Excel中有許多優秀的功能可以幫我們方便、快捷地解決日常教學辦公中的問題, 在使用過程中, 我積累了一些經驗, 發表出來與大家一起分享。
一、條件格式設置的妙用
手工填寫的成績冊上, 教師通常將不及格的成績用紅色筆填寫。如何在Excel的成績表中實現這一功能呢?我們可以借助Excel中的“條件格式”功能實現。具體步驟為:全選成績表, 單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令, 打開所示的對話框。設置條件為“單元格數值小于60”, 單擊[格式]按鈕, 從彈出的“單元格格式”對話框中將顏色設為“紅色”, [確定]即可。我們會發現分值小于60的單元格的數值自動變成了紅色。
而且這樣設置的好處是:如果有學生的分數統計有錯誤, 更改分數后, 及格了的成績將會自動取消紅色的標記, 不及格的成績會自動加上紅色的標記。
二、對多張工作表設置頁面
打印Excel工作表時, 需要對打印工作表分別進行頁面設置。其實, 在實際操作過程中, 若頁面設置的參數相同, 可以一次選中多張工作表, 同時對它們進行頁面設置操作。具體步驟為:按住“Ctrl”鍵不放, 分別單擊要打印的工作表標簽名稱, 使打印的工作表同時處于被選中狀態, 單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令, 設置參數, [確定]后就可以直接進行打印操作了。
三、快速輸入無序數據
在Excel數據表中, 我們經常要輸入大批量的數據, 如學生的學籍號、身份證號等。這些數值一般都無規則, 不能用“填充序列”的方法來完成。通過觀察后我們發現, 這些數據至少前幾位是相同的, 只有后面的幾位數值不同。通過下面的設置, 我們只要輸入后面幾位不同的數據, 前面相同的部分由系統自動添加, 這樣就大大減少了輸入量。例如以學籍號為例, 假設由8位數值組成, 前4位相同, 均為0301, 后4位為不規則數字, 如學籍號為03010056、03011369等。操作步驟如下:選中學籍號字段所在的列, 單擊“格式”菜單中的“單元格”命令, 在“分類”中選擇“自定義”, 在“類型”文本框中輸入“03010000”。不同的4位數字全部用“0”來表示, 有幾位不同就加入幾個“0”, [確定]退出后, 輸入“56”按回車鍵, 便得到了“03010056”, 輸入“1369”按回車便得到了“03011369”。身份證號的輸入與此類似。
四、設置頂端標題行和打印選定區域
用Excel分析處理成績是每一次考試后教師要完成的工作, 最后要打印出各班的成績冊, 要求每頁都有表頭和頂端標題行, 各班的成績冊要打印在單獨的紙張上。事實上, 紙張大小設置好后, 在預覽時會發現:各班學生的名冊有的剛好在一張紙上, 有的則不在一張紙上, 很多教師通過插入空行和復制頂端標題行的方法來打印操作, 但如果添加或刪除幾行記錄, 整個版面就亂了。
下面的操作步驟也許會給您帶來驚喜:
(一) 設置頂端標題行:
打開“頁面設置”對話框中的“工作表”標簽, 單擊“頂端標題行”文本框右側的[壓縮對話框]按鈕, 選定表頭和頂端標題所在的單元格區域, 再單擊該按鈕返回到“頁面設置”對話框, 單擊[確定]按鈕。
(二) 打印區域的選擇:
選定要打印的班級 (一個班) 所在的單元格區域, 單擊“文件”菜單中的“打印”命令 (不要單擊“常用工具欄”上的[打印]按鈕) 。從彈出的“打印”對話框中選中“選定區域”單選框, 再單擊[預覽]按鈕, 怎么樣?還滿意吧, 現在就可以打印了。
五、制作成績表
每學期結束時, 班主任根據教務處提供的各位任科教師給出的成績表, 還要做出一份“各科成績表”, 并查找出滿足條件 (三好學生、優秀班干部、優秀團員、補考生等) 的學生, 這是一項工作量很大的任務。這一項工作, 若借助Excel的各種輸入技巧、“數據排序”和“數據篩選”等功能來實現的話, 將會事半功倍。即:首先建立一個新的Excel工作簿, 并根據科目數插入需要的工作表。例如:某個班學生在某個學期學了英語、高數、C語言、政治、應用文寫作等5門科, 則需要插入3個工作表, 分別用來輸入以上5門科的“單科成績表”和“各科成績表” (共使用6張工作表, 其中3個工作表是默認的) 。很顯然, 所有的工作表中都有一些重復性的數據。如:姓名、課程名稱等。如果在每一張空白工作表中輸入完相關數據, 接著在輸入第二張、第三張工作表的數據, 依次輸入下去, 這既容易出錯, 工作量又很大。對于這種重復的工作, 如果用“自定義序列”, 就可以達到一次輸入數據多次重復使用的目的, 同時也可以做到一次輸入多處數據的目的。“自定義序列”可用以下兩種方法實現:
(一) 如果已經在單元格區域中輸入了姓名序列, 那么請先選定該單元格區域, 然后在菜單欄中選擇“工具”→“選項”→命令, 選擇“自定義序列”選項卡, 單擊“導入”按鈕, 就可以將選定區域中的數據轉化為自定義的序列數據。
(二) 菜單欄中選擇“工具”→“選項”→命令, 選擇“自定義序列”選項卡, 先在“自定義序列”列表框中選擇“新序列”, 然后在“輸入序列”編輯列表框中輸入所有姓名序列, 一個姓名輸入完后, 必須按Enter鍵結束, 在輸入下一個姓名, 整個姓名序列輸入完畢后, 單擊“添加”按鈕, 新定義的姓名序列就會出現在“自定義序列”區域, 單擊確定按鈕。自定義序列建立后, 在任何時候只要在單元格中輸入該序列中的任意一個數據, 就按規定的序列進行填充。如以上5門科的單科成績表和各科成績表都有相同的數據項——姓名。因此, 建立了 (如下圖所示的) 姓名序列后, 全選所有工作表, 并在第一張工作表姓名列的起始單元格中輸入“阿里木” (自定義序列的起始數據) , 并按住鼠標向下拖動填充柄, 就可以在所有工作表的相應位置自動填充該序列的所有姓名。
另外, 輸入成績時, 若有多名學生的成績一樣的情況, 只要選擇所有包含此成績的單元格 (選擇單元格時按住Ctrl鍵) , 再輸入成績后, 同時按Ctrl+Enter鍵, 則同樣的成績會輸入到被選擇的所有單元格中。用以上所述的輸入技巧來輸入數據, 既省時又省事。一旦所有數據輸入完了, 再去用Excel提供的“數據排序”和“數據篩選”等功能去查找出滿足條件的學生顯得更簡單。
摘要：本文從多年的教學經驗中, 總結出一套在工作和教學中比較實用的電子表格的應用。
關鍵詞：Excel,教學,技巧