文書檔案作為一種反映政治生活和行政事務管理活動的歷史紀錄, 通常都是由上級所發的紅頭文件轉化而成。隨著網絡時代的不斷發展, 網絡化和數字化資源是文件檔案管理發展的必然趨勢, 這不僅是一種對傳統文書檔案管理方式的巨大沖擊, 同時也是人類文明進步的重要體現。為進一步推進和完善文書檔案管理實現數字化建設的進度, 本文就文書檔案管理過程中存在的問題以及文書檔案管理實現數字化的意義進行深入性分析, 現總結如下。
一、文書檔案管理概述
文書檔案管理主要是指對文書檔案相應的管理工作, 其主要旨在對文書檔案進行管理的過程中形成“收集鑒定————分類整理——存檔保管——開發利用[1]”的規律性管理模式, 同時也被稱為文書檔案工作。文檔的收集鑒定工作主要是指對現有文檔中需要歸檔或未歸檔的所有文件進行收集和進一步的鑒定, 也就是文檔管理的第一步——集中文檔。分類整理則是在第一步的基礎上對所收集的文檔按格式、內容、時間以及來源等各方面的不同來進行排列整理, 通過分門別類地整理將所有被收集鑒定的文件構成一個有機整體, 便于下一步存檔保管以及后期開發利用等相關工作的順利開展。文書檔案的存檔保管則主要是指為確保其齊全性和完整性而采取的一系列保護措施, 這一階段的管理工作主要旨在盡可能地延長文檔的使用壽命。“查閱——編研——檢索——利用[2,3]”是對文書檔案進行開發利用的主要環節模式, 也是進行文書檔案管理工作的最終目標。
二、文書檔案管理現狀
1、文書檔案管理方式過于落后
盡管隨著網絡時代的到來, 網絡信息技術已被廣泛運用到社會各層面, 但以手工對文書檔案進行裱裝和修訂的傳統方式依然在不斷沿用。這就在一定程度上影響了文書檔案管理的進度和效率, 同時也將傳統文書檔案管理方式以及管理過程中的落后性和缺陷暴露無遺。傳統性的文書檔案管理主要是指由管理人員以文件的特征或形式為依據, 把本單位在工作活動中直接形成或有待后續處理的文件以及具有保存價值的全部文件進行初步篩選和整理, 并以“件”為單位進行裝訂, 完成裝訂后還需進行蓋章和編號以及編制歸檔文件目錄和將檔案裝盒等一系列程序。由此可見, 傳統性的手工管理方式不僅十分煩瑣, 并且工作量也非常大。但當前各領域文書檔案管理工作人員的專業知識技能和水平參差不齊, 在相同的文書檔案中出現不同的歸檔管理形式也在所難免。除此之外, 倘若頻繁地更換文書檔案管理人員, 拋開新上任檔案管理員的專業知識技能不說, 單缺乏“實戰經驗”這一點就會對其實際工作造成一定的不利影響, 使文書檔案管理無法順利開展和進行, 從而導致出現文件管理不規范的現象。
2、文書檔案管理意識過于薄弱
相關工作人員對文書檔案管理的認識度在某種程度上直接決定著文書檔案管理工作的開展。但在實際工作中, 由于文書檔案自身保密性等特點以及長期受到傳統管理思想和方法的影響, 導致各單位的領導階層與員工對文書檔案管理的意識過于薄弱, 因此在該方面的資金投入較少, 檔案管理設備較落后和簡陋。甚至有相當一部小型工作單位直接將文檔室與倉庫融為一體, 使各類文書檔案與雜物一起堆放, 未對文件進行妥善保管, 導致文件損毀或丟失。
三、實現文書檔案管理數字化的意義
1、有利于進一步提高工作效率
實現文檔的數字化管理不僅能夠將第一手資料進行及時性的歸整, 同時還能夠進一步提高文檔的利用率。實際上, 文件經數字化后的信息更為準確可靠, 能夠為企事業單位在進行決策時提高更好的依據和服務。與此同時, 經過數字化處理后, 還可實現文件的智能查詢功能, 提高辦公人員進行相關工作的便利性和快捷性, 從而進一步提高整個工作鏈的工作效率。
2、加強對文書檔案原件的保護
對文書檔案進行數字化, 就相當于在無形之中為各類文書檔案穿了一件“保護衣[4]”, 能夠在有效保護文件不被損壞的基礎上延長其使用壽命。與此同時, 一旦在實際工作中發現文書檔案出現紕漏或不足之處還可及時進行修改或利用副本進行替代。在文檔原件和副本保存方面, 各企事業單位也通常都是將其分開來保存, 通過這樣的方式能夠將文書檔案在出現人為破壞或自然災害等突發事件時所受到的損傷最小化, 在很大程度上保證了文書檔案的安全性和完整性。并且, 通過數字化手段還能夠將歷史悠久且具有高保存價值的文書檔案直接轉化為數字形式的資料檔案, 這樣便進一步添加了文書檔案在使用和管理過程中的安全可靠性。
3、有利于進一步提高經濟效益
數字化的文書檔案管理方式的出現改變了傳統文檔管理的方式, 將紙質檔案資料轉化為數字檔案, 不僅為企事業單位在一定程度上節省了文檔保管空間和文檔管理費用, 并且還為相關工作人員提供了方便快捷的查閱和傳遞等功能, 進一步幫助企事業單位優化內部管理, 達到以最少的管理成本獲取最大的經濟效益的目的。
四、結語
總而言之, 網絡時代的到來為文書檔案管理工作創造了良好的環境和機遇, 因此, 各文書檔案管理人員應牢牢抓住這一機遇, 充分利用網絡時代的便利性來最大化實現文書檔案管理的數字化, 以進一步提高文檔管理工作的效率和文檔的可利用性。但就當前各區域對文書檔案的管理現狀來看, 要想在網絡時代下實現文書檔案管理數字化, 依舊任重而道遠。
摘要：從全面分析的角度來看, 目前, 文書檔案管理在網絡時代下實現數字化建設存在著文書檔案管理方式過于落后以及文書檔案管理意識過于薄弱等多方面的問題, 嚴重影響著文書檔案管理工作的效率。同時也使得如何在網絡時代的幫助下更好地實現數字化文書檔案管理成了社會各界尤其是圖書館的重點研究方向。
關鍵詞：文書檔案管理,數字化,意義
參考文獻
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