]。數字檔案館系統遭到攻擊而崩潰，或者是機構租用的云端意外遭受嚴重災害，都將不同程度上導致數據無法讀取，用戶無法訪問。
導致電子文件安全風險的因素除了天災人禍、物理環境變化等不可避免的客觀因素外，人為因素、組織管理因素等主觀因素也很突出。從各階段電子文件管理主要風險分析來看，有些問題較為普遍，如缺乏完整的機構電子文件安全管理制度框架；檔案管理人員與業務人員職責交叉現象嚴重；檔案工作流程不明晰，專業化程度較低；業務系統與電子文件管理系統缺乏認證與審計以及機構風險意識和控制能力不足。
4 組織機構電子文件安全管理制度設計
宏觀層面，我國已有的電子文件管理制度如部際聯席會議、館際互備、異質備份、館室聯動等在國家檔案館系統得到了較好的執行實施[10]。但微觀層面，國家檔案館之外的一般組織機構如企業、高校、社會團體的電子文件管理制度還較為薄弱，基本處于自行摸索階段。為此，筆者根據國內外電子文件管理實踐，參考相關的國際標準以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）、《電子文件管理系統建設指南》（GB/T 31914-2015）、《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）等國家和行業標準，結合《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》等指導性文件，設計了面向一般組織機構的電子文件安全管理制度框架。其包括電子文件業務流程安全管理制度、人員崗位安全責任制、電子文件風險管理制度、安全審計認證制度、安全技術標準與規范的采用制度及相關配套制度6個方面。
4.1 電子文件業務流程安全管理制度。電子文件流程管理制度體現了全程管理原則和前端控制思想。制定規范的制度，對電子文件流程進行控制，實現全過程管理，規定電子文件形成流轉、接收采集、鑒定處置、歸檔保存、檢索利用等工作環節的內容和操作要求，并輔以樹狀圖、流程圖等幫助理解，從前端統一規劃、統一要求，全程、動態地跟蹤和控制電子文件的生命運動。
4.2 人員崗位安全責任制。根據電子文件形成流轉直至歸檔保存的各個環節，進一步優化工作流程，明晰各相關崗位權責，實行嚴格的績效考核與追責制度。（1）形成（業務）部門：形成真實可靠的電子文件，及時捕獲并維護元數據，保證電子文件的移交質量。（2）檔案部門：開展電子文件規范管理、利用和長期保存工作，并對本機構的電子文件管理工作進行業務指導、全程監督及協調。（3）信息部門：對OA系統、電子文件管理系統和數字檔案館系統進行定期維護與升級，保證系統環境以及保存方案的優化，加強系統跟蹤日記的管理以及訪問權限的控制等。（4）領導層：把握本機構電子文件管理工作整體方向，采取相應的獎懲措施和追責制度提升制度落實的效果。
4.3 電子文件風險管理制度。馮惠玲教授及團隊在《電子文件風險管理》一書中率先將風險管理理論引入我國電子文件管理領域，國家檔案局也將出臺《檔案館安全風險評估指標體系》[11]，對制定電子文件風險管理制度具有參考作用。組織機構應識別本機構電子文件安全風險并參考《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》的侵害程度定級建議[12]，構建風險事故等級框架；建立風險案例庫以備參考；結合定性與定量的分析方法，采取一定的程序與手段評估風險等級[13]，并據此開展風險規劃與控制工作。尤其應強調備份工作在風險管理中的關鍵意義，做好本地備份；有條件的機構可積極對外聯系，尋覓適當機構互為異地備份單位。
4.4 安全審計認證制度。鑒于組織機構工作內容的特殊性與保密性，建議其在參考國家標準、國際經驗的基礎上結合實際情況確定認證體系，由機構內部建立“認證工作小組”進行自我審計與反饋整改，再接受國家的統一認證。檔案部門可以組織相關的專家、學者針對不同的機構規模分批次開展認證活動[14]?！犊尚艛底謧}儲的審計與認證》（ISO16363-2012）和國家檔案局2012年發布的《數字檔案館評價指標體系》（征求意見稿）對組織機構進行自我審計、選擇數字檔案館合作開發商或購買數字檔案館系統有著重要的參考價值。此外，應注意對認證工作的總結與反饋，完善涵蓋從業務活動到歸檔直至保存整個流程的信息系統認證體系。
4.5 安全技術標準與規范的采用制度。電子文件管理的核心技術主要體現在OA、ERMS及TDR等涉及電子文件管理全程的應用系統中，各組織機構在上述系統的開發和購買時應特別注意：（1）OA、ERP、人資等業務系統與ERMS及TDR系統的無縫集成。（2）系統應依據《信息與文獻 文件管理流程 文件元數據》（ISO23081）設計元數據格式并嵌入自動捕獲功能。（3）應選用符合《開放檔案信息系統：OAIS》（ISO14721）、《電子辦公環境中的文件管理原則與功能需求規范》（ISO16175）等國際、國家標準的應用系統。此外，還應關注：（1）機構內部應采用一致的電子文件命名規范，可自行規定。（2）一般機構可參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）中對保存格式的建議來指導本機構工作，工作性質較特殊的機構可自行規定電子文件保存格式類型，但應保證各部門一致。（3）存儲介質的管理與更新制度可參考《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）中的存儲介質優先級規定自行制定。
4.6 相關配套制度。完善相關配套制度，促進電子文件管理核心制度的落實。（1）人才培訓。檔案專業人員和信息人員需接受專業知識技能的培訓并不斷更新專業知識體系。（2）交流合作機制。組織機構積極開展業務部門與檔案部門之間、檔案室與檔案館之間，以及與行業內（外）的其他組織機構在電子文件管理領域之間的密切交流與合作，實現跨部門、跨領域、多層次的人才與信息交流。
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（作者單位：武漢大學信息管理學院，圖書情報國家級實驗教學示范中心（武漢大學） 來稿日期：2018-10-14）